Kazdy zapis ksiegowy na koncie powinien zawierac zgodnie z ustawa:

1.Pozycja, pod ktora dokonany jest zapis..
2.Date dokonania operacji
3.Okreslenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego, symbol i numer dowodu indentyfikacyjnego oraz date wystawienia dowodu, jezeli jest ona inna niz data operacji.
4.Zrozumialy tekst, kod lub skrot opisu operacji, z tym, ze nalezy posiadac pisemne okreslenia skrotow i kodow.
5.Kwote i date zapisu ksiegowego.
6.Oznaczenie kont, ktorych operacja dotyczy; konto korespondujace.
Np.Jezeli ksiegujemy podjecie gotowki z banku do kasy.