„Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”

Dowód księgowy - jest to dokument sporządzony na piśmie stwierdzający zaistnienie operacji gospodarczej. Dowód ten musi być sporządzony zgodnie z przepisami prawa i zwierać niezbędną treść.

Dokumentacja księgowa - obejmuje ogół odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych.

• Funkcje dokumentów księgowych:

• Źródło informacji, podstawa zapisów księgowych

• Materiał dowodowy

• Ochrona majątku (rozliczenie osób odpowiedzialnych)

Cechy prawidłowego dowodu księgowego:

1. Stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej z jej rzeczywistym przebiegiem

2. Zawiera co najmniej:

1. Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

2. Określenie stron (nazwy, adresy) dokumentacja operacji

3. Opis operacji oraz jej wartość (jeśli to możliwe także w jednostkach naturalnych)

4. Datę dokonania operacji, datę sporządzenia dowodu

5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik majątku

6. Potwierdzenie faktu sprawdzenia zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych

Każdy dowód księgowy powinien spełniać funkcje:

• Dokumentową -

• Dowodową - potwierdza że wskazane w nim operacje rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie

• Informacyjną - zawiera wiele źródłowych operacji analitycznych przyjaznych analizie

• Księgową - stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych

• Kontrolną - pozwala na kontrolę dokonanych operacji

Klasyfikacja dowodu księgowego według charakteru:

1. Wyrażające przebieg lub skutek operacji gospodarczych

2. Inne:

1. Zastosowanie dowodów księgowych - w celu zaksięgowania ich zbiorowym zapisem

2. Polecenie księgowania - w celu ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki

3. Noty księgowe - w celu skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego, przekazanie kontrahentom

4. Dowody wstępne - od czasu wydania dowodów właściwych

3. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - także zapisy za pośrednictwem urządzeń łączności, nośników komputerowych

Klasyfikacja dowodów księgowych (inne kryteria):

• Według jednostki wystawiającej:

• Dowody własne - wystawienie przez komórki własne jednostki

• Dowody obce - wystawiane przez jednostki zewnętrzne: kontrahentów, instytucje, banki, itp.

• Według ilości operacji:

• Dowody pojedyncze - dotyczy jednej operacji

• Dowody zbiorowe - zestawienia - dotyczą kilku operacji jednego rodzaju

• Według przeznaczenia:

• Dowody wewnętrzne - użytkownikami dokumentów są własne komórki organizacyjne jednostki wystawiającej

• Dowody zewnętrzne - są one przekazywane na zewnątrz jednostki wystawiającej: do kontrahentów, instytucji, itp.

• Według etapu sporządzania:

• Dowody źródłowe (pierwotne) - podstawą wystawienia jest operacja gospodarcza

• Dowody wtórne (sporządzone na podstawie innych dowodów) - podstawą wystawienia jest dokument pierwotny

• Według celu:

• Dowody dyspozycyjne - zawierające polecenie dokonania operacji gospodarczej

• Dowody wykonawcze - stwierdzające fakt wykonania operacji gospodarczej

• Dowody dyspozycyjno - wykonawcze - zawiera polecenie przeprowadzenia a następnie informacje o przebiegu tej operacji

• Według treści:

• Dowody materiałowe

• Dowody płacowe

• Dowody kosztowe

• Itp.

• Według związku z pieniądzem:

• Dowody gotówkowe

• Dowody bezgotówkowe (memoriałowe)

Dowody księgowe (przykłady dowodów dotyczących obrotu pieniężnego):

• KP (kasa przyjmie) - potwierdzający przyjęcie gotówki do kasy

• KW (kasa wyda) - zastępczy dokument potwierdzający wypłatę gotówki z kasy

• RK (raport kasowy) - zbiorczy dokument sporządzony na podstawie KP i KW, będący podstawą do rejestrowania zmian w stanie kasy

• WB (wyciąg z bankowego rachunku bieżącego) - sporządzony przez bank i potwierdzający zmiany zachodzące w stanie rachunku bieżącego

Dowody księgowe (przykłady dowodów dotyczących obrotu materiałowego, towarowego, wyrobami gotowymi):

• Faktura VAT - otrzymywana od dostawców za zakupione towary, wykonane usługi lub wystawiona dla odbiorcy za sprzedane towary, usługi, wyroby

• Faktura VAT korygująca - wystawiana przez wystawcę faktury VAT w przypadku błędów

• Faktura VAT MP - wystawiana przez dostawców, którzy mają prawo do kasowej zasady rozliczania VAT - u (przychodów netto ze sprzedaży <400 000 EURO)

• Pz (przyjęcie materiału) - potwierdzenie przyjęcia materiału (towaru, wyrobu) do magazynu

• Rw (pobranie materiału) - rozchód wewnętrzny

• Zw (zwrot materiału)

• Wz (wydanie na zewnątrz)

Dowody księgowe (przykłady dowodów dotyczących rozrachunków z pracownikami):

• Lista płac - potwierdzająca wyliczenie składników płac i potrąceń z tytułu podatku dochodowego, składka ZUS i inne

