Auditor ISO 9001 - wykład nr 3 - 09.12.2016 r.

Rozpoznać wzajemne oddziaływanie
Wzajemne zależności i interakcje pomiędzy procesami i ich rozpatrywane na poziomie

skuteczności działania całej organizacji. jednym z celów zarządzania procesami jest poznanie

tych oddziaływań, utrzymanie ich operatywności, a także szybkie przywrócenie do działania

w przypadku nieprzewidzianej przerwy.

Podejście oparte na myśleniu o ryzyku!!!!

PRZYKŁAD
Uwaga! Awaria sieci cieplnej

W przypadku wystąpienia zakłóceń i nieplanowanego przestoju procesu w łańcuchu

przetwarzania (np. AWARIA) istotne jest, aby w stosunkowo krótkim czasie, opierając się na

klasyfikacji zdarzeń, podjąć działania.

Istotą sprawy dla niekontrolowanego wydarzenia jest w sposób systemowy stosując metody

wynikające z analiz interakcji, szybko i w sposób systemowy odzyskać kontrolę.

Podstawowe

czynniki

w

systematycznym

wykrywaniu sytuacji bezpośrednio

wpływające na operatywność procesów to:

➔

Rozpoznawanie zależności złożonych, dynamicznych systemów,

➔

Rozpoznanie przyczyn i skutków oraz czynników technicznych.

Możemy do tego zrobić analizę porównań, żeby wiedzieć, które procesy od których są

zależne od siebie i jak ważne.

Zarządzanie interakcjami pomiędzy procesami dla swojej skuteczności wymaga

minimum trzech etapów:

➔

analizy i priorytetyzacji (ustalenie pierwszeństwa) interakcji w adekwatnej formie,

➔

opracowania planu działania na wypadek zdarzeń i ich prawdopodobieństwa,

➔

szkolenia i informowania odpowiednich osób w łańcuchu procesowym.

Korzyści dla organizacji z zastosowania takiego podejścia, to m. in.:

➔

zwiększone

prawdopodobieństwo

osiągnięcia

planowanego

wyniku danego

procesu(osiągnięcie celu procesu),

➔

wzrost wydajności procesów poprzez ukierunkowane działania doskonalące,

➔

zwiększenie przejrzystości działań w łańcuchu procesów,

➔

zwiększona wiedza nt. powiązań i relacji procesów,

➔

usprawnienie komunikacji pomiędzy procesami,

➔

identyfikacja możliwości optymalizacji,

➔

identyfikacja potencjału zakłóceń i ograniczeń(wąskie gardła) w przebiegu procesu.

Wskaźniki procesu z zestawem wartości oczekiwanych dla procesu, ale również z

ustaleniami dla określenia sposobu postępowania z uzyskanymi wartościami dla wyniku

pomiaru.
Istotnym faktem z punktu widzenia wymaganego monitorowania i oceny procesów jest

stosowanie jasnych metod regulacji procesu:

➔

jakich wskaźników działania użyjemy,

➔

w jakiej formie,

➔

jak postąpić, gdy osiągamy oczekiwane wyniki,

➔

jak postąpić gdy wyniki odbiegają od dopuszczalnych parametrów.

Określenie zasobów (np.: infrastruktura, personel, kompetencje, środowisko, procesy

zlecane na zewnątrz, koszty, informacje, know-how-potrzebne do osiągnięcia celów

procesu).

Ustalenie odpowiedzialności i uprawnień:

● Obok odpowiedzialności za proces kierowanej wobec jego właściciela, także

skonkretyzowanie odpowiedzialnego zespołu “team liderów” w procesie.

● Obok odpowiedzialności wymagane jest także ustalenie uprawnień, które mogłyby

być postrzegane jako forma kompetencji. Np.: jakie pełnomocnictwa do działań są

potrzebne, aby w ramach zdefiniowanych ogólnych warunków móc zagwarantować

skuteczną realizację celów procesu.

Zidentyfikowane obszary “ryzyk i szans”​, które są do rozważenia w trakcie planowania

procesów, wdrażania i zarządzania procesami - mając na uwadze, iż brak ryzyka oznaczałby

także brak szans do identyfikowania.
Jako minimum wymagań zalecane jest rozważenie w modelowaniu procesów i działań

identyfikacji potencjalnych zagrożeń i/lub określenie zasad postępowania.

Podejście oparte na myśleniu o ryzyku filar nowej normy.
Ryzyko, wg ISO 9000:

● Wpływ niepewności
● Wpływ niepewności powoduje odchylenie od oczekiwań - pozytywne i negatywne
● Niepewność - stan, również częściowy, braku informacji, związanej ze zrozumieniem

lub wiedzą na temat zdarzenia lub jego następstw lub prawdopodobieństwa

● Ryzyko jest często określane w stosunku do potencjalnych zdarzeń, ich następstw lub

ich kombinacji

● Ryzyko jest często wyrażane jako kombinacja następstw zdarzenia i związanego z

nim prawdopodobieństwa.

● Ryzyko jest integralną częścią działania przedsiębiorstwa.
● Pod pojęciem ryzyka możemy zatem rozumieć wszystkie przyszłe wydarzenia

(finansowe i niefinansowe) oraz wszystkie możliwe wewnętrzne i zewnętzrne

następstwa, które mogą wpłynąć (negatywnie/pozytywnie) na osiągnięcia celów

przedsiębiorstwa.

● Aby móc odnieść sukces na rynku, należy z jednej strony unikać, minimalizować,

bądź przenosić ryzyko na osoby trzecie, z drugiej jednak świadomie nim zarządzać i

akceptować.

Dla planowania systemu zarządzania jakością konieczne jest, aby organizacja uwzględniła

wymagania z rozdziału:
4.1 “Zrozumienie organizacji i jej kontekstu”
oraz
4.2 “Zrozumienie potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron”
i z ich wykorzystaniem określiła ryzyko (zagrożenia i szanse).
Następnie organizacja odpowiednie z punktem 6.1.2, musi zaplanować:

➔

Działania dla przypisania ryzyka i szans

➔

Metodę w jaki sposób działania w procesach SZJ organizacji będą integrowane i

wdrożone,

➔

W jaki sposób będzie oceniana skuteczność tych działań.

Kluczowe wymagania dla “myślenia opartego na ryzyku” zawarte są w pkt 6.1 normy

“Działania w celu postępowania z ryzykiem i szansami”.
Zarządzanie ryzykiem jest dzisiejszą decyzją dla pozytywnej przyszłości, to próba

zidentyfikowania dzisiaj tego co może na nas wpłynąć jutro - aby wykorzystywać najlepsze

szanse i wpływać współbieżnie na występujące ryzyko z odpowiednimi działaniami w

odniesieniu do celów i strategii organizacji.

Na ocenę ryzyka składa się identyfikacja zagrożeń oraz analiza i ocena ryzyka związanego z

wystawieniem/narażeniem na te zagrożenia.

Do oceny ryzyka jako pomocy przy jego szacowaniu używa się następujących

przykładowych trzech pytań:

1. Co może się nie udać?
2. Jakie jest prawdopodobieństwo, że się nie uda?
3. Jakie mogą być tego konsekwencje (dotkliwość)?

Metody - wybrane przykłady
Metody ułatwiające zarządzanie ryzykiem – mapowanie procesu, analiza Pareto-Lorenza,

diagram Ishikawy, Analiza Przyczyn i Skutków Wad (FMEA), analiza FTA- analiza

drzewa błędów, HAZOP- analiza zagrożeń i zdolności operacyjnych, PHA- Preliminary

Hazard Analysis,
Przemysły mają swoje metody np. HACCP/ TACCP/ HARPC.

Tworzenie systemu zarządzania jakością
Tworzenie systemu zarządzania jakością – ​proces ustanawiania( formalna akceptacja treści

normy), dokumentowania, wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu

zarządzania jakością.
System - ​zbiór elementów wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących.
System zarządzania – ​zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących

elementów organizacji do ustanowienia polityki i celów oraz procesów do osiągania tych

celów.
System zarządzania jakością - ​część systemu zarządzania dotycząca jakości.
Ciągłe doskonalenie - ​powtarzające się działanie mające na celu poprawę efektów działania.

Udokumentowane informacje 7.5.1:
Dane - ​fakty o obiekcie
Informacja – ​znaczące dane
Dowód obiektywny – ​dane potwierdzające istnienie lub prawdziwość czegoś.
System informacyjny - system zarządzania jakością – ​sieć kanałów komunikacyjnych

używanych w organizacji.
Dokument - ​informacja oraz nośnik na jakim jest zawarta.
Udokumentowana informacja - ​informacja, która powinna być nadzorowana i

utrzymywana przez organizację oraz nośnik na jakim jest zawarta.
Specyfikacja - ​dokument, w którym podano wymagania np. księga jakości, plan jakości,

rysunek techniczny, dokument procedury, instrukcja pracy.
Księga jakości – ​specyfikacja, w której określono system zarządzania jakością organizacji.
Plan jakości - ​specyfikacja procedur i związanych z nimi zasobów, jakie mają być

zastosowane przez kogo i kiedy w odniesieniu do danego obiektu.
Zapis - ​dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych

działań np. karty pomiarowe, raport, raporty z auditów.
Procedura - ​ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu.