Serwis
podatkowy
VAT
L i p i e c
S i e r p i e ń
W r z e s i e ń
2 0 1 4 r .
wydanie specjalne nr 21
www
.SerwisV
A
T.wip
.pl
issn 1899-9905
KOMENTARZ
Faktury zbiorcze pozwalają znacznie uprościć rozliczanie VAT
str. 1
Przedsiębiorcy mają więcej czasu na udokumentowanie sprzedaży
str. 1
Faktura na żądanie tylko przez 3 miesiące
str. 2
Dokumentowanie możliwe do 30 dni przed dostawą
str. 2
Zewidencjonowana pozycja powinna wskazywać ujmowaną fakturę
str. 3
Zbiorcze fakturowanie upraszcza rozliczenia
str. 4
Data zakończenia dostawy na fakturze dotyczy sprzedaży ciągłej
str. 5
Uwaga na zmienione zasady przeliczania kwot z faktur w obcych walutach
str. 5
Wzory faktur
str. 7
Faktura VAT
str. 7
Faktura uproszczona do 450 zł
str. 8
Faktura w walucie obcej
str. 9
Faktura z cenami brutto
str. 10
Faktura korygująca dane nabywcy
str. 11
Faktura zaliczkowa
str. 12
Faktura końcowa
str. 13
Faktura metoda kasowa
str. 14
Faktura na sprzedaż zwolnioną
str. 15
Faktura VAT RR
str. 16
Faktura procedura marży – towary używane
str. 17
Faktura procedura marży dla biur podróży
str. 18
Faktura procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki
str. 19
Faktura procedura marży – dzieła sztuki
str. 20
Nota korygująca
str. 21
ODPOWIEDZI EKSPERTÓW Z ZAKRESU FAKTUROWANIA
Fakturę korygującą na zwrot towarów ujmujemy w rejestrze na bieżąco
str. 22
Otrzymanie faktury korygującej czasami wymaga korekty deklaracji
str. 23
Błędy na fakturze korygujemy notą lub fakturą korygującą
str. 24
Usługa ubezpieczenia przedmiotu najmu może być zwolniona od VAT
str. 25
Data sprzedaży na fakturze zaliczkowej nie jest wymagana
str. 26
Podatek z faktury otrzymanej e-mailem odliczamy na zasadach ogólnych
str. 27
Usługi wykonane do końca 2013 roku fakturujemy na starych zasadach
str. 28
Usługi ciągłe wykazujemy na koniec okresu rozliczeniowego
str. 29
Podatnicy zwolnieni od VAT dokumentują sprzedaż fakturami na żądanie nabywcy
str. 29
Korygując deklaracje, trzeba pamiętać o podaniu przyczyn korekty
str. 31
Z faktury dokumentującej sprzedaż na raty można odliczyć cały VAT
str. 32
W 2014 roku nie wystawia się faktur wewnętrznych
str. 33
O dacie rozliczenia dostawy wody i prądu wciąż decyduje faktura
str. 35
Po zakończeniu usługi rachunkowej biuro przekazuje dokumenty zleceniodawcy
str. 36
Podatnik nie ma obowiązku tłumaczenia zagranicznych faktur
str. 36
O rozliczeniu usługi transportowej decyduje data jej wykonania
str. 38
Dla najmu i mediów obowiązuje szczególny moment powstania obowiązku podatkowego
str. 39
Termin płatności na fakturze można ustalać w dowolny sposób
str. 40
E k s p e r t r a d z i
W każdą środę w godz. 11.00–13.00 eksperci magazynu odpowiadają na pytania Czytelników.
Szczegóły w środku.
WYSTAWIANIE FAKTUR W 2014 ROKU
1
Wystawianie faktur w 2014 roku
Od 1 stycznia 2014 r. faktura może być wystawio-
na do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporzą-
dzania towarem jak właściciel lub wykonaniem
usługi (względnie otrzymaniem zapłaty lub jej
części). Ten graniczny termin nie dotyczy jednak
niektórych transakcji, jeżeli faktura wskazuje,
jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Usta-
wodawca zrezygnował z koncepcji powiązania
momentu powstania obowiązku podatkowego
z datą wystawiania faktury. Powstaje on obecnie
najczęściej z chwilą wydania towaru lub wykona-
nia usługi. W konsekwencji zwiększyła się swo-
boda podatników w zakresie obowiązkowych
terminów fakturowania.
