Wynagrodzenia 2015 25 list płac z komentarzem, wyjaśnienia ekspertów ebook demo
WYnaGROdZenia 25 list płac z komentarzem, wyjaśnienia ekspertów 2015 vademecum płatnika WYnaGROdZenia 2015 v ademecum płatnika Wynagrodzenia w praktyce 2015 25 list z komentarzem Wyjaśnienia ekspertów Warszawa 2015 Autorzy: Wstęp Elżbieta Młynarska-Wełpa Rozdział 1. Wzorcowa lista płac Andrzej Wilczyński Rozdział 2. Listy płac Izabela Nowacka Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń Teresa Gozdziewicz Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń Aldona Salamon Rozdział 5. Ochrona danych osobowych Michał Culepa Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac Katarzyna Czajkowska-Matosiuk Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redakcja: Renata Kajewska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Monika Rychalska Skład: 6AN Studio Druk: Drukarnia Miller Nakład: 300 egz. ISBN 978-83-269-3494-0 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Aotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł. Publikacja Wynagrodzenia w praktyce 2015 została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzy- staniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i in- terpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłę- bionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Wynagrodzenia w praktyce 2015 wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2 Spis treści Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce .............................. 7 Wstęp ................................................................................................................. 9 Budowa listy płac......................................................................................................................10 Kwota do wypłaty .....................................................................................................................13 Rozdział 1. Wzorcowa lista płac .......................................................................... 15 Obowiązkowe dane na każdej stronie ...................................................................................15 Sposób sporządzenia listy płac ...............................................................................................15 Rozdział 2. Listy płac ............................................................................................. 27 1. Zaliczka na podatek pracownika dojeżdżającego do pracy z innej miejscowości .................................................................................................................... 27 Definicja przychodu.................................................................................................................28 Prawidłowe wskazanie momentu uzyskania przychodu do celów pobrania zaliczki .....28 Składki ZUS ..............................................................................................................................29 Koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek .........................................29 Odliczenie składki zdrowotnej ...............................................................................................30 2. Rozliczenie wynagrodzenia przy składce zdrowotnej wyższej od zaliczki na podatek ........................................................................................................................................... 33 3. Choroba pracownika płatna wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem .................... 36 Wynagrodzenie chorobowe ....................................................................................................37 Zasiłek chorobowy ...................................................................................................................39 Podstawa wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego ................................................40 4. Urlop wypoczynkowy dla pracownika wynagradzanego w sposób mieszany .................................................................................................... 42 5. Wyrównanie do stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę ................................................................................................................................ 48 Wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego ....................................................................52 3 Wynagrodzenia w praktyce 2015 6. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc z urlopem okolicznościowym......... 55 Inne płatne zwolnienia od pracy ............................................................................................56 Obliczenie wynagrodzenia......................................................................................................58 7. Wynagrodzenie pracownika młodocianego, który chorował i opuścił praktyki ..... 60 Ograniczenie liczby godzin pracy ..........................................................................................61 Wynagrodzenie chorobowe ....................................................................................................62 8. Choroba na początku zatrudnienia a wcześniejszy staż ubezpieczeniowy.... 66 Okres wyczekiwania.................................................................................................................66 Problem z wyliczeniem należności ........................................................................................67 9. Wynagrodzenie za miesiąc z dyżurem pełnionym w miejscu pracy ............. 70 Stawka osobistego zaszeregowania ........................................................................................72 Wynagrodzenie procentowe ..................................................................................................73 10. Urlop wychowawczy i zwolnienie lekarskie w jednym miesiącu.................. 76 11. Przychód zagraniczny a zarobek otrzymany w Polsce ................................... 81 Ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń .........................................81 Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy ............................................................................84 12. Dochód u pracownika otrzymującego dofinansowanie do wypoczynku dziecka ........................................................................................................................ 88 13. Składki i zaliczka na podatek w miesiącu przekroczenia limitu 30-krotności.......93 14. Oskładkowanie i opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia...................... 97 Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia .....................................................................99 Analiza sytuacji pracownika .................................................................................................101 15. Wynagrodzenie z etatu i umowy zlecenia dla pracownika będącego zleceniobiorcą .......................................................................................................... 103 16. Ochrona pensji przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia za pracę ..................................................................................................................... 109 Granice potrąceń ....................................................................................................................111 Kwoty wolne od potrąceń......................................................................................................111 Świadczenia wyłączone spod egzekucji ..............................................................................113 Potrącenia dobrowolne..........................................................................................................113 Potrącenia u pracownika .......................................................................................................114 4 17. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym ........................................................................................................ 117 Dodatek za nadgodziny .........................................................................................................120 Normalne wynagrodzenie za pracę .....................................................................................120 Termin wypłaty dodatkowej płacy .......................................................................................121 Dodatek przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.....................................................121 Wyliczenia u pracownika ......................................................................................................122 18. Wynagrodzenie pracownika a przestój i świadczenia urlopowe ................ 124 Przestój ....................................................................................................................................126 Rozliczenie pracownika ........................................................................................................127 19. Nadpłata w miesiącu zachorowania po pobraniu pełnego wynagrodzenia ......................................................................................................... 129 20. Potrącenia przymusowe z zasiłku chorobowego pracownika ..................... 133 Potrącenie z zasiłku................................................................................................................134 Potrącenie z wynagrodzenia chorobowego ........................................................................135 21. Ekwiwalent za urlop i nagroda jubileuszowa w ostatnim miesiącu pracy ...... 138 Ekwiwalent urlopowy ............................................................................................................139 Nagroda jubileuszowa............................................................................................................141 22. Odprawa emerytalna i ekonomiczna z tytułu zwolnienia ........................... 143 23. Rozliczenie pracownika wykonującego dla pracodawcy prace twórcze .... 148 24. Karty przedpłacone i kupony kulturalne a przychód u pracownika .......... 152 25. Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczeń ze stosunku pracy ..................... 157 Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń ................................. 162 Najważniejsza zasada zaokrągleń .........................................................................................162 Zobowiązania podatkowe .....................................................................................................163 Zaokrąglenia składek i podatku ...........................................................................................164 Błędy zaokrągleń przy transmisji danych do programu Płatnik......................................167 Księgowanie nierozliczonych kwot wynikających z zaokrągleń ......................................168 Wypłata zaokrąglonego wynagrodzenia .............................................................................168 Obliczenia bez zaokrągleń ....................................................................................................168 Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń ............................ 