Wynagrodzenia 2015 25 list płac z komentarzem, wyjaśnienia ekspertów ebook demo


WYnaGROdZenia
25 list płac z komentarzem,
wyjaśnienia ekspertów
2015
vademecum płatnika
WYnaGROdZenia 2015
v ademecum płatnika
Wynagrodzenia
w praktyce
2015
25 list z komentarzem
Wyjaśnienia ekspertów
Warszawa 2015
Autorzy:
Wstęp  Elżbieta Młynarska-Wełpa
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac  Andrzej Wilczyński
Rozdział 2. Listy płac  Izabela Nowacka
Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń  Teresa Gozdziewicz
Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń  Aldona Salamon
Rozdział 5. Ochrona danych osobowych  Michał Culepa
Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac  Katarzyna Czajkowska-Matosiuk
Kierownik grupy wydawniczej:
Agnieszka Konopacka-Kuramochi
Wydawca:
Agnieszka Gorczyca
Redakcja:
Renata Kajewska
Koordynator produkcji:
Mariusz Jezierski
Korekta:
Monika Rychalska
Skład:
6AN Studio
Druk:
Drukarnia Miller
Nakład: 300 egz.
ISBN 978-83-269-3494-0
Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2015
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Aotewska 9a, 03-918 Warszawa
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl
NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264  SÄ…d Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie
XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.
Publikacja  Wynagrodzenia w praktyce 2015 została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzy-
staniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i in-
terpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłę-
bionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów
państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej
za zastosowanie zawartych w publikacji  Wynagrodzenia w praktyce 2015 wskazówek, przykładów, informacji itp. do
konkretnych przypadków.
2
Spis treści
Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce .............................. 7
Wstęp ................................................................................................................. 9
Budowa listy płac......................................................................................................................10
Kwota do wypłaty .....................................................................................................................13
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac .......................................................................... 15
Obowiązkowe dane na każdej stronie ...................................................................................15
Sposób sporządzenia listy płac ...............................................................................................15
Rozdział 2. Listy płac ............................................................................................. 27
1. Zaliczka na podatek pracownika dojeżdżającego do pracy z innej
miejscowości .................................................................................................................... 27
Definicja przychodu.................................................................................................................28
Prawidłowe wskazanie momentu uzyskania przychodu do celów pobrania zaliczki .....28
Składki ZUS ..............................................................................................................................29
Koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek .........................................29
Odliczenie składki zdrowotnej ...............................................................................................30
2. Rozliczenie wynagrodzenia przy składce zdrowotnej wyższej od zaliczki
na podatek ........................................................................................................................................... 33
3. Choroba pracownika płatna wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem .................... 36
Wynagrodzenie chorobowe ....................................................................................................37
Zasiłek chorobowy ...................................................................................................................39
Podstawa wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego ................................................40
4. Urlop wypoczynkowy dla pracownika wynagradzanego
w sposób mieszany .................................................................................................... 42
5. Wyrównanie do stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia
za pracÄ™ ................................................................................................................................ 48
Wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego ....................................................................52
3
Wynagrodzenia w praktyce 2015
6. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc z urlopem okolicznościowym......... 55
Inne płatne zwolnienia od pracy ............................................................................................56
Obliczenie wynagrodzenia......................................................................................................58
7. Wynagrodzenie pracownika młodocianego, który chorował i opuścił praktyki ..... 60
Ograniczenie liczby godzin pracy ..........................................................................................61
Wynagrodzenie chorobowe ....................................................................................................62
8. Choroba na początku zatrudnienia a wcześniejszy staż ubezpieczeniowy.... 66
Okres wyczekiwania.................................................................................................................66
Problem z wyliczeniem należności ........................................................................................67
9. Wynagrodzenie za miesiąc z dyżurem pełnionym w miejscu pracy ............. 70
Stawka osobistego zaszeregowania ........................................................................................72
Wynagrodzenie procentowe ..................................................................................................73
10. Urlop wychowawczy i zwolnienie lekarskie w jednym miesiÄ…cu.................. 76
11. Przychód zagraniczny a zarobek otrzymany w Polsce ................................... 81
Ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń .........................................81
Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy ............................................................................84
12. Dochód u pracownika otrzymującego dofinansowanie do wypoczynku
dziecka ........................................................................................................................ 88
13. Składki i zaliczka na podatek w miesiącu przekroczenia limitu 30-krotności.......93
14. Oskładkowanie i opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia...................... 97
Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia .....................................................................99
Analiza sytuacji pracownika .................................................................................................101
15. Wynagrodzenie z etatu i umowy zlecenia dla pracownika będącego
zleceniobiorcÄ… .......................................................................................................... 103
16. Ochrona pensji przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia
za pracÄ™ ..................................................................................................................... 109
Granice potrąceń ....................................................................................................................111
