„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
419[01].Z2.03

Poradnik dla nauczyciela

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji

–

Państwowy Instytut Badawczy

Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1

Recenzenci:
mgr Edward Marek Klęczar
mgr Agnieszka Mikina



Opracowanie redakcyjne:
mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa



Konsultacja:
mgr Edyta Kozieł

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczn

ą

programu jednostki modułowej 419[01].Z2.03,

„Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów”, zawartego w modułowym programie
nauczania dla zawodu technik prac biurowych.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2

SPIS TREŚCI

1.

Wprowadzenie

3

2.

Wymagania wstępne

4

3.

Cele kształcenia

5

4.

Przykładowe scenariusze zajęć

6

5.

Ćwiczenia

12

5.1.

Informacja w pracy biurowej

12

5.1.1. Ćwiczenia

12

5.2.

Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne.

16

5.2.1. Ćwiczenia

16

5.3. Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt.

20

5.3.1 Ćwiczenia

20

5.4. Obieg dokumentów

23

5.4.1 Ćwiczenia

23

5.5. Przechowywanie i archiwizacja akt

25

5.5.1 Ćwiczenia

25

6.

Ewaluacja osiągnięć ucznia

28

7. Literatura

40

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3

1.

WPROWADZENIE

Przekazujemy Państwu Poradnik dla nauczyciela, który będzie pomocny w prowadzeniu

zajęć dydaktycznych w szkole kształcącej w zawodzie technik prac biurowych.

W poradniku zamieszczono:

–

wymagania wstępne, w których wyszczególniono jakie umiejętności powinien posiadać
uczeń przed przystąpieniem do realizacji jednostki modułowej,

–

cele kształcenia, które pokazują jakie umiejętności uczeń opanuje po przeprowadzeniu
procesu kształcenia,

–

przykładowe scenariusz zajęć,

–

ć

wiczenia do samodzielnego rozwiązania zawierające: polecenie, wskazówki do realizacji,

sposób wykonania, zalecane metody nauczania–uczenia

się oraz środki dydaktyczne do

wykonania

ć

wiczenia,

które

pomogą

ukształtować

umiejętności

praktyczne

i zweryfikować nabytą wiedzę teoretyczną,

–

sprawdzian osiągnięć, który po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej
pozwoli ocenić poziom nabytych umiejętności w procesie kształcenia danej jednostki
modułowej,

–

wykaz literatury.
Wskazane jest, aby zajęcia dydaktyczne były prowadzone różnymi metodami ze

szczególnym uwzględnieniem aktywizujących metod nauczania, np. metody projektów, tekstu
przewodniego. Formy organizacyjne pracy uczniów mogą być zróżnicowane, począwszy od
samodzielnej do zespołowej pracy uczniów.

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł 419[01].Z2

Organizacja

i funkcjonowanie biura

419[01].Z2.01

Stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska

419[01]. Z2.02

Prowadzenie korespondencji

419[01]. Z2.03

Zarządzanie informacją

i obiegiem dokumentów

419[01]. Z2.04

Organizowanie pracy

w sekretariacie

419[01]. Z2.05

Obsługa klienta

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, uczeń powinien umieć:

−

posługiwać się słownictwem związanym z praktyką gospodarczą i pracą biurową,

−

wyjaśniać podstawowe pojęcia ekonomiczne,

−

rozróżniać podstawowe środki techniczne pracy biurowej (telefon, faks, kserokopiarka),

−

pozyskiwać, utrwalać i przekazywać informacje drogą elektroniczną,

−

obsługiwać nowoczesne urządzenia biurowe,

−

wydrukować dokument,

−

posługiwać się słownictwem obcojęzycznym w zakresie podstawowego słownictwa
zawodowego,

−

charakteryzować pisma stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,

−

wyodrębniać części składowe pisma,

−

wypełniać formularze,

−

obsługiwać komputer w podstawowym zakresie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, uczeń powinien umieć:

−

wyodrębnić elementy struktury informacji,

−

rozróżnić nośniki informacji najczęściej występujących w biurze,

−

wyjaśnić istotę i zakres zarządzania informacją wewnątrz instytucji,

−

odebrać i przekazać informacje za pomocą nowoczesnych urządzeń biurowych,

−

wykorzystać instrukcję kancelaryjną do ustalania obiegu pism i dokumentów,

−

pozyskać i dokonać selekcji informacji,

−

zaklasyfikować informacje według różnych kryteriów,

−

zarejestrować sprawy i oznakować je,

−

zarejestrować pisma w dzienniku korespondencyjnym,

−

zaklasyfikować akta spraw, stosując klasyfikację dziesiętną,

−

zaklasyfikować akta spraw według kategorii archiwalnych,

−

zaklasyfikować materiały archiwalne do likwidacji lub konserwacji,

−

przygotować akta do archiwizowania,

−

wykonać

typowe

czynności

związane

z

porządkowaniem,

prowadzeniem

i archiwizowaniem powierzonej dokumentacji i akt jednostki organizacyjnej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6

4. PRZYKŁADOWE SCENARIUSZE ZAJĘĆ

Scenariusz zajęć 1

Osoba prowadząca

…………………………………….………….

Modułowy program nauczania: 419[01] Technik prac biurowych
Moduł:

419[01].Z2 Organizacja i funkcjonowanie biura

Jednostka modułowa:

419[01].Z2.03 Zarządzanie informacją i obiegiem

dokumentów

Temat: Informacja głównym produktem pracy biurowej

Cel ogólny: Kształtowanie umiejętności wyodrębniania struktury informacji oraz

organizowania obiegu informacji.

Po zakończeniu zajęć edukacyjnych uczeń powinien umieć:

−

scharakteryzować pojęcie informacji,

−

wymienić i rozróżnić elementy struktury informacji,

−

wymienić nośniki informacji,

−

podać przykłady informacji,

−

przewidzieć skutki otrzymanych i przekazanych informacji,

−

wyszukać informacje,

−

dokonać selekcji informacji,

−

przetworzyć informacje,

−

wskazywać sposoby przekazywania informacji,

−

wskazywać sposoby przechowywania informacji.

Metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

pogadanka heurystyczna,

−

praca z tekstem,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Formy organizacyjne pracy uczniów:

−

praca indywidualna,

−

praca w grupach.

Czas: 2 godziny dydaktyczne.

Środki dydaktyczne:

−

materiały zebrane przez uczniów: ulotki, foldery, oferty,

−

materiały przekazane przez nauczyciela,

−

komputery z dostępem do Internetu,

−

arkusze papieru,

−

pisaki,

−

literatura zgodna z materiałem nauczania 4.1 poradnika dla ucznia.

Przebieg zajęć:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7

1.

