195 Rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawc w dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy

brzmienie od 2009-08-05

Rozporz

dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu

prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach

zwi

zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt

osobowych pracownika

z dnia 28 maja 1996 r. (Dz.U. Nr 62, poz. 286)

Na podstawie art. 298

Kodeksu pracy zarz

dza si

, co nast

puje:

Rozdział 1. Dokumentowanie podj

cia pracy przez pracownika

§ 1. [Dokumenty od ubiegaj

cego si

o zatrudnienie] 1.

[1]

Pracodawca mo

żą

od osoby

ubiegaj

cej si

o zatrudnienie zło

enia nast

puj

cych dokumentów:

1) wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegaj

cej si

o zatrudnienie,

wiadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzaj

cych okresy

zatrudnienia, obejmuj

cych okresy pracy przypadaj

ce w roku kalendarzowym, w którym

pracownik ubiega si

o zatrudnienie,

3) dokumentów potwierdzaj

cych kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej

pracy,

wiadectwa uko

czenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegaj

cej si

o zatrudnienie w celu

przygotowania zawodowego,

5) orzeczenia lekarskiego stwierdzaj

cego brak przeciwwskaza

do pracy na okre

lonym

stanowisku,

6) innych dokumentów, je

eli obowi

zek ich przedło

enia wynika z odr

bnych przepisów.

[2]

Osoba ubiegaj

ca si

o zatrudnienie mo

e dodatkowo przedło

dokumenty potwierdzaj

ce jej

umiej

tno

ci i osi

gni

cia zawodowe,

wiadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty

potwierdzaj

ce okresy zatrudnienia, obejmuj

ce okresy pracy przypadaj

ce w innym roku kalendarzowym

rok, w którym pracownik ubiega si

o zatrudnienie oraz dokumenty stanowi

ce podstaw

korzystania ze szczególnych uprawnie

w zakresie stosunku pracy.

2a.

[3]

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegaj

cej si

o zatrudnienie stanowi

zał

cznik nr 1 do rozporz

dzenia.

2b.

[4]

Pracodawca mo

żą

od pracownika zło

enia kwestionariusza osobowego w przypadkach, o

których mowa w art. 22

§ 2 Kodeksu pracy.

3. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów.
Pracodawca mo

żą

od pracownika przedło

enia oryginałów tych dokumentów tylko do wgl

du lub

sporz

dzenia ich odpisów albo kopii.

[5]

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika stanowi zał

cznik nr 1a do

rozporz

dzenia.

§ 2. [Sporz

dzenie umowy o prac

] 1. Pracodawca sporz

dza umow

o prac

co najmniej w dwóch

jednobrzmi

cych egzemplarzach, z których jeden dor

cza si

pracownikowi, a drugi wł

cza do jego akt

osobowych.
2. Przepis ust. 1 stosuje si

odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawc

rodzaju umowy

o prac

zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie to dor

cza si

pracownikowi za

pisemnym potwierdzeniem odbioru.
3. Pomocniczy wzór umowy o prac

stanowi zał

cznik nr 2 do rozporz

dzenia.

§ 3. [Potwierdzenie zapoznania si

z regulaminem pracy; bhp]

[6]

Pracodawca przed dopuszczeniem

pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania si

z tre

regulaminu pracy, a w

przypadku okre

lonym w art. 29 § 3 Kodeksu pracy - z informacj

, o której mowa w tym przepisie, oraz z

przepisami i zasadami dotycz

cymi bezpiecze

stwa i higieny pracy, z zakresem informacji obj

tych

tajemnic

okre

lon

w obowi

zuj

cych ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a tak

z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy.

§ 4. [Legitymacja słu

bowa] Je

eli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w zwi

zku z zatrudnieniem

pracownika wystawia legitymacj

słu

bow

, przepustk

albo inny dokument upowa

niaj

cy pracownika

do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw słu

bowych poza zakładem.

§ 5. [Zawiadomienie komornika] Je

eli

wiadectwo pracy przedło

one przez pracownika zawiera

wzmiank

o zaj

ciu wynagrodzenia za prac

, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika

komornika prowadz

cego post

powanie egzekucyjne oraz pracodawc

, który wydał

wiadectwo (art. 884

§ 3 Kodeksu post

powania cywilnego).

