10
www.gazetapodatkowa.pl
Gazeta Podatkowa nr 76 • 22.09.2008 r.
RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
Zakupu prenumeraty czasopism fachowych na rok 2009 większość firm
dokonuje pod koniec 2008 r. W przypadku dokonania w 2008 r. wpłaty na
prenumeratę na 2009 r., może pojawić się problem z prawidłowym ujęciem
otrzymanej z tego tytułu faktury. Problem nie tylko dotyczący tego, czy
rozliczać koszty prenumeraty w czasie, czy też nie, ale przede wszystkim
w którym roku uwzględnić te koszty bilansowo i podatkowo: 2008 czy 2009?
Przeanalizujmy więc obowiązujące w tym zakresie przepisy i rozwiejmy
wątpliwości.
Koszt którego roku?
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające
na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące
danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Mówi o tym zasada me-
moriału sprecyzowana w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76,
poz. 694 ze zm.). Koszty prenumeraty czasopism na rok 2009, opłacone w 2008 roku
i udokumentowane fakturą wystawioną w tym roku, dotyczą roku 2009. Dlatego też
powinny obciążyć wynik finansowy 2009 r. Fakt dokonania zapłaty i otrzymania faktury
w roku 2008 nie ma w tym przypadku znaczenia.
Zauważmy, że wydatki na prenumeratę stanowią pośrednie koszty uzyskania przycho-
dów. Z wydatkami tymi nie da się bowiem powiązać konkretnych przychodów, ale są one
poniesione w celu uzyskania przychodów, gdyż ich celem jest zapewnienie sprawnego
funkcjonowania firmy. Koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia, czyli
generalnie stanowią one koszty uzyskania przychodów w dniu ujęcia kosztu w księgach
rachunkowych (zaksięgowania) na podstawie otrzymanej faktury, rachunku lub innego
dowodu.
Jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest
możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku
stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego doty-
czą. Zasada ta nie ma jednak zastosowania w omawianej kwestii, bo koszty prenumeraty
od stycznia do grudnia 2009 r. mieszczą się w jednym roku podatkowym.
Z powyższego wynika, że koszty opłaconej z góry prenumeraty rocznej na 2009 r.
powinny być zaliczone do kosztów bilansowych i podatkowych roku 2009, jako że mają
związek z przychodami roku, którego dotyczy prenumerata, czyli 2009 r.
Jak zaksięgować koszt?
Poniesione wydatki na prenumeratę dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych,
a zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości dla zapewnienia współmierności przy-
chodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu spra-
wozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz
przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Stąd faktura otrzymana w 2008 r. dotycząca prenumeraty na 2009 r. powinna zostać
ujęta w księgach 2008 r. na koncie 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, bo
dopiero w 2009 r. stanowić może koszt bilansowy i podatkowy. Natomiast sposób rozli-
czenia kosztu z tej faktury w 2009 r. zależy od decyzji jednostki zapisanej w zasadach
(polityce) rachunkowości.
Generalnie bowiem jednostki powinny dokonywać czynnych rozliczeń między
okresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39
ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zgodnie jednak z zasadą istotności, jednostka może
w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie
wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji mająt-
kowej, finansowej i wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
Jeśli więc kwota kosztu prenumeraty będzie w ocenie jednostki istotna, powinna
być rozliczana proporcjonalnie w okresie, którego dotyczy. Okres rozliczania kosztów
prenumeraty powinien pokrywać się z okresem prenumeraty, czyli w tym przypadku jed-
nostka dokonywałaby odpisów w wysokości 1/12 kosztu prenumeraty w poszczególnych
miesiącach od stycznia do grudnia 2009 r.
Natomiast jeśli jednostka uzna, że kwota ta nie jest istotna – zgodnie z przepisami
bilansowymi nie musi podlegać rozliczeniu w czasie. Może wówczas zostać odniesiona
w koszty jednorazowo w styczniu 2009 r.
Co ważne, decyzja jednostki w kwestii rozliczania determinuje sposób odnoszenia
kosztu prenumeraty w koszty podatkowe.
Kiedy koszt uzyskania przychodów?
Jeżeli odpisy kosztów prenumeraty następują w równych ratach, stosownie do upływu
okresu korzystania z prenumeraty (1/12 kosztu co miesiąc), wówczas podatkowo stają się
kosztami w tych samych okresach i w tych samych kwotach rat. Potwierdzeniem tego jest
m.in. postanowienie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu z dnia 7 sierpnia
2007 r., nr PDP/42310/07, w którym czytamy, że:
„(…) takie koszty jak np. wydatki poniesione w jednym roku np. 2007, za prenumeratę
(serwisy internetowe) na 2008 r. podatkowo należy traktować jako poniesione w 2008 r.,
w poszczególnych miesiącach 2008 r. i w tych okresach ujmowane będą jako koszty uzy-
skania przychodów (…)”.
Jeżeli natomiast jednostka skorzysta z uproszczenia i koszty prenumeraty ujęte jako
czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów odpisze w księgach rachunkowych w koszty
działalności operacyjnej jednorazowo w styczniu 2009 r. – to również dla celów podatko-
wych będzie to jednorazowo koszt uzyskania przychodów. Zauważmy, że najczęściej tak
właśnie będzie, przeważnie bowiem koszty prenumeraty prasy fachowej nie są znaczącą
kwotą. W tym miejscu warto przywołać interpretację indywidualną Dyrektora Izby
Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 stycznia 2008 r., nr ILPB3/423148/072/MC:
„(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółdzielnia (…)
w roku 2007 opłaci również prenumeratę roczną czasopism na rok następny, otrzymując
fakturę w tym roku i zaliczając kwotę netto do aktywów jednostki jako rozliczenia między-
okresowe czynne, a następnie, kierując się zasadą istotności, wydatki te odpisuje w koszty
działalności w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości.
(…) Rozliczanie takich kosztów w czasie jest uzasadnione wówczas, gdy stanowią one
kwotę istotną dla podatnika. Nie ma uzasadnienia do rozliczania międzyokresowego
wartości, które w skali działalności firmy są nieznaczne, tzn. nie wpływają na rzetelne
i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
W takim przypadku powinny być jednorazowo zaliczane w koszty. Przepisy nie przesą-
dzają jednak o wysokości kwoty wydatku, decydującej o formie rozliczenia. W zależności
zatem od skali prowadzonej działalności oraz wysokości ponoszonej opłaty podatnik musi
zdecydować, czy jest to wartość istotna, która powinna być rozliczona w czasie, to znaczy
w poszczególnych miesiącach, czy też jest to dla niego kwota nieistotna, którą można
jednorazowo zaliczyć do kosztów podatkowych w dacie poniesienia.
Jeśli zatem Spółdzielnia kierując się powyższą zasadą istotności, dla celów bilanso-
wych traktuje wydatki związane z prenumeratą czasopism jako nieistotne dla jej dzia-
łalności, to może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych
w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości. (…)”
Przykład 1
Założenia
1. Jednostka we wrześniu 2008 r. opłaciła prenumeratę kompletu czasopism Wydawnictwa
Podatkowego GOFIN na 2009 rok w łącznej kwocie brutto 1.838 zł i w tym samym miesiącu
otrzymała fakturę potwierdzającą wpłatę.
2. Z dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wynika, że
jednostka rozlicza w czasie wszystkie koszty prenumeraty – odpisując je sukcesywnie
w okresie korzystania z prenumeraty.
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.
Dekretacjaw księgach września 2008 r.
1. WB – wpłata na prenumeratę czasopism:
1.838,00 zł
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN),
– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
2. Faktura VAT potwierdzająca zakup prenumeraty czasopism:
a) wartość w cenie zakupu
1.717,76 zł
–
Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu
120,24 zł
–
Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) łączna kwota zobowiązania
1.838,00 zł
–
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN).
3. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w czasie:
1.717,76 zł
–
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty),
–
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”
oraz równolegle
–
Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne
rozliczenia międzyokresowe),
–
Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Dekretacja w księgach 2009 r.
1. PK – księgowanie co miesiąc kosztów prenumeraty przypadających na bieżący okres
sprawozdawczy: (1.717,76 zł : 12 mcy) =
143,15 zł
–
Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
–
Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne
rozliczenia międzyokresowe).
Dla celów podatkowych koszty prenumeraty w wysokości 1.717,76 zł zostaną zaliczone
do kosztów uzyskania przychodów w równych miesięcznych ratach wynoszących 143,15 zł
– od stycznia do grudnia 2009 r.
Przykład 2
Założenia
1. Jednostka we wrześniu 2008 r. opłaciła prenumeratę Gazety Podatkowej na 2009 rok.
Faktura VAT otrzymana we wrześniu 2008 r. zawierała kwotę brutto: 280 zł.
2. Kwotę dotyczącą prenumeraty jednostka uznała za nieistotną. Z dokumentacji opi-
sującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wynika, że jednostka nie rozlicza co
miesiąc kosztów prenumeraty uznanych za nieistotne.
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.
Dekretacjaw księgach września 2008 r.
1. WB – wpłata na prenumeratę czasopisma:
280,00 zł
–
Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN),
–
Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
2. Faktura VAT potwierdzająca zakup prenumeraty czasopisma:
a) wartość w cenie zakupu
261,68 zł
–
Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu
18,32 zł
–
Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) łączna kwota zobowiązania
280,00 zł
–
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN).
3. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w 2009 r.
261,68 zł
–
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty),
–
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”
oraz
–
Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne
rozliczenia międzyokresowe),
–
Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Dekretacja w księgach stycznia 2009 r.
1. PK – koszty prenumeraty przypadające na rok 2009 – jednorazowy odpis:
261,68 zł
–
Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
–
Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne
rozliczenia międzyokresowe).
Dla celów podatkowych koszty prenumeraty w wysokości 261,68 zł będą zaliczone do
kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2009 r.
Dorota Przybyszewska
Jak księgować koszty prenumeraty
prasy na 2009 rok?