Temat 4: „Logistyka składowania (zarządzania magazynami)”
1. Przesłanki magazynowania
Technika i technologia rozwijają się coraz szybciej. Rewolucja informatyczna pozwala coraz lepiej monitorować, a przez to koordynować i synchronizować przepływy strumieni materii, ludzi, energii i finansów. Taki stan rzeczy sprzyja optymalizacji procesów logistycznych i generowanych przez nie kosztów.
Mimo to nadal popyt i podaż nie są zsynchronizowane i koordynowane na tyle by zrezygnować z zapasów. Nadal występuje potrzeba gromadzenia dóbr w wyodrębnionej organizacyjnie i technicznie przestrzeni, czyli w magazynie.
W potocznym języku, termin „magazyn”, zamiennie bywa określany terminem „skład”. Dlatego w dalszej części pracy oba te terminy będą używane zamiennie, ale oznaczają dokładnie to samo (magazyn - skład, magazynowanie - składowanie).
W systemie logistycznym można wyróżnić momenty, w których przepływające materiały oraz wyroby gotowe ulegają zatrzymaniu - stając się automatycznie zapasem, czyli zasobem składowanym w magazynie.
Składowanie dotyczy tak naprawdę bez wyjątku, każdego rodzaju produktu, gdyż ten w trakcie swego „cyklu życia produktu”, przynajmniej raz pomiędzy powstaniem a konsumpcją, jest w fazie spoczynku, czyli jest magazynowany. Z ekonomicznego punktu widzenia składowanie odgrywa zatem niezmiernie ważną rolę. Przyczynia się bowiem do generowania tzw. „wartości dodanej” w procesie transformacji surowca w wyrób gotowy. Chodzi o to, że poprzez magazynowanie tworzy się szereg użyteczności. Najważniejszą z nich jest „użyteczność czasu”. Bliskość rynków zbytu składów, pozwala przedsiębiorstwu realizować zamówienia klientów w krótszym czasie. Bliskość rynków dostaw, przyczynia się do obniżki kosztów zaopatrzenia. Tak więc magazyny pozwalają czynić towary dostępnymi dla klientów wtedy gdy Ci ich potrzebują, oraz tam gdzie klienci akurat przebywają. Ponieważ na współczesnym rynku konsumenta, podmioty gospodarcze w szczególny sposób koncentrują się na podnoszeniu „wartości dodanej”, stąd rola składowania przybiera wciąż na znaczeniu.
1.2. Istota, zasoby materialne i podstawowe funkcje magazynu
Aby rozpocząć analizę problemów dotyczących zarządzania gospodarką magazynową, zacznijmy od zdefiniowania najważniejszego terminu, czyli „magazynu”. „Magazyn - to jednostka funkcjonalno-organizacyjna, przeznaczona do magazynowania dóbr materialnych w wyodrębnionej budowli magazynowej, według ustalonej technologii, wyposażona w odpowiednie urządzenia, środki techniczne, zarządzana i obsługiwana przez zespół ludzi”.
Inna definicja magazynu brzmi następująco: „Magazyn - to miejsce, gdzie składuje się zapasy środków materialnych, w przypisanej im tylko formie, z uwzględnieniem przestrzeni, jaką powinny zajmować, aby powodowały możliwie najmniejszy koszt ich utrzymania”
Definicję magazynu przedstawioną powyżej, można rozpatrywać w dwóch zakresach:
W węższym zakresie pojęciem „magazyn” określa się zaplanowaną dla efektywnego składowania i przemieszczania różnorodnych ładunków przestrzeń.
W szerszym ujęciu „magazyn” oznacza zorganizowaną jednostkę, której zadaniem jest wyrównywanie ilościowo-czasowe przepływu strumieni materiałowych w systemie logistycznym.
Aby w sposób efektywny wykorzystać zarządzanie logistyczne w kontekście „zarządzania magazynami”, należy w pierwszym względzie zidentyfikować wszystkie zasoby materialne budowli magazynowej. Zasobami tymi są:
Zasoby materialne - przestrzeń oraz wyposażenie techniczne,
Zasoby ludzkie - zatrudnieni pracownicy wraz z ich wiedzą (możliwościami) i wydajnością pracy,
Zasoby finansowe - czyli środki finansowe.
Wymienione zasoby służyć mają realizacji następujących funkcji magazynu w systemie logistycznym:
Utrzymywanie zapasów,
Konsolidacja ładunków,
Dekonsolidacja ładunków,
Konfekcjonowanie,
Obsługa klientów,
Zabezpieczenie przed nieprzewidzianymi zdarzeniami.
Pierwsza funkcja - utrzymywanie zapasów (wygładzanie przepływu dóbr) - jest chyba najbardziej oczywista, co wynika z chęci skoordynowania różnic w popycie i podaży. Składy zapewniają ochronę zapasów oraz oferują szereg usług dodatkowych takich jak: śledzenie stanu zapasów, wymiana zapasów, itp.
Z powodu występowania popytu sezonowego nie opłaca się okresowego produkowania w godzinach nadliczbowych, bądź pracować na niskim poziomie wydajności produkcyjnej. Wskazane jest raczej dbanie o rozsądny koszt produkcji i odpowiednią jej jakość. Służy temu właśnie ta funkcja gospodarki magazynowej w systemie logistycznym.
Układ składu odzwierciedla w swoisty sposób czas, jaki mają być w nim przechowywane towary. Przykładowo: obiekty do składowania długookresowego (np. dojrzewalnia produktów alkoholowych, przechowywania produktów sezonowych), mają charakter starych, wielopoziomowych konstrukcji. Natomiast tam gdzie istnieje potrzeba szybszej rotacji zapasów (większość artykułów spożywczych), magazyny mają charakter jednokondygnacyjny oraz są tak zaprojektowane, aby jak najefektywniej świadczyć w nim usługi manipulacyjne.
Struktura stawek transportowych, szczególnie wtedy gdy charakteryzuje się ona ich dużym zróżnicowaniem w zależności od wagi przesyłki, określa rolę składów w - konsolidacji ładunków. Jeżeli produkty pochodzą z wielu źródeł, to przedsiębiorstwo może dokonać dużych oszczędności w sferze kosztów transportu, wysyłając je do składu, tam je konsolidując, a następnie wysyłając jako jedną dużą przesyłkę do ostatecznego odbiorcy. Ta funkcja magazynu znajduje swe największe zastosowanie w działalności zaopatrzeniowej przedsiębiorstwa.
Inną funkcją jest - dekonsolidacja - dużych partii wysyłanych towarów na mniejsze przesyłki, oczekiwane przez indywidualnych odbiorców. Jest ta funkcja przeciwieństwem funkcji „konsolidacyjnej”. Zasadą stosowaną w tej funkcji jest stwierdzenie: „wysyłać możliwie najdalej, możliwie największych partii towaru”. Struktura stawek transportowych sprawia, że przewóz większych partii ładunków jest bardziej korzystny, aniżeli w przypadku przesyłek mniejszych. Zatem dystrybucja towarów do klientów zamawiających mniejsze ilości jest tańsza, jeśli w ich pobliżu będzie znajdował się skład spełniający funkcję dekonsolidacyjną.
Konsolidacja ładunków transportowych - polega na tym, iż funkcjonowanie magazynów w fazach zaopatrzenia czy też dystrybucji, pozwala na znaczne obniżanie kosztów transportu. Wynika to z faktu, iż przewoźnicy stosują różne stawki przewozowe. Przykładowo najczęściej używa się czterech podstawowych typów stawek za przewóz towarów:
TL (truckload) - ładunek wypełnia całą ciężarówkę;
CL (carload) - ładunek wypełnia cały wagon;
LTL (less-than-truckload) - ładunek nie wypełnia całej ciężarówki;
LCL (less-than-carload) - ładunek nie wypełnia całego wagonu.
Wysyłka towarów na duże odległości po stawkach typu „LTL” lub „LCL” jest bardziej kosztowna niż wysyłka towarów na tych trasach po stawkach „TL” lub „CL”. Firmie która wysyła towary po stawkach „LTL” czy „LCL” na stosunkowo duże odległości - magazynowanie - daje możliwość konsolidacji mniejszych przesyłek w większe ładunki (pełne wagony czy ciężarówki) i uzyskanie w efekcie znacznych oszczędności na kosztach transportu.
