LEKCJA 1

Dziś pora na pierwszą metodę motywacyjną którą nazwałem: "Żółty szerszeń".

Teraz przeczytasz o niesamowitym narzędziu, które świetnie sprawdza się, jeżeli dużo pracujesz przy komputerze, ale nie tylko.

Te potężne narzędzie, które jest świetnym motywatorem to połączenie mocy dwóch przedmiotów… Uwaga! Uprzedzam, że ten sposób jest niezwykle uniwersalny i naprawdę dobrze motywuje.

Z tej metody korzystają tak znane osobistości jak Timothy Ferris, czy Brian Tracy.

Jesteś gotowy?

Dobrze, zatem aby zmotywować się jeszcze bardziej potrzebujesz:

a) długopisu

b) żółtej karteczki samoprzylepnej

Tak, to wszystko!

Co należy zrobić z długopisem i karteczką?

Jak zapewne już się domyślasz, masz cos napisać na karteczce, a następnie ją gdzieś przykleić.

Zatem co napisać i gdzie umieścić karteczkę?

Możliwości jest kilka.

Mój przyjaciel przykleił karteczkę u spodu swojego monitora LCD i napisał:

"Zap***dalaj", cokolwiek ma to znaczyć ;-).

Ja z kolei mam napisane:

"Czy to co teraz robię zbliża mnie do SUKCESU?"

http://zarzadzanieczasem.edu.pl/karteczka.png - zobacz :).

Karteczkę z tym napisem, podobnie jak mój przyjaciel, przykleiłem do monitora, ale równie dobrze możesz dać sobie kartkę (karteczka samoprzylepna może być za mała) na lodówkę z napisem:

"Każdy krok w drugą stronę spowoduje to, że będę lepiej wyglądał/wglądała" itp.

Na monitorze możesz sobie dać karteczkę z napisem:

"Zamiast siedzieć na facebooku, pracuj, a szybciej skończysz i spotkasz się z przyjaciółmi na żywo, przy PIWIE"

Możliwości jest wiele, ale zasady są dwie:

a) Karteczka musi być w miejscu w którym chcesz lepiej pracować

b) Na karteczce musisz napisać własnoręcznie hasło, które Ciebie najbardziej motywuje i do Ciebie najbardziej dociera. Jeżeli np. rozprasza Cię to, że w czasie pracy, lubisz sobie włączyć grę, w której ścigasz się samochodami, to napis "Zap***dalaj", może Cię nie odciągać od tego, a zachęcać, aby włączyć grę, wybrać samochód i...za...szybko jechać :).

Dobrze dobrane hasło, na odpowiednio wyeksponowanej karteczce spowoduje, że kiedy zapragniesz:

ułożyć sobie pasjansa, sprawdzić wiadomości na Onecie, zadzwonić do kumpla, iść do sklepu po batonika itp., będziesz mógł przypomnieć sobie co jest w danej chwili najważniejsze i wrócić do tego.

Swoją drogą, to dzięki tej metodzie napisałem ten kurs łącznie w...

dwa dni!

Jeżeli po pewnym czasie korzystania z tej metody zauważysz, że karteczka mniej na Ciebie działa, to zmień:

a) karteczkę

b) napis

c) umiejscowienie karteczki

Lub wszystko na raz!

Dzięki temu Twój mózg będzie bardziej zwracał uwagę na nowy element, który jest w zasięgu Twojego wzroku.

Metoda ta jest banalnie prosta i do zastosowania, od zaraz i… dlatego działa.

Dlatego zamiast odkładać to na później, w tej chwili napisz na karteczce samoprzylepnej swoje hasło i przylep ją w dobrym miejscu.

Niech "żółty szerszeń" Ci służy!

Jutro poznasz zupełnie inną technikę.

LEKCJA 2

Czas na kolejną metodę motywacyjną - "Nagrody i kary"

Jeżeli brakuje Ci motywacji wewnętrznej, potrzebujesz odpowiedniej stymulacji w postaci motywacji zewnętrznej, czyli:

a) Nagrody

b) Kary

Na mnie osobiście lepiej działają nagrody, ale są osoby, które wolą się karać. Jak to wygląda w praktyce?

Ustalasz sobie plan (o planowaniu przeczytasz w jednym z kolejnych rozdziałów) dnia, tygodnia, miesiąca, lub jakikolwiek inny wycinek czasu.

Następnie zapisujesz na kartce (tak ZAPISUJESZ NA KARTCE), co otrzymasz, lub czego nie otrzymasz po zrealizowaniu, lub nie zrealizowaniu planu.