Przygotowanie stanowisk pracy.

2.

Wprowadzenie

−

wyjaśnienie tematu zajęć,

−

utworzenie zespołów roboczych.

3.

Podanie celów kształcenia.

4.

Plan zajęć:

A. Informacja w procesie decyzyjnym:

−

nauczyciel w formie pogadanki i pytań odwołuje się do uczniów w celu przypomnienia
nabytych wiadomości z zakresu zarządzania (istota, cele zarządzania, podstawowe
funkcje),

−

uczniowie korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia, wskazują na
znaczenie informacji w podejmowaniu decyzji,

−

uczniowie rozwiązują w zespołach ćwiczenie 1 z poradnika dla ucznia z części 4.1
korzystając ze zgromadzonych wcześniej informacji oraz materiałów (ulotki, foldery,
oferty, informacje otrzymane od pracowników banku), prezentują, analizują oraz
weryfikują swoją wiedzę.

B. Struktura informacji:

−

uczniowie korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia, rozróżniają
strukturę informacji,

−

uczniowie rozwiązują w zespołach ćwiczenie 5 z poradnika dla ucznia z części 4.1,
prezentują, analizują oraz weryfikują swoją wiedzę,

−

nauczyciel rozdaje uczniom przygotowane przez siebie ćwiczenie, w którym uczniowie
indywidualnie mają wyodrębnić elementy struktury podanej informacji; wskazana lub
chętna osoba prezentuje rozwiązanie, pozostali uczniowie weryfikują własne
rozwiązania, analizują ewentualnie popełnione błędy.

−

Załącznik do części B planu zajęć:
Zadanie do wykonania przekazane uczniom przez nauczyciela:
Wyodrębnij elementy struktury informacji:
Na stronie internetowej Liceum Ogólnokształcącego znajduje się informacja: W czwartek
19 czerwca 2008 r. o godz. 10.00 zapraszamy uczniów naszej szkoły do akcji
zamalowywania napisów na murach naszego miasta. Osoby chętne do udziału w akcji
proszone są o składanie zgłoszeń do samorządu szkolnego.

C. Etapy obiegu informacji:

−

uczniowie korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia, wskazują na
czynności biurowe, które należy wykonać, aby zorganizować obieg informacji,

−

uczniowie rozwiązują w zespołach na stanowiskach komputerowych ćwiczenie 3
z poradnika dla ucznia z części 4.1, liderzy grup prezentują wykonane zadanie, uczniowie
analizują poprawność wykonanego zadania, weryfikują swoją wiedzę.

Zakończenie zajęć

Ocena pracy uczniów

−

ocena poziomu osiągnięć i aktywności uczniów,

−

wskazanie prac wyróżniających,

−

wskazanie na czynności błędne,

−

omówienie ewentualnych trudności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8

Praca domowa

Zadanie: Wymień i scharakteryzuj etapy obiegu informacji w przedsiębiorstwie handlowym
w celu pozyskania oferty dostawców towarów i wyboru dostawcy oferującego
najkorzystniejsze warunki.

Sposób uzyskania informacji zwrotnej od ucznia po zakończonych zajęciach

−

uczniowie rozumieją znaczenie informacji w procesie zarządzania przedsiębiorstwem,

−

uczniowie rozróżniają i charakteryzują elementy struktury informacji,

−

uczniowie wykonują czynności biurowe w poszczególnych etapach obiegu informacji,

−

uczniowie przewidują skutki otrzymanych i przekazanych informacji.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9

Scenariusz zajęć 2

Osoba prowadząca

…………………………………….………….

Modułowy program nauczania: 419[01] Technik prac biurowych
Moduł:

419[01].Z2 Organizacja i funkcjonowanie biura

Jednostka modułowa:

419[01].Z2.03 Zarządzanie informacją i obiegiem

dokumentów

Temat: Rejestracja pism w systemie kancelaryjnym dziennikowym.

Cel ogólny: Kształtowanie umiejętności rejestracji pism w dzienniku korespondencyjnym,

w systemie jednodziennikowym

Po zakończeniu zajęć edukacyjnych uczeń powinien umieć:

−

zarejestrować pismo w dzienniku korespondencyjnym w systemie jednodziennikowym,

−

oznaczyć pismo według zasad systemu kancelaryjnego,

−

zbudować symbol cyfrowy dowolnego stopnia do znakowania akt.

Metody nauczania–uczenia się:

−

pogdanka heurystyczna,

−

pokaz,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Formy organizacyjne pracy uczniów:

−

praca indywidualna,

−

praca w zespołach.

Czas: 2 godziny dydaktyczne.

Środki dydaktyczne:
–

dziennik korespondencyjny w systemie jednodziennikowym,

–

kserokopie stron dziennika korespondencyjnego,

–

długopisy,

–

literatura zgodna z punktem 4.2. poradnika dla ucznia

Przebieg zajęć:

1.

Przygotowanie stanowisk pracy.

2.

Wprowadzenie

−

podanie tematu zajęć,

−

podział uczniów na zespoły.

3.

Podanie celów kształcenia.

4.

Plan zajęć:

A. System kancelaryjny dziennikowy:

−

nauczyciel w formie pogadanki i pytań odwołuje się do uczniów w celu przypomnienia
nabytych wiadomości o systemie kancelaryjnym dziennikowym (istota stosowania
systemu kancelaryjnego, rodzaje systemu kancelaryjnego, komórki organizacyjne
zajmujące

się

prowadzeniem

dziennika

korespondencyjnego,

cechy

systemu

kancelaryjnego),

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

10

−

uczniowie korzystają z treści materiału nauczania poradnika dla ucznia oraz
z wskazanych treści wybranej przez nauczyciela literatury, charakteryzują system
kancelaryjny jednodziennikowy.

B. Struktura znaku pisma:

−

uczniowie w zespołach korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia,
identyfikują strukturę znaku pisma,

−

nauczyciel podaje zespołom przygotowaną treść zadania, na podstawie której uczniowie
w zespołach identyfikują poszczególne elementy budowy znaku pisma,

−

lider zespołu prezentuje rozwiązanie, pozostali uczniowie weryfikują rozwiązania we
własnych zespołach, analizują ewentualnie popełnione błędy.

−

Załącznik do części B planu lekcji:
Zadanie do wykonania przekazane uczniom przez nauczyciela:
Wyodrębnij elementy struktury znaków pisma:

ZSP/DK-120-5/2007
BHP-131-12/07

C. Rejestracja pism w dzienniku korespondencyjnym:

−

nauczyciel wskazuje na treść ćwiczenia 2 w części 4.2. poradnika dla ucznia do
samodzielnego wykonania,

−

nauczyciel rozdaje przygotowane kserokopie stron dziennika korespondencyjnego
niezbędne do rozwiązania ćwiczenia, uczniowie korzystają także z literatury
zaproponowanej wcześniej przez nauczyciela,

−

nauczyciel objaśnia treść ćwiczenia,

−

uczniowie rejestrują pisma w dzienniku korespondencyjnym zgodnie z treścią ćwiczenia,

−

nauczyciel obserwuje pracę uczniów, udziela indywidualnych wskazówek,

−

uczniowie prezentują wybrane prace,

−

uczniowie analizują poprawność wykonanego zadania, weryfikują swoją wiedzę.

Zakończenie zajęć

Ocena pracy uczniów

−

ocena poziomu osiągnięć i aktywności uczniów,

−

wskazanie prac wyróżniających,

−

wskazanie na czynności błędne,

−

omówienie ewentualnych trudności.

Praca domowa
Zadanie
Zarejestruj w dzienniku korespondencyjnym pisma, które wpłynęły do sekretariatu szkoły
i które zostały wysłane.

Pisma otrzymane

Data otrzymania

Nadawca

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

19.01.2007 r.

Zakład Małej
Gastronomii

Prośba o wynajęcie
pomieszczenia na bufet

14.01.2007 r.

MG-520-16/07

22.01.2007 r.

Ośrodek Szkolenia
i Doskonalenia
Kadr

Oferta przeprowadzenia
szkoleń dla pracowników

18.01.2007 r.

OSDK-650-3/07

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11

Pisma wysłane

Data wysłania

Adresat

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

25.01.2007 r.

Zakład Małej
Gastronomii

Ofert wynajęcia
pomieszczenia

25.01.2007 r.

ZSP-410-64/07

26.01.2007 r.

Grzegorz
Marczyński

Wezwanie do szkoły
w sprawie ucznia

23.01.2007 r.

ZSP-900-11/07

Sposób uzyskania informacji zwrotnej od ucznia po zakończonych zajęciach

−

uczniowie identyfikują rodzaje i cechy systemu kancelaryjnego,

−

uczniowie identyfikują elementy struktury znaku pisma,

−

uczniowie charakteryzują strukturę dziennika korespondencyjnego jednodziennikowego,

−

uczniowie rejestrują pisma w dzienniku korespondencyjnym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12

5. ĆWICZENIA

5.1. Informacja w pracy biurowej

5.1.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Ustal, jakie informacje będą potrzebne przy wyborze banku w wybranej miejscowości

(regionie), w którym przedsiębiorstwo chce zaciągnąć kredyt lub ulokować środki pieniężne.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

wyszukać banki komercyjne funkcjonujące w wybranej miejscowości (regionie),

3)

ustalić warunki udzielania kredytów w poszczególnych bankach, w wybranej
miejscowości (regionie),

4)

ustalić warunki zakładania lokat w poszczególnych bankach, w wybranej miejscowości
(regionie),

5)

wybrać najlepszy bank, w którym przedsiębiorstwo mogłoby zaciągnąć kredyt
lub ulokować środki pieniężne,

6)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

ć

wiczenia praktyczne,

−

metoda tekstu przewodniego.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

materiały zebrane w bankach funkcjonujących w wybranej miejscowości – ulotki,
foldery, materiały promocyjne, informacja udzielona w banku.

Ćwiczenie 2

Ustal kierunki przepływu

informacji w Twojej grupie klasowej oraz nośniki tych

informacji. Przedstaw graficznie ustalone kierunki przepływu informacji.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić sytuacje, w których przekazywane są informacje w grupie klasowej,

3)

dobrać kierunki przepływu informacji do określonych wcześniej sytuacji,

4)

ustalić nośniki informacji wykorzystywane w grupie klasowej przez uczniów

i nauczycieli,

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Wymień i scharakteryzuj czynności związane z obiegiem informacji, które należy

wykonać w celu zorganizowania wycieczki klasowej. Przedstaw graficznie etapy obiegu
informacji związane ze zorganizowaniem wycieczki szkolnej.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Nauczyciel powinien także
omówić zasady bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy ucznia oraz zasady
posługiwania się urządzeniami biurowymi na stanowisku.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić w grupie kierunek wycieczki,

3)

zebrać oferty wycieczek,

4)

wskazać informacje, które zadecydują o wyborze konkretnej oferty,

5)

poinformować o wyborze oferty opiekuna grupy,

6)

przygotować plan wycieczki,

7)

zapisać informacje na dostępnym, wybranym nośniku

8)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

9)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne,

−

metoda projektów.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

−

kartki papieru,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 4

Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoły. Scharakteryzuj i oceń przepływ informacji

w kierunku pionowym i poziomym w szkole według kryterium skuteczności, szybkości
i rzetelności.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Nauczyciel powinien także
omówić zasady bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy ucznia oraz zasady
posługiwania się urządzeniami biurowymi na stanowisku.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

zapoznać się z treścią zadania,

2)

ustalić komórki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,

3)

powiązać komórki organizacyjne i stanowiska w strukturę,

4)

ustalić kierunki przepływu informacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,

5)

zaprezentować ćwiczenie,

6)

podczas prezentacji wskazać zalety i wady struktury organizacyjnej szkoły pod względem
przepływu informacji,

7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

ć

wiczenia praktyczne,

−

metoda tekstu przewodniego.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenia 5

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15

Wskaż elementy struktury informacji zawarte w ofercie kredytowej banku.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ć

wiczenie w zespołach. Liderzy zespołów prezentują wykonane ćwiczenie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1) przeczytać treść zadania,
2) przeczytać ofertę kredytową uzyskana w banku,
3) rozróżnić elementy struktury informacji,
4) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

materiały zebrane w bankach w wybranej miejscowości do ćwiczenia 1 – oferta
kredytowa lub oferta kredytowa przygotowana przez nauczyciela,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16

5.2.

Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne

5.2.1.

Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj analizy instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową. Sprawdź, jakie czynności biurowe reguluje.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ć

wiczenie w zespołach. Liderzy prezentują wykonane ćwiczenie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2) zapoznać się z instrukcją kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,
3) przeanalizować instrukcję kancelaryjną,
4) ustalić, jakie czynności biurowe instrukcja reguluje,
5) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,
6) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki.

Ćwiczenie 2

Wspólnota Mieszkaniowa w Zgierzu stosuje system kancelaryjny dziennikowy. Zarejestruj

w dzienniku korespondencyjnym pisma, które wpłynęły i które zostały wysłane.

Pisma otrzymane

Data otrzymania

Nadawca

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

15.01.2007 r.

Ośrodek Szkolenia
i Doskonalenia Kadr

Zawiadomienie
o terminie szkolenia

12.01.2007 r.

