10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 76 • 22.09.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Zakupu prenumeraty czasopism fachowych na rok 2009 większość firm

dokonuje pod koniec 2008 r. W przypadku dokonania w 2008 r. wpłaty na

prenumeratę na 2009 r., może pojawić się problem z prawidłowym ujęciem

otrzymanej z tego tytułu faktury. Problem nie tylko dotyczący tego, czy

rozliczać koszty prenumeraty w czasie, czy też nie, ale przede wszystkim

w którym roku uwzględnić te koszty bilansowo i podatkowo: 2008 czy 2009?

Przeanalizujmy więc obowiązujące w tym zakresie przepisy i rozwiejmy

wątpliwości.

Koszt którego roku?

W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające

na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące

danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Mówi o tym zasada me-

moriału sprecyzowana w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76,

poz. 694 ze zm.). Koszty prenumeraty czasopism na rok 2009, opłacone w 2008 roku

i udokumentowane fakturą wystawioną w tym roku, dotyczą roku 2009. Dlatego też

powinny obciążyć wynik finansowy 2009 r. Fakt dokonania zapłaty i otrzymania faktury

w roku 2008 nie ma w tym przypadku znaczenia.

Zauważmy, że wydatki na prenumeratę stanowią pośrednie koszty uzyskania przycho-

dów. Z wydatkami tymi nie da się bowiem powiązać konkretnych przychodów, ale są one

poniesione w celu uzyskania przychodów, gdyż ich celem jest zapewnienie sprawnego

funkcjonowania firmy. Koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia, czyli

generalnie stanowią one koszty uzyskania przychodów w dniu ujęcia kosztu w księgach

rachunkowych (zaksięgowania) na podstawie otrzymanej faktury, rachunku lub innego

dowodu.

Jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest

możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku

stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego doty-

czą. Zasada ta nie ma jednak zastosowania w omawianej kwestii, bo koszty prenumeraty

od stycznia do grudnia 2009 r. mieszczą się w jednym roku podatkowym.

Z powyższego wynika, że koszty opłaconej z góry prenumeraty rocznej na 2009 r.

powinny być zaliczone do kosztów bilansowych i podatkowych roku 2009, jako że mają

związek z przychodami roku, którego dotyczy prenumerata, czyli 2009 r.

Jak zaksięgować koszt?

Poniesione wydatki na prenumeratę dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych,

a zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości dla zapewnienia współmierności przy-

chodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu spra-

wozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz

przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Stąd faktura otrzymana w 2008 r. dotycząca prenumeraty na 2009 r. powinna zostać

ujęta w księgach 2008 r. na koncie 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, bo

dopiero w 2009 r. stanowić może koszt bilansowy i podatkowy. Natomiast sposób rozli-

czenia kosztu z tej faktury w 2009 r. zależy od decyzji jednostki zapisanej w zasadach

(polityce) rachunkowości.

Generalnie bowiem jednostki powinny dokonywać czynnych rozliczeń między­

okresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39

ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zgodnie jednak z zasadą istotności, jednostka może

w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie

wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji mająt-

kowej, finansowej i wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Jeśli więc kwota kosztu prenumeraty będzie w ocenie jednostki istotna, powinna

być rozliczana proporcjonalnie w okresie, którego dotyczy. Okres rozliczania kosztów

prenumeraty powinien pokrywać się z okresem prenumeraty, czyli w tym przypadku jed-

nostka dokonywałaby odpisów w wysokości 1/12 kosztu prenumeraty w poszczególnych

miesiącach od stycznia do grudnia 2009 r.

Natomiast jeśli jednostka uzna, że kwota ta nie jest istotna – zgodnie z przepisami

bilansowymi nie musi podlegać rozliczeniu w czasie. Może wówczas zostać odniesiona

w koszty jednorazowo w styczniu 2009 r.

Co ważne, decyzja jednostki w kwestii rozliczania determinuje sposób odnoszenia

kosztu prenumeraty w koszty podatkowe.

Kiedy koszt uzyskania przychodów?

Jeżeli odpisy kosztów prenumeraty następują w równych ratach, stosownie do upływu

okresu korzystania z prenumeraty (1/12 kosztu co miesiąc), wówczas podatkowo stają się

kosztami w tych samych okresach i w tych samych kwotach rat. Potwierdzeniem tego jest

m.in. postanowienie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu z dnia 7 sierpnia

2007 r., nr PDP/423­10/07, w którym czytamy, że:

„(…) takie koszty jak np. wydatki poniesione w jednym roku np. 2007, za prenumeratę

(serwisy internetowe) na 2008 r. podatkowo należy traktować jako poniesione w 2008 r.,

w poszczególnych miesiącach 2008 r. i w tych okresach ujmowane będą jako koszty uzy-

skania przychodów (…)”.

Jeżeli natomiast jednostka skorzysta z uproszczenia i koszty prenumeraty ujęte jako

czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów odpisze w księgach rachunkowych w koszty

działalności operacyjnej jednorazowo w styczniu 2009 r. – to również dla celów podatko-

wych będzie to jednorazowo koszt uzyskania przychodów. Zauważmy, że najczęściej tak

właśnie będzie, przeważnie bowiem koszty prenumeraty prasy fachowej nie są znaczącą

kwotą. W tym miejscu warto przywołać interpretację indywidualną Dyrektora Izby

Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 stycznia 2008 r., nr ILPB3/423­148/07­2/MC:

„(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółdzielnia (…)

w roku 2007 opłaci również prenumeratę roczną czasopism na rok następny, otrzymując

fakturę w tym roku i zaliczając kwotę netto do aktywów jednostki jako rozliczenia między-

okresowe czynne, a następnie, kierując się zasadą istotności, wydatki te odpisuje w koszty

działalności w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości.

(…) Rozliczanie takich kosztów w czasie jest uzasadnione wówczas, gdy stanowią one

kwotę istotną dla podatnika. Nie ma uzasadnienia do rozliczania międzyokresowego

wartości, które w skali działalności firmy są nieznaczne, tzn. nie wpływają na rzetelne

i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

W takim przypadku powinny być jednorazowo zaliczane w koszty. Przepisy nie przesą-

dzają jednak o wysokości kwoty wydatku, decydującej o formie rozliczenia. W zależności

zatem od skali prowadzonej działalności oraz wysokości ponoszonej opłaty podatnik musi

zdecydować, czy jest to wartość istotna, która powinna być rozliczona w czasie, to znaczy

w poszczególnych miesiącach, czy też jest to dla niego kwota nieistotna, którą można

jednorazowo zaliczyć do kosztów podatkowych w dacie poniesienia.

Jeśli zatem Spółdzielnia kierując się powyższą zasadą istotności, dla celów bilanso-

wych traktuje wydatki związane z prenumeratą czasopism jako nieistotne dla jej dzia-

łalności, to może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych

w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości. (…)”

Przykład 1

Założenia

1. Jednostka we wrześniu 2008 r. opłaciła prenumeratę kompletu czasopism Wydawnictwa

Podatkowego GOFIN na 2009 rok w łącznej kwocie brutto 1.838 zł i w tym samym miesiącu

otrzymała fakturę potwierdzającą wpłatę.

2. Z dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wynika, że

jednostka rozlicza w czasie wszystkie koszty prenumeraty – odpisując je sukcesywnie

w okresie korzystania z prenumeraty.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacjaw księgach września 2008 r.

1. WB – wpłata na prenumeratę czasopism:

1.838,00 zł

– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN),

– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

2. Faktura VAT potwierdzająca zakup prenumeraty czasopism:

a) wartość w cenie zakupu

1.717,76 zł

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu

120,24 zł

–

Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) łączna kwota zobowiązania

1.838,00 zł

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN).

3. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w czasie:

1.717,76 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz równolegle

–

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne

rozliczenia międzyokresowe),

–

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Dekretacja w księgach 2009 r.

1. PK – księgowanie co miesiąc kosztów prenumeraty przypadających na bieżący okres

sprawozdawczy: (1.717,76 zł : 12 m­cy) =

143,15 zł

–

Wn konto 55 „Koszty zarządu”,

–

Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne

rozliczenia międzyokresowe).

Dla celów podatkowych koszty prenumeraty w wysokości 1.717,76 zł zostaną zaliczone

do kosztów uzyskania przychodów w równych miesięcznych ratach wynoszących 143,15 zł

– od stycznia do grudnia 2009 r.

Przykład 2

Założenia

1. Jednostka we wrześniu 2008 r. opłaciła prenumeratę Gazety Podatkowej na 2009 rok.

Faktura VAT otrzymana we wrześniu 2008 r. zawierała kwotę brutto: 280 zł.

2. Kwotę dotyczącą prenumeraty jednostka uznała za nieistotną. Z dokumentacji opi-

sującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wynika, że jednostka nie rozlicza co

miesiąc kosztów prenumeraty uznanych za nieistotne.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacjaw księgach września 2008 r.

1. WB – wpłata na prenumeratę czasopisma:

280,00 zł

–

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN),

–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

2. Faktura VAT potwierdzająca zakup prenumeraty czasopisma:

a) wartość w cenie zakupu

261,68 zł

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu

18,32 zł

–

Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) łączna kwota zobowiązania

280,00 zł

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: GOFIN).

3. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w 2009 r.

261,68 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz

–

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne

rozliczenia międzyokresowe),

–

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Dekretacja w księgach stycznia 2009 r.

1. PK – koszty prenumeraty przypadające na rok 2009 – jednorazowy odpis:

261,68 zł

–

Wn konto 55 „Koszty zarządu”,

–

Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce: Czynne

rozliczenia międzyokresowe).

Dla celów podatkowych koszty prenumeraty w wysokości 261,68 zł będą zaliczone do

kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2009 r.

Dorota Przybyszewska

Jak księgować koszty prenumeraty

prasy na 2009 rok?