Do tego składasz swój podpis, aby dać swojej podświadomości sygnał, że to co robisz jest obligatoryjne i ręczysz za to własnym podpisem.

Technika ta może wydawać się nieco śmieszna, ale dla wielu osób jest naprawdę skuteczna i dająca ciekawe rezultaty.

Sprawdź czy Tobie również pomaga.

Jak ma wyglądać taka kartka?

Możesz ją wypełnić w taki sposób:

"Ja Jan Kowalski stworzyłem mój plan pracy, który wygląda następująco:

Poniedziałek, 6 września

1. XXX

2. YYY

3. ZZZ

Wtorek, 7 września

2. XXX

3. YYY

4. ZZZ

Środa, 8 września

1. XXX

2. YYY

3. ZZZ

W związku z tym uroczyście przysięgam sam przed sobą, że (i tutaj mamy dwie możliwości - kara, lub nagroda)

a) (przykładowa nagroda) po zrealizowaniu powyższego planu pracy będę mógł przez całą niedziele leżeć w łóżku i objadać się słodyczami.

b) (przykładowa kara ) w razie nie zrealizowania planu, nie mogę pójść do kina, do póki nie zrealizuje wszystkich wypisanych punktów.

Wiem, że dam radę i skorzystam z mojej osobistej nagrody!

Jan Kowalski"

Proste? Sprawdź czy ta metoda jest dobra dla Ciebie, jeżeli nie to jutro będziesz mógł przeczytać o całkowicie innym sposobie.

LEKCJA 3

Metoda o której teraz przeczytasz jest, bardzo odprężająca i przyjemna. Polega na pracy z wyobraźnią. Co ciekawe nie widziałem jeszcze w Internecie jej opisu, więc jesteś jedną z nielicznych osób, które mają okazje dowiedzieć się na czym polega i jak działa "Kółeczko doskonałości".

Aby móc korzystać z kółeczka, najpierw trzeba je stworzyć.

Przed rozpoczęciem tego ćwiczenia, pamiętaj, że pierwsze co Ci przyjdzie do głowy jest najlepsze. Jeżeli nie chcesz mieć w swoim kółeczku danego elementu, to po prostu go pomiń, jednak warto się wysilić i wyobrazić sobie każdy element.

Ważne jest to, abyś dokładnie wczuł się w Twoje wyobrażenia, przeżył je, zobaczył, poczuł. Ma do być po prostu jak najbardziej namacalne. Wykonaj dokładnie każdy punkt, a poczujesz niesamowity przypływ sił i motywacji.

Zacznijmy od razu:

1. Wstań i wyobraź sobie na podłodze kółeczko.

To kółeczko już za chwilę da Ci ogromną dozę motywacji.

Pomyśl jest ono wielkości, jaki ma dokładnie kształt, kolor, oraz ewentualnie wzory i fakturę. Kółeczko może mieć dowolne kolory i wzory. Wszystko zależy od Ciebie. Następnie zrób duży krok przed siebie i wejdź w kółeczko, postój kilka sekund i cofając się, wyjdź z niego.

2. Patrząc na te kółeczko, które jest przed Tobą pomyśl jakie otoczenie wokół kółeczko sprawiłoby, że czułbyś się dobrze... czułbyś się zmotywowany? Wyobraź sobie cokolwiek, co by Cię motywowało. Może to być stadion kibiców dookoła, las, morze, cokolwiek co dodaje Ci sił. Kiedy już to zrobisz wejdź w te kółeczko, wyobrażając sobie to co jest dookoła i tak jak ostatni postój kilka sekund i wyjdź z Twojego kółeczka.

3. Pora na dodanie dowolnej muzyki, lub dźwięków. Może to być kawałek, który Cię nakręca, może to być odgłos jakiejś maszyny, szum fal... cokolwiek, co jest dobre dla Ciebie. Wyobraź to sobie, wejdź do kółeczka i dołóż ten element, usłysz wyraźnie wszystkie dźwięki, wsłuchaj się w nie, a następnie wyjdź.

4. Teraz wyobraź sobie, że masz obok siebie, lub w ręce jakieś akcesorium, lub akcesoria, które dadzą Ci jeszcze więcej motywacji. Kiedy już znajdziesz takie przedmioty, wejdź do kółeczka wyobrażając sobie, to co wcześniej + pomyślane przed chwilą przedmioty, postój chwilkę i wyjdź z niego.

5. Jeżeli chcesz mieć obok siebie, lub za sobą jakąś osobę, która doda Ci energii, to ponownie wejdź do kółeczka pamiętając o wszystkich elementach które dodałeś wcześniej (otoczenie, akcesoria, dźwięki, dodaj do nich osobę i tak jak w poprzednich krokach, postój chwilę wyobrażając sobie to dokładnie, a następnie wyjdź z kółeczka.

