Część III

Udoskonalanie projektu

W tej części:

Rozdział 6. Podstawowe informacje o widokach

Rozdział 7. Korzystanie z widoków w pracy

Rozdział 8. Modyfikowanie postaci projektu

Rozdział 9. Rozwiązywanie problemów w harmonogramie

Rozdział 10. Rozwiązywanie problemów z zasobami

Rozdział 6.

Podstawowe informacje o widokach

W tym rozdziale:

Czym jest widok.

Dostępne widoki.

Opis wskaźników.

Przeglądanie widoków.

Drukowanie projektu.

Widoki w programie Microsoft Project pozwalają na dostęp do informacji, ich organizowanie i sprawdzanie. Żeby lepiej zrozumieć potrzebę korzystania z różnych widoków, można posłużyć się pewną analogią. Projekt można porównać do małej firmy, w której różne osoby zajmują się różnymi aspektami działalności. Dział księgowości trzyma pieczę nad kosztami w firmie, kierownik pilnuje terminów i dba o zaopatrzenie w sprzęt, aby praca mogła być wykonana. Dział kadr troszczy się o zasoby ludzkie — ich płace, godziny pracy, premie itd.

Osoba odpowiedzialna za projekt prawdopodobnie będzie musiała w trakcie jego realizacji zajmować się tym wszystkim, a nawet robić jeszcze więcej. Program Microsoft Project umożliwia spojrzenie na wykonywane prace z różnych perspektyw, dzięki możliwości zmiany widoku w programie. Każdy z nich pozwala skoncentrować się na wybranym aspekcie realizowanego projektu.

Program udostępnia różne widoki, w tym rozdziale zostaną omówione podstawowe informacje o widokach zdefiniowanych w programie, a w rozdziale następnym —metody, których można użyć w celu dopasowania widoku do własnych potrzeb.

Czym jest widok

Widok to sposób patrzenia na projekt. Różne widoki pozwalają ogarnąć różne aspekty projektu. Program dozwala na korzystanie z trzech opisanych poniżej rodzajów widoków, które zazwyczaj występują w różnych kombinacjach:

• Widoki w postaci wykresów. Przedstawiają informacje w postaci graficznej. Widok Wykres Gantta, który został przedstawiony wcześniej, jest przykładem takiego widoku.

• Widoki w postaci arkuszy. Przedstawiają informacje w rzędach i kolumnach, podobnie jak programy kalkulacyjne. Widok Arkusz zadań i Arkusz zasobów to przykłady tego typu widoków; każdy rząd w arkuszu zawiera wszystkie informacje o pojedynczym zadaniu lub zasobie w projekcie, a każda kolumna określa pole, w jakim są przechowywane informacje o zadaniu czy zasobie.

• Formularze. Przedstawiają informacje w postaci podobnej do formularza. W rozdziale 4. pojawił się już widok Formularz zadania — formularz przedstawiający informacje o pojedynczej pozycji (zadaniu) projektu.

Wskazówka

W wielu widokach dostępne jest menu skrótów. Aby je zobaczyć, należy kliknąć dwukrotnie wybrany widok prawym przyciskiem myszki.

Dostępne widoki

Poniżej zamieszczamy listę zdefiniowanych widoków znajdujących się w programie:

• Alokacja zasobów

• Arkusz wprowadzania danych (PERT)

• Arkusz zadań

• Arkusz zasobów

• Diagram relacji

• Diagram sieciowy

• Formularz nazwy zadania

• Formularz nazwy zasobu

• Formularz szczegółów zadań

• Formularz zadania

• Formularz zasobu

• Kalendarz

• Obciążenie zadaniami

• Obciążenie zasobów

• Opisowy diagram sieciowy

• Rzutowanie dat punktów kontrolnych

• Rzutowanie pasków

• Rzutowanie punktów kontrolnych

• Wprowadzanie zadań

• Wykres Gantta

• Wykres Gantta — bilans.

• Wykres Gantta — przypadek oczekiwany (PERT)

• Wykres Gantta — przypadek optymistyczny (PERT)

• Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny (PERT)

• Wykres Gantta — szczegóły

• Wykres Gantta — śledzenie

• Wykres zasobów

Uwaga

Widoki PERT nie pojawiają się od razu w oknie Więcej widoków, pojawiają się dopiero po przynajmniej jednorazowym skorzystaniu z nich.

Można modyfikować widoki zdefiniowane, zmieniając widoki wyświetlane na ekranie. Można również tworzyć własne widoki. W dwóch poniższych podrozdziałach opisano typowe metody manipulowania widokami:

• Przełączanie tabeli w widokach zawierających tabele.

• Dołączanie lub zmiana szczegółów pojawiających się w widokach zawierających część Szczegóły.

Uwaga

Można również wykorzystywać widok łączony, w którym w jednym polu okna widać jedną postać widoku, a w drugim polu — drugą. Więcej informacji o tworzeniu własnych widoków można znaleźć w rozdziale 7.

Zmiana tabeli

Jeżeli w widoku znajduje się tabela, za pomocą przycisku Wybierz wszystkie (znajdującego się w lewym górnym rogu tabeli w widoku) można szybko przełączać widoki. Klikając dwa razy przycisk Wybierz wszystkie, otwiera się menu pokazane na rys. 6.1.

Przycisk Wybierz wszystkie

Rysunek 6.1. Można zmieniać tabele, dwukrotnie klikając prawym przyciskiem myszki przycisk Wybierz wszystkie i wybierając tabelę z menu

Uwaga

Program wyświetla różne pozycje w menu, w zależności od wyświetlanego aktualnie widoku.

Aby otworzyć okno dialogowe Więcej tabel w celu wyświetlenia wszystkich tabel dostępnych w programie, należy z menu wybrać Więcej tabel (patrz rys. 6.2).

Rysunek 6.2. Okno dialogowe Więcej tabel zawiera tabele, jakie można oglądać w widoku Obciążenie zadaniami

Uwaga

Tabele PERT nie pojawią się w oknie Więcej tabel, dopóki nie wyświetlimy widoków PERT. Więcej o widokach PERT w dalszej części rozdziału.

Zmiany w części Szczegóły

Można również modyfikować informacje pojawiające się w części Szczegóły każdego widoku, który wyświetla taką część (np. widok Obciążenie zadaniami). Należy wybrać dowolną pozycję z listy pojawiającej się po wybraniu Szczegóły z menu Format (patrz rys. 6.3).

Rysunek 6.3. Można zmieniać informacje pojawiające się w części Szczegóły widoku, wybierając pozycję z listy

Uwaga

Po dokonaniu wyboru w menu Szczegóły program dodaje wiersze do tej części. Aby usunąć wiersz, należy z menu Format wybrać Szczegóły i wybrać pozycję do usunięcia.

Można również skorzystać z okna dialogowego Style szczegółów (z menu Format należy wybrać Style szczegółów) w celu dodania informacji do części Szczegóły, jak na rys. 6.4.

