Rozmowy prywatne pracowników z telefonów służbowych

1. Zasady dokumentowania kosztów rozmów pracowników z telefonów służbowych

Obecnie powszechne jest wśród pracodawców przekazywanie telefonów służbowych swoim pracownikom. Dla przedstawiciela handlowego czy menedżera wciąż podróżującego w celach służbowych telefon jest dziś nieodzownym narzędziem pracy. Używanie telefonu komórkowego przez pracownika w sprawach prywatnych jest więc prawie nieuniknione.

W praktyce mamy najczęściej do czynienia z sytuacją kiedy:

• pracodawca nie obciąża pracownika kosztami jego rozmów prywatnych,

• pracodawca wyznacza limit na rozmowy prywatne, które pracownik może wykonać na koszt firmy, a kwoty przekraczające wyznaczony limit pracownik pokrywa z wynagrodzenia lub gotówką,

• pracownik w całości pokrywa koszty swoich rozmów prywatnych.

Podstawowymi dowodami księgowymi służącymi do udokumentowania takich kosztów są billingi (tj. zestawienia rozmów telefonicznych za określony czas) oraz faktura VAT.

Telefony służbowe wykorzystywane w celach prywatnych w świetle ustawy o VAT

Jeżeli podatnik dokonuje zakupu usług telekomunikacyjnych związanych z prowadzoną działalnością opodatkowaną, wówczas dokonując "odprzedaży" części tych usług na rzecz swoich pracowników z jednej strony ma prawo do odliczenia VAT, a z drugiej strony - powstanie u niego obowiązek podatkowy z tytułu "świadczenia" tych usług na rzecz pracowników.

W świetle przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT, obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów telefonicznych przeprowadzanych za pomocą telefonów służbowych jest równoznaczne ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych i podlega obowiązkowi opodatkowania podatkiem VAT (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).

Pracodawca powinien obciążenie pracownika kosztami połączeń prywatnych udokumentować refakturą usług telekomunikacyjnych wystawioną dla każdego pracownika. Usługę taką należy opodatkować stawką podstawową podatku VAT, tj. 22%.

Odnosząc się jednak do art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, chyba że osoba ta sama wystąpi z żądaniem wystawienia faktury.

Pracownicy zazwyczaj nie żądają od pracodawcy faktur. W takim przypadku pracodawcy mogą dokumentować koszty prywatnych rozmów pracowników, sporządzając np. listę obciążonych pracowników, z której wynika kwota do zapłaty przez pracownika oraz VAT należny od tych kwot.
 

Jeśli pracodawca pokrywa z własnych środków koszty prywatnych rozmów pracowników, to dla opodatkowania czynności nieodpłatnego świadczenia usług na rzecz pracownika powinien wystawić fakturę wewnętrzną (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Rozmowy pracowników z telefonów służbowych w celach prywatnych a ustawa o rachunkowości

Poniesione przez jednostkę koszty rozmów telefonicznych (służbowych i prywatnych) ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury od dostawcy usług telekomunikacyjnych w całości jako zwiększenie kosztów działalności operacyjnej.

Natomiast zwrot przez pracownika kosztów rozmów prywatnych wykonywanych z telefonów służbowych, który ustalany jest na podstawie wykazu rozmów (bilingu) ujmuje się na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Takie postępowanie jest zgodne z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, są to bowiem przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki.

Ewidencja księgowa rozliczenia prywatnych rozmów pracowników z telefonów służbowych zostanie przedstawiona na poniższych przykładach.

2. Ewidencja w sytuacji, gdy pracodawca nie obciąża swoich pracowników kosztami rozmów prywatnych

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka zezwala pracownikom na korzystanie ze służbowych telefonów w celach prywatnych, ale nie obciąża ich kosztami tych rozmów.

2. Otrzymano fakturę VAT tytułem usług telekomunikacyjnych na kwotę: 400 zł netto, w tym abonament: 150 zł oraz wartość netto połączeń telefonicznych: 250 zł.

3. Na podstawie wykazu połączeń (billingu), stanowiącego załącznik do faktury za usługi telekomunikacyjne, ustalono że: koszt służbowych rozmów telefonicznych pracownika "X" wyniósł: 60 zł, a koszt jego rozmów prywatnych: 80 zł.

4. Dla opodatkowania podatkiem VAT nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste pracownika wystawiono fakturę wewnętrzną. VAT należny wyniósł: (80 zł x 22%) = 17,60 zł.

