NIEODZOWNOŚĆ SELEKCJI KSIĘGOZBIORU BIBLIOTECZNEGO


Ważkie zagadnienie określane mianem selekcji (z łac. selectio = wybór cyt. za. "Słownik łacińsko-polski" oprac.K.Kumaniecki, wyd. 11. W-wa 1979, s.452) wiąże się trwale z tworzeniem określonych zbiorów, kolekcji. Mogą to być archiwalia, zbiór znaczków, medali, zdjęć, obrazów, listów itp. i wreszcie zbiory książek, czasopism, wydawnictw specjalnych. Gromadzący daną kolekcję, zbiór kieruje się interesującą go tematyką, walorami historycznymi, poznawczo-informacyjnymi, możliwościami zabezpieczenia gromadzonych zbiorów i ich eksponowaniem oraz aktualizacją zgodnie z wymogami współczesnej wiedzy. Podobnym wymogom podlegają zbiory biblioteczne (wszystkie rodzaje). Biblioteki gromadząc wydawnictwa muszą kierować się tematyką, wielkością zbiorów, częstotliwością ich użytkowania, muszą też posiadać stosowne miejsce ich magazynowania, udostępniania oraz eksponowania.
Wszystkie te wymogi wskazują już na wstępie na nieodzowność selekcjonowania posiadanych księgozbiorów, czym szczegółowo zajmiemy się w niniejszym artykule.
Każda biblioteka wypracowuje przez lata działalności własną politykę gromadzenia zbiorów, określaną w literaturze fachowej jako "zarządzanie zbiorami"[1]. Pojęciem tym określa się wszystkie czynności związane z gromadzeniem księgozbioru oraz z usuwaniem tej części zbiorów, która z różnych powodów nie jest przez czytelników wykorzystywana. Okazuje się, że odpowiedni dobór księgozbioru wcale nie jest taki prosty i to niezależnie od sposobu pozyskiwania nabytków. Proces gromadzenia składa się z kilku podstawowych czynności[2] : analizy kolekcji, ustalania potrzeb i kryteriów wyboru, jak również realizacji zamówień. Obok konieczności starannego doboru książek, pojawia się też problem określenia wielkości zbiorów, determinowany nie tylko możliwościami lokalowymi biblioteki. Nawet kiedy magazyny zdolne są przechowywać ogromną kolekcję książek, nie ma sensu gromadzenie wszystkiego z interesującej bibliotekę dziedziny, gdyż takie zbiory nigdy w pełni nie zostaną wykorzystane. Wydaje się, że szczególna ostrożność powinna też kierować bibliotekarzem decydującym o przyjęciu książek darowanych przez instytucje czy osoby prywatne. Naturalnie można pozyskać w ten sposób książki cenne dla biblioteki i całkowicie zgodne z przyjętym kierunkiem kompletowania zbiorów, ale istnieje też niebezpieczeństwo przyjęcia druków całkowicie zbędnych. Wszak bibliotekarz z założenia kocha książki.
Problemy pojawiają się też przy kupowaniu nowości. Dzisiaj można dostać każdą książkę, trzeba tylko o niej wiedzieć, a z tym są kłopoty. Odczuwają to szczególnie biblioteki uprawnione do pozyskiwania egzemplarza obowiązkowego. Część piśmiennictwa polskiego nie jest rejestrowana przez stosowne bibliografie, co znacznie utrudnia poruszanie się po rynku księgarskim. Z drugiej jednak strony, przy obecnej produkcji wydawniczej biblioteki otrzymujące egzemplarz obowiązkowy notowałyby roczne wpływy na poziomie 50 tysięcy jednostek[3], co spowodowałoby problemy z magazynowaniem tak wielkich zbiorów.
W zależności od rodzaju biblioteki oraz zadań, które ma ona spełniać, należy ustalić wytyczne kształtowania kolekcji. Oczywiście możliwe są zmiany, szczególnie w bibliotekach uczelnianych, gdzie literatura musi odpowiadać kierunkom studiów, również tych nowych, których obecnie powstaje bardzo wiele w odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku. Nie bez znaczenia w takich sytuacjach jest pomoc specjalistów[4], zarówno bibliotekarzy, jak i ekspertów spoza bibliotek. Niezbędny okazuje się też zespół doradczy, którego sugestie pomogą w trafnym wyborze specjalistycznej literatury. Podobna pomoc jest niezbędna przy planowanej selekcji księgozbioru . Jest to czynność równie ważna jak gromadzenie zbiorów, nadaje bowiem pożądany kształt kolekcji bibliotecznej, ale uwaga! -przeprowadzona w sposób niefachowy może ją bezpowrotnie zniszczyć.
Warto choć w kilku zdaniach zasygnalizować jak "zarządzają zbiorami" biblioteki w Stanach Zjednoczonych. Problem ten omawia E.Grala na łamach Przeglądu Bibliotecznego[5].
Przede wszystkim biblioteki opracowują specjalne dokumenty określające zasady gromadzenia zbiorów. Pierwszy taki dokument powstał w latach pięćdziesiątych, potem pojawiły się następne. Dostrzeżono wiele pozytywnych efektów takiej operacji : określenie liczby egzemplarzy i rodzajów gromadzonych dokumentów, utrzymanie profilu zbiorów niezależnie od zmian na stanowiskach bibliotekarzy odpowiedzialnych za ich rozwój, pomoc w zaspokojeniu potrzeb użytkowników, ułatwienie wyboru materiałów do gromadzenia oraz selekcji, informowanie użytkowników o charakterze zbiorów etc. Autorka bardzo szczegółowo opisuje metodykę opracowania zasad gromadzenia zbiorów, podkreśla również konieczność współpracy bibliotek z zespołami ekspertów pomagających w zarządzaniu zbiorami. Wszystko to oczywiście wymaga pewnych kosztów, ale warto z tych wzorów korzystać bo chybione zakupy mogą się okazać jeszcze droższe. Polscy bibliotekarze również dostrzegają wagę tego problemu, który omawiają w wielu publikacjach.
W świecie używany jest termin "dezakwizycja"[6] na określenie czynności odwrotnej do nabywania książek, jest to więc sztuka pozbywania się ich, która wcale nie jest tak prosta jak się wydaje. Przede wszystkim wymaga dokonania wielu czynności w katalogach, księgach inwentarzowych i magazynach, wykonanych przez personel o wysokich kwalifikacjach, który nie poczyni szkód w księgozbiorze. Ale najpierw trzeba zdecydować, jakie kryteria kwalifikują zbiory do selekcji. Według B.Warząchowskiej [7] są to : tematyka wykraczająca poza profil biblioteki, niska wartość naukowa oraz dydaktyczna, dezaktualizacja publikacji, mało znany język dokumentu, zbyt duża liczba egzemplarzy nie zmienionych wydań jednego tytułu, która nie jest uzasadniona potrzebami dydaktycznymi, rzadkie udostępnianie. To ostatnie kryterium jest dyskusyjne. Pisze o tym Z. Żmigrodzki[8] zwracając uwagę, że pojęcie małej poczytności jest subiektywne i zwodnicze, określane tylko na podstawie liczby wypożyczeń. Zestawienie wypożyczeń sporządza bibliotekarz, zdarza się jednak, szczególnie w bibliotekach publicznych, że ten dla własnej wygody, wypożycza książki zwrócone chwilę wcześniej przez czytelnika. Taki mechanizm powoduje, że sporządzana statystyka wypożyczeń teoretycznie oddaje stan faktyczny, ale w ten sposób bardzo łatwo pozbyć się w ramach selekcji wartościowych książek, które powinny w bibliotece pozostać.
Osobne kryteria stosuje się dla czasopism . Właściwie są one podobne w przypadku zakupu oraz rezygnacji z prenumeraty. Podstawowym kryterium jest przydatność zbioru czasopism dla określonej grupy użytkowników biblioteki[9] . Ocenie użytkowania i przydatności czasopism służą:
- badanie rejestrów wypożyczeń biblioteki z uwzględnieniem wypożyczeń międzybibliotecznych oraz zamówień nie zrealizowanych
- badanie użytkowania czasopism bieżących w czytelni
- typowanie tytułów przez użytkowników biblioteki (listy rangowe)
- analiza cytowań tytułów czasopism.
Często stosuje się także metody optymalizacji doboru czasopism z uwzględnieniem nakładu kosztów[10]. Powinno się je wykorzystywać przy ustalaniu listy czasopism do prenumeraty, ale znajdują zastosowanie w przypadku selekcji tytułów z powodu ograniczeń środków na zakup. Rezygnuje się wtedy z czasopism, których prenumerata jest zbyt kosztowna w stosunku do wykorzystania tytułu, kupując w zamian odbitki artykułów ściśle związanych z tematyką zbiorów, znajdujących się w tych czasopismach według zapotrzebowania użytkownika. Oszczędza się w ten sposób fundusze oraz miejsce w magazynie bibliotecznym.
Bardzo istotne dla selekcji zbiorów jest działanie komisji powołanej przez dyrektora biblioteki, w przypadku jednostek uczelnianych, zatwierdzonych przez Radę Biblioteczną. W skład komisji wchodzą : kierownicy oddziałów gromadzenia i udostępniania, pracownicy naukowi wytypowani przez Radę Biblioteczną oraz inni pracownicy biblioteki wyznaczeni do prac selekcyjnych przez dyrekcję.
Powraca tutaj znowu problem współpracy komisji z ekspertami spoza biblioteki, którzy pomogą zdecydować o losach książek specjalistycznych[11]. Są to najczęściej pracownicy naukowi, specjaliści z różnych dziedzin. W pracach nad przygotowaniem selekcji powinni uczestniczyć także przedstawiciele wszystkich grup użytkowników i razem z bibliotekarzami przygotować program umożliwiający sprawne jej przeprowadzenie[12]. Kolejnym krokiem jest powołanie sekcji do wykonania konkretnych prac. W skład sekcji wchodzą : bibliotekarz z dużym doświadczeniem zawodowym, dziedzinowy pracownik naukowy oraz magazynier biblioteczny[13]. Komisje pracują oczywiście zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi po ustaleniu kryteriów kwalifikujących dokumenty do selekcji.
Po przeprowadzeniu selekcji powstaje problem co zrobić z drukami zbędnymi w danej bibliotece. Może się zdarzyć, że książki wyłączone z księgozbioru w ramach selekcji (np. wycofane wydanie skryptowe podręcznika) znajdą swojego czytelnika poza biblioteką macierzystą. Można kierować je na aukcje[14] odbywające się w bibliotece lub zainteresować nimi inne biblioteki, czy wreszcie potraktować jako dary. Oczywiście ta część zbiorów, która nie kwalifikuje się do wymiany czy na aukcję zostanie przekazana na makulaturę.
Przeprowadzanie selekcji zbiorów jest nieodzowne ze względu na ograniczenie kosztów przechowywania piśmiennictwa zbędnego lub rzadko wykorzystywanego oraz dla uzyskania lepszej organizacji zbiorów często wykorzystywanych. Jest to konieczne, ponieważ w bibliotekach wciąż znajdują się książki pozyskane drogą "sprzedaży wiązanej", które nie mają logicznego związku z gromadzoną kolekcją. Tak działo się przez wiele lat, kiedy dobra książka była rarytasem, a wraz z nią sprzedawano bibliotekom "dzieła" zalegające księgarskie magazyny. Za koniecznością selekcji przemawiają także zmiany sytuacji politycznej, gospodarczej i ekonomicznej. Zmienia się Polska i zmienia się świat, szybko przestają być aktualne encyklopedie, atlasy geograficzne, podręczniki do ekonomii, prawa czy informatyki. Książki te mają oczywiście walory archiwalne, historyczne, ale do gromadzenia egzemplarza archiwalnego są powołane odpowiednie instytucje i biblioteki specjalistyczne. Nieodzowność selekcji wymuszają także warunki lokalowe bibliotek oraz problemy z wolną powierzchnią magazynową. Wydaje się, że w dobie książki elektronicznej nie jest to ważne, bowiem przechowywanie CD-ROM-ów wymaga znacznie mniej wolnego miejsca, ale wciąż nie maleje krąg odbiorców książki tradycyjnej, w formie kodeksu. Trochę trudno sobie wyobrazić bibliotekę gromadzącą tylko książkę elektroniczną, choć trzeba przyznać, że w przypadku wielotomowych encyklopedii jest to rozwiązanie idealne.
Kolejnym argumentem przemawiającym za prowadzeniem selekcji jest niemożność wykorzystania zbyt dużej kolekcji bibliotecznej, która i bibliotekarzom i czytelnikom wymyka się spod kontroli.
Podkreślić tu trzeba konieczność przemyślanych zakupów oraz wstępnego selekcjonowania przekazywanych bibliotece darów, które są najczęściej efektem selekcji prywatnych księgozbiorów lub porządków w magazynach wydawców[15].
Nieodzowność selekcji księgozbioru bibliotecznego spowodowana jest także ogromnym rozwojem nauki, techniki, medycyny. Konsekwencją tej sytuacji jest duża liczba publikacji naukowych, rozpraw, prac drukowanych w czasopismach, czy także literatury pięknej oraz popularno-naukowej. Rozwój nauki powoduje również "starzenie się" czasopism i książek. W.Piróg[16] zdefiniował to zjawisko następująco : "starzeje się, tj. traci cechy nowości połowa informacji o wynikach badań naukowych podanych w literaturze". Przyjmuje się, że żywot publikacji w naukach ścisłych, przyrodniczych i technicznych określa się na 5 lat. Jest to wystarczający argument dla przeprowadzania selekcji zbiorów z tych dziedzin wiedzy.
Inne zjawisko odkrył naukoznawca, a także fizyk D.J.de Solla Price[17]. Zauważył, że co 10-15 lat podwaja się liczba publikacji, przeglądów naukowych, absolwentów wyższych uczelni, uczonych i znanych instytutów naukowych. Co 20 lat podwaja się liczba ważnych odkryć oraz publikacji o wysokiej wartości. Wobec takiej sytuacji biblioteki nie mogą pozostać obojętne, muszą selekcjonować zbiory, aby tworzone kolekcje wciąż miały wartość i zachowały cechy nowości.
Podane powyżej argumenty przemawiają za selekcjonowaniem zbiorów bibliotecznych prowadzonych fachowo, planowo zmierzając do budowy księgozbiorów uwzględniających aktualne trendy nauki i dydaktyki celem pełnego ich wykorzystywania przez czytelników, odnosi się to zwłaszcza do bibliotek naukowych szkół wyższych.
Zmieniaj?cy si? w ostatnich latach model biblioteki akademickiej wymusza
aktualizowanie zbiorów. Wprowadzanie zintegrowanych systemów bibliotecznych,
organizowanie dla czytelników wolnego dost?pu zarówno do ksi?gozbiorów tra-
dycyjnych jak i elektronicznych ?róde? informacji jest obecnie jedn? z g?ównych
przyczyn przeprowadzania selekcji. Zmiana programów nauczania w szkole wy?-
szej, otwieranie nowych kierunków, powoduje konieczno?? dostosowywania ksi?-
gozbioru do potrzeb czytelnika. Pojemno?? magazynów bibliotecznych i baz da-
nych obliguje do tworzenia miejsc dla nowych publikacji. W epoce dynamicznie
rozwijaj?cej si? nauki i publikowania nowych osi?gni?? naukowych selekcjono-
wanie materia?ów bibliotecznych staje si? konieczno?ci?. Prawid?owo i systema-
tycznie prowadzone prace aktualizacyjne s? integraln? cz??ci? polityki gromadze-
nia i kszta?towania zbiorów bibliotek akademickich.
