EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE CZASEM materiały szkoleniowe II edycja
EFEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM SKRYPT DO ZAJD Znane sÄ… tysiÄ…ce sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesid. /Albert Einstein/ WydziaÅ‚ Nauk SpoÅ‚ecznych w Warszawie, szkolenie w dniach 18-21.10.2010 SPIS TREÅšCI 1. Style zarzÄ…dzania czasem üð Różne style pracy, efektywnoÅ›ci i możliwoÅ›ci koncentracji czÅ‚owieka üð ZarzÄ…dzanie czasem a typy pracowników üð Refleksja nad czasem w trzech wymiarach 2. Autoanaliza üð Analiza wÅ‚asnego stylu zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie üð SWOT 3. Indywidualny styl zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie üð Diagnozowanie alokacji czasu na przykÅ‚adzie wÅ‚asnej sytuacji życiowej üð Analiza kryteriów wpÅ‚ywajÄ…cych na zarzÄ…dzanie sobÄ… w czasie 4. Wyznaczanie celów üð Zasady uÅ‚atwiajÄ…ce formuÅ‚owanie celów üð Wybranie i doprecyzowanie najistotniejszego celu üð Techniki uÅ‚atwiajÄ…ce realizacjÄ™ celu 5. Pożeracze czasu üð Zdefiniowane problemów i najczÄ™stsze przyczyny marnowania czasu üð Åšrodki zaradcze do przeciwdziaÅ‚ania przyczynom nieefektywnego zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie 6. Ustalanie priorytetów üð Zasady pomagajÄ…ce w ustalaniu ważnoÅ›ci zadao i maksymalizacji wydajnoÅ›ci üð Techniki pomocne przy nadawaniu zadaniom priorytetów üð Struktura wykorzystania czasu i waga zadao 7. Planowanie dziaÅ‚ao üð Zasady planowania üð Tworzenie harmonogramu dziaÅ‚ao üð Techniki skutecznego planowania üð Ocena wykorzystania czasu i narzÄ™dzia wspierajÄ…ce efektywne planowanie üð BÅ‚Ä™dy w planowaniu üð Opracowanie osobistego planu dziaÅ‚ao 8. Podejmowanie decyzji üð Identyfikacja trudnoÅ›ci w podejmowaniu decyzji üð Techniki uÅ‚atwiajÄ…ce efektywne podejmowanie decyzji i zaÅ‚atwianie spraw do kooca üð PrzeciwdziaÅ‚anie postawom utrudniajÄ…cym realizacjÄ™ zadao i podejmowanie decyzji üð Motywowanie dziaÅ‚ao i przygotowywanie zabezpieczeo do zastosowania od zaraz 9. Radzenie sobie ze stresem üð Przyczyny i objawy stresu üð Techniki antystresowe Czy czasem da siÄ™ zarzÄ…dzad? Czas to swego rodzaju, dany nam na tu i teraz , kapitaÅ‚, który warto starannie inwestowad. Jest on zasobem ograniczonym, nie można go kupid, zmagazynowad ani rozmnożyd. Z każdÄ… chwilÄ… staje siÄ™ coraz cenniejszy, a poszukiwanie straconego czasu skazane jest na porażkÄ™. Czas jest nieuchwytny i tak naprawdÄ™ nie można nim zarzÄ…dzad. JednÄ… rzeczÄ…, jakÄ… możemy zrobid, to nauczyd siÄ™ lepiej i efektywniej wykorzystywad czas, który mamy do dyspozycji. Oznacza to, że poprzez kontrolowanie tego, co robimy zarzÄ…dzamy sobÄ… w czasie i dokÅ‚adnie to mamy na myÅ›li mówiÄ…c o zarzÄ…dzaniu czasem. ZarzÄ…dzanie sobÄ… w czasie jest ważne w każdej dziedzinie naszego życia, zarówno w obszarze pracy, jak i w życiu prywatnym. Masz ograniczonÄ… iloÅ›d czasu i od Ciebie zależy gdzie go ulokujesz. Co to jest zarzÄ…dzanie czasem? Definicje, z którymi możesz siÄ™ spotkad: üð codzienny proces, którego celem jest efektywne ksztaÅ‚towanie czasu ustalanie harmonogramów dziaÅ‚ao, tworzenie list zadao do wykonania, delegowanie obowiÄ…zków oraz stosowanie innych tego typu systemów, które pomagajÄ… zorganizowad czas w sposób jak najbardziej efektywny üð mÄ…dre zagospodarowywanie czasu dziaÅ‚aniami, które przybliżą CiÄ™ do realizacji Twoich celów üð proces oceny i planowania czasu niezbÄ™dnego do realizacji Twoich celów üð podnoszenie skutecznoÅ›ci dziaÅ‚ania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu WedÅ‚ug mnie zarzÄ…dzanie czasem to: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ZAPAMITAM: Zalety zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie üð okreÅ›lanie celów zawodowych i prywatnych üð lepsze i szybsze osiÄ…ganie celów zawodowych i prywatnych üð realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej iloÅ›ci czasu üð oszczÄ™dzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiÅ›cie ważne zadania i cele üð orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnoÅ›ciach pod wzglÄ™dem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?) üð lepsza ocena upÅ‚ywu czasu i Å›wiadomoÅ›d potrzebnego czasu üð koncentracja na rzeczywiÅ›cie ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania üð unaocznienie bardziej i mniej ważnych czynnoÅ›ci oraz zadao, które mogÄ… byd oddelegowane innym osobom üð realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów, okreÅ›lanie potrzebnego czasu üð rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane üð czas do dowolnej dyspozycji w ciÄ…gu dnia üð wstÄ™pna strukturyzacja i dziÄ™ki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia üð szybsze zaÅ‚atwianie spraw przez grupowanie zadao w bloki üð unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy) üð dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami) üð zlecanie zadao do wykonania pracownikom üð mniej poÅ›piechu i chaosu, wiÄ™cej przewidzianych dziaÅ‚ao, lepsze rozplanowanie przerw üð zmniejszenie stresu pozwalajÄ…ce na wydajniejszÄ… pracÄ™ üð wiÄ™cej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwoÅ›ci Najważniejsze korzyÅ›ci z efektywnego zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie, to wedÅ‚ug mnie: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ZAPAMITAM: Różne style pracy, efektywnoÅ›d i możliwoÅ›ci koncentracji czÅ‚owieka Mity dotyczÄ…ce zarzÄ…dzania czasem: üð jest to umiejÄ™tnoÅ›d wrodzona, w nikÅ‚ym stopniu wyuczana üð zabija spontanicznÄ… twórczoÅ›d üð ma doprowadzid do pracy w nieskazitelnym porzÄ…dku üð przejawia siÄ™ dążeniem do caÅ‚kowitej samowystarczalnoÅ›ci i niezależnoÅ›ci üð to inna nazwa perfekcjonizmu Styl pracy to staÅ‚e sposoby i rodzaje reakcji zdeterminowane m.in. typem ukÅ‚adu nerwowego, od których zależy efektywnoÅ›d wykonywanej czynnoÅ›ci. KsztaÅ‚tuje siÄ™ on wraz z rozwojem czÅ‚owieka, współdziaÅ‚ajÄ…c z wiedzÄ… i doÅ›wiadczeniem jednostki. WydajnoÅ›d i możliwoÅ›ci koncentracji gospodarowanie siÅ‚ami witalnymi w cyklach dziaÅ‚aniowych WydajnoÅ›d każdego czÅ‚owieka podlega w ciÄ…gu dnia wielu wahaniom. Zmiany te majÄ… charakter naturalny i sÄ… zwiÄ…zane z dobowym rytmem energii życiowej ludzi. Krzywa wydajnoÅ›ci dla każdego czÅ‚owieka jest nieco inna, ale okreÅ›lono statystycznie przeciÄ™tnÄ… wydajnoÅ›d dziennÄ…. Jej wahania przeÅ›ledzid możesz na poniższym wykresie. Krzywa wydajnoÅ›ci wysoka WYDAJNOÅšD niska GODZINY 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 Wnioski dla planowania zajÄ™d w ciÄ…gu dnia pracy: üð warto poznad wÅ‚asny rytm dnia üð skomplikowane i ważne sprawy należy planowad podczas szczytowej wydajnoÅ›ci przed poÅ‚udniem üð podczas spadku wydajnoÅ›ci nie należy pracowad wbrew wÅ‚asnemu rytmowi biologicznemu, ale próbowad odprężyd siÄ™ i wykorzystad ten czas na kontakty z ludzmi i czynnoÅ›ci rutynowe üð gdy krzywa wydajnoÅ›ci wzroÅ›nie popoÅ‚udniu, można ponownie zajÄ…d siÄ™ ważniejszymi sprawami üð niezależnie czy jesteÅ› skowronkiem czy sowÄ… warto przeznaczyd na pracÄ™ czas pomiÄ™dzy 6.30 a 14.00 oraz 16.00 a 22.00 Ćwiczenie Moja indywidualna krzywa wydajnoÅ›ci 1. Narysuj TwojÄ… wÅ‚asnÄ… (indywidualnÄ… i niepowtarzalnÄ…) krzywÄ… pokazujÄ…cÄ…, jak zazwyczaj rozkÅ‚ada siÄ™ Twoja energia w ciÄ…gu dnia pracy 2. Zastanów siÄ™, w którym momencie dnia można najlepiej wykonad Twoje poszczególne zadania wysoka WYDAJNOÅšD GODZINY niska 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 Krzywa koncentracji w ciÄ…gu godziny Wypoczynek jest najbardziej efektywny po okoÅ‚o 60 minutach pracy. Warto wówczas zrobid ok. 10-minutowÄ… przerwÄ™. Zoptymalizujesz wtedy wydatkowanie Twojej energii. PrzerwÄ™ możesz wykorzystad w sposób zupeÅ‚nie odmienny w stosunku do charakteru pracy, jakÄ… wykonujesz. Jeżeli spÄ™dzasz czas za biurkiem: wstao, przejdz siÄ™ po pokoju, poprzeciÄ…gaj siÄ™. Otwórz okno i wez gÅ‚Ä™boki oddech. Oderwij siÄ™ od Twojego zajÄ™cia i pomyÅ›l o czymÅ› przyjemnym. Jeżeli nie możesz akurat wstad, to wykonaj krótkie dwiczenie kreatywne bazgranie : wez do obydwu dÅ‚oni dÅ‚ugopisy i ryzuj nimi ten sam obrazek. Pozwolisz tym samym odpoczÄ…d Twojemu mózgowi, aktywizujÄ…c go do innych czynnoÅ›ci. Możesz także uÅ‚ożyd Å‚amigłówkÄ™, czy zagrad w grÄ™ logicznÄ… typu tangram. Efekt piÅ‚y JeÅ›li coÅ› stale przeszkadza Ci w realizacji zadao, masz do czynienia z efektem piÅ‚y . CzÅ‚owiek oderwany od wykonywanego zadania, nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na ponowne wciÄ…gniÄ™cie siÄ™ do