Przedsiębiorcy mają więcej czasu
na udokumentowanie sprzedaży
Od nowego roku podstawową zasadą jest wysta-
wianie faktury najpóźniej 15. dnia miesiąca nastę-
pującego po miesiącu:
■
wykonania dostawy towaru lub usługi,
■
otrzymania przed czynnością całości lub części
zapłaty.
Obowiązujący od początku funkcjonowania usta-
wy o VAT termin 7-dniowy przestał obowiązy-
wać z końcem 2013 roku. W efekcie podatnicy
otrzymali możliwość wystawiania jednej zbior-
czej faktury dla kontrahenta za cały okres rozli-
czeniowy. Co istotne, zgodnie z art. 106b ust. 1
pkt 4 ustawy o VAT konieczność fakturowania
otrzymanych zaliczek czy przedpłat nie dotyczy:
■
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
(WDT),
■
zdarzeń, dla których obowiązek podatkowy
powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 usta-
wy o VAT, tj. przede wszystkim czynności
w zakresie mediów (dostaw energii i gazu,
świadczenia usług telekomunikacyjnych,
dystrybucji energii, dostarczania wody, odpro-
wadzania ścieków, recyklingu), usług ochro-
ny, najmu, leasingu, dzierżawy oraz obsługi
prawnej i biurowej.
Należy pamiętać (choć nie wynika to wprost
z brzmienia przepisów), że przedsiębiorca ma
możliwość uniknięcia wielokrotnego wysta-
wiania faktur zaliczkowych i faktury końcowej
w sytuacji, gdy wszystkie te czynności zamykają
się w jednym miesiącu kalendarzowym. Jeden
dokument podsumowujący tę transakcję może
zostać wystawiony do 15. dnia kolejnego miesią-
ca. Natomiast dla niektórych rodzajów transakcji
określony został szczególny termin fakturowania
(art. 106i ust. 3, ust. 4 i ust. 5 ustawy o VAT).
Dotyczy on:
■
usług budowlanych i budowlano-monta-
żowych – w tym przypadku fakturę można
wystawić do 30. dnia od wykonania tych usług,
■
dostawy książek drukowanych – fakturę można
wystawić do 60. dnia od wydania towarów.
Jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów
wydawnictw – termin ten jest wydłużony do
120 dni od pierwszego wydania tych towarów,
■
drukowania książek – taką sprzedaż można
udokumentować do 90. dnia od wykonania
usługi,
■
usług tzw. mediów, najmu, dzierżawy, leasin-
gu, ochrony, obsługi prawnej i biurowej – tego
typu czynności można zafakturować z upły-
wem terminu płatności,
■
zwrotu opakowań – fakturę trzeba wystawić do
7. dnia od określonego w umowie dnia zwro-
tu opakowania; jeśli w umowie tego terminu
Faktury zbiorcze pozwalają znacznie uprościć
rozliczanie VAT
Nowe zasady fakturowania obowiązują już przeszło pół roku. Mimo to podatnicy wciąż mają
problemy z ich prawidłowym stosowaniem. Wszystko przez to, że zmianie uległy nie tylko
terminy wystawiania tych dokumentów, ale również ich treść.
Wystawianie faktur w 2014 roku
2
Serwis podatkowy VAT
nie określono, to czynność ta podlega zafak-
turowaniu najpóźniej 60. dnia od wydania
opakowania.
Należy zwrócić uwagę na pewne problemy natury
praktycznej, które pojawiają się na gruncie sto-
sowania nowych zasad fakturowania. Po pierw-
sze, wystawienie faktury dokumentującej dane
świadczenie 15. dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym dana czynność została wyko-
nana. Może to negatywnie wpłynąć na rozliczenia
podatkowe, w szczególności po stronie nabywcy.
