Spis treści

I . Informacja w pracy biurowej

- Pojecie pracy biurowej, pojęcie informacji, rotacja i cechy informacji............................. 2

- Pojęcia: dokument, dokumentacja, akta sprawy. Rodzaje i obieg dokumentów............... 2

- Systemy kancelaryjne........................................................................................................... 5

- Postępowanie z pismami na przykładzie systemu bezdziennikowego................................ 5

- Przechowywanie nośników informacji............................................................................... 6

- Łączność organizacyjna...................................................................................................... 7

II. Komunikacja w pracy biurowej

- Bariery komunikacyjne i sposoby ich pokonywania......................................................... 8

III. Sekretariat jako komórka organizacyjna

- Sekretariat – pojęcie, rodzaje............................................................................................... 8

- Funkcje sekretariatu i zasady organizacji pracy sekretariatu........................................... 9

IV. Organizacja pracy kierownika

- Istota i znaczenie pracy kierownika................................................................................ 10

- Znaczenie prawidłowej organizacji pracy kierownika..................................................... . 11

- Metody badania organizacji pracy własnej kierownika................................................... . 11

- Przejawy i przyczyny niesprawnej organizacji pracy własnej kierownika....................... 13

- Style kierowania................................................................................................................ 14

- Charakterystyka dnia pracy kierownika.......................................................................... .15

- Planowanie pracy własnej kierownika............................................................................. 15

- Sposoby rekrutacji kadry kierowniczej............................................................................. 16

- Metody doboru kadry kierowniczej................................................................................... 16

V. Środki techniczne pracy biurowej

- Przybory i materiały biurowe........................................................................................... 17

- Dyktafon, telewizja użytkowa, dalekopis........................................................................ . 19

- Podstawowe informacje dotyczące komputerów............................................................. 20

- Telefony i urządzenia telefoniczne.................................................................................. 21

- Kserokopiarki.................................................................................................................. 22

- Budowa i działanie telefaksu.......................................................................................... 24

VI. Sporządzanie pism biurowych

- Zasady sporządzania pism.............................................................................................. 27

Informacja w pracy biurowej

Temat: Pojęcie pracy biurowej, pojęcie informacji, rotacja i cechy informacji.

Informacja jest to każda wiadomość zmierzająca do wywołania określonych skutków zarówno ze strony kierownika jak i pracowników.

Nośniki informacji:

a) papierowe – dokumenty, pisma, akta, księgi, dzienniki biurowe, korespondencja, skrypty, biuletynu, dzienniki ustaw

b) nie papierowe – taśmy magnetofonowe, taśmy magnetowidowe, klisze fotograficzne, filmy, dyski, dyskietki, CD-ROM-y, Internet, poczta elektroniczna

Przetwarzaniem informacji zajmują się przede wszystkim komórki wyspecjalizowane w zbieraniu i przetwarzaniu informacji, tj. komórki badawcze, komórki analiz, komórki planowania, komórki księgowości, itd., a ponad to wyspecjalizowane ośrodki obliczeniowe. Przetwarzanie informacji może być dokonywane różnymi technicznie sposobami: od przetwarzania ręcznego aż po zastosowanie elektronicznych maszyn cyfrowych (komputery).

Kierunki obiegu informacji w przedsiębiorstwie:

1. od kierowników do wykonawców – łączność ku dołowi, np. nakazy, polecenia, dyspozycje od kierownictwa.

2. od wykonawców do kierownictwa – łączność ku górze, np. sprawozdania, raporty, informacje o wykonaniu zadań.

3. między wykonawcami – łączność pozioma.

W każdym biurze wykonywane są czynności związane z:

1. przyjmowaniem informacji wpływającej do przedsiębiorstwa z zewnątrz.

2. obiegiem informacji wewnątrz przedsiębiorstwa.

3. opracowaniem informacji na potrzeby kierownika.

4. wysyłaniem informacji na zewnątrz przedsiębiorstwa.

5. przechowywaniem informacji w przedsiębiorstwie celem jej dalszego wykorzystania.

Cechy informacji:

Informacja w przedsiębiorstwie powinna być użyteczna przede wszystkim dla kierownika. Aby mogła być podstawą podejmowania trudnych decyzji musi posiadać następujące cechy:

1. musi być rzetelna i dokładna, tzn. musi opierać się na wiarygodnych źródłach i ściśle naświetlać zagadnienie.

2. wyczerpująca i jasna, tzn. zrozumiale przedstawiona.

3. szybko i terminowo dostarczona właściwemu odbiorcy.

4. dostępna, czyli odpowiednio zaewidencjonowana i przechowywana.

Temat: Pojęcia: dokument, dokumentacja, akta sprawy. Rodzaje dokumentów biurowych. Obieg dokumentów.

Dokument biurowy – każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zaświadczenie itp., sporządzone w toku pracy biurowej.

Akta sprawy oznaczają zbiór wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy.

Dokumentacja obejmuje akta różnych spraw, ale dotyczących jednego zagadnienia. Jeżeli dokumentacja obejmuje tylko akta jednej sprawy wówczas termin ‘dokumentacja’ pokrywa się z terminem ‘akta sprawy’.

Podział dokumentów ze względu na:

1. miejsce powstawania dokumentów:

a) zewnętrzne, czyli powstające poza przedsiębiorstwem,

b) wewnętrzne, czyli powstające w przedsiębiorstwie.

2. pilność sprawy:

a) zwykłe – to takie, których załatwienie powinno nastąpić w zwyczajowo lub przepisowo ustalonym terminie,

b) pilne – to takie, których załatwienie ma nastąpić jak najszybciej,

c) terminowe – z oznaczeniem konkretnego terminu załatwienia.

3. konieczność przestrzegania tajemnicy służbowej:

a) jawne – mogą mieć do nich wgląd wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa,

b) poufne – mają do nich wgląd pracownicy rozpatrujący daną sprawę,

c) tajne – ma do nich wgląd tylko konkretna osoba (dwukopertowe).

4. treść zawartą w piśmie:

a) pisma i notki – są to dokumenty służące do wymiany informacji dotyczących lub naświetlających daną sprawę,

b) protokoły – są to dokumenty stwierdzające wykonanie określonych czynności lub zaistnienie pewnych zdarzeń,

c) sprawozdania – są to dokumenty omawiające wykonanie określonych zadań lub działań,

d) polecenia – są to dokumenty dotyczące wykonania określonych czynności lub załatwienia określonych spraw. Polecenia mogą mieć postać pism zwykłych, zarządzeń, decyzji lub tzw. pism okólnych.

Ogniwa obiegu pisma

Prawidłowa organizacja obiegu pism ma szczególne znaczenie dla sprawnego działania każdego przedsiębiorstwa i sprawnego nim kierowania. Każde pismo zawiera w swej treści polecenie wykonania lub zaniechania wykonania danej czynności, czy też informacje niezbędne do podjęcia decyzji. Polecenie zawarte w piśmie może być wykonane tylko wtedy, gdy pismo znajdzie się szybko i w odpowiednim czasie na danym stanowisku pracy.

Prawidłowy obieg pisma winien opierać się na następujących zasadach:

1) obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy, tzn. pismo powinno przejść przez wszystkie stanowiska pracy zainteresowane załatwieniem danej sprawy.

2) droga obiegu pisma powinna być jak najkrótsza, tzn. należy eliminować wszystkie stanowiska pracy, przez które przebieg pisma nie jest konieczny i na danym stanowisku pismo powinno być tylko raz.

3) obieg pisma powinien być szybki.

4) organizacja obiegu pism powinna umożliwiać kontrolę stanu ich załatwiania w każdej fazie obiegu.

Przykładowy obieg dokumentu (wykres obiegu pisma pana X do przedsiębiorstwa Y w sprawie skargi na działalność sekcji transportu).

CZYNNOŚĆ	KOMÓRKA ORGANIZACYJNA
CZYNNOŚĆ	STANOWISKO DO ODBIORU I WYSYŁKI KORESPONDENCJI W DZIALE	KIEROWNIK DZIAŁU LUB ZASTĘPCA	KIEROWNIK SEKCJI TRANSPORTU LUB UPOWAŻNIONY PRACOWNIK	REFERENT	STANOWISKO PRACY ds. MASZYNOPISANIA
Odbiór korespondencji w kancelarii głównej przedsiębiorstwa
Odciśnięcie pieczątki wpływu z datownikiem
Przejrzenie pisma i przekazanie sekcji transportu
Wpisanie do rejestru skarg i wniosków
Przydzielenie pisma do załatwienia referentowi
Opracowanie sprawy
Sporządzenie maszynopisu
Korekta maszynopisu
Dołączenie ewentualnych załączników
Przejrzenie sprawy i aprobata wstępna
Przejrzenie i odpisanie(aprobata ostateczna)
Zakopertowanie i złożenie do wysyłki
Przekazanie do kancelarii głównej przedsiębiorstwa
Przekazanie oryginału i kopii do sekcji transportu
Odnotowanie w rejestrze skarg sposobu załatwienia sprawy
Odłożenie załatwionej sprawy do akt

Temat: Systemy kancelaryjne

System kancelaryjny – sposób, w jaki wykonuje się takie czynności jak rejestrowanie, gromadzenie, porządkowanie, oznaczanie i przechowywanie dokumentów.

