Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych

nr 6 (725) z dnia 2011-02-20

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp.,

www.czasopismaksiegowych.pl

Okulary korekcyjne dla pracowników - regulacje prawa pracy, ustawy o PIT i VAT oraz ujęcie księgowe

3.1. Obowiązek pracodawcy zapewnienia okularów korekcyjnych

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę

zdrowotną. Jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach ww. profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę

stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, pracodawca zobowiązany jest zapewnić

takie okulary. Wynika to z § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa

i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973).

WAśNE: Obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych dotyczy nie tylko pracowników, ale także

praktykantów i stażystów, którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę

dobowego wymiaru czasu pracy.

Badania okresowe dla pracujących przy monitorach ekranowych przeprowadza się co najmniej co 4 lata (poz. 10 załącznika

nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich

pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów

przewidzianych w Kodeksie pracy, Dz. U. nr 69, poz. 332 ze zm. i § 2 ust. 2 tego rozporządzenia).

śadne przepisy nie określają jednak szczegółowych warunków zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych. Powinno to zatem

wynikać z układu zbiorowego lub regulaminu pracy i wynagradzania, a u pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników,

którzy nie są objęci układem zbiorowym lub nie wydają regulaminu pracy i wynagradzania - z wewnętrznego zarządzenia.

Jeżeli zatem przykładowo z regulaminu (układu zbiorowego, itp.) wynika, że pracodawca zobowiązany jest pokryć koszty zakupu

okularów korygujących wzrok, jeżeli zostały one zakupione w wyniku badań profilaktycznych, przeprowadzonych na podstawie

skierowania pracodawcy, pracodawca nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów zakupu okularów, jeżeli zakup nie był wynikiem ww.

badań (lecz np. badań prywatnych).

3.2. Czy zwrot wydatków za zakup okularów korygujących powoduje powstanie u pracownika przychodu podatkowego?

Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów

o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych

na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF). Przepis ten ma zastosowanie także do wydatków na zakup okularów

korygujących wzrok.

Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 20 grudnia 2010 r., nr DD3/033/179/CRS/10/PK-1244, zmieniającej z urzędu

interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wyjaśnił, że ww. zwolnienie ma zastosowanie tylko

w przypadku, gdy faktura za zakup okularów wystawiona jest na pracodawcę. Natomiast jeżeli faktura jest wystawiona na

pracownika, mamy do czynienia ze zwrotem wydatków, który nie może korzystać ze zwolnienia od podatku:

"(...) aby móc zastosować zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy, przyjęte w zakładzie pracy zasady przyznawania tego

rodzaju świadczeń rzeczowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w przepisie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia. A fakt

zobowiązania pracodawcy na mocy powołanego przepisu do zapewnienia okularów korekcyjnych oznacza, że w tym przypadku wolna

od podatku dochodowego jest wyłącznie wartość świadczenia rzeczowego, jakie pracownik otrzyma od swojego zakładu pracy, a nie

ekwiwalent pieniężny za to świadczenie. Stąd też zwolnieniem tym nie jest objęta kwota, jaką zakład pracy wypłaca pracownikowi

tytułem zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych na podstawie faktury wystawionej na pracownika. (...)"

Dodajmy, że identycznie stwierdził już w 2009 r. Dyrektor Departamentu Podatków Dochodowych w piśmie z 27 lipca 2009 r.,

nr DD3/066/46/CRS/09/586 (Biuletyn Skarbowy Ministerstwa Finansów nr 1 z 2010 r., str. 24). Jak więc widać, Ministerstwo Finansów

zdania w tej kwestii nie zmieniło i można się spodziewać, że podobne stanowisko będzie prezentowane również w przyszłości.

Dyrektor Departamentu Podatków Dochodowych w ww. piśmie uznał również, że także wydatki na zakup szkieł kontaktowych nie

powodują u pracownika powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu (jeżeli faktura wystawiona jest na pracodawcę).