OSDK-140-35/07

19.01.2007 r.

Łódzki Zakład
Energetyczny SA

Zmiana taryfy za
centralne ogrzewanie

16.01.2007 r.

ŁZE-543-243/07

23.01.2007 r.

Urząd Miasta
Zgierza

Remont drogi
dojazdowej

18.01.2007 r.

UM-714-67/07

24.01.2007 r.

Zakład Ubezpieczeń
Społecznych

Zawiadomienie
o błędach w dokumentach

20.01.2007 r.

210500/M/1375

27.01.2007 r.

WODKAN – SA
Wodociągi
i Kanalizacja

Zawiadomienie
o zmianie sposobu
rozliczeń

25.01.2007r.

WK-380-37/07

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17

Pisma wysłane

Data wysłania

Adresat

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

25.01.2007 r.

Urząd Miasta
Zgierza

Remont drogi
dojazdowej (odpowiedź
na pismo z dnia
23.01.2007 r.)

25.01.2007 r.

WM-410-12/07

26.01.2007 r.

Grzegorz
Marczyński

Wezwanie do zapłaty

23.01.2007 r.

WM-320-11/07

28.01.2007 r.

Bank PKO BP
SA

Anulowanie błędnie
pobranych prowizji

26.01.2007 r.

WM-390-13/07

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie wykonują
ć

wiczenia indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2) zarejestrować podane pisma w dzienniku korespondencyjnym,
3) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,
4) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

pokaz,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

druk dziennika korespondencyjnego.

Ćwiczenie 3

Wskaż oraz przeanalizuj zalety i wady systemu kancelaryjnego dziennikowego

i bezdziennikowego według przedstawionego schematu:

System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny bezdziennikowy

zalety

wady

zalety

wady

−

−

−

−

−

−

−

−

−

−

−

−

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Proponuje się wykonanie
ć

wiczenia w czterech grupach, różnicując zadania dla każdej z grup. Grupa I wymienia

i analizuje zalety systemu kancelaryjnego dziennikowego, grupa II wymienia i analizuje wady
systemu kancelaryjnego dziennikowego, grupa III wymienia i analizuje zalety systemu
kancelaryjnego bezdziennikowego, grupa IV wymienia i analizuje wady systemu
kancelaryjnego bezdziennikowego. Liderzy grup prezentują wykonane ćwiczenie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

18

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

wskazać wady i zalety systemu kancelaryjnego dziennikowego i bezdziennikowego,

3)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia analizując przedstawione zalety i wady,

4)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

pokaz,

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne indywidualne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

tabela według wzoru w ćwiczeniu naniesiona na arkusz papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenia 4

Przedsiębiorstwo „X” w Łodzi ma zamiar przeprowadzić szkolenie dla wybranej grupy

pracowników w zakresie wykorzystywania społecznych funduszy europejskich i sporządzania
wniosków. Sprawie nadano znak SZ.EFS-1401-01/07. Osobą odpowiedzialną za załatwienie
sprawy ustanowiono Magdalenę Cis – pracownicę działu zatrudnienia – referenta do spraw
szkoleń krajowych. Dokonaj rejestracji otrzymanych pism w „spisie spraw”:

1.

05.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w Łodzi FS-5601-05/07 – oferta
przeprowadzenia szkolenia w zakresie pozyskiwania środków z EFS i sporządzania
wniosków,

2.

08.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w Łodzi FS-5601-06/07 – warunki
przeprowadzenia szkolenia dla pracowników,

3.

09.02.2007 r. pismo z Urzędu Pracy w Łodzi ZP-7011-233/07 – w sprawie informacji
o zapotrzebowaniu pracowników na regionalnym rynku pracy.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie ćwiczenia
wykonują indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1) przeczytać treść zadania,
2) zarejestrować podane pisma w spisie spraw,
3) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,
4) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

ć

wiczenia praktyczne.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

druki strony spisu spraw.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20

5.3.

Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt

5.3.1.

Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową przeanalizuj konstrukcję rzeczowego wykazu akt i ustal, które
klasy zasadnicze wykazu dotyczą spraw typowych, a które odzwierciedlają specyfikę szkoły
lub przedsiębiorstwa.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Proponuje się wykonanie
ć

wiczenia w zespołach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1) przeczytać treść zadania,
2) odszukać w instrukcji kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt,
3) dokonać analizy rzeczowego wykazu akt,
4) ustalić klasy zasadnicze dotyczące spraw typowych,
5) ustalić klasy zasadnicze uwzględniające specyfikę analizowanej jednostki,
6) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub przedsiębiorstwa,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 2

Na podstawie ćwiczenia 1 wypisz wszystkie podziały spraw wybranej klasy zasadniczej

według schematu:
X – klasa zasadnicza
X0 – podział II stopnia
X00 – podział III stopnia
X000 – podział IV stopnia
…. - …………
X01 - …………
X010 - ………….
… - …………
…. - …………

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

21

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie wykonują
ć

wiczenie w zespołach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2) zapoznać się z rzeczowym wykazem akt,
3) wybrać klasę zasadniczą,
4) wypisać podziały wybranej klasy zasadniczej na arkuszach papieru,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenia, np.: metodą plakatową.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienia,

−

pokaz,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

rzeczowy wykaz akt szkoły lub przedsiębiorstwa,

−

arkusze papieru lub zeszyt.

Ćwiczenie 3

Do działu kadr wpłynęło pismo dotyczące programu szkolenia pracowników. Pracownik

nadał znak sprawy: DK-1401-2/2007. Na podstawie nadanego znaku wydziel elementy znaku
sprawy i krótko opisz ich znaczenie.
1. ….. – ………………………………………………………………………………………….
2. ….. – ………………………………………………………………………………………….
3. ….. – ………………………………………………………………………………………….
4. ….. – ………………………………………………………………………………………….