pracy. Statystycznie w ten sposób marnuje siÄ™ 28% naszego czasu. ZAPAMITAM: ZarzÄ…dzanie czasem a typy pracowników Pracoholik: - pracuje bez przerw; chyba, że sÄ… to przerwy na pracÄ™ ;-) - brak mu jasno okreÅ›lonych celów oprócz celu: praca dla pracy - poza pracÄ… nie ma innych zainteresowao - biorÄ…c wolne ma poczucie winy - zawsze jest zawalony robotÄ… - nie potrafi zarzÄ…dzad czasem Pracownik niezaangażowany: - pracuje, bo tak trzeba bo takie jest życie - nie robi absolutnie niczego poza konieczne minimum, a jeżeli siÄ™ da to mniej - nie identyfikuje siÄ™ z firmÄ… ani z jej wartoÅ›ciami - jego cele nie sÄ… w żaden sposób zwiÄ…zane z celami miejsca, w którym pracuje - realizuje zadania terminowo, ale trzeba mu o nich przypominad - nie stara siÄ™ zarzÄ…dzad czasem Pracownik wydajny: - dąży do realizacji wyznaczonego zadania w okreÅ›lonym terminie - potrafi wyznaczad cele, które sÄ… zbieżne z celami firmy - pracuje w godzinach pracy i nie potrzebuje nadgodzin, by zakooczyd zadanie - potrafi wypoczywad - zachowuje równowagÄ™ miÄ™dzy pracÄ… a odpoczynkiem - Å›wiadomie zarzÄ…dza czasem Pracownik hobbysta: - kocha swojÄ… pracÄ™, bo realizuje w niej swoje marzenia - praca sprawia mu/jej dużą przyjemnoÅ›d - realizuje zadania z pasjÄ… - zarzÄ…dza czasem tak, by Å‚Ä…czyd odpoczynek z pracÄ… i odwrotnie Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Scharakteryzuj Twoje podejÅ›cie do realizacji zadao w pracy? Jaki typ spoÅ›ród ww. jest najbliższy Twojej charakterystyki? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Refleksja nad czasem w trzech wymiarach Wskazówki do pracy wÅ‚asnej üð subiektywizm Czy czas biegnie tak samo w obu sytuacjach, gdy np. przez godzinÄ™ zegarowÄ… pracujesz pod presjÄ… terminu realizacji na wczoraj i gdy przez godzinÄ™ zegarowÄ… zajmujesz siÄ™ podobnÄ… pracÄ…, ale z dalszym deadlinem? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ üð szacunek Czy szanujesz wÅ‚asny czas? JeÅ›li tak, w jaki sposób to robisz, np. efektywnie wykorzystujesz każdÄ… chwilÄ™, itp. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ üð oszczÄ™dnoÅ›d Czy warto oszczÄ™dzad czas? Na co przeznaczyÅ‚byÅ›/przeznaczyÅ‚abyÅ› zaoszczÄ™dzony czas? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ZAPAMITAM: Autoanaliza Warunkiem rozpoczÄ™cia procesu zmiany Twoich zachowao i postaw w obszarze zarzÄ…dzania sobÄ… jest uÅ›wiadomienie sobie i przeanalizowanie wÅ‚asnych zalet, sÅ‚aboÅ›ci i bÅ‚Ä™dów. UÅ‚atwi CI to analiza SWOT, której istota jest wybór opcji strategicznej. Macierz SWOT jest sporzÄ…dzana po to, aby uÅ‚atwid Ci podjÄ™cie najkorzystniejszych decyzji dotyczÄ…cych przyszÅ‚ych dziaÅ‚ao. Silne strony cechy, zdolnoÅ›ci, umiejÄ™tnoÅ›ci, które posiadasz, których jesteÅ› pewny/a i które przynoszÄ… Tobie pożytek. Istotne jest, że silne strony to także to, z czym nie zgadzasz siÄ™ wewnÄ™trznie, a za co chwalÄ… CiÄ™ inni. SÅ‚abe strony to Twoje zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, które utrudniajÄ… Ci skuteczne dziaÅ‚anie i majÄ… na Ciebie wpÅ‚yw. Ważne, aby nie pomijad tu także informacji zwrotnych otrzymywanych od innych. Szanse sÄ… na zewnÄ…trz Ciebie, nie sÄ… TwojÄ… wÅ‚asnoÅ›ciÄ…, nie masz na nie wpÅ‚ywu, chod one majÄ… na Ciebie. To te wydarzenia, zjawiska, których siÄ™ spodziewasz, że mogÄ… Ci pomóc w rozwoju. Zagrożenia sÄ… na zewnÄ…trz Ciebie, nie sÄ… TwojÄ… wÅ‚asnoÅ›ciÄ…, nie masz na nie wpÅ‚ywu, chod ona majÄ… na Ciebie. To te wydarzenia, zjawiska, których siÄ™ spodziewasz, że mogÄ… Ci przeszkodzid w trenerskim rozwoju zawodowym. Z jednej strony w SWOT analizuje siÄ™ zasoby, a z drugiej wpÅ‚yw otoczenia. czynniki pozytywne czynniki negatywne czynniki zewnÄ™trzne SZANSE ZAGROÅ»ENIA czynniki wewnÄ™trzne MOCNE STRONY SAABE STRONY Wskazówki do pracy wÅ‚asnej WypeÅ‚nij poniższÄ… tabelÄ™ mocnych i sÅ‚abych stron oraz możliwoÅ›ci i zagrożeo. SZANSE ZAGROÅ»ENIA MOCNE STRONY Jak dziÄ™ki silnym stronom Jak silne strony pomogÄ… mi mogÄ™ wykorzystad szanse? przezwyciężyd zagrożenia? Jakie sÅ‚abe strony mogÄ… stad siÄ™ moim atutem? SAABE STRONY Jakie szanse tkwiÄ… w zagrożeniach, które dostrzegam? Jak sÅ‚abe strony mogÄ… Jak sÅ‚abe strony mogÄ… zniweczyd szanse? pogÅ‚Ä™bid zagrożenia? ZAPAMITAM: Indywidualny styl zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie Diagnozowanie alokacji czasu na przykÅ‚adzie wÅ‚asnej sytuacji życiowej W celu satysfakcjonujÄ…cego zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie, warto przyjrzed siÄ™ jego alokacji pomiÄ™dzy poszczególnymi, ważnymi dla Ciebie obszarami życia i zorientowaniu siÄ™, któremu z nich oddajesz wiÄ™cej, a którego mniej cennego zasobu, jakim jest czas. Ćwiczenie Moja indywidualna alokacja czasu 1. Zapisz obszary, które sÄ… dla Ciebie ważne, np. rodzina, kariera, itp. i umieÅ›d je w pustych miejscach przy poszczególnych dwiartkach koÅ‚a 2. Zaznacz Twój poziom zadowolenia w każdym z oÅ›miu obszarów, nie namyÅ›lajÄ…c siÄ™ zbyt dÅ‚ugo Å›rodek koÅ‚a to zero, obwód to piÄ™d na umownej skali satysfakcji (skala ocen: 1 minimalne zadowolenie, 5 maksymalne zadowolenie) 3. Zaznaczone punkty poÅ‚Ä…cz kreskÄ… i zobacz jakie jest Twoje indywidualne koÅ‚o życia Przyjrzyj siÄ™ uważnie obszarom, które zaznaczyÅ‚eÅ›/zaznaczyÅ‚aÅ›. Zobacz czemu/komu poÅ›wiÄ™casz wiÄ™cej, a czemu/komu mniej czasu. Odpowiedz sobie na nastÄ™pujÄ…ce pytania: üð W których obszarach chciaÅ‚byÅ›/chciaÅ‚abyÅ› zwiÄ™kszyd poziom zadowolenia? üð Co możesz zrobid by to osiÄ…gnÄ…d? üð Jaki poziom dla poszczególnych obszarów bÄ™dzie dla Ciebie satysfakcjonujÄ…cy? üð Jakie sÄ… powiÄ…zania i zależnoÅ›ci miÄ™dzy poszczególnymi dwiartkami koÅ‚a i jaki wpÅ‚yw bÄ™dzie mied zwiÄ™kszenie poziomu satysfakcji jednego z obszarów na pozostaÅ‚e? PamiÄ™taj, że osiÄ…gniÄ™cie harmonii nie oznacza osiÄ…gniÄ™cia oceny 5 w każdym z obszarów, a zarzÄ…dzanie sobÄ… w czasie oznacza, że należy nie tylko skupiad siÄ™ na wÅ‚aÅ›ciwym robieniu rzeczy, ale przede wszystkim skupid siÄ™ na robieniu wÅ‚aÅ›ciwych rzeczy. Analiza kryteriów i powodów wpÅ‚ywajÄ…cych na zarzÄ…dzanie sobÄ… w czasie System PERFECT Kryteria, którymi posÅ‚ugujesz siÄ™ zarzÄ…dzajÄ…c sobÄ… w czasie: üð Priorytety osobiste üð Emocjonalna wartoÅ›d üð Racja dziaÅ‚ania üð Finansowa wartoÅ›d üð Ewentualne priorytety innych üð Chronologiczne uporzÄ…dkowanie üð Termin zmieniony System PERFECT grupuje różne rodzaje powodów, dla których podejmujesz dziaÅ‚anie: üð Rzeczowy nawiÄ…zuje do faktów. X musi zostad wykonane, np. o okreÅ›lonej porze dnia musisz wstad i iÅ›d do pracy. Fakty sÄ… nieuniknione i niezaprzeczalne. üð Emocjonalny jest bezpoÅ›rednio zwiÄ…zany z tym, co czujesz. X ma dla Ciebie ogromne znaczenie. Chcesz zrobid X i możesz zdecydowad, że X jest dla Ciebie ważniejsze niż jakiÅ› aspekt typu rzeczowego, nawet jeżeli zdrowy rozsÄ…dek sugerowaÅ‚by coÅ› innego. üð Racjonalny jest podobny do aspektu rzeczowego. Oparty na spokojnej racjonalnej analizie, że X musi zostad wykonane jako pierwsze. üð Finansowy zwiÄ…zany bezpoÅ›rednio z pieniÄ™dzmi. Jeżeli nie wykonasz X, zostaniesz pozbawiony jakiejÅ› kwoty pieniÄ™dzy, np. jeżeli nie spÅ‚acisz dÅ‚ugu na karcie kredytowej, odsetki bÄ™dÄ… wyższe. üð WpÅ‚ywowy zwiÄ…zany z wolÄ… innych osób. Wiesz, co powinieneÅ› zrobid, ale inni próbujÄ… CiÄ™ nakÅ‚onid do zrobienia czegoÅ› innego. TwierdzÄ… oni, że ich X jest ważniejsze od Twojego, np. chcesz wziÄ…d wolny dzieo, a Twój szef mówi Ci, że nie możesz. üð Czasowy widzisz, że X musi zostad wykonane przez Y. JesteÅ› pewien, że Z może poczekad do nastÄ™pnego tygodnia. Aspekt ten jest pomocny w tworzeniu dobrych lista zadao. üð WykluczajÄ…cy masz zamiar wykluczyd X, ponieważ po zastanowieniu uważasz, że X nie musi byd wykonane, np. myÅ›laÅ‚eÅ›/myÅ›laÅ‚aÅ›, że potrzebujesz nowego komputera, ale tak naprawdÄ™ wcale go nie potrzebujesz. Wszystkie ww. czynniki sÄ… tak samo ważne gdy podejmujesz okreÅ›lone decyzje, na podstawie których możesz zarzÄ…dzad sobÄ… w czasie. Problem powstaje, gdy pozwolisz, aby wszystkie te powody miaÅ‚y taki sam wpÅ‚yw na ich podjÄ™cie. System PERFECT dziaÅ‚a, gdy wybierzesz jeden zestaw czynników jako bazÄ™ dla kroków, które podejmujesz. ZAPAMITAM: Wyznaczanie celów Czas jest jak wiatr: dobrze wykorzystany doprowadzi nas do każdego celu. /Lothar J. Seiwert/ Zasady uÅ‚atwiajÄ…ce formuÅ‚owanie celów i wybranie najważniejszego celu Efektywne zarzÄ…dzanie czasem to, obok teoretycznych zaÅ‚ożeo, w dużej mierze zbiór technik majÄ…cych pomóc lepiej wykorzystywad czas. - Czy mógÅ‚byÅ› mi Å‚askawie powiedzied, w którÄ… stronÄ™ mam pójÅ›d? - Zależy to w dużym stopniu od tego, w którÄ… stronÄ™ zechcesz pójÅ›d powiedziaÅ‚ kot. - Nie zależy mi na tym, w którÄ… powiedziaÅ‚a Alicja. - WiÄ™c nie ma znaczenia, w którÄ… stronÄ™ pójdziesz powiedziaÅ‚ kot. /fragment z Alicji w Krainie Czarów Lewisa Carrolla/ PamiÄ™taj, że jeżeli nie wiesz dokÄ…d zmierzasz, nigdy tam nie dojdziesz, co oznacza, że niemożliwe jest osiÄ…gniÄ™cie celu, dopóki nie zostanie on wyznaczony. Zatem rzeczÄ… majÄ…cÄ… decydujÄ…ce znaczenie dla poprawy skutecznoÅ›ci dziaÅ‚ania, jest wÅ‚aÅ›nie dobre formuÅ‚owanie celów. Przy formuÅ‚owaniu celów należy trzymad siÄ™ nastÄ™pujÄ…cych zasad: üð cele muszÄ… byd wyraznie okreÅ›lone üð należy siÄ™ upewnid, czy cele odnoszÄ… siÄ™ do konkretnych dziaÅ‚ao üð cele muszÄ… byd krótkie üð cele muszÄ… byd realistyczne Cel powinien byd: üð pozytywnie sformuÅ‚owany komunikat nie może zawierad sformuÅ‚owao zawierajÄ…cych negacje czy porównania üð samodzielnie osiÄ…galny, zależny od Ciebie, a nie od zewnÄ™trznych okolicznoÅ›ci czy innych osób üð specyficznie i konkretnie sformuÅ‚owany üð okreÅ›lony przez wskazniki, po których poznasz, że ten cel zostaÅ‚ osiÄ…gniÄ™ty üð okreÅ›lony w czasie, czyli powinien posiadad deadline üð ekologiczny, co oznacza, że powinieneÅ›/powinnaÅ› umied zobaczyd ten cel w kontekÅ›cie caÅ‚ego życia, wszystkich jego obszarów i przeanalizowad jak osiÄ…gniÄ™cie tego celu wpÅ‚ynie na inne sfery życia üð motywujÄ…cy, co oznacza, że dziÄ™ki osiÄ…gniÄ™ciu tego celu zyskujesz inne dodatkowe korzyÅ›ci üð podzielony na etapy z zaznaczonym pierwszym krokiem Cechy dobrze sformuÅ‚owanego celu okreÅ›la zasada SMART(ER), akronim angielskich słów je okreÅ›lajÄ…cych: CEL: S (specific) konkretny M (measurable) mierzalny A (achievable) osiÄ…galny R (realistic) realny T (time & cost oriented) okreÅ›lony w czasie i kosztach E (exciting) ekscytujÄ…cy R (recorded) zapisany Dobrze sformuÅ‚owany cel powinien byd zatem konkretny, tak aby byÅ‚o wiadomo, do czego siÄ™ dąży (np. bycie szczęśliwym może dla jednych znaczyd bogatym, dla innych bezpiecznym, lub też otoczonym gromadkÄ… dzieci itd.). Powinien byd także mierzalny, tj. powinien istnied sposób, aby jednoznacznie okreÅ›lid, kiedy cel zostanie osiÄ…gniÄ™ty (np. po czym poznam, że jestem szczęśliwy/a?).. Wskazane jest też narzucid sobie pewne ramy czasowe, okreÅ›lid termin realizacji danego celu (np. nie kiedyÅ› w przyszÅ‚oÅ›ci , ale do 30 roku życia ). Ważne sÄ… również koszty, czy je znam i czy stad mnie na realizacjÄ™ celu. W formuÅ‚owaniu celu zwraca siÄ™ także uwagÄ™ na to, aby cel byÅ‚ osiÄ…galny, czyli możliwy do osiÄ…gniÄ™cia i ekscytujÄ…cy, co bÄ™dzie zwiÄ™kszaÅ‚o motywacjÄ™ do jego osiÄ…gniÄ™cia. Cel musi byd jednoczeÅ›nie realny, czyli osadzony w rzeczywistoÅ›ci. Ważnym krokiem w kierunku dobrego formuÅ‚owania celów jest ich zapisywanie. Zapisany cel powoduje, że o nim pamiÄ™tamy, a jednoczeÅ›nie jest dowodem naszych postanowieo. W zależnoÅ›ci od poszczególnych wymiarów, cele można przyporzÄ…dkowad do różnych kategorii. Ze wzglÄ™du na zasiÄ™g czasowy, wyróżnid można cele: üð dÅ‚ugoterminowe (strategiczne) na 3-5 lat, wyznaczajÄ… kierunek dziaÅ‚ania üð krótkoterminowe (taktyczne) na 2-3 miesiÄ…ce, proponujÄ… rozwiÄ…zania üð bieżące (operacyjne) na najbliższy tydzieo, dajÄ… konkretne zadania Wyznaczony cel: üð mobilizuje nasz wysiÅ‚ek üð warunkuje rozwój nowych strategii dziaÅ‚ania üð prowadzi do wyostrzonej koncentracji üð dostarcza motywacji Ćwiczenie Mój najważniejszy cel 1. zastanów siÄ™ i wypisz poniżej szeÅ›d celów: dÅ‚ugoterminowe, krótkoterminowe, bieżące 2. wybierz jeden najistotniejszy cel zawodowy i stosujÄ…c zasadÄ™ SMART(ER) dokoocz poniższe zdanie 3. na koniec sprawdz, czy twój cel posiada wszystkie cechy tej zasady Moim najważniejszym celem zawodowym jest: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ S konkretny M mierzalny A osiÄ…galny R realny T okreÅ›lony w czasie i kosztach E - ekscytujÄ…cy R zapisany Techniki uÅ‚atwiajÄ…ce realizacjÄ™ celu Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Technika zrealizowany cel 1. wynotuj poniżej 5 celów, które chcesz osiÄ…gnÄ…d w przyszÅ‚ym roku. 2. pisz tak, jakby rok już minÄ…Å‚, a Ty zrealizowaÅ‚eÅ›/aÅ› wszystko, co sobie zaplanowaÅ‚eÅ›/aÅ›. Używaj czasu terazniejszego, formy twierdzÄ…cej i pierwszej osoby, np. zarabiam X zÅ‚otych miesiÄ™cznie , ważę X kilogramów ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Technika plasterki salami 1. masz nastÄ™pujÄ…cy cel: Do kooca 2011 roku wspólnie z mojÄ… rodzinÄ… urzÄ…dzamy i zamieszkujemy w nowym mieszkaniu na Mokotowie. 2. podziel cel na poszczególne zadania/etapy, które musisz zrealizowad by osiÄ…gnÄ…d cel 3. zapisz poszczególne etapy (cele poÅ›rednie) używajÄ…c techniki zrealizowany cel ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Ustalanie celów jest kluczowÄ… umiejÄ™tnoÅ›ciÄ… potrzebnÄ… do efektywnego zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie. Wszystkie czynnoÅ›ci potrzebne do ich realizacji należy zaplanowad wedÅ‚ug idei KISS keep it simply and smart i podzielid na poszczególne etapy. Każde, nawet najbardziej zÅ‚ożone przedsiÄ™wziÄ™cie można podzielid na proste czynnoÅ›ci. Metoda 7 kroków osiÄ…gniÄ™cia celu wg Briana Tracy. 1. Sprecyzuj, czego chcesz 2. Zanotuj to 3. Wyznacz koocowy termin osiÄ…gniÄ™cia celu 4. SporzÄ…dz listÄ™ czynnoÅ›ci koniecznych do osiÄ…gniÄ™cia celu 5. Nadaj liÅ›cie formÄ™ planu 6. Zacznij natychmiast dziaÅ‚ad zgodnie z planem 7. Rozłóż prace tak, aby codziennie robid coÅ›, co zbliży CiÄ™ do głównego celu Jeżeli Twoim celem jest podniesienie efektywnoÅ›ci Twoich dziaÅ‚ao, to zacznij wdrażad metodÄ™ 7 kroków od zaraz! ZAPAMITAM: Pożeracze czasu Zdefiniowane problemów i najczÄ™stsze przyczyny marnowania czasu WprowadzajÄ…c w życie zasady gospodarowania czasem można doÅ›d szybko zorientowad siÄ™, które czynnoÅ›ci zabierajÄ… wiÄ™cej czasu niż powinny. SÄ… to tzw. pożeracze czasu , które obniżajÄ… TwojÄ… efektywnoÅ›d. Pożeracze czasu to nawyki lub sytuacje, z którymi sobie nie radzisz, a które odwracajÄ… TwojÄ… uwagÄ™ od robienia rzeczy ważnych. Ważne jest, byÅ› wiedziaÅ‚/a, że nawet w przypadku, gdy nie masz na coÅ› wpÅ‚ywu, jak np. na dÅ‚ugoÅ›d kolejki w urzÄ™dzie, masz wpÅ‚yw na to, co bÄ™dziesz w niej robiÅ‚/a denerwowaÅ‚/a siÄ™ na beznadziejnÄ… sytuacjÄ™, czy też np. ukÅ‚adaÅ‚/a w gÅ‚owie scenariusz cotygodniowego spotkania z szefem. IstniejÄ… dwa rodzaje pożeraczy czasu - wewnÄ™trzne i zewnÄ™trzne. ZewnÄ™trzne to czynniki wokół Ciebie, które zabierajÄ… zbyt dużo czasu. WewnÄ™trzne wiążą siÄ™ ze sposobem, w jaki zarzÄ…dzasz czasem. ZewnÄ™trzne pożeracze czasu üð interesanci niezapowiedziani interesanci zewnÄ™trzni oraz szefowie i współpracownicy üð rozmowy telefoniczne realizowane bÄ…dz to z wÅ‚asnej, bÄ…dz z cudzej inicjatywy üð spotkania, zebrania i narady üð odszukiwanie informacji üð korespondencja (także mailowa) üð czytanie WewnÄ™trzne pożeracze czasu üð nieumiejÄ™tnoÅ›d odmawiania üð odkÅ‚adanie spraw na pózniej üð nierealistyczne planowanie czasu üð niezdecydowanie üð zÅ‚a komunikacja z innymi üð brak dyscypliny üð nieumiejÄ™tnoÅ›d mówienia nie Ćwiczenie Mój najpoważniejszy pożeracz czasu to: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Åšrodki zaradcze do przeciwdziaÅ‚ania przyczynom nieefektywnego zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie Tym, co powinno siÄ™ robid, by efektywnie zarzÄ…dzad czasem jest przygotowywanie zabezpieczeo, które umożliwiÄ… Ci terminowÄ… realizacjÄ™ zadania. Znajdziesz tutaj kilka propozycji, które Ci w tym pomogÄ…. Interesanci Nieoczekiwanych interesantów można unikad po prostu przez zamkniÄ™cie drzwi lub znalezienie innego miejsca, w którym możesz zrealizowad Twoje zadanie. InnÄ… możliwoÅ›ciÄ… jest ustalenie godzin przyjÄ™d. Zawsze możesz powiedzied, że nie masz teraz czasu porozmawiad, bo pracujesz nad ważnym zadaniem. Czas, jaki spÄ™dzasz z interesantami może byd zredukowany przez odwiedzanie interesantów. W ten sposób Ty decydujesz, kiedy chcesz siÄ™ z nimi spotkad. JeÅ›li jest to niemożliwe, można zaoszczÄ™dzid czas przez jasne postawienie sprawy - o czym chciaÅ‚byÅ› rozmawiad i ile czasu chcesz na to poÅ›wiÄ™cid. Rozmowy telefoniczne Najradykalniejszym sposobem na zaoszczÄ™dzenie czasu jest po prostu powiedzenie teraz nie mogÄ™ . Mniej radykalnym podejÅ›ciem jest selekcjonowanie telefonów. JeÅ›li rozmowa nie jest priorytetowa, możesz zaproponowad rozmówcy, że sam do niego zadzwonisz. W przypadku rozmów wychodzÄ…cych można je również