plik

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Zawiadomienie pracodawcy ................................................................................................................................. 4
Skutki nieusprawiedliwienia ................................................................................................................................. 4
Ciężkie naruszenie obowiązków .......................................................................................................................... 5
Skutki usprawiedliwionej nieobecności pracownika ........................................................................................ 7
Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę ............................................................................................................... 7
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia .......................................................................................................... 7
Usprawiedliwiona nieobecność ........................................................................................................................... 8
Usprawiedliwienie nieobecności ......................................................................................................................... 8
Zwolnienia od pracy .............................................................................................................................................. 9
Sprawowanie funkcji publicznych poza firmą ................................................................................................. 11
Obowiązki publiczne u pracodawcy .................................................................................................................. 12
Zwolnienia do celów szkoleniowych ................................................................................................................. 12
Ochrona zdrowia i ważne sprawy ..................................................................................................................... 13
Urlop okolicznościowy (ślub/zgon w rodzinie) ................................................................................................ 14
Zwolnienia na poszukiwanie pracy ................................................................................................................... 15
Wynagrodzenie i rekompensata ........................................................................................................................ 15
Prawo do wynagrodzenia ................................................................................................................................... 16
Zaświadczenie pracodawcy ................................................................................................................................ 17

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

SZANOWNI PAŃSTWO!

Prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców to materia, która często budzi wiele wątpliwości
nie tylko pracowników, ale również ich szefów oraz osób odpowiedzialnych za sprawy pracownicze w
spółce.

Problemem bywa usprawiedliwianie nieobecności pracownika w pracy. W tej kwestii wiele trudności
sprawiają np. zagadnienia, kiedy dochodzi do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków
pracowniczych.

W tym ebooku rozwiewamy wątpliwości dotyczące usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zapraszam do lektury,

Joanna Banasiak-Lach

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są takie zdarzenia i
okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika
do pracy i jej świadczenie. Zalicza się do nich także inne przypadki niemożności wykonywania
pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające
nieobecność w pracy. Konkretne sytuacje wywołują jednak wiele wątpliwości.

Konstrukcyjnym elementem stosunku pracy jest zobowiązanie się pracownika do wykonywania pracy
na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez
pracodawcę. Podczas zatrudnienia każdego pracownika zdarzają się sytuacje, które uniemożliwiają mu
świadczenie pracy. Szczegółowe regulacje w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz
udzielania pracownikom zwolnień od pracy zawiera wydane na podstawie art. 2982 Kodeksu pracy –
rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu
usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zwane
rozporządzeniem.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w
pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jeżeli
zaistnieją przyczyny uniemożliwiające stawienie się do pracy, wówczas pracownik jest obowiązany
niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej
trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeśli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia
pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje
osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą
pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Niedotrzymanie terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami
uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym
przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo
innym zdarzeniem losowym.

W przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika w zakładzie pracy pracodawcy mają
następujące możliwości:

Nakładanie kar porządkowych

Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy (dalej: kp) za nieprzestrzeganie przez pracownika:

•  ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
•  przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
•  przepisów przeciwpożarowych, a także
•  przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania

nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia lub karę nagany.

Ponadto za:

• nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów

przeciwpożarowych,

• opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości

lub

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

• spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może również stosować karę pieniężną.

WAŻNE

Niedopuszczalne jest stosowanie innych kar albo ich zaostrzanie – np. poprzez podanie do
wiadomości załogi informacji o ukaraniu. Stosowanie innych kar stanowi wykroczenie przeciwko
prawom pracownika (uregulowane w Kodeksie pracy).

Co się tyczy kary pieniężnej – za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa
od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać
dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o
których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 kp. Od razu w tym miejscu należy zaznaczyć, że katalog kar jest
zamknięty.

Wypowiadanie i rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenie z winy pracownika

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych
obowiązków pracowniczych, a zatem stanowić przyczynę rozwiązania przez pracodawcę umowy o
pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zgodnie z utartą linią orzeczniczą SN w pojęciu „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków
pracowniczych” mieszczą się trzy elementy. Są to:

•  bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego),
•  naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy, a także
•  zawinienie obejmujące zarówno winę umyślną, jak i rażące niedbalstwo.

