Czynniki wpływające na sprawność działania magazynu i przyczyny dla których kładzie się na nią tak wielki nacisk

Magazyn stanowi integralną część systemu dystrybucji. Jest on węzłem koncentracji i rozdziału materiałów i towarów w łańcuchach logistycznych od producenta do ostatecznego odbiorcy, wymaga dobrych urządzeń oraz doświadczenia pracowników, bez których nie może swobodnie funkcjonować, a jeśli już funkcjonuje to na bardzo niskim poziomie, co ostatecznie prowadzi do klęski całego przedsiębiorstwa. Praca w magazynie musi być sprawna i dobrze zorganizowana, co niestety zależy od wielu czynników, które mają duży wpływ na działania takiego magazynu. Każda firma, przedsiębiorstwo odnosi się do tych samych czynników, wiec można je uznać za podstawową metodę rozwoju sprawności magazynu.

Wyróżniamy kilka takich czynników, oto one:

1. Opracowanie mapy magazynu.
Należy podzielić magazyn na strefy (półki, gniazda) i oznaczyć poszczególne miejsca składowania. Układ i powierzchnia magazynu muszą być wykorzystywane w możliwie najlepszy sposób. To podstawowy warunek, który musi zostać spełniony, aby zarządzanie magazynem było skuteczne i wydajne. Odtąd pobrania towaru w magazynie będą przeprowadzane w wybranych strefach.

2. Wykorzystanie pojemności magazynu.
Spożytkowanie w sposób optymalny nie tylko powierzchni magazynu, ale również jego objętości poprzez zastosowanie odpowiedniego sprzętu.

3. Zoptymalizowanie procesów pobierania i odkładania zapasów.
To pozwoli pracownikom magazynu pracować wydajniej, bo, np. zapasy będą odkładane we wcześniej zdefiniowanej kolejności. Najpierw należy odpowiedzieć na jedno fundamentalne pytanie: jaki ma być charakter poszczególnego magazynu? Znając odpowiedź na nie, trzeba opracować proces magazynowy i dostosować go do potrzeb.

4. Prowadzenie ewidencji.
Rejestracja przyjętych i wydawanych towarów stanowi podstawowe źródło informacji o wielkości i ruchu zapasów. To zaś ma ogromne znaczenie dla właściwego zarządzania magazynem oraz zarządzania zapasami. Instrukcja obiegu dokumentów określa jednocześnie, jakimi dokumentami należy się posługiwać.

5. Wypracowanie metodyki wydawania towaru.
Warto stosować zasadę FIFO (First In First Out), czyli pierwsze weszło - pierwsze wyszło. Partia towaru, która pierwsza została wprowadzona do magazynu ma pierwszeństwo przy wydawaniu towaru z magazynu.

Ale można też ustalić inną metodykę wydawania towarów:

• według daty ważności,

• według numerów seryjnych

• lub też dostosować ją do indywidualnych potrzeb.

Jasny mechanizm przepływu towarów przez magazyn poprawi kontrolę i pełen nadzór nad procesami logistycznymi w firmie. 6. Zautomatyzowanie pracy.
Należy wziąć pod uwagę nie tylko zadania ewidencyjne, ale również fizyczne. 7. Przeprowadzanie controlingu magazynowego.
Wykorzystanie, na przykład elementów rachunkowości zarządczej w celu obserwacji kosztów logistyki magazynowej.

Warto również analizować:

• wskaźniki wydajności pracy magazynu, określane parametrami technicznymi i organizacyjnymi,

• wskaźniki kosztów generowanych przez magazyn,

• wskaźniki ekonomiczne.

8. Dbanie o równomierne obciążenie stanowisk. Zapamiętanie, że nieracjonalny podział zadań lub nierównomierne obciążenie stanowisk gospodarki magazynowej może pogorszyć funkcjonowanie magazynu. W takiej sytuacji należy ciągle poprawiać sprawność składu, zaczynając od podziału zadań. Warto również tworzyć, jeśli to oczywiście możliwe w przypadku danej firmy, krótko- i długookresowe harmonogramy prac. 9. Wprowadzenie wszystkich możliwych systemów, strategii logistycznych. Systemy te spełniają swą funkcję (planowanie zapotrzebowania) poprzez bilansowanie popytu, osiągając przy tym skrócenie cyklu dostaw i obniżenie poziomu zapasów.

Czynniki przedstawione wyżej są obligatoryjne do sprawnego działania magazynu. Brak danej organizacji pociąga za sobą wiele niekorzystnych skutków, między innymi:

- Uniemożliwia elastyczne zaspokajanie potrzeb odbiorców, albowiem przy takiej organizacji pracy w magazynie, firma nie jest w stanie zapewnić klientom odpowiedniego czasu dostawy, gdyż wszystko jest opóźnione i niemożliwe do zrealizowania w wyznaczonym czasie.

- Wzrost kosztów utrzymania magazynu, związanych z obsługą magazynu, utrzymaniem samego budynku magazynu jego infrastruktury oraz wszelkiego rodzaju wyposażenia i sprzętu, który jest na stanie magazynu ( np. wózki widłowe, wagi itp.)

- Personel zatrudniony w magazynie źle i nieumiejętnie wykonuje swoją pracę, przez co naraża się na różnego rodzaju niebezpieczeństwa.

- Wzrost kosztów utrzymania zapasów, spowodowanych zbyt długim magazynowaniem lub złym prognozowaniem popytu.

- Powoduje nieracjonalne przechowywanie towarów, co prowadzi do niekorzystnych wyników przy określonych w danym czasie warunkach i ograniczeniach.

- Brak odpowiedniej ilości towarów gotowych do sprzedaży, co wiąże się z źle zorganizowanym czasem pracy.

Jak widać jest dużo rzeczy dla których sprawność w magazynie musi być możliwie na jak najwyższym poziomie. Jest on przeznaczony do składowania, kompletowania, czyli ogólnie mówiąc magazynowania wszystkich towarów. Żaden przedsiębiorca nie może bagatelizować tak ważnych spraw, przecież tu chodzi o jego zysk, dobre imię firmy, a co za tym idzie klientów, bez których dany zakład nie ma przyszłości.

---