10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Refakturowanie usług  ujęcie w księgach rachunkowych
W praktyce gospodarczej refakturowania różnego rodzaju usług dokonuje się dość często. 3. Rozliczenie kosztów będących przedmiotem refakturowania: 750 zł
Jednak pojęcie refakturowania nie zostało uregulowane w polskim prawie bilansowym ani  Wn konto 76-1  Pozostałe koszty operacyjne ,
w prawie podatkowym. Istotę refakturowania trafnie przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej  Ma konto 79-0  Obroty wewnętrzne
w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 27 czerwca 2008 r., nr ILPP1/443-347/08- oraz równoległy zapis
2/MT. Wskazano w tej interpretacji m.in., że:  Wn konto 79-1  Koszty obrotów wewnętrznych ,
 refakturowanie« usÅ‚ug przewiduje natomiast art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady,  Ma konto 55  Koszty zarzÄ…du .
zgodnie z którym w przypadku, kiedy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz
osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten nabył Księgowania
i wyÅ›wiadczyÅ‚ te usÅ‚ugi. Oznacza to, że podmiot refakturujÄ…cy« danÄ… usÅ‚ugÄ™ nabytÄ… we
własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca,
Konto 21  Rozrachunki Konto 22-1  Rozrachunki Konto 22-2  VAT naliczony
a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przerzucenie kosztów na inną firmę, nie może
z dostawcami z tytułu VAT należnego i jego rozliczenie
być zatem potraktowane inaczej niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem,
3.660 (1a 165 (2b 1b) 660
konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego,
jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi (& ) .
Celem refakturowania usług jest więc przeniesienie poniesionych kosztów na
Konto 40  Koszty
podmiot, który z danych usług rzeczywiście korzystał. W praktyce przyjmuje się,
Konto 24  Pozostałe Konto 30  Rozliczenie według rodzajów
że refakturowanie jest odsprzedażą usług, a refaktura jest zwykłą fakturą, którą
rozrachunki zakupu (w analityce: Zużycie energii)
wystawia podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym
2a) 915 1a) 3.660 660 (1b 1c) 3.000
nabywcą danej usługi.
3.000 (1c
Zazwyczaj z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy:
3.660 3.660
 umowa zawarta z kontrahentem określa, że pewne koszty będą podlegały refakturo-
waniu,
 odsprzedaż będzie dokonywana po cenach zakupu określonych w pierwotnej fakturze
Konto 49  Rozliczenie Konto 76-0  Pozostałe
zakupu (nie jest wówczas doliczana żadna marża)  w takim przypadku w refakturze
kosztów Konto 55  Koszty zarządu przychody operacyjne
należy zastosować taką samą stawkę VAT jak w fakturze pierwotnej.
3.000 (1c 1c) 3.000 750 (3 750 (2c
Przedmiotem refakturowania mogą być różne usługi. Najczęściej refakturowaniu pod-
legają media w ramach usług najmu, usługi o charakterze ciągłym, tj. usługi telekomuni-
Konto 76-1  Pozostałe koszty Konto 79-0  Obroty Konto 79-1  Koszty
kacyjne, dostawa wody i odbiór ścieków, dostawa energii elektrycznej.
operacyjne wewnętrzne obrotów wewnętrznych
Refakturowane usługi zazwyczaj nie stanowią przedmiotu podstawowej (statutowej)
działalności jednostki. Wartość refakturowanych usług wynikających z wystawionej faktury 3) 750 750 (3 3) 750
VAT (refaktury) zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32
ustawy o rachunkowości  Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), zapisem: Jednostka może także przyjąć inne rozwiązanie i kosztów podlegających refakturowaniu
a) wartość w cenie sprzedaży netto nie zaliczać do działalności operacyjnej, lecz na podstawie dokumentów z
ródłowych (tj.
 Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne , otrzymanej od usługodawcy faktury VAT) ująć wprost na koncie 76-1  Pozostałe koszty
b) VAT należny operacyjne . Zapisy z tym związane mogą wówczas przebiegać następująco:
 Ma konto 22-1  Rozrachunki z tytułu VAT należnego 1. Faktura VAT za wykonaną usługę:
c) wartość brutto a) wartość brutto
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki .  Wn konto 30  Rozliczenie zakupu ,
Koszty nabycia usług podlegających refakturowaniu  w całości lub tylko w pewnej,  Ma konto 21  Rozrachunki z dostawcami ,
ściśle określonej części  ujmuje się w księgach rachunkowych według ogólnych zasad b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w obowiązującym terminie
określonych w ustawie o rachunkowości.  Wn konto 22-2  VAT naliczony i jego rozliczenie ,
Koszty podlegające refakturowaniu  na podstawie otrzymanej faktury VAT  mogą być  Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
zaliczone do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się je wówczas w księgach 2. Rozliczenie kosztów usług podlegających refakturowaniu  wartość w cenie zakupu
rachunkowych na kontach zespołu 4, zespołu 4 i 5 lub tylko w zespole 5  w zależności od netto:
przyjętego przez jednostkę wariantu rachunku kosztów. Koszty podlegające refakturowaniu  Wn konto 76-1  Pozostałe koszty operacyjne ,
ujmuje się następnie na koncie 76-1  Pozostałe koszty operacyjne . Podstawą dokonania  Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
zapisu na tym koncie jest odpowiedni dokument rozliczeniowy. Sposób ujmowania w księgach rachunkowych usług podlegających refakturowaniu po-
W przypadku jednostki prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 oraz winien zostać określony w dokumentacji (polityce) rachunkowości, o której mowa w art. 10
sporządzającej rachunek zysków i strat według wariantu porównawczego, ujęcie kosztów ust. 1 ustawy o rachunkowości.