Rysunek 6.4. Okno dialogowe Style szczegółów pozwala na umieszczenie dodatkowych informacji w części Szczegóły

Opis wskaźników

Wskaźniki to ikony pojawiające się w widokach tabel w kolumnie Wskaźniki, znajdującej się na prawo od kolumny Id. Wskaźniki dostarczają dodatkowych informacji o wierszach, w których się pojawiają. Jeżeli do zasobu dodamy jakieś uwagi, pojawią się one w tym polu.

Uwaga

Więcej informacji o dodawaniu uwag do zasobu znajduje się w rozdziale 5.

Różne ikony symbolizują różne wskaźniki, co opisano poniżej.

Wskazówka

Po wybraniu wskaźnika za pomocą myszki program informuje, co oznacza wybrany wskaźnik lub wyświetla dodatkowe informacje o szczegółach.

• Wskaźniki ograniczeń. Określają rodzaj ograniczenia nałożonego na zadanie. Zadania mogą mieć ograniczenia elastyczne — np. Zakończ nie później niż dla zadań, których harmonogram jest określany datą zakończenia, lub sztywne — np. Musi rozpocząć się — w wypadku zadań, których harmonogram jest określany datą rozpoczęcia. Wskaźniki ograniczeń informują również o tym, że zadanie nie zostało wykonane w czasie określonym przez ograniczenie.

• Wskaźniki typu zadania. Określają różne parametry zadania, np. czy zadanie jest zadaniem cyklicznym lub czy zadanie jest już zakończone. Podają również status projektu włączonego w zadanie.

Uwaga

Więcej informacji o projektach włączonych znajduje się w rozdziale 17.

• Wskaźniki grupy roboczej. Dostarczają informacji o zadaniu i jego zasobach. Wskaźnik grupy roboczej może na przykład zawierać informację, że przydział dla zadania istnieje, ale zasób jeszcze go nie potwierdził.

• Wskaźniki rozkładu. Określają rodzaj rozkładu wykorzystanego do podziału pracy przydzielonej zasobom.

Uwaga

Więcej informacji o rozkładzie znajduje się w rozdziale 10.

• Wskaźniki różne. Określają takie kwestie jak na przykład stworzone przez użytkownika hiperłącza, kalendarz zadania lub zasób wymagający bilansowania.

Przeglądanie widoków

Użytkownik może mieć trudności z podjęciem decyzji, którego z 27 widoków programu, lub (oraz) dodatkowych własnych, powinien używać. Jednak po zapoznaniu się z właściwościami programu i sposobem realizacji własnych koncepcji zarządzania projektem łatwiej będzie dokonać wyboru widoku, korzystając z jego nazwy. Pasek widoków przedstawia osiem najczęściej używanych widoków.

Uwaga

Przy pierwszym otworzeniu okna Widok, widoczna jest w nim lista tylko 23 widoków. Widoki PERT pojawią w oknie dopiero wtedy, gdy zostaną przynajmniej raz użyte.

Poniższa część opisuje sposób, w jaki widoki pozwalają śledzić różne aspekty projektu. Należy zwrócić uwagę na bogactwo dostępnych szczegółów opisujących projekt.

Wskazówka

Aby wyświetlić któryś z widoków, należy wybrać go z paska Widoki lub kliknąć prawym przyciskiem myszki pasek widoków i wybrać Więcej widoków w celu dokonania wyboru z okna dialogowego.

Kalendarz

Na samej górze paska widoków znajduje się widok Kalendarz, przedstawiony na rys. 6.5. Znajomy układ kalendarza ułatwia korzystanie z niego; „data bieżąca” jest otoczona czarną ramką. Przy korzystaniu z kalendarza w jego układzie miesięcznym czas trwania zadania przedstawiony jest za pomocą paska przecinającego pola dni lub tygodni. Dni wolne od pracy są zakreskowane i, chociaż pasek zadania może przebiegać przez takie dni — jak np. sobota czy niedziela, w te nie realizuje się zadań. Należy pamiętać, że każdy projekt ma swój własny kalendarz (nie mylić z widokiem Kalendarz), który pozwala programowi w odpowiedni sposób traktować zmiany w kalendarzu 24-godzinnym, weekendy i dni wolne od pracy w trakcie realizacji projektu.

Rysunek 6.5. Widok Kalendarz przedstawia dobrze znany i łatwy do odczytu układ

Widok przydaje się przy wprowadzaniu prostych projektów i do sprawdzania, co należy zrobić danego dnia. Można zmieniać prezentowany miesiąc, korzystając z dużych przycisków ze strzałkami w prawym rogu obok nazwy bieżącego miesiąca. W zależności od rozdzielczości ekranu można uzyskać nieco większy zakres prezentowanego okresu niż tylko miesiąc. Należy skorzystać z narzędzia Pomniejsz znajdującego się w standardowym pasku narzędzi. Powoduje ono skurczenie się kalendarza pozwalające na prezentację półtora miesiąca harmonogramu.

Wskazówka

W celu zmiany widoku Kalendarz — np. aby zakreskować dni robocze, a pola dni wolnych od pracy pozostawić czyste, należy dwukrotnie kliknąć dowolne miejsce w kalendarzu, otwierając w ten sposób okno dialogowe Skala czasu, a następnie zmienić odpowiednie ustawienia.

Wykres Gantta — szczegóły

Wykres Gantta — szczegóły przedstawia listę zadań i informacji o nich, a także wykres prezentujący zapas czasu i poślizg w postaci wąskich pasków pomiędzy zadaniami (patrz rys. 6.6). Widok należy wybrać z okna dialogowego Więcej widoków z menu Widok.

Rysunek 6.6. Widok Wykres Gantta — szczegóły

slack - czas opóźnienia

Slippage - poślizg

Wąski pasek po prawej stronie drugiego zadania przedstawia zapas czasu pomiędzy drugim a trzecim zadaniem, pojawia się też liczba dni. Zapas czasu pozwala na pewną elastyczność w harmonogramie. W wypadku gdyby istniał poślizg pomiędzy pierwszym i drugim zadaniem, taki sam pasek pojawiłby się po lewej stronie zadania drugiego. Poślizg występuje, gdy po początkowym zapisaniu planu bazowego projektu zadanie zostało rozpoczęte, ale niekoniecznie zakończone, a data zakończenia zadania przypada później niż określona w planie bazowym.

Ten widok jest najbardziej przydatny do oceny zapasu czasu i poślizgu. Tabelą domyślną w tym widoku wykresu Gantta jest Opóźnienie. Aby zmienić wyświetlaną tabelę, należy skorzystać z poprzednio omówionej metody.

Istnieje możliwość wprowadzenia formularza szczegółów zadań w dolnej części widoku wykresu Gantta, co pozwala na bliższe przyjrzenie się zadaniom kojarzonym z zapasem czasu czy poślizgiem. Aby to zrobić, należy z menu Okno wybrać Podziel, lub skorzystać z paska podziału.