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ć

wiczenie indywidualnie lub w zespołach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1) przeczytać treść zadania,
2) podzielić znak sprawy na elementy,
3) krótko opisać znaczenie każdego elementu znak,
4) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
5) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

22

−

objaśnienia,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru lub zeszyt.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

23

5.4. Obieg dokumentów

5.4.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaproponuj schemat obiegu dokumentów w Przedsiębiorstwie Handlowym, które posiada

sztabowo-liniową strukturę organizacyjną. Przedsiębiorstwo posiada wyodrębniony dział
kadr, zaopatrzenia i marketingu, reklamacji, finansowo-księgowy. Dział kadr i finansowo-
księgowy podlega kierownikowi do spraw ekonomicznych, dział zaopatrzenia i marketingu
oraz reklamacji – kierownikowi do spraw zaopatrzenia i sprzedaży. Komórką sztabową jest
dział planowania i organizacji pracy.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Ćwiczenie należy wykonać
w grupach. Po prezentacji ćwiczenia należy przeanalizować ewentualne błędy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

narysować strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa,

3)

ustalić punkty zatrzymania pism i dokumentów,

4)

przedstawić w formie algorytmu punkty zatrzymania pism i dokumentów,

5)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

ć

wiczenia praktyczne,

−

metoda tekstu przewodniego.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 2

Ustal punkty zatrzymania oraz czynności biurowe w tych punktach dla otrzymanych pism

w Przedsiębiorstwie Handlowym (dane z ćwiczenia 1) dotyczących:
1) zamówienia towarów przez odbiorcę,
2)

faktury zakupu towarów od dostawcy,

3)

reklamacji towarów przez odbiorcę,

4)

odpowiedzi na ofertę zatrudnienia – CV, list motywacyjny,

5)

promocji towarów przez dostawcę.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

24

Dokonaj analizy przyczyn i skutków przetrzymywania pisma lub dokumentu

w poszczególnych punktach zatrzymania.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniów należy podzielić na
5 zespołów. Lider każdego zespołu losuje jedno z pism otrzymane przez Przedsiębiorstwo
Handlowe. Każdy zespół ustala punkty zatrzymania i określa czynności biurowe w ustalonych
punktach zatrzymania dla wylosowanego rodzaju pisma. Lider prezentuje wykonane
ć

wiczenie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić punkty zatrzymania,

3)

określić czynności biurowe wykonywane w tych punktach zatrzymania.

4)

powiązać punkty zatrzymania,

5)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

metoda tekstu przewodniego,

−

dyskusja dydaktyczna

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

25

5.5. Przechowywanie i archiwizacja akt

5.5.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Posługując się rozporządzeniem

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie

postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 z 2002 r.,
poz. 1375) nadaj kategorie archiwalne podanym dokumentom oraz dokonaj analizy okresu
przechowywania dokumentów.

Lp.

Dokument

Kategoria

Okres przechowywania

dokumentów

1.

faktura VAT

2.

lista płac

3.

oferta handlowa

4.

karta wynagrodzeń

5.

deklaracja podatkowa

6.

akt notarialny zawiązania spółki

7.

paragon fiskalny

8.

bilans spółki

9.

ewidencja wypadków w pracy

10.

uchwała Walnego Zgromadzenia

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ć

wiczenie indywidualnie lub w grupach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

przeczytać rozporządzenie wymienione w treści ćwiczenia,

3)

dokonać analizy dokumentów określonych w ćwiczeniu pod kątem nadania kategorii
archiwalnej na podstawie rozporządzenia wymienionego w treści ćwiczenia,

4)

nadać kategorie archiwalne dokumentom,

5)

dokonać analizy okresu przechowywania dokumentów,

6)

zaprezentować wykonane ćwiczenia,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

dyskusja dydaktyczna,

−

ć

wiczenia praktyczne.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

26

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375).

Ćwiczenie 2

Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową podaj po kilka przykładów akt różnych kategorii
archiwalnych:

−

kategoria A …………………………………………………………………………………

−

kategoria BE ……………………………………………………………………………….

−

kategoria B50 ………………………………………………………………….…………...

−

kategoria B10 ………………………………………………………………………………

−

kategoria B5 ………………………………………………………………………………..

−

kategoria B3 ………………………………………………………………………………..

−

kategoria B2 ………………………………………………………………………………..

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ć

wiczenie indywidualnie lub w grupach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać instrukcję kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,

2)

dokonać analizy instrukcji kancelaryjnej - odszukać jednolity rzeczowy wykaz akt,

3)

wybrać przykłady akt stosownie do podanych w ćwiczeniu kategorii,

4)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

27

Ćwiczenie 3

Opracuj dla celów archiwalnych kartę ewidencyjną wyciągów bankowych z rachunku

bieżącego Przedsiębiorstwa Usługowego QBA w Łodzi za rok 2008. Wyciągi bankowe mają
numery w kolejności od 1 do 156. Pozostałe niezbędne dane na podstawie analizy własnej
w oparciu o posiadane już wiadomości ustal samodzielnie.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,

sposób wykonania, wskazać możliwości pozyskania materiałów. Uczniowie samodzielnie
opracowują niezbędne informacje dla sporządzenie karty ewidencyjnej, które nie są podane
w treści ćwiczenia. Ćwiczenie może być wykonane indywidualnie lub w grupach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić komórkę organizacyjną na podstawie analizy własnej,

3)

nadać symbol komórki organizacyjnej i akt w maksymalnie możliwym rozwinięciu na
podstawie analizy własnej,

4)

na podstawie analizy własnej nadać nazwę dokumentom przeznaczonym do archiwizacji

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

objaśnienie,

−

ć

wiczenia praktyczne.

Ś

rodki dydaktyczne:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375),

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

28

6. EWALUACJA OSIĄGNIĘĆ UCZNIA

Przykłady narzędzi pomiaru dydaktycznego

TEST 1

Test dwustopniowy do jednostki modułowej „Zarządzanie informacją
i obiegiem dokumentów”

Test składa się z 20 zadań zamkniętych wielokrotnego wyboru, z których:

–

zadania 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 15, 17, 19 są z poziomu podstawowego,

–

zadania 3, 6, 12, 13, 14, 16, 18, 20 są z poziomu ponadpodstawowego.

Punktacja zadań: 0 lub 1 punkt

Za każdą prawidłową odpowiedź uczeń otrzymuje 1 punkt. Za złą odpowiedź lub jej brak

uczeń otrzymuje 0 punktów.

Proponuje się następujące normy wymagań – uczeń otrzyma następujące
oceny szkolne:

−

dopuszczający – za rozwiązanie co najmniej 7 zadań z poziomu podstawowego,

−

dostateczny – za rozwiązanie co najmniej 9 zadań z poziomu podstawowego,

−

dobry – za rozwiązanie 14 zadań, w tym 10 z poziomu podstawowego i co najmniej
4 z poziomu ponadpodstawowego,

−

bardzo dobry – za rozwiązanie 18 zadań, w tym 12 z poziomu podstawowego i co najmniej
6 z poziomu ponadpodstawowego.

Klucz odpowiedzi: 1. b, 2. c, 3. a, 4. d, 5. b, 6. b, 7. a, 8. d, 9. c, 10. b, 11. a,
12. a, 13. d, 14. a, 15. b, 16. b, 17. c, 18. b, 19. c, 20. a.

