10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 36 • 5.05.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Z tytułu podróży zagranicznej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów

przejazdów, dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę

odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza

granicami kraju pracownik najczęściej otrzymuje zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą

pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej

równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Dowodem będącym podstawą rozliczenia z pracownikiem z tytułu odbytej podróży

może być dowód wewnętrzny o nazwie „Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej”. Do

rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające

poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli

uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświad-

czenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie

kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej

albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Zasady te wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wy-

sokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu

w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.). W praktyce są jednak

stosowane także przez inne jednostki, m.in. z racji tego, że diety i inne należności z tytułu

krajowej podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w tym rozporządzeniu,

są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek ZUS.

Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu

Wydatki poniesione przez pracownika za granicą, wyrażone w walucie obcej, wyma-

gają przeliczenia na walutę polską. Przeliczenia tego trzeba dokonać zgodnie z przepisami

ustaw o podatku dochodowym. Z ustaw tych wynika, że koszty poniesione w walucie obcej

przelicza się na złote po kursie średnim ogłaszanym przez NBP z ostatniego dnia robo-

czego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztów pośrednio

związanych z przychodami, do jakich zaliczają się koszty podróży służbowej, uważa się

datę, pod jaką koszt ujęto w księgach.

Natomiast dla celów ustalenia różnic kursowych za koszt poniesiony uważa się koszt

wynikający z faktury (rachunku) albo innego dowodu, gdy brak jest faktury albo rachunku.

Takim dowodem może być „Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej”, na którym uj-

muje się wszystkie poniesione wydatki – nie trzeba przeliczać osobno każdego rachunku,

faktury itp. Koszty podróży służbowej na podstawie tego dowodu ujmuje się w księgach

rachunkowych po rozliczeniu tej podróży i po zatwierdzeniu rozliczenia wydatków przez

kierownika jednostki lub inne uprawnione osoby. Wcześniej wypłaconą pracownikowi

zaliczkę ujmuje się na rozrachunkach (Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma

konto 10 „Kasa”), gdzie pozostaje do czasu rozliczenia.

Przyjęcie do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej, wyrażonych w wa-

lucie obcej, kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego datę rozliczenia podróży

spowoduje powstanie różnic kursowych. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem

różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki). Dodatnie różnice kursowe zwiększają

przychody i powstają, gdy koszt przeliczony po kursie średnim NBP jest wyższy od kosztu

przeliczonego po kursie faktycznie zastosowanym z dnia zapłaty. Ujemne różnice powstaną,

gdy koszt przeliczony według kursu średniego jest niższy od kosztu przeliczonego po kursie

faktycznie zastosowanym z dnia zapłaty.

Przeliczenie kosztów po kursie z dnia wypłaty zaliczki

Jednak przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej, na którą wypłacono pracowni-

kowi zaliczkę w walucie obcej, można przyjąć pewne uproszczenie. Wynika ono z tego, że

gdy pracownik otrzymał zaliczkę na zagraniczną podróż, wydatki pokrywa z tej zaliczki.

Stąd koszt faktycznie ponoszony jest według kursu z dnia wypłaty zaliczki, po którym

przeliczono kwotę zaliczki w walucie obcej na złote.

Możliwość stosowania tego kursu nie wynika wprost z przepisów podatkowych, ale nie

wydaje się, by taki sposób rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych był

kwestionowany przez organy podatkowe. W przypadku zastosowania tej metody rozlicze-

nia nie powstaną różnice kursowe. Rozliczenie podróży w takim przypadku jest znacznie

prostsze, a kwota kosztów podatkowych będzie taka sama, jak przy zastosowaniu najpierw

kursu średniego NBP, a następnie ustaleniu różnic kursowych.

Rozliczenie zaliczki na zagraniczną podróż

służbową pracownika

Praktyczniejsze więc będzie rozwiązanie polegające na przeliczeniu łącznej kwoty

wydatków poniesionych przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej,

ujętej w „Rozliczeniu zagranicznej podróży służbowej”, po kursie z dnia wypłaty

zaliczki.

Przykład

Założenia

1. Pracownikowiudającemusięwzagranicznąpodróżsłużbowąwypłaconozaliczkę

wkwocie1.200euronapokryciekosztówtejpodróży.Kwotatapoprzeliczeniuwedług

kursusprzedażyeurozakupionychwbankuwdniuwypłatyzaliczki,tj.3,70zł/euro,

wyniosła4.440zł(jednostkanieposiadarachunkuwalutowego).

2. Pracownik16kwietnia2008r.przedłożyłrozliczeniekosztówtejpodróży,zktórego

wynikało,żewydatkiogółemwyniosły1.000euro.Kosztytezostałyujętewdowodzie

„Rozliczeniezagranicznejpodróżysłużbowej”inapodstawietegodowoduzaksię-

gowanepoddatą16kwietnia2008r.

Wariant I – do przeliczenia kosztów podróży służbowej przyjęto średni kurs NBP

z dnia poprzedzającego datę rozliczenia podróży

Doprzeliczeniakosztównazłotówkijednostkaprzyjęłakursśrednieuroogłoszonyprzez

NBPwdniu15kwietnia2008r.,którywynosił3,4118zł/euro.Wobectegokosztywyniosły

3.411,80zł(tj.1.000euro×3,4118zł/euro).Różnicakursowaujemna(poniesionykoszt

jestniższyodkosztuzdniazapłaty)wyniosła288,20zł,wedługwyliczenia1.000euro×

(3,70zł/euro–3,4118zł/euro).Pouwzględnieniuróżnickursowychkosztypodróżyrazem

wyniosły3.700zł(tj.3.411,80zł+288,20zł).

Dekretacja

1. Wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową:

4.440,00 zł

–

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika),

–

Ma konto 10 „Kasa”.

2. Zaksięgowanie poniesionych przez pracownika kosztów:

3.411,80 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Pozostałe koszty – podróże służbowe),

–

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

3. Zaksięgowanie ujemnych różnic kursowych:

288,20 zł

–

Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”,

–

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Księgowania

Konto 10 „Kasa”

Konto 23 „Rozrachunki

z pracownikami” (w anali-

tyce: Konto imienne pracow-

nika)

Konto 40 „Koszty według

rodzajów” (w analityce:

Pozostałe koszty – podróże

służbowe)

S.p.) X

4.440,00 (1

1) 4.440,00 3.411,80 (2

2) 3.411,80

288,20 (3
740,00 (S.k.

Konto 75-1 „Koszty finan-

sowe”

3) 288,20

Wariant II – do przeliczenia kosztów podróży służbowej przyjęto kurs z dnia wy-

płaty pracownikowi zaliczki

Doprzeliczeniakosztównazłotówkijednostkaprzyjęłakurssprzedażybankuzdniawy-

płatyzaliczki,którywynosił3,70zł/euro.Wobectegokosztywyniosły3.700zł(1.000euro×

3,70zł/euro).Niepowstaływtymprzypadkuróżnicekursowe.

Dekretacja

1. Wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową:

4.440 zł

–

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika),

–

Ma konto 10 „Kasa”.

2. Zaksięgowanie poniesionych przez pracownika kosztów:

3.700 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Pozostałe koszty – podróże służbowe),

–

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Księgowania

Konto 10 „Kasa”

Konto 23 „Rozrachunki

z pracownikami” (w anali-

tyce: Konto imienne pracow-

nika)

Konto 40 „Koszty według

rodzajów” (w analityce:

Pozostałe koszty – podróże

służbowe)

S.p.) X

4.440 (1

1) 4.440 3.700 (2

2) 3.700

740 (S.k.

W obu wariantach na koncie 23 pozostało saldo w kwocie 740 zł, które oznacza niewy-

korzystaną przez pracownika zaliczkę. Kwota ta może zostać zwrócona przez pracownika

w euro (200 euro po kursie z dnia wypłaty zaliczki, tj. 3,70 zł/euro) lub w złotówkach. Zapis

księgowy towarzyszący tej operacji: Wn konto 10, Ma konto 23.

Dorota Przybyszewska