Należy zauważyć, że nabywca może nawet nie
zdążyć otrzymać stosownej faktury, związanej ze
świadczeniem otrzymanym w danym miesiącu,
przed terminem płatności zaliczek na podatek
dochodowy (20. dzień następnego miesiąca) bądź
rozliczenia VAT (25. dzień miesiąca następnego,
przy wyborze rozliczeń miesięcznych). W kon-
sekwencji może to oznaczać, że w momencie
wpłacania zaliczki na podatek dochodowy bądź
w momencie rozliczania VAT za dany miesiąc
podatnik nie jest uprawniony do uznania danego
wydatku za koszt podatkowy oraz uniemożli-
wi mu to odliczenie VAT w związku z danym
świadczeniem.
Ponadto jeżeli dana faktura dokumentuje kilka
świadczeń wykonanych w różnych terminach,
których wartość została wyrażona w walucie
obcej, podatnik zobowiązany jest do przeliczenia
każdej pozycji według właściwego dla niej kursu.
Jest to rezultatem zmiany reguł rozpoznawania
obowiązku podatkowego. W tym miejscu należy
przypomnieć, że w przypadku, gdy kwoty sto-
sowane do określenia podstawy opodatkowania
są określone w walucie obcej, przeliczenia na
złote dokonuje się według kursu średniego danej
waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank
Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający
dzień powstania obowiązku podatkowego. Zatem
jeżeli faktura ujmuje kilka transakcji rozlicza-
nych w walucie obcej (na co pozwalają obecne
przepisy), w stosunku do których obowiązek
podatkowy wystąpił w różnych dniach, to do
przeliczenia kwot VAT na PLN należy zastosować
odpowiednie dla tych dni kursy walut.
Faktura na żądanie
tylko przez 3 miesiące
W aktualnych przepisach ustawodawca wskazał
wprost graniczny termin, w którym sprzedawca
ma obowiązek wystawiania faktur na żądanie
klienta. Na zgłoszenie chęci otrzymania faktury
nabywca ma 3 miesiące. Termin ten liczony jest
od końca miesiąca, w którym wystąpiła sprze-
daż. Po upływie tego terminu sprzedawca (wedle
uznania) może wystawić fakturę bez żadnych
negatywnych konsekwencji. Dokument ten
sprzedawca wystawi:
■
nie później niż 15. dnia miesiąca następujące-
go po miesiącu sprzedaży (bądź otrzymania
zaliczki) – jeżeli żądanie wystawienia faktury
zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym
wystąpiły te czynności,
■
nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia
żądania – jeżeli nastąpiło to po upływie mie-
siąca wykonania fakturowanej czynności.
Dokumentowanie możliwe
do 30 dni przed dostawą
Ponieważ wystawienie faktury nie kreuje
momentu powstania obowiązku podatkowego,
to może pojawić się sytuacja, kiedy to sprze-
dawca (by szybciej uzyskać zapłatę) wystawi
dokument sprzedażowy przed wykonaniem
transakcji (tzw. faktura ex ante). Od 1 stycznia
2014 r. faktura generalnie może być wystawiona
do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporzą-
dzania towarem jak właściciel lub wykonaniem
usługi (względnie otrzymaniem płatności lub
jej części). Również od tej zasady ustawodawca
przewidział pewne wyjątki. Otóż, jeżeli faktura
wskazuje, jakiego okresu dotyczy, to można ją
wystawić także wcześniej, niż przed 30. dniem.
Dotyczy to:
■
czynności rozliczanych w okresach
rozliczeniowych,
3
Wystawianie faktur w 2014 roku
■
dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub
chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także
świadczenia usług komunalnych (tzn. doty-
czących zaopatrzenia w wodę, odprowadzania
ścieków oraz wywozu odpadów),
■
usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług
o podobnym charakterze,
■
usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozo-
ru i przechowywania mienia,
■
usług stałej obsługi prawnej i biurowej.
W tych przypadkach ustawodawca nie ograni-
cza w żaden sposób dolnego terminu, w jakim
zafakturować można kontrahenta.
Zatem to, co do końca 203 roku budziło licz-
ne wątpliwości – czyli możliwość wystawienia
faktury przed powstaniem obowiązku podat-
kowego (wykonaniem czynności, otrzymaniem
zaliczki) – jest obecnie możliwe. Należy jednak
mieć nadzieję, że taka czynność nie będzie,
w ocenie organów podatkowych, skutkowa-
ła uznaniem wystawionej faktury za „pustą”
i jednocześnie obligującą do zapłaty VAT na
podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Co również ważne, fakturę można wystawić także
przed otrzymaniem zaliczki (ale nie wcześniej
niż 30. dnia) bez potrzeby wystawiania faktur
pro forma. Z pewnością zmniejsza to ilość pracy
administracyjnej potrzebnej do rozliczania zali-
czek. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że także
w aktualnym stanie prawnym wystawiane faktury
zaliczkowe muszą zawierać m.in. nazwę (rodzaj)
towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość
zamówionych towarów, wartość zamówionych
towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki
podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówie-
nia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podat-
ku. Treść tej regulacji wydaje się być niezgodna
z przepisami unijnymi. Otóż prawo unijne ściśle
określa, jakich elementów faktury może wymagać
od podatników polski ustawodawca. Są to m.in.
kwota podatku, stawka podatku, podstawa opo-
datkowania – kwota netto, dotyczące wyłącznie
przedmiotu opodatkowania. Tym samym polski
ustawodawca nie jest uprawniony do żądania od
podatników, by wykazywali na fakturach zalicz-
kowych nie tylko dane wprost dotyczące czyn-
ności objętej opodatkowaniem (a więc dotyczące
czynności otrzymania zaliczki), ale również dane
dotyczące całego zamówienia bądź umowy, tzn.
dane wykraczające poza zakres opodatkowania
na moment wystawienia faktury zaliczkowej.
Z perspektywy nabywcy w przypadku otrzy-
mania faktury przed nabyciem prawa do roz-
porządzania towarem jak właściciel lub przed
wykonaniem usługi warto pamiętać, że prawo
do obniżenia podatku należnego zasadniczo
powstaje dopiero z chwilą nabycia tego prawa
lub wykonania usługi. Tym samym dopiero
w momencie realizacji transakcji ziści się jeden
z warunków niezbędnych do realizacji prawa do
odliczenia. Samo otrzymanie faktury nie może
dla podatnika być automatycznie przesłanką do
odliczenia VAT. W celu zmniejszenia ryzyka, że
przedsiębiorca będzie otrzymywał faktury przed
wykonaniem transakcji, warto wcześniej ustalić
z kontrahentami warunki fakturowania poszcze-
gólnych czynności.
Zewidencjonowana pozycja powinna
wskazywać ujmowaną fakturę
Zmiany w zakresie fakturowania wiążą się rów-
nież z koniecznością dostosowania prowadzo-
nej ewidencji sprzedaży do celów VAT. Zgodnie,
bowiem z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy
mają obowiązek ewidencjonowania wykonywa-
nych czynności według zasad określonych w tym
przepisie. Dotychczas podatnicy zazwyczaj wyka-
zywali transakcje, opierając ewidencję sprzedaży
na fakturze. To do niej dopisywane były wyma-
gane przez ustawodawcę dane, tj. w zakresie
sprzedaży – wartość netto transakcji i wyso-
kość podatku należnego. Ponieważ od 1 stycznia
2014 r. podatnicy nie mają obowiązku wystawia-
nia faktur w krótkim okresie po sprzedaży czy
też mogą fakturować z wyprzedzeniem (przed
Wystawianie faktur w 2014 roku
4
Serwis podatkowy VAT
momentem, gdy należy czynność zewidencjo-
nować), pewnym problemem okazać się może
metodologia prowadzenia rejestru transakcji.
Z jednej strony przedsiębiorcy mogą bazować na
dotychczas stosowanej metodologii i wystawiać
faktury na bieżąco (w związku z dokonywaną
transakcją) oraz ją ewidencjonować. Innym
rozwiązaniem (w przypadku wystawienia fak-
tur w terminie późniejszym niż sprzedaż) jest
ewidencjonowanie transakcji za pomocą innych
dowodów potwierdzających zaistnienie danej
czynności (np. wydań magazynowych, otrzyma-
nych zamówień itp.). Warto pamiętać, że ustawo-
dawca nie obliguje podatnika do wskazywania
w ewidencji numerów faktur potwierdzających
sprzedaż. Niezależnie od tego warto jednak,
aby dokumentacja podatkowa przedsiębiorcy
pozwalała na połączenie danej pozycji w ewi-
dencji z fakturą. Przydatne będzie to szczególnie
podczas weryfikacji rozliczeń podatnika przez
organy podatkowe bądź skarbowe.
Z kolei mając na uwadze, że:
■
ustawodawca nie wskazuje wprost, w jakim
terminie należy tworzyć ewidencję, a zatem
taką możliwość podatnik ma przynajmniej do
momentu złożenia deklaracji VAT (25. dzień
miesiąca po zakończeniu okresu rozliczenio-
wego) oraz
■
termin na wystawienie faktur dokumentu-
jących transakcje upływa 15. dnia miesiąca
kolejnego po transakcji
– korzystnym rozwiązaniem może okazać się
wstrzymanie utworzenia ewidencji do 15. dnia
kolejnego miesiąca.
W efekcie rejestr sprzedaży nie jest przygoto-
wywany na bieżąco, ale bazuje na wystawionych
fakturach. Istotne jest wtedy, by na etapie wysta-
wiania faktur przedsiębiorca był w posiadaniu
rzetelnie zgromadzonych danych, w zakresie
określonej sprzedaży, tak by nie pominąć żad-
nej transakcji podczas tworzenia dokumentacji
po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przed-
siębiorcy powinni też pamiętać, że wystawiając
faktury ex ante, nie powinni automatycznie wpi-
sywać transakcji do rejestru VAT. Z czynnością
tą należy wstrzymać się do momentu powstania
obowiązku podatkowego.
Zbiorcze fakturowanie
upraszcza rozliczenia
Ustawodawca, tworząc nową metodologię fak-
turowania, zmodyfikował dotychczasowe regu-
lacje wskazane w rozporządzeniu fakturowym.
Wprowadzone zmiany skutecznie dostosowały
przepisy dotyczące faktur do nowych zasad
powstawania obowiązku podatkowego. Na
szczególną uwagę zasługuje umożliwienie fak-
turowania zbiorczego (np. do 15. dnia następnego
miesiąca), co pozwoli zaoszczędzić przedsiębior-
com zarówno czas, jak i wysiłek administracyjny.
Sprzedawcy nie muszą już kumulować wystawia-
nych dokumentów, a nabywcy często otrzymają
jedną fakturę, na podstawie której zaksięgują
wszystkie transakcje zakupowe z całego miesiąca.
Uproszczenie widoczne jest przede wszystkim
w przypadku przedsiębiorstw mających częste
transakcje sprzedażowe/zakupowe z jednym
kontrahentem. W praktyce dostosowanie przepi-
sów w zakresie wystawiania faktur zaliczkowych
ex ante do częstej praktyki podmiotów gospo-
darczych pozwoli uniknąć zbędnej pracy admi-
nistracyjnej i sporów z organami podatkowymi.
Często bowiem zdarzało się, że kontrahenci
żądali wystawienia odpowiedniego dokumen-
tu, na podstawie którego taką zaliczkę wypłacali
– a dokumentem tym nie była pro forma tylko
zwykła faktura VAT.
