Metody grupowego podejmowania decyzji
Wstęp: W dzisiejszych czasach coraz więcej współczesnych organizacji podejmuje ważne decyzje wykorzystując do tego grupę zamiast jednostki, Griffin podaje kilka przykładów, takich jak General Foods czy Rockwell International. O tym czy decyzja ma być podjęta przez grupę czy przez jednostkę zazwyczaj decyduje menedżer, dlatego też powinien on dobrze znać formy grupowego podejmowania decyzji a także zalety i wady każdej z nich.
Formy grupowego podejmowania decyzji
Goodwin , Wright , Griffin i inni, każdy z nich wyszczególnia trzy najbardziej rozpowszechnione formy grupowego podejmowania decyzji, czyli grupy interaktywne, grupy delfickie i grupy nominalne.
Grupy Interaktywne : Najbardziej powszechna forma grupowego podejmowania decyzji, gdzie zleca się podjęci już istniejącej grupie lub nowo powstałej. Nowo powstałe grupy mogą być komitetami działającymi doraźnie , zespołami zadaniowymi lub zespołami roboczymi. Istniejącymi już grupami mogą być wydziały funkcyjne, regularne grupy robocze lub stałe komitety. Członkowie grupy rozmawiają ze sobą, spierają się, uzgadniają itd. aby na końcu, po jakimś czasie rozważań podjąć decyzję. Korzyścią tej metody jest to że wzajemne oddziaływanie członków na siebie sprzyja powstawaniu nowych pomysłów i rozwiązań.
Grupy Delfickie : Metoda opracowana przez Rand Corp. Jest znacznie rzadziej stosowana, ze względu na wysokie koszty w porównaniu do innych form. Grupa ta jest wykorzystywana czasami do uzgodnienia wspólnej opinii ekspertów. Metoda ta polega na zwróceniu się do grupy niezależnych od siebie ekspertów, specjalistów o wyrażenie własnej opinii. Następnie ich poglądy są powiązywane i uśredniane. Następnie ci eksperci których opinie były nietypowe, skrajne, proszeni są o wyjaśnienie, uzasadnienie ich toku myślenia. Te uzasadnienia mogą być następnie przekazane innymi ekspertom, specjalistom. Na koniec gdy opinie, prognozy się ustabilizują, średnią uznaje się za decyzję grupy. Kluczowe jest to że eksperci ci, nie wiedzą o sobie nawzajem, nie wiedzą o tym że nie tylko oni wydają swoją opinię na jakiś temat, dlatego też ważne jest aby ich opinie były anonimowe. Metoda ta jest mało używana ze względu na wcześniej wspomniane koszty, a także wymagania logistyczne, jednakże byłą z powodzeniem wykorzystywana w prognozowaniu przełomów technologicznych w Boeingu czy też potencjału rynkowego General Motors, a nawet przyszłych warunków gospodarczych na użytek rządu USA.
Grupy Nominalne : Grupy te są najczęściej wykorzystywane do opracowania twórczych i innowacyjnych pomysłów, rozwiązań. Członkowie grupy spotykają się lecz nie mają możliwości swobodnej dyskusji jak grupie interaktywnej. Menedżer tworzy grupę „światłych”, jak to ujął Griffin, ludzi i przedstawia im ogólny zarys problemu. Członkowie grupy są następnie proszeni o spisanie jak największej liczby rozwiązań , pomysłów jakie przyjdą im do głowy. Następnie rozwiązania te przedstawiają na tablicy w pomieszczeniu gdzie zebrała się grupa, a dyskusja ogranicza się do prostych wyjaśnień. Na koniec następuje bardziej otwarta dyskusja, po czym członkowie grupy oceniają, nadają rangę, poszczególnym wariantom rozwiązań. Rozwiązanie który otrzyma najwięcej wysokich ocen, najwyższych rang uznaje się ostateczną decyzję grupy. Menedżer ma oczywiście prawo odrzucić lub zaakceptować taką decyzję podjętą przez grupę.
Wady i zalety grupowego podejmowania decyzji: Jak to opisuje Griffin zgodnie ze starym przysłowiem „ Co dwie głowy to nie jedna”, im więcej osób , tym większa wiedza, doświadczenie zawodowe, po prostu większa ilość informacji. Owocuje to powstaniem większej ilości pomysłów, rozwiązań, wariantów. Osoby uczestniczące w procesie decyzyjnym prawdopodobnie będą bardziej skłonne przyjąć najlepsze rozwiązanie. Według badań grupy mogą podejmować lepsze decyzje niż jednostki.
Jednym z największych problemów jeśli nie największym, grupowego podejmowania decyzji jest czasochłonność takiego procesu, a czas to pieniądz, zatem automatycznie większe koszty. Czasami jednostka jest na tyle silna że dominuje w procesie grupowym a zatem uniemożliwia pełne zaangażowanie grupy. Grupa może ulec zjawisku zwanym „Myślenie grupowe”. Myślenie grupowe pojawia się gdy starania uzyskania konsensusu w grupie przeważają nad dążeniem do osiągnięcia możliwie najlepszej decyzji.
Zalety:
-Jest więcej informacji i więcej wiedzy.
-Może powstać więcej wariantów.
-Prawdopodobny jest wyższy stopień akceptacji ostatecznej decyzji.
-Może dojść do poprawy w porozumiewaniu się.
-Ogólnie rzecz biorąc, pojawiają się lepsze decyzje.
Wady:
-Proces trwa dłużej a więc jest bardziej kosztowny.
-Mogą się pojawiać decyzje kompromisowe, wynikające z niezdecydowania.
-Grupa może zostać zdominowana przez jedną osobę.
-Może pojawić się myślenie grupowe.
Podsumowanie: Jak każda metoda, grupowe podejmowanie decyzji ma swoje wady i zalety oraz różne formy. Istotne jest aby osoba która wybiera metodę i formę, dobrze znała wady i zalety każdej z nich aby mądrze dobrać metodę i formę do sytuacji wymagającej rozwiązania.
Bibliografia:
Rick W. Griffin – Podstawy Zarządzania Organizacjami – Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 1998