usystematyzowad. Zawsze decyduj jak dÅ‚ugo chcesz rozmawiad o danej sprawie. Spotkania Przygotuj siebie i spotkanie tak, aby zawsze pamiÄ™tad o celu spotkania. Pilnuj realizacji programu spotkania. Odszukiwanie informacji Utrzymywanie porzÄ…dku w twoich papierach zależy tylko od Ciebie. Używaj kosza na Å›mieci, systematycznie oczyszczaj dokumentacjÄ™. Zadaj sobie pytanie Czy mogÄ™ wszystko znalezd w ciÄ…gu 60 sekund? (zasada 60 sekund) Korespondencja Przeznacz okreÅ›lony czas na zajÄ™cie siÄ™ korespondencjÄ… w ciÄ…gu dania. Odpowiadaj na e-maile tuż po ich przeczytaniu i kieruj siÄ™ zasadÄ… Odpowiedz i zapomnij po zapoznaniu siÄ™ z treÅ›ciÄ… wiadomoÅ›ci zaÅ‚atw sprawÄ™ od razu: odpowiedz, zled komuÅ› innemu, lub wyrzud do kosza i nie wracaj po raz drugi do zaÅ‚atwionej korespondencji. Czytanie Selekcjonuj to, co czytasz, zgodnie z priorytetami. Zadaj sobie pytanie, czy to, co czytasz przybliża ciÄ™ do realizacji Twoich celów. NieumiejÄ™tnoÅ›d mówienia nie Przy Å›wiadomym rozróżnieniu zadao pilnych i ważnych, nie powinno byd kÅ‚opotów z mówieniem nie . OdkÅ‚adanie spraw na pózniej Podziel czynnoÅ›ci na etapy. Zacznij od etapu najbardziej interesujÄ…cego i nie przerywaj, zanim nie skooczysz caÅ‚ego zadania. Warto, byÅ› zrobiÅ‚/a listÄ™ wÅ‚asnych technik odwlekania, bo uÅ›wiadomienie to pierwszy krok do zmiany. Nierealistyczne planowanie czasu Im lepiej znasz swoje kompetencje, tym planowanie jest Å‚atwiejsze. Możesz wtedy szybko ocenid, ile czasu zajmie Ci wykonanie danego zadania. JeÅ›li mimo to masz z tym problemy, spróbuj stosowad narzÄ™dzia do oceny zarzÄ…dzania czasem i harmonogramy dzienne, aby ocenid iloÅ›d czasu potrzebnego na czynnoÅ›ci powtarzajÄ…ce siÄ™. Próbuj również ocenid iloÅ›d czasu potrzebnego na zadanie używajÄ…c podziaÅ‚u na etapy realizacji. Planowanie bÄ™dzie wówczas bardziej realistyczne. Niezdecydowanie ZÅ‚a decyzja może byd tak samo cenna jak dobra decyzja, a czÄ™sto jest lepsza niż brak jakiejkolwiek decyzji. Ustal limity czasowe, do kiedy masz podjÄ…d decyzjÄ™. Traktuj pomyÅ‚ki jako doÅ›wiadczenie. ZÅ‚a komunikacja z innymi WiÄ™kszoÅ›d zadao wykonujemy we współpracy z innymi. I to w zupeÅ‚noÅ›ci wystarczy, żeby dobre relacje ze współpracownikami byÅ‚y jednym z naszych celów. Dlatego zachowaj otwartÄ…, uprzejmÄ… postawÄ™ w kontaktach z innymi. Kiedy udzielasz informacji, dokÅ‚adnie przygotuj to, co masz do zakomunikowania. Kiedy odbierasz informacje, sÅ‚uchaj aktywnie - utrzymuj kontakt wzrokowy, zadawaj pytania, podsumowuj. Brak dyscypliny JeÅ›li masz problemy z samodyscyplinÄ…, to ciekawe, czy wiesz, dlaczego tak jest. Czy to, co robisz jest już nieciekawe, czy może trudno ci sobie wyobrazid satysfakcjÄ™ z zakooczenia zadania, czy też może masz zÅ‚e nawyki, odrywajÄ…ce ciÄ™ od pracy? W zależnoÅ›ci od odpowiedzi, musisz podjÄ…d inne dziaÅ‚ania. JednÄ… z możliwoÅ›ci jest podzielenie zadania na maÅ‚e kawaÅ‚ki i stopniowa ich realizacja Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Co zaczniesz robid od zaraz, aby wyeliminowad pożeracze Twojego czasu? WypeÅ‚nij poniższÄ… tabelkÄ™. POÅ»ERACZ CZASU PRZYCZYNY/POWODY KROKI ZARADCZE/ROZWIZANIA ZAPAMITAM: Ustalanie priorytetów Zazwyczaj mamy doÅ›d czasu, jeÅ›li potrafimy wykorzystad go wÅ‚aÅ›ciwie. /Johann Wolfgang Goethe/ Zasady pomagajÄ…ce w ustalaniu ważnoÅ›ci zadao i maksymalizacji wydajnoÅ›ci Zasada 80/20 to jedno z najbardziej przydatnych narzÄ™dzi w zarzÄ…dzaniu sobÄ… w czasie. Nazywana jest ona zasadÄ… Pareto, od nazwiska twórcy, wÅ‚oskiego ekonomisty, który opisaÅ‚ jÄ… po raz pierwszy w 1895 roku. ZauważyÅ‚ on, że współczesne mu spoÅ‚eczeostwo naturalnie dzieli siÄ™ na tzw. niezbÄ™dnÄ… mniejszoÅ›d , stanowiÄ…cÄ… okoÅ‚o 20% ogółu, biorÄ…c pod uwagÄ™ wpÅ‚ywy i majÄ…tek, oraz nieistotnÄ… wiÄ™kszoÅ›d stanowiÄ…cÄ… 80%. CZAS REZULTAT 20 % 80 % 80% 20 % REZULTAT REZULTAT CZAS 20 % zużytego czasu odpowiada 80 % osiÄ…gniÄ™tych rezultatów; albo odwrotnie: 80 % poÅ›wiÄ™conego na zadanie czasu, odpowiada tylko 20 % naszej efektywnoÅ›ci. Pareto okryÅ‚ także, że wÅ‚aÅ›ciwie każda dziaÅ‚alnoÅ›d gospodarcza podlega zasadzie podziaÅ‚u 80/20. Wnioski Pareto w oparciu o dane statystyczne pokazaÅ‚y, że 20% spoÅ‚eczeostwa posiadaÅ‚o 80% majÄ…tku narodowego, w przedsiÄ™biorstwie najczęściej 20% personelu wypracowuje 80% zysków firmy, 80% wszystkich pasażerów korzysta jedynie z okoÅ‚o 20% wszystkich linii kolejowych, etc. ZasadÄ™ Pareto należy uwzglÄ™dniad przy skutecznym gospodarowaniu wÅ‚asnym czasem. Pozwala ona wÅ‚aÅ›ciwie ocenid wagÄ™ stojÄ…cych przed nami zadao. Kluczem do sukcesu nie jest wiÄ™c pracować jak najwiÄ™cej i jak najdÅ‚użej, ale rozpoznać poprawnie te 20% dziaÅ‚aÅ„, które determinujÄ… 80% sukcesu. Ćwiczenie Zastanów siÄ™ i wypisz 3 zadania/dziaÅ‚ania w Twojej pracy, które wedÅ‚ug Ciebie przynoszÄ… 80% wyników. 1._________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 2._________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3._________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Prawo Parkinsona Praca wypeÅ‚nia caÅ‚y czas przeznaczony na jej wykonanie. /Cyril Northcote Parkinson/ Przeznaczaj mniej czasu na wykonanie danego zadania, a wtedy szybciej je wykonasz! W codziennej praktyce musisz dla każdego zadania, realizowanego przez Ciebie, czy zlecanego pracownikom, wyznaczad Å›ciÅ›le okreÅ›lone terminy jego zakooczenia. Inaczej zawsze bÄ™dziesz miaÅ‚ tendencjÄ™ do ulepszania. Nie bój siÄ™ bÅ‚Ä™dów, gdyż nie popeÅ‚nia ich tylko ten, kto nic nie robi. Ponadto bÅ‚Ä™dy sÄ… znacznie mniej kosztowne, niż zwlekanie z podjÄ™ciem decyzji bÄ…dz też nie dokooczenie realizowanych zadao. Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Zastanów siÄ™, jakie konsekwencje dla Twojego planowania ma prawo Parkinsona? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ZAPAMITAM: Techniki pomocne przy nadawaniu zadaniom priorytetów To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne. /Dwight D. Eisenhower/ Priorytety, które ustalasz przy pomocy kombinacji ważnoÅ›ci i pilnoÅ›ci pozwolÄ… Ci gospodarowad efektywniej cennym czasem. CzÄ™sto marnuje siÄ™ czas na sprawy drugorzÄ™dne, tak, że nie starcza go na zadania najważniejsze. Klucz do sprawnego gospodarowania czasem leży wiÄ™c w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom. Macierz Eisenhowera PILNE NIEPILNE ZADANIA A Kð ZADANIA B Jð üð Sprawy naglÄ…ce üð Plany dalekosiężne üð Sprawy trudne i kryzysowe üð Zapobieganie problemom üð Sprawy na wczoraj üð Zlecanie zadao üð Zadania o okreÅ›lonym terminie üð Szkolenia realizacji Planowad! Systematycznie realizowad! Wykonad osobiÅ›cie natychmiast! Sprawdzad stopieo realizacji! ZADANIA C Lð ZADANIA D Lð üð ZwykÅ‚e zadania üð Spotkania üð PrzyjemnoÅ›ci niekonieczne üð Listy, raporty üð ZÅ‚odzieje czasu üð Niektóre telefony üð Niektóre telefony üð Pomaganie innym üð Perfekcjonizm Delegowad! Unikad! A Ważne i pilne Uporaj siÄ™ z tym zadaniem natychmiast. Jego wykonanie jest dla Ciebie istotne. Ponieważ jest to tak ważne, musisz poÅ›wiÄ™cid temu zadaniu wystarczajÄ…co dużo czasu. Wszyscy muszÄ… poÅ›wiÄ™cad czas czynnoÅ›ciom z tej dwiartki, tutaj bowiem prowadzimy interesy, pracujemy, wykorzystujemy doÅ›wiadczenie i wiedzÄ™, by odpowiednio reagowad na rzeczywistoÅ›d i podejmowad wyzwania. B Ważne, ale niepilne Te czynnoÅ›ci powinny byd zaplanowane na okres, kiedy bÄ™dziesz miaÅ‚ wiÄ™cej czasu (jednak nie zwlekaj zbyt dÅ‚ugo - pamiÄ™taj, że jest to ważna czynnoÅ›d!), albo delegowana odpowiedniemu pracownikowi. Zwród uwagÄ™ na to, że w wielu przypadkach rzeczy ważne i WAÅ»NE NIEWAÅ»NE niepilne (zadania B) stajÄ… siÄ™ ważnymi i pilnymi (zadania A), gdy zwlekasz i ich zaÅ‚atwieniem, gdy im niewystarczajÄ…co zapobiegasz, lub gdy nie planujesz swego dziaÅ‚ania. Można powiedzied, że jest to dwiartka wysokiej jakoÅ›ci . To tutaj ukÅ‚adasz dalekosiężne plany, przewidujesz problemy, sposoby zapobiegania tym problemom, powierzasz odpowiedzialnoÅ›d innym osobom, doskonalisz umysÅ‚ i rozwijasz zdolnoÅ›ci. Wraz ze zwiÄ™kszeniem siÄ™ liczby godzin spÄ™dzonych w tej dwiartce, zwiÄ™ksza siÄ™ Twoja zdolnoÅ›d do dziaÅ‚ania. C Nieważne, ale pilne Wykonaj to jak najprÄ™dzej, ale nie poÅ›wiÄ™caj zbyt dużo czasu. PamiÄ™taj ponadto, że ważnÄ… umiejÄ™tnoÅ›ciÄ… osoby efektywnie zarzÄ…dzajÄ…cej czasem jest delegowanie. Ta dwiartka wydaje siÄ™ byd podobnÄ… do dwiartki A, ale w rzeczywistoÅ›ci jest to dwiartka uÅ‚udy , bo szum wokół tego co pilne, stwarza iluzjÄ™ ważnoÅ›ci. Mnóstwo czasu spÄ™dza siÄ™ w dwiartce C, zaspokajajÄ…c cudze oczekiwania i