procedura krok po kroku

Katarzyna Ronikier-Dolańska

ZAPYTANIE

O CENĘ

Andrzela Gawrońska-Baran

LICYTACJA

ELEKTRONICZNA

b i b l i o t e c z k a

z a m ó w i e ń p u b l i c z n y c h

Bibliot

eczk
a z

amó
wień publiczny

ch:
Zap

yt

anie o c

enę • Licyt

acja elek

tr

oniczna

UOX 12

40,95 zł brutto

procedura krok po kroku

Katarzyna Ronikier-Dolańska

ZAPYTANIE

O CENĘ

Andrzela Gawrońska-Baran

LICYTACJA

ELEKTRONICZNA

Autorzy:

Katarzyna Ronikier-Dolańska

radca prawny, do sierpnia 2012 roku członek KIO, wykładowca na studiach

podyplomowych z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji

o zamówieniach publicznych
Andrzela Gawrońska-Baran

była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, obecnie kieruje departamentem

zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej
Redaktor naczelny grupy zamówienia publiczne:

Urszula Wróblewska
Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska
Wydawca:

Katarzyna Czech
Korekta:

Zespół
Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk
ISBN: 978-83-269-2513-9
Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2013

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. [phone], faks 22 617 60 10

e-mail: [e-mail]
Skład i łamanie: Dariusz Ziach
Druk: Miller
Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych

w książce – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji

z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem

najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadcze-

nia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji

typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych,

pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako ofi-

cjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja

nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji

wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza

i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji

niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów pro-

mocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz

poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do

celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane nie będą

przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

Wiedza i Praktyka

3

Spis treści

Spis treści

Wstęp ........................................................................................................7

Zapytanie o cenę – procedura krok po kroku ....................9

Przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zapytanie o cenę ........9

Konsekwencje nieprawidłowego zastosowania trybu zapytania

o cenę ..................................................................................................14

Krok 1: Przygotowanie postępowania.................................................15

Opisanie przedmiotu zamówienia .......................................................16

Oszacowanie wartości zamówienia ....................................................17

Krok 2: Wszczęcie postępowania ........................................................21

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia ..................................22

Krok 3: Składanie ofert ........................................................................24

Związanie ofertą .................................................................................24

Publiczne otwarcie ofert .....................................................................25

Krok 4: Badanie i ocena ofert ..............................................................26

Spełnienie warunków udziału .............................................................26

Zawiadomienie o wyborze oferty .......................................................29

Krok 5: Zawarcie umowy .....................................................................30

Termin zawarcia umowy .....................................................................30

Krok 6: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia .....................................32

Wzory dokumentów ..............................................................................33

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia – wzór dokumentu ..................33

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów – wzór dokumentu .............38

4

Wiedza i Praktyka

Spis treści

Licytacja elektroniczna – procedura krok po kroku .......41

Przesłanki zastosowania licytacji elektronicznej ...............................41

Rodzaje licytacji .................................................................................42

Protokół postępowania w trybie licytacji elektronicznej ....................43

Krok 1: Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia ......44

Komisja przetargowa ..........................................................................44

Opis przedmiotu zamówienia i ustalenie wartości zamówienia .........45

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia .....................................49

Określenie wymagań technicznych ...................................................50

Krok 2: Wszczęcie postępowania .........................................................51

Ogłoszenie o zamówieniu ...................................................................51

Przygotowanie licytacji na platformie ................................................52

Zmiana ogłoszenia ..............................................................................54

Krok 3: Składanie wniosków o dopuszczenie do udziału

w licytacji elektronicznej ......................................................................55

Krok 4: Weryfikacja wykonawców ....................................................57

Warunki udziału w postępowaniu ......................................................57

Dokumenty składane na potwierdzenie warunków podmiotowych ........60

Wykluczenie wykonawcy ...................................................................62

Zaproszenie wykonawców do składania ofert (udziału w licytacji) ........63

Wadium ...............................................................................................65

Krok 5: „Właściwa” licytacja elektroniczna ......................................66

Otwarcie licytacji elektronicznej ........................................................66

Składanie ofert (postąpień) .................................................................68

Forma składania postąpień..................................................................72

Obowiązki zamawiającego w toku licytacji .......................................73

Krok 6: Zamknięcie licytacji elektronicznej ......................................74

Wiedza i Praktyka

5

Spis treści

Krok 7: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty .................75

Krok 8: Odwołanie wykonawcy do Prezesa KIO ...............................76

Przedmiot odwołania ..........................................................................76

Termin na odwołanie ..........................................................................76

Krok 9: Umowa w sprawie zamówienia publicznego ........................77

Termin zawarcia umowy .....................................................................77

Formalności przed zawarciem umowy ...............................................77

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy .................................80

Zwrot wadium .....................................................................................81

Krok 10: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia ...................................82

Krok 11: Unieważnienie licytacji elektronicznej ................................83

Wzory dokumentów ..............................................................................85

Opis przedmiotu zamówienia i inne podstawowe informacje

– gotowy do wypełnienia wzór dokumentu ........................................85

Formularz wniosku o dopuszczenie do udziału w licytacji

elektronicznej – wzór dokumentu .......................................................93

Protokół z posiedzenia komisji przetargowej dotyczący otwarcia

wniosków – gotowy do wypełnienia dokument .................................95

Zaproszenie do udziału w licytacji elektronicznej

– wzór dokumentu ..............................................................................97

Informacja o wyborze oferty zamieszczana na stronie

internetowej – gotowy do wypełnienia wzór dokumentu .................100

Wiedza i Praktyka

7

Wstęp

Wstęp

Na Państwa ręce przekazuję kolejną książkę z serii „Biblio-

teczka zamówień publicznych. Procedury krok po kroku”.

Tym razem wydana przez nas pozycja jest poświęcona

dwóm trybom – zapytaniu o cenę i licytacji elektronicznej.

Tryb zapytania o cenę jest jednym z najprostszych trybów

udzielania zamówień publicznych. Jednak ustawa Prawo

zamówień publicznych przewiduje w nim pewne ogra-

niczenia konkurencji. W przeciwieństwie do przetargu

nieograniczonego zastosowanie zapytania o cenę wiąże się

z zawężeniem liczby wykonawców. W tym postępowaniu

zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez

siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.

Z tego względu, że nie jest to procedura w pełni konku-

rencyjna, aby móc ją wybrać, trzeba spełnić przesłanki

wskazane w ustawie Prawo zamówień publicznych. Kiedy

można zastosować tryb zapytania o cenę, jak przygotować

procedurę, na jakie elementy należy zwracać uwagę? Na

te wszystkie pytania odpowiada ekspert specjalizujący się

w zamówieniach publicznych.

Kolejna książka z serii „Biblioteczka zamówień publicz-

nych” pozwala swobodnie przejść przez każdy etap tej

procedury.

W książce, którą oddajemy na Państwa ręce, prezentujemy

również specyfikę licytacji elektronicznej. Tryb ten znaczą-

co różni się od pozostałych, dlatego warto dokładnie – krok

po kroku – prześledzić przebieg tej procedury.

8

Wiedza i Praktyka

Dzięki całej serii „Biblioteczka zamówień publicznych”

żaden z trybów udzielania zamówień publicznych nie

będzie już zagadką.

Każda z wydanych przez nas pozycji została wzboga-

cona orzecznictwem, wzorami dokumentów i licznymi

przykładami.

Z poważaniem

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

Wstęp

Zapytanie o cenę

Wiedza i Praktyka

9

Zapytanie o cenę

– procedura krok po kroku

Zamawiający jest uprawniony do samodzielnego podej-

mowania decyzji o wyborze trybu udzielenia zamówienia

publicznego, w tym trybu zapytania o cenę. Jednak w

przypadku trybów niekonkurencyjnych, aby móc skorzystać

z konkretnej procedury, konieczne jest spełnienie ustawowych

przesłanek. Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia,

w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych

przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert

(art. 69 ustawy Pzp).

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania

o cenę tylko w przypadkach określonych w art. 10 ust. 2

ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp).

Zatem zastosowanie omawianego trybu jest dopuszczalne

wyłącznie, gdy zamawiający w okolicznościach danej

sprawy wykaże, że wystąpiły przesłanki do jego zasto-

sowania. Trzeba zaznaczyć, iż przesłanki zastosowania

trybu innego niż podstawowy, w tym zapytania o cenę,

nie mogą być interpretowane rozszerzająco (orzeczenie

ETS z 28 marca 1996 r., C-318/94 Komisja Europejska

przeciwko RFN). Tak więc zamawiający muszą się ściśle

trzymać przepisów ustawy Pzp.

Ustawodawca dopuścił w art. 70 ustawy Pzp możliwość

udzielenia zamówienia w trybie zapytania o cenę, gdy

przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszech-

nie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a war-

tość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w prze-

pisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Przesłanki do udzielenia zamówienia

w trybie zapytanie o cenę

Zapytanie o cenę

10

Wiedza i Praktyka

A zatem zapytanie o cenę można zastosować, gdy kumu-

latywnie spełnione są następujące przesłanki:

l

przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi (roboty

budowlane nie mogą być realizowane przez wykonawcę

wybranego w tym trybie);

l

wartość zamówienia jest niższa niż tzw. progi unij-

ne (zapytanie o cenę nie jest trybem przewidzianym

w dyrektywach zamówieniowych);

l

dostawy lub usługi muszą mieć charakter powszechnie

dostępnych o ustalonych standardach jakościowych.

Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z 7 czerw-

ca 2013 r. (sygn. akt KIO/KD 51/13) stwierdziła

brak podstaw do zastosowania zapytania o cenę

w postępowaniu na wykonanie modernizacji serwisu

internetowego i serwisu intranetowego. KIO zauwa-

żyła, że omawiany tryb jest zasadny w odniesieniu

do zamówień typowych, najprostszych, gdzie zama-

wiane dostawy lub usługi są w pełni porównywalne,

ich cechy zostały znormalizowane (ustalone zostały

wobec nich powszechnie akceptowalne standardy

jakościowe), a jedynie różnicującym je czynnikiem

jest cena. Dlatego też w zakresie regulacji art. 70

ustawy Pzp nie mieszczą się takie usługi, których

zrealizowanie wymaga indywidulanego ich dosto-

sowania do specyficznych potrzeb zamawiającego.

Przykładowo nie jest wystarczające wskazanie je-

dynie na fakt, że utrzymywanie stron internetowych

przez podmioty administracji publicznej czy też

przedsiębiorców jest obecnie powszechnie obowią-

zującą zasadą. Nie ma też podstaw do twierdzenia,

iż każda usługa ze swej natury powinna być dosto-

sowana do potrzeb konkretnego świadczeniobiorcy.

O

r z e c z n i c t w O

Wiedza i Praktyka

41

Licytacja elektroniczna

Licytacja elektroniczna

– procedura krok po kroku

Podstawowymi trybami udzielania zamówienia publiczne-

go są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony.

Natomiast inne tryby, w tym licytacja elektroniczna, mogą

być zastosowane przez zamawiającego tylko w przypad-

kach określonych w ustawie z 29 stycznia 2004 r. – Prawo

zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.),

dalej: ustawa Pzp.

Decyzję co do wyboru trybu licytacji elektronicznej po-

dejmuje zamawiający, biorąc pod uwagę dokonany przez

siebie opis przedmiotu zamówienia i oszacowanie jego

wartości, czyli wystąpienie przesłanek warunkujących

możliwość udzielenia zamówienia w tym trybie.

Licytacja elektroniczna jest wykorzystywana w szczegól-

ności do udzielania zamówień na artykuły biurowe, sprzęt

komputerowy, materiały eksploatacyjne do urządzeń dru-

kujących, środki czystości, usługi badania sprawozdania

finansowego przez biegłego rewidenta, dostawę prasy oraz

artykułów spożywczych, drobne remonty.

Zamówienie publiczne może być udzielone w trybie licy-

tacji elektronicznej, jeżeli spełnione są łącznie następujące

okoliczności:

l

przedmiotem zamówienia są dostawy, usługi lub roboty

budowlane,

Przesłanki zastosowania

licytacji elektronicznej

42

Wiedza i Praktyka

Licytacja elektroniczna

l

wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone

w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 usta-

wy Pzp (tzw. progi unijne),

l

jedynym kryterium oceny ofert jest cena.

Progi unijne aktualnie wynoszą:

l

dla dostaw lub usług:

– 130.000 euro – jeżeli zamówienia udziela za-

mawiający z sektora finansów publicznych

w rozumieniu przepisów o finansach publicz-

nych (z wyłączeniem uczelni publicznych,

państwowych instytucji kultury, państwowych

instytucji filmowych, jednostek samorządu tery-

torialnego oraz ich związków, jednostek sektora

finansów publicznych, dla których organem

założycielskim lub nadzorującym jest jednostka

samorządu terytorialnego), a także zamawiający

będący państwową jednostką organizacyjną

nieposiadającą osobowości prawnej,

– 200.000 euro – jeżeli zamówienia udziela za-

mawiający inny niż określony powyżej,

l

dla robót budowlanych – 5.000.000 euro.

Rodzaje licytacji

Przepisy ustawy Pzp zezwalają na zorganizowanie licytacji

elektronicznej jednoetapowej albo wieloetapowej. Decyzja

w tym zakresie należy do zamawiającego.

Licytacja wieloetapowa znajduje zastosowanie głównie

w postępowaniach, w których przedmiot zamówienia jest

bardziej skomplikowany i konieczne jest zapewnienie wy-

konawcom niezbędnego czasu na dokonanie szczegółowej

w

a ż n e

Licytacja

wieloetapowa