w w w.Kadr yOnline.pl

P

RAWO

P

RACY

W

P

RAKTYCE

AKTA

PRACOWNICZE

2011

W

YJA

ŚN

IEN

IA

, P

RZ

YK

ŁA

DY

,

DO

KU

M

EN

TY

wzory: akta osobowe część A, B, C

• lista kontrolna • podstawy prawne

Sprawdź, jak prowadzić akta pracownicze,

by nie narazić się na kary w wyniku kontroli

z Państwowej Inspekcji Pracy!

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment

pełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji

kliknij tutaj

.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora

sklepu na którym można

nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji

. Zabronione są

jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z

regulaminem serwisu

.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie

internetowym

e-booksweb.pl - audiobooki, e-booki

.

S

P

IS

T

R

E

Ś

C

I

Redaktor merytoryczny

Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny
Redaktor

Anna Makarczuk
Kierownik Centrum Wydawniczego

Beata Rudnicka
Korekta

Zespół

ISBN 978-83-7572-206-2

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a.

tel. [phone], faks 22 617 60 10, e-mail: [e-mail]

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – S d Rejonowy dla m.st. Warszawy,

S d Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysoko ć kapitału zakładowego: 200 000 zł

Skład i łamanie: Raster studio

05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. [phone]

© Copyright by Wydawnictwo „Wiedza i Praktyka” sp. z o.o. . Warszawa 2011

Praktyczny informator „Akta pracownicze 2011” został opracowany we współpracy z Wydawnictwem

VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec.

Praktyczny informator „Akta pracownicze 2011” chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów

opublikowanych w informatorze „Akta pracownicze 2011” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz

nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem si na ródło. Niniejszy informator został przygotowany

z zachowaniem najwy szej staranno ci i wykorzystaniem wysokich kwaliikacji, wiedzy i do wiadczenia.

Zaproponowane w informatorze „Akta pracownicze 2011” wskazówki, porady i interpretacje dotycz sytuacji

typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku mo e wymagać dodatkowych, pogł bionych kon-

sultacji. Publikowane rozwi zania nie mog być traktowane jako oicjalne stanowisko organów i urz dów

pa stwowych.

W zwi zku z powy szym redakcja nie mo e ponosić odpowiedzialno ci prawnej za zastosowanie zawar-

tych w informatorze „Akta pracownicze 2011” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych

przypadków.

27 wzorów dokumentów kadrowych, lista kontrolna: obowiązki
w zakresie prowadzenia akt osobowych!

Praktyczny informator „Akta pracownicze 2011” – starannie wyselekcjonowane i zebrane
informacje, wskazówki i porady. Wszystko w jednym tomie, łatwo dost pne, cało ciowo
ogarniaj ce tematyk prowadzenia dokumentacji pracowniczej. 27 wzorów dokumentów ka-
drowych z obja nieniami, jak je wypełniać. Praktyczne przykłady i lista kontrolna dotycz ca
gromadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.

1

AKTA PRACOWNICZE 2011

www.KadryOnline.pl

S

P

IS

T

R

E

Ś

C

I

Spis treści

Akta osobowe pracowników

5

Obowiązek prowadzenia akt osobowych

6

Podstawa prawna

6

Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!

7

Odpowiedzialność kadrowej

7

Jak powinny wyglądać akta osobowe?

8

Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych

8

Przechowywanie akt osobowych

9

Część A akt osobowych

14

Dokumenty przechowywane w części A akt osobowych

15

Czego nie powinno być w części A akt osobowych?

15

Numerowanie i spis dokumentów w części A akt osobowych

16

Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy

17

Wstępne badania lekarskie

21

Gdy pracownik ma aktualne badania od poprzedniego pracodawcy

21

Kiedy nie musicie kierować pracownika na wstępne badania lekarskie?

22

Termin wykonania badań

24

Koszt badań

24

Czas wykonywania badań a czas pracy

24

Badanie obowiązkiem pracownika

24

Wykroczenie!

25

Grzywna

26

Odpowiedzialność karna

26

Skierowanie na badania wstępne

26

Zaświadczenie lekarskie

27

Część B akt osobowych

32

Dokumenty przechowywane w części B akt osobowych

33

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

34

Umowa o pracę

36

Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy

43

Informacja dla pracownika

44

Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem

47

AKTA PRACOWNICZE 2011

2

Zgoda na przelew wynagrodzenia na konto

50

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości zarobków

52

Przyznanie nagrody/wyróżnienia

53

Wymierzenie kary porządkowej nagany/upomnienia

55

Wymierzenie kary pieniężnej

60

Powierzenie pracownikowi innej pracy (przeniesienie)

62

Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę

63

Wypowiedzenie warunków umowy o pracę

66

Wniosek o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy

72

Wniosek o stosowanie weekendowo-świątecznego
systemu czasu pracy

74

Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy

76

Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy

78

Część C akt osobowych

82

Dokumenty przechowywane w części C akt osobowych

83

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę

85

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę
bez wypowiedzenia bez winy pracownika (art. 53 kp)

89

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę
bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp)

94

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron

97

Świadectwo pracy

100

Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

109

Lista kontrolna

115

Podstawa prawna

121

Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika

121

www.KadryOnline.pl

S

P

IS

T

R

E

Ś

C

I

3

AKTA PRACOWNICZE 2011

www.KadryOnline.pl

W
S

T

ę

P

Chcesz tak prowadzić akta pracownicze,

by nie narazić się na kary w wyniku kontroli

z Państwowej Inspekcji Pracy?

Korzystaj z gotowych i godnych zaufania wzorów umów,

pism i innych dokumentów kadrowych!

W codziennym prowadzeniu akt pracowniczych niezb dne s gotowe formularze,

które mo na szybko wypełnić i wydrukować. Dzi ki temu oszcz dzasz wiele cen-
nego czasu i masz pewno ć, e druk, na którym np. podpisujesz lub wypowiadasz
umow , odpowiada wymogom prawnym. Specjalnie dla Ciebie przygotowali my
elektroniczne opracowanie najwa niejszych wzorów umów i pism podzielonych
na cz ci A, B, C akt pracowniczych. Zapewniamy, e dzi ki tej fachowej pomocy
zyskasz pewno ć, e akta pracownicze prowadzone s bezbł dnie i rzetelnie.

AKTA PRACOWNICZE 2011

4

www.KadryOnline.pl

W
S

T

ę

P

Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku!

Czy wiesz, e akta pracownicze s sprawdzane przez inspektorów

PIP w pierwszej kolejno ci? Ka dy do wiadczony inspektor bez trudu

znajdzie w nich nieprawidłowo ci. Prowadzenie akt pracowniczych

obwarowane jest tyloma nakazami, e przy wi kszej liczbie pracow-

ników łatwo o pomyłk czy pozornie niewinne uchybienie. Dlatego

z roku na rok utrzymuje si wysoki odsetek irm, w których niewła -

ciwie prowadzona jest dokumentacja pracownicza.

Wielko ć irmy ani jej bran a nie maj znaczenia. Okazuje si , e

w ka dej kontrolowanej przez PIP irmie łatwo znale ć niedoci gni cia

formalne w dokumentach personalnych. Inspektorzy PIP sprawdzaj c

rzetelno ć prowadzenia akt, mog zakwestionować nawet niepodzie-

lenie dokumentacji na cz ci, brak numeracji kart czy...

Dlatego specjalnie dla Ciebie przygotowali my publikacj fachow

dla specjalistów ds. personalnych –

„Akta pracownicze 2011”

.

To wyj tkowa, starannie przygotowana pozycja wydawnicza, która

kompleksowo omawia zasady prowadzenia akt pracowniczych. Teraz

mo esz bez du ego trudu poznać najwa niejsze tajniki bezbł dnego

prowadzenia ka dej z cz ci akt osobowych – A, B i C. Dla Twojej

wygody ka da z nich została omówiona odr bnie.

Informator

„Akta pracownicze 2011”

pomo e Ci unikn ć kłopotów,

jakie mog Ci spotkać w wyniku kontroli z Pa stwowej Inspekcji

Pracy.

Po ytecznej lektury!

Iwona Jaroszewska-Ignatowska

redaktor merytoryczny

Anna Makarczuk

redaktor

5

AKTA PRACOWNICZE 2011

www.KadryOnline.pl

A

K

T

A

O

S

O

B

O

W
E

P

R

A

C

O

W
N

IK

ó

W

AKTA OSOBOWE

PRACOWNIKÓW

Koniecznie przeczytaj:

Dla kogo trzeba prowadzić akta osobowe?

Jakie dokumenty nale y gromadzić w poszczególnych cz ciach akt osobowych?

Czy dokumenty nale y przechowywać w kopiach, czy w oryginałach?

Jak numerować dokumentacj ?

Przez jak długi czas przechowywać dokumentacj płacow i pracownicz ?

Co powinien zrobić z dokumentacj osobow pracodawca, gdy zakład pracy ule-
ga likwidacji?

§

Podstawowe akty prawne:

1. Obowi zek prowadzenia i sposób przechowywania akt osobowych: ustawa z 26 czerw-

ca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm., w tek cie
w skrócie: kp)



art. 94 pkt 9a i 9b kp,



art. 281 pkt 6 kp.

2. Sposób prowadzenia akt osobowych: rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecz-

nej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.; w tek cie zwane: rozporz dzeniem)



§ 1 ust. 3 rozporz dzenia,



§ 6 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 rozporz dzenia.

3. Okres przechowywania dokumentacji płacowej: ustawa z 17 grudnia 1998 r. o eme-

ryturach i rentach z Funduszu Ubezpiecze Społecznych (tekst jednolity: Dz.U z 2009 r.
nr 153, poz. 1227 ze zm.)



art. 125a ust. 4 tej ustawy.

4. Okres przechowywania akt osobowych: ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)



art. 51u tej ustawy.

6

AKTA PRACOWNICZE 2011

www.KadryOnline.pl

Obowiązek prowadzenia akt osobowych

Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca mo e zostać

ukarany grzywn . Zapoznajcie si wi c z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pra-
cowniczych, gdy inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewno ci b dzie sprawdzał, czy
prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Podstawa prawna



Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporz dzenie MPiPS

z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporz dzeniem.

Dla ka dego pracownika oddzielnie pracodawca powinien zało yć i prowadzić akta oso-

bowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a wi c osób zatrudnionych na podstawie:
umowy o prac , mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o prac (art. 2 kp).
Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które anga ujecie na podstawie umów
zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów mened erskich oraz w ramach
tzw. samozatrudnienia.

PRZYKŁAD 1

Kadrowa zastanawia si , czy mo e prowadzić jedn teczk personaln dla wszyst-
kich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, e podpisali umow
o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej.
Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporz dzenia stanowi, e akta osobowe prowadzi si
oddzielnie dla ka dego pracownika. Nie ma mo liwo ci prowadzenia akt zbiorowych.
Umowa o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej powinna być sporz dzona w tylu
egzemplarzach, by mo liwe było przekazanie po jednym egzemplarzu ka demu
pracownikowi oraz wł czenie po jednym egzemplarzu do cz ci B akt osobowych
ka dego z pracowników, którego dotyczy umowa.

PRZYKŁAD 2

Andrzej D. był zatrudniony w irmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas
okre lony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł prac u innego praco-

7

AKTA PRACOWNICZE 2011

www.KadryOnline.pl

dawcy. Obecnie w irmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to,

e Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy

co poprzednio. Kadrowa zastanawia si , czy je li zapadnie pozytywna decyzja,
powinna zało yć now teczk osobow , czy te mo e dalej prowadzić t , któr
pracownik miał do tej pory.
Przepisy nie okre laj , co nale y robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma naka-
zu zało enia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, mo na poprzestać, naszym
zdaniem, na tej, która była zało ona w zwi zku z poprzednim zatrudnieniem. Nale y
jednak pami tać, by zgromadzić now dokumentacj (w cz ci A – nowe za wiadcze-
nie lekarskie o zdolno ci pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku
oraz nowe wiadectwa pracy; w cz ci B – now umow , szkolenie wst pne bhp
i pozostał dokumentacj ).

Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!

Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić ka dy pracodawca, nieza-

le nie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wy-
kroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które mo ecie być ukarani grzywn (art. 281
pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewno ci b dzie sprawdzał, czy prowadzicie
akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

PRZYKŁAD

Kazimierz Z. prowadzi działalno ć gospodarcz jako osoba izyczna. Zajmuje si
handlem obwo nym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy
o prac na czas okre lony. Zastanawia si , czy dla tego jednego pracownika b dzie
musiał prowadzić akta osobowe.
Ka dy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a wi c
na podstawie umowy o prac , mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy
o prac ), musi dla ka dego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma
przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowi zek prowadzenia akt oso-
bowych dotyczy wi c równie tych pracodawców, którzy zatrudniaj choćby jednego
pracownika.

Odpowiedzialność kadrowej

Zwykle obowi zek prowadzenia akt osobowych w irmie nale y do obowi zków kadrowej

(specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowo ci w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, je li

8

AKTA PRACOWNICZE 2011

www.KadryOnline.pl

s zawinione przez kadrow (np. brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nietermino-
we sporz dzanie umów o prac , brak gromadzenia poszczególnych dokumentów z przyczyn
le cych po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników), mog być przyczyn
wypowiedzenia jej umowy o prac .

Jak powinny wyglądać akta osobowe?

Akta osobowe powinny składać si z trzech cz ci: A, B i C. Te cz ci powinny być wy-

ra nie oddzielone:
1. w cz ci A – musicie gromadzić dokumenty zwi zane z ubieganiem si kandydata o zatrud-

nienie;

2. w cz ci B – musicie gromadzić dokumenty dotycz ce nawi zania stosunku pracy oraz

przebiegu zatrudnienia pracownika;

3. w cz ci C – musicie gromadzić dokumenty zwi zane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1

i 2 rozporz dzenia).

Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych

Zgodnie z rozporz dzeniem dokumenty znajduj ce si w poszczególnych cz ciach akt

osobowych powinni cie uło yć w porz dku chronologicznym oraz ponumerować (§ 6 ust. 3
rozporz dzenia). Numerujecie wi c dokumenty w ramach poszczególnych cz ci akt oso-
bowych. Ka da z cz ci powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis tre ci) znajduj cych
si w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporz dzenia). Je li wi c pracownik doniesie Wam np.
kolejne wiadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo za wiadczenie o uko czeniu
jakiego kursu, musicie pami tać, by oprócz tego, e wepniecie kopi takiego wiadectwa lub
za wiadczenia do akt osobowych, nadać jej numer i dokonać zmiany spisu tre ci tej cz ci
akt, w której dokonujecie takiego uzupełnienia.

UWAGA!

Pami tajcie, e w cz ci A akt osobowych pracownika przechowujecie odpisy lub

kopie składanych dokumentów, nigdy nie oryginały. Mo ecie dać od pracownika przedło-

enia oryginałów dokumentów tylko do wgl du lub sporz dzenia ich odpisów albo kopii (§ 1

ust. 3 rozporz dzenia).

Wykaz dokumentów, które powinny znajdować si w aktach osobowych, z podzia-
łem na poszczególne cz ci, przedstawiamy w tabeli na stronie 10.

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment

pełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji

kliknij tutaj

.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora

sklepu na którym można

nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji

. Zabronione są

jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z

regulaminem serwisu

.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie

internetowym

e-booksweb.pl - audiobooki, e-booki

.