Wyjaśnij znaczenie kontroli. Co różni kontrolę od audytu i controllingu?
Kontrola odgrywa bardzo ważną rolę w działalności wszystkich organizacji, jest szczególnie użyteczna w procesie gospodarowania. Dzięki kontroli wiemy jak funkcjonuje przedsiębiorstwo, czy działa efektywnie, jakie ma problemy i czy wykorzystuje nadarzające się okazje rynkowe. Poprzez kontrolę ograniczamy ryzyko, że coś się nie powiedzie co prowadzi do osiągnięcia wyznaczonego celu. Częstotliwość powinna być zawsze dostosowana do wymogów konkretnej organizacji. Kontrola jest potrzebna i jej celowość nie powinna być kwestionowana. Celem końcowym każdej kontroli jest usuwanie nieprawidłowości, ich przyczyn i źródeł oraz pobudzanie organizacji do działań konstruktywnych.
celem kontroli jest znalezienie błędów, a audytu - wykazanie zgodności
Kontrola(skupia się na przeszłości)- stwierdza błędy, wnioskuje naprawianie błędów . W przypadku kontroli szukamy winnych, karzemy, wnioskujemy o pokrycie szkód, wnioskujemy zmiany personalne, organizacyjne, kierujemy sprawy do właściwych organów.
Controlling (zorientowany jest na przyszłość)– koordynuje, nadzoruje, doradza, pomaga, wnioskuje rozwiązania, proponuje środki zaradcze, inspiruje, przestrzega oraz wskazuje na doświadczenia obce.
Wymień i omów poznane rodzaje kontroli
Podział ze względu na okres objęty kontrolą:
-prewencyjna- kierownictwo zapobiega problemom, zamiast je rozwiązywać. Typ kontroli nastawiony na przyszłość.
-bieżąca- przeprowadzana w czasie wykonywania pracy, kierownictwo może korygować problemy na bieżąco, zanim ich rozwiązanie stanie się kosztowne.
Ze względu na poziom:
-operacji- przybiera 3 formy:
*kontroli wstępnej-koncentruje się na elementach nakładów wchodzących do systemu na wczesnym etapie całego procesu
*kontroli równoległej- opiera się na procesach sprzężenia zwrotnego w toku proces przetwarzania *kontroli końcowej- polega na obserwacji produktów lub wyników organizacji po zakończeniu procesów transformacji
-organizacyjna- 2 formy:
*biurokratyczna-formalne rozwiązania strukturalne
*angażująca pracowników- nieformalne rozwiązanie, wykorzystuje wkład pracowników
Ze względu na rodzaj ocenianych zasobów:
-kontrola zasobów rzeczowych- kontrola gospodarki zapasami, jakości i wyposażenia
-zasobów społecznych-działania dotyczące doboru, szkoleń i rozwoju kadr, ocenę wyników, premiowanie
-zasobów informacyjnych-skupia się na prognozowaniu sprzedaży i marketingu, analizie otoczenia,układanie harmonogramów produkcji, prognozowanie ekonomiczne
-zasobów finansowych-odgrywa kluczową rolę w procesie kontrolowania, celem jest kontrola zasobów gotówki i kontrolę finansową w odniesieniu do pozostałych zasobów
Ze względu na przedmiot kontroli:
-kontrola operacji(produkcji)
-kontrola finansowa
-działań marketingowych
- kontrola prac badawczo-rozwojowych nie było opisane w książce!!
- aspektów prawnych
ze względu na usytuowanie organu kontroli:
-wewnętrzna- zapewnia ciągłość i kompletność badań kontrolnych, daje fachową i dogłębną znajomość kontrolowanych operacji, jest ściśle związana z organizacją, może być przeprowadzana przed podejmowaniem odpowiednich decyzji,może działać samoczynnie, Pozwala na efektywne współdziałanie ogniwi elementów kontroli.
-zewnętrzna-przestrzeganie ustaw i przepisów, rozliczenia z budżetem państwa i ZUS oraz samorządem, przestrzeganie wymogów ochrony środowiska.
Ze względu na podmiot kontroli wykonywanej przez:
-każdego wykonawcę działania
-każdego kierownika
-upoważnionych kontrolerów
ze względu na cechy organizacyjne:
-funkcjonalna
-instytucjonalna
ze względu na zakres działań kontrolnych:
-pełna(kompleksowa)- obejmuje całość działalności jednostki kontrolowanej
-wycinkowa-koncentruje się na przedmiotowo wybranym wycinku
Ze względu na tryb podejmowania kontroli:
-planowana-przeprowadzana na podstawie planu kontroli danej komórki kontroli bądź organu kontrolnego
-pozaplanowa- konieczność podjęcia pewnych działań interwencyjnych, sprawdzanie wniosków z poprzednich kontroli.
Ze względu na charakter:
-formalna- sprawdza prawidłowość sporządzania dokumentacji, przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa
-merytoryczna-skupia się na badaniach i ocenie merytorycznej wykonania zadań
-dokumentalna- ustalenie stanu rzeczywistego, oraz wyznaczonego na podstawie odpowiednich dokumentów
-rzeczowa- ustala stan faktyczny zjawisk i czynności
Scharakteryzuj etapy procesu kontroli
Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności: pierwszy etap- ustalenie norm czyli celów, oraz ustalenie sposobu ich oceny
Pomiar efektywności: drugi etap- ocena rzeczywiście wykonanych zadań oraz stopnia zrealizowanych zamierzeń.
Porównanie zmierzonych wyników z ustalonymi normami: trzeci etap- Porównanie zmierzonych wyników z ustalonymi normami, możliwe są 3 sytuacje wynik=norma, wynik>norma, wynik<norma. Należy określić dopuszczalne odchylenie od normy i ocenić czy rozmiar odchyleń wpływa pozytywnie czy negatywnie
Podjęcie działań korygujących: możliwe 3 sytuacje-
1-utrzymanie status quo (wyniki nie odstają od norm)
2-korekta odchyleń (działanie korygujące)
3-zmiana norm( w sytuacjach skrajnych)
Omów nadzór korporacyjny jako specyficzną formę kontroli
Jakie są cechy efektywnej i skutecznej kontroli?
-realność
-koordynacja z całym procesem zarządzania
-elastyczność
-wewnętrzna spójność
-normatywność i operacyjność
-jasne i wiarygodne przekazywane informacji kontrolnych
-akceptacja przez wszystkich członków organizacji
-wielkość organizacji
-kultura organizacyjna
Co budzi opór wobec kontroli i jak można go przełamać?
Opór wobec kontroli
– nadmiernie rozbudowana kontrola
– błędy w koncentracji
– nagradzanie nieefektywności
– odpowiedzialnośd za wyniki
Obawy i uprzedzenia towarzyszące kontroli są zjawiskiem zdecydowanie niekorzystnym. Bowiem pracownicy utożsamiają kontrolę z zagrożeniem wynikającym z ich obawy o przyszłość w danej organizacji.
Zarządzanie przez cele może przyczynić się do przezwyciężenia oporu pracowników wobec kontroli. Jego prawidłowe wykorzystanie angażuje pracowników w ustalanie ich własnych celów. One z kolei stają się normami, które pozwalają mierzyć wyniki. Menedżerowie powinni skupić się głównie na zachęcaniu pracowników do uczestniczenia w całym procesie zarządzania.
Czy kontrola w organizacji służy efektywności i skuteczności działań, czy raczej wywołuje obniżenie kreatywności pracowników. Podaj argumenty i kontrargumenty wraz z uzasadnieniem.
Kontrola w organizacji poprawia jej efektywność i skuteczność działań, pracownicy są mobilizowani do wykonywania swojej pracy jak najlepiej. prawidłowe kontrolowanie może poprawić wiele aspektów zarządzania, w tym: motywacji do pracy, jakości wyrobów, kreatywności, jak również zintensyfikować utożsamianie się z organizacją.