O tym, który z systemów jest w konkretnym podmiocie gospodarczym przesądza jego kierownictwo w instrukcji kancelaryjnej.

Typowa instrukcja kancelaryjna zawiera:

- zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,

- zasady obiegu pism,

- czynności sekretariatu,

- tryb przeglądania pism przez kierowników,

- sposób rejestracji i znakowania pism,

- wskazanie osób uprawnionych do podpisywania korespondencji,

- zasady kontroli załatwiania spraw,

- zasady przechowywania akt.

Istnieją dwa podstawowe systemy kancelaryjne:

1) system dziennikowy, który może być

a) jednodziennikowy (pisma wpływające rejestrowane są po lewej stronie, a pisma wysyłane po prawej stronie dziennika podawczego, inaczej korespondencyjnego)

b) dwu dziennikowy (pisma wpływające notowane są w jednym, a wysyłane notowane są w drugim dzienniku podawczym)

2) system bezdziennikowy – ogranicza się do rejestracji konkretnych spraw. Jest to system nowocześniejszy, przyspiesza obieg pism w porównaniu z systemem dziennikowym, ponieważ zmniejsza liczbę rejestracji i pokwitowań w poszczególnych komórkach, do których pismo trafia. Warunkiem stosowania tego systemu jest opracowanie prawidłowego regulaminu organizacyjnego, określającego ściśle zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy, a ponadto stworzenie wykazu akt ułatwiającego przechowywanie, oznaczanie i odszukiwanie pism.

Temat: Postępowanie z pismami na przykładzie systemu bezdziennikowego

Etapy:

1) Przyjmowanie pism

a) pisma wpływające do przedsiębiorstwa przyjmuje kancelaria przedsiębiorstwa lub sekretariat poprzez pocztę, gońca, telefaks, pocztę elektroniczną lub od zgłaszających się interesantów.

b) na żądanie kancelaria jest zobowiązana wydać interesantowi potwierdzenie przyjęcia pisma.

c) należy zwrócić uwagę na adres, by stwierdzić, czy pismo nie doręczono omyłkowo, a po otwarciu koperty sprawdzić, czy pismo nie zostało mylnie skierowane i czy posiada ewentualne załączniki. Brak załączników podanych w piśmie należy odnotować na piśmie.

d) z lewej strony w górnej części pisma odcisnąć pieczątkę wpływu, wpisać datę, liczbę załączników i oznaczyć symbol komórki, do której skierowane jest pismo. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem tajnych, poufnych, wartościowych i zaadresowanych osobiście do pracownika.

e) kancelaria dołącza kopertę do dalszego obiegu pisma jeżeli:

a pismo nie zostało zaopatrzone w datę, a dowodem wysyłki jest data stempla pocztowego,

a w piśmie brak nazwy i adresu nadawcy, a znajdują się one na kopercie,

a data stempla pocztowego ma ważne znaczenie dla załatwienia sprawy (pismo terminowe).

2) Rozdział i załatwianie pism

a) pisma powinny być dostarczane w specjalnych teczkach do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych.

b) kierownicy zapoznają się z treścią pism, zatrzymują u siebie te, które będą załatwiane osobiście. Pozostałe pisma przydzielają właściwym pracownikom do załatwienia (dekretowanie).

c) osoba, która ma daną sprawę załatwić, musi ją zarejestrować w spisie spraw, przygotować pod względem merytorycznym i formalnym, uzyskać aprobatę wstępną kierownika, przygotować odpowiedź na pismo i uzyskać podpis kierownika – czyli aprobatę ostateczną i przekazać do sekretariatu w celu wyekspediowania na zewnątrz.

3) Wysyłanie pism

a) kancelaria segreguje korespondencję.

b) kancelaria sprawdza, czy pismo jest podpisane, z datą, znakiem sprawy, czy posiada załączniki.

c) kancelaria stempluje pismo z datą, adresuje i zamieszcza pieczątkę przedsiębiorstwa, wysyła korespondencję.

Temat: Przechowywanie nośników informacji

Przechowywanie nośników informacji powinno spełniać następujące warunki:

1) umożliwić szybkie i łatwe odnalezienie akt.

2) umożliwić wyjęcie akt w sposób nie naruszający całości układu.

3) ograniczyć do minimum bezpośrednie i pośrednie koszty konserwacji i eksploatacji akt.

Przechowywanie akt spraw bieżących

1) U referenta (przechowywane są akta spraw, które referent otrzymuje do załatwienia oraz akta spraw, które czekają na załatwienie, uzupełnienie lub wymagają wznowienia)

2) Registratura – system centralnego przechowywania akt bieżących obsługiwany przez jednego lub kilku pracowników. Registratura mieści się w specjalnie do tego celu przeznaczonym pomieszczeniu, a do jej zadań należy przechowywanie wszystkich akt zakładu pracy oraz ich rejestracja oraz wydawanie i odbieranie akt do referentów. W registraturze przechowuje się akta przez dwa lata, okres ten przeważnie wystarcza na zorientowanie się, czy będą one potrzebne do pracy bieżącej, czy też można je przekazać do składnicy akt

Akta mogą być przechowywane w następujących porządkach:

u alfabetycznym, czyli wg porządku literowego,

u liczbowym, czyli akta układa się według numeru, bez względu na treść. Mogą to być numery rejestracyjne lub znaki spraw,

u systematycznym (rzeczowym) – akta układane są wg głównych zagadnień, a każde zagadnienie dzieli się na grupy, podgrupy, sekcje, podsekcje.

Przechowywanie akt spraw załatwionych

1) Zakładowe składnice akt przechowują materiały archiwalne przez następujące okresy:

u 15 lat – przechowywane są akta naczelnych organów władzy i administracji państwowej, instytucji i organizacji na szczeblu centralnym oraz przedsiębiorstw,

u 10 lat – przechowywane są akta w instytucjach, organizacjach, urzędach na szczeblach wojewódzkich, przedsiębiorstwach o znaczeniu lokalnym oraz spółdzielniach produkcyjnych,

u 5 lat – w instytucjach, urzędach i organach na szczeblu gminy oraz we wszystkich zakładach pracy, materiały archiwalne typu dokumentacji technicznej.

2) Po upływie tych okresów akta kategorii „A” są przekazywane do archiwów państwowych, centralnych lub wojewódzkich, które sprawują nadzór nad stanem i sposobem przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych a zakładowych składnicach akt oraz nad ich prawidłowym porządkowaniem i przekazywaniem do archiwów państwowych. Kategoria „A” obejmuje materiały archiwalne, które posiadają wartość historyczną, a okres ich przechowywania jest w zasadzie nieograniczony np. sprawozdania finansowe, akty powstania podmiotów gospodarczych, akty własności nieruchomości.

Temat: Łączność organizacyjna

Zebranie jest to forma grupowej wymiany informacji. Typy zebrań: konferencja, sobór, synod, zjazd, zlot, debata, narada, kongres, sympozjum, wywiadówka, odprawa, posiedzenie, forum.

1) Rodzaje zebrań:

u odprawy – spotkania przełożonego z podwładnymi, na których omawiane są sprawy bieżące oraz wydawane są polecenia dla poszczególnych pracowników,

u posiedzenia – zwoływane są rzadziej niż odprawy, poruszane są na nich sprawy o dłuższym horyzoncie czasowym, często po dyskusji podejmowane są decyzje dotyczące funkcjonowania podmiotu gospodarczego,

u zgromadzenia – zwoływane są jeszcze rzadziej, organizuje się je dla wspólnego omówienia ważnych spraw i podjęcia kolegialnych decyzji, np. walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki akcyjnej w celu podjęcia decyzji dotyczącej podziału zysku.

2) Zasady prowadzenia zebrań:

1) zasada celowości – każde zebranie musi być celowe i konieczne,

2) zasada planowości – każde zebranie powinno być zaplanowane, chociaż mogą zdarzyć się zebrania nagłe,

3) zasada sprawności prowadzenia obrad – przewodniczący zebrania zobowiązany jest przeprowadzić spotkanie kierując się porządkiem obrad,

4) zasada konkretyzacji wniosków i wyznaczania danych osób do realizacji zadań.

3) Fazy zebrań:

Efektywność zebrań zależy od dwóch faz:

I. Przygotowanie zebrania

1. określenie celu zebrania

2. dobranie uczestników zebrania

3. przygotowanie niezbędnych materiałów, które będą stanowić podstawę spotkania

4. opracowanie porządku obrad

5. wybór przewodniczącego zebrania

6. wyznaczenie osoby protokołującej

7. rezerwacja i przygotowanie sal

8. powiadomienie uczestników i wysłanie odpowiednich materiałów

II. REALIZACJA ZEBRANIA

1. punktualne rozpoczęcie zebrania i przedstawienie porządku obrad

2. określanie i przestrzeganie czasu trwania zebrania

3. unikanie wygłaszania referatów

4. normowanie czasu wypowiedzi poszczególnych uczestników ( z góry ogranicza się czas do kilku minut)

5. zachowanie odpowiednich proporcji pomiędzy czasem przeznaczonym dla organizatorów i dla zaproszonych gości

6. podsumowanie dyskusji i ewentualne podjęcie uchwał

7. wolne wnioski

Obowiązki przewodniczącego zebrania:

1. powinien wzbudzać zainteresowanie uczestników omawianym problemem

2. powinien koncentrować dyskusję na problemie

3. powinien uściślać wypowiedzi dyskutantów

4. musi być obiektywny i bezstronny w ocenie wypowiedzi

5. może domagać się wyjaśnień i informacji oraz przykładów

6. przeprowadza głosowania i respektuje zdanie większości

7. powinien troszczyć się o to, by zebranie kończyło się formułowaniem wniosków i by zostały one przekazane do realizacji

Komunikacja w pracy biurowej

Temat: Bariery komunikacyjne i sposoby ich pokonywania

W procesie komunikacji miedzy ludźmi mogą zaistnieć następujące bariery utrudniające komunikację:

myśleć ≠ mówić

mówić ≠ słyszeć

słyszeć ≠ rozumieć

rozumieć ≠ akceptować

Proces porozumiewania się dodatkowo może być utrudniony w sytuacji zaistnienia stresu, zdenerwowania czy emocji.

Najważniejsze warunki poprawności procesu komunikowania się:

u uważne słuchanie rozmówcy

u stawianie pytań w celu wyjaśnienia wątpliwości

u jasne i jednoznaczne formułowanie myśli

u używanie jedynie terminów znanych rozmówcy

u przyjęcie postawy sprzyjającej komunikowaniu się

a) okazywanie rozmówcy zainteresowania problemem

b) taktowne i kulturalne traktowanie rozmówcy

c) grzeczne i oparte na szacunku prowadzenie rozmowy

d) unikanie konfliktów

Sekretariat jako komórka organizacyjna

Temat: Sekretariat – pojęcie i rodzaje

Sekretariat jest stanowiskiem pracy niezbędnym dla sprawnego działania kierownika, a zwłaszcza takiego, który zajmuje wyższy szczebel w hierarchii organizacyjnej.

Sekretariat jest to kilkuosobowa komórka, której podstawowym zadaniem jest obsługa kierownika pod względem administracyjno – biurowym.

W Polsce rozróżnia się następujące sekretariaty:

1) główny – najczęściej w małych przedsiębiorstwach zatrudniających do kilku pracowników. Są to sekretariaty wieloosobowe, które łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej.

2) osobiste – przeważnie jednoosobowe stanowisko pracy, którego zadaniem jest obsługa administracyjno – techniczna kierownika.

3) działowe – wydziałowe – mają podobne zadania jak sekretariaty główne, ale obsługują dział lub wydział w zakresie czynności administracyjno – technicznych i kancelaryjnych.

4) organów kolegialnych – mogą mieć różną formę organizacyjną, tzn. mogą być stałą komórką stałych organów kolegialnych lub mogą być powoływane doraźnie, np. do obsługi jednej konferencji lub narady.

Zadania sekretariatu organów kolegialnych:

1. przygotowanie zebrania organu kolegialnego (patrz: faza przygotowania zebrań).

2. obsługa techniczna zebrania.

3. sporządzenie protokołu zebrania i rozesłanie go zainteresowanym.

4. nadzór nad wykonaniem uchwał.

Temat: Funkcje sekretariatu i zasady organizacji pracy sekretariatu

Funkcje sekretariatu:

1. Gromadzenie i selekcjonowanie informacji (ocena wagi informacji wewnętrznych i zewnętrznych płynących do dyrektora jest bardzo ważna).

2. Przyjmowanie interesantów i telefonów tzn.:

a) sekretariat powinien informować o sposobie załatwienia danej sprawy bez konieczności angażowania dyrektora,

b) dokonywanie właściwej selekcji rozmów telefonicznych i ich rejestracja podczas nieobecności dyrektora,

c) dokonywanie odpowiednich adnotacji w terminarzu dyrektora i sekretarki,

d) przyjmowanie gości w przypadku niezapowiedzianych wizyt.

3. Współudział w przygotowaniu, obsłudze i prowadzeniu zebrań.

4. Organizowanie wyjazdów służbowych zwierzchnika (rezerwacje, bilety).

5. Załatwianie korespondencji (umiejętność stenografowania, pisanie na maszynie, formułowanie decyzji, sporządzanie pod dyktando).

6. Prowadzenie podręcznej rejestracji akt bieżących będących w toku załatwiania przez dyrektora i przechowywanych w sekretariacie.

7. Obsługa techniczna środków pracy biurowej (dyktafon, automatyczna sekretarka, telefaks, komputer, kserokopiarka).

Temat: Zasady organizacji pracy sekretariatu

1. Zasada planowości pracy – oznacza, że osoby pracujące w sekretariacie powinny kierować się planem pracy własnej kierownika i na jego podstawie organizować własną pracę.

2. Zasada rytmiczności i równomierności pracy – rytm dzienny, tygodniowy, miesięczny wpływa na wzrost wydajności pracy.

3. Zasada systematyczności.

4. Zasada obowiązkowego podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

5. Zasada przestrzegania porządku organizacyjnego – sekretarka nie może załatwiać osobistych spraw w trakcie pracy.

Organizacja pracy kierownika

Temat: Istota i znaczenie pracy kierownika

Cechy pracy kierowniczej:

1. Praca kierownicza obejmuje głównie czynności koncepcyjne składające się na proces podejmowania decyzji.

2. Z pracą kierowniczą wiąże się duża odpowiedzialność:

a) za swoje decyzje,

b) za bezpieczeństwo pracowników,

c) za przebieg i skutki pracy,

d) za środki i przedmioty pracy,

e) za kontakty zewnętrzne.

3. Pracy kierowniczej towarzyszy duże ryzyko i niepewność.

4. Istnieje zmienny rytm działania, zmienność zadań, metod i warunków pracy.

5. Istnieją trudności w pomiarze efektów pracy kierownika.

6. Kierownik jest przeważnie głównym i jedynym podmiotem motywującym ludzi do pracy.

MODEL PODEJMOWANIA DECYZJI

1. Powstanie problemu	wskutek	1) dyspozycje kierownika 2) obserwacje własne kierownika 3) informacje od podwładnych 4) sygnały z zewnątrz
2. Rozpoznanie aktualnej sytuacji	za pomocą	1) zebrania informacji 2) oceny własnej kierownika 3) konsultacji i opinii z zewnątrz
3. Ustalenie i ocena możliwych rozwiązań	za pomocą	1) narad zespołów 2) doradztwa 3) ekspertyz 4) opinii
4. Wybór rozwiązania i podjęcie decyzji	przez	1) kierownika 2) zastępcę kierownika
5. Realizacja decyzji	przez	1) kierownika 2) zastępcę kierownika
6. Kontrola wykonania	przez	1) kierownika 2) zastępcę kierownika 3) przełożonego 4) instytucje z zewnątrz
7. Ocena skutków podjętych decyzji	przez	1) kierownika 2) zastępcę kierownika 3) przełożonego 4) instytucje z zewnątrz

Temat: Znaczenie prawidłowej organizacji pracy kierownika

Znaczenie prawidłowej organizacji pracy kierownika:

1) dla przedsiębiorstwa

2) dla podległych pracowników

3) dla kierownika jako jednostki

ad. 1. Praca kierownika jest pracą koncepcyjną. Wadliwe decyzje kadry kierowniczej wpływają na efektywność działania przedsiębiorstwa. Kierownik powinien mieć tak zorganizowaną własną pracę, by mieć czas na przemyślenie ważnych decyzji.

ad. 2. Metody i styl pracy dyrektora są przedmiotem ciągłych uwag pracowników. Pracownicy dostosowują się do tego stylu – jeżeli go nie akceptują, może dojść do konfliktu. Kierownik zatem może oddziaływać na pracowników w sposób wychowawczy lub negatywny (demoralizujący).

ad. 3. Duża odpowiedzialność i złożoność pracy kierowniczej powoduje znaczne obciążenie fizyczne i psychiczne. Każdy kierownik jest przez to podatny na sytuacje stresowe, zaburzenia nerwowe czy też zaburzenia układu krążenia.

Temat: Metody badania organizacji pracy własnej kierownika

1. Metoda obserwacji nieskategoryzowanej.

2. Metoda obserwacji skategoryzowanej.

3. Metoda samoobserwacji nieskategoryzowanej.

4. Metoda samoobserwacji skategoryzowanej.

5. Techniki badań społecznych.

Ad. 1.

Polega na chronologicznym zapisie wszystkich czynności i operacji jakie wykonuje kierownik w ciągu dnia pracy (fotografia dnia roboczego). Zapisów tych dokonuje przeszkolony obserwator, który jest osobą postronną. Dokonuje on zapisów „jak leci”, bez skrótów, po kolei wszystkich czynności wykonywanych przez kierownika. Po dokonaniu obserwacji jej wynik jest poddawany analizie.

Zalety:

- można uchwycić wszystkie nawet najdrobniejsze czynności wykonywane przez dyrektora (nie ma szablonu).

Wady:

- obserwacja człowieka postronnego może spowodować, że kierownik będzie zachowywał się nienaturalnie, tym bardziej gdy ma świadomość, że wyniki obserwacji będą do wglądu osób trzecich. Trudno jest uchwycić i ocenić osobie postronnej pewne czynności kierownika, np. siedzi i myśli, a obserwator odbiera to jako odpoczynek,

- wynik obserwacji można agregować dopiero po wielu dniach i wtedy też dokonuje się oceny (wady te eliminuje druga metoda).

Ad. 2.

Jest podobna do metody pierwszej tyle, że obserwator posługuje się pewnymi kategoriami czynności możliwych do wykonania przez dyrektora. Aby stosować tę metodę należy:

- sporządzić ramowy wykaz czynności jakie może wykonywać kierownik. Każda z czynności ma swój symbol literowo-cyfrowy,

- przeprowadzić obserwację i zaznaczyć ją na rozkładzie dnia (rejestr dzienny),

- dokonać analiz i opracować wyniki końcowe (zestawienie zbiorcze).

Przykłady ramowego wykazu czynności kierownika:

A – planowanie pracy

A1 – planowanie pracy własnej

A2 – planowanie pracy zespołowej

A3 – współudział w opracowywaniu planu całego przedsiębiorstwa

B – kierowanie bieżące

B1 – zaznajomienie się z bieżącymi przepisami prawa i ekonomii

B2 – studiowanie analiz i sprawozdań

B3 – rozmowy służbowe z pracownikami

B4 – narady i konferencje o charakterze roboczym

B5- delegacje i wyjazdy służbowe

C – polityka kadrowa

C1 – przyjmowanie do pracy

C2 – zwalnianie z pracy

C3 – nagradzanie

D – funkcje kontrolne

D1 – osobiste sprawowanie kontroli

D2 – współudział w kontroli

E – czynności o charakterze wykonawczym

E1 – osobiste podpisywanie korespondencji

E2 – osobiste odpowiedzi na pisma

E3 – osobiste formułowanie decyzji i zarządzeń

F – samokształcenie

F1 – samodzielne kształcenie

F2 – udział w konferencjach szkoleniowych

G – inne czynności

Rejestr dzienny – 8 godz.

Godz.	Czynność
8⁰⁰	E-1
8⁴⁰	F-1
8⁵⁰	B-1
9⁵⁰	C-2
16⁰⁰	D-2

Zestawienie zbiorcze

Czynność	Czas trwania	%
A1	-	-
A2	30’	6
A3	10’	2
B1	60’	12,5
B2	-	-
B3	-	-
B4	-	-
B5	-	-

480’ – 100%

30’ – x

x=3000*48

Ad. 3.

Kierownik sam jest obserwatorem (fotografia dnia roboczego).

Ad. 4.

Kierownik sam posługuje się ramowym wykazem czynności, symbolami, rejestrem dziennym.

Wady 3 i 4:

- mogą to być metody subiektywne lub obiektywne w zależności od tego kto i do czego będzie wykorzystywać wyniki obserwacji. Jeżeli przeprowadzenie obserwacji ma na celu tylko poprawę organizacji pracy kierownika, to prawdopodobnie będzie on obiektywny

- metody 3 i 4 angażują czas pracy kierownika

Zalety 3 i 4:

- będą to metody uczciwe, jeżeli kierownik rzeczywiście dąży do polepszenia własnej pracy

- są one leprze od metody obserwacji ze względu na brak barier i kosztów.

Ad. 5.

Techniki badań społecznych:

Ankiety, wywiady i testy mają charakter uzupełniający w stosunku do metod 1-4. Same nie są w stanie tych metod zastąpić.

Metody 1-4 muszą dotyczyć większej liczby dni (od 100-250 godz., czyli od 1-1,5 miesiąca obserwacji). Dopiero na tej podstawie można dokonać analizy i wyciągnąć wnioski.

Temat: Przejawy i przyczyny niesprawnej organizacji pracy własnej kierownika

PRZEJAWY	PRZYCZYNY
1. Nadmiernie wydłużony dzień pracy	- nadmiar kontroli wewn. - niskie kwalifikacje dyrektora - nieufność kierownika w stosunku do podwładnych - poczucie zagrożenia na zajmowanym stanowisku - dążenie do manifestowania fachowości - presja psychiczna operatywnego kierownika - perspektywa przyszłego awansu
2. Zbytnie rozczłonkowanie dnia pracy	- brak inicjatywy i samodzielności podwładnych - nieumiejętność oddzielania spraw ważnych od mało istotnych - dążność do przewodzenia - nieufność kierownika w stosunku do podwładnych - brak odpowiedniej organizacji dnia pracy
3. Nieplanowość pracy własnej kierownika	- nieplanowana praca przełożonych - nieplanowana praca pracowników - nieumiejętność planowania pracy własnej - lekceważenie planowania w organizowaniu pracy własnej
4. Zbytnia koncentracja na pracy operatywno-wykonawczej	- przecenianie efektów doraźnych w pracy kierowniczej - zbyt częsta zmiana przepisów regulujących działalność przedsiębiorstwa - nieumiejętność perspektywicznego myślenia
5. Konferencyjny styl pracy (zbytnie obciążenie konferencjami, zebraniami, naradami)	- nieumiejętność organizacji czasu pracy zespołowej - nieumiejętne wyrażanie myśli - nieumiejętne wyrażanie poglądów

Temat: Style kierowania podwładnymi.

1. Styl autokratyczny:

Ja zdecydowałem, ja zrobiłem

- kierownik – autokrata wyznaje zasadę, że świat dzieli się na tych, którzy podejmują decyzję i tych, którzy zobowiązani są je wykonać.

- sam wyznacza zadania, sposób ich realizacji, formę i czas.

- nie dopuszcza podwładnych do udziału w rozważaniu problemów ani podejmowania decyzji.

- uważa, że posiada monopol na informację.

- niechętnie przyjmuje przejawy inicjatyw ze strony pracowników.

- jako narzędzie motywacji stosuje karę.

2. Styl demokratyczny:

My zdecydowaliśmy, my zrobiliśmy.

- kierownik – demokrata przed podjęciem decyzji zasięga opinii współpracowników,

- jest gotów wysłuchać krytycznych uwag ze strony podwładnych, a nawet pod ich wpływem zmienić swoje zachowanie.

- łączy go silna więź z zespołem.

- jako narzędzie motywacji stosuje nagrody.

3. Styl nieingerujący (bierny):

- w minimalnym stopniu interesuje się realizacją zadań i problemami pracowników.

- kierownik stosujący ten styl należy do nieudaczników bądź też działa w sposób świadomy lub konieczny, gdy przewodzi zespołowi pracowników o wysokich kwalifikacjach (np. zespoły badawcze), bądź stoi na czele interdyscyplinarnego zespołu ekspertów.

Charakterystyka dnia pracy kierownika

Elementy organizacji pracy własnej kierownika	Stan faktyczny	Stan docelowy
1. długość dnia pracy	10h-14h	8h-9h
2. rozczłonkowanie dnia pracy	40-60 czynności	10-15 czynności
3. Struktura wykonywanych czynności a) czas na pracę koncepcyjną	5-13%	60%
b) stopień planowości pracy	20-50%	do 70%
c) samokształcenie	2-4%	do 20%
d) praca społeczna (mierzona liczbą pełnionych funkcji)	6	1-2
e) kontakty z podwładnymi pracownikami
f) stopień zaabsorbowania czynnościami kontrolnymi	40%	10-15%

Temat: Planowanie pracy własnej kierownika

1. Rodzaje czynności kierowniczych.

2. Zalety planowania pracy własnej kierownika

Można zaplanować tylko czynności stałe ® regularne i sporadyczne ® przewidywane.

Zalety planowania pracy własnej:

1. zachowanie odpowiednich proporcji między pracą koncepcyjną a operatywną,

2. zajmowanie się tylko tymi czynnościami, funkcjami i zadaniami, którymi kierownik faktycznie powinien się zajmować (funkcje niezbywalne),

3. porządkowanie pracy własnej i pracowników,

4. utrzymywanie higieny psychicznej (planowanie zmniejsza napięcie psychiczne związane z zapamiętywaniem dat spotkań i wydarzeń),

5. umożliwia prawidłową realizację zadań,

6. podnosi wydajność i efektywność pracy,

7. pozwala na pozostawienie rezerwy czasowej na czynności, których nie można zaplanować.

Temat: Sposoby rekrutacji kadry kierowniczej

Kadra kierownicza może rekrutować się ze źródeł:

1) wewnętrznych (własnego zespołu pracowników)

2) zewnętrznych (z otoczenia przedsiębiorstwa)

Ad. 1.

Zalety:

- dobre rozeznanie w sytuacji przedsiębiorstwa

- stosunkowo krótki czas adaptacji na nowym stanowisku

- szerokie pole motywacji dla zatrudnionych pracowników (możliwość awansu)

Wady:

- brak nowych idei i pomysłów

- rutyna i brak szerszych horyzontów myślowych

- możliwość powstania powiązań nieformalnych (kliki)

- można nie natrafić na odpowiedniego kandydata spośród pracowników

Ad. 2.

Zalety:

- możliwość pozyskania fachowca, który zadziała niekonwencjonalnie

- oderwanie od powiązań nieformalnych w przedsiębiorstwie

- wprowadzanie nowych pomysłów i rozwiązań

Wady:

- zamknięcie drogi awansu pracownikom przedsiębiorstwa

- dłuższy okres adaptacji na nowym stanowisku

- konieczność przystosowania się do nowych warunków i poznania nowych ludzi

Temat: Metody doboru kadr kierowniczych

1. Dobór poprzez stopniowy awans pracownika (wewnętrzny sposób).

Jest to metoda najstarsza, wywodząca się z organizacji rodzinnych. Polega na przechodzeniu przez wszystkie stanowiska w hierarchii organizacji przedsiębiorstwa. Cechą tego sposobu był awans sztywny (gdy ktoś rozpoczął drogę awansu, to piął się automatycznie w górę mimo np. braku zdolności kierowniczych).

2. Dobór z kręgu znajomych kierownictwa (wewnętrzny lub zewnętrzny sposób).

Dobór często stosowany, poszukuje się osób lojalnych w stosunku do osób powołujących ich na stanowiska kierownicze. Często powstają nieformalne grupy (kliki) dążące do przejęcia władzy w przedsiębiorstwie dla realizacji własnych celów.

3. Dobór poprzez uzgadnianie (wewnętrzny sposób).

Uzgadnia się powierzenie danej osobie określonego stanowiska kierowniczego. Uzgadnianie to odbywa się pomiędzy podmiotami polityki kadrowej, którymi mogą być organizacje związkowe, partyjne, organ założycielski, rada nadzorcza, rada pracownicza itp. Kandydat powołany tą metodą przeważnie nie gwarantuje wysokich kwalifikacji formalnych. Poza tym działa w taki sposób, by okazać wdzięczność wobec osób, które go wybrały. W przypadku nietrafnych decyzji personalnych brak osób odpowiedzialnych za te decyzje.

4. Dobór spośród rezerwy kadrowej przedsiębiorstwa (wewnętrzny sposób).

W przedsiębiorstwie tworzona jest wyselekcjonowana grupa ludzi, którzy stanowią rezerwę kadrową i którzy w przyszłości zajmą wolne stanowiska kierownicze. Późniejszy dobór nie jest doborem przypadkowym, bowiem wcześniej kandydatów przygotowuje się (kursy, szkolenia, dokształcanie, itp.). Wejście do rezerwy kadrowej nie jest jednoznaczne z przyszłym stanowiskiem.

5. Dobór poprzez wyspecjalizowane agencje (zewnętrzny sposób).

Funkcjonuje głównie w Ameryce i za zachodzie Europy. Wyspecjalizowana agencja pośrednictwa personalnego oferuje kandydatów na dane stanowisko, ręczy za ich umiejętności i kwalifikacje. Przedsiębiorstwa ponoszą wysokie koszty związane z pozyskaniem kandydata za pośrednictwem agencji.

6. Dobór poprzez konkurs.

W konkursach otwartych mogą uczestniczyć wszyscy potencjalni kandydaci. Natomiast w konkursach zamkniętych tylko pracownicy tego przedsiębiorstwa. Osoby chcące przystąpić do konkursu muszą przedstawić dokumenty i świadectwa mówiące o ich kwalifikacjach, wykształceniu oraz doświadczeniu w pracy. Ponadto zwykle muszą przedstawić własną wizję działania czy też zmian, które będą chcieli dokonać po objęciu stanowiska. Przed ogłoszeniem wyników powinien być także przeprowadzony egzamin (test) świadczący o faktycznych praktycznych umiejętnościach i o wiedzy kandydata.

Zalety konkursu:

- kandydat jest podmiotem a nie przedmiotem, tzn. aktywnie walczy o zwycięstwo a nie manipuluje się nim,

- kandydaci mają równe szanse,

- dominują kryteria natury merytorycznej (a nie znajomości czy układy)

- gdy kandydat obejmie stanowisko po wygraniu konkursu to jego prestiż jest dużo wyższy niż przy wyborze w inny sposób,

- osoba, która wygrała konkurs nie jest skrępowana innymi decydentami, nie jest od nikogo uzależniona.

Wady konkursu:

- brak chętnych do udziału w konkursie,

- długotrwała procedura postępowania decyzyjnego,

- możliwość braku obiektywizmu komisji konkursowej,

- możliwość przerodzenia się konkursu w konkurs dokumentów,

- możliwość formalnego konkursu potwierdzającego wcześniejszy wybór kandydata (konkurs pozorowany)

Środki techniczne pracy biurowej

Temat: Przybory i materiały biurowe

Terminarz

Służy do przypominania o załatwianiu różnych spraw. Głównie występuje w formie kalendarza, ale mogą być też terminarze komputerowe.

Skorowidz

Służy do szybkiego odszukiwania nagromadzonych informacji, kluczem jest alfabet (skorowidze nazwisk i adresów).

Do przechowywania dokumentów stosuje się:

- segregatory

- skoroszyty

- teczki

- obwoluty

Segregatory – służą do przechowywania dużej ilości dokumentów.

Skoroszyty – przeznaczone są do umocowania dokumentów.

Teczki i obwoluty – służą do przechowywania akt w krótkim okresie czasu.

Formularz – odpowiednio opracowany druk z tekstem stałym i niezadrukowanym, polami do wypełnienia tekstem zmiennym.

Zalety:

- umożliwiają sprawniejsze wykonywanie czynności biurowych

- zmniejszają koszty związane z wykonywaniem tych czynności (krótszy czas i mniejszy wkład pracy)

- ujednolicają tryb załatwiania wielu spraw oraz korespondencję biurową.

Rodzaje formularzy:

1.wg zasięgu stosowania:

- zakładowe

- branżowe

- resortowe

- powszechnego użytku

2.wg techniki wykonywania:

- wykonywane ręcznie

- wykonywane masowo

- kserowane

- drukowane

3.wg zabezpieczeń:

- zwykłe

- ścisłego zarachowani tzn. wymagające prowadzenia dokładnej ewidencji przychodu i rozchodu każdego formularza np. świadectwo szkolne.

4.wg formatu:

- A0 841mm x 1189mm

- B0 1000mm x 1414mm.

A₁

841 x 594

A₂

594 x 420

A₃

420 x 297

A₄

_{297 x 210}

A₅

210 x 148

A₆

148 x 105

A₇

A₈

1189 mm A0

A₇ 105 x 74

A₈ 74 x 52

Temat: Dyktafon, telewizja użytkowa, dalekopis

Dyktafon

Jest to przenośny uproszczony magnetofon, wykorzystywany w pracy biurowej do zapisywania i odtwarzania mowy. Służy do rejestracji przebiegu zebrań, dyktowania korespondencji a także do nagrywania rozmów telefonicznych. Dodatkowe funkcje dyktafonu to:

- automatyczne włączanie i wyłączanie nagrywania z chwilą rozpoczęcia i zakończenia rozmowy

- zmniejszanie i zwiększanie prędkości nagrywania i odtwarzania

- odmierzanie przesuwu taśmy

- ostrzeganie o kończeniu się taśmy

- wyświetlanie daty i czasu.

Telewizja użytkowa (przemysłowa)

Stosowana jest tam, gdzie zachodzi potrzeba zdalnej kontroli określonego obszaru czy obiektu. Dzięki właściwemu rozmieszczeniu kamer możliwa jest obserwacja na monitorach wielu różnych miejsc. Ulokowanie monitorów w jednym pomieszczeniu pozwala na kontrolę wielu obiektów przez jedną osobę. Telewizja użytkowa wykorzystywana jest głównie w systemach kontroli i nadzoru zwłaszcza w bankach i obiektach handlowych.

Dalekopis

Przypomina elektryczną maszynę do pisania wraz z przystawką telefoniczną. Przykazywana informacja ma postać pisemną. Wydruk przekazywanych informacji dokonuje się na kartkach papieru lub na taśmie papierowej. Klawiatura dalekopisu nie posiada odpowiedników polskich liter: ś, ń, ż, ź itp. Nie można pisać dużymi literami.

Najważniejsze funkcje:

- skrócone wybieranie numerów,

- pozostawianie w pamięci urządzenia tekstu do wysyłki,

- wysyłanie tego samego tekstu różnym adresatom bez konieczności ponownego wpisywania tego tekstu z klawiatury,

- wprowadzanie do pamięci dalekopisu tzw. mikrodefinicji,

- automatyczne dzielenie wyrazów.

Temat: Podstawowe informacje dotyczące komputerów

Komputer jest to maszyna licząca służąca do obróbki danych, zajmująca się również operacjami na liczbach, przetwarzaniem grafiki, edycją tekstu i innymi.

Oprogramowanie – zespół instrukcji umożliwiający działanie komputera.

Programy komputerowe dzielimy na:

- programy użytkowe kadr, płac, działalności finansowo-księgowej,

- programy do obsługi tekstu – edytory: Word, Tag

- programy do obliczeń tablicowych finansowych, czyli arkusze kalkulacyjne: Excel, Quattro

- programy do obsługi baz danych: dBase, Paradox, Tig, Access

- programy graficznej prezentacji danych: PowerPoint

- programy ułatwiające pracę.

Kilka faktów z historii komputerów

1946 r. – naukowcy uniwersytetu stanu Pensylwania: J. Mauchly, J. P. Eckert i H. H. Goldstein skonstruowali maszynę liczącą ENIAC. Komputer ten został zaprojektowany na potrzeby wojska w celu obliczania tablic balistycznych. Koszt wybudowania wynosił ok. 500 tys. dolarów, jego obudowa ważyła 3 tony, pobierał moc 140 kWh. Składał się z 40 szaf, 17 tysięcy lamp elektronowych szesnastu rodzajów, z 6000 komutatorów, 1500 przekaźników. Jego szybkość to 5000 dodawań liczb dziesięciocyfrowych na sekundę.

Ogromny skok w rozwoju komputerów spowodowało wykorzystanie do ich budowy mikroprocesorów. W 1971 r. firma Intel wyprodukowała układ scalony ogólnego zastosowania, który mógł być wykorzystywany w różnych urządzeniach. W połowie lat siedemdziesiątych powstał pierwszy komputer osobisty „Apple”, dzieło Steevena Jobsa i Stephena Wozniaka. W 1976 r. firma Apple została oficjalnie powołana do życia, a wyprodukowany w 1983 r. „MacIntosh” stał się przebojem rynkowym. Z kilkuletnim opóźnieniem wkroczył na rynek komputerów osobistych IBM ze swoim PC. W roku 1993 firma Intel wyprodukowała procesor Pentium. Miał on moc obliczeniową 90 mln operacji na sekundę. W 1995 roku powstał procesor Pentium Pro, który miał moc obliczeniową 300 mln operacji na sekundę.

Sieć internetowa

Globalna sieć komputerowa na tzw. protokole komunikacyjnym TCP/IP (ang. Transfer Control Protocol / Internet Protocol). Powstała w USA z uruchomionej w 1969 roku sieci ARPANET (przeznaczonej do celów wojskowych) oraz sieci utworzonej w 1984 roku NFSNET (przeznaczonej do celów naukowych i szkolnictwa). Obecnie powszechnie wykorzystywana, zwłaszcza do wyszukiwania i pozyskiwania zasobów sieci przez użytkowników komputerów oraz przesyłania poczty elektronicznej. Korzystanie z poczty elektronicznej wymaga uzyskania tzw. konta e-mail (własnej elektronicznej skrzynki pocztowej).

Budowa Internetu:

Internet to nic innego jak połączenie niezliczonej ilości komputerów. Pojedyncze komputery połączone są nawzajem w tzw. Local Area Networks (LAN). Wiele takich LAN – ów tworzy Main Area Network (MAN). Z kolei MAN – y łączą się w Wide Area Networks (WAN). WAN – y połączone są kablami o dużej przepustowości zwanej Backbones.

Jak korzystać:

Aby podłączyć się do Internetu trzeba spełniać określone warunki:

- komputer min 486 z oprogramowaniem. Dwa najpopularniejsze programy to: Netscape Communicator i Internet Explorer.

- aby skorzystać z Internetu i połączyć się z providerem musisz wyposażyć się w modem, który ustala połączenie między komputerem twoim a providerem.

- modem wysyła dane do Web Servera – głównego komputera providera. Może on pobierać i udostępniać dane z Internetu. Usługi providera są płatne. Providery dysponują też Proxy Serverami, gdzie przechowywane są strony, z których najczęściej korzystasz, dzięki czemu nie musisz ściągać ich z całego świata, lecz bezpośrednio dostaniesz je z Proxy Servera, oszczędzając czas i pieniądze.

- wszystkie strony z serwera, które przesyłane są do Internetu muszą przejść przez Router. Router rozpoznaje punkt docelowe (adres) i wysyła je właściwym połączeniem.

Aby obejrzeć jakąkolwiek stronę internetową należy posiadać jej adres. Adres może być numeryczny, np. 195.116.864.876 lub „przyjazny”, np. www.rmf.fm. Można też przesyłać sobie wiadomości pocztą elektroniczną, np. listy@szkoła.com.pl. Liczba użytkowników Internetu stale rośnie i jest trudna do oszacowania.

Temat: Telefony i urządzenia telefoniczne

1876 rok – Aleksander Graham Bell opatentował pierwszy telefon.

Dodatkowe funkcje telefonu:

- zapamiętywanie i automatyczne wybieranie ostatnio wybieranego numeru.

- wprowadzanie do pamięci najczęściej wybieranych numerów

- aparat głośnomówiący

- automatyczny wybór wskazanego numeru aż do uzyskania połączenia

- wytłumienie szumów i zakłóceń

- poprawa słyszalności

- wyświetlacz, na którym mogą być wyświetlane następujące informacje: data, numer rozmówcy.

Telefony bezprzewodowe:

Nie posiadają kabla łączącego słuchawkę z aparatem, mają ograniczony zasięg 100-200 m.

Telefony komórkowe:

Ich zasięg jest właściwie nieograniczony, ponieważ sygnał przekazywany jest drogą radiową. Wadą jest wysoki koszt eksploatacji.W ostatnich latach trwa bardzo intensywny rozwój telefonii komórkowej. Posiada ona bardzo wiele atutów. Największym jest możliwość rozmowy z prawie dowolnego miejsca. Rozmowa jest transmitowana w postaci fal radiowych, które są przejmowane przez szereg stacji nadawczo – odbiorczych. Nowoczesna technika wyposaża aparaty komórkowe w szereg dodatkowych funkcji. Dziś można już za pomocą odpowiedniego aparatu połączyć się bezpośrednio z internetem lub nawet z samym komputerem.

Sieci komórkowe oferują szereg dodatkowych usług miedzy innymi: krótkie wiadomości tekstowe tak zwane SMS, przelicznik walut, gry, kalkulator, głośne mówienie, odtwarzacz MP 3, alarm wibracyjny, głosowe wybieranie numerów, budzik, radio, różne dzwonki czy też pocztę głosową nie wspominając już o transmisjach faksów. Nic dziwnego, że obecnie tak wielu ludzi decyduje się na korzystanie z ofert telefonii komórkowej, która obecnie jednak posiada jedną wadę a jest nią wysoki koszt eksploatacji. Dużą zaletą jest roaming, czyli rozmowy z dowolnego i w dowolnym kraju. W ten sposób połączenia nie posiadają barier.

Bipery:

Pozwalają na sterowanie automatyczną sekretarką, abonent może za pomocą telefonu i beepera połączyć się z aparatem macierzystym i uruchomić automatyczną sekretarkę.

Palmtop Linuks – przenośny komputerek, wyposażony w rysik ułatwiający pracę na ekranie. Oferowany z takimi programami jak: kalkulator, kalendarz, klient poczty elektronicznej oraz wymiana informacji z PC.

Communikator – urządzenie telefoniczne mieszczące się w dłoni, w którym zintegrowano funkcje telefonu, faksu, poczty elektronicznej, kalendarza, przetwarzanie obrazu. Można tworzyć w nim dokumenty oraz przeglądać slajdy. Ma kolorowy ekran.

Pagery:

Służą do jednostronnej komunikacji, wyposażone są w miniaturowy odbiornik, komputer i wyświetlacz.

Centralka telefoniczna:

Pozwala na automatyczne, proste połączenie abonentów zewnętrznych oraz wewnętrznych. Połączenia wewnętrzne są bezpłatne.

Wideofony:

Aparaty telefoniczne z urządzeniami umożliwiającymi wizualne połączenie rozmówców.

Homologacja – badania prowadzone przez państwową agencję radiową, których celem jest stwierdzenie przydatności urządzenia telefonicznego na terenie naszego kraju. W oparciu o te badania wydaje się świadectwo homologacji, a urządzenia telefoniczne posiadają odpowiednią naklejkę.

Temat: Kserokopiarki

Pierwszą kserokopiarkę opatentował Chester Carlson w 1937 r.

Kserokopiarka to urządzenie służące do reprodukcji dokumentów, czyli do wiernego kopiowania obrazów na określony format papieru. Oprócz kserokopiarek dających obraz czarno-biały coraz częściej korzysta się z kopiarek kolorowych, w których kolor obrazu uzyskuje się przez nałożenie trzech podstawowych kolorów (żółty, czerwony, niebieski). Koszt kolorowych odbitek jest dużo większy od czarno-białych.

Firmy produkujące kserokopiarki: Sharp, Canon, Mita, Agfa, Toshiba, Rank Xerox, Konica, Hewlett Packard, Yamaha.

Funkcje kserokopiarek:

- wierne kopiowanie obrazu

- wielokrotne powtarzanie obrazu

- automatyczna regulacja naświetlania (dzięki tej funkcji każda kopia posiada optymalny kontrast, co podnosi jej jakość)

- automatyczne dwustronne kopiowanie jednostronnych dokumentów

- zmniejszanie lub zwiększanie kopii obrazu

- pamięć zadań, do której można wprowadzić najczęściej wykonywane zadania

- przesuwanie marginesów obrazu

- łączenie na jednej kopii obrazów wprowadzonych wcześniej do pamięci

- sortowanie orginalnych obrazów i kopii, które mogą być zszywane

Rozróżnia się kopiarki: dyfuzyjne, termiczne, kserograficzne, elektroiskrowe, elektronowe.

Kopiarki dyfuzyjne – wywodzą się z tradycyjnej techniki fotograficznej. Cały jednakże proces sporządzania negatywu z oryginału dokumentu i następnie odbitki pozytywowej odbywa się w jednym aparacie (nie trzeba więc ciemni i całego wyposażenia laboratorium fotograficznego). Na otrzymanie 1 odbitki potrzeba 1-2 min. (W Polsce kserokopiarek dyfuzyjnych nie produkuje się. W sprzedaży są kopiarki z importu).

Kopiarki termiczne – są znacznie szybsze i bardziej wydajne niż kopiarki dyfuzyjne. Odbitkę z oryginału otrzymuje się w ciągu zaledwie paru sekund. Proces kopiowania polega na nagrzewaniu specjalnego papieru ciepłoczułego. Przy reprodukcji nie stosuje się żadnych roztworów, a więc cały proces przebiega „na sucho”.

Kopiarki kserograficzne – zastosowano je po raz pierwszy do celów wojskowych w USA pod koniec 1944r., a do celów administracyjnych dopiero w latach pięćdziesiątych. Technika kserograficzna stanowi prawdziwą rewelację w dziedzinie metod kopiowania dokumentów. Przy zastosowaniu tej metody można dosłownie kopiować wszystko:

- teksty pisane na papierze ręcznie lub na maszynie

- teksty i rysunki utrwalone na kalce technicznej lub błonie fotograficznej ( nawet mikrofilmowej).

- fotografie

- rysunki

- teksty dwukolorowe

Reprodukcje mogą być wykonywane na zwykłym papierze każdej grubości, kalce technicznej, kalce hektograficznej, kliszach metalowych offsetowych. Kopiowanie odbywa się „metodą suchą” bez jakichkolwiek środków chemicznych. Nie ma potrzeby sporządzania negatywów, ponieważ kopie otrzymuje się bezpośrednio z pozytywu (oryginału dokumentu).

Aparatura kserograficzna składa się z 4 urządzeń: Aparatu do kopiowania, aparatu do formowania obrazu, podgrzewacza, aparatu do utrwalania reprodukcji metodą chemiczną. Przebieg pocesu kopiowania i zastosowania poszczególnych aparatów przedstawia się w skrócie następująco:

- na płytkę aluminiową przenosi się obraz z oryginału; płytkę oprawioną w specjalną kasetę poddaje się uprzednio w aparacie do formowania obrazu, naładowaniu dodatnimi ładunkami elektrycznymi, następnie płytkę razem z oryginałem wkłada się do aparatu do kopiowania.

- w aparacie do kopiowania następuje przeniesienie obrazu w sposób utajony

- następną czynnością jest wywołanie obrazu przez posypanie proszkiem składającym się z kuleczek szklanych z proszkiem barwiącym

- dalej nakłada się na płytkę papier lub inny materiał, na który ma zostać przeniesiony tekst i wkłada do aparatu do kopiowania

- na koniec otrzymaną reprodukcję utrwala się na podgrzewaczu

Wszystkie te czynności przebiegają bardzo szybko. Ładowanie płyty trwa 10sek., naświetlanie 30-60sek., kopiowanie 30-40sek., utrwalanie 5-15sek. Łączny czas otrzymania pojedynczej kopii wynosi 1,5-2min.

Kopiarki elektroiskrowe – używane są do sporządzania matryc do powielaczy białkowych z oryginału tekstów kreskowych i zdjęć siatkowych.

Kopiarki elektroniczne – służą do kopiowania tekstu na papierze zwykłym lub elektronicznym oraz matrycach offsetowych i białkowych w skali 1:1. Aparat ma dwa urządzenia odczytujące i dwa zapisujące.

Tego rodzaju kopiarki były używane dawniej. Z czasem pojawiły się kopiarki kserograficzne w pełni zautomatyzowane, przy których cały proces sprowadza się do położenia oryginału na płycie, włożenia do maszyny i naciśnięciu przycisku. Maszyna sama, automatycznie wyrzuca kopie z szybkością 720 odbitek/godzinę. Z czasem pojawiały się coraz to lepsze, szybsze i łatwiejsze w obsłudze. Dzisiaj używanie kserokopiarki jest na porządku dziennym, jednak dawniej były dostępne tylko dla nielicznych.

Temat: Budowa i działanie telefaksu

Telefaks to inaczej telekopiarka – jest to urządzenie, które za pomocą sieci telefonicznych pozwala na kopiowanie czarno-białych obrazów (pism, tabel, rysunków). Zasięg przekazywania obrazów jest w zasadzie nieograniczony.

Podstawowe zasady działania faksu:

- dokument umieszcza się w podajniku

- wybiera się numer faksu odbiorcy, a po uzyskaniu połączenia wciska się przycisk uruchamiający transmisję

Dodatkowe funkcje:

- zapisywanie w pamięci jednego dokumentu i wysyłanie go kilku odbiorcom

- skrócone wybieranie numerów tych odbiorców informacji, do których najczęściej wysyłane są dokumenty

- powtórne wybieranie ostatnio wybieranego numeru

- automatyczne przesyłanie wielostronicowych dokumentów włożonych wcześniej do podajnika papieru

- możliwość powielania dokumentów (funkcja kserokopiarki)

- tworzenie bazy numerów odbiorców dokumentów

- programowanie nadawania dokumentów w godzinach późniejszych, gdy opłaty za połączenia telefoniczne są tańsze

- przesyłanie obrazu do pamięci urządzenia w sytuacji gdy skończy się zapas papieru

- zmniejszenie rozmiarów przesyłanego dokumentu do standardowej wielkości papieru

- regulowanie kontrastu i inne funkcje związane z regulowaniem jakości przyjmowanego dokumentu

Zalety telefaksu:

- szybkość przekazywania informacji

- wierność przekazywanej informacji

- wykorzystanie linii telefonicznej

Wady telefaksu:

- ograniczenie możliwości przekazywania informacji poufnej

- ograniczona liczba instytucji posiadających telefaks

- złożona obsługa wielofunkcyjnych urządzeń faksowych

Pierwszy telefaks skonstruował Aleksander Bain w 1842 r., a w 1902 r. fizyk Artur Korn opracował pierwszy praktyczny system telefaksowy. Telefaksy stały się powszechnie dostępne w latach 70-tych XX w.

Cechy ogólne:

1. kompatybilność – zgodność funkcjonalna, czyli każdy z każdym się połączy.

2. wszystkie telefaksy wykonują następujące działania:

b) skanowanie – odczyt obrazu (tekstu)

c) przetwarzanie obrazów w sygnał elektryczny

d) transmisja sygnału po liniach telefonicznych

e) reprodukcja obrazu u odbiorcy

3. szybkość transmisji około 15 sekund

4. rozdzielczość obrazu 98 dpi – szczegółowość obrazu

5. papier:

- maszynowy lub specjalny

- termiczny

- przeważnie format A4, może być mniejszy, ale nie mniejszy od 14,7 cm x 12,7 cm.

6. działanie bez nadzoru

7. ostrzeżenia dotyczące użytkowania:

- z dala od źródeł ciepła

- z dala od urządzeń wytwarzających pole elektromagnetyczne

- z dala od słońca

- nie wolno go przykrywać i nie wolno czyścić benzyną

POLLING – funkcja ta jest przeznaczona do tego, że można przekazać wywołanie dokumentu na czas.