niejednokrotnie myÅ›lÄ…c, że realizuje siÄ™ zadania A. D Nieważne i niepilne JeÅ›li czynnoÅ›d ta nie jest ani ważna, ani pilna, to w jakim celu jÄ… wykonujesz? Zadania D, to obszar pożeraczy czasu . Ćwiczenie Przypomnij sobie miniony tydzieo. GdybyÅ› każde z dziaÅ‚ao miaÅ‚ umieÅ›cid w którejÅ› z dwiartek, gdzie znalazÅ‚oby siÄ™ ich najwiÄ™cej? W której dwiartce spÄ™dziÅ‚eÅ›/aÅ› najmniej czasu? Wypisz po piÄ™d Twoich zadao w każdej z dwiartek. PILNE NIEPILNE 1& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 1& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 2& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 2& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 3& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 3& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 4& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 4& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 5& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 5& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & WAÅ»NE 1& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 1& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 2& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 2& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 3& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 3& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 4& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 4& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 5& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & 5& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Zastanów siÄ™ i odpowiedz na pytania pomocne przy nadawaniu ważnoÅ›ci priorytetom: 1. Jak na przyszÅ‚oÅ›d unikad pożarów zwiÄ…zanych z zadaniami pilnymi i ważnymi? SkÄ…d siÄ™ biorÄ… i czy można przygotowad procedury przeciwdziaÅ‚ania albo radzenia sobie z nimi? 2. Jakie sÄ… Twoje zadania strategiczne i ile czasu poÅ›wiÄ™casz im na co dzieo? Czy nie za maÅ‚o? 3. Ile razy w ciÄ…gu dnia zajmujesz siÄ™ pracÄ…, która sÅ‚uży do realizacji celów innych osób? Czy nie powinieneÅ› podnieÅ›d swoich umiejÄ™tnoÅ›ci asertywnych lub zrobid czegoÅ› innego, aby byÅ‚o ich jak najmniej? 4. Jak wyeliminowad jak najwiÄ™cej zadao z dwiartki 4? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Codziennie przed rozpoczÄ™ciem pracy stosuj metodÄ™ ABCD na każdej liÅ›cie zadao. Po upÅ‚ywie miesiÄ…ca powinieneÅ›/powinnaÅ› wyrobid w sobie nawyk ustalania priorytetów i bezzwÅ‚ocznego zabierania siÄ™ do zadao pierwszorzÄ™dnej wagi. ZAPAMITAM: NIEWAÅ»NE Struktura wykorzystania czasu i waga zadao WedÅ‚ug autorów książek dotyczÄ…cych zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie, w szczególnoÅ›ci Stephena Coveya, koncentracja na poszczególnych sprawach i zdaniach jest kwestiÄ… sposobu myÅ›lenia i patrzenia Å›wiat. Przypomnij sobie koÅ‚o życia i alokacjÄ™ Twojego czasu w poszczególnych kawaÅ‚kach koÅ‚a oraz cele, jakie postawiÅ‚eÅ›/aÅ› sobie do realizacji w poszczególnych obszarach. Twoje priorytety wybierasz sam/a. PamiÄ™taj przy tym, o rezultatach koncentracji na zadaniach w poszczególnych dwiartkach: PILNE NIEPILNE ZADANIA A ZADANIA B üð Stres üð Wizja üð Wypalenie zawodowe üð Perspektywa üð ZarzÄ…dzanie kryzysami üð Dyscyplina üð CiÄ…gÅ‚e gaszenie pożarów üð Kontrola üð Drobne kryzysy ZADANIA C ZADANIA D üð KrótkowzrocznoÅ›d üð CaÅ‚kowity brak üð ZarzÄ…dzanie kryzysami odpowiedzialnoÅ›ci üð NiemożnoÅ›d realizacji wÅ‚asnych üð Zagrożenie zwolnienie z celów i planów pracy üð Uczucie bycia ofiarÄ… üð Uzależnienie od innych w üð Poczucie utraty kontroli zakresie realizacji üð PÅ‚ytkie lub zniszczone relacje z podstawowych zadao i innymi potrzeb Jeżeli zadania pilne i ważne, czyli te, które wywoÅ‚ujÄ… u Ciebie stres i choroby, pochÅ‚onęły już duży zapas Twojego czasu, a resztÄ™ przeznaczasz na zadania pilne i nieważne - czyli hamujÄ…ce Twój rozwój, to nie bÄ™dziesz miaÅ‚/a kiedy zajÄ…d siÄ™ sprawami ważnymi, ale nie pilnymi, czyli tymi dziÄ™ki którym pracujesz na swojÄ… przyszÅ‚oÅ›d. ZAPAMITAM: WAÅ»NE NIEWAÅ»NE Planowanie dziaÅ‚ao Zasady planowania Każde dziaÅ‚anie podjÄ™te bez planu kryje zalążek wszelkiego niepowodzenia. /Alec Mckenzie/ Zasada TRZOS Spisz terminy spraw i zajÄ™d üð Zadania bieżące üð Sprawy nie zaÅ‚atwione z poprzedniego dnia üð Nowe sprawy, które pojawiÅ‚y siÄ™ w ciÄ…gu dnia üð Telefony, oferty i korespondencja do zaÅ‚atwienia w tym dniu üð Okresowo pojawiajÄ…ce siÄ™ zajÄ™cia OkreÅ›l ramy czasowe wykonywanej pracy üð Traktuj czas, który masz do dyspozycji, jak pieniÄ…dze, które planujesz wydad üð JeÅ›li wyznaczysz czas potrzebny do wykonania jakiegoÅ› zadania, bÄ™dziesz potrafiÅ‚ zmusid siÄ™ do nie przekraczania limitu czasu üð JeÅ›li wyznaczysz czas, to pracujesz w wiÄ™kszym skupieniu i z wiÄ™kszÄ… konsekwencjÄ… eliminujesz to, co zakłóca pracÄ™ Zaplanuj rezerwÄ™ czasowÄ… üð Zaplanuj tylko okreÅ›lonÄ… częśd swojego czasu okoÅ‚o 60% üð PozostaÅ‚e 40% czasu przeznacz na nieprzewidziane zadania, zakłócenia i pożeraczy czasu , których nie da siÄ™ wyeliminowad ReguÅ‚a 60/40 W codziennej praktyce zawodowej i w życiu prywatnym powinieneÅ›/powinnaÅ› okreÅ›lid ramy czasowe na zaplanowane czynnoÅ›ci. Czasu masz zwykle maÅ‚o, a do tego czÄ™sto przeceniasz Twoje siÅ‚y i w danym czasie zamierzasz zrobid wiÄ™cej, niż to jest rzeczywiÅ›cie możliwe. Prowadzi to do niepotrzebnej frustracji i niechÄ™ci do planowania dnia. Twój zaplanowany czas powinien skÅ‚adad siÄ™ z trzech bloków: 60% 20% 20% ZajÄ™cia zaplanowane Sprawy nieoczekiwane tyle DziaÅ‚ania spontaniczne % czasu powinni byd pozostad (plan dnia) niewypeÅ‚nione obowiÄ…zkami i zadaniami W praktyce dzieo roboczy o dÅ‚ugoÅ›ci 8 godzin powinien byd zaplanowany na okoÅ‚o 5 godzin. Nie znaczy to, że masz planowad od 9-tej do 14-tej, a o reszcie dnia nie myÅ›lisz. Planuj tzw. kawaÅ‚kami czasu , tzn. od 9-tej do 12-tej (3 godz.) zaplanuj czynnoÅ›ci, których wykonanie zajmie Ci okoÅ‚o 2 godzin. PozostaÅ‚a godzina zostanie pochÅ‚oniÄ™ta przez 40 % czynnoÅ›ci niezaplanowanych i spontanicznych. Komasowanie czasu Jest to umiejÄ™tnoÅ›d Å‚Ä…czenia czasu w dÅ‚uższe ciÄ…gÅ‚e odcinki. Do wykonywania poszczególnych zadao potrzebujemy czÄ™sto czasu w dużych porcjach, a nie maÅ‚ych np. 15-minutowych fragmentach, które trudno zagospodarowad wymagajÄ…cym zadaniem. Zwykle wystarczy nawet dwierd dnia pracy, byle w dÅ‚ugim odcinku czasowym, aby doprowadzid do skutku rzeczy ważne. Tymczasem, caÅ‚y dzieo, ale rozbity na piÄ™tnastominutowe lub półgodzinne odcinki, może minÄ…d bezproduktywnie. Metoda ALPEN üð Zrób listÄ™ zadao üð Oszacuj czas trwania czynnoÅ›ci üð PamiÄ™taj o regule 60/40 üð Wyznacz priorytety i deleguj zadania üð Kontroluj realizacjÄ™ zadao Czas zarezerwowany i czas dostÄ™pny Ważnym krokiem do dobrego planowania jest zdanie sobie sprawy, ile czasu mamy do dyspozycji. W każdym dniu pracy stykamy siÄ™ z dwoma rodzajami czasu: Czas zarezerwowany Czas dostÄ™pny Nie bierzemy go pod uwagÄ™ podczas Nad tym czasem masz kontrolÄ™. Jest to planowania, ponieważ jest już zaplanowany i jednak zaledwie 20% caÅ‚ego czasu, który bÄ™dzie wykorzystany na wizyty, spotkania, zostaje po odjÄ™ciu czasu zarezerwowanego, regularnie wykonywane zadania, pracÄ™ niepożądanych przerw i regularnych rutynowÄ…. codziennych czynnoÅ›ci. Jest to ok. 2 godzin dziennie. Czerwone godziny i zielone godziny Kolejnym krokiem do dobrego planowania jest podzielnie czasu dostÄ™pnego na czas, kiedy pracujesz nad rutynowymi zadaniami, w trakcie których możesz swojÄ… pracÄ™ przerwad oraz na czas, kiedy koncentrujesz siÄ™ na ważnych zadaniach i nie możesz przerwad swojej pracy. Te dwa rodzaje czasu to CZERWONE I ZIELONE GODZINY. CZERWONE GODZINY Jest to czas wytężonej pracy Å›wiadomoÅ›ci. WÅ‚aÅ›nie wtedy organizujesz sobie czas tak, aby nikt Ci nie przerywaÅ‚ i pracujesz nad wiÄ™kszym lub nowym zadaniem wymagajÄ…cym intensywnej koncentracji i pracy merytorycznej. JeÅ›li zorganizujesz sobie czas pracy nad tym rodzajem zadao, bÄ™dziesz w rzeczywistoÅ›ci bardziej wydajny/a, ponieważ nie bÄ™dziesz musiaÅ‚/a ciÄ…gle radzid sobie z niepożądanymi przerwami i na nowo wracad do swojego toku myÅ›li. Wskazówki do pracy wÅ‚asnej 1. Zapytaj samego/samÄ… siebie: ZakÅ‚adajÄ…c, że mam tyle dostÄ™pnego czasu, które z zadao jest dla mnie najważniejsze? 2. Zarezerwuj sobie czerwone godziny na wykonanie tego zadania. 