Reasumując, w fazie logistyki zaopatrzenia magazyn spełnia zadanie polegające na konsolidacji mniejszych ładunków od różnych dostawców w większe partie, wysyłane do zakładów produkcyjnych. Przedstawia to poniższy rysunek:
Rysunek 1: „Konsolidacja ładunków transportowych w logistyce zaopatrzenia”
Dostawca
Dostawca Ładunek
Skonsolidowany
Dostawca Magazyn Zakład produkcyjny
Dostawca
Źródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 314
Natomiast w fazie logistyki dystrybucji magazyn przyjmuje skonsolidowane dostawy z różnych zakładów i wysyła mniejsze ładunki (LTL , LCL) na różne rynki. Przedstawia to poniższy rysunek:
Rysunek. 2: „Konsolidacja ładunków transportowych w logistyce dystrybucji”
Zakład
produkcyjny
Rynek
Zakład Magazyn zbytu
Produkcyjny
Ładunek
skonsolidowany Rynek
Zakład Magazyn zbytu
produkcyjny
Źródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 314
Bardziej jeszcze wyspecjalizowaną funkcją magazynów jest „konfekcjonowanie” (angielska nazwa - mixing). Niektóre przedsiębiorstwa produkujące szeroką paletę towarów, mogą wykorzystywać do ich produkcji, wiele innych zakładów produkcyjnych, produkcyjnych których każdy wytwarza tylko pewną część oferty przedsiębiorstwa. Wielu klientów dokonuje zakupów pełnej gamy towarowej wytwarzanej przez przedsiębiorstwo. W celu poprawy efektywności działań, towary mogą być wysyłane z poszczególnych zakładów produkcyjnych nie bezpośrednio do klientów, lecz najpierw do składu głównego. Tu w magazynie centralnym następuje zestawianie wyrobów nadchodzących z różnych zakładów w przesyłki zgodnie z zamówieniami klientów. Dodatkowe koszty składowania mogą być w tym przypadku z nadwyżką zrekompensowane przez niższe koszty produkcji będące rezultatem produkowania w każdym zakładzie dłuższych serii mniejszej liczby wyrobów.
Konfekcjonowanie - (komisjonowanie, mieszanie, dozowanie, formowanie jednostek opakowania o określonej ilości, masie, objętości lub kompletności) - to zestawianie produktów stosownie do zamówień klienta. Ponieważ firmy często wytwarzają (czy sprzedają) asortyment obejmujący nieraz setki i tysiące „różnych” pod względem koloru, wielkości, kształtu i innych cech produktów, a ich klienci w zamówieniu oczekują zróżnicowanego asortymentu, stąd firmy nie magazynujące towarów nie mogłyby sprostać wszelkim oczekiwaniom.
Jeśli na przykład firma handlowa nabywa oferowany dalej w sprzedaży asortyment w różnych krajach, od różnych producentów, a jej klient życzy sobie w komplecie zakupu po jednym z towarów od każdego z producentów to firma handlowa nie magazynująca tych towarów musiałaby na własny koszt zorganizować transport pojedynczych sztuk od każdego producenta. Powodowałoby to między innymi: różnice w czasie przychodzenia różnych dostaw, wyższe stawki przewozowe (LCL, LTL), itp. Dlatego też istnienie magazynów, w których ma miejsce konfekcjonowanie zróżnicowanego asortymentu, umożliwia sprawniejszą realizację zamówień. Przedstawiają to poniższe rysunki.
Rysunek. 3: „Konfekcjonowanie (zestawianie) wyrobów gotowych”
Zakład produkcyjny 1 Klient X
Produkty A i B
Magazyn
Zakład produkcyjny 2
Produkty C i D Klient Y
Zakład produkcyjny 4 Klient Z
Produkty E i F
Źródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 316
Rysunek. 4: „Konfekcjonowanie (zestawianie) dostaw zaopatrzeniowych”
Surowiec A
Surowiec B A, B, C, D
Magazyn Zakład
produkcyjny
Dostawca C
Dostawca D
Źródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 316
Obsługa klientów - to kolejna cecha i funkcja magazynu, która wpływa na zwiększenie wartości składowanych towarów. Chodzi o to że dysponowanie towarem w magazynie pozwala szybciej zrealizować zamówienie klienta co powoduje jego większą satysfakcję i umożliwia stosowanie odpowiedniej stawki sprzedaży.
Zabezpieczenie przed nieprzewidzianymi zdarzeniami - czyli przykładowo opóźnienia w transporcie z przyczyn strajków blokujących drogi, złych warunków pogodowych, braku zapasów u dostawców, itp. Takie opóźnienia w dostawach na przykład surowców wpływają na opóźnienia w produkcji wyrobów gotowych. Opóźnienia w dostawach wyrobów gotowych do handlu mogą spowodować rezygnację klientów z zakupu tych towarów w dłuższej perspektywie.
Opisane powyżej funkcje wymagają z kolei zaplanowanych i skoordynowanych czynności w obrębie podsystemu magazynowania (skoordynowana działalność w czasie i przestrzeni, polegająca na gromadzeniu zapasów, ich składowaniu, wraz z czynnościami manipulacyjnymi, pielęgnacyjnymi i kontrolnymi), jak również w całym systemie logistycznym. Chodzi tu o następujące czynności:
Przygotowanie przyjęcia dostawy,
Rozładunek i przyjęcie,
Opracowanie ładunku i rozmieszczenie w miejscu składowania,
Przemieszczanie do miejsc kompletacji zamówień,
Kontrolowanie zapasów,
Pakowanie ochronne - scalanie jednostki transportowej,
Wydawanie zamówień odbiorcom,
Załadunek,
Czynności ewidencyjne.
Logistyka w odniesieniu do funkcji magazynowania środków materialnych, stawia dwa podstawowe cele:
Maksymalizacja wykorzystania przestrzeni składowej,
Minimalizacja operacji (manipulacji wewnętrznych).
Obydwa cele nie są alternatywą względem siebie. Są realizowane jednocześnie, stąd z reguły nie osiąga się maksimum w punkcie ekstremum obu celów, tylko szuka się efektu synergii w postaci sprawności (produktywności) podsystemu magazynowania. Aby zatem w sposób możliwie najlepszy osiągać sprawność magazynowania, należy umieć rozpoznawać: wszystkie parametry użytkowe budowli magazynowej, wyposażenie i jego możliwości oraz wskaźniki wydajności zatrudnionego personelu.
3. Najważniejsze decyzje logistyczne dotyczące magazynów
Z terminem „magazyn” związane są następujące cechy charakterystyczne:
Wyodrębniona przestrzeń - chodzi o konstrukcję budowli magazynowych, która musi zapewniać zachowanie właściwości bio-fizyko-chemicznych składowanych zapasów. W tej konstrukcji najistotniejsza jej część to użytkowana powierzchnia przeznaczona do składowania i przechowywania dóbr materialnych, która przyczynia się ponadto do łatwiejszego wykonywania manipulacji tymi towarami.
Komunikacja - Składowanie towarów w magazynie to najbardziej oczywista jego czynność, aczkolwiek nie jedyna. Należy pamiętać, iż do sprawnego zarządzania magazynem i towarami w nim składowanymi niezbędna jest też czynność przemieszczania. Komunikacja jako cecha charakterystyczna zarządzania magazynem - to właśnie czynności przemieszczania, które można podzielić na cztery (w pewnym stopniu odrębne) operacje:
Przyjmowanie towarów do magazynu (ze środków transportu);
Przemieszczanie towarów do określonego miejsca w magazynie;
Skonfigurowanie odpowiednich zestawów towarów w celu realizacji zamówień klientów lub zapewnienia surowców do produkcji;
Ładowanie towarów w celu wysłania ich do klienta lub na linię produkcyjną.
Wyposażenie - czyli zespół urządzeń niezbędnych do przemieszczania, składowania, zabezpieczania i ewidencjonowania zapasów, używanych zgodnie z wymogami natury techniki i efektywności ekonomicznej. Na wyposażenie to składają się: urządzenia do składowania i zabezpieczenia jakości dóbr materialnych, środki przewozowe i przeładunkowe oraz urządzenia pomocnicze zapewniające sprawny przebieg prac w magazynie.
Technologia - czyli zespół środków i metod działania wykorzystywanych podczas przyjmowania, przemieszczania i składowania dóbr. Technologia pracy w magazynie obejmuje:
Gromadzenie i przepływ informacji związanych z fizycznym ruchem zapasów;
Automatyzację prac związanych z zabezpieczeniem, ewidencją i kontrolą zapasów w magazynie.
Forma własności - czyli przynależność magazynu do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa czy też korzystanie z form outsourcingu w gospodarce magazynowej.
