A WAY TO FOSTER KNOWLEDGE
SHARING IN ENGINEERING
DESIGN SMES

SPÓSÓB UŁATWIAJĄCY
WSPÓLDZIELENIE WIEDZY W
TECHNICZNYM PROJEKTOWANIU SME.

Opracowali:

Świąder Anna

Kwiatkowska Kamila

Kruszyńska Aleksandra

Górny Mateusz

REFERENCES / ŹRÓDŁA



[1] B. STEINHEIDER, S. AL-HAWAMDEH, "Team Coordination, Communication and Knowledge

Sharing in SMEs and Large Organisations", Journal of Information & Knowledge Management,
Vol. 3, N° 3, 2004, pp. 223–232.



[2] I. NONAKA, H. TAKEUCHI, “The Knowledge-Creating Company”, New York: Oxford

University Press, 1995.



[3] WISE Consortium, “Survey of State of the Art in Managing Engineering Knowledge”,

http://www-eurisco.onecert.fr/Wise/ , 2002.



[4] M. GRUNDSTEIN, “Repérer et mettre en valeur les connaissances cruciales pour l'entreprise”,

10th AFAV international congress, Paris, novembre, 2000.



[5] M.S. SHEPHARD, “Meshing environment for geometry-based analysis”, International Journal for

Numerical Methods in Engineering, Vol. 47, N° 1-3, 2000, pp. 169-190.



[6] L. SABOURIN, F. VILLENEUVE, “Omega, an expert CAPP system”, Advances in Engineering

Software, Elsevier Science Limited, n°25, 1996, pp. 51-59.



[7] A. A. BUSH, A. TIWANA, “Designing sticky knowledge networks”, Communications of the

ACM, Vol. 48, N°5, 2005, pp. 67-71.



[8] G, MENTZAS, D, APOSTOLOU, R, YOUNG, A. ABECKER, “Knowledge networking: a

holistic solution for leveraging corporate knowledge”, Journal of Knowledge Management, Vol.
5, N°1, 2001, pp. 94-106.



[9] M.L. MARKUS, “Toward a theory of knowledge reuse: Types of knowledge reuse situations and

factors in reuse success”, Journal of management information systems, Vol. 18, N°1, 2001, pp.
57-93.



[10] I. DDOSTALER, “Sustaining is exciting: Building project memory in aerospace design”,

COOP 2002 Fifth International Conference on the Design of Cooperative Systems, St Raphaël,
France, June 2002.
IDMME 2006 Grenoble, France, May 17-19, 2006



[11] S. SZYKMAN, C. BOCHENEK, J. W. RACZ, R. SRIRAM, "Design Repositories: Next-

Generation Engineering Design Databases", IEEE Intelligent Systems and Their Applications,
2000.



[12] M.P.KERR, P.E.WATERSON, C.W. CLEGG, “A Socio-Technical Approach To Knowledge

Capture, Sharing And Reuse In Aerospace Design”, Proceedings of DETC2001, ASME,
DETC2001/CIE-21254, Pittsburgh, Pennsylvania, September, 2001.



[13] M.BOHM, , R. STONE, S SZYKMAN, “Enhancing Virtual Product Representations for

Advanced Design Repository Systems”, Proceedings of DETC2003, ASME, DETC2003/CIE-
48239, Chicago, Illinois, September 2003.



[14] A. LOWE, C. A. MAC MAHON, S. J. CULLEY, P. COLEMAN, M. DOTTER, “Novel

Approach Towards Design Information Management Within Airbus”, International Conference On
Engineering Design, ICED 03, Stockholm, Sweden, August, 2003.



[15] Z. ZADRAHAL, P.MULHOLLAND, M. VALASEK, P. SAINTER, M. KOSS, L.

TREJTNAR, “A toolkit and methodology to support the collaborative development and reuse of
engineering models”, 14th International Conference on Database and Expert Systems
Applications, DEXA, Prague, Czech Republic, September 2003.



[16] M. S. ACKERMAN, C. A. HALVERSON, “Reexamining Organizational Memory”,

Communications of the ACM, Vol. 43, N°1, 2000, pp. 59-64.



[17] D.APOSTOLOU, G.MENTZAS, “Managing corporate knowledge: a comparative analysis

of

experiences in consulting firms”, Knowledge and Process Management, Part I: Vol. 6, N°3, 1999,
pp. 127-38.



[18] J. HALLAM, B. HODGES, K. TABESHFAR, X. VELAY, “The creation of a knowledge

sharing culture for effective knowledge management”, International Design Conference, DESIGN
2002 Dubrovnik, Croatia, May 2002.



[19] J. KRAAIJENBRINK, D. FARAN, A. HAUPTMAN, "Knowledge Integration by SMEs

Framework", Knowledge Integration: the Practise of Knowledge Management in SMEs, E. Jetter,
J. Kraaijenbrink, H. Schröder, and F. Wijnhoven, eds., Physica-Springer., 2005.



[20] MATTA N., ERMINE J.L., AUBERTIN G., TRIVIN J.Y., “Knowledge Capitalization with a

Knowledge Engineering Approach: the Mask Method”, Knowledge Management and
Organizational Memories, Springer, N° ISBN 0792376595, 2002.



[21] K.D. THOBEN, F. WEBER, M. WUNRAM, “Pragmatic Approaches for Knowledge

Management - Motivation from Cases”, proceedings of the 6'th International Conference on
Concurrent Enterprising, ICE'2000, 2000, pp.165–169.



[22] N. TROUSSIER, F. POURROY, M. TOLLENAERE, “A method and a support for a better

integration of mechanical simulation in the design process”, 3rd International Conference on
Integrated Design and Manufacturing in Mechanical Engineering, C. Mascle, C. Fortin, J. Pegna
Ed. Presses internationales Polytechniques, 2002.



[23] Y. BAIZET, “La Gestion des Connaissances en Conception Application à la simulation

numérique chez Renault-DIEC”, PhD dissertation, UJF University of Grenoble, 2004.



[24] G. MOCKO, R. J. MALAK, C. J. J. PAREDIS, R. PEAK, “A Knowledge Repository for

Behavioral Models in Engineering Design”, Proceedings of DETC2004, ASME, DETC2004-
57746, Salt Lake City, Utah, October, 2004.



[25] R.M. NAVEIRO, P.BRÉZILLON, F.R. SOUZA, “Contextual knowledge in design: the

SisPro project.”, special revue number “Espaces Numériques d’Information et de Coopération”,
C. Simone, N. Matta & B. Eynard, Hermès, 2002, pp. 115-134.



[26] K. GREBICI, E. BLANCO, D. RIEU, "Framework for Managing Preliminary Information in

Collaborative Design Processes", International Conference on Product Lifecycle Management,
PLM 05, Lyon France, July 2005.



[27] M. SAIDANE, Y. BAIZET, E. BLANCO, F. POURROY , D. RIEU, “Vers un méta-outil de

capitalisation et d'organisations de simulations”, proceedings of 21st INFORSID congress, 2003.

Abstract:

Biggest firms do not come across the same technological or organizational

obstacles as the smallest structures.

It becomes more and more useful for SMEs to improve the management of

their knowledge. However, this

approach cannot be conducted in the same way as it could be within a large

company.

Streszczenie:

Największe firmy nie napotykają takich samych przeszkód organizacyjnych czy

też technologicznych jak mniejsze struktury. Dla małych i średnich

przedsiębiorstw ulepszanie zarządzania własną wiedzą staje się coraz bardziej

użyteczne. Jednakże, takiego rodzaju podejście nie może zostać

przeprowadzone w ten sam sposób wewnątrz większej firmy.

This article presents a first step of an ongoing work with the objective of
proposing solutions to support asynchronous collaboration and knowledge
sharing within design offices of SMEs. A series of investigations, led us to
identify some problems met by the enterprises of the mechanical engineering
domain. Collaborating with a SME which provides manufacturing companies
with numerical simulation services, an experimental approach based on the
development of software prototype is proposed.

Artykuł prezentuje pierwszy krok nieustannej pracy, której celem jest
zasugerowanie rozwiązań aby wesprzeć asynchroniczną współpracę oraz
współdzielenie wiedzy wewnątrz biur konstrukcyjnych SME. Szereg badań
doprowadził nas do zidentyfikowania niektórych problemów napotykanych
przez przedsiębiorców dziedziny budowy maszyn. Sugerowana jest współpraca
z SME, która zapewnia firmom produkcyjnym numeryczne usługi symulacyjne,
badawcze podejście oparte na rozwoju prototypu oprogramowania.

By the identification of technical information handled during the calculation

projects, the objective is to encourage the sharing of job specific knowledge

between engineers. Around a centralization of technical information, some way

of management of the collaboration are proposed. The implementation of this

experimental prototype is carried out within a SME with a support for the users,

to help them in creating new practices around this tool.

Key words : knowledge sharing, SME, repository, calculation office.

Poprzez identyfikację informacji technicznej obsługiwanej podczas projektu

kalkulacji, zamierzeniem jest wzmacnianie współdzielenia określonej wiedzy

między

inżynierami.

W

pobliżu

centralizacji

informacji

technicznej,

zaproponowany jest pewien rodzaj zarządzania współpracą. Urzeczywistnienie

tego badawczego prototypu jest prowadzone wewnątrz SME ze wsparciem dla

użytkowników, aby im pomóc w tworzeniu nowych praktyk wokół tego narzędzia.

Słowa Klucze : Współdzielenie wiedzy, SME, magazyn, biuro kalkulacji.

1 Introduction

Development lead-time, quality and costs strongly direct engineering projects. So, design

offices need to improve their reactivity in order to fulfil the contractors requirements. This

context forces companies to devote great efforts on the improvement of their product

development process. Nevertheless, as it is underlined by Steinheider & al., problems

encountered by large groups strongly differ from those of the smaller companies [1].

1 Wprowadzenie

Rozwój czasu realizacji, jakości oraz kosztów kierują projektami inżynieryjnymi. W takim

więc razie, biura konstrukcyjne muszą ulepszyć własną reaktywność w celu spełnienia

wymagań kontrahentów. Ten kontekst zmusza firmy do poświęcenia wszelkich starań na

ulepszenie własnego procesu prac rozwojowych nad produktem. Niemniej jednak, jak

zostało to podkreślone przez Steinheider’a , problemy napotykane przez duże grupy

bardzo różnią się od tych napotykanych przez mniejsze firmy [1].

Knowledge management becomes a way to improve the reactivity of design

offices by

fostering knowledge formalization and sharing. Nonaka and Takeuchi, in the SECI

model [2], argue that in engineering, organizational knowledge is built during

projects by four kinds of conversion between the two dimensions of knowledge :

tacit (knowledge that are linked to people or organization) and explicit (knowledge

that has been identified and formalized).

Zarządzanie wiedzą staje się sposobem aby ulepszyć reaktywność biur

konstrukcyjnych poprzez ułatwianie formalizowanie i współdzielenie wiedzy.

Nonaka i Takeuchi, w modelu SECI [2], utrzymują że inżyniera, wiedza

organizacyjna jest budowana podczas projektów czterech różnych rodzajów

konwersji między dwoma wymiarami wiedzy : niemy ( wiedza powiązana z ludźmi i

organizacjami) oraz wyraźny ( wiedza, która została zidentyfikowana i

sformalizowana).

Building an organizational memory is commonly described as a five steps
process :

acquisition, retention, search, maintenance and dissemination ([3]).
Grundstein explains in [4] that during a knowledge management project, it is
necessary to identify crucial knowledge, to formalize it, and to share it within
the organization. However, knowledge is generally shared by the mean of
information that are commonly presented as organized sets of data.

Tworzenie pamięci organizacyjnej jest powszechnie opisane jako proces o
pięciu krokach : nabywanie, przechowywanie, poszukiwanie, utrzymywanie
oraz poszerzanie ([3]). Grundstein wyjaśnia w [4] że podczas projektu
zarządzania wiedzą, konieczne jest zidentyfikowanie wiedzy krytycznej,
sformalizowanie jej, oraz dzielenie się nią wewnątrz organizacji. Jednakże,
generalnie wiedza jest współdzielona przez środki informacji, które są
powszechnie przedstawione jako zorganizowane zbiory danych.

Based on these principles, tools have been developed to increase the efficiency of

engineers during their day-to-day work. A distinction between different kinds of tools can

be made according to the level of formalization of the knowledge they support. The first

category of systems is Knowledge Based Engineering (KBE) tools. For example, Experts

Systems work on rules and inferences [5]. KBE tools which contain highly formalized

knowledge “extracted” from experts’ know-how are well suited to execute repetitive

tasks or highly complex tasks ([6]…). The second category of systems can be defined as

Knowledge Management Systems.

Oparte na tych zasadach narzędzia, zostały ulepszone aby zwiększyć wydajność

inżynierów podczas ich codziennej pracy. Wyróżnienie różnych rodzajów narzędzi jest

możliwe według poziomu formalizacji wiedzy która wspierają. Pierwszą kategorią

systemów są narzędzia Inżynierii z Bazą Wiedzy (KBE). Na przykład, Systemy

Ekspertowe wpływają na zasady i zakłócenia [5]. Narzędzia KBE zawierające wysoko

sformalizowaną wiedzę „wyciągniętą” z doświadczenia ekspertów odpowiadają w

wykonywaniu powtarzających się czy też bardzo skomplikowanych zadań ([6]…). Druga

kategoria systemów może być zdefiniowana jako Systemy Zarządzania Wiedzą.

Bush & al. propose to distinguish two kinds of KMS [7]. On one hand, knowledge

repository, focused on interactions between people and systems. On the other hand,

knowledge networks centred on knowledge sharing between people. The knowledge

they support can be very structured as in procedures, semi-structured as in repositories,

or non-structured as in forums. Finally, information systems like PDM or ERP contain only

information. However, they can be part of a more global knowledge management

framework [8]. Markus [9] explains that the strategies to implement these tools are

strongly linked to the objectives of the knowledge management project.

Bush proponuje rozróżnienie dwóch rodzajów KMS [7]. Z jednej strony, magazyn wiedzy,

skupiony jest na interakcji miedzy ludźmi i systemami. Z drugiej jednak strony, sieci

wiedzy skupione są na współdzieleniu wiedzy miedzy ludźmi. Wiedzą którą wspierają

może być bardzo zorganizowana jak w procedurach, pól strukturalne jak w magazynach,

czy też niestrukturalne jak na forum. Na koniec, systemy informacji jak PDM czy ERP

zawierają jedynie informacje. Aczkolwiek, mogą być częścią bardziej globalnej

konstrukcji zarządzania wiedzą [8]. Markus [9] wyjaśnia że strategie wprowadzające te

narzędzia są silnie powiązane z zamierzeniami projektu zarządzania wiedzą.

After several works on knowledge management in the domain of calculation offices, we

are currently working with a SME that provides calculation results and customer design

support for many industrial fields. Such SMEs are often suppliers of different companies,

having particular working methods and expectations. To remain competitive, they need to

improve their engineering process. In that sense, many research work emphasise that

intense communication in design teams is an important way of progress [10].

Po kilku pracach na temat zarządzania wiedzy w dziedzinie biur kalkulacyjnych, obecnie

pracujemy z SME, które zapewniają wyniki i wsparcie dla projektu odbiorcy dla wielu dziedzin

przemysłowych. SME są często dostawcami różnych firm, posiadających określone metody i

oczekiwania. Aby pozostawać konkurencyjnym, potrzebują ulepszyć swoje procesy

inżynieryjne. W tym znaczeniu, wiele prac badawczych podkreśla te natężona komunikację w

zespołach konstrukcyjnych jako ważny sposób postępu [10].

However, SMEs are faced to prohibitive cost of commercial information systems and

collaborative software that are not well adapted to their needs. Moreover,

implementing one of these commercial tools still remains a complex and costly task

for a SME. In this context, it is important to provide small structures with well suited

tools and methods allowing some formalization and sharing of knowledge. The

principle of repositories [11] offers perspectives of utilization which seems to be well

adapted to this context.

Jednakże, SME staja w obliczu zaporowych kosztów systemów informacji handlowej

oraz wspólnego sprzętu, który nie jest dobrze przystosowanych do swoich potrzeb.

Co więcej, wprowadzenie jednego z tych narzędzi handlowych nadal pozostaje

skomplikowanym i kosztownym zadaniem dla SME. W tym kontekście, bardzo ważne

jest zapewnienie małych struktur w dobrze dopasowane narzędzia i metody

pozwalające na pewną formalizację i dzielenie wiedzy. Zasada magazynów [11]

oferuje perspektywy utylizacji, które wydają się być dobrze dopasowane w tym

kontekście.

This paper presents an ongoing work to propose methods and tools to formalize
knowledge and foster collaboration within a SME. The first part is focused on
collaboration issues encountered by mechanical engineering SMEs. Presented
results are based on a literature review and some investigation within a
calculation office. The second part describes the functionalities of a prototype
software developed for the calculation office of a small-sized enterprise. Some
principle intended to overcome the main problems are presented. Finally,
waiting and perspectives of evolution of research effort are discussed.

Praca prezentuje nieustającą pracę aby zaproponować metody i narzędzia do
sformalizowania wiedzy i ułatwiania współpracy wewnątrz SME. Pierwsza część
skupią się na tematach związanych z współpracą napotykaną przez budowę
maszyn SME. Przedstawione wyniki są oparte na przeglądzie piśmiennictwa i
określonych badaniach wewnątrz biur kalkulacyjnych. Druga część opisuje
funkcjonalność prototypu sprzętu stworzonych dla biur kalkulacyjnych i małych
przedsiębiorstw. Niektóre zasady zakładały przezwyciężenie przedstawionych
głównych problemów. Na koniec, czekanie i perspektywy ewolucji wysiłków
nadań są opisane.

2 Collaboration and knowledge sharing issues

To identify main issues of collaboration and knowledge sharing, our method of

investigation is based on a literature survey of knowledge and information

management case studies, and on the analysis of some practical situations we

have observed within design offices.

2 Współpraca i problemy związane z dzieleniem wiedzy

Aby rozpoznać główne problemy w współpracy i dzieleniu wiedzą, nasza

metoda badawcza jest oparta na pisemnej ekspertyzie wiedzy oraz

zarządzaniu informacjami opracowań, oraz na analizie niektórych

praktycznych sytuacji które zaobserwowaliśmy w biurach konstrukcyjnych.

2.1 General issues in engineering design

Information management presents many issues. Kerr & al. ([12]) investigating in two

aerospace firms identified technological, capture and storage, sharing, retrieval and

reuse barriers.

Actually, managing an amount of multiple information formats is a major technological

problem because of the cost of investment in different supporting tools.

2.1 Ogólne problemy w konstruowaniu

Zarządzanie informacją ukazuje wiele problemów. Kerr ([12]) badając dwie firmy

lotnicze zidentyfikował bariery technologiczne, uchwycenia i przechowywania,

współdzielenia oraz odzyskiwania i ponownego użytku.

Tak

naprawdę,

zarządzanie

licznymi

formatami

informacji

jest

wielkim

technologicznym problemem z powodu kosztu inwestycji różnych pomocnych

narzędzi.

Capture and storage of information is also a difficult task for engineers that manipulate a

lot of information to achieve a design project. The storage of information project is often left to

the end of a project and submitted to a selection (filtering) process where only a set of important

information is preserved into databases. The postponement of the storage phase is often caused

by the difficulties of the users to store non-validated information into public databases. In

addition, short lead time exert pressure on people, so, engineers feel hard to identify crucial

knowledge objects because of a lack of time and objectivity about their activities. The storage

place and documentation of information represents most user’s difficulties and workload of

entering knowledge into a repository [13].

Uchwycenie i przechowywanie informacji jest również trudnym zadaniem dla inżynierów, którzy

przetwarzają dużą ilość informacji aby uzyskać skonstruowany projekt. Przechowywanie projektu

informacyjnego jest zazwyczaj zostawione na koniec projektu oraz przekazywane do procesu

selekcji (filtrowania) gdzie tylko komplet informacji jest zabezpieczany w bazie danych.

Opóźnienie fazy przechowywania jest często spowodowane przez trudności użytkowników w

przechowywaniu niezatwierdzonej informacji w publicznych bazach danych. Co więcej, krótki

czas realizacji wywiera nacisk na ludzi, tak więc, inżynierowie uważają za trudne

zidentyfikowanie istotnych celów wiedzy z powodu braku czasu oraz obiektywności co do

własnych zajęć. Miejsce przechowywania i dokumentowania informacji reprezentuje trudności

większości użytkowników i ich obciążenie pracą w wprowadzaniu wiedzy do magazynu [13].

[11] underlines that “the more significant barrier to product development is not the

problem of providing distributed access to distributed information, but of finding the

information that’s needed”. Thus, connecting people to the information they need
when they require it, implies the implementation of well adapted search
possibilities. Efficient search tools are generally based on an indexation of the
content of information.

[11] podkreśla że „ najistotniejszą barierą w uzyskiwaniu rozwoju nie jest problem w
zapewnianiu rozproszonego dostępu do rozproszonej informacji tylko znajdywanie
potrzebnej informacji’. W ten sposób, łączenie ludzi z informacją której potrzebują,
kiedy tego wymagają, sugerują wprowadzenie dobrze przystosowanych możliwości
poszukiwania. Wydajne narzędzia do szukania są ogólnie oparte na indeksacji
zawartości informacji.

Some projects in which indexation was supported with taxonomies, like IDEA software
[14], or with an ontology [15], present very efficient ways of classification and
representation of a predefined set of the organizational knowledge. However, Markus
[9] explains that the evolutions of codification or indexation are inevitable in the
context of shared works practitioners. Moreover, even when indexation of information
is strictly defined, a lot of documents can be duplicated or stored in illogical
arrangement. Thus, it has been underlined that when the search for information is
difficult, users trend to create personal collections [14].

Niektóre projekty, w których indeksacja jest wspierana przez taksonomie, jak
oprogramowanie IDEA [14], czy ontologia [15], prezentują bardzo wydajne sposoby
klasyfikacji oraz reprezentacji uprzednio zdefiniowanego kompletu wiedzy
organizacyjnej. Jednakże, Markus [9] wyjaśnia że ewolucja kodyfikacji czy też
indeksacji jest niezbędna w kontekście dzielonych prac praktykantów. Co więcej,
nawet gdy indeksacja informacji jest ściśle zdefiniowana, dużo dokumentów może
zostać powielonych oraz przechowanych w nielogicznym układzie. W ten sposób
zostało podkreślone że gdy poszukiwanie informacji jest trudne, użytkownicy mają
tendencje do tworzenia osobistych kolekcji [14].

In addition to search difficulties, retrieval and reuse barriers exist because of

social issues such as trusting in what was done before [12]. Ackerman & al.

argue that difficulties of interpreting information contained in information

systems are a consequence of the context description loss [16]. As a

consequence, in addition of storage possibilities, it is important to propose

indicators to foster the construction of trust in information, develop

classifications strategies, and allow the identification and finding of expertise.

W dodatku do trudności w szukaniu, przeszkody w odzyskiwaniu oraz i

ponownym użytkowaniu istnieją z powodu problemów społecznych takich jak

ufanie w to co zostało wcześniej zrobione [12]. Ackerman utrzymuje że

trudności w interpretowaniu informacji zawartej w systemie informacji jest

konsekwencją braku opisu kontekstu [16]. Jako konsekwencja, w dodatku do

możliwości przechowywania, jest ważne by zaproponować wskaźniki aby

ułatwić konstrukcje zaufania w informacji, rozwinąć strategie klasyfikacji,

pozwolić na identyfikacje i znalezienie doświadczenia.

It is obvious to say that knowledge management projects have to be achieved
with social attentions in order to create a knowledge friendly culture, often
synonymous with success of such approach [17]. In the context of the XPERTS
project, [18] explains that the introduction of a knowledge management tool is
often faced to social issues. In fact, people are reluctant to cooperate, if they
have apprehensions about the new system’s implementation and objectives.
For example people could be afraid of loosing their job, or being deskilled.

Oczywistym jest rzecz że projekty zarządzania wiedzą mogą zostać osiągnięte
ze społecznymi uwagami w celu stworzenia przyjaznej kultury wiedzy, często
bliskoznaczne z sukcesem takiego podejścia [17]. W kontekście projektu
XPERTS, [18] wyjaśnia że wprowadzenie narzędzi zarządzania wiedzą często
staje w obliczu problemów społecznych. Prawdę mówiąc, ludzie oporni wobec
współpracy, jeśli mają obawy związane z nowymi zamierzeniami i realizacja
systemu. Na przykład, ludzie mogliby bać się utraty pracy lub pozbawionym
umiejętności.

Communication about the objectives has to go with the development and the

implementation of knowledge management tools. Even when knowledge

management approach is achieved, a lack of communication between people

is an obstacle to knowledge sharing. Experts recognition and creation of

communities of practice could encourage the creation of a knowledge sharing

culture.

Komunikacja na temat celów musi iść w parze z rozwojem i wprowadzeniem

narzędzi zarządzania wiedzą. Nawet gdy podejście zarządzania wiedzą jest

osiągnięte, niedobór komunikacji między ludźmi jest przeszkodą w dzieleniu

się wiedzą. Rozpoznanie eksperta oraz stworzenie wspólnot praktyki mogłoby

zachęcić stworzenie kultury współdzielenia wiedzy.

2.2 Particular obstacles for SMEs

SMEs and large-scale enterprises can be distinguish by their size but they also play

different roles in the society [19]. SMEs present behavioural advantages as reactivity. In

opposition, large-scale enterprises present material advantages as access to research
facilities. In another way, communication processes of SMEs often differs from those of
large-scale enterprises. As, presented by [1], communication problems increase with
the size of the company. However, amount of communication increases too. As a
consequence, we argue that SMEs do not need the same tools than large-scale
enterprises.

2.2 Określenie przeszkody dla SME

SME i przedsiębiorstwa na dużą skale mogą być wyróżnione przez swój rozmiar ale
również odgrywają różne role w społeczeństwie [19]. SME prezentuje behawioralne
zalety jak reaktywność. Opozycyjnie, przedsiębiorstwa na wielką skalę prezentują
rzeczywiste zalety jak dostęp do ośrodków badań. Innymi słowy, procesy komunikacji
SME często różnią się od tych w przemyśle na wysoką skalę. Jak zostało przedstawione
przez [1] problemy komunikacyjne nasilają się wraz z wzrostem firmy. Jednakże, ilość
komunikacji również wzrasta. jako konsekwencja, utrzymujemy że SME nie potrzebuje
takich samych narzędzi jak przedsiębiorstwa na wysoką skalę.

Commercial tools are often designed to cover general needs and they have to be

adapted to specificities of each company (expectations, organisation, context…).

As a consequence, there is often a gap between software structure

and SMEs’ engineering methods. SMEs often have to change their engineering

process and organization to implement such tools. This change of process

presents financial and social drawbacks. It also introduces some heaviness in the

SME functioning.

Narzędzia handlowe są często zaprojektowane aby pokrywać ogólne potrzeby i

zostały przystosowane do specyficzności każdej firmy ( oczekiwania, organizacja,

kontekst….). jako konsekwencja, często istnieje przepaść między struktura

oprogramowania i metodami inżynieryjnymi SME. SME często musi

zmienić swoje procesy inżynieryjne oraz organizację aby wprowadzić takie

narzędzia. Taka zmiana procesu prezentuje finansowe i społeczne przeszkody.

Wprowadza również pewne utrudnienia w funkcjonowaniu SME.

However, in the absence of information management tools, no support exists to
ensure the consistency of information during a project, because, people usually
store collections of information on their personal hard drives. By this method,
people trust in the information they use and imagine that they could better
retrieve relevant information in others projects. In fact, it is always difficult to
use information a few weeks after they have been created, because, people
could not remember of the context of creation. In addition, these personal
collections limit opportunities for people to share their knowledge.

Jednakże, przy nieobecności narzędzi zarządzających informacją, nie istnieje
żadne wsparcie zapewniających logikę informacji podczas projektu, z tego
powodu że ludzie zazwyczaj przechowują zbiór informacji na własnych twardych
dyskach. Poprzez te metodę, ludzie ufają informacji przez nich używanej i
wyobrażają sobie że mogliby lepiej pobierać odpowiednie informację w
projektach innych. Wprawdzie trudno jest używać informacji na kilka tygodni po
tym jak została ona stworzona ponieważ ludzie nie są w stanie zapamiętać
kontekstu jej tworzenia. Co więcej, te osobiste zbiory ograniczają ludziom
możliwości aby tę wiedze dzielić z innymi.

This personal method of storage and classification of information presents some other

drawbacks like redundancy or lack of history (for example, managing errors is difficult
when no information historic has been preserved). In case of information sharing, people
have to trust in their colleagues to use information. When no collective method of
managing information exists, each engineer can be confronted with the same difficulties
than one of his colleagues, but is not informed that others have developed solutions. When
each personal solution is not as efficient as a more collective one, managing organizational
knowledge becomes more and more a relevant strategy. As a consequence, it is important
to provide some ways of reusing knowledge created or handled by others.

Ta osobista metoda przechowywania oraz klasyfikacji informacji prezentuje inne wady jak
zbędność czy niedobór historii ( na przykład, dawanie sobie rady z błędami jest trudne
kiedy żadna historia informacji nie została zabezpieczona). W przypadku dzielenia się
informacją, ludzie musza ufać swoim współpracownikom aby posługiwać się informacją.
Kiedy nie istnieją żadne wspólne metody zarządzania informacją, każdy inżynier może
stawiać czoło tym samym problemom jak jego koledzy, aczkolwiek nie zostaje
poinformowany że oni znaleźli dla tych problemów rozwiązania. Gdy każde osobiste
rozwiązanie nie jest wydajne tak jak wspólne rozwiązanie, zarządzanie wiedzą
organizacyjną staje się coraz bardziej istotną strategią. W konsekwencji, ważne jest
zapewnienie sposobów ponownego użycia stworzonej wiedzy czy tez radzenia sobie z
innymi.

Nevertheless, it is still difficult for anybody to appropriate the work and the

decisions of someone else, and moreover, usual design project

documentations are not focused on reuse objectives. In SMEs, there is often a

lack of time and human resources to achieve the maintenance of knowledge,

taxonomies or ontology.

Mimo to, trudnym jest nadal dla kogokolwiek stosować prace oraz decyzje

kogoś innego, co więcej, typowa dokumentacja skonstruowanego projektu nie

są skupione na ponownym użyciu zamierzeń. W SME, często występuje

niedobór czasu i personelu aby osiągnąć konserwacje wiedzy, taksonomie czy

tez ontologie.

Managing heterogeneous kinds of information is important to ensure the

efficiency of

SMEs. As it was stated before, one reason is the lack of well adapted commercial

information management software adapted for this purpose. In the context of

managing project information within SMEs, ways of progress seems to be the

development of small tools, corresponding to the uses of a particular enterprise

or particular knowledge sharing and reuse ways.

Zarządzanie heterogenicznych typów informacji jest ważne w celu zapewnienia

wydajności SME. Jak zostało wcześniej stwierdzone, jedna przyczyną jest

niedobór dobrze przyswojonego oprogramowanie zarządzania informacja

handlową dopasowaną do tego celu. W tym kontekście zarządzania informacją

projektu wewnątrz SME, sposoby rozwoju wydają się być rozbudową małych

narzędzi, odpowiadających do określonego przedsiębiorstwa użytkowników czy

też konkretnego dzielenia wiedzy i sposobów ponownego użycia.

2.3 Toward KM tools for SMEs

Many enterprises inscribed in a knowledge management approach have spent money in

the development of full software solutions. Studies achieved within the CORMA project show

that pragmatic solutions are more efficient than complete solutions [20]. Following a

stepwise approach, pragmatic solutions are more “user-friendly” because they ensure rapid

but not full solutions to a knowledge management approach. Solving a limited problem lead

to the reduction of the complexity of systems and of IT investments. In addition, stepwise

approach and rapid development of tools could reduce the duration of experience feedback.

2.3 W kierunku narzędzi KM dla SME

Wiele przedsiębiorstw wpisanych w podejście zarządzania informacją wydajały środki

finansowe w celu rozwoju rozwiązań pełnych oprogramowań. Badania osiągnięte wewnątrz

projektu CORMA pokazują że rozwiązania pragmatyczne są bardziej wydajne niż rozwiązania

kompletne [20]. Podążając za podejściem stopniowym, rozwiązania pragmatyczne są

bardziej przyjazny użytkownikowi ponieważ zapewniają szybkie ale nie całkowite rozwiązania

dla podejścia zarządzania wiedzą. Rozwiązując ograniczony problem prowadzi do redukcji

złożoności systemów i inwestycji IT (technologii informacyjnej). Co więcej, podejście

stopniowe oraz szybki rozwój narzędzi może zmniejszyć okres doświadczenia informacji

zwrotnej.

Large-scale enterprises can adopt pragmatic approaches and bring in knowledge

management specialists to drive the development of pragmatic solutions like selection of

crucial knowledge ([14], [9]). For example, in engineering design the MASK method is

often used to assist knowledge experts in the modelization of designers know-how on the

basis of interviews. It leads to the construction of a knowledge book where knowledge is

formalized and modelized [20]. Especially in the case of a SME, it is nearly imperative to

adopt a pragmatic approach, but it is far more difficult to involve knowledge experts to

develop solutions and make them used. So, it becomes necessary to develop more light

solutions in order to foster knowledge management within engineering teams.

Przedsiębiorstwa na wysoką skale mogą przystosować podejścia pragmatyczne i

wprowadzać specjalistów w zarządzaniu wiedzą aby napędzać rozwój rozwiązań

pragmatycznych jak selekcja wiedzy krytycznej ([14], [9]). Na przykład, w projekcie

inżynieryjnym metoda MASK jest często używana w celu wspomagania ekspertów wiedzy

w modelowaniu doświadczenia projektantów opierając się na ankietach. Prowadzi to do

konstrukcji księgi wiedzy, gdzie wiedza jest sformalizowane i umodelowane [20]. W

szczególności w przypadku SME, jest to istotne aby zaadaptować podejście

pragmatyczne, ale o wiele trudniejsze jest zaangażować ekspertów aby rozbudować

rozwiązania i ich używać.

By observation of engineers activities, our objective is to assist them in the

formalization

of their knowledge. To respect SMEs constraints, this process could not be carried out

by a knowledge expert : the formalization will be done by engineers themselves. This

work could be achieved by tracing and capitalizing “cross-project” knowledge along

day-to-day activities, as it has been carried out in [22]. But storing all the history of a

project is complex and expensive to manage because it is essential to select, classify

and document relevant information to formalize, or even support, some knowledge.

Poprzez obserwacje działań inżynierów, naszym zamierzeniem jest aby asystować im w

formalizacji ich wiedzy. Aby uszanować ograniczenia SME, proces nie mógł zostać

przeprowadzony przez ekspertów wiedzy : formalizacja zostanie przeprowadzona przez

samych inżynierów. To dzieło może zostać osiągnięte poprzez namierzenie i

kapitalizacje wiedzy projektu wraz z codziennymi zajęciami, jak zostało to

przeprowadzone w [22]. Przechowywanie całej historii projektu jest skomplikowane i

kosztowne do przeprowadzenia ponieważ istotne jest aby wybrać, sklasyfikować i

udokumentować odpowiednie informacje do sformalizowania, czy choćby wsparcia

określonej wiedzy.

The difficulties of documenting the content of information systems have been

pointed out, as well as the importance of defining ways to reuse knowledge to

adopt efficient strategies for this documentation [9]. However, we argue that

this activity should be carried out during the “life” of the information contained

in the system. Users should have the opportunity to structure the

documentation of information in two phases :

Trudności w dokumentowaniu zawartości systemów informacji została

zaznaczona, tak samo jak znaczenie definiowania sposobów ponownego użycia

wiedzy i przystosowania wydajnych strategii dla tego rodzaju dokumentacji [9].

Jednakże, możemy się spierać że ta działalność powinna zostać przeprowadzona

podczas „życia” informacji zawartych w systemie. Użytkownicy powinni mieć

możliwość budowania informacyjnej dokumentacji w dwóch fazach :



The first phase takes place as a background element of the work process. That is

to say, to pick-up some descriptors of the activities carried out and some

elements of the context.



The second phase occurs at the end of the project when the user is given the

opportunity to confirm and formalise the information. This second phase allows

the user to reflect, document and make decisions in a more objective manner on

the information he handled.



Pierwsza faza ma miejsce jako element tła całego procesu pracy. Innymi słowy,

aby wychwycić pewne deskryptory działań przeprowadzonych oraz elementy

kontekstu.



Druga faza ma miejsce pod koniec projektu gdy użytkownik ma możliwość

potwierdzić i formalizować informacje. Druga faza pozwala użytkownikowi na

rozmyślanie, dokumentowanie oraz podejmowanie decyzji w bardziej obiektywny

sposób na temat obsługiwanej informacji.

This way of utilization of knowledge management support could reduce difficulties

and

workload that user’s express when they enter information in a repository, but it must

go with social attentions and communication.

Especially in case of SMEs, tools have to ensure a flexible tracing of information

exchanges and to support the process of description of information. Their framework

must fit the uses of people from design offices.

Sposób utylizacji wsparcia zarządzania wiedzą może zredukować ilość problemów jak

i obciążenia pracą, wyrażaną przez użytkowników gdy wprowadzają informację do

magazynu, ale musi to współgrać z dbałością społeczną oraz komunikacją.

W szczególności w przypadku SME, narzędzia musza zapewnić elastyczne

namierzanie wymienianej informacji oraz wspierać proces opisu informacji. Ich

struktura musi odpowiadać użyciu przez ludzi z biur konstrukcyjnych.

By this way, tools will be used without decreasing the reactivity of the SME, and
contribute to the creation of an organizational memory. In the present work, our
pragmatic approach is to develop light knowledge management tools as
intermediate between knowledge repositories and knowledge networks. The
repository part will be used to track, store and index some elements of the user’s
knowledge of the information he has handled. Moreover, this repository part will be
used as a support to orient users toward experts, in order to share knowledge by
face-to-face communication as in knowledge networks.

W ten sposób, narzędzia zostaną użyte bez zmniejszenia reaktywności SME,
przyczynią się również do stworzenia organizacyjnej pamięci. W obecnej pracy,
nasze podejście pragmatyczne ma cel rozwinięcia narzędzi zarządzania lekką wiedzą
jako pośrednik miedzy magazynami wiedzy a sieciami wiedzy. Część magazynująca
zostanie użyta aby wykryć, przechowywać i zindeksować pewne elementy wiedzy
użytkownika która się posługuje. Co więcej, część magazynująca zostanie użyta jako
wspierać orientację użytkowników w kierunku ekspertów, w celu dzielenia się wiedzą
poprzez bezpośrednią komunikację jak i sieci wiedzy.

3 Case study of a calculation office

The present work was done in collaboration with a SME partner that provides

manufacturing companies with numerical simulation services. Some investigations

have been conducted with engineers of this company, analysing their day-to-day

activity and

collaboration needs. Particular problems encountered by this provider of calculation

results are described in a first part. In a second one, some concepts of a repository are

presented as a promising approach to the general and specific issues which have been

identified.

3 Analiza biur kalkulacyjnych

Prezentowana praca została stworzona we współpracy z partnerami SME, którzy

zaopatrują firmy przemysłowe w niezliczone serwisy symulacyjne. Niektóre badania

zostały przeprowadzone z inżynierami tej firmy, analizując ich codzienne czynności i

potrzeby współpracy. Określone problemy napotykane przez dostawcę wyników

kalkulacyjnych SA opisane w pierwszej części. W kolejnej części pojęcia magazynu SA

przedstawione jako obiecujące podejście wobec generalnych i określonych kwestii które

zostały zidentyfikowane.

3.1 Activity and needs of a simulation provider

After a first field study within the SME, we identified that members of the
calculation

office are confronted with some specific problems. Calculation engineers are
often experts of one or more mechanical domain (thermal problems, dynamics,
CFD,…). To carry out their activity, they mobilize different kinds of knowledge.
Thus, [23] identified five main categories of technical knowledge : theoretical,
process, modelization, tools and references.

3.1 Działalność i potrzeby dostawcy symulacji

Po pierwszym badaniu terenowym wewnątrz SME, odkryliśmy że członkowie
biura kalkulacyjnego stawiają czoło określonym problemom. Inżynierowie
kalkulacyjni są często ekspertami w więcej niż jednej mechanicznej dziedzinie
( problemy termiczne, dynamika, CFD,…). Aby przeprowadzić swoje działania,
aby zmobilizować różne rodzaje wiedzy. W ten sposób, [23] zidentyfikował pięć
głównych kategorii wiedzy technicznej: teoretyczna, proces, mobilizacja,
narzędzia oraz odniesienia.

However, regarding to simulation activity, most part of knowledge management
strategies are focused on KBE approaches, or, as proposed by [24], on methods to
manage knowledge about calculation models. In the case of this simulation
provider, a KBE approach is unsuitable. Actually, KBE supporting tools require large
development efforts which suppose some repetitive studies. These tools are well
suited for routine calculation activities which is not the case for the considered
simulation provider. In addition, identifying beforehand what information the
engineers will need implies to formalize the actions performed in each of the
activities.

Jednakże, mając na uwadze działalność symulacyjną, większość części strategii
zarządzania wiedzą skupia się na podejściach KBE, albo jak zostało zaproponowane
w [24], na metodach kierowania wiedzą dotyczących modeli kalkulacyjnych. W
przypadku tego dostawcy symulacji, podejście KBE jest nieodpowiednie.
Wprawdzie, KBE narzędzie pomocy wymagają dużych starań rozwojowych, które
zakładają powtarzające się badania. Te narzędzia są odpowiednie dla rutynowych
działań kalkulacyjnych, które nie są w przypadku rozważanego dostawcy symulacji.
Co więcej, uprzednia identyfikacja jakich informacji inżynierowie będą potrzebować
sugeruje formalizacje działań przeprowadzonych w każdym działaniu.

Such identification is inconceivable when enterprises have to collaborate with

customers of many engineering domain because problems are always different. When

companies have to achieve design projects with many customers, they also have to

manage particular knowledge about products, skills and practices of each customer.

Because of their human and financial dimension, SME’s generally have to realize small-

sized projects which are parts of larger projects managed by their customers. For the

considered calculation office, only one or two engineers are generally affected to a

calculation project. This method of organisation presents many particular issues for this

SME.

Taka identyfikacja jest niepojęta kiedy przedsiębiorstwa muszą współpracować z

klientami różnych dziedzin inżynieryjnych, ponieważ problemy są zawsze różnorodne.

Kiedy firmy muszą osiągnąć planowane projekty z różnymi klientami, musza również

zarządzać określoną wiedzą o produktach, SME ogólnie musi realizować małe projekty,

które SA częścią większego projektu zarządzanego przez ich własnych klientów. Dla

omawianego biura kalkulacyjnego, tylko jeden lub dwóch inżynierów dotyczy projektu

kalkulacyjnego. Ta metoda organizacji prezentuje różne, określone problemy dla SME.

Firstly, it is more difficult for the SME to create a turnover of people between
projects because of a high workload of team members and short lead-time. As
a consequence, when engineers work on a project, they acquire experience and
skills about the expectations of the customer in terms of products and
methods. As projects are achieved, engineers tend to become specialists of a
restricted set of customers and build inter-personal collaboration processes. In
this situation, it is difficult for another engineer to resume the work done with
the customer of somebody else, because of the lack of this collaboration
background.

Po pierwsze, o wiele trudniejsze dla SME jest stworzenie rotacji ludzi miedzy
projektami z powodu wysokiego obciążenia pracą członków grupy i krótkiego
czasu realizacji. W konsekwencji, kiedy inżynierowie pracują nad projektem,
zdobywają doświadczenie i umiejętności na temat wymagań klientów pod
względem produktów i metod. Kiedy projekt zostaje osiągnięty, inżynierowie
zazwyczaj staja się specjalistami określonej grupy klientów i tworzą proces
interpersonalnej współpracy. W tej sytuacji, trudnością jest dla kolejnego
inżyniera ponowne rozpoczęcie pracy ukończonej z klientem kogoś innego z
powodu braku doświadczenia we współpracy.

Secondly, engineers of this company are not experts of a specific mechanical domain but

need to be able to work on many kinds of problems. As a consequence, they have to

manipulate heterogeneous kinds of information like scientific books, technical documents,

macros... In others words engineers handle general knowledge about the modelization of

physical problems (linear, non linear, thermal …), about technological features (welded

assembly, bolted joins…), or about customer product specificities (hydraulic gates, cable

car,…).

Po drugie, inżynierowie tej firmy nie są ekspertami określonej domeny mechanicznej tylko

potrzebują mieć możliwość pracy nad różnymi rodzajami problemów. W konsekwencji, muszą

manipulować heterogenicznymi rodzajami informacji jak książkami naukowymi na temat

modelowania problemów fizycznych ( linearnych, nielinearnych, termicznych…), funkcjach

technologicznych ( montażu spawania, połączeń śrubowych…), czy też na temat

specyficzności produktów klientów ( wlewów hydraulicznych, kolejki linowe,…).

The first step of calculation process analysis led us to identify cross-project recurrent

activities and some particular objects or information managed by calculation engineers.
Each calculation project involves many studies of a particular mechanical system. Each
study relies on a scientific domain, or physical rules. However, recurrent phases could
be identified during the calculation process, such as defining calculation hypothesis,
material data, analysis results, providing answers to the customer... In this work, those
phases will be called activities, they contribute to the creation of simulation goals,
models and results as proposed in [22].

Pierwszy krok analizy procesu kalkulacji doprowadził nas do identyfikacji powtarzających
się działań projektu oraz pewnych określonych obiektów czy też zarządzanej informacji
przez inżynierów kalkulacyjnych. Każdy projekt kalkulacyjny wymaga wiele badań na
temat określonego systemu mechanicznego. Każde badanie opiera się na dziedzinie
naukowej czy zasadach fizycznych. Jednakże, podczas procesów kalkulacji mogą zostać
zidentyfikowane powtarzające się fazy, takie jak definiowanie kalkulacyjnej hipotezy,
danych materiału, analizy wyników, zapewniania odpowiedzi dla klienta… . W tej pracy,
te fazy będą nazwane działaniami, przyczyniają się do tworzenia celów symulacyjnych,
modeli oraz wyników jak zostało to zaproponowane w [22].

The analysis that has been driven permits us to propose the following Table 1, that

enumerates and describes recurrent objects handled by engineers. Some of them

already exist and are stored in different areas (personal hard drives, bookcases…).

Some others are built or downloaded by the engineers themselves, during their

activity. Although these objects have a crucial importance for the engineers

activities, their effective sharing is often very limited.

Analiza która została przeprowadzona pozwala nam na zaproponowanie

następującej Tabeli 1, która wymienia oraz opisuje powtarzające się cele z którymi

radzili sobie inżynierowie. Niektóre z nich już istnieją i są przechowywane w

różnych obszarach ( osobistych twardych dyskach, szafkach…). Pozostałe są

tworzone lub pobierane przez samych inżynierów, podczas ich działań. Mimo iż te

cele mają kluczowe znaczenie dla działań inżynierów, ich efektywne

współdzielenie jest często bardzo ograniczone.

Type of

informatio

n

Description

Macro

Executable text files used during the calculation process that

allow engineers to automate

specific tasks. These objects are sometimes shared between

people, which requires some

additional description (generally oral).

Calculation

sheet

Used during the calculation process, or during the writing of

calculation note. These

objects are often created during a project for particular

purpose. However, it is noticed

that similar calculation sheets are sometimes created during

different projects.

Typ

informacji

Opis

Makro

Tekstowe pliki wykonywalne użyte podczas procesu kalkulacji

pozwalają inżynierom zautomatyzować określone zadania. Te

obiekty SA czasem dzielone między ludźmi, co wymaga

pewnych dodatkowych opisów ( zazwyczaj ustnych).

Arkusz

kalkulacyjn

y

Użyte podczas procesu kalkulacyjnego lub podczas pisania not

dotyczących obliczeń. Te obiekty są często tworzone podczas

projektów tworzonych w określonym celu. Jednakże, zostało

zauważone że podobne arkusze kalkulacyjne są czasem

tworzone podczas różnych projektów.

Procedure

Documents describing methods needs, and elementary tasks to

achieve particular analysis

[23]. Within this design office, few technical procedures exists,

however, when

collaboration with a customer becomes operational, some new

procedures are created.

Standards

These documents contain rules to achieve analysis, depending

of a particular corporation

or country. Often used after explicit agreement of the customer,

or used in background as

a support to trust and validate hypothesis of a study. Those

standards can be difficult to

use and interpret for a novice engineer.

Procedura

Dokumenty opisujące wymagań metod, oraz podstawowe

zadania w celu osiągnięcia określonej analizy [23]. Wewnątrz

tego biura konstrukcyjnego, istnieje parę technicznych

procedur, jednak kiedy współpraca z klientem staje się

operacyjna, tworzone są pewne nowe procedury.

Standardy

Te dokumenty zawierają zasady dokonywania analizy, w

zależności od określonej korporacji albo państwa. Często

używane po wyraźnej zgodzie klienta, lub użyte w podstawach

jak i wspieraniu zaufania i nadawaniu ważności hipotezie

badania. Te standardy mogą być trudne w użyciu i

interpretowaniu przez inżyniera nowicjusza.

Material

data

Calculation project recurrent information. Many sources exist

to find such information

(standards, Internet, customer …) However, it is necessary to

be able to find such

information within the company.

Internet

Site

Technical Internet sites that correspond to many different

topics of different calculation

domains.

Scientific or

technical

papers

These objects come from different sources of information and

can supply theoretical

support for engineers in a particular context. Those pieces of

information are often books

Dane

materiału

Projektu kalkulacyjne używają ponownie informację. Istnieje

wiele źródeł pomagających znalezienia takiej informacji

(wzorce, Internet, klienci…). Jednakże, wymagana jest zdolność

odnajdywania takiej informacji wewnątrz firmy.

Strona

Internetowa

Techniczne strony internetowe odpowiadają na różne tematy

różnych dziedzin kalkulacyjnych.

Prace

techniczne

lub

badawcze

Te obiekty pochodzą z różnych źródeł informacji i mogą

zapewniać teoretyczna pomoc dla inżynierów określonego

kontekstu. Te skrawki informacji to często książki lub

dokumenty elektroniczne

These objects support parts of knowledge about the current project,

but they could also support reusable knowledge for other projects. In

this context, it is more efficient to manage knowledge about activities

associated with these objects than knowledge about created finite

elements models. In the calculation domain, knowledge is often

associated with know-how and with activities carried out by engineers.

Te obiekty wspierają części wiedzy w obecnym projekcie, ale również

wspierają ponowne użycie wiedzy w innych projektach. W tym

kontekście, bardziej wydajne jest zarządzanie wiedzą na temat działań

związanych z tymi obiektami niż tworzenie ograniczonych elementów

modeli. W domenie kalkulacyjnej, wiedza jest często powiązana z

doświadczeniem i działaniami prowadzonymi przez inżynierów.

3.2 A knowledge repository.

In the context of shared-work practitioners, engineers need to acquire new
knowledge generated by others [9]. The concept of design repository has been
presented [11] as a storage tool oriented toward retrieval and reuse and can be
adapted to this purpose. Its content is not as static as in classical database or
PDM tool. That is to say, it supports evolution of heterogeneous information
types. In this repository, information is stored in bulk and is classified according
to practice of engineers as long as they use it. Figure 1 represents the main
uses of the proposed repository.

3.2 Magazyn wiedzy.

W kontekście dzielących pracę praktykantów, inżynierowie potrzebują nabywać
nową wiedzę generowaną przez innych [9]. Koncept projektowanego magazynu
został przedstawiony [11] jako narzędzie ukierunkowane na odzyskiwanie i
ponowne użytkowanie potrafiące przystosować się do tego celu. Jego zawartość
nie jest tak statyczna jak w klasycznej bazie danych czy narzędziach PDM.
Innymi słowy, wspiera ewolucje heterogenicznych typów informacji. W tym
magazynie, informacja jest przechowywana w dużej ilości i jest klasyfikowana
według praktyki inżynierów i czasu jej trwania. Figura 1 reprezentuje główne
użycia zaproponowanego magazynu.

Its principle is to provide engineers with a light storage tool to share and manage

useful technical information handled during their day-to-day activities. It relies on

objects (called Information) handled during the activities of the calculation

process (Table 1). The aim of the repository is to provide engineers with a

common workspace in which they can store useful Information instead of putting

it on their own hard drive. If the idea is very simple, the implementation requires

some attention because of the obstacles identified in the first part of the paper.

Jego celem jest zapewnienie inżynierom jasne narzędzie przechowywania aby

dzielić i zarządzać użyteczną techniczną informacją użytkowaną podczas

codziennych działań. Opiera się na obiektach ( nazwanych Informacjami)

użytkowanymi podczas działań procesu kalkulacyjnego (Tabela1). Celem

magazynu jest zapewnienie inżynierom ogólny warsztat pracy, w którym mogliby

przechowywać użyteczne Informacje zamiast umieszczać je na własnych

twardych dyskach. Ten pomysł jest bardzo prosty, implementacja wymaga uwagi

z powodu przeszkód zidentyfikowanych w pierwszej części tej pracy.

Actually, an engineer will not use the repository to store information unless

certain conditions are met :



the storing process has to be as light as it would be on a personal hard drive,



the repository has to ensure intellectual property and respect private

information,



the engineers have to get short-term benefits from storing information in the

repository.

Wprawdzie, inżynier nie użyje magazynu by przechowywać wiedzę jeśli

określone warunki nie zostaną spełnione:



proces przechowywania musi być tak jasny jak przechowywanie danych na

osobistym dysku twardym.



magazyn musi zapewniać własność intelektualną oraz szanować prywatne

informację.



inżynierowie

muszą

otrzymywać

krótko

terminowe

korzyści

z

przechowywania informacji w magazynie.

To meet these conditions, a multi-workspaces framework and a two-phases

information documenting approach have been considered. In addition, a

principle of “showcase” has been adopted in order to foster collaboration

around the repository. These different points will be now discussed.

Aby spełnić te wszystkie warunki, różnorodne konstrukcje warsztatów pracy i

dwu-fazowe podejście do dokumentacji informacji jest rozważane. Co więcej,

zasada „ witryny” została przystosowana w celu ułatwiania współpracy wokół

magazynu. Te różne punkty będą teraz omawiane.

Figura 1 Założenia magazynu wiedzy

3.2.1 Knowledge transfer between people

Virtual spaces are present in some knowledge management systems like in Eden

commercial software or some experimental tools [25]. Such a principle is useful

when users need to store in private workspaces non-validated objects they handle

during their activity or when they work with validated public Information [26].

3.2.1 Transfer wiedzy między ludźmi.

Wirtualne przestrzenie są przedstawione w pewnych systemach zarządzania

wiedzą jak w oprogramowaniu handlowym Eden czy pewnych eksperymentalnych

narzędziach [25]. Takie zasady są użyteczne gdy użytkownicy potrzebują

przechować w prywatnych warsztatach pracy niezatwierdzone obiekty które

obsługują podczas swoich działań w pracy z zatwierdzonymi Informacjami [26].

For the case under study, three relevant work spaces have
been identified:



A private area, where Information can only be accessed by its creator. This

workspace contains many kinds of information, depending on needs of the
users and allows storage of personal information in a secured area.

Dla badanego przypadku, trzy odpowiednie przestrzenie
pracy zostały zidentyfikowane:



Prywatny obszar, gdzie tylko Twórca Informacji może mieć do nich dostęp.

Ten warsztat pracy zawiera wiele różnych rodzajów informacji, zależnych od
potrzeb użytkowników i pozwalający na przechowywanie osobistych informacji
w zabezpieczonym obszarze.



A proximity area, where Information can be accessed by its creator and a set
of selected collaborators. This working space contains dynamic information
used by a set of engineers. The principle is to allow users to handle and share
non-validated or nonstable Information. By this way, improving Information in
different contexts will contribute to the evolution of its maturity. In others
words, such object will be more generic or more reliable.



Sąsiedzki obszar, gdzie dostęp do Informacji ma jej Twórca i grupa wybranych
współpracowników. Ta przestrzeń pracy zawiera dynamiczną informację
użytkowaną przez grupę inżynierów. Założeniem jest pozwolenie na obsługę i
dzielenie niezatwierdzonej lub niestabilnej Informacji. W ten sposób,
ulepszenie Informacji w różnych kontekstach przyczyni się do ewolucji jej
dojrzałości. Innymi słowy, takie obiekty staną się ogólne i bardziej rzetelne.



A public area, where all members of the organization can access to
Information. Books and papers references, standards and calculation sheets or
documentation will be the major part of the content of this space. Information
stored in this area has been validated by a set of experts, and some additional
content will provide users with reuse supports and trust indicators.



Publiczny obszar, gdzie wszyscy członkowie organizacji mają dostęp do
informacji. Książki i źródła prac, normy i arkusze kalkulacyjne czy też
dokumentacja

staną

się

częścią

zawartości

obszaru.

Informacja

przechowywana w tym obszarze została zatwierdzona przez grupę ekspertów,
określona zawartość dodatkowa zapewni użytkownikom pomoc w ponownym
użyciu i wskaźniki zaufania.

As we stated before, the evolution of the maturity level of Information is

conditioned by moving from one workspace to another one because it has been

used in different ontexts and by different people. In addition, moving Information

from private (or proximity) to public area will be supervised by an expert

committee. At this time, a more complete documentation and description of

knowledge associated with the Information will have to be added to the

repository.

Jak zostało wcześniej stwierdzone, ewolucja dojrzałości poziomu Informacji jest

uwarunkowana przez przenoszenie się z jednego warsztatu pracy do kolejnego,

ponieważ zostaje ona użyta w różnych kontekstach i przez różnych ludzi. Co

więcej, przenoszenie Informacji z prywatnego ( czy też sąsiedniego) obszaru do

publicznego będzie nadzorowane przez komitet ekspertów. W tym czasie, bardziej

kompletna dokumentacja i opis wiedzy związanej z Informacją zostanie dodana do

magazynu.

The collaboration process is supported by this repository with the concept of

“showcase”.

Actually, the existence of all information entity contained even in a private or

proximity space remains visible to the whole users. Only the content and the

access to the object remain private. Thanks to search possibilities, Information

contained in all working spaces will thus be visible. As a consequence, users will

be able to know that relevant information has been created by another user.

Proces współpracy jest wspierany przez magazyn konceptem „witryny”.

Właściwie, istnienie wszystkich jednostek informacji zawartych nawet w

prywatnych czy sąsiednich obszarach pozostaje widoczna dla wszystkich innych

użytkowników. Jedynie zawartość i dostęp do obiektów pozostaje prywatny.

Dzięki możliwościom przeszukiwania, Informacje zawarte we wszystkich

obszarach pracy są widoczne. W konsekwencji, użytkownicy będą w stanie

poznać ważne informacje które zostały stworzone przez innych użytkowników

By means of the repository, they are oriented toward the expert of using the
Information under concern. A face-to-face collaboration process begins with
some discussions about capabilities, limitations, and methods of utilization of
the Information. After this phase of knowledge sharing, the expert can choose
to share more widely this Information. So, if it was stored in a private space,
the Information will move in a proximity space (Figure 2).

Przy użyciu środków magazynu, są one ukierunkowane w kierunku biegłego
użytkowania danej Informacji. Proces bezpośredniej komunikacji zaczyna się
dyskusją na temat możliwości, limitów oraz metod utylizacji Informacji. Po tej
fazie współdzielenia wiedzy, eksperci mogą zdecydować by dzielić się szerzej
Informacjami. Więc, jeśli zostały one przechowane w prywatnym obszarze,
Informacja przeniesie się w obszar sąsiedzki ( Figura 2).

Figura 2. Proces współpracy z ekspertami

This approach of orienting people toward experts is meant to be a light but
efficient

manner to foster knowledge sharing. It relies on a face-to-face knowledge sharing
rocess, where, engineers can transmit some knowledge in a more natural and
informal way than describing some kind of complex procedure. This approach
could be relevant, because, within the design office the SME, identifying,
formalising and maintaining knowledge is hard to perform because there is often a
lack of time and human resources dedicated to organizational tasks.

To podejście ukierunkowujące ludzi w stronę ekspertów ma być jasny ale
efektywnym sposobem ułatwiania współdzielenia wiedzy. Opiera się na
bezpośrednim procesie dzielenia się wiedzą, gdzie, inżynierowie mogą
przekazywać określoną wiedze w sposób bardziej naturalny i nieformalny od
opisywania określonych rodzajów skomplikowanej procedury. To podejście jest
odpowiednie, dlatego że wewnątrz biur konstrukcyjnych SME, formalizowanie i
utrzymywanie wiedzy jest trudne do wykonanie i często nie ma wystarczająco dużo
czasu jak i pracowników przydzielonych do organizacyjnego zadania.

3.2.2 A two phase support for documentation

In addition, it is necessary to support the Information identification process. Users

need to select relevant information corresponding to the project activity that they

are carrying out. In this context, we argue that the user can be supported during the

selection process of appropriate Information by tracing some context description of

utilizations and roviding trust indicators. In this repository, this support is realized

by documenting information in a two phases approach as described below.

3.2.2 Dwu - fazowa pomoc w tworzeniu dokumentacji.

Ponadto, konieczne jest wspieranie procesu identyfikacji Informacji. Użytkownicy

potrzebują selekcjonować odpowiednie informacje odpowiadające przeprowadzanym

przez nich działaniom projektowym. W tym kontekście, utrzymujemy że użytkownicy

mogą być wspierani podczas procesu selekcji odpowiednich Informacji poprzez

namierzanie opisu kontekstu utylizacji oraz zapewnienie wskaźników zaufania. W

tym magazynie, to wsparcie jest zrealizowane przez dokumentowanie Informacji w

dwu fazowym podejściu jak zostało to opisane poniżej.

During the simulation project, beside each access to an object of the repository, a
set of

calculation domain specific context descriptors is recorded. These descriptors are
information about the project (project number, customer name) and information
about the activity in progress (date, name of engineer, engineering domain,
current activity and current objective). As this documentation phase is performed
during the simulation activity, adding such context descriptors have to be as light
as possible. By this way, during the access to Information users can rapidly
describe their activities and their objectives (or intentions) and a trace of the
utilizations of the Information is built during the project.

Podczas projektu symulacji, oprócz dostępu każdego do obiektów magazynu,
komplet deskryptorów określonego kontekstu domeny kalkulacyjnej jest opisany.
Te deskryptory to informacje na temat projekty ( numer projektu, nazwisko klienta)
oraz informacja na temat trwającego działania ( data, nazwisko inżyniera,
dziedzina inżynieryjna, obecne zajęcie i obecne cele). Gdy faza dokumentacji jest
przeprowadzana podczas działań symulacyjnych, dodawanie takich deskryptorów
kontekstu musi być tak jasne jak tylko możliwe. W ten sposób, podczas dostępu
do Informacji użytkownicy są w stanie szybko opisać swoje działania i cele ( czy
zamierzenia) i namierzyć utylizacje Informacji budowanych podczas projektu.

At the end of the project, during the storage phase of project documentation,
users have to validate the pertinence of objects handled during their activities.
This validation process is achieved by a comparison between the objectives
they defined during the project and the actual benefits they get from using the
Information.

The description of Information corresponds to semi-structured description like
text or phrases and can be realized during utilizations by adding annotations,
keywords or creating explicit links between objects.

Pod koniec projektu, podczas fazy dokumentacji projektu, użytkownicy muszą
zatwierdzić stosowność obiektów używanych podczas ich działań. Ten proces
zatwierdzania jest osiągnięty przez porównanie zamierzeń, które opisuje
podczas projektu i faktycznych korzyści z używania Informacji.

Opis Informacji odpowiada pół strukturalnemu opisowi jak tekst czy frazy i
może być zrealizowany podczas utylizacji poprzez dodanie adnotacji, słów
kluczy czy tworzenie wyraźnych połączeń miedzy obiektami.

The indexation method of the repository consists in associating Information
with the related activities, using a taxonomy of these activities identified
during previous field studies. In addition to search capabilities and indexation,
an efficient way to access to Information is to provide engineers with multiple
views of the repository content. These views allow an access to a filtered set
of Information depending on a description of the context of activity of
engineers.

Metoda indeksacji magazynu składa się z kojarzenia Informacji z powiązanymi
działaniami, używając taksonomii tych działań zidentyfikowanych podczas
wcześniejszych prac w danej dziedzinie. Oprócz zdolności w poszukiwaniu i
indeksacji, efektywnym sposobem dostępu do Informacji jest zapewnienie
inżynierów w wielokrotne podglądanie zawartości magazynu. Te podglądy
pozwalają na dostęp do przefiltrowanego kompletu Informacji, w zależności od
opisu kontekstu działań inżynierów.

4. Discussion and perspectives.

This article has presented some general issues encountered by enterprises that
are inscribed in a knowledge management approach. Problems are strongly
different for SMEs than for large-sized companies. However, it has been
underlined that SMEs also need efficient tools to support their engineering
process. A field study within the calculation office of a SME has consolidated this
argument because many issues have been identified and are meant to find
solutions in a pragmatic knowledge management approach.

4. Omówienie i perspektywy.

Ta praca przestawiła pewne generalne problemy napotykane przez
przedsiębiorstwa, nierozłączne z podejściem zarządzania wiedzą. Problemy SME
i firm na wysoką skalę bardzo się od siebie różnią. Jednakże, zostało podkreślone
że SME również potrzebują efektywnych narzędzi aby wesprzeć swój proces
inżynieryjny. Praca badawcza wewnątrz biur kalkulacyjnego SME połączyła ten
argument ponieważ wiele problemów zostało zidentyfikowanych i miały na celu
znalezienie rozwiązań w podejście pragmatycznego zarządzania wiedzą.

In such an approach, light software tools can contribute to improve the
engineering process of SMEs. As a consequence, some principles of a
“knowledge” repository have been proposed to foster information and
knowledge sharing by the implementation of virtual work spaces, a “showcase”
approach, and by a two phase storage and documentation process. This
prototype of repository has been developed in collaboration with a particular
SME. However, this tool seems to be adaptable for many other situations and
some further is needed to propose a more general approach.

W takim podejściu, lekkie narzędzia oprogramowania mogą przyczynić się do
polepszenia procesu inżynieryjnego SME. W konsekwencji, niektóre zasady
magazynu „wiedzy” zostały zaproponowane aby rozwijać informację i
współdzielenie wiedzy poprzez wprowadzanie wirtualnych obszarów pracy,
podejścia „witryny” , oraz poprzez dwufazowy proces przechowywania i
dokumentacji. Ten prototyp magazynu może zostać przystosowany do wielu
innych sytuacji i ponadto jest potrzebny aby zaproponować bardziej generalne
podejście.

In the aim of studying the repository usefulness in the industrial context of a SME, a

first

software prototype is being developed. According to the needs identified within this

enterprise, the repository is based on a flexible framework to support the user in

creating or using different kinds of information. The architecture of the prototype is

based on web

technologies and a MySQL database server that allows fast development and

implementation. This prototype has now to be implemented within the design office

of the simulation provider.

W głównym celu badania użyteczności magazynu w kontekście przemysłowym SME,

rozwijany jest pierwszy prototyp oprogramowania. Według potrzeb zidentyfikowanych

wewnątrz tego przedsiębiorstwa, magazyn opiera się na elastycznej konstrukcji

wspierającej użytkowników w tworzeniu lub tez użytkowaniu różnego rodzaju

informacji. Struktura prototypu jest oparta na technologii internetowej i serwerze

bazy danych MySQL która pozwala na szybki rozwój i realizacje. Ten prototyp musi

zostać wprowadzony wewnątrz biur konstrukcyjnych dawcy symulacji.

The implementation method is incremental, which means that the evolution of the

tool will

continue along the implementation. This method presents advantages as described

by [27]. Moreover, it contributes to the creation of a knowledge friendly culture

because of

implication of engineers in adjusting the functionalities of the prototype.

Metoda realizacji jest przyrostowa, co oznacza że ewolucja narzędzi będzie

kontynuowana wraz z realizacją. Ta metoda prezentuje zalety jak zostało to opisane

w [27]. Co więcej, przyczynia się to do tworzenie przyjaznej kultury współdzielenia

wiedzy ponieważ wniosków inżynierów w przystawaniu funkcjonalności prototypu.

Others developments and research efforts have to be achieved. The following

work steps will consist in developing a support for description and maturity

indicators associated with each kind of Information. The development of such

support requires some further analysis of evolution of the repository content.

After this analysis of information dynamics, adapted indicators and structured

description supports could be defined and implemented.

Inne rozwoje i badawcze wysiłki mogą zostać osiągnięte. Następujące kroki

pracy będą się składać na rozwój wsparcia dla opisu i wskaźników dojrzałości

związanych z każdym rodzajem Informacji. Rozwój takiej pomocy wymaga

dalszej analizy ewolucji zawartości magazynu. Po tej analizie dynamiczności

informacji, przystosowanych wskaźnikach i ustrukturyzowanej pomocy, te

elementy mogą zostać wprowadzone.

Moreover, a knowledge management tool adapted to SMEs needs is meant to be an

intermediate between a highly formalized knowledge system and a “simple”

information system. As a consequence, it is important to highlight links between

technical Information and experts that are efficient vectors of transfer of knowledge

by face-to-face interactions. Moreover, besides an analysis of the working spaces of

this repository, our objective is the identification of engineers’ skills in order to draw

a knowledge map.

Co więcej, narzędzia zarządzania wiedzą przystosowane do potrzeb SME mają

pośredniczyć miedzy wysoko sformalizowanym systemem wiedzy a „prostym”

systemem informacji. W konsekwencji, ważne jest by podkreślić powiązania miedzy

Informacją techniczna a ekspertami, którzy są efektywnymi nosicielami

przetransferowanej wiedzy w bezpośredniej komunikacji. Co więcej, oprócz analizy

obszaru pracy magazynu, naszym zamierzeniem jest identyfikacja umiejętności

inżynierów w celu zarysowania mapy wiedzy.

Acknowledgment

This work is part of ISOCELE project funded by Region Rhône-Alpes in France.

The

authors are grateful for the support of ANTECIM, their industrial collaborator, in

carrying out the work described in this paper.

Podziękowania

Ta praca jest częścią projektu ISOCELE ufundowanego przez Region Rhone- Alpy

we Francji. Autorzy są wdzięczni za wsparcie ze strony ANTECIM, ich

przemysłowego współpracownika, w przeprowadzeniu działań opisanych w

pracy.