w w w.Kadr yOnline.pl
P
RAWO
P
RACY
W
P
RAKTYCE
AKTA
PRACOWNICZE
2011
W
YJA
ŚN
IEN
IA
, P
RZ
YK
ŁA
DY
,
DO
KU
M
EN
TY
wzory: akta osobowe część A, B, C
• lista kontrolna • podstawy prawne
Sprawdź, jak prowadzić akta pracownicze,
by nie narazić się na kary w wyniku kontroli
z Państwowej Inspekcji Pracy!
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji
.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z
.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
e-booksweb.pl - audiobooki, e-booki
.
S
P
IS
T
R
E
Ś
C
I
Redaktor merytoryczny
Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny
Redaktor
Anna Makarczuk
Kierownik Centrum Wydawniczego
Beata Rudnicka
Korekta
Zespół
ISBN 978-83-7572-206-2
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a.
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264 – S d Rejonowy dla m.st. Warszawy,
S d Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy
Wysoko ć kapitału zakładowego: 200 000 zł
Skład i łamanie: Raster studio
05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. 0-603 59 59 71
© Copyright by Wydawnictwo „Wiedza i Praktyka” sp. z o.o. . Warszawa 2011
Praktyczny informator „Akta pracownicze 2011” został opracowany we współpracy z Wydawnictwem
VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec.
Praktyczny informator „Akta pracownicze 2011” chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów
opublikowanych w informatorze „Akta pracownicze 2011” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz
nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem si na ródło. Niniejszy informator został przygotowany
z zachowaniem najwy szej staranno ci i wykorzystaniem wysokich kwaliikacji, wiedzy i do wiadczenia.
Zaproponowane w informatorze „Akta pracownicze 2011” wskazówki, porady i interpretacje dotycz sytuacji
typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku mo e wymagać dodatkowych, pogł bionych kon-
sultacji. Publikowane rozwi zania nie mog być traktowane jako oicjalne stanowisko organów i urz dów
pa stwowych.
W zwi zku z powy szym redakcja nie mo e ponosić odpowiedzialno ci prawnej za zastosowanie zawar-
tych w informatorze „Akta pracownicze 2011” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych
przypadków.
27 wzorów dokumentów kadrowych, lista kontrolna: obowiązki
w zakresie prowadzenia akt osobowych!
Praktyczny informator „Akta pracownicze 2011” – starannie wyselekcjonowane i zebrane
informacje, wskazówki i porady. Wszystko w jednym tomie, łatwo dost pne, cało ciowo
ogarniaj ce tematyk prowadzenia dokumentacji pracowniczej. 27 wzorów dokumentów ka-
drowych z obja nieniami, jak je wypełniać. Praktyczne przykłady i lista kontrolna dotycz ca
gromadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.
1
AKTA PRACOWNICZE 2011
www.KadryOnline.pl
S
P
IS
T
R
E
Ś
C
I
Spis treści
Akta osobowe pracowników
5
Obowiązek prowadzenia akt osobowych
6
Podstawa prawna
6
Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!
7
Odpowiedzialność kadrowej
7
Jak powinny wyglądać akta osobowe?
8
Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych
8
Przechowywanie akt osobowych
9
Część A akt osobowych
14
Dokumenty przechowywane w części A akt osobowych
15
Czego nie powinno być w części A akt osobowych?
15
Numerowanie i spis dokumentów w części A akt osobowych
16
Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy
17
Wstępne badania lekarskie
21
Gdy pracownik ma aktualne badania od poprzedniego pracodawcy
21
Kiedy nie musicie kierować pracownika na wstępne badania lekarskie?
22
Termin wykonania badań
24
Koszt badań
24
Czas wykonywania badań a czas pracy
24
Badanie obowiązkiem pracownika
24
Wykroczenie!
