10 www.gazetapodatkowa.pl
Rachunkowość dla każdego
Poprawiamy błędy w zapisach księgowych
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do 2. Właściwy zapis: 54.500 zł
nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym - Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja),
miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania - Ma konto 07  Odpisy amortyzacyjne środków trwałych .
stosowanych procedur obliczeniowych. Stanowi o tym art. 24 ust. 3 ustawy o rachunko- Ponieważ konto 40 wykazuje zawyżone obroty, dla zachowania czystości obrotów na
wości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). tym koncie kosztów wprowadzono zapis techniczny.
W toku prac księgowych czasem jednak nie uniknie się błędów w zapisach księgowych. 3. Zapis techniczny na koncie 40: (-) 57.000 zł
Błędy te najczęściej są skutkiem opóz
nionych lub nieprawidłowych zapisów lub też niedo- - Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja),
konania zapisów w ogóle. W szczególności zdarzają się błędy polegające na: - Ma konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja).
- zaksięgowaniu prawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie),
- zaksięgowaniu nieprawidłowej kwoty na właściwych kontach, Księgowania
- dwukrotnym ujęciu tej samej operacji gospodarczej,
Konto 07  Odpisy amortyza- Konto 40  Koszty według rodza-
- pominięciu danej operacji w trakcie księgowania.
cyjne środków trwałych jów (w analityce: Amortyzacja)
O tym, jak poprawiać błędy w zapisach księgowych, mówi art. 25 ustawy o rachunkowości.
1) 57.000 57.000 (S.p. S.p.) 57.000 57.000 (1
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych  ręcznie , poprawy stwierdzonego błędu
2) 54.500 (-) 57.000 (3
54.500 (2
w zapisach księgowych należy dokonać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie
3) (-)57.000
54.500 (S.k.
nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie
daty. Poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunko-
S.k.) 54.500
wych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. W przypadku gdy błąd ujawniony zostanie
po zamknięciu miesiąca, korekty tego błędu należy dokonać poprzez wprowadzenie do ksiąg Dekretacja  storno czerwone
rachunkowych dowodu zawierającego określenie sposobu korekty (zapisami tylko dodatnimi 1. Korekta zapisów stornem czerwonym: (-) 57.000 zł
albo tylko ujemnymi). Gdy księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, - Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja),
błędy w zapisach księgowych poprawić można wyłącznie przez wprowadzenie do ksiąg - Ma konto 07  Odpisy amortyzacyjne środków trwałych .
rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko 2. Właściwy zapis: 54.500 zł
zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. - Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja),
Dowód, na podstawie którego dokonywana jest korekta błędnego zapisu, przyjmuje - Ma konto 07  Odpisy amortyzacyjne środków trwałych .
postać dowodu PK  Polecenie księgowania . Dowód ten powinien wskazywać przy-
czynę korekty i dokładne określenie sposobu jej dokonania. Poza tym musi oczywiście Księgowania
odpowiadać warunkom określonym w art. 21 ustawy o rachunkowości dla dowodów
Konto 07  Odpisy amortyza- Konto 40  Koszty według rodza-
księgowych.
cyjne środków trwałych jów (w analityce: Amortyzacja)
Obowiązek dokonania korekty wyłącznie zapisami dodatnimi albo też wyłącznie zapisami
57.000 (S.p. S.p.) 57.000
ujemnymi, oznacza w praktyce, że jednostka może zastosować storno czarne lub czerwo-
1) (-)57.000
(-)57.000 (1
ne. Storno czarne polega na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą liczb dodatnich
54.500 (2 2) 54.500
na tych samych kontach, na których nastąpiło błędne księgowanie, lecz po przeciwnych
stronach. Natomiast storno czerwone  na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą
54.500 (S.k. S.k.) 54.500
liczb ujemnych na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których nastąpiło
błędne księgowanie. Dekretacja  storno częściowe czarne i zapis techniczny
Wskazać w tym miejscu trzeba, że stosowanie storna czarnego powoduje, że salda na 1. Korekta zapisów stornem częściowym czarnym: 2.500 zł
korygowanych kontach będą prawidłowe, ale na kontach wystąpią zawyżone obroty. Inaczej - Wn konto 07  Odpisy amortyzacyjne środków trwałych ,
jest w przypadku zastosowania storna czerwonego. Wówczas czystość obrotów na korygo- - Ma konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja).
wanych kontach jest zachowana, storno to nie powoduje zwiększania sumy obrotów. Dlatego 2. Zapis techniczny na koncie 40: (-) 2.500 zł
też storna czarnego zazwyczaj nie stosuje się do korekty tych kont, które są wykazywane - Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja),
w sprawozdaniach czy deklaracjach sporządzanych przez jednostkę (kont wynikowych). - Ma konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja).
Chyba że po korekcie dokonanej za pomocą tego storna do czystości obrotów doprowadzi
się wprowadzając na konto dwustronnie (po stronie Wn i Ma) zapis techniczny (ta sama Księgowania
kwota, lecz ze znakiem minus).
Konto 07  Odpisy amortyza- Konto 40  Koszty według rodza-
Dokonanie storna czarnego lub czerwonego powoduje wyksięgowanie błędnych zapisów
cyjne środków trwałych jów (w analityce: Amortyzacja)
na koncie. Po dokonaniu takiej korekty wprowadza się zapis właściwy. W niektórych przy-
1) 2.500 57.000 (S.p. S.p.) 57.000 2.500 (1
padkach można stosować storno częściowe, które pozwala przy jednym zapisie skorygować
2) (-) 2.500 (-) 2.500 (2
54.500 (S.k.
dane na koncie do właściwej wysokości. Storno częściowe stosuje się np. gdy księgowania
S.k.) 54.500
dokonano na właściwych kontach, lecz w niewłaściwej kwocie. Wyksięgowaniu lub doksię-
gowaniu podlega wówczas różnica między kwotą właściwą i błędną. Dekretacja  storno częściowe czerwone
Jak wyglądają różne warianty korekty błędnego zapisu księgowego w praktyce  przed- 1. Korekta zapisów stornem częściowym czerwonym: (-) 2.500 zł
stawiamy w przykładzie. - Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja),
- Ma konto 07  Odpisy amortyzacyjne środków trwałych .
Przykład
Jednostka księgując odpisy amortyzacyjne za dany miesiąc (w kwocie 57.000 zł) uwzględ- Księgowania
niła też odpis dotyczący zlikwidowanego w zeszłym miesiącu środka trwałego (kwota
Konto 07  Odpisy amortyza- Konto 40  Koszty według rodza-
2.500 zł). Musi go więc wyksięgować z konta 07 i 40. Jednostka sporządziła dowód PK,
cyjne środków trwałych jów (w analityce: Amortyzacja)
w którym określiła sposób dokonania korekty i wprowadzenia właściwych zapisów.
S.p.) 57.000
57.000 (S.p.
(-)2.500 (1 1) (-)2.500
Dekretacja  storno czarne i zapis techniczny
S.k.) 54.500
54.500 (S.k.
1. Korekta zapisów stornem czarnym: 57.000 zł
- Wn konto 07  Odpisy amortyzacyjne środków trwałych ,
Dorota Przybyszewska
- Ma konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Amortyzacja).
ustawy o pdof. Zatem koszt czynszu za najem lokalu wynikający z otrzymanej faktury
Podatkowa księga
powinien zostać wpisany do księgi pod datą tej faktury w kolumnie 13  Pozostałe wy-
datki (lub 14  według  starego wzoru księgi).
przychodów i rozchodów
Z pytania wynika, że podatnik otrzymał fakturę we wrześniu z datą wystawienia sierp-
niową. Zalecany przez nas sposób postępowania w takiej sytuacji jest następujący. Jeśli
Koszt czynszu najmu
taka faktura wpłynęła do firmy w czasie pozwalającym na jej zaksięgowanie w miesiącu
wystawienia faktury, podatnik powinien ująć ją w księdze w tym miesiącu, pod datą
We wrześniu 2007 r. otrzymałem fakturę VAT dotyczącą najmu lokalu
wystawienia faktury. Natomiast w przypadku gdy faktura taka wpłynęła do firmy po
za sierpień 2007 r. Faktura została wystawiona w sierpniu. Lokal ten jest
zamknięciu miesiąca, w którym wystawiono fakturę, i po zapłacie zaliczki na podatek
przeze mnie wykorzystywany w związku z prowadzoną działalnością go-
dochodowy za ten miesiąc, faktura powinna zostać ujęta w księdze podatkowej w miesiącu
spodarczą. Kiedy zaksięgować czynsz najmu w kosztach w księdze podat-
jej otrzymania, pod datą wystawienia faktury. Adnotację o dacie otrzymania faktury
kowej?
wyjaśniającą zaburzenie kolejności wpisów do księgi można zamieścić w kolumnie 16
Podatnik nie wskazał w pytaniu według jakiej metody  spośród dopuszczonych usta-  Uwagi (kolumna 17  według  starego wzoru księgi) lub też na fakturze  choć taka
wą o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)  ewidencjonuje koszty w księdze konieczność nie wynika z żadnych przepisów.
podatkowej. Jeśli podatnik przy prowadzeniu księgi stosuje tzw. metodę kasową,
określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, koszty uzyskania przychodów potrąca tylko Przykład
w tym okresie, w którym zostały poniesione. Jeśli natomiast podatnik wybrał tzw. Podatnik otrzymał fakturę dotyczącą czynszu najmu lokalu, w którym prowadzi działal-
metodę memoriałową ujmowania kosztów w księdze  koszty uzyskania przychodów ność. Faktura została wystawiona 31 sierpnia 2007 r. na kwotę 3.500 zł netto i obejmuje
ewidencjonuje na zasadach określonych w art. 22 ust. 5 5c i 6 ustawy o pdof. Z przepisów okres 1 31 sierpień 2007.
tych wynika, że koszty pośrednie nieprzekraczające roku podatkowego  do jakich zalicza Wariant I  podatnik otrzymał fakturę 10 września 2007 r.  ponieważ księga za sier-
się miesięczny koszt najmu lokalu  potrąca się w dacie ich poniesienia. pień nie została jeszcze zamknięta, podatnik kwotę 3.500 zł wpisze do księgi za sierpień,
Koszt czynszu najmu zarówno w przypadku stosowania metody  kasowej , jak i  me- pod datą 31 sierpnia 2007 r.
moriałowej powinien więc zostać wpisany do księgi podatkowej w dacie poniesienia. Za Wariant II  podatnik otrzymał fakturę 21 września 2007 r.  ponieważ księga za
dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących sierpień została już zamknięta i zapłacono zaliczkę za sierpień, podatnik kwotę 3.500 zł
księgi podatkowe uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu wpisze do księgi we wrześniu, pod datą 31 sierpnia 2007 r.
stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Tak stanowi art. 22 ust. 6b
Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 75 " 17.09.2007 r.