Powierzenie czynności pracownikom jednostki
Przykład
[Miejsce, data]
[Nazwa jednostki]
POWIERZENIE CZYNNOŚCI
Na podstawie art. 50 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (DzU & ) powierzam
& & & & & & & & & & & & ..& .
wykonywanie w postępowaniu przetargowym następujących czynności:
1) &
2) &
3) &
[Kierownik jednostki]
Procedura kontroli zarządczej (finansowej) - zarządzenie
Przykład
ZARZ
DZENIE NR & / & / &
[kierownik jednostki]
z dnia & r.
w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w &
Na podstawie ż & Regulamin organizacyjnego & zarządzam, co następuje:
ż 1. Wprowadzam Procedury Kontroli Zarządczej w & w brzmieniu określonym
załącznikiem do niniejszego zarządzenia.
ż 2. Wykonanie zarządzenia powierzam ...
ż 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
[kierownik jednostki]
Procedura kontroli zarządczej (finansowej) - część zasadnicza
Przykład 1
Załącznik
do Zarządzenia Nr & /& /&
PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ
ROZDZIAA
I
Postanowienia ogólne
ż 1
1. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem
środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
2. Kontrola finansowa obejmuje:
a) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywanie wydatków;
b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie
dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych,
udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.
ż 2
1. Kontrola finansowa wykonywana jest w celu zapewnienia przestrzegania podstawowych
zasad prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie następujących kryteriów:
a) legalności,
b) rzetelności,
c) celowości,
d) gospodarności,
e) przejrzystości.
2. Kryterium legalności umożliwia badanie zgodności działania jednostki z obowiązującymi
przepisami prawa. W celu przestrzegania legalności działania pracownicy zobowiązani są
do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie
przepisami prawa, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, zawartymi
umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi jednostki.
3. Kryterium rzetelności umożliwia badanie zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem
faktycznym. Kryterium rzetelności wymaga wypełnienia obowiązków przez
pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełnienia
zadań jednostki przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowania określonych
działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach, z
uwzględnieniem faktów i okoliczności.
4. Kryterium celowości polega na ustaleniu, czy podejmowane działania mieszczą się w
celach określonych w aktach normatywnych, także - czy zastosowane metody i środki były
optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów, wynikających z
zatwierdzonych planów działalności.
5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane
oszczędnie, wydajnie i efektywnie. W celu przestrzegania zasady gospodarności
pracownicy są zobowiązani do:
- wykorzystania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny,
- działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do
ograniczenia skutków tych szkód.
6. W celu przestrzegania zasady przejrzystości pracownicy mają obowiązek:
- klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa,
- sporządzania sprawozdawczości,
- stosowania obowiązujących zasad rachunkowości.
ż 3
Zakres kontroli finansowej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki
finansowej związanej z działalnością jednostki, a w szczególności:
1. przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywania wydatków;
2. badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie
dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania
zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
3. prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o
których mowa w ż 1 pkt 2.
ROZDZIAA
II
Procedura kontrolna pobierania i gromadzenia środków
ż 4
1. Dochodami jednostki są w szczególności:
a) dochody własne,
b) dotacje celowe,
c) środki pozyskane z innych z
ródeł na zadania własne,
d) dotacje na zadania w ramach porozumień i umów,
e) dotacje rozwojowe,
f) subwencje,
g) dochody z mienia, w tym wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie
wieczyste nieruchomości, wpływy ze sprzedaży składników majątkowych,
h) &
2. Kontrola dochodów ma na celu sprawdzenie w szczególności, czy:
a) prawidłowo, w należnej wysokości i terminowo ustalane są należności z tytułu
dochodów przypadających jednostce;
b) terminowo pobierane są wpłaty i dokonywane zwroty nadpłat;
c) pobrane kwoty przekazywane są na właściwe rachunki, w tym na rachunki
właściwych organów skarbowych;
d) właściwie i poprawnie prowadzone są klasyfikacja i ewidencja dochodów;
e) prawidłowo przekazywane są odbiorcom faktury za wykonane usługi lub
dostawy,
f) terminowo kierowane są do zobowiązanych wezwania do zapłaty i
upomnienia;
g) prawidłowo naliczane i pobierane są należne odsetki za zwłokę;
h) terminowo wdrażane są przewidziane prawem środki egzekucyjne,
i) umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłaty należności dokonuje się w
granicach przysługujących uprawnień.
3. Kontrola dochodów z mienia będącego w zarządzie jednostki ma na celu sprawdzenie w
szczególności, czy:
a) we wszystkich przypadkach sporządzono umowy;
b) zawarte umowy są zgodne z przepisami, w szczególności z wymogami ustawy o
gospodarce nieruchomościami;
c) prawidłowo ustalono wysokość czynszu lub opłaty;
d) podano do publicznej wiadomości informacje o wykazie nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaży, dzierżawy lub najmu;
e) sprzedaż dokonywana jest w drodze przetargu;
f) istnieje aktualna wycena nieruchomości;
g) prawidłowo ustalono opłatę za użytkowanie wieczyste;
h) zaplata czynszów i dokonywanie opłat odbywa się w sposób terminowy;
i) prawidłowo zostały naliczone odsetki od nieterminowych wpłat;
j) wystawiano wezwania do zapłaty w razie zwłoki dłużnika;
k) sprawy dotyczące zaległości w zapłacie należności egzekwowane są na drodze
postępowania sądowego;
l) prawidłowo dokonuje się klasyfikacji budżetowej i ewidencji;
ł) prawidłowo dokonywana jest sprawozdawczość w zakresie dochodów z mienia.
ROZDZIAA
III
Procedura kontroli zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków
ż 5
1 Podjęcie decyzji o przeprowadzeniu danej operacji gospodarczej angażującej środki
publiczne poprzedza wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązania i dokonania
wydatku, realizowana poprzez:
a) analizę rezultatów poprzednich działań,
b) określenie wysokości wydatku,
c) badanie projektów dokumentów i umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań,
d) sprawdzenie zgodności wydatku z planem finansowym.
2. Wstępna ocena, o której mowa w ust. 3 pkt 1 i 3, realizowana jest przez pracownika
występującego z wnioskiem o przeprowadzenie operacji gospodarczej.
3. Wstępna ocena, o której mowa w ust. 3 pkt 4, realizowana jest przez głównego
księgowego jednostki, któremu przedkładany jest wniosek o przeprowadzenie operacji
gospodarczej. W razie zastrzeżeń główny księgowy zwraca przedłożone mu dokumenty
do wnioskodawcy z żądaniem udzielenia wyjaśnień w terminie 3 dni.
4. Główny księgowy, podpisując dokumenty dotyczące danej operacji, stwierdza ich
poprawność pod względem formalnorachunkowym, zgodność wydatku z planem
finansowym oraz posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku, umieszczając
klauzulę: ,,Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym , z zaznaczeniem daty
sprawdzenia dokumentu.
5. Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wstępnej oceny
celowości zaciągania zobowiązań oraz przeprowadza kontrolę jej wykonania przez osoby
wymienione w ust. 3 i 4.
6. Osoby wykonujące wstępną ocenę, o której mowa w ust. 1, oraz przeprowadzające kontrolę
jej wykonania potwierdzają dokonanie tych czynności w formie podpisu na wniosku.
ż 6
1. Kontrola merytoryczna dokonania wydatku polega na:
a) sprawdzeniu zgodności przedmiotu zamówienia z umową lub wnioskiem, w
szczególności co do terminu, ceny i jakości,
b) potwierdzeniu odbioru dostawy lub świadczenia usług.
2. Kontrola merytoryczna dokonywania wydatków realizowana jest przez pracownika i
kierownika wydziału występującego z wnioskiem.
ż 7
1. Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady
uzyskiwania najlepszych efektów.
2. Kontrola wydatków ma na celu zbadanie, czy przyznane kontrolowanej komórce
organizacyjnej jednostki środki zostały wydatkowane w sposób gospodarny i oszczędny,
stosownie do opracowanego planu finansowego, w granicach przyznanych kwot oraz z
zachowaniem wymogów przepisów o finansach publicznych.
3. Kontrola wydatków polega w szczególności na zbadaniu, czy:
a) prawidłowo sporządzono plan finansowy;
b) zobowiązania zaciągane są w prawidłowej wysokości;
c) środki finansowe wykorzystane są zgodnie z przeznaczeniem;
d) realizacja wydatków dokonuje się zgodnie z zadaniami rzeczowymi;
e) prawidłowo dokumentuje się poszczególne wydatki.
Przykład 2
Procedura kontroli zarządczej
(& )
[Kontrola należności i zobowiązań]
ż 12
1. Zadaniem kontroli zobowiązań jest sprawdzanie w drodze kontroli wstępnej, bieżącej i
następnej należności, roszczeń i zobowiązań dotyczących rozliczeń:
a) z odbiorcami i dostawcami z tytułu rozliczeń za dostawy towarów i
materiałów, roboty i usługi;
b) rozliczeń publicznoprawnych (urzędy skarbowe, ZUS);
c) roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym;
d) roszczeń i należności z tytułu niedoboru i szkód;
e) rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek,
dobrowolnych ubezpieczeń i innych;
f) różnych innych rozrachunków krótko- i długoterminowych oraz tzw.
pozostałych rozrachunków:
- prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na
kontach syntetycznych i analitycznych,
- terminowości uzgadniania sald należności i zobowiązań z
kontrahentami,
- bieżącej i terminowej windykacji należności i regulowania
zobowiązań,
- czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją należności
przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione,
- prawidłowości i terminowości rozrachunków z budżetem z tytułu
podatków i opłat,
- zasadności dokonywanych odpisów należności w wyniku ich umorzenia,
- prawidłowości i terminowości naliczania, płacenia i windykacji
należnych odsetek za zwłokę oraz kar umownych.
2. Kontrolę rozrachunków i roszczeń rozpoczyna się od:
a. sprawdzenia podpisanych umów, które powodują powstanie należności i
zobowiązań, pod względem legalności, rzetelności i przyszłych skutków
finansowych,
b. sprawdzenia umów pod względem zgodności z Prawem zamówień
publicznych,
c. sprawdzenia, czy umowy zawierają wszystkie niezbędne dane oraz czy
regulują terminy fakturowania i płatności za wykonane usługi lub sprzedane
wyroby i towary oraz tryb załatwiania reklamacji,
d. sprawdzenia ewidencji rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami,
e. sprawdzenia terminów płatności, co pozwala ustalić należności i
zobowiązania:
- bieżące,
- wątpliwe, nieuzasadnione właściwymi dokumentami,
- przeterminowane, nieuregulowane z winy dłużnika,
- sporne, czekające na orzeczenie sądu,
- przedawnione, podlegające wpisaniu w pozostałe koszty operacyjne;
6. kontrola rozrachunków publicznoprawnych (rozrachunki objęte ustawą o
zobowiązaniach podatkowych). Są to rozrachunki z:
a) urzędem skarbowym.
b) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;
Przykład 3
Załącznik
Do Zarządzenia& /&
z dnia & r.
Instrukcja kontroli finansowej w &
(& )
[Kontrola zamówień publicznych]
1. Do głównych zadań kontroli w zakresie zamówień publicznych należy zbadanie:
a. prawidłowości przygotowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz
terminowości realizacji inwestycji i remontów;
b. zasadności finansowania podjętych prac inwestycyjnych i remontowych ze środków
własnych i obcych;
c. kompletności i rzetelności dokumentowania zakupów dóbr inwestycyjnych oraz
wykonywania robót budowlano-montażowych i prac remontowych;
d. prawidłowości udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i
usługi opłacane w całości lub w części ze środków publicznych, w zakresie ustalonym
przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z
2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zmianami);
e. zgodności z ustalonym planem rzeczowo-finansowym wydatków inwestycyjnych i
remontowych;
f. oceny celowości i zachowania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów;
g. realizacji wydatków zgodnie z przyjętym na dany rok budżetowy planem wydatków;
h. zgodności rozliczenia finansowego z umową i protokołem odbioru;
i. naliczenia ewentualnych kar za nieterminowe wykonawstwo lub niewłaściwą jakość;
j. płacenia przez jednostkę odsetek za zwłokę z tyt. nieterminowej realizacji
zobowiązań;
k. prawidłowości ewidencji;
l. prawidłowości wyceny, terminowości i kompletności wprowadzenia do ksiąg
składników majątkowych uzyskanych w wyniku zakończonych inwestycji oraz
terminowości rozpoczęcia amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych
oraz prawnych.
2. W jednostce obowiązuje Regulamin udzielania zamówień publicznych, wprowadzony
zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej Nr& /& z dnia& r.
Przykład 4
Załącznik &
do Zarządzenia Nr & /&
& & & & & & & & & ..
z dnia & r.
Procedury kontroli finansowej oraz zasady przeprowadzania wstępnej oceny celowości
zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w &
Rozdział I
ż 1
1. Kontrola finansowa dotyczy całokształtu procesów związanych z pobieraniem i
gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków
oraz gospodarowaniem mieniem jednostki.
2. Celem kontroli jest ochrona instrumentów i praw majątkowych jednostki oraz zapewnienie
prawidłowego wykonywania zadań publicznych.
3. Kontrola finansowa polega na badaniu zgodności stanu faktycznego ze stanem
wymaganym w oparciu o przyjęte kryteria kontroli, takimi jak kryterium legalności i
celowości gospodarności.
ż 2
1. Kontrola, o której mowa w ż 1, sprawowana jest w postaci:
a) kontroli wstępnej, która ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom; obejmuje
ona w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów
powodujących powstanie zobowiązań finansowych;
b) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich
wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, tzn. czy są
zgodne z planem finansowym jednostki i harmonogramem dochodów i wydatków;
c) kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów
odzwierciedlających czynności już dokonane w kontekście ich zgodności z planem
finansowym jednostki i harmonogramem dochodów i wydatków.
ż 3
Kontrola wstępna i bieżąca wykonywane są w ramach kontroli funkcjonalnej przez
kierownika jednostki, kierowników komórek organizacyjnych oraz głównego księgowego
zgodnie z ustalonymi dla nich zakresami czynności.
ż 4
1. Główny księgowy dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z
planem finansowym oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
2. Dowodem dokonania kontroli przez głównego księgowego jest jego podpis złożony na
dokumentach dotyczących danej operacji obok podpisu właściwego merytorycznie
pracownika.
3. Złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza, że:
a) nie zgłasza zastrzeżeń co do przedstawionej przez właściwych merytorycznie pracowników
oceny merytorycznej prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem,
b) nie zgłasza zastrzeżeń co do kompletności oraz formalnorachunkowej poprawności
dokumentów dotyczących tej operacji,
c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
ż5
Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę
terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności
windykacyjnych.
Przykład 5
Zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych dokonywania
wydatków
1. Planowanie zaciągnięcia zobowiązania finansowego i dokonania wydatku podlega
wstępnej ocenie, dokonywanej przez kierownika komórki organizacyjnej.
2. Wstępna ocena, o której mowa w ust.1, sporządzona jest w formie dokumentu - Wniosek o
dokonanie zakupu, w którym zamieszcza się informacje dotyczące zobowiązania i wydatku,
jego uzasadnienie, wielkość szacunkowej kwoty wydatku, informacje o zabezpieczeniu
środków w planie finansowym oraz propozycje procedury udzielenia zamówienia
publicznego.
3. Podstawowymi kryteriami wstępnej oceny planowanego zaciągnięcia zobowiązania
finansowego i dokonania wydatku są kryteria celowości i gospodarności. Wydatków należy
dokonywać w sposób oszczędny, zgodnie z przeznaczeniem i zasadami wyboru
najkorzystniejszej oferty oraz przyjętymi do realizacji zadaniami.
4. Uzasadnienie celowości zobowiązania (wydatku) zawiera w szczególności odniesienie do
realizowanych zadań jednostki, związku między wydatkiem poprzedzonym zaciągnięciem
zobowiązania a realizacją zadań, oraz do spodziewanych efektów.
5. Wydatki ponoszone przez jednostkę mogą być realizowane do wysokości ustalonej w
planie finansowym zgodnie z harmonogramem realizacji dochodów i wydatków
budżetowych.
6. Wstępnej oceny zgodności planowanej operacji finansowej z planem finansowym dokonuje
główny księgowy.
7. Potwierdzeniem dokonania wstępnej oceny jest podpis głównego księgowego na
dokumencie Wniosek o dokonanie zakupu. Złożenie podpisu oznacza, że planowane
zobowiązanie mieści się w planie finansowym oraz w harmonogramie dochodów i
wydatków).
8. Planowane zobowiązanie/wydatek w oparciu o dane zawarte we Wniosku o dokonanie
zakupu zatwierdza kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.
9. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków stanowi
przesłankę do odstąpienia od zamiaru podjęcia decyzji o zaciągnięciu zobowiązania i
dokonaniu wydatku.
15. Regulamin kontroli wewnętrznej (inspekcyjnej) - zarządzenie
Przykład
Regulamin wewnętrznej kontroli finansowej
Zarządzenie Burmistrza Nr .../...
z dnia ....
w sprawie nadania regulaminu wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w &
Na podstawie art. 31 ustawy o samorządzie gminnym oraz ż & Regulaminu
organizacyjnego & ,
zarządzam, co następuje:
ż 1
Ustala się Regulamin wewnętrznej kontroli finansowej, stanowiący załącznik do niniejszego
zarządzenia.
ż 2
Wykonanie zarządzenia powierzam skarbnikowi gminy.
ż 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz
...
16. Regulamin kontroli wewnętrznej (inspekcyjnej) - część zasadnicza
Załącznik Nr &
do Zarządzenia Nr .../...
Burmistrza ...
z dnia
REGULAMIN
wewnętrznej kontroli finansowej
Rozdział I
Postanowienia ogólne
ż 1 [zakres regulacji]
Niniejszy regulamin określa cele, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w
Urzędzie Miasta w ...
ż 2 [podstawa merytoryczna]
Regulamin niniejszy opracowano na podstawie Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia
26 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach
sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Z 2006 r., Nr 7, poz. 58).
ż 3 [objaśnienia pojęć]
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
- jednostce  oznacza to Urząd Miasta ...,
- kierowniku  oznacza to kierownika komórki organizacyjnej jednostki, jak również
osobę pełniącą jego obowiązki,
- kierowniku jednostki  oznacza to odpowiednio burmistrza... lub kierownika komórki
organizacyjnej jednostki,
- komórce kontrolowanej  oznacza to kontrolowaną komórkę organizacyjną jednostki,
np. wydział, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,
- kontrolowanym - oznacza to kierownika lub pracowników komórki kontrolowanej,
- kontrolującym  oznacza to pracownika Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli
Wewnętrznej Urzędu Miasta ... lub innego pracownika wyznaczonego do realizacji
konkretnej kontroli,
- regulaminie  oznacza to niniejszy Regulamin wewnętrznej kontroli finansowej,
- ustawie o finansach publicznych - oznacza to ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o
finansach publicznych (DzU z 2005 r., Nr 249, poz. 2104 ze zm.).
ż 4 [odesłanie]
Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej i pracy jednostki
w formie właściwych procedur kontroli zostały uregulowane odrębnymi przepisami
wewnętrznymi.
ż 5 [cele kontroli]
Celem działalności kontrolnej jest wykrywanie nieprawidłowości
w funkcjonowaniu jednostki na każdym odcinku jej działania, ujawnienie przyczyn i z
ródeł
ich powstawania, podniesienie sprawności działania jednostki poprzez eliminację
ujawnionych uchybień w przyszłej pracy.
ż 6 [kryteria kontroli]
Kontrola finansowa w jednostce odbywa się według następujących kryteriów:
1) kryterium legalności  polega na badaniu zgodności działania jednostki z
obowiązującymi przepisami prawa;
2) kryterium gospodarności  polega na ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów
gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności i oszczędności;
3) kryterium celowości - polega na ustaleniu, czy podejmowane działania mieszczą się w
celach określonych w aktach normatywnych, a także czy zastosowane metody i środki
były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów, wynikających z
zatwierdzonych planów działalności.
4) kryterium rzetelności  polega na badaniu zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze
stanem faktycznym;
5) kryterium przejrzystości - polega na badaniu prawidłowości klasyfikacji dochodów i
wydatków publicznych, stosowania zasad rachunkowości i prowadzenia
sprawozdawczości;
6) kryterium zgodności z planem i harmonogramem  polega na badaniu, czy
zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie
finansowym i harmonogramie wydatków budżetowych.
ż 7 [zasady kontroli]
Postępowanie kontrolne winno odbywać się według następujących zasad:
1) zasada legalności postępowania  stanowi, że sama kontrola, jak
i zakres przedmiotowy oraz podmiotowy muszą być umocowane
w przepisach prawa i przepisach wewnętrznych jednostki;
2) zasad prawdy obiektywnej  zobowiązuje kontrolujących do dokonywania
wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania
wyników kontroli w zgodności
z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń
i zjawisk;
3) zasada współpracy kontrolowanego z kontrolującym  polega na możliwości
przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w
badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się
do nich.
ż 8 [kontrola następna]
1. Kontrola instytucjonalna określona w regulaminie przeprowadzana jest w formie
kontroli następnej.
2. Kontrola następna dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności
już dokonane. Analiza dokumentów pozwala na ocenę, czy dotychczasowa działalność
jednostki przebiegała prawidłowo
i zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz jakie czynniki i przyczyny miały wpływ na
powstanie nieprawidłowości i uchybień.
ż 9 [kontrola formalna, merytoryczna, rachunkowa]
1. Ze względu na kryterium kontroli wewnętrzna kontrola finansowa przeprowadzana jest
za pomocą kontroli formalnej, kontroli rachunkowej oraz kontroli merytorycznej.
2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów, czyli w
szczególności na zgodności stanu dokumentacji z wymogami przepisów określających tryb jej
prowadzenia, prawidłowości doboru
i wypełnienia formularzy, prawidłowości podpisywania dokumentów (podpisanie przez
właściwe osoby i we właściwym miejscu), prawidłowości doboru pieczęci, oznaczenia daty
czy prawidłowości skreśleń.
3. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń
zawartych w dokumentach.
4. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest
celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w
umowie.
ż 10 [kontrola planowa i pozaplanowa]
1. Wewnętrzna kontrola finansowa może być przeprowadzana jako kontrola planowa albo
pozaplanowa.
2. Kontrola planowa wynika z planu kontroli opracowanego zgodnie
z postanowieniami regulaminu.
ż 11 [kontrola kompleksowa i problemowa]
1. Kontrola kompleksowa obejmuje całokształt zagadnień finansowych kontrolowanego
podmiotu, wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i
zapisy ewidencyjne.
2. Kontrola problemowa obejmuje wybrany wycinek działalności.
ż 12 [kontrola bezpośrednia i pośrednia]
1. Kontrola pośrednia polega na wykorzystaniu z
ródeł informacji zawartych w ewidencji
ksiąg rachunkowych, ewidencji ksiąg pomocniczych, ewidencji operatywnej, w
inwentaryzacji, normach, analizach ekonomicznych, w sprawozdawczości, w systemach
obiegu dokumentów, a także zebraniu wyjaśnień i informacji od kontrolowanych
i świadków.
2. Kontrola bezpośrednia polega na sprawdzeniu samego stanu faktycznego, w
szczególności poprzez przeprowadzenie oględzin.
Rozdział II
Tryb kontroli
ż 13 [plan kontroli]
1. Kontrolujący opracowuje roczny plan kontroli, obejmujący rok kalendarzowy, ze
wskazaniem tematów kontroli i określeniem czasu przewidzianego na ich zbadanie. Ustalony
plan należy przedstawić do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.
2. W ciągu roku kalendarzowego mogą być przeprowadzane kontrole nieobjęte
zatwierdzonym planem kontroli.
3. Kontrolujący sporządza i przedkłada kierownikowi jednostki roczne sprawozdanie z
realizacji planu kontroli, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych kontroli, przedmiotu
kontroli oraz wyników kontroli, w tym ujawnionych nieprawidłowości, ich rodzaju i wagi.
ż 14 [program kontroli]
Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przygotowuje program
kontroli, który określa:
1) rodzaj kontroli,
2) numer kontroli,
3) zakres podmiotowy kontroli (wskazanie kontrolowanej komórki),
4) problematykę kontroli,
5) planowany czasu trwania kontroli,
6) osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli,
7) w przypadku wieloosobowego składu - wskazanie kierownika zespołu
kontrolnego oraz ewentualnie podział zadań pomiędzy jego członków.
ż 15 [upoważnienie do przeprowadzenia kontroli]
1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie, wystawione
przez kierownika jednostki lub z jego upoważnienia.
2. Każde upoważnienie powinno być wystawione w trzech egzemplarzach: jeden dla
komórki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci ad acta.
ż 16 [czynności kontrolne]
1. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przedkłada
kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienie do kontroli oraz informuje o przedmiocie
kontroli i planowanym czasie jej trwania.
2. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w komórce
kontrolowanej. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności kontrola może być
przeprowadzona poza godzinami pracy.
ż 17 [prawa i obowiązki kontrolującego]
1. W trakcie dokonywania czynności kontrolujących kontrolujący ma prawo do:
a) wstępu do pomieszczeń i obiektów komórki kontrolowanej
(z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o
informacjach tajnych i niejawnych),
b) wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,
c) sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów,
d) przeprowadzania oględzin przedmiotu kontroli,
e) uzyskiwania od pracowników komórki kontrolowanej wyjaśnień (ustnych i
pisemnych),
f) przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych
oświadczeń.
2. Obowiązkiem kontrolującego jest:
a) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
b) rzetelne dokumentowanie kontroli,
c) w razie stwierdzenia nieprawidłowości  ustalenie ich przyczyn
i skutków oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych,
d) w razie stwierdzenia osiągnięć  wskazanie osób, które się do nich przyczyniły.
3. Szef zespołu kontrolującego jest dodatkowo zobowiązany do:
a) przygotowania i organizowania pracy zespołu kontrolnego,
b) reprezentowania zespołu na zewnątrz.
ż 18 [wyłączenie kontrolującego]
1. Wyłączeniu z postępowania kontrolnego podlega kontrolujący, jeśli czynności
lub rozstrzygnięcia kontrolne dotyczą jego samego, jego małżonka, krewnych i
powinowatych (w linii prostej oraz w linii bocznej do drugiego stopnia) bądz
osób
związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia.
2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które
mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności.
O wyłączeniu rozstrzyga kierownik jednostki na podstawie informacji kontrolującego,
zawiadomienia kierownika zespołu kontrolnego lub osoby zainteresowanej.
ż 19 [prawa i obowiązki kontrolowanego]
1. Kontrolowany może w trakcie kontroli:
a) składać pisemne lub ustne oświadczenia,
b) odmówić podpisania protokołu kontroli,
c zgłosić pisemne zastrzeżenia do protokołu kontroli,
d) zgłosić zastrzeżenia do kierownika jednostki.
2. Do obowiązków kontrolowanego należy:
a) uczestniczenie w czynnościach kontrolnych,
b) udostępnianie kontrolującemu niezbędnej dokumentacji,
c) przygotowanie na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień
i obliczeń opartych na dokumentach,
d) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu
kontroli,
e) uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów.
3. Szczególne obowiązki spoczywają na kierowniku kontrolowanej komórki, który:
a) zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli,
b) przygotowuje odpowiednie pomieszczenia do przechowywania materiałów
kontrolnych,
c) umożliwia dokonywanie oględzin,
d) zobowiązuje pracowników do udzielania wyjaśnień.
ż 20 [dowody]
1. Ustaleń faktów kontrolnych dokonuje się jedynie na podstawie dowodów, do których
zalicza się w szczególności: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane
ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice,
oświadczenia i wyjaśnienia.
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli,
z tym że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów winny być, przed
włączeniem, potwierdzone za zgodność z oryginałem.
3. Kontroli bezpośredniej dokonuje się w obecności osoby odpowiedzialnej za
kontrolowany odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności -
w obecności kierownika komórki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika
i osoby asystującej.
ż 21 [protokoły]
1. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności
kontrolnych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne
w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym.
2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, jest podstawowym dowodem dokumentującym
wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty
dotyczące kontrolowanego przedmiotu.
3. Do protokołu kontroli mogą być załączane także protokoły szczególne, dokumentujące
fakt podjęcie określonych czynności kontrolnych, a w tym:
- protokół przyjęcia ustnego oświadczenia,
- protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień,
- protokół dokonania oględzin,
- protokół pobrania rzeczy.
4. Z przeprowadzonych kontroli może być sporządzone sprawozdanie, pod warunkiem że z
ustaleń kontrolującego nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie
nieprawidłowości. Decyzję w tej sprawie podejmuje zarządzający kontrolę, w której określa
dane, jakie należy uwzględnić w sprawozdaniu.
5. Protokół kontroli wraz z załączonymi dowodami stanowi dokumentację kontroli.
6. Protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, chyba że zarządzający
kontrolę postanowi inaczej. Liczbę dodatkowych egzemplarzy określa zarządzający kontrolę
ze wskazaniem ich przeznaczenia.
ż 22 [zgłaszanie i rozpatrywania zastrzeżeń do protokołu kontroli]
1. Po zakończeniu kontroli kierownik komórki kontrolowanej, w terminie wskazanym w
protokole, zobowiązany jest do podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub złożenia
kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy.
Kierownik może także skorzystać z prawa złożenia zastrzeżeń, dokonując odpowiedniej
adnotacji w protokole kontroli. Wniesione zastrzeżenia powinny być udokumentowane
i załączone do protokołu kontroli.
2. Przedstawiając kierownikowi komórki kontrolowanej protokół kontroli, kontrolujący
informuje go o przysługującym na mocy regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia
umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole oraz o prawie odmowy
podpisania protokołu kontroli.
3. Pisemne zastrzeżenia zgłoszone przez kierownika komórki kontrolowanej do ustaleń
zawartych w protokole kontroli poddawane są przez kontrolującego analizie. Jeżeli z analizy
wynika potrzeba podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych, kontrolujący je
przeprowadza. Jeżeli kontrolujący stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmiany
protokołu kontroli.
4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazuje
kierownikowi komórki kontrolowanej swoje stanowisko na piśmie wraz z pouczeniem o
prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do kierownika jednostki.
ż 23 [ustalenia pokontrolne]
1. Kontrolujący na podstawie wyników opracowuje projekt wniosków
i zaleceń pokontrolnych, który przedstawia kierownikowi jednostki.
2. Kierownik jednostki, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 1, podejmuje decyzję o
wydaniu zarządzenia pokontrolnego.
3. Zarządzenie pokontrolne, o którym mowa w ust. 2, winno zawierać zwięzły opis
wyników, ze wskazaniem z
ródeł i przyczyn stwierdzonych
w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień, polecenia wdrożenia działań zmierzających do
usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz wskazanie kierunków działań
naprawczych. Zarządzenie pokontrolne zawiera także wskazanie terminu realizacji poleceń
oraz terminu do przysłania informacji o sposobie ich wykonania.
4. W terminie do 30 dni od daty otrzymania zarządzenia pokontrolnego kierownik komórki
kontrolowanej powiadamia kierownika jednostki oraz kontrolującego o stanie realizacji
poszczególnych zaleceń zawartych
w zarządzeniu. W przypadku niezrealizowania poleceń kierownik komórki podaje powody.
ż 24 [zawiadomienia]
1. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia
przestępstwa ściganego z urzędu, kierownik jednostki sporządza zawiadomienie o
popełnieniu przestępstwa i przekazuje je niezwłocznie, wraz z zebranymi materiałami
dowodowymi, właściwemu organowi powołanemu do ścigania przestępstw.
2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać:
1) nazwę i adres jednostki,
2) zwięzły opis stanu faktycznego z określeniem czasu, miejsca, okoliczności i przyczyn
zdarzenia,
 3) załączenie ujawnionych dowodów,
4) w miarę możliwości: imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby ponoszącej
odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości, które wyczerpują znamiona przestępstwa,
wysokość powstałej szkody oraz propozycję kwalifikacji prawnej czynu.
3. Jeżeli ujawnione w toku kontroli okoliczności świadczą o naruszeniu dyscypliny
finansów publicznych, kierownik jednostki sporządza zawiadomienie o ujawnionych
okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych i przekazuje je
niezwłocznie właściwemu rzecznikowi dyscypliny finansów publicznych.
4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera co najmniej:
a) datę, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres i podpis zawiadamiającego;
b) określenie ujawnionego naruszenia dyscypliny finansów publicznych wraz z
podaniem sposobu, czasu jego popełnienia oraz naruszonego przepisu prawa;
c) wskazanie okoliczności, w jakich doszło do naruszenia dyscypliny finansów
publicznych, a także, jeżeli nastąpiło uszczuplenie środków publicznych, przekroczenie
upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych, do zaciągnięcia
zobowiązań lub niewykonania zobowiązań albo zapłaty odsetek, kar lub opłat - określenie ich
wysokości;
d) informację, czy przedstawione naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest
przedmiotem postępowania karnego, postępowania
w sprawie o wykroczenie, postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe albo
wykroczenie skarbowe.
e) ,wskazanie - w miarę możliwości - imienia i nazwiska, adresu zamieszkania osoby,
która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych, adresu pracodawcy i stanowiska
zajmowanego przez tę osobę w czasie popełnienia naruszenia, a także nazwy i adresu jej
aktualnego pracodawcy.
5. Wystąpienia pokontrolne oraz zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa lub innego
czynu, za który ustawowo przewidziana jest odpowiedzialność, włącza się do akt kontroli.
Rozdział III
Postanowienia końcowe
ż 25 [odesłanie]
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy
ustawy o finansach publicznych, postanowienia Statutu Miasta oraz Regulaminu
organizacyjnego Urzędu Miasta w ...
ż 26 [wejście w życie]
Regulamin wchodzi w życie z dniem ... r.
Burmistrz
...