Nie budzi wątpliwości, że obowiązkiem pracownika jest świadczenie pracy na rzecz pracodawcy, a co
za tym idzie, nieusprawiedliwiona nieobecność wywołuje szkodę majątkową w mieniu pracodawcy w
postaci braku przysporzenia, które wyniknęłoby z jego pracy w czasie nieobecności.

Nieusprawiedliwiona nieobecność czy nieusprawiedliwienie w terminie wywołuje jednak w
orzecznictwie różne wątpliwości – z tego też powodu warto przyjrzeć się konkretnym przypadkom, w
których Sąd Najwyższy uznał, że w następstwie danej nieusprawiedliwionej nieobecności doszło (bądź
nie) do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych:

• nieobecność pracownika w pracy po zgłoszeniu w terminie żądania udzielenia urlopu na

żądanie, na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie jest nieobecnością
nieusprawiedliwioną i nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

podstawie art. 52 § 1 pkt 1 kp (por. wyrok SN z 26 stycznia 2005 r., sygn. akt II PK 197/04, opubl.
w OSNP 2005/17/271);

• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia uzasadnia zachowanie pracownika polegające

na opuszczeniu miejsca pracy wprawdzie po zgłoszeniu żądania urlopu na dany dzień, ale po
kilku godzinach świadczenia pracy właśnie w tym dniu;

• odnośnie do obowiązku powiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności wskazać należy,

że pracownik powinien z własnej inicjatywy w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki
powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swojej nieobecności w
pracy. Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa
pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (por. wyrok
SN z 16 czerwca 2004 r., sygn. Akt I PK 639/03);

• niestawienie się do pracy po upływie okresu pobierania zasiłku chorobowego i

niezawiadomienie pracodawcy o przyczynie tej nieobecności, gdy pracodawca wiedział o jego
niezdolności do pracy – nie stanowi podstawy do rozwiązania umowy o pracę bez
wypowiedzenia (wyrok SN z 12 grudnia 2001 r., sygn. akt I PKN 708/00, opubl. w OSNP
2003/23/561);

• nieobecność w pracy pracownika, który nie stawia się do pracy, samodzielnie „udzielając” sobie

urlopu wypoczynkowego (zawiadamiając pracodawcę, że będzie korzystał z urlopu
wypoczynkowego i nie czekając na decyzję o udzielaniu mu tego urlopu przez pracodawcę,
przestaje stawiać się do pracy) jest nieobecnością nieusprawiedliwioną, która może uzasadniać
rozwiązanie z nim stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 kp (wyrok SN z 3 kwietnia 2001
r., sygn. akt I PKN 587/00, opubl. w PPiPS 2002/12/25);

• zgłoszenie wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w dodatkowe dni wolne od

pracy nie uprawnia pracownika do wykorzystania tego czasu bez udzielenia zwolnienia przez
pracodawcę (wyrok SN z 14 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 150/00, opubl. w OSNP
2002/15/357);

• opóźnienie usprawiedliwienia nieobecności w pracy – SN w wyroku z 22 września 1999 r. (sygn.

akt I PKN 270/99, opubl. w OSNP 2001/2/40) doszedł do wniosku, że nie powinno być
traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika. W stanie
faktycznym sprawy SN podkreślił, że sprzeczne z regulaminem zachowanie pracownika,
polegające nie na nieusprawiedliwionej nieobecności, lecz na spóźnieniu usprawiedliwienia, nie
spowodowało dezorganizacji pracy przy uwzględnieniu, że pracownik chorował nieprzerwanie
od dłuższego czasu, a liczba pracowników o jego specjalności pozwalała na zorganizowanie
zastępstwa.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Rozpatrując konsekwencje usprawiedliwienia nieobecności pracownika, zwrócić należy w
szczególności uwagę na zakaz wypowiadania umowy o pracę uregulowany w art. 41 kp, a także
możliwość rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 kp.

W myśl art. 41 kp pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a
także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze
okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Ochrona przewidziana w art.
41 kp polega na zakazie złożenia przez zakład pracy oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę w
okresach przewidzianych w tym przepisie.