5. Spółka stosuje ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT - nabycie usług telekomunikacyjnych: a) wartość netto usługi b) VAT naliczony podlegający odliczeniu c) wartość brutto zobowiązania	400,00 zł 88,00 zł 488,00 zł	30 22-1	21
2. PK - rozliczenie kosztu usług telekomunikacyjnych	400,00 zł	40-2	30
3. Faktura wewnętrzna - podatek należny z tytułu nieodpłatnego świadczenia na cele osobiste pracownika: (80 zł x 22%) =	17,60 zł	40-3	22-2

III. Księgowania:

Jeśli pracodawca pokrywa koszty rozmów prywatnych pracowników z telefonów służbowych, to wartość tego świadczenia będzie stanowić u pracowników przychód ze stosunku pracy. Przychód ten pracodawca powinien uwzględnić w podstawie opodatkowania i oskładkowania danego pracownika ze stosunku pracy.

W sytuacji przedstawionej na przykładzie w podstawie wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego pracownika ze stosunku pracy należy uwzględnić koszty rozmów prywatnych przeprowadzonych z telefonu służbowego w kwocie: 80 zł.

3. Ewidencja w sytuacji, gdy pracodawca wyznaczył limit na rozmowy prywatne z telefonów służbowych

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. otrzymała fakturę VAT za usługi telekomunikacyjne w kwocie netto: 1.000 zł, z czego abonament wynosił: 300 zł, a wartość połączeń telefonicznych: 700 zł.

2. W umowie o pracę z każdym pracownikiem ustalono limit na rozmowy prywatne z telefonów służbowych w wysokości: 50 zł, jako dodatkowy składnik wynagrodzenia. Nadwyżkę kosztów rozmów prywatnych ponad ustalony limit pracownicy pokrywają z własnego wynagrodzenia.

3. Na podstawie billingu ustalono, że koszt rozmów służbowych pracownika "B" wynosił: 130 zł, a rozmów prywatnych: 80 zł.

4. Spółka wystawiła fakturę wewnętrzną VAT na kwotę ustalonego w umowie o pracę limitu rozmów prywatnych pracownika, tj.: 50 zł netto oraz VAT należny: 11 zł.

5. Na podstawie wystawionej faktury VAT obciążono pracownika kosztami rozmów prywatnych ponad wyznaczony w umowie limit: (80 zł - 50 zł) = 30 zł. VAT należny wynikający z wystawionej faktury wyniósł: 6,60 zł.

6. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT - nabycie usług telekomunikacyjnych:    a) wartość netto abonamentu i połączeń telefonicznych    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu    c) wartość brutto zobowiązania	1.000,00 zł 220,00 zł 1.220,00 zł	30 22-1	21
2. PK - rozliczenie kosztu usług telekomunikacyjnych	1.000,00 zł	40-2	30
3. Faktura wewnętrzna - podatek należny z tytułu rozmów prywatnych pracownika pokrywanych przez spółkę: (50 zł x 22%) =	11,00 zł	40-3	22-2
4. Faktura VAT wystawiona pracownikowi na koszty rozmów prywatnych ponad przyznany limit:    a) wartość netto faktury    b) VAT należny    c) wartość brutto należna od pracownika	30,00 zł 6,60 zł 36,60 zł	23-4	76-0 22-2

III. Księgowania:

W sytuacji gdy pracodawca pokrywa do określonego limitu wydatki na rozmowy prywatne pracowników z telefonów służbowych, wartość tego limitu należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 updof. Świadczenie to należy również uwzględnić w podstawie oskładkowania.

Oznacza to, iż w zaprezentowanym przykładzie spółka uwzględni w podstawie wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego pracownika kwotę przyznanego limitu, tj.: 50 zł, a kwota: 36,60 zł zostanie potrącona z wynagrodzenia pracownika.

4. Ewidencja w sytuacji, gdy pracownik w całości zwraca koszty swoich rozmów prywatnych

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka otrzymała fakturę za usługi telekomunikacyjne w kwocie netto: 750 zł.

2. Na billingu ustalono, iż koszt rozmów służbowych wyniósł: 652 zł, a prywatnych: 98 zł.

3. Pracownik "X" zobowiązał się pokryć koszty swoich rozmów prywatnych, prosząc o potrącenie z wynagrodzenia za bieżący miesiąc.

4. Spółka wystawiła fakturę VAT dla pracownika tytułem refakturowania usług telekomunikacyjnych na kwotę: 98 zł netto plus VAT należny w kwocie: 21,56 zł.

5. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT - nabycie usług telekomunikacyjnych:    a) wartość netto usługi    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu    c) wartość brutto zobowiązania	750,00 zł 165,00 zł 915,00 zł	30 22-1	21
2. PK - rozliczenie kosztu usług telekomunikacyjnych	750,00 zł	40-2	30
3. Faktura VAT wystawiona pracownikowi na koszty rozmów prywatnych:    a) wartość netto faktury    b) VAT należny    c) wartość brutto należna od pracownika	98,00 zł 21,56 zł 119,56 zł	23-4	76-0 22-2

III. Księgowania:

---