Plan testu

Nr

zadania

Cel operacyjny

(mierzalne osiągnięcia ucznia)

Kategoria

celu

Poziom

wymagań

Poprawna

odpowiedź

1

Rozróżniać podstawowe kierunki przepływu
informacji

B

P

b

2

Wyodrębnić elementy struktury informacji

B

P

c

3

Ustalić zależność przepływu informacji
od rodzaju struktury organizacyjnej
przedsiębiorstwa

C

PP

a

4

Korzystać z instrukcji kancelaryjnej

A

P

d

5

Rozróżniać rodzaje systemów kancelaryjnych

B

P

b

6

Scharakteryzować instrukcję kancelaryjną

C

PP

b

7

Przyporządkować system kancelaryjny do
sposobu rejestracji pism

B

P

a

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

29

8

Zarejestrować pismo

C

P

d

9

Dokonać selekcji informacji

B

P

c

10

Dokonać klasyfikacji akt spraw

B

P

b

11

Scharakteryzować zasady archiwizacji akt

C

PP

a

12

Nadać kategorię archiwalną aktom spraw

C

PP

a

13

Rozróżnić system kancelaryjny dziennikowy
i bezdziennikowy

B

PP

d

14

Rozróżnić kategorie archiwalne akt

B

PP

a

15

Wskazać miejsce archiwizowania akt

B

P

b

16

Dokonać segregacji informacji

C

PP

b

17

Scharakteryzować instrukcję kancelaryjną

B

P

c

18

Sklasyfikować akta spraw

C

PP

b

19

Rozróżniać kierunki przepływu informacji

B

P

c

20

Oznakować sprawę

C

PP

a

Przebieg testowania

Instrukcja dla nauczyciela

1.

Ustal z uczniami termin przeprowadzenia sprawdzianu z wyprzedzeniem co najmniej
jednotygodniowym.

2.

Przygotuj odpowiednią liczbę testów.

3.

Zapewnij samodzielność podczas rozwiązywania zadań.

4.

Przed rozpoczęciem testu przeczytaj uczniom instrukcję dla ucznia.

5.

Zapytaj, czy uczniowie wszystko zrozumieli. Wszelkie wątpliwości wyjaśnij.

6.

Nie przekraczaj przeznaczonego czasu na test.

Instrukcja dla ucznia

1.

Przeczytaj uważnie instrukcję.

2.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

3.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

4.

Zestaw zawiera 20

zadań.

5.

Do każdego zadania przyporządkowane są 4 możliwości odpowiedzi, jedna odpowiedź
jest prawdziwa.

6.

Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak x . W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedź kółkiem i zaznacz x odpowiedź prawidłową.

7.

Za każdą prawidłową odpowiedź otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedź lub jej brak
0 punktów.

8.

Rozwiązuj zadania samodzielnie.

9.

Na rozwiązanie testu masz 40 min.

Materiały dla ucznia:

–

instrukcja,

–

zestaw zadań testowych,

–

karta odpowiedzi.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

30

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Przekazanie informacji przez kierownika pracownikowi jest przepływem informacji

a)

pionowo w górę.

b)

pionowo w dół.

c)

poziomo.

d)

równoległym.

2. Przechowywanie informacji jest elementem

a)

struktury informacji.

b)

procesu decyzyjnego.

c)

obiegu informacji.

d)

struktury organizacyjnej.

3. Najmniej skomplikowany przepływ informacji występuje w strukturze organizacyjnej

a)

liniowej.

b)

sztabowo-liniowej.

c)

funkcjonalnej.

d)

zdecentralizowanej.

4. Zasady obiegu pism określa

a)

regulamin organizacyjny.

b)

regulamin pracowniczy.

c)

instrukcja pracy sekretariatu.

d)

instrukcja kancelaryjna.

5. Rejestrowanie zbioru dokumentów dotyczącego tej samej sprawy jest charakterystyczne dla

a)

systemu kancelaryjnego dziennikowego.

b)

systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

c)

systemu rejestracji jednodziennikowej.

d)

systemu rejestracji dwudziennikowej.

6. Szczegółowość opracowania instrukcji kancelaryjnej jest zależna miedzy innymi od

a)

liczby zatrudnionych pracowników biurowych.

b)

struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

c)

ilości przyjmowanych i wysyłanych pism.

d)

przepisów prawnych.

7. Rejestracja pism wchodzących i wychodzących w jednym dzienniku jest charakterystyczna

dla
a)

systemu kancelaryjnego dziennikowego.

b)

systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

c)

systemu rejestracji bezdziennikowej.

d)

systemu rejestracji dwudziennikowej.

8. W dzienniku korespondencyjnym wpisuje się, między innymi informacje

a)

nazwisko osoby dostarczającej pismo.

b)

nazwisko osoby otrzymującej.

c)

datę stempla pocztowego.

d)

krótką treść pisma.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

31

9. O przydatności informacji decydują cechy

a)

sposób jej przechowywania.

b)

sposób jej przekazania.

c)

wiarygodność.

d)

odpowiednie zarejestrowanie.

10.

Wykaz akt sporządza się, między innymi, według

a)

sposobu otrzymania pisma.

b)

klasyfikacji dziesiętnej.

c)

sposobu przekazania pisma.

d)

nośnika przechowywania.

11. Okres przechowywania akt zależy od

a)

kategorii archiwalnej.

b)

sposobu klasyfikacji pisma.

c)

zarządzenia kierownika jednostki.

d)

nośnika przechowywania.

12. Do akt niearchiwalnych, którym nadano kategorię B zaliczymy

a)

akta osobowe.

b)

sprawozdanie finansowe.

c)

akt założycielski przedsiębiorstwa.

d)

protokoły organów stanowiących.

13. Cechy charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego bezdziennikowego to

a)

duża pracochłonność.

b)

mała szybkość obiegu pism.

c)

możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

d)

rejestracji podlega sprawa, a nie pismo.

14. Akta spraw, które przechowywane są trwale i nie podlegają zniszczeniu to

a)

akta kategorii A.

b)

akta kategorii B5.

c)

akta kategorii Bc.

d)

akta kategorii BE.

15. Akta archiwalne przechowywane są w

a)

kasie pancernej.

b)

archiwum zakładowym.

c)

magazynie.

d)

sekretariacie.

16. Uporządkowanie listy pracowników według alfabetu jest etapem obiegu informacji

a)

selekcji.

b)

segregacji.

c)

zbierania.

d)

weryfikacji.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

32

17. System kancelaryjny zawarty jest w

a) dzienniku kancelaryjnym.
b) rzeczowym wykazie akt.
c) instrukcji kancelaryjnej.
d) archiwum zakładowym.

18. Sklasyfikowanie sprawy w rzeczowym wykazie akt jako „11 – zatrudnienie” jest

a)

podziałem I stopnia.

b)

podziałem II stopnia.

c)

podziałem III stopnia.

d)

podziałem IV stopnia.

