Zasady tworzenia i formatowania dokumentów

Microsoft Word jest obecnie dominującym procesorem tekstu, co czyni podstawowy format tworzonych przez to narzędzie plików standardem, który muszą obsługiwać konkurujące produkty, żeby móc zaistnieć w środowisku biura. Filtry eksportu i importu dla tego formatu zostały wmontowane w wiele procesorów tekstu, takich jak AbiWord czy OpenOffice. Większa część tej funkcjonalności została osiągnięta przez reverse engineering, ponieważ dokumentacja formatu jest dostępna jedynie dla partnerów Microsoftu. W kolejnych wersjach programu format zmieniał się zarówno w istotny jak i subtelny sposób. Często formatowanie z nowszych wersji znika, kiedy dokument otwierany jest w starszym programie, po prostu dlatego, że ten nie miał jeszcze jego obsługi. Format DOC dla Word 97 został publicznie udokumentowany przez Microsoft, ale kolejne wersje stały się dostępne tylko dla partnerów, rządów i instytucji. Plotka w przemyśle programistycznym głosi, że pewne cechy formatu nie są do końca zrozumiane nawet przez sam Microsoft. Ostatnio firma ogłosiła, że jej oprogramowanie biurowe zostanie oparte o format zdefiniowany na podstawie XML. Word może opcjonalnie obsługiwać XML, przy użyciu publicznie udokumentowanego schematu zwanego "WordProcessingML"

Zastosowanie :

Większa część ekranu jest przeznaczona na obszar roboczy dokumentu.
W jego lewym górnym rogu widnieje migający kursor, oznaczający miejsce pojawienia się znaku wpisywanego z klawiatury. Tekst w oknie można przewijać za pomocą pasków ( pionowego i poziomego), oczywiście wtedy,
gdy tekstu przybędzie na, tyle, że przestanie się on mieścić w oknie roboczym.
Na samym dole ekranu znajduje się pasek stanu. W jego kilku polach znajduje się szereg informacji o aktualnym stanie. Z lewej strony znajduje się pasek wyboru.
W rzeczywistości nie jest on widoczny. Górną część ekranu zajmuje szereg pasków. Są to, licząc od góry:

• Pasek tytułowy - obok nazwy programu widnieje na nim nazwa dokumentu

• Pasek menu - z szeregiem opcji. Jest to menu rozwijalne. Po kliknięciu nazwy opcji ukazuje się okno zawierające szereg pozycji.

• Pasek narzędzi - zawierający zestaw standardowych narzędzi, reprezentowanych przez poszczególne ikony. Ich kliknięcie rozwija okno, kolejny pasek narzędzi lub powoduje podjęcie określonej operacji.

• Linijka - specyficzny obszar pełniący zarówno rolę informacyjną jak
  i operacyjną. Można za jego pomocą szybko ustawić marginesy, tabulatory, wcięcia tekstu.

PASEK NARZĘDZI STANDARDOWYCH.

Wszystkie ikony Worda zaopatrzone są w tzw. dymki. Wystarczy najechać na ikonę i przytrzymać na niej wskaźnik przez sekundę. Ukaże się żółta ramka z podopisem ikony, a jednocześnie na pasek stanu wyświetla się krótki opis zastosowania.

• Nowy - otwiera nowy czysty dokument nadając mu standardowa nazwę „Dokument” z kolejnym numerem

• Otwórz - otwiera istniejący, zapisany na dysku dokument. Po kliknięciu tej ikony otwiera się okno, z którego możemy wybrać żądana pozycję.
  Do dyspozycji mamy pełne zasoby komputera

• Zachowaj - zapisuje na dysku bieżący dokument. Nie należy tego robić przy pierwszym zapisie nowego, po raz pierwszy tworzonego dokumentu. Nie mamy, bowiem kontroli nad zapisem. Chcąc zachować nowy dokument wybieramy z menu opcję Plik a następnie w oknie pozycję Zapisz jako. Można wtedy nadać dokumentowi własna nazwę i określić docelowy katalog, w którym plik z dokumentem ma się tam znaleźć. Opisywana ikona nadaje się doskonale do zachowywania wszelkich zmian dokonanych w zapisanym już wcześniej dokumencie. Zapis wtedy jest w tym samym katalogu i pod tą samą nazwą.

• Drukuj - przesyła bieżący dokument w całości do wydruku wg ustawień standardowych. Jeżeli ustawienie nie są odpowiednie, wybieramy z menu opcje Plik, a następnie Drukuj. W oknie, które się ukaże, można ustawić potrzebne parametry wydruku.

• Podgląd wydruku - pokazuje bieżący dokument dokładnie tak, jak będzie wyglądał wydrukowany. Na podglądzie można jednym rzutem oka objąć całe strony. Ułatwia to ocenę rozmieszczenia tekstu i wyglądu stron. Można też dopasować w prosty sposób marginesy. Okno to posiada szereg własnych ikon umożliwiających zmianę sposobu wyświetlania.

• Pisownia - rozpoczyna procedurę sprawdzania pisowni. Word jest wyposażony w możliwość dokonywania korekty ortografii. Nie jest to jednak narzędzie dość precyzyjne. Nie uwzględnia istnienia wielu słów. Można jednak ignorować w poszczególne wskazania. Procedura wyłapie nam jednak większość błędów ortograficznych i tzw. literówek.