3. Zaznacz je jako spotkanie w planie dnia. 4. PatrzÄ…c realnie, wiÄ™kszoÅ›d z nas jest w stanie sobie zarezerwowad tylko jeden blok czasu na czerwone godziny dziennie. Jednak nawet to jest istotne. Kiedy pracujesz w trakcie czerwonych godzin: üð Poinformuj współpracowników, że nie wolno Ci przeszkadzad üð WyÅ‚Ä…cz pocztÄ™ elektronicznÄ… üð PrzeÅ‚Ä…cz telefony na pocztÄ™ gÅ‚osowÄ… üð Zamknij drzwi (jeÅ›li je masz) üð Zajmij siÄ™ zadaniem ZIELONE GODZINY Jest to przeciwieostwo godzin czerwonych. W tym czasie jesteÅ› dostÄ™pny/a dla innych osób, pracujesz nad rutynowymi zadaniami, odpowiadasz na e-maile i telefony. üð SÄ… potrzebne dla zbilansowania godzin czerwonych, kiedy nie jesteÅ› dostÄ™pny/a dla innych. üð Nie muszÄ… byd umieszczone w planie dnia. üð Powinny byd zaplanowane. Zasada pierwszej godziny Zasada pierwszej godziny gÅ‚osi, że jest to najpowolniejsza godzina w biurze. Ludzie robiÄ… kawÄ™, czytajÄ… maile, przeglÄ…dajÄ… gazety, plotkujÄ…. Jeżeli też tak robisz, spróbuj zaÅ‚atwiad sprawy od rana. Kiedy wszyscy inni bÄ™dÄ… dopiero budzi siÄ™ do biurowego życia, Ty tymczasem możesz zaÅ‚atwid już parÄ™ ważnych spraw. Ta pierwsza godzina różni siÄ™ od wszystkich pozostaÅ‚ych, że nikt nie bÄ™dzie Ci w tym czasie przeszkadzaÅ‚. ZAPAMITAM: Tworzenie harmonogramu dziaÅ‚ao Tworzenie harmonogramów i planów dziaÅ‚ao to ważny element we wÅ‚asnym systemie planowania. Plan może byd sporzÄ…dzony na miesiÄ…c, tydzieo, dzieo. Do planowania można wykorzystad kalendarz, programy komputerowe takie jak Microsoft Outlook, profesjonalne terminarze, kalendarz Google, czy też wewnÄ™trznie istniejÄ…ce w firmie arkusze do planowania i raportowania pracy. Najważniejsze jednak to znalezd czas na pisemne planowanie. Może to byd utworzenie planu na nastÄ™pny dzieo przed zakooczeniem pracy lub przygotowanie planu wieczorem, przed nowym dniem pracy. W obu przypadkach wrócisz do niej spokojnie, dobrze przygotowany/a, nastÄ™pnego dnia rano. WypeÅ‚nienie planu dnia Gdy wiesz, co chcesz zrobid danego dnia, wiesz jak bardzo sÄ… to zadania ważne dla Ciebie, oraz wiesz, ile czasu Ci zajmÄ…, to wypeÅ‚niasz plan dnia. Oznacza to, że decydujesz, kiedy zajmiesz siÄ™ danÄ… czynnoÅ›ciÄ… i wpisujesz jÄ… na tÄ™ godzinÄ™ do planu. Przy takim wypeÅ‚nianiu planu należy siÄ™ kierowad wszystkimi powyżej opisanymi reguÅ‚ami: üð planuj czynnoÅ›ci zgodnie z TwojÄ… krzywÄ… wydajnoÅ›ci, üð zaczynaj dzieo od rzeczy najważniejszych, üð zawsze rozpoczynaj planowanie od czynnoÅ›ci priorytetowych, üð jeÅ›li pracujesz 8 godzin, to nie zapeÅ‚niaj planem caÅ‚ych oÅ›miu godzin, a zgodnie z zasadÄ… 60/40, okoÅ‚o 60 %, czyli 5 godzin. Ocena wykorzystania czasu i narzÄ™dzia wspierajÄ…ce efektywne planowanie Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Pierwszym etapem, by nauczyd siÄ™ efektywnego zarzÄ…dzania sobÄ… w czasie, jest ocena tego, w jaki sposób obecnie go wykorzystujesz. Systematyczne monitorowanie da Ci rzeczywisty obraz tego, w jaki sposób wykorzystujesz czas. 1. Podziel Twoje obowiÄ…zki na kategorie, które wpiszesz do tabeli, (np. rozmowy, spotkania, kontakty z klientami, planowanie, zadania administracyjne, przerwy, itd.). 2. Kiedy wykonasz jakieÅ› zadanie należące do danej kategorii, wpisz iloÅ›d minut poÅ›wiÄ™conych na to zadanie. 3. Pod koniec każdego dnia oraz tygodnia dodaj caÅ‚kowitÄ… liczbÄ™ minut/godzin spÄ™dzonych na wykonaniu poszczególnych zadao ze wszystkich kategorii. 4. Przeanalizuj wyniki i zadaj sobie pytanie, czy wÅ‚aÅ›nie w taki sposób chcesz wykorzystywad swój czas. NarzÄ™dzie do podstawowej oceny zarzÄ…dzania czasem Godz. CzynnoÅ›d Czas w Kategoria minutach Rozmowy Spotkania Spotkania Kontakty Zad. Plano tel. umówione nieplanowane z administracyjne wanie klientami 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 CaÅ‚kowi ta liczba godzin pracy w danym dniu Metoda wyznaczania konkretnych ram czasowych SkutecznÄ… i prostÄ… metodÄ… wyznaczania konkretnych ram czasowych jest tworzenie listy zadao. Mimo, że jest to proste narzÄ™dzie do planowania, ludzie czÄ™sto nie potrafiÄ… uÅ‚ożyd jej poprawnie. Należy pamiÄ™tad, by ukÅ‚adad listÄ™ z podziaÅ‚em na dni lista bez podziaÅ‚u na dni sprawia, że zdajesz sobie sprawÄ™, że masz do wykonania zadanie, ale nie czujesz presji, aby wykonad je wÅ‚aÅ›nie dzisiaj. Inny bÅ‚Ä…d to planowanie dajÄ…ce pierwszeostwo zadaniom maÅ‚o ważnym, marnujÄ…cym czas. Zdarza siÄ™, że przez to ludzie skupiajÄ… siÄ™ na nich tak bardzo, że nie starcza im już czasu i energii na to, co naprawdÄ™ ważne. OceniajÄ…c czas potrzebny na realizacjÄ™ zadania, oceniaj go zawsze w sposób realistyczny. Pomoże Ci w tym notowanie rzeczywistego czasu wykonania zadania. Po dniu i po tygodniu pracy porównaj szacunkowÄ… iloÅ›d czasu przeznaczonÄ… na wykonanie zadania z czasem, którego faktycznie potrzebowaÅ‚eÅ›/aÅ› i dokonuj systematycznie zmian w harmonogramach. Twoim celem jest efektywne wykonywanie codziennych obowiÄ…zków z jednoczesnym uwzglÄ™dnieniem Twojej caÅ‚oÅ›ciowej wizji alokacji czasu, który masz do dyspozycji. PrzykÅ‚adowy harmonogram dzienny PoniedziaÅ‚ek Zadanie Wytyczne i wskazówki Przewidywany czas odnoÅ›nie zadania wykonania zadania Spotkanie z szefem Zabrad ze sobÄ… ofertÄ™, którÄ… 14.00 15.00 dostaÅ‚am przedwczoraj, W siedzibie firmy przedstawid warunki współpracy z oferentem Rzeczywisty czas wykonania zadania: Zebrad w banku informacje WziÄ…d z sobÄ… listÄ™ pytao 1h, miÄ™dzy 10.00 11.00 nt. gwarancji bankowej Rzeczywisty czas wykonania zadania: Telefony, maile Odpisad na maile z zeszÅ‚ego 15.00 16.00 w kawiarni tygodnia, oddzwonid do pani Cafe SÅ‚odka X Rzeczywisty czas wykonania zadania: Spotkad siÄ™ z dziaÅ‚em WziÄ…d notatki nt. ostatniego 10.30 w dziale marketingu marketingu pomysÅ‚u naszego zespoÅ‚u Rzeczywisty czas wykonania zadania: Planowanie z wykorzystaniem terminarza TajemnicÄ… sukcesu wielu osób efektywnie zarzÄ…dzajÄ…cych swym czasem jest codzienne posÅ‚ugiwanie siÄ™ terminarzem. Odpowiednie rozpisanie zadao w terminarzu pozwala skoncentrowad wysiÅ‚ki na rozplanowanej już pracy. Terminarz jest użytecznym narzÄ™dziem konsekwentnego systemu planowania czasem. Terminarz skÅ‚ada siÄ™ z wielu części, z których niewÄ…tpliwie najważniejsza jest sama częśd kalendarzowa. Ważne jest, by w części tej oprócz rozbicia poszczególnych dni na okresy minimum półgodzinne znajdowaÅ‚o siÄ™ miejsce na krótki opis czynnoÅ›ci, które majÄ… byd wykonane bÄ…dz zlecone. W opisach tych warto uwzglÄ™dnid kategoriÄ™, którÄ… przypisujesz zadaniu ze wzglÄ™du na jego wagÄ™ oraz pilnoÅ›d, biorÄ…c pod uwagÄ™ to, jaka to jest czynnoÅ›d (telefon, rozmowa, pisanie etc. ), a w razie potrzeby zamieÅ›cid istotne informacje. Ważne jest by dokÅ‚adnie uwzglÄ™dnid ramy czasowe wykonywanej pracy. Każda minuta poÅ›wiÄ™cona na przygotowaniu planu dziaÅ‚ania oszczÄ™dza aż 10 minut czasu potrzebnego do wykonania danego przedsiÄ™wziÄ™cia. Opracowanie listy zadao na bieżący dzieo zajmuje 10-12 minut, a inwestycja ta pozwala zaoszczÄ™dzid mniej wiÄ™cej dwie godziny straconego czasu i rozproszonego wysiÅ‚ku podczas dnia. Techniki skutecznego planowania Planowanie od kooca Ponieważ ludzie majÄ… tendencjÄ™ do zaczynania od zadao najmilszych, najÅ‚atwiejszych i najmniej wymagajÄ…cych, zaleca siÄ™ planowanie od kooca. Jeżeli jakieÅ› zadanie jest tak nieprzyjemne, że wypychasz je ze Å›wiadomoÅ›ci tak dÅ‚ugo jak tylko siÄ™ da, to zacznij wÅ‚aÅ›nie od tego zadania. Wypisanie wszystkich zadao WypisujÄ…c zadania, jedno po drugim, jednoczeÅ›nie je wizualizujesz. Teraz masz już pewnoÅ›d, którÄ… dajÄ… tylko rzeczy na piÅ›mie, że te zadania trzeba bÄ™dzie wykonad! Zachowanie dystansu JeÅ›li zadania bardzo CiÄ™ przerażajÄ…, istnieje metoda na odprężenie. Takie paraliżujÄ…co przykre zadanie nazwij w bagatelizujÄ…cy je sposób. Możesz np. nazwad stresujÄ…ce spotkanie z szefem herbatkÄ… u MichaÅ‚a . Nazwane w nieadekwatny sposób zadanie może spowodowad, że nabierzesz do niego zdrowego i potrzebnego dystansu. Sprawdzenie, czego potrzebujesz Do wykonania trudnego zadania zazwyczaj potrzebne sÄ… jakieÅ› zasoby: informacje, dokumenty, ludzie itd. Wypisz obok każdego zadania zasoby, jakich w jego przypadku bÄ™dziesz potrzebowaÅ‚ i przygotuj je. JeÅ›li to konieczne, przyporzÄ…dkuj też zadaniom wskazówki i przypomnienia odnoszÄ…ce siÄ™ do ich realizacji, np.: Herbatka u MichaÅ‚a wziÄ…d ze sobÄ… ostatni produkt konkurencji, pamiÄ™tad by spytad o wakacje. Ustalenie potrzebnego czasu Ustalenie czasu potrzebnego na dane zadanie pozwoli Ci lepiej siÄ™ zorganizowad. Nie ustalaj absolutnego minimum czasowego, ale daj sobie jeszcze jakiÅ› realny zapas. KorzyÅ›ci wynikajÄ…ce z planowania: üð Realizacja tych samych zadao, ale mniejszym