Ważne staje się więc podanie definicji związanej z zarządzaniem taką jednostką. Zarządzanie magazynem definiujemy w tym kontekście jako - „działalność techniczno - ekonomiczną i organizacyjną w skali przedsiębiorstwa, sektora, branży, kraju, regionu, bądź w skali międzynarodowej, związaną z magazynowaniem dóbr materialnych, w celu zapewnienia właściwej działalności gospodarczej, lepszej organizacji służb magazynowych, minimalizacji zapasów, a tym samym kosztów działalności podstawowej, a także modernizacji magazynów.”
Podana definicja magazynu zawiera w sobie 6 podstawowych elementów, funkcji zarządzania:
Zapasy (materiały, surowce, komponenty, wyroby gotowe),
Określona przestrzeń (budowla, obszar, przestrzeń),
Wyposażenie techniczne (infrastruktura i suprastruktura - czyli sprzęt do składowania, przemieszczania, przeładunkowy, kompletacyjny, konfekcjonujący, informatyczny, kontrolno-pomiarowy, zabezpieczający, ochronny, inny),
Personel (kierownictwo, pracownicy transportowi, administracyjni - oraz posiadane przez nich umiejętności, uprawnienia i obowiązki),
Organizacja (funkcje magazynu, zakres czynności, itp.,
Koszty magazynowania (identyfikacja kosztów, podział rodzajowy, możliwości ich optymalizacji, itp.)
Do podstawowych decyzji menedżerskich dotyczących składów należą następujące decyzje:
Dotyczące wyboru odpowiedniej formy własności,
Dotyczące wielkości i liczby składów,
Dotyczące lokalizacji składów,
Dotyczące wewnętrznej organizacji składów.
Podjęcie decyzji o użyciu składów prywatnych lub publicznych jest jednym z najważniejszych problemów w tym obszarze zarządzania. Chodzi o to czy przedsiębiorstwo powinno zbudować (ewentualnie kupić) własny magazyn, czy też wynająć odpowiednią, zapotrzebowaną powierzchnię składową w magazynie obcym.
Oba rozwiązania mają jednocześnie wady i zalety. Menedżerowie rozwiązują zwykle ten problem poprzez rozpatrzenie wpływu określonej decyzji na globalne koszty logistyczne, szukając takiego rozwiązania, którego efektem będzie najniższy poziom tych kosztów (koszty zmienne - wariant składu obcego, oraz łącznie koszty zmienne i koszty stałe: podatek od własności, amortyzacja, wynagrodzenia dla pracowników magazynu, itp. - wariant składu własnego).
Innym ważnym zadaniem menedżera - logistyka, jest określenie wielkości i liczby składów w całym systemie logistycznym (łańcuchu dostaw). Obie te cechy są wzajemnie od siebie uzależnione, bowiem z reguły wraz ze wzrostem liczby składów w systemie logistycznym przedsiębiorstwa, maleje ich średnia wielkość.
Wielkość magazynu jest uzależniona od wielu czynników. Określa się ją z reguły w jednostkach powierzchni lub pojemności. Dziś często niestety jeszcze spotkać można reklamy niektórych magazynów, które podają wyłącznie swą powierzchnię (w metrach kwadratowych). Pokazuje to mankament nie zwracania należytej uwagi na zdolność nowoczesnych składów do składowania wertykalnego (pionowego).
Jeśli rośnie poziom obsługi klienta, wymaga on zwykle więcej przestrzeni składowej w celu zapewnienia możliwości składowania większych ilości zapasów. Jeśli rośnie wielkość i liczba rynków obsługiwanych przez skład, wymaga to z reguły dodatkowej przestrzeni magazynowej. Gdy przedsiębiorstwo oferuje większą liczbę produktów, bądź ich zestawów, szczególnie jeśli są one zróżnicowane, potrzebuje ono większych składów w celu utrzymywania przynajmniej minimalnych zapasów wszystkich produktów. Zwiększają się również wymagania wobec przestrzeni składowej, jeśli przechowywane produkty są duże, rośnie ich masa całkowita przepływająca przez skład, długi jest cykl produkcji, używane są ręczne metody przemieszczania i przeładunków wewnątrz składu, w składzie wykonywane są czynności biurowe: sprzedaży czy też zarządzania informacją, kiedy popyt jest zmienny lub nieprzewidywalny.
Reasumując najważniejszymi jak się wydaje obecnie, czynnikami mającymi wpływ na wielkość magazynu są:
Poziom obsługi klienta,
Wielkość obsługiwanego rynku,
Liczba sprzedawanych (kupowanych) produktów,
Wielkość magazynowanych zapasów (ich indywidualne gabaryty),
System transportu i przeładunków wewnątrz składu,
Czas cyklu produkcji,
Rozplanowanie składu,
Rodzaj używanej infrastruktury (stojaki, regały),
Współczynnik przepustowości,
Korzyści skali, itp.
Podstawą podjęcia decyzji o liczbie składów w systemie logistycznym przedsiębiorstwa, jest przeanalizowanie współzależności kosztów, z tym związanych. Zwiększenie liczby składów w systemie logistycznym oddziaływuje na cząstkowe koszty logistyczne takie jak: koszty transportu, utrzymywania zapasów, koszty utraconych możliwości sprzedaży, koszty utrzymywania (wynajmowania) składów.
W miarę wzrostu liczby składów zmniejszają się koszty transportu i koszty utraconych możliwości sprzedaży, podczas gdy jednocześnie rosną koszty utrzymywania zapasów oraz utrzymywania (wynajmu) składów.
Konsolidacja przesyłek w partie całowagonowe lub całosamochodowe) pozwala obniżyć koszty transportu. W sferze logistyki dystrybucji zwiększająca się liczba magazynów pozwala lokalizować składy bliżej rynków zbytu i samych klientów, redukując tym samym odległości przewozu i koszty transportu.
Koszty składowania rosną, ponieważ globalna przestrzeń składowa zawsze zwiększa się wraz z większą ilością magazynów. Przedsiębiorstwo dysponujące jednym składem o powierzchni 50 tys. m2 nie będzie w stanie funkcjonować przy tej samej wielkości kosztów, dysponując dwoma obiektami składowymi po 25 tys. m2 każdy. Obsługa składu: biura, łazienki, stołówki, przejścia i inne pomieszczenia, wymagają pewnej, prawie zawsze stałej przestrzeni.
Ponieważ przedsiębiorstwo zwiększające liczbę swych składów utrzymuje większe zapasy globalne, rosną tym samym koszty zapasów. Większe ilości zapasów wymagają większej przestrzeni składowej. Zwiększenie zapasów jest niezbędne, ponieważ trudności związane z określeniem popytu mogą zmusić przedsiębiorstwo dysponujące dwoma lub więcej składami do utrzymywania zbyt wysokiego poziomu niektórych, trudniej sprzedających się towarów, towarów każdym ze składów. Wraz ze wzrostem liczby składów przedsiębiorstw, zwiększający się z reguły wachlarz towarów wymaga ponadto większej przestrzeni, nawet przy tej samej wielkości sprzedaży.
Przedsiębiorstwa zwiększają często liczbę swych składów w celu: poprawy poziomu obsługi klienta, obniżenia kosztów transportu i zapewnienia możliwości składowania zwiększających się ilości produktów. O dziwo, zmniejszanie liczby składów w systemie staje się często preferowanym sposobem realizacji tych samych potrzeb. Koszty budowy i eksploatacji składów są duże. W przeciwieństwie, poprzez redukcję liczby składów przedsiębiorstwo może wyeliminować te z obiektów, które powodują nieproduktywne koszty. Kombinacja mniejszej liczby składów z niezawodnym systemem transportowym może poprawić poziom obsługi klienta i obniżyć koszty transportu poprzez możliwości konsolidacji. Przy mniejszej liczbie składów oraz przemieszczeniu większych ilości produktów przedsiębiorstwo musi zwiększyć przepustowość składu lub współczynnik obrotu zapasami. Poprzez zwiększenie współczynnika obrotu zapasów przedsiębiorstwo może obniżyć koszty ich utrzymywania.
Rozplanowanie i konstrukcja magazynu mogą mieć krytyczny wpływ na produktywność i efektywność systemu logistycznego. Dobre rozplanowanie składu może:
Zwiększyć wydajność,
Poprawić przepływ produktów,
Obniżyć koszty,
Poprawić poziom obsługi klienta,
Zapewnić lepsze warunki pracy personelowi.
Optymalne rozplanowanie i konstrukcja składu dla przedsiębiorstwa będzie różna w zależności od składowanego towaru, zasobów finansowych przedsiębiorstwa, otoczenia konkurencyjnego i potrzeb klientów. Menadżer-logistyk musi ponadto rozpatrzyć współzależności między kosztami siły roboczej, kosztami urządzeń, kosztami przestrzeni oraz kosztami informacji. Przykładowo zakup droższych lecz bardziej efektywnych urządzeń do przemieszczania i przeładunków towarów wewnątrz składów może mieć wpływ na optymalną wielkość składu. Zainstalowanie drogiego systemu przenośnikowego w celu obniżenia kosztów siły roboczej i podwyższenia wydajności może wpłynąć na konfigurację składu.
