Tabele przestawne to niezwykle użyteczna technika analityczna i prezentacyjna Excela, która z "płaskich" tabel potrafi wydobyć użyteczne informacje. Jest także zaskakująco łatwa - jej opanowanie wymaga jedynie paru godzin pracy.

::::: :::::

Tabele budowane w Excelu zawierają często wiele kolumn. Posłużmy się przykładem fikcyjnego sprzedawcy samochodów, który sprzedaje dwa modele Fiata na terenie Warszawy i Łodzi (dane przypadkowe).

To tylko fragment tabeli. Tabela, która będzie służyć dalszej analizie, obejmuje lata 2000-2002, w podziale na kwartały. Jak widać, w tabeli uwzględniamy także podział na miasta i modele samochodów. W sumie jest 48 wierszy i 7 kolumn.

Co tak naprawdę daje nam takie ujęcie?

W gruncie rzeczy wiemy z tej tabeli tylko tyle, że w danym roku i danym kwartale sprzedaż konkretnego modelu samochodu w danym mieście wyniosła tyle i tyle sztuk, miała taką i taką wartość. Tak została skonstruowana tabela w swojej surowej postaci.

Chcemy czegoś więcej

W najprostszym przykładzie wybieramy tabelę przestawną na podstawie danych wyświetlonych w Excelu.

Co jednak zrobić, gdy chcemy się szybko dowiedzieć, jaka była kwartalna dynamika sprzedaży Punto w Łodzi w kolejnych latach albo roczna dynamika sprzedaży Seicento w Warszawie? Jak porównać informacje o sprzedaży w obu miastach? Jak pokazać sprzedaż w kolejnych kwartałach w obu miastach jednocześnie? Przecież tabela jest w gruncie rzeczy wielowymiarowa, a jej "płaskie" ujęcie w oryginalnym arkuszu nie pozwala zorientować się w rozmaitych aspektach sprzedaży, gdyż ludzki umysł nie jest w stanie w precyzyjny sposób wyselekcjonować i ułożyć informacje.

Z pomocą przychodzi technika tabel przestawnych. To nadzwyczaj użyteczne narzędzie pozwoli nam poprzestawiać na ekranie kolumny tabeli i skomasować dane tak, aby uzyskać potrzebne informacje.

Kreator tabel przestawnych

W menu Excela wybierz Dane | Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. Na ekranie ukaże się okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych.

Excel automatycznie określa zakres komórek tabeli podlegającej modyfikacjom, pozwalając jednak zmienić go ręcznie.

Przyjmijmy, że tabela przestawna tworzona jest z arkusza Excela na ekranie. Po kliknięciu przycisku Dalej Excel rozpozna obszar tabeli i zasugeruje jej skrajne komórki (możesz także zaznaczyć obszar ręcznie).

Szkielet tabeli przestawnej zostanie umieszczony w nowym arkuszu skoroszytu, a nie obok analizowanej tabeli.

Następnie tabela zostanie umieszczona w nowym arkuszu tego samego skoroszytu.

Szkielet tabeli przestawnej czeka na wprowadzenie widocznych na liście pól oryginalnej tabeli.

W najprostszym przykładzie tabeli przestawnej użyliśmy jednego pola wierszy.

Po kliknięciu przycisku Zakończ na ekranie ukaże się nowy arkusz, a w nim szkielet tabeli przestawnej, pasek narzędzi tabeli przestawnej oraz lista pól. Pola te to nic innego, jak kolumny oryginalnej tabeli.

Właśnie pola tabeli będziesz przeciągać myszą na szkielet tabeli przestawnej, tworząc doraźnie nowy układ tabeli.

Pierwsza próba

Wypróbuj najpierw prosty układ. Przypuśćmy, że chcesz się dowiedzieć, jak kształtuje się sprzedaż samochodów w kolejnych latach w sztukach. Jak pamiętamy, w oryginalnej tabeli trzeba by dopiero podsumować poszczególne kwartały i ułożyć lata obok siebie. Tabela przestawna zwolni nas od tych uciążliwych zabiegów. Uchwyć myszą pole Rok i przeciągnij je na obszar Upuść pola wierszy tutaj. Pole Liczba przeciągnij na Upuść elementy danych tutaj. Oto, jak ułożyła nam się nowa tabela:

Excel ustawił kolejne lata i liczbę sprzedanych samochodów w poszczególnych latach oraz łącznie za cały okres.

Modyfikacje

Uchwyć teraz myszą pole Rok w tabeli przestawnej i wysuń je poza obszar tabeli. Na to samo miejsce z listy pól przeciągnij pole Kwartał.

W obszarze wierszy możemy także umieszczać inne pola z listy pól tabeli przestawnej.

Excel przedstawił teraz sprzedaż w podziale na kwartały, przy czym są to oczywiście sumy kwartałów w kolejnych trzech latach. A gdybyś chciał się dowiedzieć, jak wyglądała sprzedaż w poszczególnych kwartałach w kolejnych latach? Uchwyć myszą pole Rok i przesuń je na obszar zajęty teraz przez Kwartał, ale na lewą jego część, tak aby Rok poprzedzał Kwartał.

W bardziej skomplikowanym przykładzie do obszaru wprowadziliśmy dwa pola tabeli.

Tym razem tabela została zbudowana w taki sposób, że główny podział danych przebiega według kryterium roku, a kolejny, bardziej szczegółowy - według kwartałów. W obszarze Elementy danych widzimy cały czas liczbę sprzedanych samochodów. Jak nietrudno dostrzec, są to wszystko ujęcia, jakie trudno by było szybko wydobyć z oryginalnej tabeli.

Uchwyć komórkę Suma z liczbą i wysuń ją poza obszar tabeli, a na miejsce Elementy danych wprowadź pole Wartość. Zobaczysz natychmiast wartości sprzedanych samochodów według tych samych lat i kwartałów.

Włączamy kolumny

Tabela przestawna może zawierać nie tylko wiersze, ale i kolumny, dzięki czemu precyzowana jest informacja na ekranie.

Rozbudowany przykład zawiera dwa pola w wierszach i jedno w kolumnach.

Do tej pory posługiwaliśmy się jedynie polami wierszy. W tabeli przestawnej możemy też wykorzystać kolumny, czyniąc obraz bardziej przejrzystym. Usuń z tabeli przestawnej wszystkie informacje (wyciągnij szare komórki na zewnątrz), przywracając pierwotny szkielet tabeli. W obszarze Pola wierszy upuść pole Rok. Na Pola kolumn przeciągnij pole Miasto. Do Elementów danych przesuń pole Liczba. Uzyskasz podział sprzedaży w sztukach nie tylko na poszczególne lata, ale i na miasta - w kolumnach.

Skomplikuj tabelę, przeciągając pole Kwartał na prawo od Rok. Nowa tabela pokaże w wierszach podział na lata, w ich ramach na kwartały, a dodatkowo w kolumnach na miasta.

Jak widać, nowe układy tabeli wydobywają z jej pierwotnej, surowej postaci te wszystkie aspekty, których nie jesteśmy w stanie dostrzec w oryginalnym układzie. Oczywiście, przesuwając pola tabeli na szkielet powinniśmy się kierować logiką - na przykład nie ma sensu przesuwanie pola Cena do Elementów danych, gdyż nie ceny są przedmiotem podziału na lata czy miasta, lecz liczba lub wartość sprzedanych samochodów. Zauważ też, że pola Rok i Kwartał można umieścić w obszarze kolumn, a Miasto w obrębie wierszy.

Uzyskane dane będą identyczne, ale w innym układzie.

iltrowanie wartości

Filtrowanie wartości w obszarze danego pola pozwala zawęzić wyświetlanie informacji do wybranych wartości.

Gdy przeciągniemy któreś z pól tabeli (czyli kolumny oryginalnej tabeli) na obszar wierszy lub kolumn szkieletu tabeli przestawnej, wyświetlone zostają wszystkie możliwe wartości. Przykładowo, jeśli przeciągniemy pole Miasto na kolumny, Excel wyświetli dane z obu miast, Warszawy i Łodzi. Przy nazwach pól w wygenerowanej tabeli przestawnej widnieją strzałki. Kliknięcie takiej strzałki rozwija listę wartości danego pola. W przypadku miast są to Warszawa i Łódź. Gdy usuniesz zaznaczenie któregoś z miast, zniknie ono z tabeli. W ten sposób możesz ograniczyć wyświetlanie do wybranych wartości danego pola. Poniższa ilustracja pokazuje informacje o sprzedaży samochodów jedynie w Warszawie, a więc po użyciu filtru.



W analogiczny sposób możesz ograniczać inne informacje, np. wyświetlić dane dotyczące jednego roku czy wybranych kwartałów.

Tabela przestawna po zastosowaniu filtru wartości pola wyświetla jedynie część danych.

Autoformatowanie

Wygenerowaną tabelę przestawną możesz także elegancko sformatować, wykorzystując gotowe schematy. Na pasku narzędzi kliknij przycisk Formatuj raport.

Autoformatowanie ulepszy wygląd raportu dzięki gotowym schematom graficznym.

W oknie Autoformatowanie zobaczysz miniatury 22 predefiniowanych schematów. Tabela zostanie automatycznie sformatowana zgodnie z danym schematem. Można ją wtedy wydrukować.

Ten raport wygląda zdecydowanie bardziej elegancko od surowej tabeli i nadaje się do wydrukowania.

To oczywiście nie są wszystkie czynności, które można wykonać w trakcie budowania tabeli przestawnej. Możliwe jest odświeżanie danych (przycisk z wykrzyknikiem na pasku narzędzi), modyfikowanie ustawień pól (menu kontekstowe). Można grupować i rozgrupowywać komórki, zmieniać kolejność pól w obszarach wierszy i kolumn. Są to wszystko operacje precyzujące funkcjonowanie tabeli. Nie są one przedmiotem tego artykułu, który miał na celu przede wszystkim pokazanie istoty działania tabel przestawnych.

---