nakÅ‚adem siÅ‚ üð Lepsza organizacja wÅ‚asnej pracy üð Lepsze wyniki w pracy üð Mniej chaosu i stresu üð WiÄ™ksze zadowolenie z pracy üð WiÄ™ksza motywacja üð Czas na realizacjÄ™ zadao wyższego rzÄ™du üð Mniej bÅ‚Ä™dów popeÅ‚nianych podczas realizacji zadao üð Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajnoÅ›d üð Szybsze osiÄ…ganie celów zawodowych i prywatnych Ćwiczenie Opracowanie osobistego planu dziaÅ‚ania Jednostronicowy plan osobisty to prosta technika, która pozwali Ci ustalid, czy robisz dobry użytek z czasu, którym dysponujesz. Potraktuj go jako wskazówkÄ™. To dwiczenie pomoże Ci zrozumied, czego nie chcesz robid oraz ustalid pewne plany na przyszÅ‚oÅ›d. Po prostu uzupeÅ‚nij poniższe zdania. Najlepiej wychodzi mi_________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Za piÄ™d lat chciaÅ‚bym/chciaÅ‚abym byd____________________________________________ ___________________________________________________________________________ Moje najwiÄ™ksze marzenie to___________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Nigdy nie___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Zmierzam zaczÄ…d_____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Zamierzam przestad__________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ZacznÄ™ ponownie_____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ZAPAMITAM: Podejmowanie decyzji i realizacja zadao Samym gadaniem ryżu nie ugotujesz /przysÅ‚owie chioskie/ Skuteczne zarzÄ…dzania zadaniami do realizacji wymaga wdrożenia kilku podstawowych czynnoÅ›ci i zachowao: 1. Po pierwsze, jeÅ›li masz niedokooczone sprawy, obciążajÄ… one Twój umysÅ‚. Musisz je umieÅ›cid w innym miejscu, do którego masz pewnoÅ›d, że bÄ™dziesz do niego powracad i regularnie przeglÄ…dad. 2. Musisz dokÅ‚adnie okreÅ›lid Twoje zobowiÄ…zania i zdecydowad, co w tej chwili należy zrobid, jeÅ›li w ogóle cokolwiek, aby osiÄ…gnÄ…d postÄ™p w realizacji tego zobowiÄ…zania. 3. Kiedy już okreÅ›lisz wszystkie dziaÅ‚ania, jakie musisz podjÄ…d, należy sporzÄ…dzid notatki przypominajÄ…ce o koniecznoÅ›ci ich wykonania i umieÅ›cid je w jakimÅ› zorganizowanym systemie, który bÄ™dziesz regularnie przeglÄ…dad. Identyfikacja trudnoÅ›ci w podejmowaniu decyzji W wiÄ™kszoÅ›ci przypadków powodem, dla którego nie możesz podjÄ…d decyzji i odkÅ‚adasz zaÅ‚atwienie danej sprawy jest fakt, że chcesz, aby to coÅ› byÅ‚o inne niż aktualnie jest, tymczasem: üð nie sprecyzowaÅ‚eÅ›/aÅ› dokÅ‚adnie, co ma byd pożądanym rezultatem dziaÅ‚ania üð nie zdecydowaÅ‚eÅ›/aÅ›, jak ma wyglÄ…dad nastÄ™pne dziaÅ‚anie üð nie zamieÅ›ciÅ‚eÅ› w systemie, któremu możesz ufad, notatek przypominajÄ…cych o pożądanym efekcie i koniecznych dziaÅ‚aniach Może hamowad CiÄ™ także: üð niepokój zwiÄ…zany ze zmianÄ… üð obawa przed tym, że Ci siÄ™ nie uda Techniki uÅ‚atwiajÄ…ce podejmowanie decyzji i zaÅ‚atwianie spraw do kooca Technika Najbliższe dziaÅ‚anie Technika polega na dziaÅ‚aniu zgodnie ze staÅ‚Ä… zasadÄ…, która powoduje, że sprawa w Twoim obszarze dziaÅ‚ania jest przez Ciebie oceniania pod kÄ…tem podjÄ™cia niezbÄ™dnych dziaÅ‚ao, a wynikajÄ…ce z tego decyzje sÄ… odpowiednio zarzÄ…dzane w sposób zaprezentowany na schemacie strumieo zadao . Strumieo zadao Zawsze po uÅ›wiadomieniu sobie, jakÄ… decyzjÄ™ starasz siÄ™ podjÄ…d, lub jakÄ… sprawÄ™ zaÅ‚atwid, zadaj sobie pytanie: Jak ma wyglÄ…dad najbliższe dziaÅ‚anie, które muszÄ™ wykonad? (fizyczna czynnoÅ›d umożliwiajÄ…ca posuniÄ™cie mojej sprawy do przodu) Kroki do wykonania stosujÄ…c technikÄ™ Najbliższe dziaÅ‚anie 1. Zapisz sprawÄ™, myÅ›l, np. muszÄ™ segregowad Å›mieci lub potrzebujÄ™ karmy dla kota. 2. UmieÅ›d tÄ™ sprawÄ™ w skrzynce spraw przychodzÄ…cych. 3. Zacznij opróżniad skrzynkÄ™ spraw przychodzÄ…cych identyfikuj poszczególne elementy i okreÅ›laj co z nimi zrobid. Zidentyfikujesz nastÄ™pujÄ…ce kategorie spraw: üð Å›mieci, których nie bÄ™dziesz potrzebowad üð sprawy do zrealizowania w czasie krótszym niż 2 minuty üð sprawy do przekazania innym - delegowanie üð sprawy wymagajÄ…ce dziaÅ‚ao trwajÄ…cych dÅ‚użej niż 2 minuty, do zanotowania i umieszczenia w osobistym systemie üð zobowiÄ…zania wiÄ™kszego kalibru (projekty), które wyniknęły na bazie zgromadzonego materiaÅ‚u Zasady postÄ™powania: üð analizuj materiaÅ‚ po kolei, rozpoczynajÄ…c od leżącego na samym wierzchu üð analizuj sprawy pojedynczo üð nigdy nie odkÅ‚adaj analizowanych spraw z powrotem do skrzynki przychodzÄ…cej Jeżeli stwierdzisz, że to, co analizujesz nie wymaga żadnego dziaÅ‚ania, to masz do czynienia z nastÄ™pujÄ…cymi kategoriami: üð Å›mieci üð sprawy na przyszÅ‚oÅ›d (zapisz je na liÅ›cie kiedyÅ›/może lub umieÅ›d w kalendarzu) üð sprawy do odniesienia siÄ™ (opisz i włóż do Twojego archiwum) Jeżeli sprawa ze skrzynki przychodzÄ…cej wymaga podjÄ™cia dziaÅ‚ania, to wÅ‚aÅ›nie Ty musisz okreÅ›lid, co bÄ™dzie tym dziaÅ‚aniem! BÄ™dzie to najbliższa, fizycznie widoczna czynnoÅ›d, którÄ… należy podjÄ…d, by danÄ… sytuacjÄ™ przybliżyd do ostatecznego rozwiÄ…zania. Sprawy do zaÅ‚atwienia i decyzje do podjÄ™cia albo sÄ… dla Ciebie przyjemne, albo budzÄ… opór do zaangażowania siÄ™ w nie. CzÄ™sto ustalenie najbliższego dziaÅ‚ania może diametralnie zmienid Twoje podejÅ›cie do sprawy. Wskazówki do pracy wÅ‚asnej Podczas najbliższego spotkania/zebrania w pracy, zapytaj: No dobrze, a co ma byd najbliższym dziaÅ‚aniem? Zaobserwuj, co siÄ™ wtedy stanie i zanotuj. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Technika Autorytet Jest to prosta technika, które uczyni Twój proces podejmowania decyzji bardziej efektywnym. Kroki do wykonania stosujÄ…c technikÄ™ Autorytet 1. Przeanalizuj główne decyzje w kategoriach za" i przeciw". 2. Zapisz je na kartce w dwóch kolumnach, tak by móc je porównad. 3. Wypisz listÄ™ informacji, które uÅ‚atwiÄ… ci podjÄ™cie decyzji i okreÅ›l termin, do którego powinieneÅ›/powinnaÅ› je otrzymad. 4. Zastanów siÄ™, jak postÄ…piÅ‚by w tej sytuacji ktoÅ›, kto jest dla Ciebie autorytetem. 5. Odłóż na krótki czas (od 4 godzin do doby) ostateczne podjÄ™cie decyzji, aby uaktywnid myÅ›lenie podÅ›wiadome i nabrad dystansu. 6. Zanotuj decyzjÄ™. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Technika Pytania pogÅ‚Ä™bione Zanotuj odpowiedzi na poniższe pytania. 1. Co chcesz osiÄ…gnÄ…d przez tÄ… decyzjÄ™ jaki jest Twój cel? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 2. Po co chcesz to zrobid? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3. Co siÄ™ stanie, jeżeli tego nie zrobisz? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 4. Dlaczego boisz siÄ™ tego zrobid? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. W podjÄ™ciu tej decyzji może pomóc Ci (dziaÅ‚anie, osoba& )? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Pomocne wskazówki üð OkreÅ›l kryteria, którymi bÄ™dziesz siÄ™ kierowaÅ‚/a przy podjÄ™ciu decyzji. üð Nie trad czasu na drobne decyzje. üð JeÅ›li nie możesz rozwiÄ…zad od razu caÅ‚ego problemu, podziel go na mniejsze elementy i zacznij je kolejno analizowad i realizowad. üð BÄ…dz gotów/gotowa bronid swoich decyzji. üð PamiÄ™taj, że brak zdecydowania przy podejmowaniu decyzji jest mÄ™czÄ…cy także dla Twojego otoczenia. ZAPAMITAM: PrzeciwdziaÅ‚anie postawom utrudniajÄ…cym realizacjÄ™ zadao i podejmowanie decyzji OdkÅ‚adanie spraw na pózniej Istnieje wiele przyczyn odkÅ‚adania zadania, które powinni byd zrobione w danej chwili. Oprócz zewnÄ™trznych przeszkadzaczy , takich jak współpracownicy, szef, klienci, telefony i inne pożeracze czasu sÄ… jeszcze inne: üð Zadanie jest nieprzyjemne lub uciążliwe W pierwszej kolejnoÅ›ci sprawdz, czy zadania nie da siÄ™ wydelegowad. Może dla kogoÅ› innego nie bÄ™dzie ono aż tak nieprzyjemne. JeÅ›li nie ma takiej możliwoÅ›ci, zaciÅ›nij zÄ™by, a na pocieszenie pomyÅ›l, jak wspaniale bÄ™dziesz siÄ™ czuÅ‚, kiedy wreszcie ten koszmar bÄ™dzie za TobÄ…. Obiecaj sobie jakÄ…Å› nagrodÄ™ za to, że wreszcie siÄ™ przeÅ‚amiesz i doprowadzisz sprawÄ™ do kooca. üð Zadanie niesie za sobÄ… ryzyko niepowodzenia JeÅ›li brakuje Ci kompetencji, zorganizuj sobie życzliwÄ… pomoc. JeÅ›li nie ma takiej możliwoÅ›ci, zmierz siÄ™ z zadaniem, korzystajÄ…c z doÅ›wiadczeo i porad innych osób. üð Zadanie jest tak zÅ‚ożone, że nie wiadomo od czego zaczÄ…d UporzÄ…dkuj kolejne czynnoÅ›ci, robiÄ…c swoisty harmonogram. Zrób zarys czasowy, okreÅ›lajÄ…cy, ile czasu powinny zajÄ…d Ci poszczególne elementy zadania. Nałóż sam na siebie deadliny pokonywania kolejnych kroków. Perfekcjonizm Wyznaczanie sobie nieosiÄ…galnych celów i przekonanie, że wszystko należy zrobid doskonale, skazane jest na porażkÄ™. 