10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 36 • 5.05.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Z tytułu podróży zagranicznej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów 

przejazdów,  dojazdów,  noclegów  i  innych  wydatków,  określonych  przez  pracodawcę 

odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza 

granicami kraju pracownik najczęściej otrzymuje zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą 

pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej 

równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Dowodem będącym podstawą rozliczenia z pracownikiem z tytułu odbytej podróży 

może być dowód wewnętrzny o nazwie „Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej”. Do 

rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające 

poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli 

uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświad-

czenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie 

kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej 

albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Zasady te wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wy-

sokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu 

w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej 

poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.). W praktyce są jednak 

stosowane także przez inne jednostki, m.in. z racji tego, że diety i inne należności z tytułu 

krajowej podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w tym rozporządzeniu, 

są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek ZUS.

Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu

Wydatki poniesione przez pracownika za granicą, wyrażone w walucie obcej, wyma-

gają przeliczenia na walutę polską. Przeliczenia tego trzeba dokonać zgodnie z przepisami 

ustaw o podatku dochodowym. Z ustaw tych wynika, że koszty poniesione w walucie obcej 

przelicza się na złote po kursie średnim ogłaszanym przez NBP z ostatniego dnia robo-

czego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztów pośrednio 

związanych z przychodami, do jakich zaliczają się koszty podróży służbowej, uważa się 

datę, pod jaką koszt ujęto w księgach.

Natomiast dla celów ustalenia różnic kursowych za koszt poniesiony uważa się koszt 

wynikający z faktury (rachunku) albo innego dowodu, gdy brak jest faktury albo rachunku. 

Takim dowodem może być „Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej”, na którym uj-

muje się wszystkie poniesione wydatki – nie trzeba przeliczać osobno każdego rachunku, 

faktury itp. Koszty podróży służbowej na podstawie tego dowodu ujmuje się w księgach 

rachunkowych po rozliczeniu tej podróży i po zatwierdzeniu rozliczenia wydatków przez 

kierownika jednostki lub inne uprawnione osoby. Wcześniej wypłaconą pracownikowi 

zaliczkę ujmuje się na rozrachunkach (Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma 

konto 10 „Kasa”), gdzie pozostaje do czasu rozliczenia.

Przyjęcie do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej, wyrażonych w wa-

lucie obcej, kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego datę rozliczenia podróży 

spowoduje powstanie różnic kursowych. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem 

różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki). Dodatnie różnice kursowe zwiększają 

przychody i powstają, gdy koszt przeliczony po kursie średnim NBP jest wyższy od kosztu 

przeliczonego po kursie faktycznie zastosowanym z dnia zapłaty. Ujemne różnice powstaną, 

gdy koszt przeliczony według kursu średniego jest niższy od kosztu przeliczonego po kursie 

faktycznie zastosowanym z dnia zapłaty.

Przeliczenie kosztów po kursie z dnia wypłaty zaliczki

Jednak przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej, na którą wypłacono pracowni-

kowi zaliczkę w walucie obcej, można przyjąć pewne uproszczenie. Wynika ono z tego, że 

gdy pracownik otrzymał zaliczkę na zagraniczną podróż, wydatki pokrywa z tej zaliczki. 

Stąd koszt faktycznie ponoszony jest według kursu z dnia wypłaty zaliczki, po którym 

przeliczono kwotę zaliczki w walucie obcej na złote.

Możliwość stosowania tego kursu nie wynika wprost z przepisów podatkowych, ale nie 

wydaje się, by taki sposób rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych był 

kwestionowany przez organy podatkowe. W przypadku zastosowania tej metody rozlicze-

nia nie powstaną różnice kursowe. Rozliczenie podróży w takim przypadku jest znacznie 

prostsze, a kwota kosztów podatkowych będzie taka sama, jak przy zastosowaniu najpierw 

kursu średniego NBP, a następnie ustaleniu różnic kursowych.

Rozliczenie zaliczki na zagraniczną podróż 

służbową pracownika

Praktyczniejsze więc będzie rozwiązanie polegające na przeliczeniu łącznej kwoty 

wydatków poniesionych przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej, 

ujętej w „Rozliczeniu zagranicznej podróży służbowej”, po kursie z dnia wypłaty 

zaliczki.

Przykład

Założenia

1. Pracownikowiudającemusięwzagranicznąpodróżsłużbowąwypłaconozaliczkę

wkwocie1.200euronapokryciekosztówtejpodróży.Kwotatapoprzeliczeniuwedług

kursusprzedażyeurozakupionychwbankuwdniuwypłatyzaliczki,tj.3,70zł/euro,

wyniosła4.440zł(jednostkanieposiadarachunkuwalutowego).

2. Pracownik16kwietnia2008r.przedłożyłrozliczeniekosztówtejpodróży,zktórego

wynikało,żewydatkiogółemwyniosły1.000euro.Kosztytezostałyujętewdowodzie

„Rozliczeniezagranicznejpodróżysłużbowej”inapodstawietegodowoduzaksię-

gowanepoddatą16kwietnia2008r.

Wariant I – do przeliczenia kosztów podróży służbowej przyjęto średni kurs NBP 

z dnia poprzedzającego datę rozliczenia podróży

Doprzeliczeniakosztównazłotówkijednostkaprzyjęłakursśrednieuroogłoszonyprzez

NBPwdniu15kwietnia2008r.,którywynosił3,4118zł/euro.Wobectegokosztywyniosły

3.411,80zł(tj.1.000euro×3,4118zł/euro).Różnicakursowaujemna(poniesionykoszt

jestniższyodkosztuzdniazapłaty)wyniosła288,20zł,wedługwyliczenia1.000euro×

(3,70zł/euro–3,4118zł/euro).Pouwzględnieniuróżnickursowychkosztypodróżyrazem

wyniosły3.700zł(tj.3.411,80zł+288,20zł).

Dekretacja

1.  Wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową: 

4.440,00 zł

– 

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” 

(w analityce: Konto imienne pracownika),

– 

Ma konto 10 „Kasa”.

2.  Zaksięgowanie poniesionych przez pracownika kosztów: 

3.411,80 zł

– 

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” 

(w analityce: Pozostałe koszty – podróże służbowe),

– 

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” 

(w analityce: Konto imienne pracownika).

3.  Zaksięgowanie ujemnych różnic kursowych: 

288,20 zł

– 

Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”,

– 

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” 

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Księgowania

Konto 10 „Kasa”

Konto 23 „Rozrachunki 

z pracownikami” (w anali-

tyce: Konto imienne pracow-

nika)

Konto 40 „Koszty według 

rodzajów” (w analityce: 

Pozostałe koszty – podróże 

służbowe)

S.p.)  X

 4.440,00  (1

 1) 4.440,00  3.411,80  (2

  2) 3.411,80

  288,20  (3
  740,00  (S.k.

Konto 75-1 „Koszty finan-

sowe”

  3)  288,20 

Wariant II – do przeliczenia kosztów podróży służbowej przyjęto kurs z dnia wy-

płaty pracownikowi zaliczki

Doprzeliczeniakosztównazłotówkijednostkaprzyjęłakurssprzedażybankuzdniawy-

płatyzaliczki,którywynosił3,70zł/euro.Wobectegokosztywyniosły3.700zł(1.000euro×

3,70zł/euro).Niepowstaływtymprzypadkuróżnicekursowe.

Dekretacja

1.  Wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową: 

4.440 zł

– 

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika),

– 

Ma konto 10 „Kasa”.

2.  Zaksięgowanie poniesionych przez pracownika kosztów: 

3.700 zł

– 

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” 

(w analityce: Pozostałe koszty – podróże służbowe),

– 

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Księgowania

Konto 10 „Kasa”

Konto 23 „Rozrachunki 

z pracownikami” (w anali-

tyce: Konto imienne pracow-

nika)

Konto 40 „Koszty według 

rodzajów” (w analityce: 

Pozostałe koszty – podróże 

służbowe)

S.p.)  X

  4.440  (1

  1)  4.440   3.700  (2

  2)  3.700

  740  (S.k.

W obu wariantach na koncie 23 pozostało saldo w kwocie 740 zł, które oznacza niewy-

korzystaną przez pracownika zaliczkę. Kwota ta może zostać zwrócona przez pracownika 

w euro (200 euro po kursie z dnia wypłaty zaliczki, tj. 3,70 zł/euro) lub w złotówkach. Zapis 

księgowy towarzyszący tej operacji: Wn konto 10, Ma konto 23.

Dorota Przybyszewska