Rozliczenie delegacji krajowych, Rozliczenie delegacji krajowych


Rozliczenie delegacji krajowych

Podróż służbowa wiąże się z rozlicznymi obowiązkami pracodawcy, który musi m.in. zapewnić pracownikowi zwrot kosztów poniesionych na przejazdy. Przepisy wykonawcze szczegółowo regulują wysokość oraz sposób ustalania należności z tytułu krajowej podróży służbowej jedynie w przypadku pracowników sfery budżetowej, co nie oznacza jednak, że szefowie spoza budżetówki nie mają żadnych powinności w tym zakresie.

Stosownie do art. 775 § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W poszukiwaniu szczegółowych regulacji w tym zakresie należy zajrzeć do rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, dalej: „rozporządzenie” (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.).

Jeżeli chodzi zaś o pracowników zatrudnionych u innych pracodawców, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinien w ich przypadku określać (art. 775 § 2 K.p.):


Art. 775 K.p. § 3 wyraźnie jednak stanowi, że postanowienia wyżej wypunktowanych dokumentów nie mogą ustalać niższej wysokości diety za dobę podróży służbowej niż ma to miejsce w przypadku zatrudnionych w sferze budżetowej. A zatem, chociaż nazwa rozporządzenia wskazuje, że znajduje on zastosowanie w stosunku do pracowników budżetówki, dotyczy on także osób zatrudnionych u innych pracodawców, wyznaczając minimalną wysokość diety, jaką może otrzymać osoba udająca się w podróż w firmowych interesach. Co ważne, należności z tytułu zwrotu kosztów dojazdów, noclegów czy też przejazdów środkami komunikacji miejskiej mogą w tym przypadku zostać ustalone na poziomie mniej korzystnym, niż przewiduje to rozporządzenie.

Jeżeli jednak ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagradzania, ani też umowa o pracę nie zawierają unormowań dotyczących podróży służbowej, pracodawca zobligowany jest rozliczać delegacje w sposób przewidziany dla zatrudnionych w sferze budżetowej (art. 775 § 5 K.p.).

Jak prawidłowo obliczyć należność z tytułu diet?

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje m.in. dieta, która przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Obecnie wysokość diety wynosi 23 zł za dobę podróży (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Przy obliczaniu należności z tytułu diet pracodawca powinien brać pod uwagę czas, który pracownik poświęcił od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania. I tak, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi (§ 4 ust. 2 rozporządzenia):


Jeśli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę podwładny powinien otrzymać dietę w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:


Delegacja bez diety

Warto zaznaczyć, że w kilku przypadkach ustawodawca odciążył pracodawców od obowiązku wypłacania należności z tytułu diet. W myśl § 4 ust. 3 rozporządzenia, na wypłatę tego świadczenia nie może liczyć pracownik, który:


Koszty przejazdów

Wypłata diety to nie wszystko- delegowanemu podwładnemu przysługuje również zwrot kosztów przejazdów związanych z podróżą służbową. Co ważne, decyzję w sprawie wyboru środka transportu, którym będzie podróżował pracownik, pozostawia się wyłącznie uznaniu pracodawcy.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem ulgi, która ewentualnie przysługuje pracownikowi (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). Ustawodawca nie wyklucza jednak możliwości, aby pracownik podróżował innym środkiem lokomocji. Na wniosek zatrudnionego pracodawca może bowiem wyrazić zgodę, aby udał się on w podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do firmy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Stawka, o której tu mowa, nie może być wyższa od tej, którą określono w rozporządzeniu Ministra Transportu z 23 października 2007 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z przepisami w/w rozporządzenia, maksymalna wysokość stawki za 1 km przebiegu wynosi obecnie:

Dojazdy komunikacją miejscową

Kolejną sprawą należącą do pracodawcy jest pokrycie poniesionych przez podwładnego kosztów dojazdów. Jeżeli więc pracownik płaci za dojazdy środkami komunikacji miejscowej, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży przysługuje mu ryczałt na ich pokrycie w wysokości 20 proc. diety (§ 6 ust. 1 rozporządzenia).

Co istotne, przepis ten nie znajduje zastosowania w razie, gdy pracodawca (na wniosek pracownika) wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów tych dojazdów.

Noclegi

Dłuższe podróże służbowe wiążą się również z koniecznością pokrycia kosztów noclegów w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Ich zwrotu dokonuje się w wysokości stwierdzonej rachunkiem przedstawionym przez pracownika (§ 7 ust. 1 rozporządzenia).

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył stosownego rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg (trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00) w wysokości 150 proc. diety (§ 7 ust. 2-3 rozporządzenia).

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik dysponuje możliwością codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

WAŻNE!

Pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, ma prawo na koszt firmy wrócić w dniu wolnym do domu. Zgodnie bowiem z § 8 rozporządzenia, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Kwestie rozliczeniowe

Pracodawca nie może zwlekać z rozliczeniem kosztów podróży służbowej- musi to zrobić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Wszelkie obliczenia powinny być dokonywane w oparciu o przedłożone przez delegowanego pracownika dokumenty (rachunki), w których znajdują potwierdzenie poszczególne wydatki. Co ważne, powyższa zasada nie dotyczy ani diet, ani też wydatków ryczałtowanych. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik jest zobowiązany złożyć pisemne oświadczenie o wydatku, który poczynił oraz przyczynach braku jego udokumentowania (§ 8a ust. 1 i 3 rozporządzenia).

Warto podkreślić, że pracownik nie musi ponosić z góry kosztów związanych z podróżą służbową z własnej kieszeni- ma bowiem prawo złożyć na ręce pracodawcy wniosek o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży (§ 8a ust. 2 rozporządzenia).

WAŻNE!

Nie można wykluczyć, że w trakcie podróży służbowej pracownik poniesie większe koszty niż wynika to z rozporządzenia, układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, czy też umowy o pracę. Jeśli okaże się, że były one niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego, pracodawca musi je zwrócić.


Wyszukiwarka