Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy

W ramach refundacji kosztów poniesionych na utworzenie stanowiska pracy dla bezrobotnego osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą otrzymała kwotę, która ma częściowo pokryć wydatki na zakup regałów magazynowych i wózka magazynowego. Łączna wartość brutto tych zakupów przekroczy kwotę dofinansowania (refundacji). Różnicę jednostka pokryje z własnych środków. Jak zaksięgować powyższe operacje? Jak naliczać amortyzację od nabytych składników majątkowych?

1. Przepisy regulujące zasady refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy

Zasady refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy regulują przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 kwietnia 2009 r. w sprawie dokonywania refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej (Dz. U. nr 62, poz. 512).

Stosownie do powyższych przepisów, przedsiębiorcy mogą uzyskać zwrot kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy tworzonego dla skierowanego do pracy bezrobotnego. Wysokość refundacji jest określana w umowie, przy czym nie może ona przekroczyć 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia.

Refundacja jest dokonywana po przedłożeniu przez podmiot ubiegający się o refundację rozliczenia i udokumentowania poniesionych w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia zatrudnienia skierowanego bezrobotnego kosztów na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy, zatrudnieniu na tym stanowisku skierowanego bezrobotnego oraz spełnieniu innych warunków określonych w zawartej umowie.

Rozliczenie poniesionych i udokumentowanych kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy jest dokonywane w kwocie brutto.

W przypadku nie zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego przez okres 24 miesięcy bądź nie utrzymania przez okres 24 miesięcy stanowisk pracy utworzonych w związku z przyznaną refundacją, podmiot, który otrzymał refundację, zobowiązany jest dokonać zwrotu otrzymanych środków w wysokości proporcjonalnej do okresu niezatrudniania na utworzonych stanowiskach pracy skierowanych bezrobotnych wraz z odsetkami ustawowymi. W przypadku zaś naruszenia innych warunków umowy zobowiązany jest do zwrotu całości przyznanej refundacji wraz z odsetkami ustawowymi.

2. Ewidencja księgowa kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy i ich refundacji

Nabyte składniki majątku, stanowiące wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego, ujmuje się w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych określonych w ustawie o rachunkowości.

Jeśli więc spełniają one warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości zalicza się je do środków trwałych i ujmuje na koncie 01 "Środki trwałe" w wartości początkowej, którą w przypadku nabycia w drodze kupna jest cena nabycia zdefiniowana w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Od wartości początkowej środka trwałego, nabytego w ramach wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, dokonywane są odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe na zasadach określonych w art. 32 ustawy o rachunkowości.

W zasadach (polityce) rachunkowości jednostka może przyjąć, że składniki majątku spełniające warunki określone dla środków trwałych, lecz o niskiej jednostkowej wartości początkowej - nieprzekraczającej np. 3.500 zł, tzn. wartości określonej w ustawach o podatku dochodowym (bądź innej kwoty ustalonej zgodnie z zasadą ostrożności, np. 2.000 zł) - nie są ujmowane w ewidencji środków trwałych, tylko księgowane bezpośrednio w koszty w miesiącu oddania ich do używania. W takim przypadku zakup niskocennych składników majątku (stanowiących wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy) traktowany będzie analogicznie jak zakup materiałów, co oznacza, że ich wartość odpisywana będzie w całości w koszty zużycia materiałów.

Natomiast wpływ refundacji na konto bankowe jednostki może zostać zaksięgowany - na podstawie wyciągu bankowego - zapisem:
 

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",       - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

W momencie wpływu refundacji na rachunek bankowy następuje rozliczenie kwoty refundacji z uwzględnieniem przepisów bilansowych oraz podatkowych.