Kwoty wolne od potrąceń......................................................................................................111
Świadczenia wyłączone spod egzekucji ..............................................................................113
PotrÄ…cenia dobrowolne..........................................................................................................113
PotrÄ…cenia u pracownika .......................................................................................................114
4
17. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przy 3-miesięcznym okresie
rozliczeniowym ........................................................................................................ 117
Dodatek za nadgodziny .........................................................................................................120
Normalne wynagrodzenie za pracÄ™ .....................................................................................120
Termin wypłaty dodatkowej płacy .......................................................................................121
Dodatek przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.....................................................121
Wyliczenia u pracownika ......................................................................................................122
18. Wynagrodzenie pracownika a przestój i świadczenia urlopowe ................ 124
Przestój ....................................................................................................................................126
Rozliczenie pracownika ........................................................................................................127
19. Nadpłata w miesiącu zachorowania po pobraniu pełnego
wynagrodzenia ......................................................................................................... 129
20. Potrącenia przymusowe z zasiłku chorobowego pracownika ..................... 133
Potrącenie z zasiłku................................................................................................................134
PotrÄ…cenie z wynagrodzenia chorobowego ........................................................................135
21. Ekwiwalent za urlop i nagroda jubileuszowa w ostatnim miesiÄ…cu pracy ...... 138
Ekwiwalent urlopowy ............................................................................................................139
Nagroda jubileuszowa............................................................................................................141
22. Odprawa emerytalna i ekonomiczna z tytułu zwolnienia ........................... 143
23. Rozliczenie pracownika wykonującego dla pracodawcy prace twórcze .... 148
24. Karty przedpłacone i kupony kulturalne a przychód u pracownika .......... 152
25. Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczeń ze stosunku pracy ..................... 157
Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń ................................. 162
Najważniejsza zasada zaokrągleń .........................................................................................162
ZobowiÄ…zania podatkowe .....................................................................................................163
Zaokrąglenia składek i podatku ...........................................................................................164
Błędy zaokrągleń przy transmisji danych do programu Płatnik......................................167
Księgowanie nierozliczonych kwot wynikających z zaokrągleń ......................................168
Wypłata zaokrąglonego wynagrodzenia .............................................................................168
Obliczenia bez zaokrągleń ....................................................................................................168
Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń ............................ 171
5
Wynagrodzenia w praktyce 2015
Konsekwencje ustalenia wysokości wynagrodzenia w kwocie netto ..............................172
Termin wypłaty składników zmiennych, nadpłaty składek..............................................172
Pytania i odpowiedzi............................................................................................... 172
Kiedy rozliczyć niedopłatę w składkach ZUS spowodowana przedwczesnym
zaprzestaniem ich naliczania .........................................................................................172
Jak liczyć potrącenie komornicze z odprawy emerytalnej i ekwiwalentu urlopowego ......181
Jak liczyć kwotę do wypłaty przy zbiegu potrąceń z wynagrodzenia .............................191
Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku, gdy nie wypłacono premii rocznej ...................198
Jak rozliczyć nadpłaconą kwotę zasiłku rodzicielskiego ..................................................202
Czy przy każdej korekcie dokumentacji ZUS składa się raporty korygujące................ 207
Rozdział 5. Ochrona danych osobowych ......................................................... 209
Zatajanie prawdziwych danych osobowych........................................................................209
Przetwarzanie danych osobowych  definicja....................................................................210
Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych .......................................211
Ograniczenie dostępu do danych pracowników ................................................................211
Forma upoważnienia do przetwarzania danych ...............................................................213
Informacja o wynagrodzeniu a tajemnica służbowa .........................................................213
Odpowiedzialność za ujawnienie wysokości pensji pracownika .....................................214
Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych .......................................214
Odpowiedzialność cywilna ...................................................................................................215
Konsekwencje ujawnienia zarobków pracowniczych........................................................216
Ujawnienie swoich zarobków przez pracownika ..............................................................217
Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac ............................ 220
Skutki naruszenia obowiązków ............................................................................................222
Obniżenie wysokości premii regulaminowej ....................................................................222
Wypowiedzenie zmieniajÄ…ce ................................................................................................222
Wypowiedzenie umowy o pracÄ™ .........................................................................................223
Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika ..............................................................223
Odpowiedzialność materialna .............................................................................................224
Odpowiedzialność wykroczeniowa specjalisty ds. płac i kadr .........................................225
Grzywna za wymienione wykroczenia ...............................................................................227
Odpowiedzialność karna ......................................................................................................227
Pełnomocnictwo dla specjalisty ds. płac i kadr ..................................................................228
6
Wykaz skrótów i aktów prawnych
użytych w książce
SN  Sąd Najwyższy
ZUS  Zakład Ubezpieczeń Społecznych
MPiPS  Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
PIP  Państwowa Inspekcja Pracy
GIP  Główny Inspektorat Pracy

Kodeks pracy  ustawa z 26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy (tekst jedn.:
Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),

kc  ustawa z 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r.
poz. 121),

kpc  ustawa z 17 listopada 1964 r.  Kodeks postępowania cywilnego (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101),

ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracÄ™  ustawa z 10 pazdziernika
2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracÄ™ (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze
zm.),

ustawa zasiłkowa  ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U.
z 2014 r. poz. 159),

ustawa systemowa  ustawa z 13 pazdziernika 1998 r. o systemie ubezpieczeń
społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),

ustawa o ochronie danych osobowych  ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochro-
nie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),

Ordynacja podatkowa  ustawa z 29 sierpnia 1997 r.  Ordynacja podatkowa
(tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),
7
Wynagrodzenia w praktyce 2015

ustawa o zwolnieniach grupowych  ustawa z 13 marca 2003 r. o szczegól-
nych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn
niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),

ustawa o FUS  ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu
Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),

ustawa o ZFŚS  ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),

ustawa o PIT  ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),

ustawa o CIT  ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),

rozporządzenie składkowe  rozporządzenie ministra pracy i polityki so-
cjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podsta-
wy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161,
poz. 1106 ze zm.),

rozporzÄ…dzenie o wynagrodzeniach  rozporzÄ…dzenie ministra pracy i poli-
tyki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia
w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiÄ…cego podsta-
wę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wyna-
grodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.
nr 62, poz. 289 ze zm.),

rozporzÄ…dzenie urlopowe  rozporzÄ…dzenie ministra pracy i polityki socjal-
nej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wy-
poczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz
ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),

rozporządzenie o nieobecnościach  rozporządzenie ministra pracy i poli-
tyki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nie-
obecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
8
Wstęp
Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pew-
nego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wy-
sokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także
wszelkim obowiÄ…zkom formalnoprawnym towarzyszÄ…cym roli pracodawcy. Do-
tyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku
pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie
i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwa-
lifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu
dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciw-
działania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłaca-
niem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi.
W niniejszej publikacji skupiamy siÄ™ przede wszystkim na tych  twardych , ale czÄ™-
sto dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu
prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi
pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej 
wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarów-
no w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobo-
wych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie
listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na
bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często
sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowni-
ków i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes.
Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają moż-
liwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pra-
cownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę,
wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne,
jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz
pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinanso-
wane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej
ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obcią-
żeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pra-
cownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy
9
Wynagrodzenia w praktyce 2015
liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowie-
dzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie
zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są popraw-
ne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się
błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co fak-
tycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wy-
nagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego
przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac
wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych.
Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie.
Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń
mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trud-
niej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia
odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac za-
wsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewyko-
nalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Poka-
zujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te
okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym za-
kresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to prak-
tyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płaco-
wych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej
pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlo-
pu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwi-
walentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykłado-
wych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać
w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy
tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla
wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet
w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach.
Budowa listy płac
Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko praco-
dawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na
swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami
10
Wstęp
i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji najwięk-
szej, przy której często jest słowo  brutto . Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wy-
glądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w jakiej kolejności.
WAŻNE
Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników
sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich
naliczeniach ustawodawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która
przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu
tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika.
W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowa-
dzenia list obecności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pra-
cy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagro-
dzenia. To pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie
pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać
zależność pomiędzy wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepra-
cowanym. ObowiÄ…zek ten wydaje siÄ™ bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele pro-
blemów i nieporozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowią-
zek pracodawcy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika
imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związa-
nych z pracą, jest ż 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28
maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwiÄ…zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobo-
wych pracownika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych
relacji pracodawca  pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pra-
cownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obsza-
rem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS
oraz urzędem skarbowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obli-
czyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrud-
nionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), po-
brać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na
koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczę-
ściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbo-
wym.
11
Wynagrodzenia w praktyce 2015
Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zo-
bowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia emery-
talne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia,
przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych
dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby
możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list
płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania
składek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także
przychód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy
płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie, gdyż na każdym pracodaw-
cy ciążą podobne obowiązki. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbo-
wym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest:

podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia
od brutto do netto,

podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na
ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasił-
ków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,

podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia
zaliczek na podatek dochodowy,

udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę
z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finan-
sowanych przez pracodawcÄ™,

podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej
wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracow-
niczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich
w koszty uzyskania przychodu danej firmy,

podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świad-
czeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i insty-
tucje zewnętrzne do tego upoważnione.
Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najpro-
ściej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika:

od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto,

poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na
podatek dochodowy,

aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto
odejmujemy potrÄ…cenia i doliczamy dodatki.
12
Wstęp
Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany
miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określonej kolejności
z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek
w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obliczenia, bez których płatnik
składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zreali-
zować swoich obowiązków, gdyby nie kontynuował obliczeń miesiąc po miesiącu.
Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki
społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie
netto. Pózniej obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane
pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy,
a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę.
Kwota do wypłaty
Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indywidu-
alnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących składników:

wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki mie-
sięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub
na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepraco-
wanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników,

premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od
wyników pracy pracowników,

wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracÄ™ w godzinach nadliczbowych, do-
datku za pracÄ™ w porze nocnej, dodatku za pracÄ™ w warunkach szkodliwych,
wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wy-
nagrodzenia za czas urlopu,

stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów,

wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego:
chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego, czy świadcze-
nia rehabilitacyjnego,

jednorazowych nagród czy gratyfikacji,

ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

odpraw i rekompensat zwiÄ…zanych z rozwiÄ…zaniem stosunku pracy,

stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasił-
ków,
13
Wynagrodzenia w praktyce 2015

jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń,

świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników,
A oprócz tego lista płac jest podstawą:
1) naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne:

składki emerytalnej  9,76%,

składki rentowej  1,5%,

składki chorobowej  2,45%;
2) naliczeń składek na ubezpieczenie zdrowotne:

w pełnej wysokości  9%,

potrÄ…canej z zaliczki na podatek dochodowy  7,75%;
3) naliczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wg skali podat-
kowej  18 lub 32% aż po ustalenie ostatecznej wysokości wynagrodzenia do
wypłaty z danej listy płac.
WAŻNE
Lista płac często ma postać trzech różnych wydruków:
" zbiorczego wydruku całej listy płac dla wszystkich pracowników, która stanowi dokumenta-
cję płacową,
" podsumowania listy płac, tzw. zbiorówki, która nie zawiera indywidualnych obliczeń po-
szczególnych pracowników, tylko stanowi dokumentację księgową jako suma wszystkich
składników do zaksięgowania oraz
" indywidualnego  paska płacowego , który otrzymuje pracownik.
Często są one w takim samym układzie i kształcie drukowane, wybór dokonywa-
ny jest tylko w zakresie szczegółowości, w zależności od odbiorcy tej listy płac.
Równie często możemy się spotkać z różnymi formami listy płac w zależności od
tego, jak bardzo mamy rozbudowany system kadrowo-płacowy, który umożliwia
odpowiednie grupowanie i układanie na wydruku danych płacowych. Jedno jest
pewne, im mniej mamy pytań o poszczególne pozycje na liście płac, tym lepiej
jest ten wydruk przygotowany i mniej budzi wątpliwości i znaków zapytania.
Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli Państwu zwrócić uwagę również na
ten element współpracy z pracownikiem.
14
Rozdział 1.
Wzorcowa lista płac
Lista płac, wraz z dokumentacją, na podstawie której została sporządzona:

stanowi udokumentowanie wydatków ze środków pracodawcy przeznaczo-
nych na wynagrodzenia dla pracowników,

jest dowodem do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu składek na ubezpie-
czenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zasiłków finansowanych z fun-
duszu ubezpieczeń społecznych,

jest podstawą do odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek
dochodowy, naliczonych i pobranych z wynagrodzeń pracowników.
Obowiązkowe dane na każdej stronie
Podstawowe informacje dotyczące listy płac to nazwa firmy (może być w postaci pie-
czątki), numer strony, oznaczenie lub nazwa listy płac oraz miesiąc i rok, za jaki została
sporządzona. Numer strony, oznaczenie oraz miesiąc i rok, za który została sporządzo-
ne lista, należy zamieścić na każdej stronie dokumentu. Uniemożliwi to przypadkowe
przypisanie strony danej listy do innego formularza. Każda strona listy płac powinna
zawierać podsumowanie wszystkich kolumn zawierających dane liczbowe. Oznacza to,
że należy obliczać kwoty do przeniesienia na następną stronę listy płac.
W większych firmach listę płac zawsze podpisują  oprócz specjalistów ds. wynagro-
dzeń, czyli sporządzających listę  co najmniej 2 osoby, tj. osoba sprawdzająca i ta, któ-
ra akceptuje listę wynagrodzeń do wypłaty. W małych firmach jednak nie ma dwóch
osób do sprawdzania i akceptowania tego typu dokumentów. Wystarczy wtedy podpis
osoby sporządzającej i drugiej jako sprawdzającej i zatwierdzającej do wypłaty.
Sposób sporządzenia listy płac
Listy płac nie są sporządzane według obowiązującego wzoru. Powinny jednak
zawierać niezbędne elementy.
15
Wynagrodzenia w praktyce 2015
Lista płac za styczeń 2015 roku
Lp.
4 + 5 + 6
+ 7 + 8 +
9 + 10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Michałkowski
1. 3.000,00 2.500,00 0,00 200,00 0,00 135,00 350,00* 0,00 3.185,00 2.835,00
Jan
2. Nowak Anna 3.600,00 3.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 420,00 3.420,00 3.000,00
16
ImiÄ™ i nazwisko
Premia regulaminowa
Wynagrodzenie brutto
Wynagrodzenie chorobowe
Nagroda (premia uznaniowa)
Inne składniki wynagrodzenia
PÅ‚aca zasadnicza po potrÄ…ceniach
Wynagrodzenie za urlop, ekwiwalent
PÅ‚aca zasadnicza wynikajÄ…ca z umowy o pracÄ™
Zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze
Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac
11 13
11 13 11 10 20 ×
20 × 18 14 15
9,76% 1,50% 2,45% 14 15 13 14 9,00% 24 25
7,75% 19 21 21 22
16 15  21
23
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
276,70 42,53 69,46 111,25 2.685,00 483,30 46,33 2.796,31 216,71 34,96 220,00 2.324,64 300,00 2.024,64
292,80 45,00 73,50 139,06 2.870,00 516,60 46,33 2.588,70 200,62 32,36 270,00 2.505,72 150,00 2.355,72
17
z podatku
PotrÄ…cenia
Do wypłaty
pracownika
podatkowej
wynagrodzenia
Wynagrodzenie netto
Kwota wolna od podatku
Dochód do opodatkowania
Koszty uzyskania przychodu
Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne
Podatek dochodowy od osób fizycznych według skali
Część składki na ubezpieczenie zdrowotne potrącona
Część składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczana z
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez
Zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego
Wynagrodzenia w praktyce 2015
* Kwoty wyliczone na podstawie średniej płacy z ostatnich 12 miesięcy po po-
mniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne.
data sporzÄ…dzenia .......
sporządził ...........
sprawdził ..........
zatwierdził ...............
Objaśnienie poszczególnych kolumn
Kolumna 1. Liczba porzÄ…dkowa przypisana kolejnym pracownikom
Kolumna 2. ImiÄ™ i nazwisko pracownika
Kolumna 3. Wynagrodzenia zasadnicze pracownika wynikajÄ…ce z umowy o pracÄ™
W przypadku płacy zasadniczej nie ma ograniczeń kwotowych, jednak wysokość
wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie
może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia w ustawie.
Kolumna 4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika z umowy o pra-
cę, pomniejszone o kwoty odpowiadające okresowi choroby, urlopu bezpłatnego,
urlopu macierzyńskiego itp.
PRZYKAAD
1. Pracownik był nieobecny z powodu choroby. Przyczyna nieobecności pracownika została potwierdzo-
na zaświadczeniem ZUS ZLA. Za okres 5 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80%
podstawy wymiaru (pracownik nr 1). Aby obliczyć należność za część miesiąca dla pracownika otrzymu-
jącego wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, który był nieobecny w pracy z powodu choroby, na-
leży miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni nieobecności w pra-
cy. Otrzymaną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc.
Stawkę za 1 dzień oblicza się w następujący sposób: 3.000 zł : 30 dni = 100 zł.
18
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac
Kwota do potrÄ…cenia za 5 dni choroby wynosi: 5 dni × 100 zÅ‚ = 500 zÅ‚; 3.000 zÅ‚  500 zÅ‚ = 2.500 zÅ‚.
2. Pracownica była nieobecna w pracy na skutek niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym dziec-
kiem trwającej 5 dni. Otrzymuje ona zasiłek opiekuńczy w wysokości 80% (pracownik nr 2). Wyliczenie
wynagrodzenia należnego za przepracowaną część miesiąca wygląda podobnie jak w przypadku pra-
cownika nr 1: 3.600 zÅ‚ : 30 dni = 120 zÅ‚; 120 zÅ‚ × 5 dni = 600 zÅ‚; 3.600 zÅ‚  600 zÅ‚ = 3.000 zÅ‚.
Kolumna 5. Wynagrodzenie za urlop
Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, ja-
kie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kp).
Kolumna 6. Nagrody (premie uznaniowe)
O przyznaniu takiego świadczenia decyduje pracodawca. Jeśli ten nie przyzna
nagrody, pracownik nie może jej żądać.
W przykładzie pracownik nr 1 otrzymał nagrodę w wysokości 200 zł.
Kolumna 7. Premie regulaminowe
Podobnie jak premia uznaniowa, premia regulaminowa jest dodatkowym skład-
nikiem wynagrodzenia za pracę. Warunki jej przyznania są określone regulami-
nem premiowania, mogą wynikać z treści umowy o pracę lub też być zawarte
w układach zbiorowych pracy.
W przeciwieństwie do premii uznaniowej, zasady przyznawania premii regula-
minowej są bardzo szczegółowe i czytelne. Nie ma w nich miejsca na subiekty-
wizm. Przykładem są regulaminy premiowania handlowców.
PRZYKAAD
Handlowiec sprzedaje miesięcznie 100 sztuk towaru. Otrzymuje wtedy 300 zł premii. Przy sprzedaży
miesięcznej 101 200 sztuk towaru otrzymuje 400 premii.
19
Wynagrodzenia w praktyce 2015
Kolumna 8. Inne składniki wynagrodzenia
Są to m.in. dodatek stażowy, wynagrodzenie za przepracowane godziny nadlicz-
bowe itp. W przykładowej liście płac pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodze-
nie za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 135 zł.
Kolumna 9. Wynagrodzenie chorobowe
Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia chorobowego za okres 33
dni w ciągu roku kalendarzowego, natomiast w przypadku pracownika, który
ukończył 50. rok życia  do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego  do okresu 33
lub 14 dni nie wlicza siÄ™ dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub
chorym członkiem rodziny.
Wysokość wynagrodzenia chorobowego to 80% podstawy wymiaru (w przypad-
ku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz odosobnieniem wskutek
choroby zakaznej) lub 100% podstawy wymiaru, jeśli niezdolność do pracy była
spowodowana:

wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, chorobÄ… przypadajÄ…cÄ… w okresie
ciąży lub poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim, przewidzianym
dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, oraz poddaniem się
zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.
Wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy naliczania składek.
Pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie chorobowe należne za 5 dni w wy-
sokości 350 zł, stanowiące 80% podstawy wymiaru.
Kolumna 10. Zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy
Od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia choroby w roku kalendarzowym pracow-
nikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Kwota tego zasił-
ku wynosi 80% podstawy wymiaru, natomiast za okres pobytu w szpitalu 70%.
W określonych sytuacjach, tj. takich samych jak w przypadku wynagrodzenia
chorobowego oraz w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypad-
kiem przy pracy, wysokość zasiłku wynosi 100%. Wysokość zasiłku macierzyń-
skiego wynosi 100% podstawy wymiaru, a zasiłku opiekuńczego 80%. Wszystkie
20
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac
zasiłki wypłacane są z ubezpieczenia chorobowego i nie stanowią podstawy nali-
czania składek.
Zamieszczona lista płac przedstawia wypłatę z zasiłku chorobowego. Kolumna
nr 10 dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego więcej niż
20 osób.
Na liście płac pracownicy nr 2 naliczono zasiłek opiekuńczy należny za 5 dni
w kwocie 420 zł.
Kolumna 11. Wynagrodzenie brutto
Jest to suma wszystkich składników wynagrodzenia oraz zasiłków wypłacanych
z ubezpieczenia chorobowego (suma kolumn 4 + 5 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10).
Kolumna 12. Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne
Suma składników miesięcznego wynagrodzenia stanowi podstawę składek na
ubezpieczenia społeczne. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia eme-
rytalne, rentowe i chorobowe nie wlicza siÄ™ m.in.:

kwot wynagrodzenia chorobowego (kolumna 9),

zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (kolumna 10),

dodatków stałych, np. dodatków stażowych przypadających na okres choroby,
które zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi (np. regulaminem wyna-
gradzania) nie sÄ… zmniejszane za czas choroby.
Kwota ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne
i rentowe wynosi w 2015 roku 118.770 zł. Wynagrodzenie powyżej tej kwoty jest
jednak podstawą do naliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadko-
we, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Kolumna 13, 14 i 15. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez
pracownika
Składka na ubezpieczenie emerytalne w części finansowanej przez pracownika
wynosi 9,76% podstawy (z kolumny 12). Zakład pracy finansuje taką samą kwo-
tę. Składka na ubezpieczenia rentowe jest finansowana w różnych częściach przez
21
Wynagrodzenia w praktyce 2015
pracownika i przez pracodawcÄ™. Z wynagrodzenia pracownika potrÄ…ca siÄ™ 1,5%,
pracodawca płaci 6,5% podstawy. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest
finansowana tylko przez pracownika i stanowi 2,45% podstawy wymiaru.
Kolumna 16. Koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z przepisami ustawy z 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku
dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 202,
poz. 1956 ze zm.) koszty uzyskania przychodów zostały określone kwotowo
w zależności od umiejscowienia siedziby zakładu pracy w stosunku do miejsca
zamieszkania danego pracownika.
Kolumna 17. Dochód do opodatkowania
Dochód do opodatkowania stanowi kwota brutto wynagrodzenia (z kolumny 11),
pomniejszona o sumę składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pra-
cownika (z kolumn 13, 14 i 15) oraz o koszty uzyskania przychodu (z kolumny 14).
Dochód do opodatkowania zaokrąglany jest do pełnych złotych. Obowiązuje
przy tym zasada, że kwoty groszowe wynoszące mniej niż 50 gr pomija się, a 50
i więcej groszy zaokrągla się do pełnych złotych.
1. Jeśli pracodawca przekazał pracownikom świadczenia okolicznościowe, np.
bony towarowe o wartości 500 zł sfinansowane w całości ze środków zakłado-
wego funduszu świadczeń socjalnych, to do dochodu opodatkowanego doli-
cza się kwotę 500 zł. Nie będzie ona jednak stanowiła podstawy naliczania
składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.
2. Natomiast jeśli bony towarowe lub inne świadczenia rzeczowe przekazane
pracownikom pracodawca sfinansował ze środków obrotowych, cała ich war-
tość stanowi podstawę zarówno do naliczenia składek na ubezpieczenia spo-
Å‚eczne i ubezpieczenie zdrowotne, jak i i zaliczki na podatek dochodowy od
osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT oraz ż 2 ust. 1 pkt 19 roz-
porządzenia składkowego).
Kolumna 18. Kwota podatku dochodowego od osób fizycznych
Zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych wylicza się według skali po-
datkowej obowiązującej w danym roku. Podatek według wyższej skali podatko-
22


Wyszukiwarka