KLAWISZE I WSKAŹNIKI URZĄDZENIA TELEFAKSOWEGO

wyświetlacz ciekłokrystaliczny

in use – zaświeca się, gdy automatyczna sekretarka pracuje

LSD – kontrast – regulacja

alarm – zaświeca się, jeżeli coś jest nie w porządku

paper out – zaświeca się, jeżeli brakuje papieru

program – zaświeca się w momencie programowania

RESOLUTION – rozdzielczość

- standard – rozdzielczość standardowa (zwykła)

- fine – rozdzielczość lepsza

- super fine – rozdzielczość najlepsza

- half tone – należy wcisnąć, gdy przesyłamy zdjęcia

- light orginal – naciskamy jeżeli dokumenty, które przesyłamy są mało czytelne

- polling – do wywołania innego faksu w celu otrzymania dokumentu

RECEIVE MODE

- tad/fax – oznacza, że automatycznie pracuje automatyczna sekretarka i fax

- fax – jeżeli przesyłamy konkretną wiadomość

- tel – działa telefon

Automatyczna sekretarka – w środku kaseta

OGM/PLAY – do odtwarzania nagranych wiadomości

ODM/RETS – do nagrywania nadawanych wiadomości

ICMREASE – do kasowania odebranych wiadomości

Obok automatycznej sekretarki:

REV – przesuwanie do tyłu

FF – przesuwanie do przodu

MEMO / 2 WAY – do rozpoczęcia i kończenia nagrywania własnej wiadomości lub rozmowy telefonicznej

Playback – do odtwarzania lub przerywania nagranych wiadomości

TONE – do zmiany wydzwaniania z pulsującego na tonalny

FLASH – włączenie funkcji w centralkach telefonicznych

REDIAL – do ponownego wykręcania ostatnio wykręcanego numeru

MONITOR / VOICE STDBY – do wykręcania numery przy odłożonej słuchawce

KLAWISZE NUMERYCZNE – do wybierania numerów

program – do rozpoczynania i kończenia funkcji programowych

set – do ustawiania parametrów podczas programowania

pause – do wprowadzania pauzy przy programowaniu numerów

auto – do automatycznego wybierania numerów

STOP Clear – służy do przerywania operacji kopiowania lub przekazywania dokumentu

START COPY – do rozpoczynania kopiowania i przekazywania dokumentów

OBSŁUGA TELEFAKSU:

I Transmisja ręczna – podczas rozmowy telefonicznej

1. włożenie dokumentu stroną zadrukowaną do spodu

2. prosimy o przełączenie przez rozmówcę swojego urządzenia na opcję fax

3. po usłyszeniu sygnału wciskamy klawisz „start copy”

II Transmisja normalna

1. włożenie dokumentu stroną zadrukowaną do spodu

2. wybranie wykręcenia numerów

3. po usłyszeniu sygnału wciskamy klawisz „start copy”

III Transmisja automatyczna

1. włożenie dokumentu stroną zadrukowaną do spodu

2. wcisnąć jeden z przycisków do automatycznego wybierania zaprogramowanych numerów telefonicznych lub przycisk „aut” i jeden z numerów w przedziale 01-49

IV Ponowienie transmisji do ostatnio wybieranego numeru

1. wybrać numer

2. numer się zgłasza

3. „redial” – 6–krotnie wykonuje wybieranie numeru

V Ręczne odbieranie dokumentów podczas rozmowy telefonicznej

1. ustawiamy „start copy” i odkładamy słuchawkę

VI Automatyczne odbieranie dokumentu

Ustawiamy „Receive mode” na fax

VII Sporządzanie kopii

1. włożenie dokumentu

2. „start copy”

Wydruk o transmisjach:

1. klawisz „program”

2. # (kasownik) i 40

3. zrobienie „start copy”

4. program

Wydruk listy zakodowanych numerów:

1. program

2. # i 41

3. zrobienie „start copy”

Wydruk listy błędów:

1. program

2. # i 44

3. zrobienie „start copy”

Test wydruku:

1. program

2. # i 42

3. zrobienie „start copy”

Wydruk logo:

1. program

2. # i 02

3. zrobienie „start copy”

Wydruk listy informacyjnej:

1. program

2. *

3. „start copy”

Sporządzanie pism biurowych

Temat: Zasady sporządzania pism

1. Nagłówek – wymienia się nazwę i adres nadawcy. Powinien to być nadruk lub pieczęć. Nagłówek może być umieszczony po lewej stronie, po prawej lub na całym polu nagłówkowym.

2. Nazwa (adresat lub imię i nazwisko) oraz adres odbiorcy umieszcza się na polu adresowym blankietu korespondencyjnego w zasadzie w oznaczonym kreskami prostokącie. Każdy składnik nazwy i adresu odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w układzie blokowym w odpowiedniej kolejności w mianowniku.

Pisząc adres na maszynie stosuje się pojedynczy skok. Nazwę ulicy, jej numer i numer mieszkania piszemy w odsunięciu o dodatkowy skok. Poniżej oznaczenie kodowe i nazwa miejscowości pismem wyróżnionym. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów. Adresy zagraniczne pisze się zgodnie ze zwyczajami adresata. Umieszczenie nazwiska przed imieniem jest dopuszczalne tylko w urzędowych pismach. Oznaczenie pocztowe typu Expres „Lotniczy”, Polecony piszemy nad adresem i podkreślamy.

EKSPRES

Przedsiębiorstwo Robót Inżynieryjnych

Dział Transportu

ul. Słoneczna nr 30/75

00-708 WARSZAWA

Antoni Skowroński

Prezes Spółki z o. o. „Echo”

ul. Batorego 43 m. 5

20-078 LUBLIN

3. Znaki powoławcze w piśmie.

Wasze pismo z dnia: Znak: Wasz znak: Data:

2002-01-02 P-VI-II/7/02 Or-II/7/02 2002-01-12

lub

02-01-02

lub

02 01 02

4. Określenie przedmiotu sprawy.

sprawa: przyjęcie do pracy

sprawa: wydanie legitymacji

sprawa: zapytanie o ofertę

sprawa: reklamacja jakościowa

5. Treść – należy ją zaczynać w odległości 2-3 skoków poniżej „sprawa”. Można ją pisać w układzie blokowym lub a’linea.

Układ blokowy:

b) wszystkie wiersze zaczyna się od linii lewego marginesu

c) stosuje się skok pojedynczy, a tylko wyjątkowo zwiększony

d) elementy treści oddziela się skokiem podwójnym

e) nagłówki lub tytuły rozpoczyna się także od lewego marginesu

Układ a’linea:

a) pierwsze litery rozpoczynające nowe myśli pisze się w odległości 3-8 znaków maszynowych od lewego marginesu.

6. Podpis – stanowisko służbowe umieszcza się w odległości 2-3 skoków od ostatniego wiersza z prawej strony blankietu. W odległości kolejnych 3 skoków umieszcza się w nawiasie imię i nazwisko.

Pismo nie może być podpisane ołówkiem. Podpis powinien być pełny. Skrót podpisu (parafa) może być umieszczony tylko na kopiach. Na pismach jedno-brzmiących wysyłanych w większej liczbie, np. zawiadomienie o konferencji, można odcisnąć pieczęć faksymilową (faksymilę) naśladującą podpis ręczny.

Kierownik Wydziału

(dr Anna Jamróz)

p.o. PREZESA ZARZĄDU

/Kazimierz Nowak/

Kierownik Działu Handlowego

7. Elementy dodatkowe:

a) informacja o liczbie załączników – uwagę o liczbie załączników należy pisać w końcowej części pisma od lewego marginesu. Jeżeli załącznikami są dokumenty, to można je wymienić kolejno pod wyrazem „załączniki”.

Jeżeli liczba załączników nie przekracza 5, to podajemy ją używając cyfr. Jeżeli jest ich powyżej 5, możemy użyć słowa plik.

Załączniki:

1) życiorys

2) świadectwo maturalne

3) karta zdrowia

4) 3 zdjęcia

Załączniki: 4

b) Do wiadomości:

1. Burmistrz Miasta

Myślenice

ul. Rynek 12

32-400 Myślenice

2. Redakcja „Czasu”

ul. Wielopole 17

41–700 Kraków

c) Według rozdzielnika:

ZOP 0 4/34 0 7/95

8. Na blankietach bez nadruków stosuje się wszystkie powyższe zalecenia, ale z następującymi zmianami:

a) datę wraz z nazwą miejscowości piszemy z prawej strony arkusza w odległości 2 cm od góry i 1 cm z boku.

b) znak nadawcy piszemy z lewej strony arkusza 1 skok niżej.

c) na znak i datę pisma, na które odpowiadamy, powołujemy się na wstępie pisma stanowiącego odpowiedź.

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:

więcej podobnych podstron

Technika biurowa wszystko na temat

Nośniki informacji:

Kierunki obiegu informacji w przedsiębiorstwie:

W każdym biurze wykonywane są czynności związane z:

Cechy informacji:

Podział dokumentów ze względu na:

Ogniwa obiegu pisma

Przechowywanie akt spraw bieżących

Przechowywanie akt spraw załatwionych

Obowiązki przewodniczącego zebrania:

MODEL PODEJMOWANIA DECYZJI

RECEIVE MODE

I Transmisja ręczna – podczas rozmowy telefonicznej

II Transmisja normalna

EKSPRES

Załączniki: