KONCEPCJA NOWOCZESNEGO BIURA. BIURO JAKO JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA.
Mobilne miejsca pracy
Szybki rozwój technologiczny w ostatnich latach zrewolucjonizował i usprawnił świat pracy biurowej. Niegdyś niezawodny wzorzec 8-godzinnego systemu pracy biurowej "Nine-to-five" ustępuje dzięki laptopowi, komórce i szybkiej bazie danych oraz zasadzie "pracuj kiedy i gdzie chcesz". Przy planowaniu nowoczesnych powierzchni biurowych coraz większe znaczenie odgrywają "non-terytorialne" koncepcje, czyli praca poza własnym biurkiem. Formy pracy, takie jak telepraca czy też Desk-Sharing (Inaczej Hot Desking) mają już swoje grono wielbicieli. Mobilności można się nauczyć, a człowiek ze swoimi nawykami z klasycznego, przywiązanego do swojego biurka staje się powoli, elastycznym pracownikiem.
Komputer i telefon komórkowy
Dzisiaj nie wyobrażamy już sobie pracy bez komputera, przy czym z powodu wzrastającej mobilności laptopy zastępują komputery stacjonarne.
Dziś komórka nie jest już symbolem luksusu, lecz stała się standardem, nawet nieformalnym wymogiem.
Stały się formą mini przenośnego biura.
Praca w domu czy w biurze?
Rozwój pokazał, że tendencją wiodącą nie będzie „praca w domu”. Daje ona jedynie ograniczone możliwości pracy zespołowej i projektowej, powoduje problemy z ochroną i bezpiecznym przesyłaniem danych, zmniejsza powiązania socjalne i przywiązanie pracownika do firmy. Bardziej efektywnie wygląda zmienny system telepracy, podczas której 2-3 dni pracujemy w domu, a resztę czasu spędzamy w biurze - zależnie od potrzeb. Jednak największy rozwój spodziewany jest w formie mobilnej telepracy, polegającej na pracy w różnych miejscach dzięki wsparciu techniki informacyjno-komunikacyjnej.
Do takich wniosków doszedł w 1999 r. sfinansowany przez Komisję Europejską międzynarodowy projekt badawczy ECATT (Elektroniczne Rynki i Trendy Telepracy). Wyniki tych badań przewidują, że w 2020 r. 40% wszystkich zatrudnionych będzie świadczyło właśnie taką formę pracy - telepracę - a przede wszystkim telepracę mobilną.
OD PRACOWNIKA BIUROWEGO DO PRACOWNIKA WĘDROWNEGO
Na początku lat dziewięćdziesiątych została wprowadzona nowa koncepcja w planowaniu przestrzennym biura tzw. biuro non-terytorialne. Główną ich cechą jest to, iż często nieobecni pracownicy nie posiadają swojego własnego biura czy też własnego miejsca pracy w firmie, zamiast tego korzystają ze wspólnych powierzchni biurowych, które zajmowane są według potrzeb, zaś po ukończonej pracy po prostu się je zwalnia. Taką koncepcję biura nazywa się Desk-Sharing lub Hot Desking. Pożegnanie z własnym biurkiem mieści w sobie wiele możliwości, związanych z elastycznością czy też minimalizacją kosztów.
Popyt na non-terytorialne koncepcje biurowe jest wysoki, ponieważ elastyczność powierzchni oraz możliwość łatwego przepływu informacji są głównymi aspektami branymi pod uwagę podczas planowania biura.
Oszczędność: Zaoszczędzenie prawie jednej czwartej kosztów utrzymania powierzchni (Do tego należą koszty najmu mniejszej powierzchni i redukcja zbędnych pomieszczeń biurowych, łączenie różnych budynków i optymalizacja posiadanej powierzchni biurowej, które były wliczone w koszty wyposażenia flexible office).
Kompletna standaryzacja urządzeń końcowych, takich jak telefon komórkowy czy laptop była głównym warunkiem.
Zmieniło się również znaczenie biurka i krzesła.
Niegdyś uważano, że odpowiednie ustawienie stołu czy krzesła do krótkiego ich użycia jest niepotrzebne. Próbowano ustalić optymalną, idealną stałą pozycje pracy. Dziś zmierza się w kierunku zastosowania prostych w obsłudze, efektywnych elementów, tak aby wymagania ergonomii miejsca pracy zostały spełnione także w ramach maksymalnej elastyczności.
Pożegnanie z przyporządkowanym, osobistym miejscem pracy.
Kto zabiera swojemu pracownikowi osobiste jemu przyporządkowane miejsce pracy, ten musi mu zaoferować coś w zamian. Żadna inicjatywa Desk-Sharing nie da sobie rady bez starannie opracowanej koncepcji powierzchni specjalnych, do której w standardzie należą z reguły Meeting-Points - przeznaczone do nieformalnej komunikacji, czy też pomieszczenia zwane Think-Tank - służące pojedynczym pracownikom potrzebującym w danej chwili spokoju i koncentracji, ale i chwili prywatności.