19. Poziomy kierunek przepływu informacji przedstawia schemat

a)

kierownik → pracownik.

b)

pracownik → kierownik.

c)

pracownik ↔ pracownik.

d)

wszystkie z powyższych.

20. Poszczególne elementy znaku sprawy „KA-1201-5/2007” oznaczają

a)

symbol komórki organizacyjnej, symbol hasła klasyfikacyjnego, kolejny numer sprawy
w danym roku.

b)

symbol hasła klasyfikacyjnego, symbol komórki organizacyjnej, kolejny numer sprawy
w danym roku.

c)

kategorię archiwalną, symbol hasła klasyfikacyjnego, numer sprawy w danym roku.

d)

kategorię archiwalną, symbol komórki organizacyjnej, numer sprawy w danym roku.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

33

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko..........................................................................................

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów

Zakreśl poprawną odpowiedź:

Nr

zadania

Odpowiedź

Punkty

1

a

b

c

d

2

a

b

c

d

3

a

b

c

d

4

a

b

c

d

5

a

b

c

d

6

a

b

c

d

7

a

b

c

d

8

a

b

c

d

9

a

b

c

d

10

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

13

a

b

c

d

14

a

b

c

d

15

a

b

c

d

16

a

b

c

d

17

a

b

c

d

18

a

b

c

d

19

a

b

c

d

20

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

34

TEST 2

Test dwustopniowy do jednostki modułowej „Zarządzanie informacją
i obiegiem dokumentów”

Test składa się z 20 zadań zamkniętych wielokrotnego wyboru, z których:

–

zadania 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 19 są z poziomu podstawowego,

–

zadania 6, 7, 13, 15, 17, 18, 20

są z poziomu ponadpodstawowego.

Punktacja zadań: 0 lub 1 punkt

Za każdą prawidłową odpowiedź uczeń otrzymuje 1 punkt. Za złą odpowiedź lub jej brak

uczeń otrzymuje 0 punktów.

Proponuje się następujące normy wymagań – uczeń otrzyma następujące
oceny szkolne:

−

dopuszczający – za rozwiązanie co najmniej 7 zadań z poziomu podstawowego,

−

dostateczny – za rozwiązanie co najmniej 7 zadań z poziomu podstawowego i 2 z poziomu
ponadpodstawowego,

−

dobry – za rozwiązanie 14 zadań, w tym 11 z poziomu podstawowego i co najmniej
3 z poziomu ponadpodstawowego,

−

bardzo dobry – za rozwiązanie 18 zadań, w tym 13 z poziomu podstawowego i co najmniej
5 z poziomu ponadpodstawowego.

Klucz odpowiedzi: 1. b, 2. d, 3. c, 4. a, 5. b, 6. c, 7. c, 8. d, 9. a, 10. a, 11. b,
12. a, 13. b, 14. d, 15. c, 16. d, 17. c, 18. a, 19. b, 20. a.

Plan testu

Nr

zadania

Cel operacyjny

(mierzalne osiągnięcia ucznia)

Kategoria

celu

Poziom

wymagań

Poprawna

odpowiedź

1

Rozróżnić nośniki informacji

B

P

b

2

Określić znaczenie informacji w procesie
decyzyjnym

B

P

d

3

Klasyfikować informacje według różnych
kryteriów

C

P

c

4

Dobrać metody przechowywania informacji

B

P

a

5

Rozpoznać kierunki przepływu informacji

C

P

b

6

Scharakteryzować strukturę organizacyjną

C

PP

c

7

Scharakteryzować strukturę organizacyjną

C

PP

c

8

Zidentyfikować sprawę

A

P

d

9

Zidentyfikować instrukcję kancelaryjną

A

P

a

10

Posługiwać się instrukcją kancelaryjną

B

P

a

11

Nadać znak pisma

C

P

b

12

Określić procedury stosowania instrukcji
kancelaryjnej

B

P

a

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

35

13

Rozróżnić system kancelaryjny dziennikowy
i bezdziennikowy

B

PP

b

14

Scharakteryzować system kancelaryjny
dziennikowy

B

P

d

15

Zastosować system kancelaryjny
bezdziennikowy

C

PP

c

16

Określić znaczenie rzeczowego wykazu akt

B

P

d

17

Sklasyfikować akta spraw według kasyfikacji
dziesiętnej

C

PP

c

18

Rozróznić kierunki przepływu informacji

C

PP

a

19

Sklasyfikować akta spraw

C

P

b

20

Stosować przepisy prawa określające
konieczność tworzenia archiwów
zakładowych

C

PP

a

Przebieg testowania

Instrukcja dla nauczyciela

1.

Ustal z uczniami termin przeprowadzenia sprawdzianu z wyprzedzeniem co najmniej
jednotygodniowym.

2.

Przygotuj odpowiednią liczbę testów.

3.

Zapewnij samodzielność podczas rozwiązywania zadań.

4.

Przed rozpoczęciem testu przeczytaj uczniom instrukcję dla ucznia.

5.

Zapytaj, czy uczniowie wszystko zrozumieli. Wszelkie wątpliwości wyjaśnij.

6.

Nie przekraczaj przeznaczonego czasu na test.

Instrukcja dla ucznia

1.

Przeczytaj uważnie instrukcję.

2.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

3.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

4.

Zestaw zawiera 20

zadań.

5.

Do każdego zadania przyporządkowane są 4 możliwości odpowiedzi, jedna odpowiedź jest
prawdziwa.

6.

Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak X. W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedź kółkiem i zaznacz x odpowiedź prawidłową.

7.

Za każdą prawidłową odpowiedź otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedź lub jej brak
0 punktów.

8.

Rozwiązuj zadania samodzielnie.

9.

Na rozwiązanie testu masz 40 min.

Materiały dla ucznia:

–

instrukcja,

–

zestaw zadań testowych,

–

karta odpowiedzi.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

36

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Nośnikiem informacji wydrukowanej na papierze formatu A4 i wywieszonej na tablicy

ogłoszeń jest
a) tablica ogłoszeń.
b) kartka papieru.
c) maszyna do pisania.
d) długopis.

2. O przydatności informacji w procesie decyzyjnym decyduje

a) łatwość i szybkość dostępu.
b) zrozumiałość.
c) rzetelność.
d) wszystkie z powyższych.

3. Informacją jest baza danych osobowych kandydatów na stanowisko pracownika

sekretariatu Grzelak Ewa, ur. 13.04.1973 r. Głowno, Królak Anna, ur. 16.07.1980r. Zgierz,
sieradzka Emila, ur. 15.03.1976 r. Łódź. Informacja została sklasyfikowana według
a) kryterium chronologicznego.
b) kryterium geograficznego.
c) kryterium alfabetycznego.
d) kryterium rzeczowego.