Warunkiem jest jednak, aby lekarz okulista w ramach badań profilaktycznych zalecił stosować przy obsłudze komputera soczewki

kontaktowe, zamiast okularów.

www.czasopismaksiegowych.pl

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2462,131296,okulary-korekc...

1 z 2

2011-04-30 13:23

3.3. Wydatki na zakup okularów a składki ZUS

Sfinansowanie przez pracodawców wydatków na zakup okularów korygujących wzrok nie stanowi podstawy wymiaru

składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie stanowi również podstawy do naliczania składki zdrowotnej. Wynika to

z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania

podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) i z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27

sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

3.4. Wydatki na zakup okularów jako koszt podatkowy

Wydatki na zakup dla pracownika okularów korygujących wzrok mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Przy czym

jeżeli pracodawca zwraca jedynie część wydatków, bez względu na to, na jaką wartość opiewa faktura, do kosztów podatkowych zaliczy

kwotę faktycznie wydatkowaną na ww. cel.

Zaznaczamy, że kosztem podatkowym nie będą natomiast wydatki na zakup okularów dla przedsiębiorcy, nawet jeżeli

okulary te będą wykorzystywane jedynie podczas pracy przy komputerze w związku z prowadzoną działalnością

gospodarczą. Wydatki takie bowiem uznaje się za wydatki prywatne. Tak też uznają organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej

w Bydgoszczy (interpretacja indywidualna z 29 września 2009 r., nr ITPB1/415-606/09/TK) czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

(interpretacja indywidualna z 24 marca 2009 r., nr IPPB1/415-137/09-2/KS). W tej ostatniej interpretacji czytamy:

"(...) Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej (...) nie można zaliczyć wydatków uwarunkowanych

stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą. (...)

Reasumując, należy uznać, że wydatku na zakup okularów korekcyjnych nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu

z prowadzonej działalności gospodarczej. (...)"

3.5. Czy można odliczyć VAT z faktury za zakup okularów dla pracownika?

Odliczenie VAT z faktury za zakup okularów korygujących dla pracownika może być zrealizowane zgodnie z zasadą ogólną, tj. gdy

istnieje związek wydatku z czynnościami opodatkowanymi. Jeżeli pracodawca pokrywa jedynie część ww. wydatków, odliczenie VAT

może być dokonane jedynie w tej części, w jakiej pracodawca faktycznie pokrył wydatki na zakup okularów.

WAśNE: Aby skorzystać z prawa do odliczenia VAT, faktura za zakup okularów musi być wystawiona na firmę

(a nie na pracownika).

Odliczenie VAT może być zrealizowane w miesiącu (kwartale) otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów

rozliczeniowych. Przy czym jeżeli fakturę otrzymuje pracownik firmy, za dzień otrzymania faktury należy przyjąć dzień otrzymania jej

przez tego pracownika (a nie dzień przekazania faktury pracodawcy). Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

w interpretacji indywidualnej z 23 września 2009 r., nr IPPP1-443-698/09-4/PR:

"(...) momentem odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowej faktury jest miesiąc otrzymania jej przez pracownika firmy

dokonującego nabycia przedmiotowych okularów lub w dwóch następnych miesiącach. (...)"

3.6. Zakup okularów korekcyjnych w księgach rachunkowych

Wydatki na zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników w ewidencji księgowej należy zaliczyć do kosztów działalności

operacyjnej. Zapisy w księgach rachunkowych mogą wyglądać następująco:

1. Faktura VAT za zakup okularów:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie"
(jeżeli przysługuje prawo odliczenia VAT),
- Ma konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami".

2. Rozliczenie zakupu:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

3. Zwrot pracownikowi kwot wydatkowanych na zakup okularów:

- Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bankowy" lub konto 10 "Kasa".

www.czasopismaksiegowych.pl

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2462,131296,okulary-korekc...

2 z 2

2011-04-30 13:23