na koncie 76-1 powinno odbyć się z uwzględnieniem kont: 79-0  Obroty wewnętrzne
Ewa Gruchot
i 79-1  Koszty obrotów wewnętrznych . W takiej bowiem sytuacji koszty ujęte na kon-
cie 76-1  wychodzą z tzw. zamkniętego kręgu kosztów i zastosowanie kont 79-0 i 79-1
ułatwia uzgodnienie kosztów i sporządzenie sprawozdania finansowego. W przypadku
Porady eksperta
jednostki prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4 refakturowane koszty
ujmuje się wyłącznie na koncie 79-0  Obroty wewnętrzne w korespondencji z kontem 49
 Rozliczenie kosztów .
Dystrybutor wody w kuchni pracowniczej
Rozliczenie kosztów objętych refakturą przestawia poniższy przykład.
Posiadamy dystrybutor wody, który nie jest naszą własnością, w chwili
Przykład
rozwiązania umowy z dostawcą wody będziemy zobowiązani dokonać jego
Założenia
zwrotu. Co pół roku otrzymujemy fakturę za konserwację dystrybutora,
1. Przedsiębiorca prowadzi działalność handlową i wynajmuje część wolnych pomiesz-
wymianę filtra. Jak zaksięgować taką fakturę? Ewidencjonujemy koszty
czeń magazynowych spółce jawnej. Wynajem nie jest przedmiotem podstawowej (statutowej)
wyłącznie w zespole 4.
działalności.
2. Zgodnie z polityką rachunkowości ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu Obowiązek zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów
4 i 5 oraz sporządza się rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym. wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych
3. Przedsiębiorca został obciążony fakturą za energię w kwocie 3.660 zł brutto (w tym VAT przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).
660 zł). Zgodnie z zawartą umową 25% kosztów energii refakturowane jest na najemcę. Regulacje te nie określają, jaka woda jest wodą zdatną do picia i jakie napoje praco-
4. Z faktury VAT (refaktury) wystawionej na spółkę jawną wynikają następujące dane: dawca powinien zapewnić pracownikom. Nie ma zatem ograniczeń, co do rodzaju
a) wartość w cenie sprzedaży netto 750 zÅ‚ (3.000 zÅ‚ × 25%), i iloÅ›ci z
ródeł wody, których udostępnienie pracownikom stanowi wypełnienie tego
b) podatek należny VAT 165 zÅ‚ (750 zÅ‚ × 22%), obowiÄ…zku.
c) wartość brutto 915 zł (a + b). Wydatki związane z wykonaniem obowiązku pracodawcy, polegającego na zapew-
nieniu pracownikom dostępu do wody pitnej lub innych napojów, księguje się w koszty
Dekretacja działalności operacyjnej. W przypadku prowadzenia rachunku kosztów wyłącznie
1. Faktura VAT za energię elektryczną: w zespole 4, wydatki te ujmuje się na koncie 40  Koszty według rodzajów (w analityce:
a) wartość brutto 3.660 zł Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia).
 Wn konto 30  Rozliczenie zakupu , Z pytania wynika, że w miejscu pracy pracownicy mają dostęp do filtrowanej wody,
 Ma konto 21  Rozrachunki z dostawcami , czerpanej z dystrybutora. Koszt z faktury za konserwacjÄ™ dystrybutora, wymianÄ™
b) VAT naliczony do odliczenia w obowiązującym terminie 660 zł filtra jednostka może więc zaksięgować na koncie 40  Koszty według rodzajów
 Wn konto 22-2  VAT naliczony i jego rozliczenie , (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia). W ewidencji księgowej
 Ma konto 30  Rozliczenie zakupu , opłatę za konserwację dystrybutora na podstawie otrzymanej faktury VAT ująć można
c) koszty wynikające z faktury pierwotnej  wartość netto 3.000 zł następująco:
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Zużycie energii), a) wartość netto
 Ma konto 30  Rozliczenie zakupu  Wn konto 30  Rozliczenie zakupu ,
oraz równolegle rozliczenie kosztów b) VAT naliczony do odliczenia
 Wn konto 55  Koszty zarzÄ…du ,  Wn konto 22-2  VAT naliczony i jego rozliczenie ,
 Ma konto 49  Rozliczenie kosztów . c) wartość brutto
2. Refakturowanie usług na spółkę jawną  na podstawie faktury VAT:  Ma konto 21  Rozrachunki z dostawcami ,
a) wartość brutto 915 zł d) zaksięgowanie kosztu
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki ,  Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Ubezpieczenia spo-
b) podatek należny VAT 165 zł łeczne i inne świadczenia),
 Ma konto 22-1  Rozrachunki z tytułu VAT należnego ,  Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
c) wartość netto 750 zł
Dorota Przybyszewska
 Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne .
Gazeta Podatkowa nr 79 " 2.10.2008 r.