Zastosowanie edytorów tekstu w pracy biurowej
Praca kontrolna z informatyki
Charakterystyka edytorów
Edytor tekstu, to z definicji procesor tekstu (angielskie text editor, word processor), program służący do wszechstronnego przetwarzania dokumentów tekstowych. Pod względem realizacji edytory tekstu można podzielić na:
programowane (edytor interpretuje ciąg poleceń edycji w trybie wsadowym),
ekranowe (użytkownik wydaje polecenia na bieżąco, obserwując ich skutki na ekranie monitora),
tekstowe (edytor interpretuje pliki jako zawierające teksty w kodzie ASCII lub podobnym)
edytory tekstu działające w trybie graficznym (typu WYSIWYG), uwidaczniające na ekranie tekst w dowolnych krojach, a także pozwalające łączyć teksty z najróżnorodniejszymi produkcjami graficznymi, jak rysunki, diagramy, wykresy, tablice itp. Jednym z najpopularniejszych edytorów tekstu ostatniej kategorii jest Word działający w środowisku Windows. Edytory tekstu służą do redagowania na ekranie monitora tekstu przeznaczonego do druku. Niniejszy tekst redagowany jest m.in. za pomocą edytora Word.
Za pomocą każdego edytora tekstu możemy rysować, sprawdzać pisownię, rejestrować i uruchamiać własne makra. Mogą one też służyć do zaprojektowania układu strony dla korespondencji firmowej. Nowoczesne programy do edycji tekstu oferują praktycznie wszystkie funkcje niezbędne do wydania prostej gazetki czy napisania ulotki reklamowej.
Edytory tekstu są praktycznie najpopularniejszym typem programów użytkowych działających na komputerach osobistych. Powód jest prosty - niezależnie do zawodu czy zainteresowań użytkownika, prędzej czy później będzie on potrzebował napisać i wydrukować parę słów. Architekci dodają opisy i komentarze do swych projektów tworzonych w programach CAD, finansiści przekształcają opracowanie w arkuszach kalkulacyjnych dane w biznesowe raporty, programiści tworzą dokumentację do swych dzieł „wyklutych” w kompilatorach.
Większość edytorów, na ekranie monitora wygląda bardzo podobnie.
Należy zauważyć, iż w pracy biurowej, ale nie tylko, edytory tekstu szybko wyszły poza samo wpisywanie tekstu, zapis tekstu na dysku i wreszcie wydrukowanie go. Pojawiło się formatowanie tekstu dla znaków (character formatting) - pogrubienie, pochylenie, podkreślenie tekstu, zmiana wielkości i kroju pisma. Formatowanie akapitu (paragraph formatting) pozwalało na zdefiniowanie wcięcia akapitowego, odstępów między liniami tekstu, znaków tabulacji, wprowadzenia list numerowanych i nienumerowanych. Atrybuty formatowania akapitu wraz z wielkością i krojem pisma dla akapitu zbierane były w style tekstowe. Cenną rzeczą było już od samego początku wyszukiwanie i zastępowanie ciągów znaków.
Edytory wyższej klasy mają słowniki sprawdzające pisownię i proponujące wyrazy bliskoznaczne, a także pozwalają na wprowadzanie grafiki, tabel, obiektów z innych programów. W miarę pojawiania się coraz większej liczby edytorów i tworzonych dla nich formatów tekstu cenne stały się filtry importu i eksportu plików tekstowych, zapewniające możliwość wymiany danych między programami.
Od prostego pisania listów i pism urzędowych użytkownicy edytorów przeszli w biurach do korespondencji biznesowej - drukowania naklejek z adresami z baz klientów, korespondencji seryjnej. Zaczęły być wykorzystywane elementy składu - wiele kolumn tekstu, tekst pisany pod kątem, kolorowe litery i elementy graficzne.
2. Edytor tekstu a maszyna do pisania w pracy biurowej
Czas maszyn do pisania w biurach minął już dawno. W świecie zapisanych kartek: listów urzędowych, prac naukowych, notatek służbowych czy nawet szkolnych wypracowań panuje komputer i edytor tekstu. Komputer jest łatwiejszy w użyciu niż maszyna do pisania i daje więcej możliwości niedostępnych w maszynie do pisania, a nawet w nowych, elektronicznych maszynach do pisania. Czym tak naprawdę różni się edytor od maszyny do pisania, co jest w nim aż tak dobrego, że warto dla niego porzucić maszynę?
Po pierwsze, służą do tego samego - do tworzenia dokumentu; są narzędziami do tworzenia dokumentu. Ale maszyna do pisania tworzy dokument jednorazowy: kartkę zapisaną literami. Możemy co prawda odbić ją na kserokopiarce, czy pociąć na kawałki, by zmontować tekst w inny sposób, używać do poprawek rozmaitych płynów czy bibułek korekcyjnych, ale są to dość średniowieczne metody. Edytor tworzy też kartkę zapisaną literami, ale pamięta jej źródło czy oryginał: ciąg liter zapisany wpierw w jego pamięci, a potem w pliku komputerowym. Tworzenie dodatkowej kopii, zamiana akapitów tekstu miejscami, poprawianie błędów: to wszystko odbywa się wewnątrz edytora, przy pomocy kilku poleceń. Ale najważniejsze jest to, że treść i wygląd dokumentu jest pamiętana i jeżeli następnego dnia ,czy za rok będziemy go potrzebować to wystarczy odczytać plik z dysku. Edytor tworzy więc dokument wielorazowy.
Tworzenie dokumentu i drukowanie go jest w edytorze tekstu rozdzielone i następuje po sobie; w maszynie do pisania tworzymy dokument w miarę jego pojawiania się na kartce papieru; te dwa etapy są połączone, następują jednocześnie.
Praca z edytorem tekstu pozwala więc zapomnieć o wielu technicznych aspektach wpisywania tekstu i skupić się na samym tekście. Dla długich, wielokrotnie poprawianych dokumentów, takich jak książka czy rozprawa naukowa, skraca się znacznie czas ich przygotowywania.
Korzystanie z edytora nie jest więc tylko kwestią techniczną, zmianą narzędzia. To również kwestia zmiany swojej filozofii pracy w biurze, łączenia myślenia, ręcznego pisania i wstukiwania literek na komputerze. Warto się zastanowić, na ile komputer i edytor zmieniają nasz sposób tworzenia tekstów, odpowiedzieć sobie na kilka pytań: gdzie tworzymy pierwszą wersję tekstu: ręcznie, na kartce i przepisujemy później na komputer czy od razu zasiadamy do komputera? Czy drukujemy tekst i poprawiamy na kolanie, ręcznie, a potem wpisujemy to do komputera, czy czytamy tekst na ekranie i tam poprawiamy? Jak organizujemy swoje teksty w komputerze? Wreszcie jak dobrze znamy swój edytor; może lepsza jego znajomość pomogłaby nam w pracy?
Dziś większość edytorów tekstu jest oferowana firmom w pakietach programów biurowych: Word w Microsoft Office, Word Pro w Lotus SmartSuite, WordPerfect w Corel Office. Stworzone zostały możliwości ścisłej współpracy między programami biurowymi, a użytkownicy z reguły używają też jednocześnie co najmniej arkusza kalkulacyjnego, czasem także programu do organizacji czasu czy poczty elektronicznej.
5
4