6. Być może masz taki zapach, które od razu dobrze Cię nastraja? Perfum? Owoc? Potrawa? Jeżeli tak to wiesz co robić! Wejdź w kółeczko i dodaj do całości zapach! Poczuj go wyraźnie, zrób głęboki oddech. Kiedy już sobie to wyobraziłeś cofnij się.

7. Jeżeli czujesz się dobrze, to popatrz na miejsce gdzie leży Twoje kółeczko, a następnie zrób gest ręką tak jakbyś brał je w dłoń i chował do kieszeni.

Świetnie, masz już swoje kółeczko w kieszeni! Co dalej?

Teraz za każdym razem kiedy będziesz potrzebował więcej energii i motywacji, wyciągnij swoje kółeczko, rzuć je na podłogę wejdź w nie i zobacz co Cię otacza, kto tam jest, jakie rzeczy masz wokół siebie, co słyszysz, jakie zapachy czujesz i... poczuj się dobrze!

Jutro dowiesz się czym jest metoda "Co ma piernik do wiatraka".

LEKCJA 4

Dziś pora na czwartą metodę, która pobudzi w Tobie chęć do robienia, tego co masz zrobić :). Mowa o metodzie - "Co ma piernik do wiatraka?"

Co mają wspólnego piernik i wiatrak?

Wiele, np. piernik robi się z mąki, a mąkę robi się w wiatraku.

Poza tym słowa "piernik" i "wiatrak" mają tyle samo liter.

Dlatego teraz pokażę Ci na czym polega metoda "Co ma piernik do wiatraka?"

Narysuj na kartce okrąg w który wpisz to na czym Ci zależy, czyli np. wykonanie jakiegoś zlecenia, pracy. Następnie poprowadź linie od okręgu prowadzące do innych okręgów w których wpisz wartości jakie są związane z tym celem. Czyli innymi słowy połącz swój plan, cel, z najważniejszymi dla Ciebie wartościami.

Ma to wyglądać mniej więcej tak:

http://zarzadzanieczasem.edu.pl/wartosci.png

Jeżeli uczysz się poprzez ten kurs, to oznacza, że Twoim celem jest możliwość wygospodarowania większej ilości czasu na to, co w życiu przyjemne.

Wobec tego patrząc na przykład powyżej będziesz miał do dyspozycji:

a) Więcej szacunku wśród ludzi, którzy zauważą to, że masz dużo wolnego czasu, który ciekawie wykorzystujesz.

b) Więcej pieniędzy, ponieważ będziesz pracował efektywniej.

c) Czas na rozwijanie swoich pasji.

d) Czas na podróżowanie.

e) Zdrowie, gdyż nie będziesz już tak męczył się w pracy.

f) Czas na rozwój.

g) Lepsze relacje z rodziną, gdyż będziesz miał dla niej czas.

h) Czas dla swojej drugiej połówki, czyli możliwość tworzenia lepszego związku

To oczywiście tylko przykład. Możesz wpisać dowolny plan/cel w środkowe pole, a następnie wszystkie wartości jakie przychodzą Ci do głowy. Im więcej, tym lepiej! Wartości te nie muszą być bezpośrednio z tym związane.

Ważne, żeby miały chociaż tyle wspólnego co piernik z wiatrakiem :).

Wiedząc dlaczego masz osiągnąć dany cel i mając ku temu wiele powodów, będzie Ci zdecydowanie łatwiej dopiąć swego!

Cztery metody które poznałeś przez ostatnie 4 dni pomogę Ci utrzymać stan motywacji i chęci do działania. Dzięki wiedzy zawartej w kolejnych mailach dowiesz się jak radzić sobie z "pożeraczami czasu", a jeszcze później jak planować swoje cele, aby ich osiągnięcie było możliwe i stosunkowo łatwe.

LEKCJA 5

W czasie dnia poświęcasz wiele cennego czasu na nieistotne sprawy.

Co by było gdyby część czynności wyeliminować, część zmienić, a niektóre wykonywać całkowicie inaczej?

Jak radzić sobie z pożeraczami czasu?

Dziś przestawię Ci pierwszą metodę, czyli "Dietę niskoinformacyjną".

Czy wiesz, że przeciętny polak spędza przed telewizorem prawie 4 godziny dziennie! To oznacza, że 60 dni i nocy spędza wyłącznie na oglądaniu telewizji!

Od prawie 2 lat jestem informacyjnym analfabetą.

