Magdalena Cupryjak
Ekonomia II stopień, zaoczne
Nr albumu 189733
Gospodarowanie Zasobami Ludzkimi
WNE SGGW
PROCES REKRUTACJI I SELEKCJI NA STANOWISKO PRZEDSTAWICIELA HANDLOWEGO NA PRZYKŁADZIE FIRMY CONIVEO
W dobie rosnącej konkurencji oraz chęci zapewnienia odbiorcy najlepszego produktu lub usługi firmy szukają nowych sposobów na zwiększenie poziomu zadowolenia klienta. Co raz większą wagę przywiązuje się nie tyle co do samego produktu jaki jest oferowany konsumentowi ale do pracowników, którzy tworzą przewagę konkurencyjną. Okazuje się bowiem, że najważniejszym kapitałem jaki posiada przedsiębiorstwo są jego kadry pracownicze. Szczególnie duże znaczenie pracownikom przypisuje się w organizacjach oferujących usługi, tak jak w firmie Coniveo.
Aby zbudować dobrą strukturę pracowników, należy przeprowadzić rekrutację, która jest złożonym, bardzo często wieloetapowym procesem. Proces pozyskiwania nowych pracowników, zwany rekrutacją, jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania kapitałem ludzkim w przedsiębiorstwie. Celem tego przedsięwzięcia jest nabór odpowiednio dopasowanych, wykwalifikowanych kandydatów na określone stanowisko.
Rekrutację można podzielić ze względu na sposób pozyskiwania zainteresowanych, wielości grupy docelowej oraz wykorzystanej metody pozyskania kandydatów. Ze względu na pierwsze kryterium wyróżnia się proces wewnętrzny, który charakteryzuje się poszukiwaniem odpowiedniej osoby wśród osób już zatrudnionych w firmie oraz rekrutację zewnętrzną, która poleca na pozyskiwaniu pretendentów z poza struktury organizacji. Przy kryterium wielkości grupy docelowej wyróżnia się proces szeroki i wąski. W pierwszym z nich oferty pracy trafiają do dużego grona odbiorców przy wykorzystaniu takich narzędzi jak wyspecjalizowane portale internetowe. Natomiast w drugim rodzaju grupa do, której trafia ogłoszenie zostaje wyselekcjonowana przy wykorzystaniu kryteriów określonych przez agencję rekrutacyjną lub przez pracodawcę poszukującego nowych pracowników.
Firma Coniveo na przykładzie, której zostanie przedstawiony proces rekrutacji i selekcji istnieje na polskim rynku od ponad 20 lat. Jest liderem w branży wykładzinowej i okryć podłogowych. Swój sukces zawdzięcza nie tylko wysokiej jakości produktom, gwarancjami czy kompleksowym podejściem do sprzedawanego towaru ale przede wszystkim dzięki wysoko wyspecjalizowanym pracownikom, którzy od lat tworzą i rozwijają firmę.
Proces rekrutacji w organizacji od wielu lat ewoluował. Obecnie charakteryzuje się złożonością i wieloetapowością. Najczęściej pracownicy na niższe szczeble hierarchii organizacyjnej są poszukiwani na zewnątrz firmy, natomiast nabór na stanowiska wyższego szczebla (kierowniczego) w takich działach jak dział handlowy czy serwisowy jest wynikiem awansu, czyli charakteryzuje się wewnętrznością.
Niezależnie od działu organizacji proces rekrutacji charakteryzuje się takimi samymi etapami, jest tylko skorygowany o wymagania i umiejętności jakie powinna posiadać osoba, która ubiega się o zatrudnienie. Rekrutację w przedsiębiorstwie można podzielić na trzy fazy: przygotowawczą, „właściwą” i porekrutacyjną.
Do fazy przygotowawczej należy stworzenie profilu kandydata poprzez określenie wymogów, które powinny zostać spełnione przez przyszłego pracownika. Kolejną częścią tej fazy jest zbudowanie ogłoszenia rekrutacyjnego, które zawiera oczekiwania wobec zatrudnionego oraz przedstawia warunki pracy i benefity.\ oraz pokrótce opisuje proces rekutacji. Po weryfikacji poprawności ogłoszenia zostaje ono opublikowane na portalu specjalizującym się w poszukiwaniu pracobiorców.
Po publikacji informacji o wolnym stanowisku rozpoczyna się właściwa część procesu rekrutacyjnego. Pierwszym „właściwym” etapem jest selekcja zgłoszeń. Jest ona dokonywana poprzez klasyfikację kandydatów na tych, którzy w dużym stopniu spełniają oczekiwania oraz na tych, którzy w mniejszym stopniu je spełniają. Najczęściej stawianymi warunkami są; 3-5 letnie doświadczenie w branży B2B / B2C, znajomość branży wykładzinarskiej/wykończeniowej, kontakty z potencjalnymi odbiorcami produktów, własny portfel klientów.