Uwaga

Można stworzyć i zapisać w celu późniejszego wykorzystania widok łączony, przedstawiający w górnym polu widok Wykres Gantta — szczegóły, a w dolnym Formularz szczegółów zadań. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale 7.

Wykres Gantta

Rozdział 2. szczegółowo omawia widok Wykres Gantta (patrz rys. 6.7). Bardzo ułatwia on tworzenie projektu, łączenie zadań w celu stworzenia współzależności opartej na kolejności ich wykonania, przeglądanie postępów projektu w trakcie jego realizacji, a także graficzne przedstawienie danych o zadaniach. Udostępnia równocześnie informacje o szczegółach.

Rysunek 6.7. Widok Wykres Gantta

Wykres Gantta — bilans.

Widok Wykres Gantta — bilans. (przedstawiony na rys. 6.8) przede wszystkim przedstawia opóźnienia zadań, prezentując zadania opóźnione w formie graficznej, a także dostarczając informacji o szczegółach zadań. Wykres przedstawia stan przed bilansowaniem i po nim. Tabelą domyślną wykresu Gantta — bilansu jest tabela Opóźnienie, ale można zmienić ją, korzystając z poprzednio omówionej metody. Wykres może służyć do wprowadzania lub usuwania danych o opóźnieniach i do przeglądania efektów tych zmian.

Rysunek 6.8. Widok Wykres Gantta — bilans

Leveling delay days - Dni opóźnienia bilansowania

Task before leveling - Zadanie przed bilansowaniem

Leveling delay line - Linia opóźnienia bilansowania

Task after leveling - Zadanie po zbilansowaniu

Uwaga

Bilansowanie to proces rozwiązywania konfliktów lub nadmiernej alokacji w zasobach przez opóźnianie lub dzielenie określonych zadań. Więcej informacji o bilansowaniu znajduje się w rozdziale 10.

Na powyższym wykresie widać jedno zadanie prezentujące opóźnienie bilansujące. Pasek po lewej stronie zadania przedstawia czas opóźnienia, a tabela — ilość dni opóźnienia bilansowanych zadań.

Wykres Gantta — śledzenie

Wykres Gantta — śledzenie również bazuje na widoku Wykres Gantta i pozwala w bardzo dogodny sposób ocenić postępy realizacji pojedynczych zadań i całego projektu. Za jego pomocą można określić, na ile realizacja projektu odbiega od zakładanej początkowo i w jaki sposób zmodyfikować plany, aby poradzić sobie z opóźnieniem. Jeżeli z kolei (co może się teoretycznie wydarzyć) projekt będzie realizowany w szybszym tempie niż zakładano, na wykresie zobaczymy czas zaoszczędzony.

Rysunek 6.9 przedstawia standardowy wykres Gantta projektu w trakcie jego realizacji. Postępy w zadaniach są prezentowane w postaci czarnego paska umieszczonego wewnątrz bazowego paska zadań. Zadania uzależnione od zakończenia innych zadań zostały usunięte, aby przedstawić wszystkie opóźnienia w pracach aktualnie wykonywanych.

Rysunek 6.9. Standardowy widok Wykres Gantta przedstawia aktualny stan rzeczywisty terminarza robót w oparciu o prace wykonane.

Rysunek 6.10 z kolei przedstawia ten sam harmonogram w widoku Wykres Gantta — śledzenie. W części zawierającej tabelę znajdują się kolumny pozwalające na łatwe porównanie działalności zaplanowanej z wykonaną. Na wykresie każde zadanie jest oznaczone dwoma paskami. Dolny pasek przedstawia ustalenia według planu bazowego, a górny rozciąga się od planowanej daty rozpoczęcia do planowanej daty zakończenia, jeżeli zadanie jeszcze nie zostało zaczęte. Jeżeli zadanie jest już rozpoczęte, tzn. wykonana została w jego zakresie już jakaś praca, pasek górny przedstawia rzeczywiste informacje, a dolny informacje planu bazowego. Po zakończeniu zadania górny pasek przyjmuje barwę intensywną; kreskowanie w górnym pasku oznacza zadanie jeszcze nierozpoczęte lub w trakcie realizacji. Pasek dolny reprezentuje plan bazowy i nie zmienia się, natomiast pasek górny może wydłużać się, sygnalizując opóźnienie w terminarzu.

Z wykresu można odczytać, że zadania Określenie budżetu i Temat zostały zakończone, a zadanie Lista gości jest ukończone w 40%. Inne zadania nie zostały jeszcze rozpoczęte, zatem górne paski wszystkich pozostałych zadań prezentują zaplanowane daty rozpoczęcia i zakończenia, w oparciu o dotychczasowe postępy projektu.

Rysunek 6.10. Wykres Gantta — śledzenie przedstawia rozbieżności pomiędzy planowanym a rzeczywistym działaniem projektu.

Diagram sieciowy

Diagram sieciowy to nowa nazwa widoku Wykres PERT używanego w programie Microsoft Project 98,

Na płycie CD-ROM

Program nie tworzy wykresu PERT, ale można użyć dodatkowego produktu — PERT Chart Expert. Na CD-ROM-ie znajduje się wersja demo pozwalająca na wypróbowanie jego możliwości.

Widok Diagram sieciowy przedstawiony na rys. 6.11 prezentuje ogólny przebieg prac i związki pomiędzy zadaniami w projekcie, a nie jego terminarz. Pozwala przede wszystkim na ocenę przebiegu realizacji projektu i sprawdzenie zależności między zadaniami.

Rysunek 6.11. Widok Diagram sieciowy

Każda z ramek w diagramie sieciowym przedstawia zadanie w projekcie. Na rys. 6.12 przedstawiona jest jedna z ramek po użyciu narzędzia Powiększenie (z menu Widok należy wybrać Powiększenie) w celu przyjrzenia się szczegółom. W ramce znajduje się nazwa zadania, czas trwania, numer Id. zadania w konspekcie projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz zasoby, jeżeli zostały przydzielone. Kształt i kolor ramki zależą od rodzaju zadania — dla zadań krytycznych ramki są czerwone i mają kształt równoległoboku, dla pozostałych — są niebieskie i prostokątne. W oknie dialogowym Style ramek (z menu Format należy wybrać Style pól) można określać i zmieniać kształty ramek. Linie łączące ramki reprezentują współzależności zadań. Zadanie, które powinno rozpocząć się po zakończeniu innego zadania, zwane następnikiem, pojawia się po prawej stronie lub czasem poniżej swego poprzednika.

Rysunek 6.12. Ramki w diagramie sieciowym umożliwiają przeglądanie szczegółów zadań

Nowość

Można filtrować zadania w widoku Diagram sieciowy, np. można pokazywać tylko zadania krytyczne.

W programie Microsoft Project 98 nie było możliwości filtrowania widoku Wykres PERT, jest to możliwe w wypadku widoku Diagram sieciowy w programie Microsoft Project 2000. Z menu Projekt należy wybrać Filtrowanie według i wybrać żądany filtr.