Nie mam pojęcia, co się dzieje na świecie i jest mi z tym świetnie.

Nie czytam gazet, nie wchodzą na Onet i (co mnie najbardziej cieszy) nie oglądam wieczornych wiadomości na żadnym kanale. Dlaczego?

Kiedyś ubzdurałem sobie, że media pogarszają mój nastrój, a i tak najważniejsze informacje docierają do mnie od znajomych. Od tego momentu, właściwie z dnia na dzień przestałem się interesować tym, co nie dotyczy bezpośrednio mnie lub moich bliskich.

Kilka osób nazwało mnie ignorantem, kilka osób dyskutowało na temat sensu takiego postanowienia, a ja w zaparte odcinałem się od masowych źródeł informacji.

Co ciekawe nie przegapiłem niczego "ważnego".

Wiedziałem, kto został prezydentem USA, oraz kiedy odbyła się Olimpiada, nie przegapiłem również Wielkiej Orkiestry Świątecznej pomocy, a i o katastrofie w Smoleńsku dowiedziałem się od znajomej przez telefon, zaledwie kilka minut po całym zajściu.

Okazało się, że przez 2 lata oszczędziłem przeszło 250 godzin (biorąc pod uwagę średni czas poświęcony na oglądanie wiadomości przed przeciętnego polaka) i nie zatrułem swojego umysłu. Zatrułem?

Tak, wiadomości pokazywane przez media, to płynna trucizna podana w nieskazitelnie przezroczystym krysztale.

Przyjrzyjmy się temu, co widzimy w mediach:

1. Polityka - znowu, źle znowu gorzej, znowu oszustwa i kolejne nadużycia.

2. Katastrofa, tragedia - na morzu, lądzie, lub w wodzie.

3. Gwałt, zabójstwo, pobicie - "Dlaczego sąsiedzi nie reagowali?", "Gdzie była policja?"

Czasem na końcu niektórych wiadomości, dla zmylenia odbiorcy podają coś śmiesznego, lub pozytywnego, jednak i tak są to wyjątki.

Co nam daje wrzucanie takich informacji do głowy? Czy na pewno warto zamartwiać się cudzymi tragediami?

Pewna osoba na to pytanie odpowiedziała mi:

"Tak, ponieważ należy współczuć innym"

Nie będę poruszał kwestii duchowości i wiary, mimo, że nie jest ona mi obca i mam dosyć ugruntowany pogląd na temat religii. Naturalnie, warto czasem poświęcić czas na refleksje. Z drugiej strony dobrze jest zadać sobie pytanie:

Czy od współczucia osobie, której nie nawet nie znamy zrobi się jej lepiej?

Może rodziny ofiary jakiegoś wypadku, przez to, że Ty im współczujesz, nagle poczują otuchę?

Czy zamiast dyskutować godzinami ze swoimi znajomymi na temat tragedii i polityki, nie lepiej by było godzinę więcej popracować i zarobione w ten sposób pieniądze oddać na cele charytatywne?

Zasadniczo zamiast "współczuć" osobom z drugiego końca polski, lub drugiej strony globu, lepiej zgasić światło i iść spać.

W ten sposób przynajmniej przyczynisz się do zwolnienia narastającego globalnego ocieplenia.

Warto zdać sobie sprawę z tego, co i jak na nas wpływa, oraz czy watro przyjmować wszystkie informacje do głowy.

Jakiś czas temu usłyszałem na pewnym szkoleniu określenie:

"Dieta niskoinformacyjna", lub też "Post informacyjny".

Okazało się, że mój pomysł... nie był moim pomysłem i ktoś już wcześniej miał podobne przemyślenia do moich. Prawdopodobnie pierwszym był Timothy Ferriss, którego książkę miałem przyjemność przeczytać.

Ten nowoczesny biznesmen również ucieka od masmediów. Więcej o nim i o jego koncepcji życia można przeczytać w książce "4-godzinny tydzień pracy".

Jeżeli facet pracuje kilka godzin tygodniowo, jest szczęśliwy i zarabia kilkanaście średnich krajowych, to po prostu nie kłócę się z nim, tylko biorę przykład.

Dzięki temu mam więcej czasu na moje zainteresowania, znajomych, miłość, pracę i cokolwiek sobie wymyślę.

Przy tym wszystkim mam po prostu mniej (cudzych) zmartwień.

Zatem... Oszczędzaj swój umysł i karm go pożytecznymi i dobrymi informacjami.

Będzie Ci za to wdzięczny, a Ty będziesz czuł się lepiej.

Nawet z biologicznego punktu widzenia, taka "dieta" jest lepsza dla Ciebie.

Dlaczego?