Publikacje naukowe, zw?aszcza w dziedzinach technicznych, ulegaj? szyb-
kiej dezaktualizacji. Zagadnienia starzenia si? literatury by?y przedmiotem ba-
da? naukowych. Zajmowali si? nimi R.E Burton i R.W. Kebler, oraz ameryka?-
ski naukoznawca i fizyk Derek J. Solla de Princ. R.E Burton i R.W. Kebler sfor-
mu?owali prawo starzenia si? informacji.
1
Podzielili publikacje na 2 grupy, tj.
efemeryczne i klasyczne.

Procesowe podejście według normy ISO 9001
Rozwijająca się gospodarka, a tym samym wzrastająca konkurencja, będąca wynikiem coraz to większych wymagań klientów, niejako wymusiła na organizacjach dostosowanie funkcjonujących w nich systemów zarządzania do realizowanych procesów. Zaletą tych zmian jest:
* zdolność organizacji do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe,
* wdrażanie zasad podnoszących efektywności funkcjonowania organizacji,
* powszechne zrozumienie znaczenia jakości,
* zaangażowanie szerokiego grona pracowników,
* zorientowanie na klienta (zewnętrznego, wewnętrznego)[1].
W tradycyjnym układzie zarządzania organizacją można zauważyć wykształcenie się tak zwanych quasi-organizacji, które jako małe, zamknięte, niezależne jednostki funkcjonują na własną korzyść. Efektem takiego działania jest brak spójności w organizacji jako całości.
Wdrażanie nowego podejścia opartego między innymi na zasadach:
1. Total Quality Management (TQM):
analizując poszczególne człony Total Quality Management (TQM) - uzyskujemy wskazanie na:
* total - całkowite objęcie całego przedsiębiorstwa systemem zarządzania jakością,
* quality - jakościowe spełnienie wymagań klientów (wewnętrzny, zewnętrzny) w zadowalający sposób,
* management - zarządzanie zgodne z metodą pozwalającą rozwiązywać problemy i osiągać poprawę poprzez podnoszenie jakości pracy i jej efektywności[2];
2. Continous Process Improvement (CPI):
ciągłe doskonalenie procesów między innymi poprzez wykrywanie przyczyn niezgodności,
pozwala sprawnie zarządzać organizacją, zwiększając efektywność świadczonych usług lub produkcji wyrobu. Inaczej mówiąc, wdrożenie powyższych zasad w odniesieniu do procesów to niejako kreowanie nowego podejścia zarządzania w organizacji.
Należy nadmienić, że hasła TQM wskazują jedynie istotę zarządzania jakością, a dopiero normy określają wymagania, warunki, jakie należy spełnić, aby jakością zarządzać (różnice pomiędzy TQM a ISO 9001 przedstawia tabela 1.). W tym celu opracowano normy (seria 9000) dla tzw. systemów zarządzania jakością, jednak osadzenie tych norm na zasadach TQM (pomimo różnic) zbliżyło filozofię zarządzania jakością do zarządzania systemowego[3].
Ewolucja norm serii ISO 9000 (1987 r. - pierwsze wydanie), której efektem jest opracowanie już trzeciego wydania (2000), przyczyniła się do:
* zmiany klasyfikacji zapewniania jakości[4] jako niewystarczającego działania dla organizacji i jej funkcjonowania;
* położenia większego nacisku na działania organizacji zapewniające wzrost zadowolenia klienta.