Uwaga

Więcej informacji o filtrowaniu znajduje się w rozdziale 7.

Opisowy diagram sieciowy

Opisowy diagram sieciowy jest zbliżony do diagramu sieciowego i także przedstawia ogólny przebieg prac i związki pomiędzy zadaniami w projekcie.

Rysunek 6.13. Widok Opisowy diagram sieciowy

Również każda ramka w opisowym diagramie sieciowym przedstawia zadania w projekcie. Porównując rysunki 6.12 i 6.13, widać, że w ramce opisowego diagramu sieciowego znajduje się więcej szczegółów niż w ramce diagramu sieciowego. Znajdują się tu informacje o tym, czy zadanie jest krytyczne i w jakim stopniu jest ono ukończone.

Można filtrować opisowy diagram sieciowy — z menu Projekt należy wybrać pole Filtrowanie według i wybrać żądany filtr.

Diagram relacji

Jest to specjalna wersja widoku Diagram sieciowy (rys. 6.14), przedstawiająca bieżące zadanie w centrum ekranu wraz z jego poprzednikiem po lewej i następnikiem po prawej. Podczas pracy nad dużym projektem taka postać graficzna pozwala na skoncentrowanie się na pojedynczym zadaniu i zadaniach z nim powiązanych.

Rysunek 6.14. Diagram relacji

Widoki analizy PERT

Analiza PERT jest używana przez wielu kierowników projektów do szacowania prawdopodobnych wyników zadań. Prawdopodobne wyniki, które szacujemy, to czas trwania zadania, jego data rozpoczęcia lub zakończenia. Funkcją procesu szacowania jest określenie optymistycznego, pesymistycznego i oczekiwanego czasu trwania zadania. Następnie program liczy średnią ważoną tych trzech czasów. Jak nietrudno się domyślić, analiza PERT nie ma zbyt wiele wspólnego z widokiem Wykres PERT dostępnym w wersji Microsoft Project 98 i wcześniejszych tego programu. Do dokonania oszacowania można skorzystać z czterech widoków analizy PERT:

• Arkusz wprowadzania danych PERT,

• Wykres Gantta — przypadek oczekiwany,

• Wykres Gantta — przypadek optymistyczny,

• Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny.

Do przeprowadzenia analizy PERT można skorzystać z paska narzędzi Analiza PERT, przedstawionego na rysunku 6.15. Żeby wyświetlić ten pasek, z menu Widok należy wybrać Paski narzędzi, a następnie Analiza PERT.

Rysunek 6.15. Pasek narzędzi służący do analizy PERT

Optimistic —Przypadek optymistyczny

Pessimistic — Przypadek pesymistyczny

PERT Entry Form — Formularz wprowadzania danych PERT

PERT Entry Sheet — Arkusz wprowadzania danych PERT

Expected — Przypadek oczekiwany

Calculate PERT — Obliczanie metodą PERT

Set PERT Weights — Ustawianie wag analizy PERT

Wskazówka

Otwierając widoki PERT po raz pierwszy, należy skorzystać z paska narzędzi; później będą one dostępne w oknie Widoki.

Uwaga

PERT oznacza skrót Program Evaluation and Review Techique i jest to metodą opracowana pod koniec lat 50-tych przez Biuro Projektów Specjalnych Marynarki Wojennej USA w celu śledzenia przebiegu zadań.

Arkusz wprowadzania danych PERT

Widok Arkusz wprowadzania danych PERT przedstawiony na rys. 6.16 prezentuje wyłącznie czasy trwania zadań. Aby go wyświetlić, należy kliknąć przycisk Arkusz wprowadzania danych PERT na pasku narzędzi Analiza PERT.

Korzystając z tego arkusza, wprowadzamy optymistyczny, oczekiwany i pesymistyczny czas trwania każdego zadania. Po kliknięciu przycisku Obliczanie metodą PERT na pasku Analiza PERT program, korzystając ze średniej ważonej wprowadzonych danych, oblicza prawdopodobny czas trwania zadania i wyświetla wynik w kolumnie Czas trwania danego zadania. Jak widać na rysunku, dla zadania Lista gości czas trwania wynosi 0,83 dnia — program obliczył tę wartość na podstawie średniej ważonej wartości w kolumnach tego zadania.

Rysunek 6.16. Podczas wprowadzania szacowanych czasów trwania zadań należy skorzystać z tego widoku

Wykres Gantta — przypadek optymistyczny

Po wprowadzeniu w widoku Arkusz wprowadzania danych PERT wartości dla optymistycznego, oczekiwanego i pesymistycznego czasu trwania i po dokonaniu obliczeń przez program, w widoku Wykres Gantta — przypadek optymistyczny możemy przeglądać wyniki optymistyczne dla całego projektu. Aby go wyświetlić, należy kliknąć przycisk Przypadek optymistyczny na pasku narzędzi Analiza PERT. Jak sama jego nazwa wskazuje, widok Wykres Gantta — przypadek optymistyczny, przedstawiony na rys. 6.17, jest odmianą widoku Wykres Gantta zawierającą po lewej tabelę Przypadek optymistyczny, a po prawej paski wykresu. W widoku tym można wprowadzać i oceniać optymistyczny scenariusz dla czasu trwania zadań, ich dat rozpoczęcia i zakończenia.

Uwaga

Początkowo paski wykresu mogą nie być wyświetlane w widokach Wykres Gantta PERT. Aby program wyświetlił je, należy jeszcze raz kliknąć przycisk Obliczanie metodą PERT na pasku Analiza PERT.

Rysunek 6.17. Widok Wykres Gantta — przypadek optymistyczny służy do analizy optymistycznego czasu trwania zadań

Jeżeli podczas dokonywania szacunków chcemy pracować w oparciu o daty rozpoczęcia i zakończenia, bądź skoncentrować się wyłącznie na optymistycznym czasie trwania, możemy skorzystać z tego widoku w celu wprowadzania i oceniania optymistycznej wersji dla czasu trwania zadania, jego daty rozpoczęcia i zakończenia. W takim wypadku przed kliknięciem przycisku Obliczanie metodą PERT należy również wprowadzić odpowiednie informacje w widokach Wykres Gantta — przypadek oczekiwany i Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny.

Wykres Gantta — przypadek oczekiwany

Po wprowadzeniu w widoku Arkusz wprowadzania danych PERT wartości dla optymistycznego, oczekiwanego i pesymistycznego czasu trwania i po dokonaniu obliczeń przez program, w widoku Wykres Gantta — przypadek oczekiwany możemy przeglądać wyniki oczekiwane dla całego projektu. Aby go wyświetlić, należy kliknąć przycisk Przypadek oczekiwany na pasku narzędzi Analiza PERT. Podobnie jak widok optymistyczny i pesymistyczny, widok Wykres Gantta — przypadek oczekiwany, przedstawiony na rys. 6.18, jest odmianą widoku Wykres Gantta zawierającą po lewej tabelę Przypadek oczekiwany, a po prawej paski wykresu.

Rysunek 6.18. Widok Wykres Gantta — przypadek oczekiwany umożliwia tworzenie oczekiwanych czasów trwania zadań

Jeżeli podczas dokonywania szacunków chcemy pracować w oparciu o daty rozpoczęcia i zakończenia, bądź skoncentrować się wyłącznie na oczekiwanym czasie trwania, możemy skorzystać z tego widoku w celu wprowadzania i oceniania oczekiwanej wersji czasu trwania zadania, jego daty rozpoczęcia i zakończenia. W takim wypadku przed kliknięciem przycisku Obliczanie metodą PERT należy również wprowadzić odpowiednie informacje w widokach Wykres Gantta — przypadek optymistyczny i Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny.

Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny

Po wprowadzeniu w widoku Arkusz wprowadzania danych PERT wartości dla optymistycznego, oczekiwanego i pesymistycznego czasu trwania i po dokonaniu obliczeń przez program w widoku Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny możemy przeglądać wyniki pesymistyczne dla całego projektu. Aby go wyświetlić, należy kliknąć przycisk Przypadek pesymistyczny na pasku narzędzi Analiza PERT. Podobnie jak widok optymistyczny i oczekiwany, widok Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny, przedstawiony na rys. 6.19, jest odmianą widoku Wykres Gantta, zawierającym po lewej tabelę Przypadek pesymistyczny, a po prawej paski wykresu. W widoku tym można wprowadzać i oceniać pesymistyczny scenariusz dla czasu trwania zadań, ich dat rozpoczęcia i zakończenia.

Rysunek 6.19. Widok Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny umożliwia tworzenie pesymistycznych czasów trwania zadań

Jeżeli podczas dokonywania szacunków chcemy pracować w oparciu o daty rozpoczęcia i zakończenia, bądź skoncentrować się wyłącznie na oczekiwanym czasie trwania , możemy skorzystać z tego widoku w celu wprowadzania i oceniania pesymistycznej wersji czasu trwania zadania, jego daty rozpoczęcia i zakończenia. W takim wypadku przed kliknięciem przycisku Obliczanie metodą PERT należy również wprowadzić odpowiednie informacje w widokach Wykres Gantta — przypadek optymistyczny i Wykres Gantta — przypadek oczekiwany.

Wagi analizy PERT

W wypadku korzystania z analizy PERT program oblicza średnią ważoną. Okno dialogowe Ustawianie wag analizy PERT (rys. 6.20) pozwala na wprowadzanie wag dla obliczeń w dowolnej wersji. Należy kliknąć przycisk Ustawianie wag analizy PERT na pasku Analiza PERT (drugi przycisk od prawej). Wprowadzane wartości muszą w sumie dawać 6 zgodnie z poniższym wzorem:

(optymistyczny czas trwania) + 4(oczekiwany czas trwania) + (pesymistyczny czas trwania) = 6.

Przez wprowadzanie różnych wag zmieniamy nacisk, jaki program kładzie na odpowiednie wersje przy ich obliczaniu.

Rysunek 6.20. Okno dialogowe Ustawianie wag analizy PERT pozwala na wprowadzanie wag dla obliczeń analizy PERT

Alokacja zasobów

Widok Alokacja zasobów jest widokiem złożonym. Rysunek 6.21 przedstawia przykładowy układ, gdzie widok Obciążenie zasobów pojawia się w polu górnym, a Wykres Gantta — bilans. w polu dolnym.

Rysunek 6.21. Widok Alokacja zasobów przedstawia zależność alokacji zasobów od terminarza projektu.

Uwaga

Widok Obciążenie zasobami jest opisany w dalszej części rozdziału, a widok Wykres Gantta — bilans. został opisany wcześniej.

Tabelą domyślną pojawiającą się w widoku Obciążenie zasobów (górna część widoku złożonego) jest tabela Obciążenie, a tabelą domyślną pojawiającą się w widoku Wykres Gantta — bilans. (dolna część widoku złożonego) jest tabela Wprowadzanie. Podczas przewijania paska po prawej stronie obie części widoku poruszają się wspólnie. Aby zmienić którąś z tabel, należy skorzystać z poprzednio opisanej metody.

Formularz zasobu

Widok Formularz zasobu przedstawia szczegółowe informacje o jednym zasobie (patrz rys. 6.22).

Rysunek 6.22. Widok Formularz zasobu

Przyciski Następny i Poprzedni w prawym górnym rogu umożliwiają wyświetlanie różnych zasobów. Jeżeli nie sortowaliśmy zasobów lub ich nie filtrowaliśmy, program będzie je wyświetlał zgodnie z ich numerem Id.

Wykres zasobów

Widok Wykres zasobów prezentuje, w jaki sposób wykorzystany jest określony zasób w projekcie. Dzięki temu możemy zauważyć i skorygować nieodpowiednie przydziały zasobów. W danym momencie wykres zasobów przedstawia informacje o pojedynczym zasobie. Aby zobaczyć informacje o innym zasobie, należy kliknąć strzałki na przyciskach przewijania, znajdujące się poniżej lewej części okna. Widok może funkcjonować również jako część widoku złożonego.

Widok pozwala zwrócić uwagę na konflikty w zasobach — w zasobach ludzkich, sprzęcie i innych nazbyt lub niewystarczająco wykorzystanych. Zastosowanie widoku Wykres zasobów, zarówno jako widoku samodzielnego, jak i składnika w widoku złożonym, umożliwia sprawdzenie, w jaki sposób przydział zasobu dla pojedynczych zadań wpływa na ich wykorzystanie w całym projekcie. Rysunek 6.23 przedstawia podstawowy widok Wykres zasobu, natomiast rysunek 6.24 przedstawia widok złożony prezentujący na dole okna szczegóły wykonywanych zadań. Aby stworzyć taki widok, należy z menu Okno wybrać Podziel.

Rysunek 6.23. Procentowa prezentacja nadmiernej i niedostatecznej alokacji czasu pracy pracownika

Rysunek 6.24. Informacje o zadaniach wyświetlane poniżej wykresu zasobów pozwalają sprawdzić, nad jakim zadaniem pracuje zasób.

Program przedstawia w postaci paska całkowity czas pracy zasobu (w tym wypadku pracownika) w danym dniu. Pasek reprezentujący wartość mniejszą niż 100% wskazuje na zasób, który nie pracuje w pełnym wymiarze godzin i który może nie być w pełni wykorzystany. Pasek przekraczający 100% wskazuje, że ktoś pracuje zbyt wiele godzin dziennie. U dołu pasków wykorzystania zasobów pojawia wyrażona w procentach ilość pracy każdego zasobu.

Uwaga

Niewykorzystanie może oznaczać, że osoba przez pozostałą część dnia pracuje nad innymi projektami, a nadmierne wykorzystanie oznaczać może chwilową i dopuszczalną pracę w nadgodzinach. W rozdziale 8. szerzej omówiono interpretowanie tych pasków, a w rozdziale 10. zawarto informacje o rozwiązywaniu konfliktów w czasie pracy zasobu.

Formularz nazwy zasobu

Widok Formularz nazwy zasobu jest uproszczoną wersją widoku Formularz zasobu, co widać z porównania rys. 6.25 i rys. 6.22. Nie pojawiają się w nim informacje o kosztach, nie ma też maksymalnych jednostek zasobów, kalendarza bazowego, grupy czy kodu.

Rysunek 6.25. Widok Formularz nazwy zasobu

Widok umożliwia wprowadzenie podstawowych informacji o zasobach projektu, co pozwala na zorientowanie się w obciążeniu pracą zasobu. Przyciski Poprzedni i Następny pozwalają na przeglądanie innych zasobów.

Arkusz zasobów

Widok Arkusz zasobów przedstawiony na rys. 6.26 dostarcza wielu informacji o zasobach przydzielonych do projektu, włączając w to stawki standardowe i za pracę w nadgodzinach, możliwość pracy w nadgodzinach, a także koszty stałe.

Wskazówka

Dzięki tworzeniu grupowych przydziałów zasobów, takich jak Marketing, Usługi czy Wspomaganie, można, korzystając z filtrów, sprawdzać informacje o jednej lub dwóch grupach zasobów naraz.

Rysunek 6.26. W arkuszu zasobów można przeglądać stawki standardowe oraz stawki za pracę w nadgodzinach (część poza prawą stroną rysunku)

Takie tabelaryczne zestawienie umożliwia przygotowanie do przydzielania zasobów w wypadku, gdy na przykład chcemy przydzielić tańszą siłę roboczą do większości zadań, a droższych pracowników do zadań kluczowych dla naszego projektu. Widok wyraźnie przedstawia, do jakiej grupy należy określony pracownik. Jeżeli występuje nadmierne wykorzystanie zasobu, w kolumnie Wskaźniki znajdującej się po lewej stronie widoku pojawi się flaga ostrzegawcza. Powtórna zmiana widoku na Wykres zasobów pozwala na sprawdzenie szczegółów tego problemu w kolejnych zasobach.

Wskazówka

Tabelą domyślną dla widoku Arkusz zasobów jest tabela Wprowadzanie, ale korzystając z wcześniej omówionej metody, możemy zmieniać tabele w widoku.

Obciążenie zasobów

Widok Obciążenie zasobów (rys. 6.27) przedstawia wszystkie zasoby i przydzielone im zadania. Pozwala na wprowadzanie i przeglądanie informacji o zasobie, a także na przydzielanie zasobom zadań poprzez przeciąganie zadań pomiędzy zasobami.

Rysunek 6.27. Widok Obciążenie zasobów porządkuje przydział zadań dla zasobów, co pozwala określić, kto i kiedy je wykonuje

Widok Obciążenie zasobów jest również przydatny do:

• sprawdzenia nadmiernej alokacji zasobu,

• sprawdzenia ilości godzin pracy lub procentu wykorzystania każdego z zasobów zgodnie z harmonogramem,

• przeglądania postępów lub kosztów zasobu,

• określania, ile czasu ma jeszcze określony zasób na dodatkowy przydział pracy.

Tabelą domyślną po lewej stronie widoku jest tabela Obciążenie. Korzystając z opisanego wcześniej przycisku Wybór tabeli, możemy zmieniać tabelę w widoku. Można również, w menu Format wybierając Szczegóły, albo Style szczegółów, dodawać lub zmieniać informacje pojawiające się w części Szczegóły — ustawieniem domyślnym jest Praca.

Widoki — rzutowanie

W programie Microsoft Project 98 istniała możliwość wyświetlania symboli reprezentujących daty podzadań na sumarycznym pasku zadań. W efekcie można było „rzutować” podzadania na sumaryczny pasek zadań po zamknięciu konspektu projektu w celu ukrycia podzadań w wykresie Gantta. Było to dosyć niewygodne rozwiązanie, gdyż należało oznaczyć każde pojedyncze zadanie, które chcieliśmy rzutować.

Nowość

Można obecnie określać rzutowanie dla wszystkich zadań w projekcie

W programie możemy przeprowadzać rzutowanie na poziomie projektu i uniknąć działań na wszystkich zadaniach. Będąc w widoku Wykres Gantta, z menu Format należy wybrać okno dialogowe Układ przedstawione na rys. 6.28.

Rysunek 6.28. Okno dialogowe Układ umożliwiające rzutowanie wszystkich zadań w projekcie.

Należy zaznaczyć pole wyboru Zawsze rzutuj paski wykresu Gantta. Jeżeli nie chcemy oglądać pasków rzutowania w widoku rozwiniętym, przeglądając wszystkie zadania, należy również zaznaczyć pole Ukryj rzutowane paski, gdy zadanie sumaryczne jest rozwinięte.

Korzystanie z paska zadań sumarycznych

Po wybraniu rzutowania zadań i zamknięciu konspektu w celu ukrycia podzadań program wyświetli pasek zadań sumarycznych zawierający symbole oznaczające daty podzadań. Rysunki 6.29, 6.30 i 6.31 prezentują różne efekty zamknięcia konspektu i rzutowania. W szczególności warto porównać rys. 6.29 i 6.30.

Rysunek 6.29. Rysunek przedstawia w pełni rozwinięty konspekt

Rysunek 6.30. Rysunek przedstawia sytuację, kiedy rzutowanie zostało wybrane, a paski rzutowania nie są ukryte

Rysunek 6.31. Rysunek przedstawia sytuację, kiedy rzutowanie zostało wybrane, a paski rzutowania są ukryte

Uwaga

Nadal istnieje możliwość wybierania rzutowania na poziomie zadań, tak aby program nie rzutował wszystkich zadań na pasek sumaryczny po zamknięciu konspektu. Zmiany dokonywane w oknie dialogowym Układ nie mają wpływu na zadania, dla których określono rzutowanie na poziomie zadań.

Korzystanie z makra Rollup_Formatting

W projekcie znajduje się specjalne makro, po uruchomieniu którego program wyświetla w widoku Wykres Gantta pasek sumaryczny zawierający symbole reprezentujące zadania, tak jakby były one rzutowane na pasek sumaryczny. Taki widok pozwala na stworzenie sumarycznej wersji projektu i przedstawienie ważnych dat. Trzy nowe widoki pozwalają na dokładne przyjrzenie się zadaniom sumarycznym projektu:

• Rzutowanie dat punktów kontrolnych,

• Rzutowanie pasków,

• Rzutowanie punktów kontrolnych.

Uwaga

Widok rzutowania przedstawia tylko zadania, dla których w oknie dialogowym Informacje o zadaniu wybrano rzutowanie. Należy pamiętać, że jeżeli w oknie Informacje o zadaniu wybierzemy dla zadania rzutowanie, zmiana rzutowania w polu dialogowym Układ (opisanym w poprzednim podrozdziale) nie wpłynie na widok Wykres Gantta.

Powyższe makro nie będzie działać, dopóki nie oznaczymy zadań jako przeznaczonych do rzutowania. Poniżej opisane są kroki, jakie należy wykonać, aby oznaczyć zadania i uruchomić makro:

1. W widoku Wykres Gantta wybrać zadania.

Wskazówka

Można korzystać z metod Windows w celu wybrania równocześnie kilku zadań. Należy kliknąć pierwsze zadanie i żeby wybrać dwa lub więcej sąsiadujących ze sobą zadań, należy przytrzymać wciśnięty przycisk Shift i kliknąć ostatnie zadanie. Żeby wybrać zadania, które nie sąsiadują ze sobą, należy przytrzymać wciśnięty przycisk Ctrl, klikając każde z wybranych zadań.

2. Kliknąć przycisk Informacje o zadaniu na standardowym pasku narzędzi, aby otworzyć zakładkę Ogólne w oknie dialogowym Informacje o zadaniu (patrz rys. 6.32).

Rysunek 6.32. W zakładce Ogólne okna dialogowego Informacje o zadaniu zaznaczamy zadania do rzutowania

3. Zaznaczyć opcję Rzutuj pasek wykresu Gantta na zadanie sumaryczne.

4. Kliknąć OK.

5. Z menu Narzędzia wybrać Makro. Następnie wybrać Makra z menu bocznego, aby otworzyć okno dialogowe Makra, jak na rys. 6.33.

6. Wybrać makro Rollup_formatting i kliknąć Uruchom. Program wyświetli okno dialogowe Formatowanie łączenia, jak na rys. 6.34.

7. Wybrać Paski, aby wyświetlić zadania rzutowane w postaci pasków, lub Punkty kontrolne, aby wyświetlić je w postaci punktów kontrolnych, a następnie kliknąć OK. Program wyświetli wersję projektu w widoku rzutowania, jak na rys. 6.35.

Rysunek 6.33. W oknie dialogowym Makra uruchamiamy makropolecenie

Rysunek 6.34. Wybór stylu formatowania dla rzutowania

Uwaga

Korzystanie z makra może dawać nieprzewidywalne skutki, jeżeli daty rozpoczęcia zadań są usytuowane bardzo bliskie siebie. Nazwy zadań mogą nakładać się na siebie i być nieczytelne.

Rysunek 6.35. Po wybraniu formatu rzutowania zadań w postaci punktów kontrolnych program wyświetli projekt w widoku Rzutowanie punktów kontrolnych.

Zmienianie widoków rzutowania

Podczas korzystania z makra Rollup_formatting program wyświetla tylko zadania przeznaczone do rzutowania. We wszystkich tych widokach prezentowana jest tabela Rzutowanie, ale można ją zmienić, korzystając z metod opisanych wcześniej w tym rozdziale. Na rys. 6.35 przedstawiony został widok Rzutowanie punktów kontrolnych wyświetlany przez program po wybraniu w kroku 7. opcji Punkty kontrolne.

Jeżeli w kroku 7. wybierzemy opcję Paski, program wyświetli widok Rzutowanie pasków przedstawiony na rys. 6.36.

Rysunek 6.36. Po wybraniu formatu rzutowania zadań w postaci pasków program wyświetli projekt w widoku Rzutowanie pasków

Wskazówka

W celu ponownego wyświetlenia podzadań w standardowym widoku Wykres Gantta w pasku narzędzi Formatowanie należy kliknąć przycisk Pokaż i wybrać następnie Wszystkie podzadania.

W oknie dialogowym Więcej widoków (należy kliknąć przycisk Więcej widoków w pasku Widok) możemy wybrać wyświetlanie widoku Rzutowanie dat punktów kontrolnych, jak na rys. 6.37.

Rysunek 6.37. Widok umożliwia przeglądanie daty rozpoczęcia rzutowanych zadań (ale ponieważ daty rozpoczęcia zadań są usytuowane blisko siebie, staje się nieczytelny)

Uwaga

Jeżeli daty rozpoczęcia zadań są usytuowane bardzo blisko siebie, nazwy zadań mogą nakładać się na siebie i w efekcie być nieczytelne.

Formularz szczegółów zadań

Widok Formularz szczegółów zadań, przedstawiony na rys. 6.38, pozwala na przeglądanie i zmienianie informacji o pojedynczym zadaniu.

Rysunek 6.38. Widok Formularz szczegółów zadań

Przyciski Poprzedni i Następny pozwalają na zmienianie prezentowanych zadań. Jeżeli nie sortowaliśmy lub nie filtrowaliśmy zadań, pojawią się one w kolejności ich numerów Id. Widok Formularz szczegółów zadań doskonale nadaje się wykorzystania w widoku złożonym.

Widok jest zbliżony do widoków Formularz zadania i Formularz nazwy zadania.

Wprowadzanie zadań

Widok Wprowadzanie zadań jest widokiem złożonym. Na rys. 6.39 w górnym polu pojawia się widok Wykres Gantta, a w dolnym — Formularz zadania. Aby zobaczyć informacje o zadaniu w widoku Formularz zadania, należy wybrać je na wykresie Gantta. Widok pojawia się po wybraniu widoku Wykres Gantta i po wybraniu w menu Okno polecenia Podziel.

Rysunek 6.39. Widok Wprowadzanie zadań

Tabela znajduje się tylko w widoku Wykres Gantta w górnym polu. Tabelą domyślną jest Wprowadzanie, ale można zmieniać tabele, korzystając z opisanej wcześniej metody.

Formularz zadania

Widok Formularz zadania pojawia się w dolnej części widoku Wprowadzanie zadań, jak widać na rys. 6.39. Widok Formularz zadania (rys. 6.40) bardzo przypomina widok Formularz szczegółów zadań pokazany na rys. 6.38.

Rysunek 6.40. Widok Formularz zadania

Widok Formularz zadania dostarcza więcej informacji o zasobach, takich jak koszty, niż widok Formularz szczegółów zadań, który z kolei dostarcza więcej informacji o zadaniach, takich jak poprzedniki, niż widok Formularz zadania. Korzystając z przycisków Poprzedni i Następny, możemy zmieniać zadania w widoku. Widok Formularz zadania jest również bardzo podobny do opisanego poniżej widoku Formularz nazwy zadania.

Formularz nazwy zadania

Widok Formularz nazwy zadania jest zbliżony do widoków Formularz szczegółów zadań i Formularz zadania. Ta uproszczona wersja przedstawia podstawowe właściwości poszczególnych zadań, prezentując je pojedynczo (patrz rys. 6.41).

Rysunek 6.41. Widok Formularz nazwy zadania

Korzystając z przycisków Poprzedni i Następny, możemy zmieniać zadania w widoku. Porównanie rysunków 6.38, 6.40 i 6.41 pozwala zauważyć, jak bardzo podobne są to widoki. Widok Formularz nazwy zadania szczególnie nadaje się do wykorzystania w widoku złożonym.

Arkusz zadań

Widok Arkusz zadań jest odpowiednikiem widoku Arkusz zasobów, gdyż tak samo wyświetla informacje w formie arkusza. W tym widoku możemy tworzyć zadania, łączyć je (ustalać współzależności), a nawet przydzielać zasoby (patrz rys. 6.42).

Rysunek 6.42. Widok Arkusz zadań pozwala przeglądać zadania w ich kolejności chronologicznej.

Widok jest bardzo podobny do lewej części widoku Wykres Gantta i można w nim z łatwością przeglądać zadania w kolejności chronologicznej. Tabelą domyślną w widoku Arkusz zadań jest tabela Wprowadzanie, ale można, korzystając z opisanej wcześniej metody, zmieniać tabelę.

Obciążenie zadaniami

Widok stwarzający duże możliwości i pozwalający skoncentrować się na wpływie zasobów na zadanie dzięki prezentacji przydziałów zasobu dla poszczególnych zadań. Widok umożliwia porządkowanie zasobów według ich zadań, ocenę nakładów pracy i kosztów dla poszczególnych zadań oraz porównanie pracy i kosztów planowanych i rzeczywistych.

Tabelą domyślną dla lewej strony widoku jest tabela Obciążenie, ale można, korzystając z opisanej wcześniej metody, zmieniać tabelę. Ustawieniem domyślnym dla części Szczegóły po prawej stronie jest Praca; tu również możemy wybierać dowolną pozycję z menu Szczegóły (po wybraniu go z menu Format) lub w oknie dialogowym Style szczegółów — należy z menu Format wybrać Style szczegółów.

Uwaga

W jaki sposób wykonać pracę zajmującą 15 godzin w ciągu jednego 8-godzinnego dnia pracy, tak jak pokazano na rys. 6.43? Należy pamiętać, że widok przedstawia całkowity czas zasobu, a na rysunku widać, że dwóch ludzi pracowało odpowiednio po siedem i osiem godzin.

Rysunek 6.43. Widok Obciążenie zadaniami prezentuje zasoby ludzkie pogrupowane pod zadaniami, do których są przydzielone.

Drukowanie projektu

Podczas drukowania projektu drukujemy jeden z widoków, należy zatem najpierw wybrać ten, który chcemy wydrukować. Jeżeli drukujemy widok arkusza, liczba kolumn prezentowanych na ekranie odpowiada liczbie kolumn drukowanych. Jeżeli wydruk zajmuje więcej niż jedną stronę, program drukuje najpierw całą lewą stronę projektu, a następnie jego prawą stronę.

Drukowanie w programie Microsoft Project nie różni się specjalnie od drukowanie w innych programach Microsoft. Można skorzystać z przycisku Drukuj na standardowym pasku narzędzi, aby drukować, korzystając z ustawień domyślnych. Ustawienia domyślne można sprawdzić w dwóch oknach dialogowych, z których możemy skorzystać, jeżeli nie używamy przycisku Drukuj.

Uwaga

Przed drukowaniem możemy również skorzystać z podglądu, klikając przycisk Podgląd w oknie dialogowym Drukuj lub klikając Podgląd wydruku na standardowym pasku narzędzi.

Aby otworzyć okno dialogowe Drukowanie, przedstawione na rys. 6.44, należy z menu Plik wybrać Drukuj.

Rysunek 6.44. Okno dialogowe Drukowanie pozwala na wybór drukarki, liczby drukowanych kopii itd.

Nowość

Po zapisaniu pliku projektu program zachowuje ustawienia dla skali czasu wprowadzone w tym oknie, w tym ustawienie Drukuj tylko lewą kolumnę stron i ręczne dzielenie stron.

Okna dialogowego Ustawienia strony (rys. 6.45) nie można otworzyć z okna Drukowanie, ale można je otworzyć, wybierając Ustawienia strony z menu Plik, lub klikając przycisk Ustawienia strony dostępny w podglądzie wydruku. Na zakładce Strona możemy ustawić orientację i skalowanie. Skalowanie pozwala na zmieszczenie drukowanego tekstu na jednej stronie.

Rysunek 6.45. Zakładka Strona w oknie dialogowym Ustawienia strony

Nowość

Można określić numer pierwszej drukowanej strony wydruku. Jeżeli na przykład projekt zawiera 10 stron, lecz potrzebny jest wydruk tylko strony 5 i 6., zazwyczaj chcemy ponumerować te strony jako str. 1 i 2; możemy tak zrobić, określając Numer pierwszej strony jako 1.

W zakładce Marginesy (rys. 6.46) możemy wprowadzić marginesy dla drukowanego tekstu i określić, czy ma się pojawić obramowanie.

Rysunek 6.46. Zakładka Marginesy w oknie dialogowym Ustawienia strony

W zakładce Nagłówek można określić i ustawić treść nagłówka pojawiającego się u góry każdej drukowanej strony. Możemy, korzystając z przycisków na dole okna lub z pola listy, zaprogramować automatyczne uaktualnianie, np. numerowanie stron.

Rysunek 6.47. Zakładka Nagłówek w oknie dialogowym Ustawienia strony

Nowość

W nagłówku, stopce i w legendzie na wydruku możemy wprowadzić pola poziomu projektu. W odpowiedniej zakładce okna dialogowego Ustawienia strony należy wybrać pole listy Pola projektu w celu wybrania żądanego pola.

Zakładka Stopka (rys. 6.48) funkcjonuje tak samo jak zakładka Nagłówek. Można w niej ustawić i wprowadzić takie same informacje aktualizujące, pojawiające się w stopce na każdej stronie wydruku.

Rysunek 6.48. Zakładka Stopka w oknie dialogowym Ustawienia strony

Okno dialogowe Ustawienia strony zmienia się nieznacznie w zależności od widoku, w którym zostało otwarte. I tak na przykład, zakładka Legenda (rys. 6.49) jest dostępna tylko podczas drukowania kalendarza, widoku Wykres Gantta i widoku Diagram sieciowy. Zakładka Legenda funkcjonuje tak jak zakładki Nagłówek oraz Stopka i pozwala na ustawianie i zmienianie określonych informacji o uaktualnieniach

Rysunek 6.49. Zakładka Legenda w oknie dialogowym Ustawienia strony

Zakładka Widok umożliwia określenie zawartości wydruku, na przykład wszystkich lub tylko wybranych kolumn (patrz rys. 6.50).

Rysunek 6.50. Zakładka Widok w oknie dialogowym Ustawienia strony

Podsumowanie

W tym rozdziale opisano standardowe widoki dostępne w programie. Poznaliśmy:

• przykłady każdego z nich,

• metody drukowania w programie.

W rozdziale 7. omówiono dalsze możliwości widoków — w szczególności sposób dostosowania widoków do własnych potrzeb, filtrowania ich i prezentowania w widokach innych dostępnych informacji.

---