Jeżeli przyjmujesz negatywne informacje, stresujesz się, zamartwiasz, to w Twoim organizmie wytwarza się kortyzon, który podwyższa ciśnienie krwi i działa destrukcyjnie na Twój organizm.

Natomiast, jeżeli jesteś szczęśliwy, śmiejesz się, przebywasz z osobą, którą kochasz, uprawiasz seks (z wyjątkiem większości pierwszych razów) to w Twoim organizmie produkują się endorfiny, które likwidują wszelkie napięcia w ciele, pozwalają się Tobie zrelaksować i odpocząć.

Biorąc to wszystko pod uwagę, wiem, że warto starannie selekcjonować informacje.

A Ty? Czy już potrafisz przejść na dietę niskoinformacyjną?

Po tej dłuższej lekcji czas na nieco krótszą... już jutro.

LEKCJA 6

W codziennym życiu często zdarzają się sytuacje, w których marnujesz czas i nic na to nie poradzisz.

Korek? Kolejka na poczcie? Czas jaki idziesz do pracy/szkoły?

Niestety takie sytuacje bardzo często są nieuniknione.

Dlatego wykorzystuj czas, który kiedyś marnowałeś.

Jak?

1. Pochłaniaj książki, ucz się języka!

Wystarczy, że będziesz miał przy sobie odtwarzacz mp3 (bądź komórkę z odtwarzaczem) z nagranym e-bookiem.

W ten sposób stojąc pół godziny w kolejce, przesłuchasz kilkanaście stron książki! Możesz też nagrać lekcje języka, którego chcesz się nauczyć. Nie powtarzaj jednak zbyt głośno słówek, bo klienci banku, czy poczty mogą nie zrozumieć :).

Możesz też mieć zawsze w schowku samochodowym książkę, dzięki czemu zawsze będziesz mógł po nią sięgnąć.

Jeżeli jesteś kobietą, to masz ułatwioną sprawę, bo to Twojej wielkiej torebki zmieści się nawet cała gra planszowa typu Euro Business, o książkach nie wspominając ;).

2. Rób rzeczy "przy okazji".

Pamiętaj, że nawet jeżeli nie jesteś kobietą możesz wykonywać kilka czynności na raz, lub po kolei. Oczywiście odradzam Ci jazdę samochodem, rozmowę przez telefon, poprawianie fryzury i grzebaniu w schowku jednocześnie. Są jednak rzeczy, które możesz wykonać na raz bez żadnego wysiłku.

Jakie?

Jeżeli wychodzisz z domu tylko po to, aby wyrzucić śmieci - zmień to! Wyrzucaj je, kiedy po prostu wychodzisz z domu, lub z psem na spacer.

Mała zmiana, a dzięki niej już oszczędzisz czas.

Planuj dzień tak, aby np. nie pokonywać tej samej drogi dwukrotnie itp.

3. Więcej znaczy lepiej.

Zamiast biegać codziennie do spożywczaka tuż obok i kupować produkty na śniadanie, pojedź do marketu i zrób sobie zapas napojów i jedzenia z długą datą ważności. Będziesz miał wszystko pod ręką i z reguły taniej.

4. Planuj tam, gdzie możesz.

Innym pomysłem jest posiadanie przy sobie/w aucie małego notatnika, bądź kalendarza. Kiedy musisz gdzieś czekać, zaplanuj sobie na papierze następnych dzień, lub uchwyć myśli, które warto zachować. Pamiętaj złote myśli wpadają do głowy zawsze albo w ubikacji, albo w długiej kolejce - wykorzystaj to.

Dziś było krótko i oszczędnie. Od jutra zaczynamy PLANOWANIE!

LEKCJA 7

Masz już wystarczająco dużo siły, energii i wiary w osiągniecie swego celu. Masz już sporo czasu, aby go realizować. Teraz czas na skuteczne planowanie Metod planowania jest niezwykle dużo.

Przedstawię Tobie cztery, abyś mógł wybrać najlepszą dla Ciebie w danej sytuacji.

Dziś przedstawię Ci pierwszą z nich - TRZOS

To bardzo prosta metoda, natomiast siła tkwi w jej prostocie.

O tej metodzie napiszę krótko. Jej nazwa została stworzona z pierwszych liter wyrazów: termin, ramy, zaplanować, ograniczyć, skontrolować.

Na czym polega?

Termin - ustalasz na kiedy zrobisz daną rzecz.

Ramy - ile konkretnie czasu Ci to zajmie.

Zaplanować - rezerwę czasu, gdyby coś nie poszło po Twojej myśli.