171 5 Wynagrodzenia w praktyce 2015 Konsekwencje ustalenia wysokości wynagrodzenia w kwocie netto ..............................172 Termin wypłaty składników zmiennych, nadpłaty składek..............................................172 Pytania i odpowiedzi............................................................................................... 172 Kiedy rozliczyć niedopłatę w składkach ZUS spowodowana przedwczesnym zaprzestaniem ich naliczania .........................................................................................172 Jak liczyć potrącenie komornicze z odprawy emerytalnej i ekwiwalentu urlopowego ......181 Jak liczyć kwotę do wypłaty przy zbiegu potrąceń z wynagrodzenia .............................191 Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku, gdy nie wypłacono premii rocznej ...................198 Jak rozliczyć nadpłaconą kwotę zasiłku rodzicielskiego ..................................................202 Czy przy każdej korekcie dokumentacji ZUS składa się raporty korygujące................ 207 Rozdział 5. Ochrona danych osobowych ......................................................... 209 Zatajanie prawdziwych danych osobowych........................................................................209 Przetwarzanie danych osobowych definicja....................................................................210 Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych .......................................211 Ograniczenie dostępu do danych pracowników ................................................................211 Forma upoważnienia do przetwarzania danych ...............................................................213 Informacja o wynagrodzeniu a tajemnica służbowa .........................................................213 Odpowiedzialność za ujawnienie wysokości pensji pracownika .....................................214 Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych .......................................214 Odpowiedzialność cywilna ...................................................................................................215 Konsekwencje ujawnienia zarobków pracowniczych........................................................216 Ujawnienie swoich zarobków przez pracownika ..............................................................217 Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac ............................ 220 Skutki naruszenia obowiązków ............................................................................................222 Obniżenie wysokości premii regulaminowej ....................................................................222 Wypowiedzenie zmieniające ................................................................................................222 Wypowiedzenie umowy o pracę .........................................................................................223 Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika ..............................................................223 Odpowiedzialność materialna .............................................................................................224 Odpowiedzialność wykroczeniowa specjalisty ds. płac i kadr .........................................225 Grzywna za wymienione wykroczenia ...............................................................................227 Odpowiedzialność karna ......................................................................................................227 Pełnomocnictwo dla specjalisty ds. płac i kadr ..................................................................228 6 Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce SN Sąd Najwyższy ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej PIP Państwowa Inspekcja Pracy GIP Główny Inspektorat Pracy
Kodeks pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),
kc ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 121),
kpc ustawa z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101),
ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracÄ™ ustawa z 10 pazdziernika 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracÄ™ (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.),
ustawa zasiłkowa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159),
ustawa systemowa ustawa z 13 pazdziernika 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
ustawa o ochronie danych osobowych ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochro- nie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),
Ordynacja podatkowa ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), 7 Wynagrodzenia w praktyce 2015
ustawa o zwolnieniach grupowych ustawa z 13 marca 2003 r. o szczegól- nych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),
ustawa o FUS ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),
ustawa o ZFŚS ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
ustawa o PIT ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
ustawa o CIT ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
rozporządzenie składkowe rozporządzenie ministra pracy i polityki so- cjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podsta- wy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.),
rozporządzenie o wynagrodzeniach rozporządzenie ministra pracy i poli- tyki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podsta- wę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wyna- grodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.),
rozporządzenie urlopowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjal- nej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wy- poczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),
rozporządzenie o nieobecnościach rozporządzenie ministra pracy i poli- tyki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nie- obecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). 8 Wstęp Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pew- nego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wy- sokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Do- tyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwa- lifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciw- działania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłaca- niem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi. W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych twardych , ale czę- sto dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarów- no w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobo- wych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowni- ków i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes. Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają moż- liwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pra- cownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę, wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne, jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinanso- wane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obcią- żeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pra- cownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy 9 Wynagrodzenia w praktyce 2015 liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowie- dzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są popraw- ne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co fak- tycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wy- nagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych. Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie. Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trud- niej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac za- wsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewyko- nalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Poka- zujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym za- kresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to prak- tyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płaco- wych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlo- pu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwi- walentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykłado- wych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach. Budowa listy płac Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko praco- dawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami 10 Wstęp i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji najwięk- szej, przy której często jest słowo brutto . Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wy- glądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w jakiej kolejności. WAŻNE Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich naliczeniach ustawodawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika. W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowa- dzenia list obecności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pra- cy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagro- dzenia. To pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać zależność pomiędzy wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepra- cowanym. Obowiązek ten wydaje się bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele pro- blemów i nieporozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowią- zek pracodawcy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związa- nych z pracą, jest ż 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobo- wych pracownika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych relacji pracodawca pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pra- cownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obsza- rem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS oraz urzędem skarbowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obli- czyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrud- nionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), po- brać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczę- ściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbo- wym. 11 Wynagrodzenia w praktyce 2015 Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zo- bowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia emery- talne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także przychód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie, gdyż na każdym pracodaw- cy ciążą podobne obowiązki. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbo- wym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest:
podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia od brutto do netto,
podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasił- ków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,
podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,
udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finan- sowanych przez pracodawcę,
podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracow- niczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu danej firmy,
podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świad- czeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i insty- tucje zewnętrzne do tego upoważnione. Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najpro- ściej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika:
od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto,
poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy,
aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto odejmujemy potrącenia i doliczamy dodatki. 12 Wstęp Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określonej kolejności z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obliczenia, bez których płatnik składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zreali- zować swoich obowiązków, gdyby nie kontynuował obliczeń miesiąc po miesiącu. Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie netto. Pózniej obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy, a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę. Kwota do wypłaty Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indywidu- alnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących składników:
wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki mie- sięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepraco- wanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników,
premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od wyników pracy pracowników,
wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych, do- datku za pracę w porze nocnej, dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wy- nagrodzenia za czas urlopu,
stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów,
wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego, czy świadcze- nia rehabilitacyjnego,
jednorazowych nagród czy gratyfikacji,
ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
odpraw i rekompensat zwiÄ…zanych z rozwiÄ…zaniem stosunku pracy,
stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasił- ków, 13 Wynagrodzenia w praktyce 2015
jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń,
świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników, A oprócz tego lista płac jest podstawą: 1) naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne:
składki emerytalnej 9,76%,
składki rentowej 1,5%,
składki chorobowej 2,45%; 2) naliczeń składek na ubezpieczenie zdrowotne:
w pełnej wysokości 9%,
potrącanej z zaliczki na podatek dochodowy 7,75%; 3) naliczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wg skali podat- kowej 18 lub 32% aż po ustalenie ostatecznej wysokości wynagrodzenia do wypłaty z danej listy płac. WAŻNE Lista płac często ma postać trzech różnych wydruków: " zbiorczego wydruku całej listy płac dla wszystkich pracowników, która stanowi dokumenta- cję płacową, " podsumowania listy płac, tzw. zbiorówki, która nie zawiera indywidualnych obliczeń po- szczególnych pracowników, tylko stanowi dokumentację księgową jako suma wszystkich składników do zaksięgowania oraz " indywidualnego paska płacowego , który otrzymuje pracownik. Często są one w takim samym układzie i kształcie drukowane, wybór dokonywa- ny jest tylko w zakresie szczegółowości, w zależności od odbiorcy tej listy płac. Równie często możemy się spotkać z różnymi formami listy płac w zależności od tego, jak bardzo mamy rozbudowany system kadrowo-płacowy, który umożliwia odpowiednie grupowanie i układanie na wydruku danych płacowych. Jedno jest pewne, im mniej mamy pytań o poszczególne pozycje na liście płac, tym lepiej jest ten wydruk przygotowany i mniej budzi wątpliwości i znaków zapytania. Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli Państwu zwrócić uwagę również na ten element współpracy z pracownikiem. 14 Rozdział 1. Wzorcowa lista płac Lista płac, wraz z dokumentacją, na podstawie której została sporządzona:
stanowi udokumentowanie wydatków ze środków pracodawcy przeznaczo- nych na wynagrodzenia dla pracowników,
jest dowodem do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu składek na ubezpie- czenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zasiłków finansowanych z fun- duszu ubezpieczeń społecznych,
jest podstawÄ… do odprowadzenia do urzÄ™du skarbowego zaliczek na podatek dochodowy, naliczonych i pobranych z wynagrodzeÅ„ pracowników. ObowiÄ…zkowe dane na każdej stronie Podstawowe informacje dotyczÄ…ce listy pÅ‚ac to nazwa firmy (może być w postaci pie- czÄ…tki), numer strony, oznaczenie lub nazwa listy pÅ‚ac oraz miesiÄ…c i rok, za jaki zostaÅ‚a sporzÄ…dzona. Numer strony, oznaczenie oraz miesiÄ…c i rok, za który zostaÅ‚a sporzÄ…dzo- ne lista, należy zamieÅ›cić na każdej stronie dokumentu. Uniemożliwi to przypadkowe przypisanie strony danej listy do innego formularza. Każda strona listy pÅ‚ac powinna zawierać podsumowanie wszystkich kolumn zawierajÄ…cych dane liczbowe. Oznacza to, że należy obliczać kwoty do przeniesienia na nastÄ™pnÄ… stronÄ™ listy pÅ‚ac. W wiÄ™kszych firmach listÄ™ pÅ‚ac zawsze podpisujÄ… oprócz specjalistów ds. wynagro- dzeÅ„, czyli sporzÄ…dzajÄ…cych listÄ™ co najmniej 2 osoby, tj. osoba sprawdzajÄ…ca i ta, któ- ra akceptuje listÄ™ wynagrodzeÅ„ do wypÅ‚aty. W maÅ‚ych firmach jednak nie ma dwóch osób do sprawdzania i akceptowania tego typu dokumentów. Wystarczy wtedy podpis osoby sporzÄ…dzajÄ…cej i drugiej jako sprawdzajÄ…cej i zatwierdzajÄ…cej do wypÅ‚aty. Sposób sporzÄ…dzenia listy pÅ‚ac Listy pÅ‚ac nie sÄ… sporzÄ…dzane wedÅ‚ug obowiÄ…zujÄ…cego wzoru. Powinny jednak zawierać niezbÄ™dne elementy. 15 Wynagrodzenia w praktyce 2015 Lista pÅ‚ac za styczeÅ„ 2015 roku Lp. 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 MichaÅ‚kowski 1. 3.000,00 2.500,00 0,00 200,00 0,00 135,00 350,00* 0,00 3.185,00 2.835,00 Jan 2. Nowak Anna 3.600,00 3.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 420,00 3.420,00 3.000,00 16 ImiÄ™ i nazwisko Premia regulaminowa Wynagrodzenie brutto Wynagrodzenie chorobowe Nagroda (premia uznaniowa) Inne skÅ‚adniki wynagrodzenia PÅ‚aca zasadnicza po potrÄ…ceniach Wynagrodzenie za urlop, ekwiwalent PÅ‚aca zasadnicza wynikajÄ…ca z umowy o pracÄ™ ZasiÅ‚ki chorobowe, macierzyÅ„skie, opiekuÅ„cze Podstawa skÅ‚adek na ubezpieczenia spoÅ‚eczne RozdziaÅ‚ 1. Wzorcowa lista pÅ‚ac 11 13 11 13 11 10 20 × 20 × 18 14 15 9,76% 1,50% 2,45% 14 15 13 14 9,00% 24 25 7,75% 19 21 21 22 16 15 21 23 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 276,70 42,53 69,46 111,25 2.685,00 483,30 46,33 2.796,31 216,71 34,96 220,00 2.324,64 300,00 2.024,64 292,80 45,00 73,50 139,06 2.870,00 516,60 46,33 2.588,70 200,62 32,36 270,00 2.505,72 150,00 2.355,72 17 z podatku PotrÄ…cenia Do wypÅ‚aty pracownika podatkowej wynagrodzenia Wynagrodzenie netto Kwota wolna od podatku Dochód do opodatkowania Koszty uzyskania przychodu Podstawa skÅ‚adki na ubezpieczenie zdrowotne Podatek dochodowy od osób fizycznych wedÅ‚ug skali Część skÅ‚adki na ubezpieczenie zdrowotne potrÄ…cona Część skÅ‚adki na ubezpieczenie zdrowotne odliczana z SkÅ‚adki na ubezpieczenia spoÅ‚eczne finansowane przez Zaliczka na podatek dochodowy do urzÄ™du skarbowego Wynagrodzenia w praktyce 2015 * Kwoty wyliczone na podstawie Å›redniej pÅ‚acy z ostatnich 12 miesiÄ™cy po po- mniejszeniu o skÅ‚adki na ubezpieczenia spoÅ‚eczne. data sporzÄ…dzenia ....... sporzÄ…dziÅ‚ ........... sprawdziÅ‚ .......... zatwierdziÅ‚ ............... ObjaÅ›nienie poszczególnych kolumn Kolumna 1. Liczba porzÄ…dkowa przypisana kolejnym pracownikom Kolumna 2. ImiÄ™ i nazwisko pracownika Kolumna 3. Wynagrodzenia zasadnicze pracownika wynikajÄ…ce z umowy o pracÄ™ W przypadku pÅ‚acy zasadniczej nie ma ograniczeÅ„ kwotowych, jednak wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w peÅ‚nym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokoÅ›ci minimalnego wynagrodzenia w ustawie. Kolumna 4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika z umowy o pra- cÄ™, pomniejszone o kwoty odpowiadajÄ…ce okresowi choroby, urlopu bezpÅ‚atnego, urlopu macierzyÅ„skiego itp. PRZYKAAD 1. Pracownik byÅ‚ nieobecny z powodu choroby. Przyczyna nieobecnoÅ›ci pracownika zostaÅ‚a potwierdzo- na zaÅ›wiadczeniem ZUS ZLA. Za okres 5 dni przysÅ‚uguje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokoÅ›ci 80% podstawy wymiaru (pracownik nr 1). Aby obliczyć należność za część miesiÄ…ca dla pracownika otrzymu- jÄ…cego wynagrodzenie w staÅ‚ej stawce miesiÄ™cznej, który byÅ‚ nieobecny w pracy z powodu choroby, na- leży miesiÄ™cznÄ… stawkÄ™ wynagrodzenia podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbÄ™ dni nieobecnoÅ›ci w pra- cy. OtrzymanÄ… kwotÄ™ odejmuje siÄ™ od wynagrodzenia przysÅ‚ugujÄ…cego pracownikowi za caÅ‚y miesiÄ…c. StawkÄ™ za 1 dzieÅ„ oblicza siÄ™ w nastÄ™pujÄ…cy sposób: 3.000 zÅ‚ : 30 dni = 100 zÅ‚. 18 RozdziaÅ‚ 1. Wzorcowa lista pÅ‚ac Kwota do potrÄ…cenia za 5 dni choroby wynosi: 5 dni × 100 zÅ‚ = 500 zÅ‚; 3.000 zÅ‚ 500 zÅ‚ = 2.500 zÅ‚. 2. Pracownica byÅ‚a nieobecna w pracy na skutek niezdolnoÅ›ci do pracy z tytuÅ‚u opieki nad chorym dziec- kiem trwajÄ…cej 5 dni. Otrzymuje ona zasiÅ‚ek opiekuÅ„czy w wysokoÅ›ci 80% (pracownik nr 2). Wyliczenie wynagrodzenia należnego za przepracowanÄ… część miesiÄ…ca wyglÄ…da podobnie jak w przypadku pra- cownika nr 1: 3.600 zÅ‚ : 30 dni = 120 zÅ‚; 120 zÅ‚ × 5 dni = 600 zÅ‚; 3.600 zÅ‚ 600 zÅ‚ = 3.000 zÅ‚. Kolumna 5. Wynagrodzenie za urlop Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysÅ‚uguje wynagrodzenie, ja- kie by otrzymaÅ‚, gdyby w tym czasie pracowaÅ‚ (art. 172 kp). Kolumna 6. Nagrody (premie uznaniowe) O przyznaniu takiego Å›wiadczenia decyduje pracodawca. JeÅ›li ten nie przyzna nagrody, pracownik nie może jej żądać. W przykÅ‚adzie pracownik nr 1 otrzymaÅ‚ nagrodÄ™ w wysokoÅ›ci 200 zÅ‚. Kolumna 7. Premie regulaminowe Podobnie jak premia uznaniowa, premia regulaminowa jest dodatkowym skÅ‚ad- nikiem wynagrodzenia za pracÄ™. Warunki jej przyznania sÄ… okreÅ›lone regulami- nem premiowania, mogÄ… wynikać z treÅ›ci umowy o pracÄ™ lub też być zawarte w ukÅ‚adach zbiorowych pracy. W przeciwieÅ„stwie do premii uznaniowej, zasady przyznawania premii regula- minowej sÄ… bardzo szczegółowe i czytelne. Nie ma w nich miejsca na subiekty- wizm. PrzykÅ‚adem sÄ… regulaminy premiowania handlowców. PRZYKAAD Handlowiec sprzedaje miesiÄ™cznie 100 sztuk towaru. Otrzymuje wtedy 300 zÅ‚ premii. Przy sprzedaży miesiÄ™cznej 101 200 sztuk towaru otrzymuje 400 premii. 19 Wynagrodzenia w praktyce 2015 Kolumna 8. Inne skÅ‚adniki wynagrodzenia SÄ… to m.in. dodatek stażowy, wynagrodzenie za przepracowane godziny nadlicz- bowe itp. W przykÅ‚adowej liÅ›cie pÅ‚ac pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodze- nie za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 135 zÅ‚. Kolumna 9. Wynagrodzenie chorobowe Pracodawca ma obowiÄ…zek wypÅ‚aty wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni w ciÄ…gu roku kalendarzowego, natomiast w przypadku pracownika, który ukoÅ„czyÅ‚ 50. rok życia do 14 dni w ciÄ…gu roku kalendarzowego do okresu 33 lub 14 dni nie wlicza siÄ™ dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym czÅ‚onkiem rodziny. Wysokość wynagrodzenia chorobowego to 80% podstawy wymiaru (w przypad- ku niezdolnoÅ›ci do pracy spowodowanej chorobÄ… oraz odosobnieniem wskutek choroby zakaznej) lub 100% podstawy wymiaru, jeÅ›li niezdolność do pracy byÅ‚a spowodowana:
wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, chorobą przypadającą w okresie ciąży lub poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim, przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, oraz poddaniem się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów. Wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy naliczania składek. Pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie chorobowe należne za 5 dni w wy- sokości 350 zł, stanowiące 80% podstawy wymiaru. Kolumna 10. Zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy Od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia choroby w roku kalendarzowym pracow- nikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Kwota tego zasił- ku wynosi 80% podstawy wymiaru, natomiast za okres pobytu w szpitalu 70%. W określonych sytuacjach, tj. takich samych jak w przypadku wynagrodzenia chorobowego oraz w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypad- kiem przy pracy, wysokość zasiłku wynosi 100%. Wysokość zasiłku macierzyń- skiego wynosi 100% podstawy wymiaru, a zasiłku opiekuńczego 80%. Wszystkie 20 Rozdział 1. Wzorcowa lista płac zasiłki wypłacane są z ubezpieczenia chorobowego i nie stanowią podstawy nali- czania składek. Zamieszczona lista płac przedstawia wypłatę z zasiłku chorobowego. Kolumna nr 10 dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Na liście płac pracownicy nr 2 naliczono zasiłek opiekuńczy należny za 5 dni w kwocie 420 zł. Kolumna 11. Wynagrodzenie brutto Jest to suma wszystkich składników wynagrodzenia oraz zasiłków wypłacanych z ubezpieczenia chorobowego (suma kolumn 4 + 5 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10). Kolumna 12. Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne Suma składników miesięcznego wynagrodzenia stanowi podstawę składek na ubezpieczenia społeczne. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia eme- rytalne, rentowe i chorobowe nie wlicza się m.in.:
kwot wynagrodzenia chorobowego (kolumna 9),
zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (kolumna 10),
dodatków stałych, np. dodatków stażowych przypadających na okres choroby, które zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi (np. regulaminem wyna- gradzania) nie są zmniejszane za czas choroby. Kwota ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi w 2015 roku 118.770 zł. Wynagrodzenie powyżej tej kwoty jest jednak podstawą do naliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadko- we, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Kolumna 13, 14 i 15. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika Składka na ubezpieczenie emerytalne w części finansowanej przez pracownika wynosi 9,76% podstawy (z kolumny 12). Zakład pracy finansuje taką samą kwo- tę. Składka na ubezpieczenia rentowe jest finansowana w różnych częściach przez 21 Wynagrodzenia w praktyce 2015 pracownika i przez pracodawcę. Z wynagrodzenia pracownika potrąca się 1,5%, pracodawca płaci 6,5% podstawy. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest finansowana tylko przez pracownika i stanowi 2,45% podstawy wymiaru. Kolumna 16. Koszty uzyskania przychodu Zgodnie z przepisami ustawy z 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 202, poz. 1956 ze zm.) koszty uzyskania przychodów zostały określone kwotowo w zależności od umiejscowienia siedziby zakładu pracy w stosunku do miejsca zamieszkania danego pracownika. Kolumna 17. Dochód do opodatkowania Dochód do opodatkowania stanowi kwota brutto wynagrodzenia (z kolumny 11), pomniejszona o sumę składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pra- cownika (z kolumn 13, 14 i 15) oraz o koszty uzyskania przychodu (z kolumny 14). Dochód do opodatkowania zaokrąglany jest do pełnych złotych. Obowiązuje przy tym zasada, że kwoty groszowe wynoszące mniej niż 50 gr pomija się, a 50 i więcej groszy zaokrągla się do pełnych złotych. 1. Jeśli pracodawca przekazał pracownikom świadczenia okolicznościowe, np. bony towarowe o wartości 500 zł sfinansowane w całości ze środków zakłado- wego funduszu świadczeń socjalnych, to do dochodu opodatkowanego doli- cza się kwotę 500 zł. Nie będzie ona jednak stanowiła podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne. 2. Natomiast jeśli bony towarowe lub inne świadczenia rzeczowe przekazane pracownikom pracodawca sfinansował ze środków obrotowych, cała ich war- tość stanowi podstawę zarówno do naliczenia składek na ubezpieczenia spo- łeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jak i i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT oraz ż 2 ust. 1 pkt 19 roz- porządzenia składkowego). Kolumna 18. Kwota podatku dochodowego od osób fizycznych Zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych wylicza się według skali po- datkowej obowiązującej w danym roku. Podatek według wyższej skali podatko- 22