Skoro więc kalkulacja VAT oderwana została
w zasadzie od faktury, to istotny jest dostęp
pracowników do wiedzy z zakresu momen-
tu wykonania czynności (dostawy towaru,
wykonania usługi). Wymagać to może zmian
w procedurach wewnętrznych przedsiębiorstw
5
Wystawianie faktur w 2014 roku
i przeszkolenia osób odpowiedzialnych za rozli-
czenie podatku. Również bez wątpienia zmiany
w zakresie oprogramowania wykorzystywanego
do rozliczeń VAT powinny być dostosowane
do specyficznej działalności danego podatnika
i przyjętej (wobec istniejącej dowolności) prak-
tyki fakturowania. Szczególnie w początkowym
okresie warto też weryfikować działanie systemu
finansowo-księgowego. W szczególności należy
mieć na uwadze to, jak radzi sobie z fakturami
wystawionymi ex post (po sprzedaży) i ex ante
(przed sprzedażą) oraz dokumentami zbiorczy-
mi. Całość działań dostosowawczych powinna
następować równolegle ze szczegółową analizą
warunków transakcji i postanowień umownych.
Wskutek wprowadzonych zmian od nowego
roku szczególnego znaczenia nabrały bowiem
porozumienia między kontrahentami odzwier-
ciedlone w umowach i warunkach transakcji.
Mogą one determinować zarówno termin wysta-
wienia faktur, jak i moment powstania obowiąz-
ku podatkowego.
Data zakończenia dostawy na fakturze
dotyczy sprzedaży ciągłej
Należy pamiętać, że w ustawie o VAT znajduje
się przepis m.in. określający, które elementy
powinny się obowiązkowo znaleźć na faktu-
rze. Regulacje te są zasadniczo powtórzeniem
przepisów, jakie od 1 stycznia 2013 r. zawarte
były w rozporządzeniu dotyczącym wystawiania
faktur. Warto jednak zwrócić uwagę na art. 106e
ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepi-
sem faktura powinna zawierać m.in. datę doko-
nania lub zakończenia dostawy towarów lub
wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,
o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, jeśli taka
data jest określona i różni się od daty wysta-
wienia faktury. Regulację tę trzeba powiązać
przede wszystkim z faktem, że w myśl nowych
przepisów obowiązek podatkowy powstaje
przede wszystkim z chwilą dokonania dostawy
towarów lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1
ustawy o VAT).
Podanie tej daty na fakturze ma zatem wskazy-
wać na moment powstania obowiązku podat-
kowego. Jest to ważne nie tylko dla sprzedawcy,
ale także dla nabywcy, gdyż data ta wyznacza dla
niego moment odliczenia podatku naliczonego.
Przedsiębiorcy mogą mieć wątpliwości co do
tego, jak rozumieć pojęcia „data zakończenia
dostawy towarów” oraz „data zakończenia
wykonywania usług”. Określenie to należy
powiązać przede wszystkim z zapisami zawar-
tymi w art. 19a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, które
umożliwiają uznanie, że dostawy towarów bądź
usługi – dla których w związku z ich dokony-
waniem bądź świadczeniem są następujące po
sobie terminy płatności lub rozliczeń – zostają
traktowane jako wykonane z chwilą zakończenia
okresu rozliczeniowego. Dla takich to właśnie
dostaw towarów czy też świadczenia usług właś-
ciwa będzie data „zakończenia dostaw” czy też
„zakończenia świadczenia usług”. To ona wyzna-
czać będzie moment powstania obowiązku
podatkowego.
DOSTAWY POWTARZAJĄCE SIĘ
Firma X dostarcza w sposób powtarzający
się towary firmie Y. Strony umówiły się
na rozliczanie tych dostaw w okresach
trzytygodniowych, np. od poniedziałku
6 stycznia do niedzieli 26 stycznia 2014 r.;
od poniedziałku 27 stycznia do niedzieli
16 lutego 2014 r. Dostawy zostały zakończone
odpowiednio 26 stycznia oraz 16 lutego
2014 r. Niezależnie od tego, ile dostaw
nastąpiło w tym okresie, na fakturze jako
datę zakończenia dostawy należało wpisać
odpowiednio 26 stycznia oraz 16 lutego
2014 r.
Uwaga na zmienione zasady przeliczania
kwot z faktur w obcych walutach
Podatnicy muszą pamiętać, że w związku z nowy-
mi zasadami określania obowiązku podatkowego
w VAT zmianie uległy także zasady przeliczania
PRZYKŁ
AD