Rozdział 2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach zwi

zanych

ze stosunkiem pracy

§ 6. [Zakres akt osobowych] 1. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla ka

dego pracownika

akta osobowe.

[7]

Akta osobowe pracownika składaj

z 3 cz

ęś

ci i obejmuj

1) w cz

ęś

ci A - dokumenty zgromadzone w zwi

zku z ubieganiem si

o zatrudnienie, okre

lone w

przepisach § 1 ust. 1 i 2;

2) w cz

ęś

ci B - dokumenty dotycz

ce nawi

zania stosunku pracy oraz przebiegu

zatrudnienia pracownika, w tym: a) umow

o prac

, a je

eli umowa nie została zawarta

na pi

mie - potwierdzenie ustale

co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a tak

zakres czynno

ci (zakres obowi

zków), je

eli pracodawca dodatkowo w tej formie okre

lił

zadania pracownika wynikaj

ce z umowy o prac

) dokumenty dotycz

ce wykonywania pracy w formie telepracy,

b) pisemne potwierdzenie zapoznania si

przez pracownika z przepisami i informacjami

okre

lonymi w § 3 oraz za

wiadczenia o uko

czeniu wymaganego szkolenia w zakresie

bezpiecze

stwa i higieny pracy,

c) o

wiadczenie pracownika b

cego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o

braku zamiaru korzystania z uprawnie

okre

lonych w przepisach wymienionych w art.

189

Kodeksu pracy,

d) dokumenty dotycz

ce powierzenia pracownikowi mienia z obowi

zkiem zwrotu albo do

wyliczenia si

e) dokumenty zwi

zane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f) o

wiadczenia dotycz

ce wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o prac

lub

zmiany tych warunków w innym trybie,

g) dokumenty zwi

zane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyró

nienia oraz

wymierzeniem kary porz

dkowej,

h) pisma dotycz

ce udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzy

skiego,

dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzy

skiego, urlopu ojcowskiego, urlopu

wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

) dokumenty zwi

zane z obni

eniem wymiaru czasu pracy, w przypadku okre

lonym w

art. 186

Kodeksu pracy,

i) orzeczenia lekarskie wydane w zwi

zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i

kontrolnymi,

j) umow

o zakazie konkurencji, je

eli strony zawarły tak

umow

w okresie pozostawania

w stosunku pracy,

) wnioski pracownika dotycz

ce ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art.

142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143
Kodeksu pracy), a tak

e stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest

wiadczona wył

cznie w pi

tki, soboty, niedziele i

ta (art. 144 Kodeksu pracy),

) wniosek pracownika o poinformowanie wła

ciwego inspektora pracy o zatrudnianiu

pracowników pracuj

cych w nocy oraz kopi

informacji w tej sprawie skierowanej do

wła

ciwego inspektora pracy,

k) korespondencj

z reprezentuj

pracownika zakładow

organizacj

zwi

zkow

wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagaj

cych współdziałania pracodawcy z t

organizacj

lub innymi podmiotami konsultuj

cymi sprawy ze stosunku pracy,

) (uchylona)

l) informacje dotycz

ce wykonywania przez pracownika powszechnego obowi

zku obrony;

3) w cz

ęś

ci C - dokumenty zwi

zane z ustaniem zatrudnienia, w tym: a) o

wiadczenie o

wypowiedzeniu lub rozwi

zaniu umowy o prac

) dotycz

żą

dania wydania

wiadectwa pracy (art. 97 § 1

Kodeksu pracy) oraz

zwi

zane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieni

ęż

nego za urlop

wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

b) kopi

wydanego pracownikowi

wiadectwa pracy,

c) potwierdzenie dokonania czynno

ci zwi

zanych z zaj

ciem wynagrodzenia za prac

zwi

zku z prowadzonym post

powaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu

post

powania cywilnego),

d) umow

o zakazie konkurencji po rozwi

zaniu stosunku pracy, je

eli strony zawarły tak

umow

e) orzeczenia lekarskie wydane w zwi

zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po

rozwi

zaniu stosunku pracy.

3. Dokumenty znajduj

ce si

w poszczególnych cz

ęś

ciach akt osobowych powinny by

uło

one w

porz

dku chronologicznym oraz ponumerowane; ka

da z tych cz

ęś

ci powinna zawiera

pełny wykaz

znajduj

cych si

w nich dokumentów.

4. Pomocnicze wzory pism dotycz

cych o

wiadcze

pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o prac

wypowiedzeniu warunków umowy o prac

oraz rozwi

zaniu umowy o prac

bez wypowiedzenia stanowi

zał

czniki nr 3-6 do rozporz

dzenia.

§ 7. [Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków] Pracodawca prowadzi dokumentacj

dotycz

podejrze

o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w

drodze do pracy i z pracy, a tak

wiadcze

zwi

zanych z tymi chorobami i wypadkami.

§ 8. [Ewidencja czasu pracy, wynagrodzenia, przydziału odzie

[8]

Pracodawca zakłada i prowadzi

odr

bnie dla ka

dego pracownika:

1) kart

ewidencji czasu pracy w zakresie obejmuj

cym: prac

w poszczególnych dobach, w tym

prac

w niedziele i

ta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy

wynikaj

ce z rozkładu czasu pracy w przeci

tnie pi

ciodniowym tygodniu pracy, a tak

e dy

ury,

urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecno

ci w

pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzgl

dnia w ewidencji tak

e czas

ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu
odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2) imienn

kart

(list

) wypłacanego wynagrodzenia za prac

i innych

wiadcze

zwi

zanych z

prac

3) kart

ewidencyjn

przydziału odzie

y i obuwia roboczego oraz

rodków ochrony indywidualnej, a

tak

e wypłaty ekwiwalentu pieni

ęż

nego za u

ywanie własnej odzie

y i obuwia oraz ich pranie i

konserwacj

§ 8a. [Doł

czenie wniosków o udzielenie czasu wolnego]

[9]

Do karty ewidencji czasu pracy

pracownika doł

cza si

jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas

przepracowany w godzinach nadliczbowych.

§ 9. [Przekazanie akt osobowych] W sytuacji okre

lonej w art. 23

Kodeksu pracy albo w odr

bnych

przepisach przewiduj

cych nast

pstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawi

zanych

przez poprzedniego pracodawc

, dotychczasowy pracodawca jest obowi

zany przekaza

akta osobowe

pracownika oraz pozostał

dokumentacj

w sprawach zwi

zanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy

przejmuj

cemu tego pracownika.

§ 10. [Odpowiednie stosowanie]

[10]

Przepisy rozporz

dzenia dotycz

ce dokumentacji w sprawach

zwi

zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych

na podstawie umowy o prac

stosuje si

odpowiednio w razie nawi

zania stosunku pracy na podstawie

innych aktów ni

umowa o prac

, z zastrze

eniem odr

bno

ci wynikaj

cych z tych aktów.

Rozdział 3. Przepisy przej

ciowe i ko

cowe

§ 11. [Obowi

zek dostosowania dokumentacji] W okresie 6 miesi

cy od dnia wej

cia w

ycie

rozporz

dzenia pracodawcy dostosuj

prowadzon

dokumentacj

w sprawach zwi

zanych ze stosunkiem

pracy oraz akta osobowe pracowników do przepisów tego rozporz

dzenia.

§ 12. [Wej

cie w

ycie] Rozporz

dzenie wchodzi w

ycie z dniem 2 czerwca 1996 r.

Zał

cznik 1.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegaj

cej si

o zatrudnienie

Zał

cznik 1a.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika (wzór)

Zał

cznik 2.

Umowa o prac

(wzór)

Zał

cznik 3.

Rozwi

zanie umowy o prac

za wypowiedzeniem (wzór)

Zał

cznik 4.

Rozwi

zanie umowy o prac

z zastosowaniem skróconego okresu

wypowiedzenia (wzór)

Zał

cznik 5.

Wypowiedzenie warunków umowy o prac

(wzór)

Zał

cznik 6.

Rozwi

zanie umowy o prac

bez wypowiedzenia (wzór)