WAŻNE

Przesłanki ochronne (np. choroba pracownika) muszą istnieć w dacie złożenia przez zakład pracy
oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Brak tych przesłanek ochronnych w dacie złożenia
przez zakład pracy oświadczenia w przedmiocie wypowiedzenia umowy o pracę wyłącza stosowanie
art. 41 kp, choćby nawet w okresie wypowiedzenia powstały przesłanki uzasadniające zakaz
wypowiedzenia – np. choroba pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 11 listopada 1986 r., sygn. akt I
PRN 85/86, opubl. w LEX nr 14897).

W myśl przepisu art. 53 § 1 kp pracodawca może z pracownikiem rozwiązać umowę o pracę bez
wypowiedzenia:

1. Jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:

a) dłużej niż trzy miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej

niż sześć miesięcy,

b) dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania

świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze trzy miesiące – gdy pracownik był
zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy lub

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

c) jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą

zawodową.

2. W razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione

w pkt 1, trwającej dłużej niż jeden miesiąc. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie
może także nastąpić po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny
nieobecności.

Usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy może w szczególnych sytuacjach stanowić
przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

WAŻNE

Nieprzewidziane, długotrwałe i powtarzające się nieobecności pracownika w pracy, wymagające
podejmowania przez pracodawcę działań natury organizacyjnej (wyznaczenia zastępstw) i pociągające
za sobą wydatki na zatrudnienie pracowników w godzinach nadliczbowych lub innych osób na
podstawie umów-zlecenia, są uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, chociażby były
niezawinione przez pracownika i formalnie usprawiedliwione. Ocena zasadności przyczyn
wypowiedzenia umowy o pracę powinna być powiązana z istotą i celem stosunku pracy (wyrok Sądu
Najwyższego z 4 grudnia 1997 r., sygn. akt I PKN 422/97, opubl. w OSNAPiUS 1998/20/600).

Częste lub długotrwałe nieobecności pracownika spowodowane chorobą z reguły nie pozwalają
pracodawcy na osiągnięcie celu zamierzonego w umowie o pracę (wyrok SN z 29 września 1998 r.,
sygn. akt I PKN 335/98, opubl. w OSNP 1999/20/648).

Zgodnie z § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu
usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zwanego
rozporządzeniem w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy, dowodami
usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o

świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.), zwanej ustawą chorobową,

• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o

zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych
tymi przepisami,

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność

sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z
powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do
których dziecko uczęszcza,

• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia

lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy chorobowej, albo kopia zaświadczenia
lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub
dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku
choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z
4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat trzech (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz.
1457 ze zm.), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem,

• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy

w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu
terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o
wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi
organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,

• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych,

zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach
uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu
pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa. Jak wskazuje się
w piśmiennictwie, zwolnienia od pracy można podzielić na cztery grupy:

• w celu sprawowania funkcji publicznej lub pełnienia obowiązków publicznych poza zakładem

pracy,

• w celu sprawowania funkcji publicznej lub pełnienia obowiązków publicznych u pracodawcy (w

zakładzie pracy),

• w celach szkoleniowych i dydaktycznych,
• w celu ochrony zdrowia pracownika oraz załatwienia ważnych spraw osobistych i rodzinnych.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Wzór 1.
Wniosek o zwolnienie z pracy z powodu opieki nad dzieckiem

Warszawa, dnia …………………….. r.

(miejscowość i data)

Grzegorz Kozłowski
starszy mechanik
(imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko)

Wniosek pracownika o zwolnienie od pracy z powodu sprawowania

osobistej opieki nad dzieckiem

W związku z koniecznością sprawowania osobistej opieki nad moim synem Tomaszem Kozłowskim,
urodzonym 20 września 2013 r., z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka (nr 23 w Warszawie)
na podstawie § 3 pkt 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie
sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy
proszę o udzielenie zwolnienia od pracy 15 września 2015 r.

Grzegorz Kozłowski

Wzór 2.
Usprawiedliwienie nieobecności z powodu opieki nad dzieckiem

Warszawa, dnia ………………….. r.

(miejscowość i data)

Malwina Kowalska
młodszy inżynier
(imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko)

Usprawiedliwienie nieobecności

Oświadczam, że 28 września 2015 r. nie byłam obecna w pracy z powodu konieczności sprawowania
osobistej opieki nad moją córką Marysią Kowalską, urodzoną 16 stycznia 2010 r., w związku z
nieprzewidzianym zamknięciem przedszkola, do którego dziecko uczęszcza (nr 11 w Warszawie) z
powodu epidemii żółtaczki. We wskazanym terminie nie było możliwe zapewnienie opieki przez innych
członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.

Malwina Kowalska

(podpis pracownika)

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Wzór 3.
Usprawiedliwienie nieobecności z powodu zakończenia podróży służbowej w nocy

Kraków, dnia …………………….. r.

(miejscowość, data)

Marian Kowalski
główny specjalista ds. jakości
(imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko)

Usprawiedliwienie nieobecności

Oświadczam, że 16 września 2015 r. nie byłem obecny w pracy w związku z zakończeniem podróży
służbowej do Gdańska w godzinach nocnych. Podróż zakończyła się 16 września 2015 r. o godzinie
2:30, natomiast zgodnie z rozkładem czasu pracy pracę miałem rozpocząć o godzinie 8:00. W związku
z tym czas odpoczynku nocnego był mniejszy niż osiem godzin, co uprawniało mnie do nieobecności w
pracy w tym dniu.

Marian Kowalski

(podpis pracownika)

Do zwolnień w związku ze sprawowaną funkcją publiczną poza firmą można zaliczyć m.in. zwolnienia:

• na czas pełnienia mandatu posła i senatora, tj. urlop bezpłatny na czas kadencji dla

parlamentarzysty albo doraźne zwolnienia od pracy w celu wykonywania obowiązków
poselskich albo senatorskich – art. 29 i 30 ustawy z 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu
posła i senatora (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 7, poz. 29 ze zm.),

• na czas pełnienia funkcji z wyboru w związku zawodowym poza zakładem pracy (urlop

bezpłatny albo zwolnienie na czas wykonywania doraźnej czynności wynikającej z funkcji
związkowej poza zakładem pracy, jeżeli nie może być ona wykonana w czasie wolnym od pracy,
z zachowaniem prawa do wynagrodzenia),

•  na czas wykonywania czynności radnego,
•  w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, sądowym,
•  pracownika wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym

przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w
charakterze specjalisty,

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

• pracownika będącego ratownikiem GOPR – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji

ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu; bez prawa do wynagrodzenia.

Pełnienie obowiązków publicznych u pracodawcy obejmuje zwolnienia m.in.:

• w celu prowadzenia działalności związkowej w zakładzie pracy – urlopy na czas kadencji płatne

lub bezpłatne, w zależności od wniosku zakładowej organizacji związkowej, dla określonej liczby
członków zarządu, zależnej od liczebności organizacji związkowej; zwolnienia doraźne na
dokonanie niezbędnych czynności związkowych z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,

• dla społecznego inspektora pracy w razie konieczności wykonywania czynności w godzinach

pracy lub uczestniczenia w naradach i szkoleniach,

• pracownika będącego członkiem rady nadzorczej działającej u danego pracodawcy na czas

niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniu tej rady; bez zachowania prawa do wynagrodzenia,

• na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze jej

członka, świadka albo strony,

• w celu wzięcia udziału w posiedzeniu komisji bezpieczeństwa i higieny pracy; z zachowaniem

prawa do wynagrodzenia (art. 23713 § 2 kp).

Kwestie tego typu zwolnień uregulowane są w dużej mierze w Kodeksie pracy.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe (przez co należy rozumieć zdobywanie lub
uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika) przysługują: urlop szkoleniowy, a także
zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe
zajęcia oraz na czas ich trwania.

Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

•  1/6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
•  2/6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
•  3/6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
•  4/21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się

i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Pracownikowi przygotowującemu rozprawę doktorską (niebędącemu nauczycielem akademickim lub
pracownikiem naukowym) przysługuje natomiast urlop zgodnie z art. 23 ustawy z 14 marca 2003 r. o
stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (tekst jedn.: Dz.U. z
2014 r. poz. 1852 ze zm.).

Zwolnienia do celów dydaktycznych

Pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy pracownika w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych
w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej.
Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godzin w
miesiącu.

W zakresie ochrony zdrowia pracownika oraz załatwienia ważnych spraw osobistych i rodzinnych
chodzi o zwolnienia:

• pracownicy ciężarnej na zalecone przez lekarza badanie lekarskie przeprowadzane w związku z

ciążą, które nie mogą się odbyć poza czasem pracy; za czas nieobecności w pracy z tego
powodu pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 185 § 2 kp);

• pracownicy karmiącej dziecko piersią – ma ona prawo do dwóch półgodzinnych przerw w pracy

wliczanych do czasu pracy. Pracownica karmiąca więcej niż jedno dziecko ma prawo do dwóch
przerw w pracy po 45 minut każda. Przerwy na karmienie mogą być na wniosek pracownicy
udzielane łącznie. Co ważne, pracownicy zatrudnionej przez czas krótszy niż cztery godziny
dziennie przerwy na karmienie nie przysługują. Jeżeli czas pracy pracownicy nie przekracza
sześciu godzin dziennie, przysługuje jej jedna przerwa na karmienie (art. 187 kp);

• pracownika wychowującego dzieci w wieku do 14 lat na dwa dni w ciągu roku; z zachowaniem

prawa do wynagrodzenia (art. 188 kp);

• na czas okresowych i kontrolnych badań lekarskich; z zachowaniem prawa do wynagrodzenia

(art. 229 § 3 kp);

• na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień

ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych i wenerycznych; bez
prawa do wynagrodzenia;

• na dwa dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu

małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, z zachowaniem
prawa do wynagrodzenia;

• na jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata,

teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika
lub pod jego bezpośrednią opieką; z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Jak wcześniej wskazano – pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy pracownika na czas
obejmujący:

• 1/2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka
pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

• jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej,
teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego
bezpośrednią opieką.

Z uwagi na to, jak częsty jest to przypadek, należy przyjrzeć mu się bardziej szczegółowo. Pomimo
jasnego sformułowania omawiana regulacja wywołuje w praktyce wątpliwości.Problemem jest termin,
w jakim pracodawca ma udzielić przedmiotowego zwolnienia. Relatywnie częstym przypadkiem są
sytuacje, gdy pracownicy występują o udzielenie przedmiotowego zwolnienia od pracy w wymiarze
jednego lub dwóch dni w czasie odległym od zdarzenia opisanego w przepisie, wychodząc z założenia,
że przedmiotowe zwolnienie od pracy należy im się z uwagi na zaistnienie zdarzenia opisanego w
przepisie. Należy podkreślić, że celem i istotą tego przepisu jest umożliwienie bezpośredniego
uczestnictwa we wskazanych w przepisie zdarzeniach – termin zwolnienia powinien więc pozostawać z
nimi w ścisłym związku.

PRZYKŁAD

Wniosek w miesiąc po pogrzebie

Pracownik Marian D. przebywał dwa miesiące na zwolnieniu lekarskim. W trakcie choroby pracownika
zmarła jego siostra i odbył się jej pogrzeb. Po powrocie do pracy ze zwolnienia lekarskiego – miesiąc
po pogrzebie siostry – pracownik wystąpił o udzielenie mu zwolnienia od pracy w wymiarze jednego
dnia. Pracownik nie wykazał, w jaki sposób zwolnienie od pracy miesiąc po pogrzebie jest związane z
jej śmiercią. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia zwolnienia od
pracy.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

PRZYKŁAD

Wniosek na miesiąc przed ślubem

Pracownik Kamil K. wstępuje w związek małżeński 5 grudnia 2015 r. Miesiąc przed datą ślubu wystąpił
do pracodawcy o udzielenie mu zwolnienia od pracy w dniach 3 i 4 października 2015 r. Trzeba
podkreślić, że pomimo tego, że oba przysługujące dwa dni zwolnienia pracownik rozłożył w czasie, to
nie budzi wątpliwości, że takie wykorzystanie zwolnienia od pracy jest zgodne z jego celem. Ponadto, o
ile zwolnienia od pracy z powodu zgonu i pogrzebu udziela się po zaistnieniu tego zdarzenia, o tyle z
uwagi na ślub pracownika – z reguły udziela się przed wystąpieniem tego zdarzenia, a przynajmniej
pracownik występuje o jego udzielenie przed. W tym przypadku został zachowany rozsądny termin.

Zgodnie z art. 37 kp w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę
dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z
zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar zwolnienia wynosi:

• dwa dni robocze – w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
• trzy dni robocze – w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego

skrócenia na podstawie art. 361 § 1 kp.

Co ważne, wymienione zwolnienia od pracy, a także inne wymienione w przepisach prawa są dla
pracodawcy obowiązkowe. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może udzielić zwolnienia od
pracy pracownikowi w innych sytuacjach – na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na zwolnienie
od pracy także z innego powodu (bezpłatne albo odpłatne – zależnie od decyzji).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w określonych przypadkach pracownikowi przysługuje prawo
do wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy. Niekiedy pracodawca wydaje zaświadczenie
określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez
pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu.

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach
wydanych na podstawie art. 297 kp. Na jego podstawie wydano rozporządzenie ministra pracy i
polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie
niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw,
dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie
pracy, zwanego rozporządzeniem w sprawie ustalania wynagrodzenia. W myśl § 5 tego
rozporządzenia, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas
niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do
wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że
składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło
zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Odnośnie do zasad dotyczących ustalania wynagrodzenia za urlop – reguluje je rozporządzenie
ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu
wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego
za urlop, zwanego rozporządzeniem urlopowym.

Pracownikowi zwolnionemu z pracy przysługuje pensja za czas nieobecności, a mianowicie:

• na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze

członka tej komisji. Dotyczy to także pracownika będącego stroną lub świadkiem w
postępowaniu pojednawczym (§ 8 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w
pracy);

• na czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień

ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy
oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych (§ 9 ww. rozporządzenia);

• będącemu ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny

do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu (§ 11
ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia);

• będącemu członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji

ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do
uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na
czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa
(§ 11 ust. 1 pkt 2b ww. rozporządzenia);

• będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi (§ 12

ww. rozporządzenia);

• będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację

krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie
wolnym od pracy (§ 12 ww. rozporządzenia);

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

• na dwa dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu

małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (§ 15 pkt 1 ww.
rozporządzenia);

• na jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata,

teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika
lub pod jego bezpośrednią opieką (§ 15 pkt 2 ww. rozporządzenia).

W następujących natomiast sytuacjach pracodawca pracownikowi zwolnionemu od pracy wydaje
zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu
uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu (w
wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego
pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia
za czas zwolnienia):

• wezwanemu do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego

obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem
wezwania (§ 5 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy),

• na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu

terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach
o wykroczenia (§ 6 ww. rozporządzenia),

• wezwanemu w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym,

karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; łączny wymiar
zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego (§ 7 ww.
rozporządzenia),

• wezwanemu w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez

Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w
charakterze specjalisty (§ 10 ww. rozporządzenia),

• będącemu członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w

działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w
wymiarze nieprzekraczającym łącznie sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie
pożarnicze (§ 11 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia),

• na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach

przewidzianych w odrębnych przepisach (§ 11 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia).

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Podstawa prawna:

• art. 37, art. 41, art. 52–53, art. 87, art. 108, art. 187–188, art. 229, art. 297 ustawy z 26 czerwca

1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz.1502 ze zm.),

• art. 55 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia

społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.),

• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu

usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U.
z 2014 r. poz. 1632),

• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu

ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego
podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia
oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.),

• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych

zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas
urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

dr Wojciech Ostaszewski

asystent sędziego Sądu Najwyższego

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com

Nieobecności i zwolnienia od pracy pracowników – jak je usprawiedliwiać

Redaktor:

Joanna Banasiak-Lach

ISBN:

978-83-269-4730-8

E-book nr:

2HH0422

Wydawnictwo:

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Adres:

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Kontakt:

Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP:

526-19-92-256

Numer KRS:

0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy
XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego:
200.000 zł

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016

Ebook pobrany przez yefyenok@haribu.com