Gazeta Podatkowa nr 46 • 8.06.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Koszty związane z najmem lokalu

Spółka  cywilna  wynajmuje  lokal  w  budynku  należącym  do  wspólnika 

(wydzielono pomieszczenie na biuro). Wydatki dotyczące biura rozliczane 

są wskaźnikiem w stosunku do powierzchni ogólnej. Prowadząc księgę 

podatkową metodą kasową zapłacone faktury z tytułu najmu oraz za media 

wystawione na właściciela lokalu ujmujemy w kosztach w dniu zapłaty fak-

tury – na podstawie dowodu wewnętrznego. Czy jest to prawidłowe?

Koszty czynszu najmu oraz opłat za media dotyczące wynajmowanego lokalu należą 

do pozostałych wydatków ewidencjonowanych w księdze podatkowej w kolumnie 13 

„Pozostałe wydatki” (lub 14 – według „starego” wzoru księgi).

Z pytania wynika, że spółka prowadząc księgę podatkową ewidencjonuje pozostałe 

koszty zgodnie z tzw. metodą kasową, określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof. Oznacza 

to, że koszty uzyskania przychodów należy potrącać (ujmować w księdze) tylko w tym 

okresie, w którym zostały poniesione. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uzyskania 

przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów 

P

racodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 

danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe. Tak sta-

nowi art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, 

poz. 335 ze zm.). Jeżeli pracodawca podejmie decyzję o wypłacaniu świadczenia urlopowego, 

wówczas zobowiązany jest do jego wypłaty raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu 

w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolej-

nych dni kalendarzowych. Wypłaty świadczenia urlopowego pracodawca powinien dokonać 

najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawo-

wego na Fundusz, określonego w ustawie o ZFŚS, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia 

pracownika. Przy czym wysokość świadczenia dla pracownika zatrudnionego w normalnych 

oraz w szczególnie uciążliwych warunkach ustalana jest proporcjonalnie do wymiaru czasu 

pracy tego pracownika. Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego w roku 2007 

kształtuje się następująco:

dla pracownika zatrudnio-

nego w normalnych 

warunkach pracy

dla pracownika zatrudnio-

nego w szczególnie uciąż-

liwych warunkach pracy

dla pracownika 

młodocianego

- na pełny etat  804,60 zł - na pełny etat  1.072,80 zł - w I roku nauki  107,28 zł
- na 3/4 etatu 

603,45 zł - na 3/4 etatu 

804,60 zł - w II roku nauki  128,74 zł

- na 1/2 etatu 

402,30 zł - na 1/2 etatu 

536,40 zł - w III roku nauki  150,19 zł

- na 1/4 etatu 

201,15 zł - na 1/4 etatu 

268,20 zł

W księgach rachunkowych wypłacone pracownikom świadczenie urlopowe zalicza 

się do kosztów działalności operacyjnej jednostki.  Naliczone świadczenie urlopowe 

podlega więc ujęciu w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne 

świadczenia) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami”.

Wypłacone świadczenie urlopowe stanowi dla pracownika przychód podlegający opo-

datkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przepisy ustawy o pdof (Dz. U. 

z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) nie wymieniają w katalogu zwolnień z podatku świadczeń 

urlopowych, więc zastosowanie znajdzie art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. W myśl tego przepisu 

wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe należy traktować jako przychód pracow-

nika ze stosunku pracy.

Świadczenie urlopowe w 2007 r. – ujęcie księgowe

Natomiast świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpi-

su podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek 

na ubezpieczenia społeczne. Mówi o tym § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy 

i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek 

na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), jak również art. 3 

ust. 6 ustawy o ZFŚS. Wypłacone świadczenie urlopowe nie jest również uwzględniane 

w podstawie ustalania składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca wypłacone pracownikom świadczenia urlopowe – do wysokości kwot okre-

ślonych w ustawie o ZFŚS – może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to 

z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop 

(Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Jak w księgach rachunkowych ująć naliczenie i wypłatę świadczenia urlopowego – przed-

stawiamy w poniższym przykładzie.

Przykład

Pracodawca spoza sfery budżetowej zatrudniający mniej niż 20 pracowników w prze-

liczeniu na pełne etaty podjął decyzję o wypłacie pracownikom świadczeń urlopowych. 

Pracownikowi zatrudnionemu na pełnym etacie w normalnych warunkach pracy wypłacono 

świadczenie urlopowe w wysokości 750 zł.

Dekretacja

1.  Zarachowanie należnego pracownikowi świadczenia urlopowego: 

750 zł

-  Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” 

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,

-  Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” 

(w analityce: Konto imienne pracownika).

2.  Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych: 

142,50 zł

- Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” 

(w analityce: Konto imienne pracownika),

-  Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” 

(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym).

3.  Wypłata świadczenia urlopowego w kwocie netto: 

607,50 zł

- Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” 

(w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunek bankowy”.

Z chwilą wypłaty świadczenia urlopowego pracownikowi, pracodawca kwotę 750 zł 

będzie mógł ująć w kosztach uzyskania przychodów.

Dorota Przybyszewska

Podatkowa księga 

przychodów i rozchodów

Jak wnieść prywatny samochód do spółki?

Jesteśmy spółką cywilną małżeńską. Chcemy wnieść do firmy i amortyzo-

wać prywatny samochód osobowy, który stanowi naszą wspólną własność. 

Jak formalnie dokonać tego wniesienia? Czy należy sporządzić oświad-

czenie, tak jak w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność 

gospodarczą we własnym imieniu?

Samochód osobowy będzie można ująć w ewidencji środków i dokonywać od niego 

odpisów amortyzacyjnych, jeżeli będzie spełniał definicję środka trwałego określoną 

w art. 22a ustawy o pdof. Zakładając, że tak jest, przejdźmy do zagadnień związanych 

z ustaleniem jego wartości początkowej i wprowadzeniem do używania.

Za wartość początkową środka trwałego w przypadku nabycia go w drodze kupna 

uważa się cenę nabycia wynikającą z dokumentu zakupu. Jednak w przypadku gdy nie 

można ustalić ceny nabycia, bo np. nie zachował się dokument zakupu albo ze względu 

na upływ czasu cena nabycia nie odzwierciedla aktualnej wartości tego samochodu, 

stosuje się art. 22g ust. 8 ustawy o pdof. Można więc wówczas przyjąć wartość począt-

kową środka trwałego w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, 

z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku 

poprzedzającego rok wprowadzenia do używania oraz stanu i stopnia ich zużycia.

Wartość początkową prywatnego samochodu małżonków, wniesionego do działalno-

ści prowadzonej przez tych małżonków w formie spółki cywilnej, można więc ustalić 

np. na podstawie cen rynkowych samochodów tej samej marki, rocznika i o podobnych 

parametrach technicznych z grudnia poprzedniego roku.

Zauważmy przy tym, że co prawda art. 22g ust. 11 ustawy o pdof stanowi, iż w razie 

gdy  składnik  majątku  stanowi  współwłasność  podatnika,  wartość  początkową  tego 

składnika ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika 

we własności– jednak zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących 

wspólność majątkową małżonków prowadzących razem działalność gospodarczą.

Podstawą dokonania wpisu do ewidencji powinien być dowód księgowy zawierają-

cy dane określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie 

prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przypomnijmy, że dowód 

księgowy to dokument zawierający co najmniej:

a)  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestni-

czących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której 

dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada 

dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli 

przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospo-

darczych,

e)  numer dowodu.

Trzeba w tym miejscu wskazać, że z przepisów ustawy o pdof ani też prze-

pisów ww. rozporządzenia nie wynika wzór dowodu służącego wprowadzeniu 

prywatnego majątku do ewidencji środków trwałych. W praktyce zazwyczaj 

przyjmuje on formę oświadczenia sporządzonego przez właściciela (przedsię-

biorcę) wnoszącego składnik majątku do działalności albo formę dowodu „OT 

– przyjęcie środka trwałego do używania”. Najważniejsze jest natomiast, by z tego 

dowodu lub załączonych do niego dokumentów wynikał sposób ustalenia wartości 

początkowej. Szczególnie istotne jest to w przypadku, gdy ustalenie wartości po-

czątkowej samochodu następuje zgodnie z art. 22g ust. 8 ustawy o pdof – do dowodu 

księgowego będącego podstawą dokonania zapisu w ewidencji środków trwałych 

można wówczas załączyć np. cenniki z komisów samochodowych potwierdzające 

prawidłowość dokonanej wyceny.

Ustaloną wartość początkową środka trwałego należy na podstawie dowodu księgowego 

wpisać do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania do używania 

i od następnego miesiąca dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tego środka trwałego 

księgując ich wartość w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” (lub 14 – według „starego” 

wzoru księgi).

Dorota Przybyszewska

i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stano-

wiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Zatem koszty 

czynszu najmu lokalu i opłat za media należy ująć w księdze pod datą wystawienia 

dowodu księgowego właściwego do udokumentowania tych kosztów.

Koszty czynszu najmu lokalu w kwocie określonej na fakturze od wynajmujące-

go (wspólnika spółki) należy ująć w pozostałych wydatkach pod datą wystawienia 

faktury za czynsz najmu. Datę tę należy wpisać do kolumny 2 „Data zdarzenia go-

spodarczego”.

Natomiast  zapisów  w  księdze  dotyczących  wydatków  związanych  z  opłatami 

za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części 

przypadającej  na  działalność  gospodarczą  można  dokonać  na  podstawie  dowodu 

wewnętrznego – podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący 

całość opłat na te cele. Wynika to z § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów 

w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. 

nr 152, poz. 1475 ze zm.). Dlatego właściwym udokumentowaniem opłat za media 

będzie dowód wewnętrzny sporządzony w oparciu o dane wynikające z faktur wy-

stawionych na wynajmującego (wspólnika). Ponieważ podstawą do ujęcia w księdze 

podatkowej kosztów opłat za media związanych z wynajmowanym lokalem jest dowód 

wewnętrzny, koszty z tego tytułu należy wpisać do księgi pod datą wystawienia tego 

dowodu (wskazaną w kolumnie 2 księgi).