Dla sprawnego i bardziej efektywnego wdrażania systemu zarządzania opracowano zasadę:
* orientacji na klienta,
* przywództwa,
* zaangażowania ludzi,
* podejścia procesowego,
* podejścia systemowego,
* ciągłego doskonalenia,
* skutecznych decyzji,
* powiązań z dostawcami[5].
Prowadzone przez organizację działania powinny opierać się na procesach realizowanych poprzez procedury (udokumentowane lub nie) uwzględniające dane wejścia i wyjścia. Relacje te obrazuje rysunek 1.

Rysunek 1.
Model systemu zarządzania jakością, którego podstawą jest proces. Źródło: Punkt 0.2. normy PN-EN ISO 9001 : wrzesień 2001 "System zarządzania jakością. Wymagania".Cecha TQM ISO 9001 Dokumentacja TQM można wdrażać bez dokumentacji, bez procedur Wymagane są procedury systemowe lub inna forma udokumentowania systemu Podstawa systemu Ogólna filozofia zarządzania dąży do zadowolenia wszystkich uczestników Wymagania zawarte w ISO 9001 Obszar systemu Cała organizacja Finanse niekoniecznie muszą być opisane w ramach systemu zarządzania jakością Ocena Poprzez zadowolenie klientów Między innymi poprzez zadowolenie klientów, ale w głównej mierze poprzez audity wewnętrzne i zewnętrzne (jednostki certyfikujące) Certyfikat Nie ma certyfikatu potwierdzającego wdrożenie zasad TQM Przyznawany przez jednostkę certyfikacyjną Zaangażowanie poszczególnych pracowników Podstawowe znaczenie dla wdrażania koncepcji TQM w organizacji Zaangażowanie kierownictwa podkreślone w normie oraz kompetencje i odpowiedzialność wszystkich kierownikówTabela 1.
Różnice pomiędzy TQM a ISO 9001. Źródło: ZAPŁATA, S. 3/1 System zarządzania jakością fundamentem kompleksowego Zarządzania Jakością (TQM) - stan na grudzień 2003. In Łatwy i skuteczny sposób uzyskania certyfikatu jakości. T. 1., E. Kreier (red. wyd. niem.), J. Łuczak (red. wyd. pol.). Poznań 1998, s. 4. Wdrożenie systemu zarządzania jakością, z pełnym zaangażowaniem najwyższego kierownictwa i wszystkich pracowników, jest bardzo ważnym przedsięwzięciem dla organizacji mającej na uwadze zadowolenie swojego klienta. Ponadto, podejście procesowe w systemie zarządzania wpływa na indywidualną odpowiedzialność pracownika za jakość wytwarzanego wyrobu czy świadczonej usługi.
Zdefiniowanie kluczowych procesów wraz z podprocesami i ich udokumentowanie (procedury udokumentowane) to tak zwany pierwszy krok do sukcesu.
Przystępując do tworzenia schematów i budowania hierarchii procesów (mapowanie), należy wyodrębnić:
* procesy strategiczne - będące najważniejszymi dla organizacji z punktu widzenia misji, celów, strategii;
* procesy tworzące wartość dodaną - podnoszące wartość wytwarzanego produktu lub świadczonej usługi z punktu widzenia klienta lub zaspokajające potrzeby organizacji;
* procesy nietworzące wartości dodanej - niezaspokajające potrzeb klienta[6].
Inną metodą realizacji mapowania jest identyfikacja procesów:
* głównych (np. gromadzenie, opracowanie, udostępnianie),
* zarządzania (zarządzanie systemem),
* wspierających (np. planowanie budżetu rocznego, sprawy kadrowe, zarządzanie zakładową siecią informatyczną),
* doskonalenia organizacji (np. szkolenia i podnoszenie kwalifikacji, działania korygujące i zapobiegawcze).
Po tak szczegółowej analizie procesów realizowanych przez organizację można przystąpić do stworzenia mapy. Każdy proces należy nazwać, opisać, określić dla niego: cele, dane wejścia[7] i wyjścia[8] oraz dokumenty związane (istotne dla realizacji danego procesu), a następnie ustanowić zasady realizacji i kryteria akceptacji[9].
Zdefiniowane procesy, opisane procedurami wdraża się do realizacji, w trakcie której dokonuje się analizy w celu ich doskonalenia poprzez wyeliminowanie tzw. punktów zapalnych (np. brak przejrzystości procesu, długi czas realizacji procesu, nadmierna liczba dokumentów). Doskonaląc procesy, organizacja może jednocześnie dokonać oceny i weryfikacji przyjętej strategii oraz wyznaczonych celów i jeśli zajdzie taka konieczność, zmienić je, uwzględniając wzrost zadowolenia klienta oraz korzyści dla organizacji.
Procesy i procedury według normy ISO 9001 w Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu
Zarządzenie jakością w systemach biblioteczno-informacyjnych poprzez integrację szeregu sprecyzowanych aplikacji normatywów jakości pozwala ocenić oraz ukształtować strategię zarządzania organizacją niemal wszystkimi elementami, uwzględniającymi satysfakcję użytkownika zarówno zewnętrznego, jak i wewnętrznego[10].
Analizując realizowane w bibliotece procesy pod względem systemu zarządzania, można wskazać różnice i podobieństwa w odniesieniu do przedsiębiorstw produkcyjnych. Podobieństwa odnajdzie się w:
1. Nadzorze nad dokumentacją.
2. Przeglądzie systemu zarządzania jakością.
3. Zarządzaniu:
* zasobami ludzkimi,
* majątkiem.
Różnice zaś pojawią się w zarządzaniu finansami (organizacja non-profit) czy też w procesie realizacji usług na rzecz klienta (charakter usługi).
Działalność usługowa bibliotek jest złożona. Aby na przykład usługa udostępniania klientom posiadanych zbiorów została zrealizowana, produkt w postaci opracowanej książki lub czasopisma musi wcześniej przejść przez ciąg procesów posiadających ściśle określone dane na wejściu i wyjściu (rysunek 2.).

Rysunek 2.
Ciąg procesów posiadających ściśle określone dane na wejściu i wyjściu. Źródło: opracowanie własne. Powyższy diagram obrazuje powiązania pomiędzy procesami, wskazując, jak ważne jest właściwe zdefiniowanie elementów wejścia i wyjścia procesu, ponieważ wyjście jednego procesu może być wejściem drugiego.
31 marca 2003 roku Polskie Centrum Badań i Certyfikacji (PCBC) w Warszawie i międzynarodowa sieć jakości[11] - IQNet (The International Certification Network) przyznały Książnicy Kopernikańskiej Certyfikat Systemu Jakości spełniania wymagań normy PN - EN ISO 9001 : 2001 w następującym zakresie:
* gromadzenie,
* opracowywanie,
* przechowywanie i ochrona zbiorów bibliotecznych oraz ich udostępnianie,
* dostarczanie informacji bibliotecznych, w tym informacji specjalistycznych,
* prowadzenie działalności edukacyjnej, kulturalnej oraz terapeutycznej dla osób niepełnosprawnych[12].
Zidentyfikowane procesy i przypisane im procedury realizowane w bibliotece przedstawia tabela 2. Procedury te w większości są udokumentowane z uwagi na wymagania klienta i dbałość organizacji o wysoki stopień jego satysfakcji.
Proces Procedura Odpowiedzialność kierownictwa Nadzór nad dokumentacją i zapisami jakości*
Przegląd Systemu Zarządzania Jakością* Zarządzanie zasobami Planowanie budżetu rocznego
Realizacja budżetu rocznego
Sprawy kadrowe
Szkolenia i podnoszenie kwalifikacji*
Zarządzanie infrastrukturą
Remonty, naprawy i konserwacja*
Zaopatrzenie
Zarządzanie zakładową siecią informatyczną*
Przechowywanie i archiwizacja akt
Ubytkowanie - selekcja zbiorów*
Ubytkowanie zbiorów zagubionych*
Ubytkowanie zbiorów - braki*
Inwentaryzacja zbiorów*
Aktualizacja stanu majątkowego zbiorów* Realizacja usługi Gromadzenie zbiorów zwartych*
Gromadzenie wydawnictw ciągłych*
Opracowanie zbiorów zwartych*
Opracowanie zbiorów specjalnych*
Opracowanie wydawnictw ciągłych*
Magazynowanie zbiorów*
Usługi introligatorskie i poligraficzne*
Mikrofilmowanie materiałów bibliotecznych
Digitalizacja materiałów bibliotecznych*
Udzielanie informacji*
Działalność edukacyjna, kulturalna i terapeutyczna*
Wypożyczenia międzybiblioteczne*
Wypożyczenia zewnętrzne*
Udostępnianie prezencyjne* Pomiary, analiza i doskonalenie Dyscyplina pracy
Przestrzeganie przepisów BHP i ppoż.
Analiza efektywności kosztowej
Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami*
Audity wewnętrzne*
Działania korygujące i zapobiegawcze* * procedura udokumentowana Tabela 2.
definiowane w Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu procesy wraz z odpowiadającymi im procedurami. Należy nadmienić, że ten sam proces (np. udzielanie informacji, działalność edukacyjna, kulturalna i terapeutyczna, audit wewnętrzny) często jest realizowany w kilku jednostkach organizacyjnych (prowadzenie działalności w systemie "centrala - filie"). Podział ten przedstawia tabela 3.
PROCESY ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA ZARZĄDZANIE ZASOBAMI REALIZACJA USŁUGI POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA PODPROCESY PEŁNOMOCNIK DS. SZJ Nadzór nad dokumentacją i zapisami jakości Przegląd Systemu Zarządzania Jakością Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami Audity wewnętrzne Działania korygujące i zapobiegawcze DZIAŁ GROMADZENIA I UZUPEŁNIANIA ZBIORÓW Nadzór nad dokumentacją i zapisami jakości Gromadzenie zbiorów zwartych Aktualizacja stanu majątkowego zbiorów Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami Audity wewnętrzne Działania korygujące i zapobiegawczeDZIAŁ OPRACOWANIA I KLASYFIKACJI ZBIORÓW Nadzór nad dokumentacją i zapisami jakości Opracowanie zbiorów zwartych Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami Audity wewnętrzne Działania korygujące i zapobiegawczeFILIE
(17 lokalizacji) Nadzór nad dokumentacją i zapisami jakości Udzielanie informacji Działalność edukacyjna, kulturalna i terapeutyczna Wypożyczenia zewnętrzne Udostępnianie prezencyjne Selekcja zbiorów Ubytkowanie zbiorów zagubionych Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami Audity wewnętrzne Działania korygujące i zapobiegawczeTabela 3.
Rozkład realizowanych w Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu procesów i podprocesów na wybranych przykładach. Zidentyfikowane i udokumentowane, na etapie wdrażania systemu zarządzania jakością w Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu, procesy zostały zoptymalizowane poprzez analizę i udoskonalenie (drugie wydanie 19 procedur).
Procesy, podobnie jak cały system zarządzania jakością, powinny ewoluować w tzw. cyklu nieustannego doskonalenia, gdyż głównymi założeniami normy (ISO 9001 : 2000 lub PN-EN ISO 9001 : 2001) są:
* wykazywanie przez organizację zdolności do ciągłego dostarczania wyrobu spełniającego wymagania klienta i wymagania mających zastosowanie przepisów;
* dążenie organizacji do zwiększenia zadowolenia klienta przez skuteczne stosowanie systemu, łączenie z procesami dotyczącymi ciągłego doskonalenia systemu i zapewnienia zgodności z wymaganiami klienta i wymagania mających zastosowanie przepisów[13].