plik

IdĨ do

• Spis treĞci
• Przykáadowy rozdziaá

• Katalog online

• Dodaj do koszyka

• Zamów cennik

• Zamów informacje

o nowoĞciach

• Fragmenty ksiąĪek

online

Helion SA
ul. KoĞciuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 32 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Katalog ksiąĪek

Twój koszyk

Cennik i informacje

Czytelnia

Kontakt

• Zamów drukowany

katalog

Excel w biurze
i nie tylko. Wydanie II

Autor:

Sergiusz Flanczewski

ISBN: 978-83-246-2697-7
Format: 158u235, stron: 400

Praktycznie i efektywnie wykorzystaj wszystkie mo¿liwoœci Excela

• Najpotrzebniejsze podstawy, czyli co trzeba wiedzieæ, zanim zabierzesz siê do pracy
• Formu³y i funkcje, czyli jak u³atwiæ sobie dokonywanie skomplikowanych obliczeñ
• Oferty, rachunki i listy obecnoœci, czyli do czego warto u¿ywaæ Excela w firmie

Excel jako znakomity arkusz kalkulacyjny jest dziœ w zasadzie niezbêdny w ka¿dym
biurze. Mo¿e s³u¿yæ do przeprowadzania miliona ró¿nych operacji liczbowych, od
prostych rachunków przychodów i rozchodów, przez obliczanie podatku, a¿ po wydawanie
dowodów dostawy i zaœwiadczeñ o zarobkach. Wystarczy przygotowaæ odpowiednie
arkusze i wprowadziæ do nich dane, a potem mo¿na ju¿ cieszyæ siê wolnym czasem,
zaoszczêdzonym dziêki automatyzacji wielu ¿mudnych czynnoœci. Jeœli to w³aœnie jest
Twoim celem, trafi³eœ na odpowiedni¹ ksi¹¿kê.

„Excel w biurze i nie tylko” to podrêcznik pomagaj¹cy w opanowaniu Excela 2007 od
podstaw po kwestie bardzo zaawansowane. Znajdziesz tu informacje na temat tworzenia,
usuwania i dostosowywania nowych arkuszy czy skoroszytów, wprowadzania, edycji
i formatowania danych, stosowania formu³ i funkcji oraz sortowania i filtrowania danych.
Nauczysz siê tworzyæ i wykorzystywaæ makra, wstawiaæ formanty, konstruowaæ
skoroszyty z wszelkimi danymi towarów, a tak¿e skoroszyty dotycz¹ce rachunków
czy zamówieñ. Dowiesz siê, jak stworzyæ listê obecnoœci pracowników, wystawiaæ
zaœwiadczenia o zatrudnieniu i u¿ywaæ danych z Excela do opracowania ofert
cenowych czy katalogów.

• Podstawowe informacje o obs³udze arkusza kalkulacyjnego
• Podstawowe obiekty Excela
• Wprowadzanie i formatowanie danych
• Formu³y i funkcje
• Sortowanie i filtrowanie danych
• Drukowanie
• Makropolecenia – pierwszy krok w programowaniu
• Zmiany zapisu wartoœci liczbowej na zapis s³owny
• Oferty cenowe i dowód dostawy
• Rachunki, zamówienia i odsetki
• Kalendarze i inne operacje na datach
• Lista obecnoœci
• Zaœwiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach

Wypróbuj Excel i uczyñ swoj¹ pracê znacznie ³atwiejsz¹!

Spis tre!ci

Rozdzia 1. Podstawowe informacje o obs udze arkusza kalkulacyjnego ............... 9

Uruchomienie i zamykanie programu ............................................................................... 9
Wst$!ka  .......................................................................................................................... 13
Pasek formu"y ................................................................................................................. 14
Menu podr%czne  ............................................................................................................. 15
Obs"uga zdarze' wywo"anych ruchem myszki ............................................................... 15
Poruszanie si% po skoroszytach i arkuszach za pomoc$ klawiatury ................................ 21
Ograniczenia arkuszy i skoroszytów  .............................................................................. 21

Rozdzia 2. Podstawowe obiekty Excela ........................................................... 23

Komórka arkusza kalkulacyjnego — zaznaczanie komórki, zakresów komórek,

kolumn, wierszy, arkuszy ............................................................................................ 23

Zaznaczenie obszaru przylegaj$cych komórek ......................................................... 24
Zaznaczenie rozleg"ego obszaru przylegaj$cych komórek  ....................................... 25
Zaznaczenie wszystkich komórek arkusza  ............................................................... 26
Zaznaczenie ca"ego wiersza lub ca"ej kolumny arkusza ........................................... 26
Zaznaczenie przylegaj$cych wierszy lub przylegaj$cych kolumn arkusza ............... 27
Zaznaczenie nieprzylegaj$cej komórki lub zakresu komórek  .................................. 27
Zaznaczenie nieprzylegaj$cych wierszy lub kolumn ................................................ 27

Zmiana szeroko#ci kolumn lub wierszy .......................................................................... 27

Zmiana szeroko#ci pojedynczej kolumny ................................................................. 28
Zmiana szeroko#ci wielu kolumn ............................................................................. 28
Zmiana kolumny na okre#lon$ szeroko#+ ................................................................. 29
Zmiana wysoko#ci pojedynczego wiersza ................................................................ 30
Zmiana wysoko#ci wielu wierszy ............................................................................. 31

Ukrywanie (wy#wietlanie) kolumn, wierszy, arkuszy .................................................... 31

Ukrywanie kolumn lub wierszy ................................................................................ 32
Wy#wietlanie ukrytego wiersza lub kolumny ........................................................... 32

Kopiowanie, wklejanie i usuwanie zawarto#ci komórek ................................................ 33
Skoroszyty i arkusze ....................................................................................................... 38

Otwieranie istniej$cego skoroszytu  .......................................................................... 38
Tworzenie nowego skoroszytu  ................................................................................. 40
Zapisywanie skoroszytu  ........................................................................................... 44
Dodawanie, usuwanie arkusza ze skoroszytu  ........................................................... 45
Dodawanie pojedynczego pustego arkusza  .............................................................. 47
Dodawanie wielu pustych arkuszy  ........................................................................... 47
Ukrycie (wy#wietlenie) arkusza  ............................................................................... 49
Zmiana nazwy lub po"o!enia arkusza w skoroszycie  ............................................... 49

Excel w biurze i nie tylko

Zmiana nazwy arkusza  ............................................................................................. 51
Zmiana po"o!enia arkusza w skoroszycie ................................................................. 53
Kopiowanie lub przenoszenie arkuszy pomi%dzy skoroszytami ............................... 54
Jednoczesne przegl$danie wielu skoroszytów .......................................................... 57
Wy#wietlanie arkusza w dwóch lub czterech cz%#ciach  ........................................... 57
Wyszukiwanie informacji w arkuszach  .................................................................... 58

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych .................................................................... 61

Wprowadzanie danych do komórki ................................................................................ 61

Edytowanie danych w komórce ................................................................................ 64
Wprowadzanie ró!nych typów danych do komórek ................................................. 65

Wype"nianie komórek ..................................................................................................... 69

Autouzupe"nianie ..................................................................................................... 80

Unikalny zapis danych w kolumnie ................................................................................ 81

Rozdzia 4. Formatowanie ................................................................................ 85

Dost%p do polece' formatowania  ............................................................................. 85
Formatowanie czcionki u!ytej do zapisu zawarto#ci komórki  ................................. 86
Formatowanie orientacji zapisu danej w komórce .................................................... 86
Formatowanie liczb  .................................................................................................. 88
Formatowanie kraw%dzi komórki oraz koloru jej wype"nienia ................................. 89
Niestandardowe obramowanie komórek  .................................................................. 97

Rozdzia 5. Formu y ....................................................................................... 101

Adres komórki .............................................................................................................. 101
Budowa (sk"adnia) formu"y .......................................................................................... 102
Operatory oblicze' ....................................................................................................... 102
Sta"e .............................................................................................................................. 114
Nazwy zakresów w formu"ach ...................................................................................... 114

Zasady dotycz$ce nadawania nazw ........................................................................ 115

Rozdzia 6. Funkcje ....................................................................................... 119

Struktura funkcji ........................................................................................................... 119

Argument funkcji  ................................................................................................... 120
Nazwa funkcji  ........................................................................................................ 121
Funkcje zagnie!d!one  ............................................................................................ 121

Wprowadzanie funkcji .................................................................................................. 122
Funkcja SUMA ............................................................................................................. 123
Funkcja SUMY WARUNKOWEJ  ............................................................................... 124
Funkcja ILOCZYN ....................................................................................................... 125
Funkcja ORAZ  ............................................................................................................. 125
Funkcja LUB  ................................................................................................................ 127
Funkcja JE@ELI  ........................................................................................................... 128
Funkcja FREDNIA ....................................................................................................... 129
Funkcja ILE.LICZB  ..................................................................................................... 130
Funkcja ILE.NIEPUSTYCH  ........................................................................................ 130
Funkcja LICZ.JE@ELI .................................................................................................. 131
Funkcja LICZBA.CAQK  .............................................................................................. 131
Funkcja ZAOKR  .......................................................................................................... 132
Funkcje TERAZ i DZIF  ............................................................................................... 132
Funkcja DQ ................................................................................................................... 133
Funkcja ZQTCZ.TEKSTY  ........................................................................................... 134
Funkcja ZNAK  ............................................................................................................. 134
Funkcja PORÓWNAJ ................................................................................................... 135

Spis tre"ci

Funkcje LITERY.WIELKIE, LITERY.MAQE  ............................................................ 135
Funkcja FRAGMENT.TEKSTU  .................................................................................. 136
Funkcja ZASTTP  ......................................................................................................... 137
Funkcja SZUKAJ.TEKST  ............................................................................................ 137
Funkcja WARTOFV ..................................................................................................... 138
Funkcja INDEKS .......................................................................................................... 139
Funkcja PODAJ.POZYCJX .......................................................................................... 140
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO  ............................................................................... 141
Funkcja ADR.POFR ..................................................................................................... 143
Funkcja PRAWY .......................................................................................................... 144
Funkcja LEWY ............................................................................................................. 144
Funkcja POWT ............................................................................................................. 145

Rozdzia 7. Sortowanie i filtrowanie danych .................................................... 147

Sortowanie .................................................................................................................... 147

Sortowanie proste ................................................................................................... 148
Sortowanie za pomoc$ przycisku Sortuj od A do Z

lub przycisku Sortuj od Z do A ........................................................................... 149

Sortowanie za pomoc$ przycisku Sortuj ................................................................. 151
Sortowanie z uwzgl%dnieniem wielko#ci liter ........................................................ 156
Sortowanie wielokolumnowe ................................................................................. 158
Sortowanie za pomoc$ listy .................................................................................... 159

Filtrowanie .................................................................................................................... 162

Autofiltr .................................................................................................................. 162
Filtrowanie tekstu ................................................................................................... 163
Filtrowanie liczb ..................................................................................................... 164
Filtrowanie dat lub godzin ...................................................................................... 166

Filtrowanie zaawansowane ........................................................................................... 169

Wiele warunków w jednej kolumnie  ...................................................................... 171
Jeden warunek w dwóch lub wi%kszej liczbie kolumn  ........................................... 172
Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch lub wi%kszej liczby kolumn  ........ 173
Przyk"ady filtrowania zaawansowanego ................................................................. 174

Rozdzia 8. Drukowanie .................................................................................. 183

Ustawienia strony do wydruku ..................................................................................... 183

Karta Strona  ........................................................................................................... 184
Karta Marginesy ..................................................................................................... 186
Karta Nag"ówek/stopka  .......................................................................................... 186
Karta Arkusz  .......................................................................................................... 196

Polecenie wydruku ....................................................................................................... 197

Rozdzia 9. Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu ...................... 199

Rejestrowanie makropolecenia ..................................................................................... 199

Karta Deweloper  .................................................................................................... 200
Bezpiecze'stwo makr ............................................................................................. 201
Ogólna procedura rejestrowania makra  .................................................................. 201
Przyk"ad rejestracji makra  ...................................................................................... 203

Tworzenie makra za pomoc$ j%zyka Microsoft Visual Basic ....................................... 211
Zarz$dzanie makrami ................................................................................................... 213

Przypisywanie makra do obiektu, grafiki lub formantu .......................................... 214
Usuwanie makra ..................................................................................................... 214

Formanty — informacje podstawowe ........................................................................... 214

Umieszczanie formantu formularza w arkuszu ...................................................... 215
Formanty ActiveX .................................................................................................. 219

Excel w biurze i nie tylko

Rozdzia 10. Oferty cenowe .............................................................................. 229

Oferta cenowa — wersja 1. .......................................................................................... 229

Obs"uga arkusza ..................................................................................................... 229
Konstrukcja arkusza ............................................................................................... 231

Oferta cenowa — wersja 2. .......................................................................................... 234
Obs"uga arkusza ............................................................................................................ 234
Konstrukcja cz%#ci obliczeniowej arkusza .................................................................... 235
Konstrukcja cz%#ci graficznej arkusza .......................................................................... 237

Rozdzia 11. Zmiany zapisu warto"ci liczbowej na zapis s owny ......................... 245

Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji 1. ........................................................... 245

Arkusz1 .................................................................................................................. 246
Arkusz S"owo ......................................................................................................... 247

Uwagi ko'cowe dla wersji 1. ........................................................................................ 248
Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji 2. ........................................................... 250

Arkusz1 .................................................................................................................. 250
Arkusz S"owo ......................................................................................................... 251

Uwagi ko'cowe dla wersji 2. ........................................................................................ 258

Rozdzia 12. Dowód dostawy ............................................................................ 261

Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 261

Obs"uga skoroszytu  ................................................................................................ 262
Arkusz Ustawienia  ................................................................................................. 262
Arkusz ND  ............................................................................................................. 265
Arkusz Odbiorcy  .................................................................................................... 267
Arkusz Towary ....................................................................................................... 268
Wybór pozycji z bazy towarowej (materia"owej) ................................................... 269
Arkusz Dowód  ....................................................................................................... 271
Arkusz S"owo  ......................................................................................................... 274

Rozdzia 13. Rachunki ..................................................................................... 275

Rachunek zwyk"y ......................................................................................................... 275

Przeznaczenie i budowa skoroszytu  ....................................................................... 275
Obs"uga skoroszytu  ................................................................................................ 275
Arkusz Ustawienia  ................................................................................................. 277
Arkusz NR .............................................................................................................. 279
Arkusz Baza  ........................................................................................................... 280
Arkusz Rachunek  ................................................................................................... 284
Arkusz S"owo  ......................................................................................................... 286

Rachunek za us"ugi ....................................................................................................... 287

Przeznaczenie i budowa skoroszytu  ....................................................................... 287
Obs"uga skoroszytu  ................................................................................................ 288
Arkusz Ustawienia  ................................................................................................. 289
Arkusz NR .............................................................................................................. 291
Arkusz Baza  ........................................................................................................... 292
Arkusz Rachunek  ................................................................................................... 296
Arkusz S"owo  ......................................................................................................... 298

Rozdzia 14. Zamówienia ................................................................................. 299

Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 299

Obs"uga skoroszytu  ................................................................................................ 301
Arkusz Ustawienia  ................................................................................................. 301
Arkusz Numer  ........................................................................................................ 303
Arkusz Sprzedawca  ................................................................................................ 304
Arkusz Towary ....................................................................................................... 306
Arkusz Druk A5 (Druk A4) .................................................................................... 309

Spis tre"ci

Rozdzia 15. Odsetki ........................................................................................ 313

Obs"uga skoroszytu ...................................................................................................... 313
Arkusz Odsetki ustawowe ............................................................................................ 314

Budowa arkusza ..................................................................................................... 314
Aktualizacja arkusza Odsetki ustawowe ................................................................ 319

Arkusz Odsetki podatkowe ........................................................................................... 321
Odsetki ustawowe z wp"at$ .......................................................................................... 323

Przeznaczenie i konstrukcja arkusza ...................................................................... 323
Obs"uga arkusza ..................................................................................................... 325

Rozdzia 16. Kalendarze i inne operacje na datach ............................................ 331

Wyznaczanie daty Fwi$t Wielkanocnych ..................................................................... 331
Wyznaczanie dni #wi$tecznych na podstawie roku ...................................................... 333
Kalendarze .................................................................................................................... 334
Skoroszyt Kalendarz_3M — arkusz 3M ....................................................................... 335

Budowa arkusza ..................................................................................................... 335

Skoroszyt Kalendarz_Uni — arkusz Uni ...................................................................... 348

Rozdzia 17. Lista obecno"ci ............................................................................ 355

Przeznaczenie skoroszytu ....................................................................................... 355
Obs"uga skoroszytu  ................................................................................................ 355
Arkusz Pracownicy  ................................................................................................ 356
Arkusz Lista  ........................................................................................................... 357
Cz%#+ nag"ówkowa listy  ......................................................................................... 358
Cz%#+ specyfikacji dni miesi$ca dla listy obecno#ci ............................................... 362
Cz%#+ specyfikacji dni #wi$tecznych dla listy obecno#ci  ....................................... 363
Formatowanie warunkowe  ..................................................................................... 365
Ustawienia wst%pne skoroszytu Lista obecno#ci  .................................................... 370

Rozdzia 18. Za"wiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach ..................................... 373

Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 373
Arkusz Katalogi ............................................................................................................ 374
Arkusz Dane ................................................................................................................. 375

Konstrukcja listy rozwijanej s"u!$cej do aktualizacji komórek

w kolumnie Stanowisko ...................................................................................... 376

Konstrukcja listy rozwijanej s"u!$cej do aktualizacji komórek

w kolumnie Rodzaj zatrudnienia ......................................................................... 379

Arkusz Za#wiadczenie .................................................................................................. 381

Wstawienie formantu ActiveX typu Pole kombi .................................................... 383
Wstawienie formantu formularza typu Pole listy ................................................... 387

Drukowanie za#wiadczenia .......................................................................................... 389

Skorowidz .................................................................................... 393

Excel w biurze i nie tylko

Dane, które chcemy umie#ci+ w komórce, mo!emy wprowadzi+ do niej bezpo#rednio lub
wpisuj$c je w pasku formu"y. Ustawienie domy#lne miejsca wprowadzania danych
mo!emy okre#li+ przez:

Klikni%cie przycisku pakietu Microsoft Office i wydanie polecenia Opcje
programu Excel.

Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel dla pozycji
Zaawansowane zaznaczenie lub usuni%cie zaznaczenia opcji Edytuj bezpo>rednio
w komórce (rysunek 3.2).

Rysunek 3.2.
Procedura ustawiania
parametru miejsca
wprowadzania danych

Bez wzgl%du na miejsce wpisywania, o czym informuje nas kursor „pisania” widoczny
w komórce lub na pasku formu"y — dane (ci$g znaków) b%d$ pojawia"y si% zarówno
w komórce, jak i na pasku formu"y (oznaczenie 1 na rysunku 3.3).

Rysunek 3.3.
Procedura
wprowadzania
danych:
a) bezpo>rednio
do komórki,
b) do paska formuHy.

W czasie wprowadzania danych na pasku formu"y pojawiaj$ si% trzy przyciski, których
wygl$d przedstawiony zosta" na rysunku 3.3. Przycisk oznaczony symbolem 2 (przy-
cisk o nazwie Anuluj) s"u!y do anulowania wprowadzanych danych. Klikni%cie go
w czasie wprowadzania danych (bez wzgl%du na miejsce wprowadzania — komórka czy
pasek formu"y) spowoduje usuni%cie wszystkich wprowadzonych do tej chwili znaków.
Przycisk oznaczony symbolem 3 (przycisk o nazwie Wpis) s"u!y do zatwierdzenia
wprowadzanych do komórki danych. Klikni%cie go zostaje „zrozumiane” przez program
jako zako'czenie procedury wprowadzania danych (znika kursor „pisania”), przy czym
komórka pozostaje aktywna. Przycisk oznaczony symbolem 4 s"u!y do obs"ugi procedur
wstawiania standardowych funkcji Excela do formu"y.

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Rysunek 3.4.
WyglFd arkusza
po zatwierdzeniu
danych w komórce C3
klawiszem Enter

Dla wielu u!ytkowników (zw"aszcza programów bazodanowych) zatwierdzenie danych
realizowane jest przez naci#ni%cie klawisza Enter. Domy#lnie po naci#ni%ciu tego
klawisza Excel przechodzi do komórki le!$cej bezpo#rednio pod t$, w której dane zosta"y
zatwierdzone. Automatycznie komórka ta staje si% komórk$ aktywn$ (rysunek 3.4).

W przypadku gdy „kierunek” wprowadzania przez nas danych jest zgodny z „domy#l-
nym przej#ciem” programu, sytuacja ta nie jest „m%cz$ca”, lecz wr%cz przeciwnie —
po!$dana. Jednak w przypadku gdy chcemy wprowadzi+ zestaw danych, u"o!onych
w sposób „horyzontalny”, ta metoda aktywacji nast%pnej komórki jest niezmiernie
uci$!liwa, wymagaj$ca ka!dorazowo ingerencji polegaj$cej na klikaniu (aktywacji)
!$danej komórki. Aby zmieni+ domy#lny kierunek przenoszenia zaznaczenia (aktywacji)
komórki po naci#ni%ciu klawisza Enter, nale!y:

Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel klikn$+ pozycj%
Zaawansowane.

Upewni+ si%, !e w"$czone (zaznaczone) jest pole wyboru Przenie> zaznaczenie
po naci>ni=ciu klawisza Enter (rysunek 3.5).

Rysunek 3.5.
Procedura ustawienia
kierunku przenoszenia
po naci>ni=ciu
klawisza Enter

Klikn$+ strza"k% listy rozwijanej Kierunek (rysunek 3.5) i wybra+ odpowiedni$
opcj%.

Zatwierdzi+ ustawienia przez klikni%cie przycisku OK znajduj$cego si%
w prawym dolnym rogu okna dialogowego Opcje programu Excel, powoduj$c
tym samym zamkni%cie okna dialogowego i powrót do aktywnego arkusza.

Przyk"adowo wybranie na li#cie rozwijanej Kierunek opcji W prawo spowoduje, !e po
zatwierdzeniu klawiszem Enter warto#ci w komórce

komórk$ aktywn$ zostanie

komórka

(rysunek 3.6).

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.6.
WyglFd arkusza
po zatwierdzeniu
danych w komórce C3
klawiszem Enter
przy ustawieniu opcji
kierunku przenoszenia
— W prawo

Edytowanie danych w komórce

Poj%cie edytowania danych, chocia! cz%sto u!ywane jako synonim wprowadzania danych,
dotyczy aktualizacji ju! wprowadzonych informacji do komórki. Niejednokrotnie zacho-
dzi potrzeba poprawy tylko jednej cyfry w ca"ym zapisie warto#ci znajduj$cych si%
w okre#lonej komórce (rysunek 3.7). W tym celu mo!emy podda+ komórk% procedurze
edycji bez potrzeby wprowadzania od pocz$tku ca"ego ci$gu znaków.

Rysunek 3.7.
PrzykHadowy zapis
warto>ci z bH=dnF
cyfrF 2

Podobnie jak przy wprowadzaniu danych, edycj% danych mo!emy przeprowadzi+ bez-
po#rednio w komórce lub te! na pasku formu"y. Popraw% (edycj%) danych na pasku
formu"y nale!y przeprowadzi+ w nast%puj$cy sposób:

Klikn$+ !$dan$ komórk%.

Po wy#wietleniu zawarto#ci komórki w pasku formu"y klikn$+ wska&nikiem
myszki w miejscu, w którym chcemy dokona+ poprawy (rysunek 3.8,
oznaczenie 1).

Rysunek 3.8.
Poprawa zawarto>ci
komórki w pasku
formuHy

Dzia"anie z punktu 2. spowoduje pojawienie si% kursora, umo!liwiaj$c nam
tym samym dokonanie zmiany (np. kasowanie przy u!yciu klawiszy Backspace
lub Delete i ponowne wpisanie znaku).

Zatwierdzi+ poprawn$ warto#+ przez naci#niecie przycisku Wpis lub przez
naci#ni%cie klawisza Enter.

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Popraw% (edycj%) danych bezpo#rednio w komórce nale!y przeprowadzi+ w nast%puj$cy
sposób:

Naprowadzi+ wska&nik myszki (oznaczenie 1, rysunek 3.9) na !$dan$ komórk%,
najlepiej w miejscu wyst$pienia b"%du w zapisie informacji.

Rysunek 3.9.
Miejsce klikni=cia
zawarto>ci komórki

Dwukrotnie klikn$+ lewym przyciskiem myszki.

Dzia"anie z punktu 1. i 2. spowoduje pojawienie si% kursora dok"adnie (lub prawie
dok"adnie) w miejscu wyst$pienia b"%dnego zapisu, umo!liwiaj$c nam tym
samym dokonanie jego zmiany (rysunek 3.10).

Rysunek 3.10.
Poprawa danej
bezpo>rednio
w komórce

Zatwierdzi+ poprawn$ warto#+ przez naci#ni%cie przycisku Wpis lub przez
naci#ni%cie klawisza Enter.

Wprowadzanie ró*nych typów danych do komórek

O ile wprowadzanie danych b%d$cych zwyk"ym tekstem (na przyk"ad nazwisko i imi%)
jest do#+ proste i nie wymaga dodatkowych rozwa!a' (przynajmniej na tym etapie),
o tyle wprowadzanie danych numerycznych (liczbowych) oraz danych okre#laj$cych
dat% oraz czas wymaga nieco bli!szych wyja#nie'.

Aby wpisa+ liczb% dziesi%tn$, nale!y u!y+ klawisza „kropki” znajduj$cego si% na kla-
wiaturze numerycznej. U!ycie klawisza „kropki” znajduj$cego si% na klawiaturze alfa-
numerycznej (klawisz kropki nad klawiszem spacji — „najd"u!szym klawiszem”)
spowoduje przyj%cie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.12).

Rysunek 3.11.
WyglFd liczby
dziesi=tnej zapisanej
przy pomocy
klawisza kropki:
1 — z klawiatury numerycznej,
2 — z klawiatury alfanumerycznej

Excel w biurze i nie tylko

W celu rozdzielenia tysi%cznych cz%#ci liczby nie nale!y u!ywa+ jako „separatora” znaku
kropki (bez wzgl%du na u!yty klawisz). Mo!na natomiast w celu separacji cz%#ci tysi%cz-
nych liczby w czasie wprowadzania warto#ci wpisa+ znak spacji (rysunek 3.12).

Rysunek 3.12.
WyglFd liczby
po uGyciu:
1 — znaku kropki z klawiatury
numerycznej,
2 — znaku kropki z klawiatury
alfanumerycznej,
3 — znaku spacji (odst=pu).

W celu wpisania liczby ujemnej do komórki mo!na u!y+ dowolnego klawisza z tym
znakiem (tak z klawiatury numerycznej, jak i z klawiatury alfanumerycznej). Zapis war-
to#ci ujemnej mo!na uzyska+ równie! przez wpisanie liczby w nawiasach (rysunek 3.13).

Rysunek 3.13.
Procedura
wprowadzenia danej
w nawiasach
— danej „ujemnej”

Zapis warto#ci ujemnej w przyk"adowej postaci

(-569,54)

spowoduje przyj%cie danej

w postaci tekstowej (rysunek 3.14).

Rysunek 3.14.
WyglFd komórki
po procedurze
wprowadzenia danej
„ujemnej
w nawiasach”

Zapis warto#ci ujemnej w przyk"adowej postaci

-(569, 54)

spowoduje przyj%cie danej

w „normalnej postaci ujemnej” (rysunek 3.15).

Rysunek 3.15.
WyglFd komórki
po procedurze
wprowadzenia danej
w nawiasach
poprzedzonych
znakiem „minus”

Aby wprowadzi+ liczb% u"amkow$ do komórki, nale!y najpierw napisa+ jej cz=>A caHko-
witF, nast%pnie spacj=, po czym cz=>A uHamkowF. Po zatwierdzeniu wpisu w komórce
zobaczymy zapis liczby w postaci u"amkowej, natomiast w pasku formu"y liczba jest
przedstawiona w postaci dziesi%tnej (rysunek 3.16).

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Rysunek 3.16.
Zapis liczby w postaci
uHamkowej

Aby wprowadzi+ tylko cz%#+ u"amkow$ do komórki, nale!y najpierw napisa+ jej spacj=,
po czym cz=>A uHamkowF (rysunek 3.17). Brak zera przed cz%#ci$ u"amkow$ spowoduje,
!e dana b%dzie traktowana jako data i tak zostanie wy#wietlona (rysunek 3.18).

Rysunek 3.17.
PrawidHowy zapis
cz=>ci uHamkowej
(zapis uHamka
poprzedza znak zera
i spacji)

Rysunek 3.18.
Zapis cz=>ci uHamkowej
niepoprzedzony zerem
i spacjF

Zapis liczby w postaci u"amka niew"a#ciwego, przeprowadzony w sposób prawid"owy
(opisany powy!ej), spowoduje wy#wietlenie wprowadzonej danej jako liczby u"amko-
wej w postaci u"amka w"a#ciwego (rysunek 3.19).

Rysunek 3.19.
Procedura zapisu
uHamka niewHa>ciwego

W tabeli 3.1 pokazano sposób wprowadzania danych typu data/czas oraz sposób wy#wie-
tlenia ich po zatwierdzeniu wpisu do komórki. W datach mo!na u!ywa+ my#lników
i uko#ników. Wielko#+ liter nie odgrywa roli. Na danych typu data mo!na wykonywa+
dzia"ania matematyczne (np. dodawanie, odejmowanie).

Aby szybko wprowadzi+ bie!$c$ dat% do aktywnej komórki w formacie pokazanym na
rysunku 3.20, nale!y wcisn$+ (przytrzyma+ naci#ni%ty) klawiszy Ctrl, a nast%pnie naci-
sn$+ klawisz znaku #rednika (;) —

jak pokazano to na rysunku 3.21.

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 3.1. Sposoby wprowadzania dat do komórek arkusza

Format zapisu

Sposób wprowadzenia

Wygl'd komórki po zatwierdzeniu wpisu

RR/MM/DD

2010-03-25

DD-MMM-RR

26-mar-10

MMM-DD

Domy#lnie przyj%ty rok daty systemowej.

DD-MMM

Domy#lnie przyj%ty rok daty systemowej.

GG:

06:00

GG:MM

21:03

GG:MM:SS

15:25:35

Rysunek 3.20.
WyglFd formatu
zapisu bieGFcej daty
w aktywnej komórce

Rysunek 3.21.
Procedura
wstawiania bieGFcej
daty do aktywnej
komórki

Aby szybko wprowadzi+ bie!$c$ godzin% do aktywnej komórki w formacie pokazanym
na rysunku 3.22, nale!y wcisn$+ (przytrzyma+ naci#ni%te) klawisze Shift oraz Ctrl,
a nast%pnie nacisn$+ klawisz znaku #rednika (;) — jak pokazano to na rysunku 3.23.

Rysunek 3.22.
WyglFd formatu zapisu
bieGFcej godziny
w aktywnej komórce

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Rysunek 3.23.
Procedura wstawienia
bieGFcej godziny
do aktywnej komórki

Wype,nianie komórek

Wype"nianie komórek to jedna z najprzyjemniejszych czynno#ci, jaka jest dost%pna dla
u!ytkownika arkuszy kalkulacyjnych. Mo!na #mia"o stwierdzi+, !e w"a#nie to poj%cie
(wype"nianie) w pe"ni obrazuje zasad% „minimum nak"adów — maksimum efektów”.
Automatyczne wype"nienie komórek przylegaj$cych do siebie (w kolumnie lub wierszu)
mo!emy wykona+ za pomoc$ tak zwanego punktu uchwytu wypeHnienia oraz techniki
przeci$gania. Uchwyt wype"nienia to niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym
rogu aktywnej komórki lub zaznaczenia (rysunek 3.24).

Rysunek 3.24.
Umiejscowienie
oraz wyglFd punktu
uchwytu wypeHnienia

Po naprowadzeniu standardowego wska&nika zaznaczenia na punkt uchwytu wype"-
nienia wska&nik przybiera posta+ czarnego znaku plus (krzy!yka), jak pokazano to na
rysunku 3.25, umo!liwiaj$c tym samym przeci$gni%cie uchwytu wype"nienia komórki.
Procedura przeci$gni%cia spowoduje skopiowanie zawarto#ci komórki do innych komó-
rek w tej samej kolumnie (wierszu) lub te! wype"nienie komórek seri$ danych. Serie
danych to dowolne ci$gi powi$zanych ze sob$ informacji, takich jak kolejne liczby,
kolejne daty, nazwy miesi%cy lub dni, jak równie! zapisy formu"y dla kolejnych komórek.

Rysunek 3.25.
Zmiana wyglFdu
wskaXnika zaznaczenia
po naprowadzeniu
go na punkt uchwytu
wypeHnienia

Excel w biurze i nie tylko

Wype nienie komórek liczbami

Aby wype"ni+ komórki okre#lon$ liczb$ (skopiowa+ liczb% z !$danej komórki do okre-
#lonego obszaru komórek), nale!y:

Naprowadzi+ standardowy wska&nik zaznaczenia na uchwyt zaznaczenia
okre#lonej komórki.

Po uzyskaniu przez wska&nik wygl$du „czarnego plusa” wcisn$+ lewy klawisz
myszki.

Przeci$gn$+ uchwyt wype"nienia, przez komórki przewidziane do wype"nienia
(rysunek 3.26).

Rysunek 3.26.
WyglFd arkusza
podczas procedury
przeciFgania

Zwolni+ przycisk myszki po uzyskaniu ko'ca obszaru wype"nienia.

W wyniku czynno#ci wykonanych od punktu 1. do punktu 4. zawarto#+ komórki
— w naszym przyk"adzie

— zosta"a skopiowana do wszystkich komórek

znajduj$cych si% w obszarze

B4:B13

(obszarze wype"nienia), jak pokazano

to na rysunku 3.27.

Rysunek 3.27.
WyglFd komórek
bezpo>rednio
po zwolnieniu lewego
klawisza myszki
1 — przycisk Opcje
AutowypeHnienia

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Zwolnienie lewego przycisku myszki spowoduje wype"nienie okre#lonego
obszaru !$dan$ warto#ci$ oraz aktywacj% przycisku Opcji AutowypeHnienia
(rysunek 3.27, oznaczenie 1).

Klikn$+ przycisk Opcje AutowypeHnienia, powoduj$c tym samym wy#wietlenie
listy dost%pnych opcji wype"nienia (rysunek 3.28).

Rysunek 3.28.
WyglFd rozwini=tej
listy przycisku Opcje
AutowypeHnienia

Wybór opcji Kopiuj komórki spowoduje wpisanie tej samej wartoFci (zawartej
w komórce „Yród owej”) do wszystkich komórek obszaru wype nienia (rysunek 3.28).

Wybór opcji Wype5nij seri6 spowoduje wpisanie do kolejnych komórek kolejnych
liczb utworzonych na podstawie liczby zawartej w komórce „Yród owej” (rysunek 3.29).

Rysunek 3.29.
Procedura wypeHnienia
seriF liczb komórek
w obszarze B4:B5

W przypadku gdy zawartoF3 komórki „Yród owej” by a wczeFniej sformatowana, to bez-
poFrednio po procedurze przeci9gni=cia komórki w obszarze wype nienia „otrzymaj9”
format identyczny z formatem okreFlonym w komórce „Yród owej” (rysunek 3.30).

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.30.
Procedura
skopiowania
zawarto>ci komórki
B3 — zapisanej
czcionkF Arial,
pogubionF kursywF
o rozmiarze 14 pkt
— do obszaru
komórek B4:B13
bez zachowania
formatowania
zastosowanego
w komórce B3

Po aktywacji listy i wyborze opcji Wype5nij bez formatowania komórki w obszarze
wype nienia zostan9 pozbawione atrybutów formatowania komórki „Yród owej”
(rysunek 3.31).

Rysunek 3.31.
WyglFd danych
skopiowanych
do obszaru
komórek B4:B13
bez zachowania
formatowania
zastosowanego
w komórce B3

Po aktywacji listy i wyborze opcji Wype5nij tylko formantami komórki w obszarze
wype nienia „otrzymaj9” tylko atrybuty formatowania komórki „Yród owej”, co b=dzie
widoczne po wprowadzeniu dowolnego ci9gu znaków do dowolnej komórki znajdu-
j9cej si= w obszarze poddanym procedurze wype nienia (rysunek 3.33).

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Rysunek 3.32.
Procedura
skopiowania
formatowania
zastosowanego
w komórce B3
(czcionka Arial,
pogubiona kursywF
o rozmiarze 14 pkt)
— do obszaru komórek
B4:B13. Wybór opcji
— WypeHnij tylko
formatami

Rysunek 3.33.
WyglFd obszaru
komórek B4:B13
po wypeHnieniu go
tylko atrybutami
formatowania
zastosowanymi
w komórce B3. Wpis
dokonany w dowolnej
komórce opisywanego
obszaru otrzymuje
format identyczny
z formatem
zastosowanym
w komórce B3

Tworzenie serii danych z dowoln' warto"ci' kroku

W przypadku gdy chcemy stworzy+ seri% danych, przy czym warto#+ kroku, czyli
ró!nica mi%dzy warto#ciami znajduj$cymi si% w s$siednich komórkach, jest dowolna
(inna ni! 1), nale!y procedur% wype"niania danych przeprowadzi+ w jeden z opisanych
ni!ej sposobów.

Sposób 1.

Wprowadzi+ !$dan$ warto#+ do okre#lonej komórki (komórki „&ród"owej”).

Zaznaczy+ obszar wype"nienia, którego pocz$tek okre#la komórka „&ród"owa”
(rysunek 3.34).

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.34.
WyglFd zaznaczonego
obszaru

Na karcie Narz=dzia gHówne klikn$+ strza"k% przycisku WypeHnienie, po czym
wybra+ polecenie Serie danych (rysunek 3.35).

Rysunek 3.35.
Menu Edycja
— polecenia
WypeHnij/Serie danych

Dzia"anie z punktu 3. spowoduje aktywacj% okna dialogowego Serie, w którym
nale!y:

W sekcji Serie zaznaczy+ opcj% dotycz$c$ „kierunku” wype"nienia — Kolumny
lub Wiersze.

W polu Warto>A kroku: wpisa+ liczb% b%d$c$ !$dan$ ró!nic$ mi%dzy
warto#ciami znajduj$cymi si% w s$siednich komórkach (rysunek 3.36).

Po wykonaniu dzia"a' okre#lonych w punkcie 4. nacisn$+ przycisk OK.

Wynikiem tak przeprowadzonej procedury b%dzie wype"nienie kolejnych
komórek (poza komórk$ &ród"ow$) w zaznaczonym obszarze danymi, których
zawarto#+ stanowi suma warto>ci znajdujFcej si= w komórce poprzedniej oraz
warto>ci kroku (rysunek 3.37).

Excel w biurze i nie tylko

W sekcji Serie zaznaczy+ opcj% dotycz$c$ „kierunku” wype"nienia — Kolumny
lub Wiersze.

W polu Warto>A kroku: wpisa+ liczb% b%d$c$ !$dan$ ró!nic$ mi%dzy
warto#ciami znajduj$cymi si% w s$siednich komórkach (rysunek 3.39).

Rysunek 3.39.
Okno dialogowe Serie

W polu Warto>A ko8cowa: wpisa+ warto#+ b%d$c$ maksymaln$ warto#ci$
w serii, jaka mo!e by+ osi$gni%ta przy u!yciu okre#lonej wcze#niej warto#ci
kroku.

Po wykonaniu dzia"a' okre#lonych w punkcie 3. nacisn$+ przycisk OK.

Wynikiem tak przeprowadzonej procedury b%dzie wype"nienie kolejnych
komórek (poza komórk$ &ród"ow$) warto#ciami powsta"ymi jako suma
warto#ci znajduj$cej si% w komórce poprzedniej oraz warto#ci kroku, przy
czym ko'cowa najwi%ksza warto#+ w serii nie mo!e przekracza+ okre#lonej
warto#ci ko'cowej (rysunek 3.40).

Rysunek 3.40.
WyglFd serii danych
utworzonych
z krokiem serii 1,55,
zaczynajFc od warto>ci
poczFtkowej 150,55
i ograniczonych
warto>ciF ko8cowF
równF 160

Wype nienie komórek tekstem

Wype"nienie komórek, w których komórka pocz$tkowa zawiera „czysty tekst”, jest
dost%pne dla trzech opcji (rysunek 3.41) przedstawionych szczegó"owo przy opisie
wype"nienia komórek kolejnymi liczbami.

Utworzenie serii danych zawieraj$cych tekst jest mo!liwe tylko wtedy, gdy ci$g tek-
stowy ko'czy si% (lub poprzedzony jest) liczb$ (cyfr$). Dodatkowym warunkiem utwo-

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Rysunek 3.41.
Procedura
wypeHnienia komórek
„czystym tekstem”

rzenia serii danych z takiej zawarto#ci komórki jest wyst%powanie spacji pomi%dzy
ci$giem znaków tekstowych a ci$giem znaków reprezentuj$cych liczb%. Procedur% utwo-
rzenia serii danych „tekstowych” przedstawiono na rysunku 3.42.

Rysunek 3.42.
Procedura
wypeHnienia komórek
seriF „tekstu”

Szczególnym przypadkiem utworzenia serii danych z „czystego tekstu” jest wykonanie
procedury przeci$gania komórki „&ród"owej”, której zawarto#+ stanowi nazwa mie-
si$ca (rysunek 3.43), nazwa dnia tygodnia (rysunek 3.44) lub ogólnie przyj%ty skrót
nazwy tygodnia (rysunek 3.45).

Dodatkow$ opcj$, jakiej mo!na u!y+ przy tworzeniu serii danych, sk"adaj$cych si%
z kolejnych dni tygodnia, jest opcja WypeHnij dniami powszednimi. Zastosowanie tego
„parametru” spowoduje brak wyst$pienia w serii danych nazw sobota oraz niedziela
(odpowiednio skrótów

oraz

Wype nienie komórek datami

Dane zapisane w postaci daty s$ przez Excela traktowane (przetwarzane) w podobny
sposób jak dane liczbowe. Bior$c jednak pod uwag% specyfik% budowy daty, na któr$
sk"adaj$ si% jakby trzy „segmenty” liczbowe (warto#ci: roku, miesiFca, dnia), po

Excel w biurze i nie tylko

Autouzupe nianie

Inn$ ciekaw$ funkcj$ Excela, przyspieszaj$c$ proces wprowadzania danych, jest wyko-
rzystanie automatycznego tworzenia „listy danych” z zapisów dokonanych w kolej-
nych komórkach kolumny. Procedur% autouzupe"nienia prze#ledzimy na poni!szym
przyk"adzie.

Wprowad& tekst do kilku pierwszych komórek kolumny, na przyk"ad tak jak
pokazano to na rysunku 3.48.

Rysunek 3.48.
PrzykHadowy zapis
tekstu w trzech
kolejnych komórkach
kolumny

Kliknij prawym przyciskiem myszki pierwsz$ woln$ komórk% pod uzupe"nionymi
wcze#niej komórkami, powoduj$c tym samym aktywacj% menu podr%cznego
komórki (rysunek 3.49).

Rysunek 3.49.
Menu podr=czne
komórki aktywnej

Wybierz z menu podr%cznego polecenie Wybierz z listy rozwijanej.

Polecenie z punktu 3. spowoduje aktywacj% listy rozwijanej, jak na rysunku 3.50.

Po aktywacji listy rozwijanej wybierz !$dany tekst — kliknij wybran$ pozycj%
(rysunek 3.51).

Dzia"anie z punktu 5. spowoduje automatyczne wstawienie wybranego ci$gu
znaków do komórki aktywnej (rysunek 3.52).

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych

Rysunek 3.50.
WyglFd
rozwini=tej listy

Rysunek 3.51.
Procedura wyboru
pozycji listy

Rysunek 3.52.
WyglFd komórki
po wstawieniu
elementu listy

Unikalny zapis danych w kolumnie

Do#+ cz%stym problemem przy eksploatacji arkuszy jest zapewnienie unikalnego zapisu
danych w okre#lonej kolumnie. Przyk"adem takiego wymogu mo!e by+ tworzenie „arku-
szy spisów magazynowych z natury”, zawieraj$cych wst%pny wykaz nazw materia"ów
oraz odpowiadaj$cych im indeksów magazynowych, podlegaj$cy pó&niej „r%cznej”
modyfikacji w zakresie ilo#ciowym. Poniewa! podstawow$ zasad$ obowi$zuj$c$
w gospodarce magazynowej jest to, aby ka!dy towar posiada" unikalny indeks materia-
"owy, utworzenie bezb"%dnego wykazu materia"ów (dok"adniej indeksów) jest kluczowe
dla pó&niejszego przeprowadzenia „spisu z natury”. Wykorzystuj$c odpowiednie narz%-
dzia Excela, mo!emy skonstruowa+ arkusz, tak aby w czasie wprowadzania danych
nast%powa"o automatyczne wykluczenie zdublowanych „warto#ci”. Opis Konstrukcji
arkusza przedstawimy w oparciu o tabel% pokazan$ na rysunku 3.53. Obszarem, który
b%dzie podlega+ procedurze sprawdzania poprawno#ci wpisów (brak duplikatów), b%d$
komórki kolumny

Rysunek 3.53.
WyglFd przykHadowego
arkusza

Czytaj dalej...

Excel w biurze i nie tylko

Procedur% „zabezpieczenia” nale!y przeprowadzi+ wed"ug poni!szych kroków:

W kolumnie, dla której chcesz ustali+ kryteria sprawdzania poprawno#ci
danych (w naszym przypadku b%dzie to kolumna

), zaznacz (kliknij)

komórk%

, a nast%pnie wybierz z menu polecenie Dane/Sprawdzanie

poprawno>ci (rysunek 3.54).

Rysunek 3.54. Menu Dane — polecenie Sprawdzanie poprawno>ci

Dzia"anie z punktu 1. spowoduje wy#wietlenie okna dialogowego Sprawdzanie
poprawno>ci danych, w którym w zak"adce Ustawienia z listy rozwijanej
Dozwolone wybierz pozycj% Niestandardowe (rysunek 3.55).

Rysunek 3.55.
Okno dialogowe
Sprawdzanie
poprawno>ci danych
— lista rozwijana
Dozwolone — pozycja
Niestandardowe

Wybór pozycji Niestandardowe spowoduje wy#wietlenie pola FormuHa:,
w którym wpisz wyra!enie

=LICZ.JE=ELI($C$2:$C$65536; C2)=1

, a nast%pnie

kliknij przycisk OK (rysunek 3.56).

Przeci$gnij uchwyt wype"nienia od komórki

tak daleko, jak chcesz, by si%ga"a

regu"a sprawdzania poprawno#ci wprowadzanych danych (rysunek 3.57).