WSKAZÓWKI METODYCZNE DOTYCZĄCE ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH PROKURATUR WYTWORZONE OD XIX w. DO XX w.
Istotne informacje na temat wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowywania zespołów archiwalnych prokuratur wytworzonych od XIX do XXI w. znajdują się w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 14 kwietnia 2008 roku.
Zespoły archiwalne prokuratur to całokształt dokumentacji, która tworzy materiały archiwalne. Dokumentacja ta została wytworzona i zgromadzona zgodnie z kompetencjami prokuratury włącznie z dowodami rzeczowymi (dotyczy dowodów rzeczowych, które wchodzą w skład zespołów przechowywanych w archiwach państwowych) wchodzących w skład akt prokuratorskich.
Wskazówki te dotyczą nieopracowanych zespołów archiwalnych prokuratur, które powstały w okresie czasu od XIX do XXI wieku. Nie mają one jednak zastosowania do zespołów archiwalnych Prokuratury Wojskowej. Wyjątek stanowią zespoły archiwalne wytworzone przez wojskowe rejonowe prokuratury w latach 1946-1955, a także zespoły archiwalne wojskowych prokuratur znajdujących się przy Dyrekcjach okręgowych Polskich Kolei Państwowych, które były wytworzone w latach 1944-1949.
Podczas opracowywania zespołów archiwalnych prokuratur należy kierować się następującymi zasadami:
Segregacja dokumentów, która polega na:
Ustaleniu przynależności zespołowej;
Ustaleniu granic chronologicznych;
Ustaleniu nazw zespołów archiwalnych;
Podczas przeprowadzania segregacji akt prokuratur należy posługiwać się „Wskazówkami metodycznymi w sprawie ustalania nazw i granic chronologicznych zespołów archiwalnych prokuratur wytworzonych od XIX do XXI w.”. Znajdują się one w załączniku do decyzji nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 października 2005 roku.
Systematyzacja akt, która ma na celu odtworzenie układu pierwotnego (należy dążyć do odtworzenia układu kancelaryjnego). Przy systematyzacji w obrębie zespołu archiwalnego prokuratury należy kierować się następującym schematem układu akt:
Akta ogólne administracja prokuratura
Pomoce kancelaryjne
Akta spraw prokuratorskich
Podczas systematyzacji akt mogą występować:
Inne serie akt np. akta z wydziałów zamiejscowych wówczas należy przy układaniu akt kierować się Wskazówkami metodycznymi w sprawie ustalania nazw i granic chronologicznych zespołów archiwalnych prokuratur wytworzonych od XIX do XXI w.;
Sukcesja czynna wówczas akta należy włączyć do zespołu archiwalnego prokuratury, w której zakończono postępowanie w sprawie;
Pomoc kancelaryjna była prowadzona dla więcej niż jednej prokuratury wtedy należy włączyć ją do zespołu archiwalnego prokuratury, której dotyczy większość spraw. Jednocześnie należy to odnotować we wstępach do inwentarzy zespołów archiwalnych, których dotyczy ta pomoc;
Nie przewiduje się brakowania zespołów archiwalnych prokuratur.
Opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno informacyjnych. Podczas opracowywania tych pomocy należy:
Kierować się obowiązującymi przepisami dotyczącymi ich opracowania;
Sporządzać w systemie informatycznym pomoce informacyjno-ewidencyjne;
Tytuł jednostek archiwalnych powinien zawierać:
-oryginalny zapis kancelaryjny, który należy uzupełnić o określenie czynu zabronionego, miejsce jego popełnienia. Ponadto należy zamieścić nazwy podmiotów oraz nazwiska osób, których sprawa dotyczy;
Daty skrajne określają datę najwcześniejszego pisma i datę ostatniego pisma;
Elementy opisu jednostki archiwalnej powinny zawierać:
nazwa elementu/pola opis, kod kraju, numer archiwum, numer zespołu,
ciąg dalszy numeru zespołu, numer serii/podserii, sygnatura j.a., sygnatury dawne tytuł, inne wersje tytułu, daty krańcowe, rok początkowy/rok końcowy,
zawartość, warunki udostępniania, język dokumentów, liczba stron/kart, stan fizyczny akt, opis zewnętrzny jednostki, znak teczki, nazwy geograficzne, nazwy osób, hasła przedmiotowe, autor opisu i data opisu wprowadzanie i modyfikacja danych, uwagi
Opracowanie indeksów powinno zwierać: (indeks osobowy, indeks geograficzny, przedmiotowy);
LITERATURA:
Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 14 kwietnia 2008 roku Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowywania zespołów archiwalnych prokuratur wytworzonych od XIX do XXI w.