4. Przechowywanie informacji polega na

a) przechowywaniu nośników informacji odpowiednio oznaczonych.
b) zanotowaniu informacji.
c) złożeniu informacji w sejfie.
d) zapamiętaniu informacji.

5. Przykładem przepływu informacji o kierunku pionowo w górę jest
a) uczeń przekazuje informację uczniowi.
b) uczeń przekazuje informację nauczycielowi.
c) nauczyciel przekazuje informację uczniowi.
d) nauczyciel przekazuje informację nauczycielowi.

6. Parametr

„podwładny

może

podlegać

jednocześnie

kilku

przełożonym”

jest

charakterystyczny dla

a) struktury liniowej.
b) struktury liniowo-sztabowej.
c) struktury wieloliniowej.
d) żadne z powyższych.

7. Struktura organizacyjna, w której przepływ informacji jest najbardziej skomplikowany to
a) liniowa.
b) liniowo-stabowa.
c) wieloliniowa.
d) żadne z powyższych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

37

8. Zbiór wszystkich dokumentów dotyczących określonej sprawy to
a) sprawa.
b) teczka sprawy.
c) dokumenty biurowe.
d) akta sprawy.

9. Instrukcja kancelaryjna to
a) zbiór przepisów wewnętrznych regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych.
b) zbiór informacji.
c) system rejestracji pism.
d) sposób klasyfikacji dokumentów.

10. Informacji na temat obowiązującego w danym przedsiębiorstwie systemu kancelaryjnego

należy szukać w

a) instrukcji kancelaryjnej.
b) wykazie akt.
c) schemacie obiegu dokumentów.
d) rozporządzeniu właściwego ministra branży, do której należy przedsiębiorstwo.

11. Przedsiębiorstwo po otrzymaniu pisma nadało mu znak DZK-1311-06/2007. Drugi człon

znaku pisma „-1311-„ oznacza

a) komórkę organizacyjną.
b) symbol sprawy według rzeczowego wykazu akt.
c) kolejny numer sprawy w roku, w którym powstała sprawa.
d) skrót organizacji.

12. Instrukcję kancelaryjną wprowadza się
a) wewnętrznym zarządzeniem kierownika jednostki.
b) stosownym aktem prawnym.
c) okólnikiem.
d) statutem.

13. Rejestracja korespondencji wchodzącej i wychodzącej w dwóch oddzielnych dziennikach

jest charakterystyczna dla

a) systemu kancelaryjnego jednodziennikowego.
b) systemu kancelaryjnego dwudziennikowego.
c) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
d) wszystkie z powyższych odpowiedzi są nieprawidłowe.

14. Główną cechą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest
a) zarejestrowanie pisma tylko raz.
b) brak konieczności rejestrowania pisma.
c) rejestrowanie sprawy.
d) wielokrotność rejestracji pisma.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

38

15. Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga m.in. czynności
a) rejestracji w sekretariacie głównym wpływu pisma w dzienniku korespondencyjnym.
b) przesłania pisma za pokwitowaniem do innej komórki organizacyjnej, w której

ponownie podlega rejestracji.

c) zarejestrowania pisma przez referenta załatwiającego sprawę w spisie spraw

.

d) rejestracji pisma do wysłania w dzienniku korespondencyjnym

sekretariatu.

16. Rzeczowy wykaz akt
a) umożliwia klasyfikowanie nowych spraw.
b) wskazuje miejsce sprawy w systemie klasyfikacyjnym.
c) stanowi element instrukcji kancelaryjnej.
d) wszystkie z powyższych odpowiedzi są prawidłowe.

17. Sprawę sklasyfikowano według hasła klasyfikacyjnego o symbolu 110. Symbol

wyodrębniono według podziału

a) I stopnia.
b) II stopnia.
c) III stopnia.
d) IV stopnia.

18. Sekretariat komórki organizacyjnej może być jednym z punktów zatrzymania pisma.

Czynnością biurową wykonywaną w tym punkcie jest m. in.

a) przekazywanie pism kierownikowi komórki organizacyjnej.
b) wyraża zgodę na sposób załatwienia sprawy.
c) wskazanie sposobu załatwienia sprawy.
d) zapoznanie z treścią pisma.

19. Sprawozdanie finansowe spółki akcyjnej będzie miało nadaną kategorię archiwalną
a) B50.
b) A.
c) B25.
d) B5.

20.

Archiwa zakładowe obowiązkowo tworzone są
a)

w jednostkach, w których powstają materiały archiwalne zaliczane do narodowego
zasobu archiwalnego.

b)

we wszystkich jednostkach.

c)

w jednostkach, które posiadają akta z kategorią B50.

d)

wszystkie z powyższych odpowiedzi są prawidłowe.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

39

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko..........................................................................................

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów

Zakreśl poprawną odpowiedź.

Nr

zadania

Odpowiedź

Punkty

1

a

b

c

d

2

a

b

c

d

3

a

b

c

d

4

a

b

c

d

5

a

b

c

d

6

a

b

c

d

7

a

b

c

d

8

a

b

c

d

9

a

b

c

d

10

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

13

a

b

c

d

14

a

b

c

d

15

a

b

c

d

16

a

b

c

d

17

a

b

c

d

18

a

b

c

d

19

a

b

c

d

20

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

40

7.

LITERATURA

1.

Bogusławska T.: Praca biurowa cz. 2 – Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003

2.

Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 2003

3.

Mirecka E.: Wyszukiwanie, selekcjonowanie i gromadzenie informacji – Cz.1. WSiP
S.A., Warszawa 2003

4.

Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r. poz. 1375

5.

Sasin W.: Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji przedsiębiorstwa według
nowych zasad. Wydawnictwo Sigma, Skierniewice 2004

6.

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej. WSiP, Warszawa 2003

7.

Witek E.: Technika biurowa. eMPi

². Poznań 2006

8.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
97 z 2006 r. poz. 673 t.j. ze zmianami Dz. U. Nr 64 z 2007 r. poz. 426)

Literatura metodyczna
1.

Figurski J., Symela K. (red.): Modułowe programy nauczania w kształceniu zawodowym.
Wydawnictwo ITE, Radom 2001

2.

Niemierko B.: Pomiar wyników kształcenia. WSiP S.A., Warszawa 1999

3.

Okoń W.: Wprowadzenie do dydaktyki ogólnej. Wydawnictwo Akademickie „śak”.
Warszawa 2003

4.

Plewka Cz.: Metodyka nauczania teoretycznych przedmiotów zawodowych, cz. I i II.
Wydawnictwo ITE, Radom 1999