Organizacja i zarządzanie

Rozdział 9- Kontrola jako funkcja zarządzania

9.1 Pojęcie i znaczenie kontroli jako funkcji zarządzania

Kontrola - porównanie tego, co jest wykonywane, lub tego co zostało już wykonane, z pewnym pożądanym wzorcem (systemem norm) oraz korektę takich odchyleń od wzorca, które przekraczają wyznaczony próg tolerancji.

Kierownicy zarządzający całą instytucją lub jej wyodrębnionymi obszarami wykonują funkcję kontrolną po to, by:

• mieć na bieżąco orientację co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań
  z obowiązującymi zasadami i planami

• wiedzieć, czy i kiedy podejmować interwencję w nadzorowane procesy po to, aby powodować eliminację niedopuszczalnych odchyleń od obowiązujących zasad i planów

• wyjaśniać przyczyny istniejących odchyleń i ustalać sposoby ich eliminacji

• dokonywać oceny już zrealizowanych zadań i wyciągać wnioski dotyczące następnych cyklów działań

Rozwiązania jakie funkcja kontroli wykorzystuje w ramach pozostałych funkcji zarządzania:

• funkcja planowania jest dla kontroli źródłem norm w postaci celów, zadań, parametrów ekonomiczno finansowych oraz technicznych

• funkcja personalna jest dla kontroli źródłem norm w formie wzorców postępowania poszczególnych członków oraz grup
  w organizacji

• organizowanie jest dla kontroli źródłem norm w postaci wewnątrz-organizacyjnych zasad działania

Kontrola jest równocześnie elementem każdej pozostałej funkcji zarządzania np. w ramach planowania sprawdzeniu podlega racjonalność procedury i tzw. cech dobrego planu, w ramach organizowania sprawdzeniu podlega poprawność procesu organizowania i jego wytworów, a w ramach funkcji personalnej kontroli i ocenie podlegają zarówno zasady poprawnej konstrukcji systemów motywacyjnych, oceny i awansów. Kontrola jest także źródłem informacji wykorzystywanych w realizacji wszystkich pozostałych funkcji i całego procesu zarządzania.

9.2 Procedura i elementy procesu kontrolowania

Proces wykonywania kontroli powinien przebiegać w sposób uporządkowany. Składa się z następujących etapów:

1. Normy są przekazywane regulatorowi, sensorowi oraz wykonawcom kontrolowanych procesów lub/i produktów

2. Regulator ustala wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego funkcjonowania instytucji

3. Następnie regulator przekazuje te elementy do sfery wykonawczej

4. Wykonawcy w fazie transformacji przetwarzają otrzymane zasoby i wytwarzają produkty

5. Sensor porównuje proces wytwarzania z obowiązującymi normami (kontrola właściwa, kontrola w wąskim znaczenie)

6. Produkty spełniające wymagania normatywne są przekazywane do odbiorców

7. Sensor analizuje wyniki kontroli i przekazuje regulatorowi informację o nieprawidłowościach

Podmioty i inne elementy należy interpretować w następujący sposób:

1. Normy to wymagania odnoszące się do sposobu realizacji działań lub produktów: Typowe formy tych norm to:

• cele i zadania

• normy prawne

• normy przemysłowe

• wewnątrzorganizacyjne zasady postępowania

• zasady określonej sztuki (dobrej roboty)

• wartości społeczno-kulturowe

Regulatorami w procesie kontroli są te podmioty wewnętrzne które na podstawie norm dążą do prawidłowego ukształtowania przebiegu procesów w organizacji oraz nadania wymaganych właściwości produktom. W roli regulatorów występują głównie kierownicy.

Sensorami są te podmioty, których zadaniem jest sprawdzanie czy procesy i produkty są zgodne z normami, gromadzenie i analizowanie informacji i przedstawianie wniosków i zaleceń usprawniających procesy i produkty. Podmioty te sprawują zatem kontrolę w wąskim znaczeniu.

Wykonawcami są członkowie instytucji uczestniczący w procesie transformacji zasobów w produkty końcowe.

Produkty mogą mieć charakter wyrobów lub usług.

Odbiorcy korzystają z produktów. Celem końcowym kontroli jest doprowadzenie do tego, by produkty organizacji oraz sposób jej działania zostały korzystnie ocenione przez otoczenie.

9.3 Rodzaje kontroli i zakres ich stosowania w zarządzaniu

W procesie zarządzania może występować wiele rodzajów kontroli, różniących się głównie sposobem odgrywania ról przez podmioty zaangażowane w proces kontroli.

9.3.1 Kontrole bieżąca i końcowa.

Kontrola bieżąca polega na sprawdzaniu, czy realizowane na bieżąco procesy są zgodne z obowiązującymi normami, oraz na korygowaniu niedopuszczalnych odchyleń od norm.