Ważne jest, aby firma przyjęła kilka zasad postępowania (ręcznych lub komputerowych), które mogą pozwolić opracować skuteczne i efektywne rozplanowanie składu. Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie wybierze przedsiębiorstwo ostatecznie, niezmiernie ważne jest aby umożliwiało ono jak najlepsze i najefektywniejsze wykorzystanie całej dostępnej przestrzeni składu. Wskazówkami pomagającymi osiągnąć ten cel są poniższe instrukcje:
Dla wszystkich produktów należy bardzo dokładnie skalkulować wymagania przestrzeni składowej,
Wszędzie gdzie jest to tylko możliwe należy wykorzystywać składowanie wielopoziomowe,
Zwracanie szczególnej uwagi na wymiary przejść, gdyż zbyt wąskie przejścia ograniczają przepływ materiałów i efektywne wykorzystanie urządzeń, zaś zbyt szerokie przejścia marnotrawią przestrzeń,
Należy zwracać uwagę i dążyć w praktyce do wykorzystania górnej przestrzeni magazynu do przemieszczeń towarów z jednego miejsca na drugie,
Należy wykorzystywać antresole i półpiętra do organizowania pomieszczeń biurowych w magazynie,
W szacowaniu (przewidywaniu) ekspansji nowych przestrzeni składowych, należy stosować normy wykorzystania przestrzeni. Normy te mogą być wyrażone jako stosunek wykorzystywanych m3 do całości użytkowej przestrzeni składowej, bądź wykorzystywanej powierzchni w m2 do całości powierzchni magazynu.
Lokalizacja zakładów produkcyjnych i magazynów w systemie logistycznym przedsiębiorstwa, może prowadzić do ograniczeń w tworzeniu użyteczności czasu i miejsca. Lokalizacja obiektów wpływa bezpośrednio na koszty transportu, poziom obsługi klienta i koszty zapasów.
Gdy przedsiębiorstwo usytuuje już obiekt w określonym miejscu, menadżer-logistyk ma możliwość operowania takimi zmiennymi logistycznymi jak:
Transport,
Realizacja zamówienia,
System przemieszczania i przeładunków wewnątrz obiektu,
Operuje nimi w celu: maksymalizacji użyteczności czasu i miejsca oferowanych klientom towarów, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów globalnych całego systemu logistycznego.
4. Kosztowe uzasadnienie wyboru lokalizacji
Lokalizacja magazynu uzależniona jest od popytu rynkowego na określone dobra, w miejscu najdogodniejszym dla dostawcy i klienta optymalizującym koszty, dającym gwarancje najkorzystniejszego wyniku finansowego całego systemu logistycznego (lub firmy).
Lokalizacja w procesach logistycznych jest istotnym problemem decyzyjnym, ponieważ nadaje kształt określonej strukturze systemu logistycznego. Struktura ta decyduje o dostępnych możliwościach (możliwościach związanych z nimi kosztach) funkcjonowania systemu. Lokalizacja w systemie logistycznym polega na wybraniu miejsca usytuowania zakładów produkcyjnych, magazynów, punktów sprzedaży hurtowej i detalicznej, centrów logistycznych i usługowych, itp., a więc tych punktów, w których materiały czy wyroby gotowe zatrzymują się tymczasowo w drodze do ostatecznego klienta.
Teoria lokalizacji jest bogatą dziedziną wiedzy dysponująca wieloma precyzyjnymi technikami służącymi do wyboru punktów lokalizacyjnych.
4.1. Metoda analizy dynamicznej (długookresowej)
Proces lokalizacji rozpoczyna się od ogólnej analizy kosztów nowego systemu logistycznego.
Przykład:
Firma przewiduje że w pewnym regionie będzie sprzedawać produkt „X” po cenie 1620 zł za sztukę. Kierownictwo firmy szacuje że sprzedaż będzie wynosiła 1850 szt. Rocznie. W tym celu musi ustalić lokalizację magazynu produktu „X”. Do wyboru bierze 3 miasta z pewnego regionu: Łódź, Piotrków Trybunalski i Tomaszów Mazowiecki. Jak wybrać najbardziej ekonomiczną lokalizację?
Tabela : Zestawienie kosztów alternatywnych lokalizacji
Miasto |
Koszty stałe w skali roku |
Koszty zmienne /1 szt. |
Ł - Łódź P - Piotrków T - Tomaszów |
360 mln zł 720 mln zł 1440 mln zł |
900 000 zł 540 000 zł 180 000 zł |
Dla każdej z alternatywnych lokalizacji wyznaczamy prostą - funkcję kosztów, dla założonego poziomu sprzedaży:
Koszt całkowity = koszt stały + koszt zmienny x wielkość sprzedaży
Ł: 360 mln zł + 900 tys zł x 1850 szt = 2025 mln zł
P: 720 mln zł + 540 tys zł x 1850 szt = 1719 mln zł
T: 1440 mln zł + 180 tys zł x 1850 szt = 1773 mln zł
Przy wielkości sprzedaży 1850 szt najkorzystniejszą - z punktu widzenia łącznych kosztów - lokalizacją magazynów jest „Piotrków”. Spodziewany zysk przy tej lokalizacji będzie wynosił (1620 zł x 1850 szt - 1719 mln zł) 1278 mln zł
W zadaniu tym zastosowano tzw. analizę długookresową (inna nazwa - dynamiczną). Stosuje się w niej zwykle matematyczne metody pozwalające na porównanie różnych systemów logistycznych. W tym celu musimy zebrać następujące informacje:
Koszt stały,
Całkowity koszt zmienny
Koszt zmienny / 1 jednostkę
Zakładając dalej zależność pomiędzy wielkością sprzedaży a jej kosztami jako prostoliniową, musimy wyznaczyć równanie tej prostej [y = a + bx]
a - koszt stały
b - koszt zmienny / na jednostkę
Można też obliczyć tzw. „punkt obojętny” czyli punkt równości kosztów całkowitych
Jeżeli wyznaczymy graficznie wszystkie 3 proste to nasuwają się dodatkowo inne uwagi. Chodzi o lokalizacje korzystne także dla innych wielkości sprzedaży produktu „X”
Roczna wartość kosztu stałego Ł P
2000 T
1750
1500
1250
1000
750
500
250
0
1000 2000 3000
Roczna wielkość sprzedaży
Wniosek:
Dla sprzedaży nie przekraczającej 1000 szt rocznie korzystniejszą lokalizacją byłaby „Łódź” Z kolei dla sprzedaży więcej niż 2700 szt rocznie bardziej opłacalna byłaby lokalizacja magazynu w „Tomaszowie”.
4.2. Metoda punktu dominującego
Przykład:
Zakład „P1” wytwarza pewien produkt. W celu polepszenia poziomu obsługi 2 ważnych rynków zbytu „M1” i „M2” przez ten zakład, zdecydowano się na budowę magazynu pośredniczącego. Wzajemne usytuowanie zakładu i rynków przedstawia rysunek
Rysunek : Mapa odległości pomiędzy Zakładem „P1” a rynkami zbytu: „M1” i „M2”
„Y” Odległość w km
|
||||
4 |
|
Lokalizacja punktu dominującego |
100 000 ton „P1” |
|
3 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
„M1” - 60 000 t |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
1 2 3 4 5
„X” Odległość w km
Zapotrzebowanie rynku M1 wynosi 60 000 ton w ciągu roku, a rynek M2 zamawia rocznie 40 000 ton. Odpowiednio roczna produkcja zakładu P1 wynosi 100 000 ton.W procesach transportu nie występują żadne ubytki produktu. Koszty dostarczenia produktu do magazynu, jak również koszty przesłania produktu z magazynu do odbiorców na obu rynkach są jednakowe i wynoszą 500 zł 1 t/km
Przy rozwiązaniu tego problemu można posłużyć się teorią punktu dominującego, która mówi, że jeśli dla jakiegokolwiek punktu iloczyn masy produktu „V” i stawki transportowej „R” jest równy lub przekracza sumę iloczynów mas „V” i stawek „R” w innych punktach, wtedy ten punkt stanowi optymalną lokalizację magazynu.