Prawidłowe rozliczenie otrzymanej refundacji wymaga uwzględnienia przepisów art. 41 ustawy o rachunkowości, z których wynika, że środki pieniężne otrzymane m.in. na sfinansowanie nabycia środków trwałych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają kapitałów (funduszy własnych), zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Tym samym część refundacji dotyczącą wydatków na nabycie środków trwałych należy ująć zapisem:
 

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",       - Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Kwota ujęta na koncie 84 zwiększać będzie stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych środków trwałych sfinansowanych z otrzymanej refundacji. Towarzyszyć temu będzie zapis:
 

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",       - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Z kolei refundacji w części dotyczącej składników majątku niezaliczonych do środków trwałych (a więc w części przypadającej na aktywa odpisane bezpośrednio w koszty) nie ujmuje się na koncie 84, lecz odnosi bezpośrednio na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:
 

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",       - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W sytuacji opisanej w pytaniu refundacja wydatków poniesionych na nabycie środków trwałych nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych objętych refundacją nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to konieczność odpowiedniego ujmowania przychodów z tytułu refundacji, jak i kosztów amortyzacji w księgach rachunkowych, tj. na odrębnych kontach analitycznych. Przychodem podlegającym opodatkowaniu jest natomiast otrzymana refundacja dotycząca wydatków poniesionych na zakupu wyposażenia niezaliczonego do środków trwałych. Wydatki na zakup wyposażenia stanowią zaś koszt podatkowy.

Ewidencja księgowa kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz ich refundacji przedstawiona zostanie na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Wartość poniesionych we wrześniu 2009 r. wydatków na wyposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego wyniosła łącznie: 22.692 zł brutto (w tym VAT: 4.092 zł), co udokumentowane zostało fakturą VAT. Na łączną kwotę brutto faktury składały się:

a) wózek magazynowy o wartości netto: 3.600 zł plus VAT: 792 zł (brutto: 4.392 zł),

b) 10 szt. regałów magazynowych o łącznej wartości netto: 15.000 zł plus VAT: 3.300 zł (brutto: 18.300 zł) - jednostkowa cena nabycia jednego regału wynosi: 1.500 zł netto.

2. Zgodnie z polityką rachunkowości, niskocenne składniki majątku o wartości nieprzekraczającej: 3.500 zł odpisywane są bezpośrednio w koszty z dniem ich nabycia.

3. Wózek magazynowy został przekazany do używania we wrześniu 2009 r. i w tym samym miesiącu ujęty w ewidencji środków trwałych na podstawie dowodu OT.

4. Postanowiono, że amortyzacja środka trwałego będzie dokonywana metodą liniową według stawki wynoszącej 14% rocznie. Roczny odpis wyniesie: (3.600 zł × 14%) = 504 zł, a miesięczny: (504 zł : 12 m-cy) = 42 zł.

5. Kwota refundacji wyniosła: 18.000 zł i wpłynęła na rachunek bankowy przedsiębiorcy w październiku 2009 r.

6. Ewidencja kosztów w jednostce prowadzona jest wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT dokumentująca nabycie wózka magazynowego i regałów magazynowych:    a) wartość brutto    b) VAT podlegający odliczeniu    c) zarachowanie wartości regałów w ciężar        kosztów działalności operacyjnej	22.692,00 zł 4.092,00 zł 15.000,00 zł	30 22-1 40	24 30 30
2. OT - wprowadzenie wózka magazynowego do ewidencji bilansowej środków trwałych	3.600,00 zł	01	30
3. WB - uregulowanie zobowiązania za nabyte składniki majątku	22.692,00 zł	24	13-0
4. WB - wpływ refundacji na rachunek bankowy	18.000,00 zł	13-0	24
5. PK - rozliczenie refundacji:    a) część przypadająca na zakupiony środek trwały        (wózek magazynowy):        [3.600 zł x (18.000 zł : 22.692 zł)] =	2.855,63 zł	24	84
b) część przypadająca na nabyte regały:        [15.000 zł x (18.000 zł : 22.692 zł)] =	11.898,47 zł	24	76-0
c) część przypadająca na odliczony podatek VAT         od zakupionego wózka i regałów:         [4.092 zł x (18.000 zł : 22.692 zł)] =	3.245,90 zł	24	76-0
6. PK - amortyzacja za październik 2009 r.:    a) niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów:        [42 zł x (18.000 zł : 22.692 zł)] =	33,32 zł	40	07-1
b) stanowiąca koszty uzyskania przychodów:        (42 zł - 33,32 zł) =	8,68 zł	40	07-1
7. PK - zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty refundacji odpowiadającej dokonanym odpisom amortyzacyjnym, w części sfinansowanej refundacją	33,32 zł	84	76-0

III. Księgowania:

---