Ograniczyć - zadania, to tylko i wyłącznie tych najważniejszych.

Skontrolować - sprawdź rezultaty. Czy cel został osiągnięty?

Są to proste wytyczne, ale pamiętając słówko "TRZOS", będziesz pamiętał jak wyznaczyć swój cel.

Oczywiście planuj na kartce papieru, a nie w głowie.

Jutro przedstawię Ci najpopularniejszą metodę planowania!

LEKCJA 8

Dziś mam dla Ciebie potężną metodę planowania!

Jest to definitywnie najpopularniejsza metoda planowania celów.

Istnieją różne odmiany tego sposobu.

Poniżej przedstawiam tradycyjny model SMART.

Podobnie jak w przypadku metody "TRZOS" nazwa zabrała się od pierwszych liter wyrazów. W tym przypadku są to anglojęzyczne frazy: simple, measurable, achievable, relevant, timely defined.

Metoda składa się z 5 podpunktów:

Simple (prosty) - jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację,

Measurable (mierzalny) - sformułowany, tak aby można było łatwo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną "sprawdzalność" jego realizacji. Najlepiej "mierzalność" określać liczbami.

Achievable (osiągalny) - nie możesz bujać w obłokach. Cel ma być ambitny, ale osiągalny. Mierz tylko trochę wyżej niż myślisz, że jesteś w stanie osiągnąć.

Relevant (istotny) - musisz ustalić cel, który jest ważny dla Ciebie. Pamiętaj, że to ma być głównie Twój cel, a nie znajomych, czy rodziny.

Timely defined (określony w czasie) - cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

To podstawowy model wyznaczania celu. Jednak został on wzbogacony o 2 dodatkowe podpunkty, z których jeden jest niesamowicie istotny.

Oto rozszerzenie (ER):

Exciting (ekscytujący) - cel musi Cię dosłownie podniecać, fascynować. To coś więcej niż istotny cel, to cel budzący emocje.

Recorded (zapisany) - jeden z ważniejszych punktów planowania - zapisanie. Cel zapisany staje się dla Ciebie ważniejszy. Poza tym możesz częściej do niego wracać.

Oczywiście swój cel planujemy w kalendarzu, lub na kartce.

Tyle na dziś, jutro dowiesz się o metodzie znanego mówcy, nauczyciela i pisarza: Briana Tracego!

LEKCJA 9

Dziś nauczysz się trzeciej metody planowania zwaną "ABC".

Metoda ABC to ewolucyjny twór, który swoje początki miał we Włoszech w XX wieku. Tam socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto, przeprowadził szereg badań statystycznych.

W wyniku owych badań przedstawił światu zasadę "80 na 20", która zwana jest też zasadą "Zasadą Pareto".

Okazało się, że 80% problemów, jest powodowanych przez 20% przyczyn, lub też 80% pieniędzy z całego świata (badania rozpoczęto od Włoch), zarabiane jest przez 20% ludzi. Okazuje się też, że np. mamy swoje ulubione ubrania stanowiące 20% wszystkich ubrań, które nosimy przez 80% czasu.

To samo tyczy się Twoich codziennych zadań. Prawdopodobnie 20% twoich codziennych czynności jest odpowiedzialnych za 80% Twojego życia. Warto zatem to ogarnąć i skutecznie zarządzać sobą w czasie.

Kup sobie kalendarz podręczny z miejscem na notatki.

Cyklicznie (najlepiej raz dziennie, lub raz na tydzień) planuj swój czas.

Wypisuj czynności jakie musisz zrobić przy każdej napisz literę:

"A", "B", lub "C"

Zakładając, że:

A - Czynności pilne - najważniejsze.

Przyjęto, że jest to 15% zadań przynoszących 60% efektów

B - Czynności ważne

Jest to około 30% zadań

C - Czynności najmniej ważne.

Jest to ponad 50% czynności dających tylko 15% efektów.

Dzięki temu ustalisz priorytety, których masz się trzymać!

Jutro czas na najdłuższą lekcje planowania!

LEKCJA 10

Dzisiejsza lekcja została stworzona przez Krystiana Mularczyka -

http://krystianmularczyk.com

Zachęcam do regularnego czytania bloga tego pełnego ambicji, rozwojowego człowieka.

A teraz o metodzie.

Dwight Eisenhower, w swojej karierze zrobił wiele.

Otrzymał liczne odznaczenia wojskowych, został generałem United States Army, a nawet... prezydentem USA.

Jednak nie każdy wie, że Eisenhower stworzył pewien praktyczny schemat pomagający segregować swoje obowiązki według czterech kategorii. Przeczytaj co Krystian Mularczyk napisał o tej metodzie:

Dwight Eisenhower - generał i prezydent USA wypowiedział kiedyś poniższe zdanie:

"To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne."

("What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.") Koncepcja ta jest nazywana w różnoraki sposób:

System Eisenhower'a (Eisenhower system), Siatka Eisenhower'a (Eisenhower grid), Pola Eisenhower'a (Eisenhower boxes) lub Kwadrat Eisenhower'a (Eisenhower square).

Niezależnie od nazewnictwa ma ona pomagać w ustalaniu priorytetów dla Twoich działań.

Służy do tego poniższa macierz Eisenhower'a.

http://zarzadzanieczasem.edu.pl/macierz.png - zobacz

Podstawową zasadą jest rozróżnienie rzeczy ważnych i pilnych oraz unikanie wszystkiego, co jest nieważne.

Poszczególne pola są nazywane ćwiartkami.

Znajdują się w nich nasze zadania posegregowane według kryteriów pilności i ważności. Z pewnością już sam możesz stworzyć sobie teraz taką macierz i wpisać w każdą ćwiartkę własne zadania. Np. opłacenie rachunku za prąd może być pilne, ale nie jest aż tak ważne dla Twojego życia - ląduje więc w III ćwiartce, itd.

Interpretacja ćwiartek

Po wypełnieniu macierzy pozostaje Ci zinterpretować swoje wyniki. Co właściwie oznaczają poszczególne ćwiartki oraz buźki zamieszczone wewnątrz?

I. Zrób teraz lub deleguj

Najlepiej, gdyby w tej ćwiartce nie było żadnych zadań. Jeśli jednak już są, oznacza to dwie możliwości:

a) nagle pojawiła się jakaś sytuacja kryzysowa, sprawa nagląca

b) wskoczyło tutaj zadanie z ćwiartki II O ile na sytuację a) nie masz raczej wpływu, to sytuacja b) oznacza, że byłeś niekonsekwentny i dopuściłeś do zaniedbania. Wyjaśnienie znajdziesz poniżej Neutralna buźka oznacza, że pomimo tego, że zadanie jest dla Ciebie ważne, czujesz dyskomfort ze względu na presję czasu. Komfort wykonania zadania + niekomfortowe warunki wykonania. Stąd mieszane uczucia.

II. Ustal datę wykonania i poświęć na to swój czas

To jest miejsce, w którym powinno się spędzać najwięcej czasu.

To tutaj znajdują się ważne zadania, które powinno się wykonywać regularnie: ćwiczenia fizyczne, kontakty ze znajomymi, własny rozwój, nauka, itp. Są tutaj też odległe, ważne zadania, np. praca magisterska. Dobrze by było, gdyby praca ta była efektem regularnej, rozłożonej w czasie aktywności. Jeśli jednak ją zaniedbasz, zadanie to wyląduje w ćwiartce pierwszej, a tam już robi się niebezpiecznie i niekomfortowo (presja czasu!).

Uśmiechniętej, zielonej buźki nie trzeba chyba już wyjaśniać. :)

III. Deleguj lub ustal priorytet

Tutaj znajdują się zadania pilne, jednak nie mające większego wpływu na Twoje życie. Opłacenie rachunków, niektóre spotkania czy telefony, to zdarzenia, które mają konkretny, upływający termin i wypadałoby je wykonać.

Często spotykam się z teoriami, że tą ćwiartkę należy w całości wydelegować. Jednak życie życiem i nie zawsze masz tego komu wydelegować.

Niektóre zadania domowe na studia czy do szkoły są kompletnie nieważne dla Twojego życia, ale niestety pilne i trzeba je wykonać, bo może to wpłynąć na długość pobytu na studiach. :) Jeżeli umówiłeś się ze starym znajomym, to wyglądałoby to dziwnie, gdybyś wydelegował do wykonania tego zadania np. brata czy mamę. :) I tak dalej.

Natomiast opłacenie rachunku za Internet można zlecić bankowi ustawiając zlecenie stałe. W życiu zawodowym doskonałym przykładem takiej delegacji zadań jest outsourcing.

Smutna, czerwona buźka oznacza, że zadania te zużywają Twój czas i często robisz je z niechęcią, z przymusu.

IV. Minimalizuj lub zapomnij o tym!

Jeśli dokładnie przyjrzysz się aktywnością w tej ćwiartce, okaże się, że możesz po prostu o nich zapomnieć. Najczęściej znajdują się w niej wszelkie przyjemności (granie w gry komputerowe), pożeracze czasu (gry i bezcelowe surfowanie w Internecie), czasami mało ważna korespondencja, na którą chcesz odpowiedzieć.

Tutaj smutna buźka oznacza, że w tej ćwiartce tracisz najwięcej czasu na bezcelowe działania.

Do czego zmierzasz?

Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar II ćwiartki. Obrazowo przedstawia to poniższy schemat.

http://zarzadzanieczasem.edu.pl/macierz2.png - zobacz

Eliminując zadania z III i IV ćwiartki oraz niedopuszczając do pojawienia się ich w I ćwiartce sprawiasz, że Twój czas efektywniej pożytkowany jest w strefie, która najbardziej wpływa na Twoje życie. Z pewnością nie będzie to łatwe, ale dzięki temu narzędziu możemy dosłownie spojrzeć na naszą listę zadań i ocenić, w jakim kierunku zmierzamy.

Jeśli ćwiartka I zacznie się rozrastać, być może oznacza to, że zbyt często odkładasz ważne zadania na ostatnią chwilę? Rozrastanie się IV ćwiartki może oznaczać, że za dużo czasu poświęcasz na relaks i "obijanie się", a za mało na to, co na prawdę jest istotne.

Minusy macierzy

W teorii zastosowanie macierzy Eisenhower'a wydaje się świetnym narzędziem do organizacji swojej pracy.

W praktyce jednak możesz spotkać się z wieloma trudnościami.

1. Jak odróżnić II ćwiartkę od IV? Czy coś, co traktujemsz jako relaks (TV, gry komputerowe, buszowanie po Internecie) powinienieś zakwalifikować jako regularny wypoczynek i doładowanie akumulatorów (ćwiartka II), czy też jako pożeracz czasu (ćwiartka IV)? Na to pytanie trzeba odpowiedzieć sobie samemu.

2. Czy filtrując wstępnie zadania nie "przeładujesz" sobie I i II ćwiartki? Może to spowodować totalny paraliż Twojego systemu, bo okaże się, że masz więcej do zrobienia, niż na początku myślałeś. Wtedy należałoby rozpocząć jeszcze raz i sprawdzić, czy przypadkiem zadania z I i II ćwiartki nie powinny wylądować w III lub IV.

3. Czy wyeliminowanie IV ćwiartki to na pewno dobre rozwiązanie? Oznacza to, że musiałbyś wyzbyć się prawie wszystkich czynności, które sprawiają Ci przyjemność. Spróbuj przez tydzień zrezygnować ze swoich ulubionych programów w TV, gier, czy innych drobnostek. Nie jest to łatwe i może lepszym rozwiązaniem będzie dążenie do minimalizowania tych czynności, niż całkowitego eliminowania.

Elektroniczna macierz

Jeżeli często używasz komputera, warto zainstalować sobie dowolny program symulujący samoprzylepne karteczki i stworzyć sobie taką macierz na ekranie komputera. Program jest darmowy w podstawowej wersji, która w zupełności wystarcza do stworzenia macierzy.

Poniżej zrzut z ekranu mojego komputera. Jak widać z prawej strony stworzyłem IV ćwiartki, w które wpisałem swoje zadania, a z lewej dodatkowa notka służy jako notatnik do zapisywania różnych uwag.

Notki można łatwo i szybko schować, aby nie przeszkadzały Ci w pracy. Można też ustawić alarm dla poszczególnych ćwiartek. Np. w dany dzień o danej godzinie wyskoczy Ci powiadomienie o jakimś zadaniu. Polecam Ci przetestować samodzielnie.

http://zarzadzanieczasem.edu.pl/macierz3.png - zobacz

Z tego co widzę, w nowym Windows 7 taki program jest już wbudowany w system. Nie wiem jednak jak funkcjonuje, więc musicie sprawdzić to sami, jeśli używacie nowego systemu. :)

Podsumowanie

Macierz Eisenhower'a to bardzo przydatne, podstawowe narzędzie w zarządzaniu własnym czasem. Jeżeli nie masz jeszcze zwyczaju zapisywania swoich zadań, warto przynajmniej wyrobić sobie nawyk kategoryzowania różnych aktywności "w głowie" i unikaniu czwartej ćwiartki. Mam nadzieję, że za chwilę stwoszysz swoją pierwszą macierz i zachęci Cię to do dalszej eksploracji tematu zarządzania sobą w czasie, bo jak widać - warto!

Jeszcze raz zapraszam na bloga Krystiana, tym razem konkretnie do notki, w której znajdziesz tę lekcje z kursu:

http://www.krystianmularczyk.com/2009/11/macierz-eisenhowera.html

Pozdrawiam,

Kacper Bisanz,

BusinessCoaching.net.pl

---