Pracownicy staną się "koczownikami" bez własnego miejsca pracy, swobodnie dysponującymi swoim czasem w decentralizowanym, oplecionym siecią świecie.
CIEKAWOSTKA: 68% wszystkich pracobiorców także w XXI w. chce pracować tak, jak ich rodzice, posiadać stałe zatrudnienie i mieć prawo do wolnego czasu.
To, czy wzrastająca mobilność w świecie pracy biurowej okaże się obietnicą czy klątwą, będzie na końcu uzależnione od tego, czy uda się połączyć możliwości techniki z potrzebami ludzi. Ponieważ w tej funkcjonalnej grze zespołowej leży strategiczny czynnik sukcesu dla przyszłościowej koncepcji pracy biurowej.
Biuro też musi być FIT
Współczesne biuro, by nie zostać w tyle za rosnącymi oczekiwaniami nowoczesnych firm oraz zabiegającymi o sprawność ciała i umysłu biznesmenami, musi samo dbać o formę.
Biurowce stają się wielofunkcyjnymi przestrzeniami, w których miejsca przeznaczone do pracy sąsiadują z wyrafinowanymi oazami relaksu, aktywnego wypoczynku oraz dbałości o zdrowie i urodę.
Dla najlepszych pracowników - najlepsze biura
Światowe firmy dbające o warunki pracy i odpoczynku swoich pracowników poszukują na polskim rynku przestrzeni biurowej o cechach, o których do niedawna nikt w naszym kraju nawet nie myślał.
Wygodne, ergonomiczne pomieszczenia, SPA i siłownia w biurze, zastosowanie technik Feng Shui, proekologiczne rozwiązania - to przykładowe obiekty zainteresowania top managementu. Trzeba zbudować środowisko, które zasymuluje kreatywność i jednocześnie pozwoli na wydajną, niewypalającą pracę. Tworzą więź z firmą i budują lojalność opartą o emocje.
Budynek biurowy klasy A musi spełniać szereg kryteriów
pomieszczenia, w których pracują specjaliści powinny być wygodne, jasne (oświetlane przez światło dzienne) odpowiednio klimatyzowane.
dobra infrastruktura (parkingi podjazdy, windy, schody, ciągi komunikacyjne itp.) oraz energooszczędne rozwiązania.
restauracje, salony SPA lub centrum fitness.
przestrzenie odgrodzone od zgiełku dnia codziennego np. ogród na dachu.
Charakteryzuje je wysokiej klasy architektura, wielofunkcyjność, dbałość o komfort pracy i odpoczynku oraz ekologiczne rozwiązania.
Szczęśliwy, realizujący się pracownik jest inwestycją, która szybko przynosi efekty.
FORUM 76 - pierwszy budynek klasy A planowany w Łodzi. Łączna powierzchnia: 12.000 mkw. Planowe rozpoczęcie prac budowlanych: IV kwartał 2007 roku, zakończenie: koniec 2008 r. Wartość inwestycji: 40 mln. PLN. Wizję architektoniczną stworzyła spółka ARCHIDEA - Łukasz Królikowski i Krzysztof Wichliński.
OPEN SPACE - to biuro, które umożliwia pracę wielu osób na dużej powierzchni, zaprojektowane z uwzględnieniem obowiązujących standardów określających wielkość powierzchni użytkowej przypadającej na jednego pracownika, a jednocześnie zapewniające każdemu minimum niezbędnej prywatności.
CALL CENTER - to zazwyczaj rodzaj biura pełniący rolę : centrum obsługi klientów, działu zamówień, centrum informacyjnego. Biuro tego typu rządzi się swoimi własnymi, specyficznymi prawami. Podstawowymi narzędziami pracy są komputer i telefon, a większość członków zespołu musi siedzieć przy swoich stanowiskach przez cały czas - stąd czynniki ergonomiczne w przypadku konstruowania Call Center odgrywają niebagatelną rolę.
HOT DESKING - charakterystyczne dla współczesnej , nowoczesnej koncepcji biuro rozumiane jako miejsce spotkań , przeznaczone z założenia dla pracowników , którzy większość czasu spędzają w terenie. Hot desking umożliwia im dzielenie między sobą niewielkich, mobilnych biurek wyposażonych w jezdne kółka, które w zależności od potrzeb i sytuacji można przesuwać z pokoju cichej pracy do przestrzeni pracy grupowej. Każdy z pracowników firmy ma własną mobilną szafkę, stanowiącą prywatne archiwum, które można swobodnie dołączyć do biurka będącego aktualnym miejscem pracy. Przygotowane do wyposażenia biura tego typu meble muszą mieć wygodne rozwiązania do podłączania przenośnych urządzeń elektronicznych i teleinformatycznych - notebooków , skanerów, drukarek etc.
KORESPONDENCJA BIUROWA
3