1. Zrozum, że nie ma ideałów bÄ…dz realistÄ… i dostosuj swe oczekiwania do możliwoÅ›ci wÅ‚asnych i innych. 2. Nie zadrÄ™czaj siÄ™ popeÅ‚nianymi bÅ‚Ä™dami i pamiÄ™taj , że popeÅ‚nianie bÅ‚Ä™dów jest nieodÅ‚Ä…cznym elementem uczenia siÄ™. 3. Nie unikaj podejmowania nowych wyzwao w obawie przed niepowodzeniem. 4. Wyznaczaj sobie cele, ale takie, które możesz osiÄ…gnÄ…d. 5. Nie odkÅ‚adaj zadao na pózniej. 6. Unikaj niedokooczenia pracy w obawie, że nie bÄ™dzie ona doskonaÅ‚a. Ważne jest, byÅ› byÅ‚/a profesjonalistÄ…/tkÄ…, a nie perfekcjonistÄ…/tkÄ…! Samoutrudnianie Jest to klasa zjawisk polegajÄ…cych na utrudnianiu sobie wykonania zadania po to, aby móc wytÅ‚umaczyd ewentualnÄ… porażkÄ™. Chroni siÄ™ tym samym swojÄ… samoocenÄ™, przewidujÄ…c, że zadanie może siÄ™ skooczyd porażkÄ…. Pojawia siÄ™ jeszcze przed wykonaniem zadania lub w trakcie. Należą do nich: üð Altruizm - pomaganie innym, zamiast np. wykonywad trudne zadanie. üð Robienie czegoÅ› innego niż trzeba, np. sprzÄ…tanie, wypeÅ‚nianie dokumentów, aby nie robid rzeczy, której siÄ™ boisz. üð Wycofanie wysiÅ‚ku porzucanie zadania w trakcie lub przed. CzÄ™sto ludzie porzucajÄ… pracÄ™ lub ważne zadanie w obliczu stresu. üð Wybór bardzo trudnego zadania wybieranie zadao o dużym stopniu trudnoÅ›ci, bo nie jest wstydem wtedy ponieÅ›d porażkÄ™. üð Wybór gorszego partnera do wspólnych zadao wtedy sukces to Ty, porażka on/a. üð Praca w trudnych warunkach, np. w haÅ‚asie, i tym tÅ‚umaczenie sobie braku sukcesów, nie robiÄ…c przy tym nic, by te warunki zmienid. üð OdkÅ‚adanie na ostatniÄ… chwilÄ™. Motywowanie dziaÅ‚ao i przygotowywanie zabezpieczeo do zastosowania od zaraz Uznanie przed rozpoczÄ™ciem zadania, że coÅ› może pójÅ›d zle wymaga pewnej odpornoÅ›ci psychicznej, ale nie jest bardzo skomplikowane. Możesz dziÄ™ki nim pracowad nad wadami, które nie sprzyjajÄ… efektywnemu zarzÄ…dzaniu czasem. Spóznianie üð Ustaw budzik na wczeÅ›niejszÄ… godzinÄ™ üð Ustaw zegarek 10 minut wczeÅ›niej üð Przeznacz klika minut na przejrzenie obowiÄ…zków dnia, tygodnia lub miesiÄ…ca, aby przewidzied trudnoÅ›ci üð OkreÅ›laj czas podróży do każdego miejsca i wez pod uwagÄ™ to, kiedy powinieneÅ›/powinnaÅ› wyruszyd üð Nie przyjmuj zleceo na ostatniÄ… chwilÄ™, gdyż opózniÄ… realizacjÄ™ innych zadao üð Zaplanuj swój czas, zakÅ‚adajÄ…c, że bÄ™dziesz mied przerwy üð Udaj, że masz gorÄ…cÄ… randkÄ™ i że musisz byd na czas Dezorganizacja üð Wybierz okreÅ›lony system i trzymaj siÄ™ go üð Przejrzyj wszystkie zadania, które przoczyÅ‚eÅ›, bÄ™dÄ…c zdezorganizowanym üð Przeanalizuj wpÅ‚yw swojej dezorganizacji na inne osoby üð ProÅ› innych o pomoc Wszystko na ostatniÄ… chwilÄ™ üð Przeanalizuj koszty finansowe robienia wszystkiego na ostatniÄ… chwilÄ™ üð Przeanalizuj koszty emocjonalne robienia wszystkiego na ostatniÄ… chwilÄ™ üð Spróbuj chod raz wykonad coÅ› wczeÅ›niej i sprawdz, czy jest to lepsze od stresu zwiÄ…zanego z robieniem wszystkiego na ostatniÄ… chwilÄ™ üð Wybierz kogoÅ›, na kim Ci zależy i zaaranżuj coÅ› dla tej osoby CaÅ‚kowite zapominanie o sprawach üð Zrób listÄ™ spraw, o których regularnie zapominasz üð WymyÅ›l sposoby zabezpieczeo na wypadek zapomnienia o czymÅ› dla każdego z zadao i wprowadz je w życie natychmiast Problemy z zapamiÄ™tywaniem imion üð BÄ…dz bardzo skupiony, kiedy jesteÅ› komuÅ› przedstawiany üð Powtórz imiÄ™ osoby Ci przedstawianej na gÅ‚os üð Zapytaj o imiÄ™ i nazwisko razem Å‚atwiej je zapamiÄ™tad üð W drodze na spotkanie powtórz sobie imiona, lub poproÅ› kogoÅ› o ich przypomnienie üð JeÅ›li jesteÅ› na spotkaniu, zapisz imiona od razu üð JeÅ›li masz spotkanie w wiÄ™kszym gronie, poproÅ› wczeÅ›niej o listÄ™ uczestników üð JeÅ›li jest to konferencja, wez listÄ™ uczestników i sprawdzaj jÄ… od czasu do czasu Istnieje wiele sposobów, które możesz zastosowad aby wykonad zadania lepiej. Uzyskasz wtedy dwa efekty: 1. WiÄ™cej wykonujesz do kooca i dlatego czujesz siÄ™ bardziej speÅ‚niony/a 2. WiÄ™cej wykonujesz do kooca i dlatego inni bardziej CiÄ™ doceniajÄ…. Czas robi swoje. W Ty, czÅ‚owieku? /StanisÅ‚aw Jerzy Lec/ ZAPAMITAM: Radzenie sobie ze stresem Zdrowie i pogoda ducha maja prawdziwÄ… wartoÅ›d. CaÅ‚a reszta ma niewielkie znaczenie, chyba że zagraża pierwszym dwu. /David Hume/ Przyczyny i objawy stresu Stres wpÅ‚ywa na caÅ‚y Twój organizm. DÅ‚ugotrwaÅ‚y, wpÅ‚ywa na Twoje funkcjonowanie negatywnie, a krótkoterminowy potrafi pomagad Ci w osiÄ…ganiu Twoich celów. Stres pojawia siÄ™, gdy Twój organizm znajduje siÄ™ pod wpÅ‚ywem bodzca wywoÅ‚ujÄ…cego stan podwyższonego napiÄ™cia. Może on wywoÅ‚ad w Tobie niepokój, lÄ™k, lub może byd dla Ciebie wyzwaniem, bo stres mogÄ… wywoÅ‚ad zdarzenia zarówno negatywne, jak i pozytywne. Twój organizm zwykle radzi sobie z napiÄ™ciem wywoÅ‚anym przez pojedyncze wydarzenie. Problem zaczyna siÄ™ w przypadku, gdy nastÄ™puje po sobie ciÄ…g stresujÄ…cych zdarzeo. Może wówczas dojÅ›d do sytuacji, w której organizm przyzwyczaja siÄ™ do bycia w stresie . Przestajesz go odczuwad psychicznie, a jednak pozostajesz pod jego negatywnym wpÅ‚ywem. NajczÄ™stsze wyzwalacze stresu, czyli stresory Typ stresora Stresor Istotne wydarzenia üð Rozstanie lub rozwód üð Ciężka choroba partnera życiowego bÄ…dz bliskiego krewnego üð Åšmierd partnera życiowego bÄ…dz bliskiego krewnego üð Zawarcie małżeostwa üð Utrata pracy üð PrzejÅ›cie na emeryturÄ™ üð Bycie ofiarÄ… przemocy Prywatne problemy üð DÅ‚ugi üð CiÄ…gÅ‚e kłótnie z partnerem życiowym bÄ…dz innym bliskim krewnym üð Przeprowadzka üð Spotkanie rodzinne üð Urlop üð CiÄ…gÅ‚y haÅ‚as üð ZÅ‚e warunki mieszkaniowe üð SamotnoÅ›d Problemy zawodowe üð Nocne zmiany i (lub) nienormowany czas pracy üð Konflikty z kolegami z pracy i (lub) mobbing üð KÅ‚opoty z szefem üð Duża odpowiedzialnoÅ›d üð Pragnienie sukcesu üð WielozadaniowoÅ›d üð NiedowartoÅ›ciowanie üð Egzaminy üð Presja czasu Fizyczne problemy üð Ciężka choroba üð Problemy seksualne üð Przybieranie na wadzi lub niedowaga üð Ciąża StresujÄ…ce myÅ›li, czucia üð Obawa przed sprawieniem zawodu i (lub) lÄ™ki i cechy charakteru egzystencjonalne üð Perfekcjonizm üð WewnÄ™trzny niepokój üð Ambicja üð ZawiÅ›d üð ZÅ‚oÅ›d üð Smutek Symptomy stresu Typ symptomu Symptomu stresu stresowego Fizyczny üð Bóle gÅ‚owy üð Nocne zgrzytanie zÄ™bami üð Åšcisk szczÄ™ki üð JÄ…kanie üð Drgawki üð Bóle pleców üð Zawroty gÅ‚owy üð Szumy w uszach üð Wypieki na twarzy üð BledniÄ™cie üð SuchoÅ›d w ustach üð Pocenie siÄ™ üð MdÅ‚oÅ›ci üð Zimne dÅ‚onie üð Bóle brzucha üð Zaparcia üð Biegunki üð Brak popÄ™du pÅ‚ciowego lub zaburzenia erekcji üð Podwyższony poziom adrenaliny i kortyzolu üð Wzrost ciÅ›nienia krwi üð Nadmierny apetyt lub brak apetytu Emocjonalny üð Strach üð ZÅ‚oÅ›d üð ZmiennoÅ›d nastrojów üð KÅ‚opoty z koncentracjÄ… üð KÅ‚opoty z pamiÄ™ciÄ… lub zapominalstwo üð Smutek lub depresja üð WewnÄ™trzny niepokój üð NiezdolnoÅ›d do podejmowania decyzji üð MyÅ›li samobójcze üð SamotnoÅ›d Objawowy üð NadpobudliwoÅ›d üð NiepunktualnoÅ›d üð Tiki nerwowe üð NieudolnoÅ›d w pracy lub czÄ™ste popeÅ‚nianie bÅ‚Ä™dów üð KÅ‚amstwa üð Palenie üð ZwiÄ™kszenie spożycia alkoholu i (lub) papierosów üð Perfekcjonizm üð WewnÄ™trzny niepokój üð Ambicja üð ZawiÅ›d üð ZÅ‚oÅ›d üð Smutek Techniki antystresowe do natychmiastowego zastosowania Objaw zmÄ™czenia i Antidotum stresu Za dÅ‚ugo siedzisz już przy Wez kilka gÅ‚Ä™bokich oddechów. Może minÄ…d dÅ‚uższa biurku, nie możesz siÄ™ chwila, zanim zaczniesz oddychad gÅ‚Ä™boko, miarowo i skoncentrowad, nie powoli. Niech Twój brzuch z każdym zaczerpniÄ™ciem umiesz podjÄ…d decyzji. powietrza swobodnie siÄ™ rozciÄ…ga. Szybko poczujesz, że jesteÅ› spokojniejszy/a i znowu możesz podejmowad decyzje. Odczuwasz ból w szyi i Pochyl gÅ‚owÄ™ do przodu aż do momentu, w którym brakach. broda dotknie klatki piersiowej. KrÄ™d swobodnie gÅ‚owÄ…, żeby rozluznid mięśnie. Zrób sobie masaż karku i ramion. Zaciskasz zÄ™by, przez co Połóż pięśd pod żuchwÄ™, starajÄ…c siÄ™ jednoczeÅ›nie czujesz napiÄ™cie w odtworzyd usta. Wytrwaj tak przez kilkanaÅ›cie mięśniach. sekund. BolÄ… CiÄ™ mięśnie w WyciÄ…gnij przed siebie rÄ™ce i zaciÅ›nij dÅ‚onie. okolicy krzyżowej. Przykucnij trzymajÄ…c rÄ™ce na kolanach. Wytrzymaj kilkanaÅ›cie sekund. Powtórz kilka razy. Czujesz niepokój i Wstao i pospaceruj, zawsze wtedy kiedy siedzÄ…c za podenerwowanie. biurkiem poczujesz takÄ… potrzebÄ™. Zajmij siÄ™ przez chwilÄ™ czymÅ› innym, np. porysuj. Boli CiÄ™ gÅ‚owa od Zaczerpnij Å›wieżego powietrza otwórz okno i siedzenia przed odetchnij gÅ‚Ä™boko kilka razy. komputerem. ZAPAMITAM: