10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Czym się kierować przy wyborze programu F-K? (cz. I)
w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione
Program komputerowy służący do prowadzenia rachunkowości powinien od-
co najmniej następujące warunki:
powiadać potrzebom jednostki, być łatwy w obsłudze i nie być zbyt kosztowny.
 uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księ-
Przede wszystkim jednak musi spełniać wymogi ustawy o rachunkowości.
gowych,
Obecnie trudno sobie wyobrazić prowadzenie ksiąg rachunkowych bez zastosowania  możliwe jest stwierdzenie z
ródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzial-
technik informatycznych. Przed wyborem optymalnego dla siebie programu komputerowego nej za ich wprowadzenie,
finansowo-księgowego (F-K) stają nie tylko jednostki rozpoczynające działalność, ale też  stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
takie, które z różnych powodów muszą wymienić aktualnie użytkowany program. Skutek danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
tego wyboru jest ważny z punktu widzenia sprawności działania księgowości, gdyż tak jak  dane z
ródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapew-
dobry program ułatwia prowadzenie ksiąg rachunkowych  z
le dobrany program spowalnia niający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju
i komplikuje pracę księgowych. dowodów księgowych.
Co najważniejsze jednak, nie można zapomnieć, że prowadzenie ksiąg rachunkowych Powyższe wynika z art. 20 ust. 5 ustawy. Chodzi tu np. o sytuację, w której system F-K
przy użyciu programu komputerowego musi odbywać się zgodnie z zasadami przedstawio- ma kilka modułów lub jest powiązany z innymi systemami zewnętrznymi. Dotyczyć to może
nymi w ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Księgi muszą programów służących m.in. ustalaniu różnic kursowych czy ewidencji sprzedaży. Dane
umożliwiać uzyskanie określonych danych, a także powinny być odpowiednio przechowy- z tych programów, przy spełnieniu powyższych warunków, mogą zostać automatycznie
wane i chronione. Trzeba wiedzieć, że programy komputerowe F-K nie posiadają atestów wczytane do ksiąg rachunkowych i stanowić podstawę dokonania zapisu księgowego.
czy certyfikatów potwierdzających ich zgodność z prawem bilansowym. Dlatego wybór Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie
właściwego systemu powinno poprzedzać sprawdzenie, czy spełnia on wymogi okre- komputerowych zbiorów danych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożli-
ślone w ustawie o rachunkowości. wiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księ-
Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputero- gach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy
wych, pod warunkiem stosowania należytych środków ochrony danych, o których mowa nośnik danych. Stanowi o tym art. 13 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Jednostki dokonują
w art. 71 ust. 2 ustawy. Ochrona ta powinna polegać na: niezbędnych wydruków komputerowych w terminach obowiązujących je sprawozdań fi-
1) stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, nansowych i innych (np. deklaracji podatkowych). Raz w miesiącu dokonuje się wydruku
2) doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, obrotów dziennika (obrotów dzienników cząstkowych) oraz obrotów i sald kont księgi głów-
3) systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na noś- nej. Natomiast raz na rok drukuje się zapisy w księdze głównej i w księgach pomocniczych.
nikach komputerowych oraz Wydruki komputerowe powinny zawierać dane określone w art. 13 ust. 4 i 5 ustawy, tj.:
4) zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego  nazwę (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą,
rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i orga-  nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwę programu przetwarzania,
nizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.  określenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
Każdy program komputerowy F-K powinien zawierać możliwość ograniczenia dostępu  automatycznie numerowane strony, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, sumowane
do zbiorów danych komputerowych i modyfikacji tych danych poprzez wprowadzenie haseł na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
dostępu. Dzięki temu np. dany pracownik może wprowadzać dane tylko do określonego Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na
zbioru, a pozostałe zbiory udostępnione mu są wyłącznie do przeglądania albo w ogóle. inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie
Niezbędne są rezerwowe kopie zbiorów danych i to zarówno w okresie prowadzenia ksiąg krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Jednostki korzystają
rachunkowych za dany rok, jak i ich póz
niejszego przechowywania po zatwierdzeniu z tej możliwości na koniec roku i zamiast drukować księgi rachunkowe, przenoszą je np.
sprawozdania finansowego. Ponadto jednostka powinna zabezpieczyć sprzęt komputerowy na płyty CD-ROM i przechowują w bezpiecznych miejscach (np. w sejfie).
przed kradzieżą, zalaniem, pożarem, stosować programy antywirusowe i urządzenia pod- Trzeba też wziąć pod uwagę, że księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim.
trzymujące napięcie w razie nagłego odcięcia prądu (UPS). Jeśli system F-K powstał za granicą, musi być dostępna jego wersja w języku polskim wraz
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien z dokumentacją w tym języku. Jednostka powinna bowiem posiadać w ramach dokumentacji
posiadać dane wymienione w art. 23 ust. 2 i art. 14 ust. 4 ustawy, tj.: opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, o których
1) datę dokonania operacji gospodarczej, mowa w art. 10 ust. 1 ustawy, opis systemu informatycznego, zawierający wykaz pro-
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego pod- gramów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem
stawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczegól-
3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne ności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto
objaśnienia treści skrótów lub kodów, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dokumentację
4) kwotę i datę zapisu, techniczną systemu F-K zawierającą wymienione elementy jednostka powinna otrzymać
5) oznaczenie kont, których dotyczy, od producenta. Ponadto dokumentacja zasad rachunkowości powinna określać stosowany
6) automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, w firmie system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg
7) dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania Będzie to np. opis procedur mających na celu zabezpieczenie sprzętu komputerowego.
miejsc pozwalających na póz
niejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunko- To niezbędne minimum warunków wymaganych ustawą o rachunkowości, jakie
wych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed powinien spełniać program F-K. Przy wyborze takiego programu pod uwagę należy
zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Program komputerowy powinien zatem oczywiście brać również nie mniej ważne kryteria użyteczności. Omówimy je w na-
zawierać funkcję, która polega na trwałym zapisie księgowań dokonanych w księgach stępnym numerze gazety.
rachunkowych. Funkcja ta powinna być uruchamiana po zamknięciu okresu sprawozdaw- Dorota Przybyszewska
czego, gdy wprowadzono do systemu wszystkie dowody księgowe zakwalifikowane do
ujęcia w tym okresie. Po uruchomieniu tej funkcji nie powinno być już możliwości wpro-
wadzania żadnych zmian. Dozwolone są wyłącznie poprawki polegające na wprowadzeniu
do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane
Porady eksperta
tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (art. 25 ust. 2 ustawy).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z do-
wodami z
ródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane auto- Ewidencja opłaty za faks
matycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych
Prowadzimy rachunek kosztów wyłącznie w zespole 4. Do konta  Usługi
lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już
obce stosujemy konta analityczne, m.in.  Usługi bankowe ,  Usługi ko-
munikacyjne i pocztowe ,  Pozostałe usługi . Gdzie zaksięgować opłatę
R EK LA M A .........................................................................................................
za faksy do kontrahentów, wysyłane nieraz z poczty, a nieraz od sąsiedniej
firmy, która nas obciąża?
Opłaty za faksy przesyłane do kontrahentów powinny obciążać koszty działal-
ności operacyjnej jednostki. Jeśli jednostka prowadzi rachunek kosztów wyłącznie
w zespole 4, opłatę za faks ujmie na podstawie dowodu jej poniesienia na koncie 40
 Koszty według rodzajów (w analityce: Usługi obce).
W pytaniu wskazano, że jednostka prowadzi dalszą analitykę dla tego konta. Warto
w tym miejscu zaznaczyć, że sposób budowy kont analitycznych do kont syntetycz-
nych i stopień uszczegółowienia analityki powinien wynikać z zakładowego planu
kont. Plan kont stanowi część dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki,
która jest ustalana, aktualizowana i zatwierdzana przez kierownika jednostki. Stanowi
o tym art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Z pytania wynika, że jednostka do konta 40 prowadzi konto analityczne  Usługi
obce , które dalej dzieli się na m.in.  Usługi komunikacyjne i pocztowe . Jeśli na tym
koncie księguje się opłaty pocztowe i inne ponoszone przy komunikacji z kontrahen-
tami firmy, tam też powinien być księgowany koszt opłaty za faks. Jeśli faks został
nadany na poczcie, zapisy z tym związane (na podstawie dowodu poniesienia opłaty)
mogą wyglądać następująco:
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Usługi obce  usługi
komunikacyjne i pocztowe),
 Ma konto 10  Kasa lub konto 23-4  Pozostałe rozrachunki z pracownikami
- jeżeli opłaty za faks dokonał pracownik z pobranej na ten cel zaliczki.
Natomiast otrzymanie od sąsiadującej firmy dowodu obciążającego jednostkę opłatą
za korzystanie z faksu można ująć zapisem:
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Usługi obce  usługi
komunikacyjne i pocztowe),
 Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
Gazeta Podatkowa nr 56 " 14.07.2008 r.