W przypadku zakładu produkcyjnego iloczyn VR w miejscu zlokalizowania zakładu wynosi 100 000 x 500 = 50 mln, a miejscu występowania każdego z rynków VR odpowiednio wynosi: 60 000 x 500 = 30 mln oraz 40 000 x 500 = 20 mln.
Stąd VRP1 = VRM1 + VRM2 , czyli 50 mln = 30 mln + 20 mln, a więc punktem dominującym jest P1. Tam też należy zlokalizować magazyn.
Odpowiednią kalkulację dla tego przykładu zawiera tabela
Potencjalna lokalizacja magazynu[a] |
Odległość od zakładu do magazynu |
Koszt przewozu[b] z zakładu do magazynu |
Odległość od magazynu do rynku M1 |
Koszt przewozu z magazynu na rynek M1 |
Odległość od magazynu do rynku M2 |
Koszt przewozu z magazynu na rynek M2 |
Łączny koszt (3) + (5) + (7) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1,1 (M1) 1,5 (M2) 5,3 (P1) 4,3 3,3 2,2 2,4
|
447 447 0 100 200 316 316 |
22350 22350 0 5000 10000 15800 15800 |
0 400 447 360 282 141 316 |
0 12000 13410 10800 8460 4230 9480 |
400 0 447 360 282 316 141 |
8000 0 8940 7200 5640 6320 2820 |
30350 34350 22350 23000 24100 26350 28100 |
[a] - lokalizacja określona przez współrzędne siatki X, Y
[b] - koszt = masa x stawka transportowa x odległość
W wielu problemach lokalizacyjnych czynnikiem dominującym przy wyborze są koszty transportu. Do podjęcia decyzji w tym zakresie można wykorzystać metodę zwaną „algorytm transportowy”
5. Przykład decyzji menedżerskich dotyczący wewnętrznej organizacji magazynu
Przykład:
Firma „Centrum Logistyczne” (CL) jest usługodawcom zewnętrznym, logistycznym. Świadczy kompleksowe usługi logistyczne związane z obiegiem towarów swojego klienta. Polega to na tym, że przejmuje wszystkie zadania kompletnego zarządzania stanem towarów od jego wejścia poprzez składowanie, obróbkę i przygotowanie towaru do wysyłki, a także realizuje dostawy do odbiorców.
Jednym z takich klientów firmy CL jest koncern „X”, który w firmie CL ma swój centralny magazyn produktów spożywczych.
CL zapewnia (poprzez pracę trójzmianową) sukcesywne odbieranie towarów z położonego w pobliżu magazynu miejsca produkcji wyrobów koncernu „X”. CL zajmuje powierzchnię 28 000 m i jest magazynem wysokiego składowania. Magazyn podzielony jest na 2 połączone bramami hale o łącznej liczbie 29 850 miejsc w regałach przystosowanych do różnej wysokości palet.
W związku z rosnącą konkurencją na rynku usług logistycznych firma CL poszukuje rozwiązań usprawniających pracę magazynu, która decyduje o jakości świadczonej usługi. W związku ze zdobywaniem nowych rynków zbytu oraz poszerzaniem asortymentu przez firmę „X” pojawiła się konieczność dostosowania do nowych warunków. Firma CL dążąc do jak najlepszej realizacji zadań zleconych przez jej kluczowego klienta, stanęła wobec konieczności przyjęcia zwiększającej się ilości produkowanych koncentratów spożywczych oraz obsługi często zmienianej i coraz szerszej gamy asortymentowej towaru. Powyższe zmiany wymusiły na firmie CL reorganizację jej dotychczasowego procesu magazynowania.
W zależności od specyfiki składowanych produktów i zadań magazynu można dokonać podziału procesu magazynowania na kilka faz:
Przyjęcie towaru, - Składowanie, - Wydanie towaru.
W przykładzie przedstawionego magazynu wyodrębniono dodatkowo jeszcze dwa etapy magazynowania - kompletację towaru do wysyłki oraz co-packing, od niedawna wykonywany w magazynie na zlecenie obsługiwanej firmy, polegający na łączeniu jednostkowych opakowań wyrobów gotowych w zbiorcze opakowania promocyjne. Do realizacji co-packingu konieczne było wyodrębnienie części powierzchni magazynowej, zakup odpowiednich urządzeń oraz zatrudnienie dodatkowych pracowników, co nie jest bez wpływu na organizację pracy magazynu.
Kierownictwo firmy CL dążąc do usprawnienia procesu magazynowania i zapewnienia swoim klientom obsługi logistycznej wysokiej jakości, poszukuje rozwiązań, które zapewniłyby minimalizację czasu potrzebnego na realizację zadań magazynowych, jak najlepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej, zwiększenie efektywności pracowników (poprawę jakości ich pracy i związaną z nią liczbą popełnionych pomyłek i uszkodzeń towaru oraz koordynację ich działań a także uczciwość osób zatrudnionych mających bezpośredni dostęp do towaru na magazynie), szybki i bezbłędny przepływ informacji, a także optymalne wykorzystanie posiadanych urządzeń transportu wewnętrznego. Nie jest to jednak łatwe zadanie, a w trakcie jego realizacji pojawiają się nowe, czasem nieprzewidziane problemy.
Opis czynności magazynowych:
Przyjęcie towaru
Przed zmianami dokonywano załadunku i rozładunku zarówno na rampach pierwszej jak i drugiej hali. Towar zaraz po rozładunku ustawiany był tuż przy rampach w blokach. Po sprawdzeniu zgodności między stanem fizycznym towaru a dokumentem dostawy „PW” (przyjęcie wewnętrzne - dokument będący dowodem dostawy z zakładu produkcyjnego do magazynu), pracownik magazynowy wpisywał specyfikacje przyjęcia, w której informował o numerze artykułu, liczbie palet, liczbie kartonów na palecie i dacie ważności przyjętego towaru. Taki dokument trafiał do działu logistyki magazynowej gdzie pracownik wprowadzał dane do systemu i przydzielał każdej palecie lokalizację w regale zgodnie z jej wysokością, wagą i asortymentem. Wydrukowane kartki z lokalizacją, numerem artykułu, ilością, serią i datą przydatności, przekazywane były do kierownika magazynu. Pracownik magazynowy pobierał od kierownika kartki na dane przyjęcie i każdą z nich umieszczał w odpowiedniej palecie. Następnie tak oznaczone palety rozwożone były przez operatorów podnośnikowych wózków widłowych pod odpowiednie regały. Pod regałem może stać max 8 palet EURO do wstawienia w regał plus dwie wyjęte z regału. Na tym etapie procesu magazynowania bardzo ważne jest zaangażowanie pracowników magazynowych odpowiedzialnych za właściwe przyjęcie towaru (wychwycenie braku w dostawie, uszkodzeń, dopilnowanie aby paleta trafiła fizycznie w to miejsce, które zostało jej przydzielone w systemie, itp.) Niestety zdarza się i to częściej niż sporadycznie, że kartka przeznaczona dla palety „X” jest włożona w paletę „Y”, lub też sytuacja, że paleta z lokalizacją 07/056/C trafia w miejsce 07/056/D. Takie pomyłki spowalniają pracę i powodują niepotrzebny bałagan, a w konsekwencji mogą prowadzić do wydania innego towaru niż faktycznie potrzebny. Istotą problemu na tym etapie są błędy popełnione przez pracowników, wynikające z ich niedbalstwa, braku wyraźnego podziału obowiązków i związanej z tym odpowiedzialności za powierzone zadania.
Składowanie
Towar składany jest na jednostkach paletowych typu EURO w regałach zajmujących 2/3 powierzchni magazynowej. Na dwóch halach w 66 regałach jest w sumie 24 780 miejsc paletowych. Rozplanowanie regałów i ułożenie towaru, pozwalają na stały dostęp do każdej palety, jaka jest na magazynie.
Kontrakt podpisany z firmą „A” przewiduje 19 950 (+/- 5 %) jako maksymalną liczbę składowanych palet. W rzeczywistości zdarza się dość często, że liczba ta przekroczona jest o kilka tysięcy, tysięcy nawet o 10 000 palet. Taka sytuacja często zachodzi na początku miesiąca, gdy ilość wysyłanego z magazynu towaru jest - w skali - miesiąca najniższa, a produkcja i w związku z tym dostawa towaru do magazynu utrzymana na stałym poziomie. Przy liczbie palet przekraczającej liczbę miejsc w regałach, konieczne jest składowanie towaru w blokach. Przy tak rozbudowanej strefie „K”, nie pozostawało na magazynie zbyt dużo miejsca, które można by wykorzystać do tego celu. Dlatego towar „upychano” w każde wolne miejsce, czyniąc tym samym bałagan. W sytuacji skrajnej towar po rozładunku pozostawał przy rampie, co paraliżowało proces przyjmowania kolejnych dostaw. Efekt - na magazynie trudno odnaleźć paletę, jeśli nie ma ona ściśle określonego miejsca.
