Pozytywne i negatywne aspekty zastosowania komputerów w biurze
Obecnie trudno sobie wyobrazić pracę w biurze bez komputerów. Listy pisze się za pomocą edytorów tekstu, a czasem nawet nie drukuje, lecz wysyła w postaci elektronicznej. O kasę firmy troszczy się arkusz kalkulacyjny. Wszystkie informacje dotyczące pracowników, klientów, wpływów i wydatków gromadzone są w komputerowych bazach danych, a efekt końcowy, który ma się pojawić na papierze, jest dodatkowo przyozdobiony grafika poddawana obróbce w odpowiednim programie graficznym. Dziś każdą czynność związana z prowadzeniem biura możemy praktycznie wykonać w dowolnym miejscu byle by tylko mieć dostęp do peceta.
Dodatkowy sprzęt i właściwe oprogramowanie pozwalają w ogromnym stopniu zwiększyć efektywność pracy. W biurze potrzebne są trzy rzeczy: coś do pisania, do liczenia i zbierania informacji. W erze komputerów mogą do tego posłużyć: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i baza danych. Pakiety biurowe jak Microsoft Works 4,0 dla Win 95 czy Microsoft Works 3,0 dla Win 3,1 to właśnie zestawywymienionych narzędzi. Niemal równie istotne jak same programy są dostarczone wraz z nimi gotowe szablony dokumentów, dzięki nim praca w biurze staje się niezwykle prosta i efektywna.
Edytor tekstu- jego funkcje są wystarczające do pisania prostych listów a moduł
sprawdzania pisowni pozwala zachować pewność, że tekst pozostanie wolny od
błędów ortograficznych. W bazie danych szablony typu baza klientów baza
adresowa i inne podobne pozwalają zaoszczędzić wiele czasu i wysiłku, które
trzeba by poświęcić na budowaniu struktury własnej bazy.
Liczenie - arkusz kalkulacyjny pomaga w liczeniu i prezentowaniu
otrzymanych
rezultatów w postaci wykresów- liniowych, kołowych słupkowych i innych.
Nawet najbardziej skomplikowanych wyliczeń dokonuje się bez większego
trudu.
Works zawiera zestaw gotowych szablonów pomagających w przygotowaniu nie tylko prostych rachunków, ale także złożonych tabel służących do planowania budżetu firmy.
Większość czynionych wysiłków kierowana jest dziś w stronę zwiększenia wydajności w firmie, a co się z tym wiąże również oszczędzania.
Na dysku twardym komputera użytkowanego w zwykłym biurze powinno być zainstalowane wyłącznie oprogramowanie potrzebne do codziennej pracy. Użytkowanie komputera ma zarówno pozytywne jak i negatywne strony. Do pozytywnych niewątpliwie należą szybkość odnajdywania potrzebnej w danej chwili danych np. adres klienta jak i utrzymanie w należnym porządku różnych rachunków, odpowiednie planowanie czasu i realizacja zleceń.
Zarządzanie finansami, wydatki i wpływy najlepiej kontrolować przy użyciu specjalistycznego oprogramowania. Dzięki odpowiedniemu programowi finansowemu, zachowujemy pewny wgląd w stan gotówki i wszystkie przeprowadzone operacje na posiadanych środkach, a także będziemy wystarczająco dobrze przygotowani do składania np. deklaracji podatkowych, reklamacji lub uznawania reklamacji.
Planowanie czasu- kalendarz biurowy. Rzadko jesteśmy stanie pamiętać o wszystkich terminach, zadaniem tym jednak możemy obarczyć komputer.
Odpowiedni program typu Microsoft Schedul+, zawiera kalendarz służący do zarządzania terminami, ale nie tylko: możemy go również wykorzystać
do planowania projektów, aby ich realizacja przebiegała w sposób optymalny. Ten Microsoft Schedul+ jest z jednym z programów wchodzących w skład pakietu Office 95. Dzięki niemu możemy zapobiec
krzyżowaniu się terminów a także w sposób optymalny planować wykonywanie nawet najbardziej złożonych projektów.
Komunikacja- do podstawowego wyposażenia firmy należy zwykle urządzenie
faksujące, zaś w lepszym przypadku modem służący nie tylko do przesłania
danych między dwoma komputerami, ale najczęściej i także do przyjmowania i
wysyłania faksów. Dobrym rozwiązaniem jest zakup odpowiedniego
oprogramowania komunikacyjnego. Pozwoli ono na wybór sposobu,
w jaki chcemy komunikować się z innymi oraz zarządzać numerami
telefonicznymi, faksowymi i adresami poczty elektronicznej.
Realizacja zleceń- do sprawnej realizacji zleceń potrzebna jest dobra organizacja, umożliwiająca zachowanie wglądu w to, co zostało już wykonane, a co jeszcze nie.Dzieki użyciu arkusza kalkulacyjnego i bazy danych wiemy dokładnie, jakie dokumenty zostały przez nas wysłane, odebrane, czy nastąpił już przelew pieniędzy itp.
Dane zawarte w komputerze powinniśmy chronić przed dostępem osób trzecich. Poza tym warto się zabezpieczyć o dodatkową kopię bezpieczeństwa-aby w razie awarii dysku twardego lub samego komputera możliwe było odzyskanie codziennych informacji.
Kontrola dostępu-, jeśli robimy małą przerwę w pracy możemy zabezpieczyć dostęp do Windows definiując hasło wygaszacza ekranu. Większość komputerów jest również wyposażona we własny zamek przypominający pod względem funkcjonowania stacyjką w samochodzie, w którym silnik może zapalić tylko wówczas, gdy mamy odpowiedni kluczyk. Jeśli nie znamy hasła komputer po prostu nie wystartuje.
Ochrona plików- najlepszą ochroną przed przypadkowym usunięciem lub nadpisaniem plików jest nadanie im atrybutów TYLKO DO ODCZYTU. Kiedy to zrobimy, w razie próby skasowania tego pliku zbioru Windows wyświetli okno dialogowe przypominające, że jest to plik ważny i zapyta czy rzeczywiście chcemy go skasować, lub zmienić jego nazwę. Pojawiające się okna są dość męczące. Lecz dzięki nim unikamy przypadkowej utraty danych.
Komputer w biurze spełnia funkcje kontrolną, jest bezpieczny, łatwy i prosty w obsłudze. Do pozytywnych aspektów należą optymalne wykorzystanie czasu, bezbłędne opracowanie tekstu, prawidłowość wystawionych rachunków oraz terminowość wykonanych zleceń. Do negatywów należą anonimowość, a czasami także całkowite zaufanie do komputera, co może spowodować brak samodzielnego myślenia. Od komputera można się także uzależnić. Dobrze oprogramowany komputer wpływa na redukcję osobowych etatów.
3