• Wytnij - usuwa z treści dokumentu zaznaczony element.

• Kopiuj - kopiuje zaznaczony fragment do Schowka. Razem z następną ikoną Wklej stanowi parę narzędzi używanych kolejno w celu skopiowania jakiegoś fragmentu dokumentu w inne miejsce.

• Wklej - wkleja zaznaczony fragment w miejscu wskazywanym położenie kursora.

• Cofnij - cofa wykonane ostatnio operacje. Klikniecie małej strzałki rozwija okienko z lista czynności, które możemy odwołać

• Ponów - ponawia ostatnią powołana operację.

• Wstaw tabelę - służy do umieszczenia w tekście wstępnie sformatowanego zarysu tabeli.

• Kolumny - formatuje zaznaczony obszar tekstu w żądaną liczbę kolumn.

• Pokaż/Ukryj - pokazuje lub ukrywa znaki specjalne, informując o formacie tekstu np. znak spacji. Wszystkie te znaki wyświetlane są tylko na ekranie (nie są drukowane).

• Skala obrazu - zmienia skale wyświetlania bieżącego dokumentu. Po kliknięciu strzałki rozwija się lista, z której możemy wybrać skalę określona procentowo. Można także kliknąć wewnątrz pola z liczbą i wpisać dowolną liczbę całkowitą pomiędzy 10-200 i nacisnąć Enter. Bardzo użyteczne są 3 ostatnie pozycje: szerokość - ustawia automatycznie skalę w ten sposób, aby cała szerokość strony mieściła się na ekranie; cała strona - na ekranie mieści się cała strona; dwie strony - na ekranie mieszczą się dwie kolejne strony.

PASEK NARZĘDZI FORMATOWANIA.

• Styl - ustala bieżący styl tekstu. Pod pojęciem stylu rozumie się szereg właściwości definiujących tekst, takich jak: krój i rozmiar czcionki, wyrównanie tekstu, tabulatury, wcięcia, odstępy między wierszami itd. Po kliknięciu strzałki rozwija się lista zdefiniowanych stylów, możliwych do zastosowania. Wyboru dokonuje się przez kliknięcie pozycji na liście.

• Czcionka - ustala bieżący krój czcionki.

• Rozmiar czcionki - ustala wielkość zastosowanej czcionki. Rozmiar podany jest w tzw. punktach drukarskich. Normalna wielkość czcionki waha się od 8 do 14 punktów.

• Styl czcionki - grupa trzech ikon używanych do zdefiniowania bieżącego stylu czcionki: B- pogrubienie, I - kursywa (druk pochylony), U- podkreślenie.

• Wyrównanie tekstu - grupa ikon używanych do definiowania wyrównania tekstu. Są to kolejno: wyrównanie do lewego marginesu, wyśrodkowanie, wyrównanie do prawego marginesu, wyjustowanie.

• Numerowanie - tworzy formatowaną listę z numerowanymi automatycznie, kolejno, pozycjami. Każdy akapit jest uznawany za kolejną pozycję.

• Wyliczanie - tworzy formatowaną listę, oznaczoną wybranymi znakami. Każdy akapit jest uznawany za kolejną pozycję.

• Zmniejsz wcięcie - Zwiększ wcięcie - zmiana wielkości wcięcia.

• Krawędzie - otwiera okno z zestawem ikon służących do obramowania wybranych obiektów. Najczęściej używane do tworzenia krawędzi tabel.

Przed rozpoczęciem pracy z Wordem należy pamiętać aby prawidłowo przygotować sobie miejsce pracy. Word jest edytorem tekstu stosunkowo powszechnie wykorzystywanym do pisania tekstów, artykułów i innych prac. Często pisząc siedzimy bardzo długo stąd, ważna jest właściwa postawa podczas pisania. W trakcie pisania należy siedzieć prosto z opartymi o podłogę lub podnóżek stopami. Między ramieniem a przedramieniem powinien być kąt prosty. Nadgarstek z przedramieniem powinien tworzyć linię prostą. Zgięte palce powinny opuszkami dotykać klawiatury. Środek monitora powinien znajdować się na wysokości oczu. Trzeba też pamiętać, żeby co pewien czas robić należy przerwę. Zalecana jest pięciominutowa przerwa po każdej godzinie pracy. Dzięki temu praca nie będzie dla nas uciążliwa i uchroni to nas przed niektórymi chorobami kręgosłupa.

Większość użytkowników komputerów pisze teksty za pomocą dwóch palców wskazujących. Warto nauczyć się jednak właściwego i szybszego posługiwania się klawiaturą komputera, czyli używania 10 palców. Pisząc poprawnie nie patrzymy się na klawiaturę i na ekran. Do nauki klawiaturopisania wystarczy kupiony w księgarni odpowiedni podręcznik w którym znajdziemy niezbędne ćwiczenia.

Word daje możliwości :

• Tworzenie wizytówek;

• Tworzenie eleganckich zaproszeń i personalizowanie ich treści;

• Korzystanie z korespondencji seryjnej;

• Zabezpieczanie dokumentów poufnych;

• Tworzenie systemu obsługi dokumentów wychodzących;

• Półautomatyczne tworzenie ofert;

• Budowanie systemu dokumentacji zatrudnienia;

• Tworzenie ankiet.

1

---