Kandydaci, którzy pozytywnie przeszli przez pierwszy etap zostają powiadomieni mailowo o przejściu do kolejnego drugiego „właściwego” etapu rekrutacji oraz zostają poproszeni o kontakt w celu umówienia na spotkanie w biurze. W mailu umieszczone zostaje ponownie umieszczone ogłoszenie rekrutacyjne z warunkami finansowymi. Prośba o kontakt w celu umówienia jest ważnym elementem procesu, który na wstępie weryfikuje kto z zainteresowanych zapoznał się z propozycja finansową oraz akceptuje te warunki. Z badań wewnętrznych przeprowadzonych w organizacji wynika, że przy zastosowaniu metody aktywnego zaproszenia („zadzwoń, umów się, potwierdź”) frekwencja na spotkaniach rekrutacyjnych kształtuje się na poziomie 75-85%. Przed zastosowaniem takiego rozwiązania wskaźnik ten wynosił 66%.
Drugi etap czyli rozmowa rekrutacyjna w biurze dzieli się na dwa moduły. Pierwsza cześć praktyczna polega na wykonaniu 2-3 zadań związanych ze stanowiskiem o, które się osoba ubiega. Zadania te są dopasowane do zakresu obowiązków oraz pełnią funkcję sprawdzającą w odniesieniu do umiejętności zadeklarowanych w CV. Sam zamysł zadań ma na celu weryfikację umiejętności podejmowania się różnych rzeczy i zadań, których się nie spodziewał. Wskaźnik osób, które rezygnują z procesu rekrutacji po otrzymaniu zadań do wykonania wynosi niecałe 10%. Po części praktycznej przeprowadzana jest rozmowa podczas, której zadawane są pytania dotyczące przebiegu pracy w poprzednich miejscach, możliwości rozpoczęcia pracy w najbliższym terminie, oczekiwań finansowych czy odnośnie życia prywatnego np. co Pan/Pani lubi robić w wolnym czasie, kim chciał Pan/Pani zostać gdy była dzieckiem. Pytania odnośnie sfery osobistej mają za zadania przybliżyć rekrutującemu sylwetkę kandydata jako człowieka a nie pracownika. Również w tym etapie oceniane są umiejętności miękkie takie jak organizacyjność, menadżerskość czy kompetencje sprzedażowe i negocjacyjne. Najczęściej stosowanym narzędziem do oceny są tzn. „case’y” czyli scenki. Następnie przedstawiana jest zainteresowanemu firma; profil działalności, klienci, produkty, polityka firmy. Podczas całego spotkania petent jest oceniany pod względem aparycji, komunikatywności wypowiedzi, nastawienia do pracy. Ma to na celu określenie predyspozycji osobowych kandydata. Z kandydatów, którzy zaprezentowali swoją osobę na drugim etapie zostaje wybranych około 2-3 „najmocniejszych”, którzy biorą udział w dalszych procesach.
Po drugim właściwym etapie rekrutacji jest trzeci ostatni etap procesu. Decyzje o przejściu do niego podejmują rekruterzy. Decyzja o zakwalifikowaniu lub nie do kolejnej części procesu jest przekazywana stronie ubiegającej się telefonicznie. Spotkanie to ma na celu zaprezentowanie sylwetki potencjalnego pracownika szerszemu gronu osób w organizacji tj. bezpośredniemu przełożonemu oraz starszym pracownikom oraz pozwala na uzgodnienie opinii rekruterów. Z przykładowych 2-3 osób uczestniczących w tym etapie zostają wybrane 1 lub 2 z którymi prowadzone są negocjacje warunków pracy oraz ustalana data rozpoczęcia współpracy.
Z analiz przeprowadzonych w Coniveo wynika, że 4 na 5 osób, które zostały w przeciągu roku zatrudnione przedłuża umowy po okresie próbnym i przepracowuje w organizacji co najmniej półtorej roku.
Proces przez swoją złożoność jest praco- i czasochłonny ale minimalizuje ryzyko zatrudnienia osoby niekompetentnej, co generuje duże koszty i straty dla organizacji. Dzięki tak złożonemu procesowi rekrutacji, który wszechstronnie sprawdza kandydata w firmie pracuje zespół, który jest do siebie optymalnie dopasowany nie tylko pod względem zawodowym ale i osobowym. Każdy pracownik został wybrany ze względu na swoje wyróżniające go ceny osobowości i predyspozycje zawodowe.
Bibliografia:
Książki:
Gilbert D.R., Stoner A.F., Kierowanie, PWE, Warszawa, 2001,
Pocztowski A., Zarządzenie zasobami ludzkimi Strategie-procesy-metody., PWE, Warszawa, 1998,
Rogodzińska-Pawełczyk A., Warwas I., Zarządzanie zasobami ludzkimi w nowoczesnej organizacji. Aspekty organizacyjne i psychologiczne., Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź, 2016
Źródła internetowe:
http://rekrutacjapracownikow.pl/proces-rekrutacji, (data dostępu: 11.04.2016r.)