Kontrola końcowa polega na sprawdzaniu, czy wykonywane już procesy są zgodne z obowiązującymi normami, oraz na korygowaniu niedopuszczalnych odchyleń od norm.

9.3.2 Kontrole wstępna (zapobiegawcza) i następna

Wcześniej wymienione formy kontroli należą do kategorii kontroli następnej, której istota polega na tym, że sprawdzeniu procesy i zdarzenia, które już całkowicie lub częściowo zostały zakończone.

Kontrola wstępna polega na sprawdzeniu zgodności z obowiązującymi normami zanim zostaną wykonane jakiekolwiek działania

Przedmiotem tego rodzaju kontroli jest hipoteczny przebieg procesów transformacji lub hipoteczny stan produktów.

9.3.3 Kontrole funkcjonalna i instytucjonalna

Istota kontroli instytucjonalnej polega sprawdzeniu zgodności procesów transformacji i produktów z normami przez sensora. Wyłącznym przedmiotem działalności takiego podmiotu jest wykonywanie kontroli.

Kontrola funkcjonowania polega na tym, że jest w całości wykonywana przez kierowników określonych odcinków działalności organizacji oraz podległy im personel.

9.3.4 Kontrole wewnętrzna i zewnętrzna

Wszystkie rodzaje kontroli zaprezentowane powyżej należą do kontroli wewnętrznej, w której podmioty w niej uczestniczące są wewnętrznymi częściami organizacji.

Kontrola zewnętrzna polega natomiast na tym, że w roli sensora występuje jakiś podmiot zewnętrzny. Jej przedmiotem jest przestrzeganie norm szczególne ważnych z społecznego (ogólnogospodarczego) punktu widzenia otoczenia, a zwłaszcza norm prawnych.

9.3.5 Samokontrola

Wykonawcy realizujący procesy transformacji sami wykonują czynności sprawdzające zgodność z obowiązującymi normami,
a także podejmują niezbędne czynności korygujące lub inicjują ich podjęcie przez inne podmioty organizacyjne.

Elementarne wymagania dotyczące kontroli:

1. Za sprawność realizacji funkcji kontrolnej w największym stopniu odpowiadają kierownicy, w następnej kolejności podmioty wspomagające kierowników w wykonywaniu czynności kontrolnych, a dopiero na końcu wykonawcy procesów transformacji.

2. Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej powinny być wykonywane w taki sposób, by nie powodowały zakłóceń w realizacji procesów podstawowych.

3. Wynikające z kontroli oceny wewnętrznych podmiotów organizacyjnych instytucji i ich personelu powinny być racjonalnie powiązane z systemem motywacyjnym.

4. System kontroli musi zapewniać równowagę stopnia poszanowania przyjętych w instytucji norm i zasad działania oraz niezbędnej innowacyjności działania.

5. Należy unikać nadmiernej biurokratyzacji kontroli.

9.4 Współczesne koncepcje ujmowania planowania i kontroli jednolitego procesu - elementy contollingu

Controlling jest nowoczesną koncepcją zarządzania instytucją, zakładającą koordynację funkcji planowania, sterowania i kontroli oraz motywowania. Jako proces kompleksowy, w którym łączy się czynności koordynacyjne, informacyjne, planistyczne
i kontrolne, jest realizowany przez tzw. zespoły zadaniowe controllingu.

W skład systemu controllingu wchodzą następujące elementy:

• system informacyjny

• system planowania, kontroli i sterowania działalnością przedsiębiorstwa

• system zarządzania jednostkami wewnętrznymi przedsiębiorstwa oparty na centrach zysków

Controlling jest formą funkcji kontroli funkcjonowania najistotniejszych systemów funkcjonowania instytucji. Jego istotę stanowi integracja funkcji planowania, informowania i kontroli.

Podstawowe cech controllingu to:

• orientacja na cele

• koncentracja na krytycznych obszarach przedsiębiorstwa i określenie dopuszczalnych odchyleń

• stała obserwacja wybranych działań i obszarów działalności firmy

• koncentracja na aspekcie personalnym

• koncentracja na rachunkowości zarządczej

Controlling strategiczny zajmuje się zapewnieniem długotrwałej egzystencji przedsiębiorstwa poprzez lepsze i wcześniejsze dopasowanie firmy do wymagań otoczenia

Controlling operacyjny ma na celu koordynację procesów implementacji strategii i współdziałanie w ramach tych procesów.

Aby controlling mógł spełniać swoje zadania, zwłaszcza w działaniu praktycznym, należy uwzględnić:

• przeprowadzenie okresowych przeglądów kadr kierowniczych i pracowniczych

• analizę efektywności zarządzania

• unormowanie zasad procedur administracyjnych i kontrolnych

• uporządkowanie dokumentacji firmy i jej obiegu

• rozgraniczenie zadań, uprawnień i odpowiedzialności na wszystkich szczeblach zarządzania

• rozbudowę systemów informatycznych

---