• Wniosek o zaliczkę - sporządzony w przypadku pobierania przez pracownika zaliczki do rozliczenia

• Polecenie wyjazdu służbowego - potwierdzające odbycia podróży służbowej i poniesione koszty

Wymagania wobec dowodów księgowych:

• Rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych

• Kompletne - zawierające wymagane dane

• Wolne od błędów rachunkowych

Poprawianie błędów w dowodach księgowych:

1. W dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych - korekta przez noty korygujące

2. W dowodach źródłowych wewnętrznych - korekta poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki, złożenie podpisu osoby upoważnionej

3. Zabronione jest:

1. Wymazywanie zapisów

2. Dokonywanie przeróbek zapisów

Proces postępowania z dowodami księgowymi:

1. Sporządzenie lub otrzymanie dowodu

2. 
   Sprawdzenie pod względem:

1. 
   Merytorycznym

2. Rachunkowym

3. Formalnym

3. Dekretowanie dokumentu (kwalifikowanie)

4. Segregowanie i numerowanie

5. Zaewidencjonowanie

6. Przechowywanie

Operacje na dokumentach księgowych:

• Kontrola merytoryczna (rzeczowa) - Kontrola merytoryczna - badanie prawidłowości danych zawartych w dokumencie i sprawdzenie, czy operacja była zgodna z przepisami, polega na sprawdzeniu:

• Prawidłowości danych zawartych w dokumencie

• Celowość jego wystawienia

• Gospodarności dokonanych zdarzeń gospodarczych, wyrażonych w dokumencie

• Kontrola formalna - sprawdzanie, czy dokument zawiera wszystkie cechy wymagane:

• Sprawdzenie, czy dokument został wystawiony w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami

• Kompletności danych, np: czy został podpisany przez właściwe osoby

• Tego, czy dokument nie zawiera korekt przeprowadzonych w niewłaściwy sposób

• Kontrola rachunkowa - badanie, czy nie występują błędy arytmetyczne, wynikające z obliczeń

• Dekretowanie (kwalifikowanie) - ustalenie i oznaczenie na dokumencie sposobu jego ewidencji na kontach i zaakceptowanie dokumentu do księgowości

• Segregowanie - ułożenie dokumentów według grup rodzajowych albo według kont

Obieg dokumentów księgowych - przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki (dokumenty obce) lub do momentu ich sporządzenia (dowody własne), do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum.

Instrukcja obsługi dokumentów - zbiór przepisów dotyczących zasad postępowania z dokumentami własnymi i obcymi. Instrukcje powinny określić co najmniej:

• Komórkę (osobę) oraz to, na jakiej podstawie i w ilu egzemplarzach dana komórka (osoba) wystawia określony dokument

• Cel, w którym dana komórka (osoba) otrzymuje poszczególne egzemplarze określonego dokumentu

• Komórkę (osobę) sprawdzającą i akceptującą prawidłowość przedstawianych w dowodzie operacji

• Okresy i sposób przechowywania określonych dokumentów

Zasady przechowywania dokumentów:

1. Przechowywać w siedzibie podmiotu gospodarczego (ewentualnie w jego zakładzie)

2. Przechowywać w porządku (kolejności) archiwum

3. Chronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zagubieniem

4. Wydawać jedynie za zgodą kierownika jednostki gospodarczej

5. Czas przechowywania - nie krócej niż 5 lat

Typowy układ dokumentu księgowego

Archiwizowanie dokumentów

Po zaksięgowaniu dowody księgowe przekazywane są do przechowywania tzw. archiwizowania. Dowody księgowe powinny się znajdować w jednostce, z wyjątkiem sytuacji, gdy prowadzenie rachunkowości zostało zlecone biuru rachunkowemu. Fakt przekazania dokumentów wyspecjalizowanej jednostce w zewnątrz musi być przez kierownika jednostki zgłoszony w urzędzie skarbowym w ciągu 15 dni od daty przekazania.

Rozróżniamy dwa rodzaje archiwizowania:

• Bieżące - polegające na przechowywaniu dokumentów w komórce księgowości do momentu ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego te dowody dotyczą.

• Stałe - to przechowywanie dokumentów księgowych po zamknięciu roku obrotowego. W archiwum stałym grupowane w jednorodne zbiory dokumenty z podziałem na okresy sprawozdawcze przechowywane są przez okres określony przepisami prawnymi, zależy od kategorii archiwalnej (A lub B), do której zostały zakwalifikowane. Do kategorii A należą dokumenty przechowywane trwale i przekazywane do archiwów państwowych. Do kategorii B należą dowody przechowywane przez pewien czas.

Biuro rachunkowe

4

Opracowanie dowodów księgowych

Podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczych i jej udokumentowanie

Kwota operacji

Kwota operacji słownie

Treść dokonanej operacji

Nazwa i adres jednostki, dla której wystawiono dokument

Nazwa i numer dokumentu

Miejsce i data wystawienia

Nazwa i adres jednostki wystawiającej

---