25
Grzywna
26
Odpowiedzialność karna
26
Skierowanie na badania wstępne
26
Zaświadczenie lekarskie
27
Część B akt osobowych
32
Dokumenty przechowywane w części B akt osobowych
33
Kwestionariusz osobowy dla pracownika
34
Umowa o pracę
36
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
43
Informacja dla pracownika
44
Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem
47
AKTA PRACOWNICZE 2011
2
Zgoda na przelew wynagrodzenia na konto
50
Zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości zarobków
52
Przyznanie nagrody/wyróżnienia
53
Wymierzenie kary porządkowej nagany/upomnienia
55
Wymierzenie kary pieniężnej
60
Powierzenie pracownikowi innej pracy (przeniesienie)
62
Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę
63
Wypowiedzenie warunków umowy o pracę
66
Wniosek o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
72
Wniosek o stosowanie weekendowo-świątecznego
systemu czasu pracy
74
Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
76
Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy
78
Część C akt osobowych
82
Dokumenty przechowywane w części C akt osobowych
83
Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę
85
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę
bez wypowiedzenia bez winy pracownika (art. 53 kp)
89
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę
bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp)
94
Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron
97
Świadectwo pracy
100
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
109
Lista kontrolna
115
Podstawa prawna
121
Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika
121
www.KadryOnline.pl
S
P
IS
T
R
E
Ś
C
I
3
AKTA PRACOWNICZE 2011
www.KadryOnline.pl
W
S
T
ę
P
Chcesz tak prowadzić akta pracownicze,
by nie narazić się na kary w wyniku kontroli
z Państwowej Inspekcji Pracy?
Korzystaj z gotowych i godnych zaufania wzorów umów,
pism i innych dokumentów kadrowych!
W codziennym prowadzeniu akt pracowniczych niezb dne s gotowe formularze,
które mo na szybko wypełnić i wydrukować. Dzi ki temu oszcz dzasz wiele cen-
nego czasu i masz pewno ć, e druk, na którym np. podpisujesz lub wypowiadasz
umow , odpowiada wymogom prawnym. Specjalnie dla Ciebie przygotowali my
elektroniczne opracowanie najwa niejszych wzorów umów i pism podzielonych
na cz ci A, B, C akt pracowniczych. Zapewniamy, e dzi ki tej fachowej pomocy
zyskasz pewno ć, e akta pracownicze prowadzone s bezbł dnie i rzetelnie.
AKTA PRACOWNICZE 2011
4
www.KadryOnline.pl
W
S
T
ę
P
Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku!
Czy wiesz, e akta pracownicze s sprawdzane przez inspektorów
PIP w pierwszej kolejno ci? Ka dy do wiadczony inspektor bez trudu
znajdzie w nich nieprawidłowo ci. Prowadzenie akt pracowniczych
obwarowane jest tyloma nakazami, e przy wi kszej liczbie pracow-
ników łatwo o pomyłk czy pozornie niewinne uchybienie. Dlatego
z roku na rok utrzymuje si wysoki odsetek irm, w których niewła -
ciwie prowadzona jest dokumentacja pracownicza.
Wielko ć irmy ani jej bran a nie maj znaczenia. Okazuje si , e
w ka dej kontrolowanej przez PIP irmie łatwo znale ć niedoci gni cia
formalne w dokumentach personalnych. Inspektorzy PIP sprawdzaj c
rzetelno ć prowadzenia akt, mog zakwestionować nawet niepodzie-
lenie dokumentacji na cz ci, brak numeracji kart czy...
Dlatego specjalnie dla Ciebie przygotowali my publikacj fachow
dla specjalistów ds. personalnych –
„Akta pracownicze 2011”
.
To wyj tkowa, starannie przygotowana pozycja wydawnicza, która
kompleksowo omawia zasady prowadzenia akt pracowniczych. Teraz
mo esz bez du ego trudu poznać najwa niejsze tajniki bezbł dnego
prowadzenia ka dej z cz ci akt osobowych – A, B i C. Dla Twojej
wygody ka da z nich została omówiona odr bnie.
Informator
„Akta pracownicze 2011”
pomo e Ci unikn ć kłopotów,
jakie mog Ci spotkać w wyniku kontroli z Pa stwowej Inspekcji
Pracy.
Po ytecznej lektury!
Iwona Jaroszewska-Ignatowska
redaktor merytoryczny
Anna Makarczuk
redaktor
5
AKTA PRACOWNICZE 2011
www.KadryOnline.pl
A
K
T
A
O
S
O
B
O
W
E
P
R
A
C
O
W
N
IK
ó
W
AKTA OSOBOWE
PRACOWNIKÓW
Koniecznie przeczytaj:
Dla kogo trzeba prowadzić akta osobowe?
Jakie dokumenty nale y gromadzić w poszczególnych cz ciach akt osobowych?
Czy dokumenty nale y przechowywać w kopiach, czy w oryginałach?
Jak numerować dokumentacj ?
Przez jak długi czas przechowywać dokumentacj płacow i pracownicz ?
Co powinien zrobić z dokumentacj osobow pracodawca, gdy zakład pracy ule-
ga likwidacji?
§
Podstawowe akty prawne:
1. Obowi zek prowadzenia i sposób przechowywania akt osobowych: ustawa z 26 czerw-
ca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm., w tek cie
w skrócie: kp)
art. 94 pkt 9a i 9b kp,
art. 281 pkt 6 kp.
2. Sposób prowadzenia akt osobowych: rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecz-
nej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.; w tek cie zwane: rozporz dzeniem)
§ 1 ust. 3 rozporz dzenia,
§ 6 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 rozporz dzenia.
3. Okres przechowywania dokumentacji płacowej: ustawa z 17 grudnia 1998 r. o eme-
ryturach i rentach z Funduszu Ubezpiecze Społecznych (tekst jednolity: Dz.U z 2009 r.
nr 153, poz. 1227 ze zm.)
art. 125a ust. 4 tej ustawy.
4. Okres przechowywania akt osobowych: ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)
art. 51u tej ustawy.
6
AKTA PRACOWNICZE 2011
www.KadryOnline.pl
Obowiązek prowadzenia akt osobowych
Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca mo e zostać
ukarany grzywn . Zapoznajcie si wi c z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pra-
cowniczych, gdy inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewno ci b dzie sprawdzał, czy
prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.
Podstawa prawna
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporz dzenie MPiPS
z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporz dzeniem.
Dla ka dego pracownika oddzielnie pracodawca powinien zało yć i prowadzić akta oso-
bowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a wi c osób zatrudnionych na podstawie:
umowy o prac , mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o prac (art. 2 kp).
Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które anga ujecie na podstawie umów
zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów mened erskich oraz w ramach
tzw. samozatrudnienia.
PRZYKŁAD 1
Kadrowa zastanawia si , czy mo e prowadzić jedn teczk personaln dla wszyst-
kich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, e podpisali umow
o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej.
Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporz dzenia stanowi, e akta osobowe prowadzi si
oddzielnie dla ka dego pracownika. Nie ma mo liwo ci prowadzenia akt zbiorowych.
Umowa o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej powinna być sporz dzona w tylu
egzemplarzach, by mo liwe było przekazanie po jednym egzemplarzu ka demu
pracownikowi oraz wł czenie po jednym egzemplarzu do cz ci B akt osobowych
ka dego z pracowników, którego dotyczy umowa.
PRZYKŁAD 2
Andrzej D. był zatrudniony w irmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas
okre lony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł prac u innego praco-
7
AKTA PRACOWNICZE 2011
www.KadryOnline.pl
dawcy. Obecnie w irmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to,
e Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy
co poprzednio. Kadrowa zastanawia si , czy je li zapadnie pozytywna decyzja,
powinna zało yć now teczk osobow , czy te mo e dalej prowadzić t , któr
pracownik miał do tej pory.
Przepisy nie okre laj , co nale y robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma naka-
zu zało enia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, mo na poprzestać, naszym
zdaniem, na tej, która była zało ona w zwi zku z poprzednim zatrudnieniem. Nale y
jednak pami tać, by zgromadzić now dokumentacj (w cz ci A – nowe za wiadcze-
nie lekarskie o zdolno ci pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku
oraz nowe wiadectwa pracy; w cz ci B – now umow , szkolenie wst pne bhp
i pozostał dokumentacj ).
Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!
Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić ka dy pracodawca, nieza-
le nie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wy-
kroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które mo ecie być ukarani grzywn (art. 281
pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewno ci b dzie sprawdzał, czy prowadzicie
akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.
PRZYKŁAD
Kazimierz Z. prowadzi działalno ć gospodarcz jako osoba izyczna. Zajmuje si
handlem obwo nym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy
o prac na czas okre lony. Zastanawia si , czy dla tego jednego pracownika b dzie
musiał prowadzić akta osobowe.
Ka dy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a wi c
na podstawie umowy o prac , mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy
o prac ), musi dla ka dego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma
przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowi zek prowadzenia akt oso-
bowych dotyczy wi c równie tych pracodawców, którzy zatrudniaj choćby jednego
pracownika.
Odpowiedzialność kadrowej
Zwykle obowi zek prowadzenia akt osobowych w irmie nale y do obowi zków kadrowej
(specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowo ci w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, je li
8
AKTA PRACOWNICZE 2011
www.KadryOnline.pl
s zawinione przez kadrow (np. brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nietermino-
we sporz dzanie umów o prac , brak gromadzenia poszczególnych dokumentów z przyczyn
le cych po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników), mog być przyczyn
wypowiedzenia jej umowy o prac .
Jak powinny wyglądać akta osobowe?
Akta osobowe powinny składać si z trzech cz ci: A, B i C. Te cz ci powinny być wy-
ra nie oddzielone:
1. w cz ci A – musicie gromadzić dokumenty zwi zane z ubieganiem si kandydata o zatrud-
nienie;
2. w cz ci B – musicie gromadzić dokumenty dotycz ce nawi zania stosunku pracy oraz
przebiegu zatrudnienia pracownika;
3. w cz ci C – musicie gromadzić dokumenty zwi zane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1
i 2 rozporz dzenia).
Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych
Zgodnie z rozporz dzeniem dokumenty znajduj ce si w poszczególnych cz ciach akt
osobowych powinni cie uło yć w porz dku chronologicznym oraz ponumerować (§ 6 ust. 3
rozporz dzenia). Numerujecie wi c dokumenty w ramach poszczególnych cz ci akt oso-
bowych. Ka da z cz ci powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis tre ci) znajduj cych
si w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporz dzenia). Je li wi c pracownik doniesie Wam np.
kolejne wiadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo za wiadczenie o uko czeniu
jakiego kursu, musicie pami tać, by oprócz tego, e wepniecie kopi takiego wiadectwa lub
za wiadczenia do akt osobowych, nadać jej numer i dokonać zmiany spisu tre ci tej cz ci
akt, w której dokonujecie takiego uzupełnienia.
UWAGA!
Pami tajcie, e w cz ci A akt osobowych pracownika przechowujecie odpisy lub
kopie składanych dokumentów, nigdy nie oryginały. Mo ecie dać od pracownika przedło-
enia oryginałów dokumentów tylko do wgl du lub sporz dzenia ich odpisów albo kopii (§ 1
ust. 3 rozporz dzenia).
Wykaz dokumentów, które powinny znajdować si w aktach osobowych, z podzia-
łem na poszczególne cz ci, przedstawiamy w tabeli na stronie 10.
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji
.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z
.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
e-booksweb.pl - audiobooki, e-booki
.