Trudności wiążą się nie tylko z nadmierną ilością składowanego towaru, ale również z jego zróżnicowanie asortymentowym oraz zróżnicowaną wysokością i wagą towaru na palecie. Oprócz szerokiej gamy produktów gotowych zajmujących 80,3 % powierzchni składowej, przechowywane są na magazynie opakowania i surowce, dla których przydzielonych zostało kilka regałów. W pierwszych 6-ciu regałach składowany jest towar tzw. „caterplan”, - czyli żywność zbiorowa, przeznaczona dla gastronomii. W regałach od 7 do 11 znajdują się opakowania (tacki, kartony) wydawane na produkcję tylko całymi paletami oraz folie, które są komisjonowane prosto z regału. Ze względu na wymogi sanitarne w regałach z opakowaniami nie można składować produktów żywnościowych. W sytuacji gdy do magazynu wpływa duża ilość wyrobów gotowych, nie można ich wstawić w regały z opakowaniami, mimo że są tam wolne miejsca. Niektóre opakowania przywożone są do magazynu na jednostkach paletowych przemysłowych i z tego względu nie mieszczą się w regały, dlatego również pozostają w bloku. Mamy więc sytuację gdy towar pozostaje w bloku, zmniejszając wolną przestrzeń magazynową a w regale są miejsca których nie można wykorzystać, nie łamiąc przepisów sanitarnych.
Dla usprawnienia pracy konieczne było zreorganizowanie zagospodarowania przestrzeni magazynowej, tak aby strefa przyjęć nie była zablokowana, mimo że dotychczas dostawy są składowane w blokach.
Przygotowanie towaru do wysyłki (komisjonowanie)
W dziale logistyki magazynowania opracowywane są zlecenia na podstawie danych zawartych w liście kompletacji „WZ”, który zbudowany jest z dwóch części. Część pierwsza zawiera umiejscowienie towaru w regale. Część druga zawiera umiejscowienie towaru w strefie kompletacji. Taki dokument kierownik magazynu przekazuje pracownikowi, który jest odpowiedzialny za przygotowanie tego zlecenia do wysyłki. Dokumenty WZ przygotowywane są w boksach na poszczególnych bramach załadunkowych. Pierwszą częścią jest transport całych palet z regałów do boksów. Czas realizacji tej części zlecenia jest tym lepszy, im stosunek ilości sprawnych wózków korytarzowych przeznaczonych do wystawiania palet z regałów na WZ-tki do ilości WZ-tek i wynikającej z niej liczby palet, które należy wyjąć z regałów, jest większy. Druga część zlecenia przygotowywana jest w strefie kompletacji. Na hali „1” ustawiono produkty marki „M”, do której należą: (koncentraty deserów, dodatki do ciast, koncentraty zup i sosów, napoje. Każdy artykuł miał nadany numer na podstawie kodu kreskowego. Na hali „1” stały desery, gdyż ich numer rozpoczynał się od cyfr 61xxx. Ta grupa dzieli się na podgrupy, które określała 3 i 4 cyfra: 6150x - kisiele, 6152x - budynie, 6154x - galaretki. Ostatnia cyfra oznaczała smak. Analogicznie oznaczono wszystkie kolejne grupy. Na drugiej hali znajdował się asortyment marki „K”, czyli: (koncentraty zup, sosów obiadowych i sałatkowych, dodatki do potraw [tzw. „fixy”], przyprawy w proszku i w płynie, zupy błyskawiczne), a także produkty marki „H”, do której należą: (majonezy i keczupy). Towar rozmieszczony był asortymentowo wg. numeru i smaku, co miało na celu ułatwić odnalezienie potrzebnego artykułu na strefie „K”. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy asortyment miał swoją lokalizację, która podawana była w dokumencie „WZ”. Towar ustawiany był w dwóch rzędach (od strony regału i bram), środkiem było przejście, którym mogli poruszać się tylko pracownicy z wózkami ręcznymi. Maksymalnie na strefie „K” mogło stać 6 palet jednego asortymentu.
Odpowiednie rozplanowanie strefy „K” i umiejętność odnalezienia na niej właściwego asortymentu ma decydujący wpływ na czas realizacji zlecenia. Im jest on krótszy tym wyższa jakość świadczonej usługi. W związku ze zmianami organizacyjnymi u klienta, nastąpiła w krótkim czasie dwukrotna zmiana numeracji artykułów, co wprowadziło zamęt na strefie „K” i utrudniło pracę osobom szykującym towar do wysyłki. Czas przygotowania jednej palety wydłużył się, co spowodowane było problemem przyswojenia sobie nowej numeracji przez pracowników, gdyż zdarzało się, że jeden artykuł ewidencjonowany był pod trzema numerami. Po kilkudniowej obserwacji pracy na magazynie przedstawiciel firmy „A”, uznał, że strefa „K” jest źle zagospodarowana i nie spełnia swojego zadania, bo czas realizacji zleceń jest za długi. Na jego wniosek podjęto próby zmodyfikowania strefy „K”, tak, aby ułatwić pracę i zminimalizować czas potrzebny na przyszykowanie towaru do wysyłki.
Oceniając funkcjonalność strefy „K” przedstawiciel firmy „A” nie wziął pod uwagę sezonowości sprzedaży w ciągu miesiąca, która znacznie utrudnia pracę w magazynie. W związku z bardzo dużą różnicą w ilości wysyłanego towaru na początku (150 palet/dzień) i na końcu (ponad 1500 palet/dzień) miesiąca, liczba pracowników jest niewystarczająca dla zrealizowania w normalnym czasie pracy wszystkich zleceń, wpływających od klienta w ostatnim tygodniu miesiąca, a nadmierna w przypadku niewielu zleceń na początku miesiąca. Zwiększenie zatrudnienia podnoszące koszty stałe, byłoby zbyt dużym obciążeniem finansowym dla firmy, dlatego korzysta się z usług firm personalnych „wynajmując” od nich pracowników. Należy jednak liczyć się z tym, że nowy pracownik, który nie zna dobrze tak szerokiej gamy produktów, może mieć problemy z odnalezieniem właściwego artykułu i popełni więcej błędów, realizując WZ-tkę. W ostatnich dniach miesiąca, gdy ilość wysyłanego towaru jest bardzo duża, zdarzają się często podmiany asortymentowe oraz braki w dostawie, a w konsekwencji zwroty od klienta, które z jednej strony przyczyniają się do zwiększenia w pracy w magazynie, a z drugiej obniżają jakość świadczonej usługi logistycznej i zadowolenie klienta.
Specyficzną grupą wyrobów gotowych są produkty przeznaczone dla gastronomii, czyli „caterplan”. Dla tej grupy asortymentowej nie utworzono strefy „K”. Podobnie jak „folie” z grupy „opakowań”, tak i caterplan jest komisjonowany bezpośrednio z regału przez operatora wózka korytarzowego. I tutaj odczuwalny jest „problem końca miesiąca”, gdy liczba dyspozycji wydań towaru (WZ) dla gastronomii, na dany dzień przewyższa możliwości ich przygotowania przez jednego operatora. Przydzielenie dodatkowego wózka do tej pracy nie rozwiązuje problemu, bo jeden wózek więcej na caterplanie oznacza jeden wózek mniej przeznaczony do wstawiania w regał palet z przyjęć i wystawiania ich z regału do wydania oraz na strefę „K”. Zakup dodatkowego sprzętu transportu wewnętrznego, to zamrożenie kapitału, który będzie wypracowywał zysk tylko przez połowę miesiąca, tak jak kształtuje się sprzedaż. Uwzględniając awaryjność tego sprzętu oraz zadowolenie klienta z jakości świadczonej usługi taka inwestycja jest jednak wskazana.
Wydanie towaru
Strefa załadunku składa się z dwóch elementów: bram załadunkowych i boksów o pojemności 30 palet, otwieranych z dwóch stron. Boksy zlokalizowane są w odległości 5 metrów od bramy. Pusty boks otwierany jest od strony strefy kompletacji i rozpoczyna się proces realizacji zlecenia. Po jego zakończeniu następuje sprawdzenie towaru i zamknięcie boksu. Przed zmianami numerów artykułów towar w boksie sprawdzano za pomocą skanera ręcznego. Z jego pomocą pracownik wczytywał kody oraz ilość artykułów przygotowanych do wysyłki i porównywał ich zgodność z danymi w systemie. Przygotowany i sprawdzony towar, operator wózka podnośnikowego ładował na naczepę zgodnie z dyspozycją. W związku ze zmianami numeracji skanery stały się bezużyteczne, gdyż były przystosowane do wczytywania maksymalnie 6-ciocyfrowych numerów, a obecnie numery artykułów są 7-cyfrowe. Towar sprawdzany jest więc ręcznie na podstawie dokumentu „DKZ”. DKZ zawiera informacje o numerach i ilości dysponowanych artykułów oraz o ilości warstw na palecie zajmowanych przez każdą z pozycji i przez wszystkie artykuły razem. Osoba sprawdzająca towar w boksie porównuje dane z DKZ-tki (szczególnie liczbę warstw) ze stanem fizycznym i koryguje wychwycone błędy. Niestety brak możliwości korzystania ze skanerów wydłuża czas kontroli zgodności towaru z dyspozycją i zwiększa prawdopodobieństwo pomyłek.
Jedna z przeprowadzanych inwentaryzacji wykazała duży brak towaru na magazynie, co spowodowane było niekontrolowanym wydaniem towaru poza dokumentacją przez nieuczciwych pracowników. Niezadowalający wynik inwentaryzacji oraz problemy podane wcześniej, skłoniły kierownictwo firmy do wprowadzenia zmian w celu usprawnienia prac magazynowych oraz „uszczelnienia” magazynu.
Rozwiązania usprawniające
Aby zapobiec dalszemu niefakturowanemu wydaniu towaru z magazynu i zapewnieniu dokładniejszej kontroli towaru, dokonano podziału hal ze względu na pełnione funkcje i wprowadzono zmiany rozplanowania przestrzennego strefy „K”.
Przyjęcie towaru
Zgodnie z podziałem wszystkie 6 ramp hali „1” służy jedynie rozładunkom dostaw z produkcji i od klientów zewnętrznych oraz załadunkom surowców i opakowań na produkcję. Na każdej zmianie jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za tę część zadań. Sprawdza ona dostawę pod względem ilości, asortymentu, jakości i daty przydatności. Każdą niezgodność zobowiązana jest wyjaśnić z dostawcą i zaznaczyć w dokumencie dostawy.
Zaproponowano zbiurokratyzowanie procesu przyjęcia towaru do magazynu. Najlepszym rozwiązaniem byłaby zmiana systemu komputerowego, który wyeliminowałby niepotrzebny obieg dokumentów, ale jeśli nie ma takiej możliwości, warto zbiurokratyzować pracę dla wyegzekwowania od pracowników dokładniejszego wykonywania powierzonych im zadań i zminimalizowania liczby popełnianych błędów. Kierownik przyjęć towaru powinien każdy numer przyjęcia zapisać w zeszycie, a osoba pobierająca kartki na dane przyjęcie powinna podpisać ich odbiór. Wobec pracowników można by wówczas wyciągać konsekwencje w przypadku licznie powtarzających się błędów, gdyż zidentyfikowanie osoby za nie odpowiedzialnej byłoby bardzo łatwe.
W przypadku operatorów wózków korytarzowych należałoby wprowadzić odpowiedzialność łączną, gdyż często zdarza się, że towar zwieziony pod regały na pierwszej zmianie jest wstawiany w regały przez pracownika zmiany drugiej. Trudno byłoby wskazać przez pracownika, której zmiany paleta została wstawiona w regał. Przy tym rozwiązaniu należałoby wprowadzić jeszcze jedną zasadę, a mianowicie, że operator danego wózka (każdy wózek ma swój numer) obsługuje tylko wskazane regały. Taka sytuacja czyniłaby operatora wózka odpowiedzialnym nie tylko za własną pracę ale i za pracę kolegów z dwóch kolejnych zmian. Miałoby to o tyle pozytywny skutek, że pracownik nie przeszedłby obojętnie obok błędu popełnionego przez kolegę, ale starałby się go wyjaśnić. Trzeba pamiętać, że każdy błąd wydłuża czas pracy potrzebny na zrealizowanie danego zlecenia i utrudnia pracę pozostałym pracownikom.
Takie zbiurokratyzowane rozwiązanie ma niestety również wady. Po pierwsze może przywoływać skojarzenia „państwa policyjnego”, policyjnego po drugie może przyczynić się do powstawania negatywnych relacji między pracownikami. Aby tego uniknąć ważne znaczenie będzie miał tu odpowiedni system nagród i kar. Nie może jednak opierać się on na jednoczesnym nagradzaniu pracownika, który wychwycił błąd i karaniu pracownika, który ten błąd popełnił. Należy rozbudzić potrzebę współpracy a nie niezdrową rywalizację.
Składowanie towaru
Zmiany wprowadzone w przestrzennym zagospodarowaniu magazynu powiększyły możliwości składowania towaru poza regałami. Dzięki przeniesieniu strefy „K” na 2 halę, większa część powierzchni hali 1 służy rozładunkom i składowaniu towaru w blokach, gdy taka potrzeba zaistnieje. W związku z wprowadzeniem, co-packingu na hali 1 przy bocznej rampie wydzielono część powierzchni na ten cel.
Proponuje się ponumerowanie bloków na 1 hali tak, aby bezbłędnie móc zlokalizować poszukiwaną paletę. Numery bloków miałyby być wyraźnie wypisane w wydzielonym polu oraz na dużej kartce umieszczonej nad blokiem. W przypadku takiego rozwiązania łatwiej byłoby zapanować nad porządkiem, gdy ilość składowanego towaru znacznie przekracza ilość miejsc w regale. Pracownik przygotowujący towar do wysyłki dokładnie wiedziałby, która paleta jest dysponowana do wydania. Lokalizacja bloku podana na dokumencie WZ byłaby bowiem jednoznaczna z lokalizacją fizyczną tej palety.
Komisjonowanie towaru
W celu usprawnienia pracy i na wniosek przedstawiciela zleceniodawcy zmodyfikowano strefę komisjonowania towaru. Po pierwsze przeniesiono ją w całości na halę nr 2, po drugie zmieniono jej ustawienie tak, że przejście pomiędzy rzędami tej strefy zorientowane jest względem długości hali, a nie jak poprzednio względem jej szerokości. Takie ustawienie ułatwia przemieszczanie się po strefie „K”. Zdefiniowano lokalizację strefy „K”, którym przypisano po jednym artykule, np. w lokalizacji H2/084/06 znajduje się artykuł 8103536. H2 oznacza halę nr 2, 06 - rząd (licząc od lewej strony hali), a 084 - kolejny numer lokalizacji. Nad każdym tak zdefiniowanym miejscem zawieszono czytelne numery, dzięki czemu pracownik może bezbłędnie trafić do właściwej lokalizacji, wskazanej na dokumencie WZ.
Czym kierować się planując strefę „K”? Przede wszystkim minimalizacją długości drogi, a tym samym i czasu, który musi poświęcić pracownik szykując jedno zlecenie. Grupy asortymentowe powinny być ułożone w takiej kolejności, aby pracownik układając towar na palecie bez zbędnego biegania po „zerówce” mógł na najniższych warstwach umieścić najcięższe produkty i kolejno coraz lżejsze. Takie właśnie cel przyświecał pomysłodawcom zmodyfikowanej strefy „K”. Praktyka pokazała jednak, że to rozwiązanie nie przyniosło spodziewanych rezultatów. Zamiast porządku wprowadzono chaos, zamiast skrócić czas pracy wydłużono go, gdyż obecnie na strefie „K” mogą znajdować się 3-4 palety, a nie 6 tak jak to było przed zmianami i pracownicy dłużej muszą oczekiwać na zwiezienie palety z regału.
Pierwsza wersja nowej strefy „K” przez krótki czas, gdy artykuły były ułożone w kolejności wg. grup asortymentowych, spełniała swoją rolę. Tak było do momentu wycofywania z produkcji części dotychczasowych produktów, produktów wprowadzania zupełnie nowych asortymentów, co spowodowało zawalenie się nowej koncepcji. W wyniku tych zmian nastąpiło zupełne pomieszanie produktów z różnych grup asortymentowych. W przypadku zejścia ze stanu np. danego rodzaju majonezu zwalniała się lokalizacja wśród grupy asortymentowej najcięższej i w jego miejsce wstawiano kolejny nowy artykuł, niezależnie od tego, do jakiej grupy należy i jakie są jego parametry, waga kartonu, sposób ułożenia na palecie, liczba kartonów na palecie oraz na warstwie. Jest to wymuszone brakiem wolnych miejsc w strefie „K”. Konieczne jest wykorzystanie każdej zwalniającej się lokalizacji. Mamy więc sytuację że obok najlżejszego produktu jest produkt najcięższy, a pracownik szykując WZ-tkę musi po dwa kartony różnych keczupów iść w oba końce hali. Nasuwa się wniosek że wprowadzona koncepcja wydłużyła drogę jaką pracownik pokonuje, realizując dokument WZ. Przy takiej organizacji strefy „K” pojawia się jeszcze jeden problem. Przemieszanie asortymentowe utrudnia pracownikom przyswajanie sobie pojawiających się nowych produktów, produktów częste roszady w strefie „K” nie ułatwiają kojarzenia danej lokalizacji z danym asortymentem.
Zdecydowanie lepiej była zorganizowana strefa „K” przed zmianami. Numeracja lokalizacji powinna dotyczyć danej grupy asortymentowej, a nie konkretnego produktu. Wówczas częste zmiany nie dezorganizowałyby pracy na „zerówce”, gdyż nowy artykuł można dodać do istniejącej już grupy bez konieczności przydzielania mu odrębnej lokalizacji, a dopiero w przypadku pojawienia się zupełnie nowego asortymentu wydzielić dla niego odrębne miejsce. Poza tym pracownik bez problemu odnajdzie właściwy artykuł w ramach danej grupy, tym bardziej, że mogą być ułożone rosnąco wg. numeracji tak jak przed zmianami.
W przypadku komisjonowania z regału brak wystarczającej liczby środków transportu wewnętrznego i wysoka ich awaryjność skłaniają do poszukiwania sposobów radzenia sobie z tym problemem. Najprostszym byłby zakup nowych dodatkowych wózków. Jeśli jednak przerasta to możliwości inwestycyjne firmy, trzeba zastanowić się nad innych rozwiązaniem. Kierownik magazynu zaproponował zmianę rozmieszczenia w regałach towaru komisjonowanego przez operatorów wózków korytarzowych: dotyczy to folii w przypadku opakowań i caterplanu w przypadku wyrobów gotowych. Dla wyeliminowania konieczności wykorzystania w celu Komisjonowanie wózka wysokiego składowania uzasadnione jest lokalizowanie folii i caterplanu na niskich poziomach w regałach, tak aby można było tę pracę wykonać bez potrzeby użycia wózka lub posługując się wózkiem niskiego składowania. To rozwiązanie zastosowano na razie jedynie w przypadku folii. Gdyby produkty caterplanu były rozmieszczone na dwóch najniższych poziomach, nie byłoby obecnego ograniczenia że tylko jedna osoba w danej chwili może realizować dokument WZ dla gastronomii. Dzięki temu można by skrócić czas, jaki potrzebny jest na przygotowanie dokumentów WZ na caterplan.
Wydanie towaru
Duże ubytki magazynowe skłoniły do zwiększenia kontroli wyjeżdżającego towaru. Do tej pory towar przyszykowany w boksie do wysyłki sprawdzany był przed wydaniem tylko przez jednego pracownika fizycznego. Obecnie zatrudniona została na każdą zmianę dodatkowo jedna osoba, której obowiązkiem jest sprawdzenie jeszcze raz zgodności towaru przygotowanego do wydania z wydrukiem z systemu. Zgodność potwierdza na dokumencie swoim podpisem, a ewentualną niezgodność wyjaśnia i koryguje. Zaproponowano jeszcze jedną zmianę dotyczącą przestrzennej organizacji strefy wydań, a mogącą mieć wpływ na kontrolę wyjeżdżającego towaru. Mianowicie chodzi o przesunięcie boksów bliżej ramp załadunkowych (które obecnie oddalone są o 5 metrów), dzięki czemu z żadnej strony nie byłoby możliwości wwiezienia na naczepę dodatkowego towaru. Brama załadunkowa mogłaby być otwierana tylko i wyłącznie w momencie załadunku i to w obecności osoby odpowiedzialnej za wydanie towaru tuż po jego sprawdzeniu. Ten manewr przyniósłby jeszcze jedną korzyść, zwiększając możliwości lokalizacyjne na strefie „K”. Przesunięcie boksów w stronę ramp dałoby bowiem możliwość przedłużenia każdego rzędu strefy „K” o 5 metrów i dostawienia do każdego z nich 4 palet (1,2 m x 4 = 4,8 m). W obecnej sytuacji gdy strefa asortymentowa firmy „A” ulega ciągłym zmianom i powiększeniom, a pojemność strefy „K” jest ograniczona, miałoby to szczególne znaczenie.
W celu kontroli magazynu a zwłaszcza wydań towaru, zainstalowano na magazynie oraz na placu wokół budynku kamery. Mają one wyeliminować proceder niekontrolowanego wywozu towaru z magazynu. Skuteczność pomysłu i opłacalność inwestycji zweryfikuje najbliższa inwentaryzacja.
Kadra kierownicza firmy CL dąży do rozwoju działalności firmy i poprawy jakości świadczonej usługi logistycznej. Oprócz wymienionych usprawnień pracy magazynu konieczne są duże inwestycje na rzecz bezpośredniego kontrolowania przepływu towaru. Polega to na zastąpieniu obecnego systemu nadawania miejsc w regale i zarządzania przepływem danych, dotyczących zleceń nowym systemem informatycznym, wyposażonym w skanery. Towar przy rozładunku sczytywany byłby skanerem i drogą transmisji radiowej przesyłany do komputera, gdzie automatycznie przydzielony zostaje regał i miejsce w regale. Operator wózka, który rozwozi towar po zabraniu palety na widły wczyta kod skanerem i na monitorze wyświetlą się wszystkie dane dotyczące artykułu i regału, pod który ma być dostarczony. Podobnie operator wózka wysokiego składowania zabierając paletę do wstawienia wczyta kod skanerem i uzyska wszelkie niezbędne informacje dotyczące danej palety. Po wstawieniu towaru w wyznaczonym miejscu nastąpi wczytanie kodu miejsca w regale celem potwierdzenia prawidłowości umiejscowienia produktu. Podobnie będzie się odbywać wyjmowanie towaru z regału. Nowy system ułatwiłby pracę magazynu i zmniejszyłby liczbę niezgodności i pomyłek wynikających z ludzkich błędów. Czas operacji magazynowych skrócony zostałby do minimum. Bezprzewodowa sieć komputerowa umożliwia w każdym miejscu magazynu natychmiastową identyfikację towaru i wskazanie jego lokalizacji, co pozwala na bardziej precyzyjne zaplanowanie dostaw oraz zminimalizowanie kosztów związanych z obsługą magazynu. Technologia ta sprzyja automatyzacji operacji wydania i przyjmowania towarów w magazynie. Zamówienie odbiorcy jest wysyłane w formie elektronicznej drogą radiową do terminala pracującego w magazynie. Osoba kompletująca zamówienie odczytuje kody kreskowe z kolejnych produktów, wchodzących w skład zamówienia. Terminal na bieżąco kontroluje czy przygotowany do wysyłki transport jest zgodny z zamówieniem. Na koniec terminal wysyła do komputera centralnego potwierdzenie realizacji zamówienia.
Pytania do wykładu:
Temat: „Logistyka składowania (zarządzania magazynami)
Przesłanki magazynowania,
Istota, zasoby materialne i podstawowe funkcje magazynu,
Najważniejsze decyzje logistyczne dotyczące magazynów,
Kosztowe uzasadnienie wyboru lokalizacji:
Metoda analizy dynamicznej (długookresowej),
Metoda punktu dominującego,
Przykład decyzji menedżerskich dotyczących wewnętrznej organizacji magazynu.
Definicja według polskiej normy PN-/84/N-01800 podana [w:] A. Baraniecka, B. Rodawski, A. Skowrońska, Logistyka - ćwiczenia, wyd. AE, Wrocław 2005, s. 82
M. Gubała, J. Popielas, Podstawy zarządzania magazynem w przykładach, wyd. ILiM, Poznań 2002, s. 13.
Strefa „K” - strefa kompletacji (komisjonowania) towaru (zwana potocznie „zerówką”) - jest to wydzielony w magazynie obszar dla przygotowania zleceń w przypadku, gdy ilość artykułu zamawianego jest mniejsza niż jedna paleta.
WZ - wydanie zewnętrzne, dokument na podstawie którego towar szykowany jest do wysyłki i wydawany z magazyny. Zawiera informację o numerze, nazwie, serii, dacie ważności i ilości towaru oraz miejscu jego przeznaczenia.
DKZ jest dokumentem kompletacji zamówienia drukowanym dla każdego dokumentu.
28
A, B, C, D, E, F
A, D
A, C, E, F
Wyszukiwarka