Delegacje służbowe - jakie są uprawnienia pracownika?

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują od pracodawcy pieniądze na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. O tym jak rozliczać te koszty, dowiesz się z niniejszego artykułu.

Gdzie uregulowane są warunki rozliczania delegacji?

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej są różne i zależą od rodzaju miejsca zatrudnienia. Pracownikowi zatrudnionemu w administracji państwowej lub samorządowej warunki te określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

U każdego innego pracodawcy powinny być one określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

Warto wiedzieć, że nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż te, określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej o którym wspomniano wcześniej (więcej na temat umowy o pracę czytaj m.in. w artykule „Jaką umowę podpisać z pracodawcą? Zalety i wady różnych rodzajów umów o pracę”).

Jakie świadczenia przysługują za delegację?

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują następujące świadczenia (stawki obowiązujące na dzień 29-10-2010):

1. Dieta, w wysokości minimum 23 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży (jeżeli podróż trwa 8 lub więcej godzin, ale mniej niż 12 przysługuje połowa diety). Teoretycznie powinna być ona przeznaczona na wyżywienie (chyba, że pracodawca zapewni nam całodzienne wyżywienie - wtedy nie musi wypłacać diety)

2. Ryczałt noclegowy w wysokości minimum 34,50 zł za każdą dobę podróży (będzie on wypłacony tylko wtedy gdy pracodawca nie zapewnia nam noclegów)

3. Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji publicznej miejscowej, w wysokości minimum 4,60 zł (chyba, że udokumentujemy przejazdy na wyższą kwotę)

4. Zwrot wydatków na przejazdy

5. Zwrot innych udokumentowanych wydatków, związanych z realizacją celu wyjazdu służbowego

Wybierając się w podróż służbową należy więc pamiętać o tym, żeby zachować wszelkie dokumenty potwierdzające poniesienie przez nas wydatków. Będą one konieczne aby odzyskać od pracodawcy pieniądze, które wydaliśmy przecież „z własnej kieszeni”. Bez przedstawienia biletów, paragonów, faktur itp. nie będzie to możliwe, nawet jeśli pracodawca będzie przekonany, że faktycznie musieliśmy ponieść te koszty.

Warto również dowiedzieć się czy nie musimy podbić delegacji w miejscu do którego się udajemy. Są pracodawcy, którzy wymagają na druku delegacji pieczątki lub innego potwierdzenia dotarcia do celu. Informacji takiej na pewno udzielą osoby zajmujące się rozliczeniem delegacji w Twoim miejscu pracy.

---