Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce Wykład 3. Standardy elektronicznej wymiany danych w logistyce - EANCOM 1. Wstęp Celem dzisiejszego wykładu jest prezentacja standardu EANCOM stosowanego powszechnie w transporcie i handlu. Wymiana handlowa zawsze wiąże się z przepływem towarów przez łaocuch logistyczny o zasięgu lokalnym, międzynarodowym bądz globalnym. Transport od miejsca pochodzenia towaru do miejsca przeznaczenia może byd realizowany wieloma środkami transportu. Między handlem i transportem występują istotne różnice w sposobie podejścia do samej transakcji handlowej. Kupujący towary inicjuje transakcję handlową poprzez zakup określonych towarów od dostawcy, podczas gdy zadaniem przewoznika jest fizyczny transport określonej liczby jednostek transportowych (np. palet) do ich miejsca przeznaczenia, tam gdzie rzeczywiście potrzebuje ich kupujący. Przewoznik i kupujący pełnią różne role i funkcje w transakcji zatem mają także odmienne zapotrzebowanie na dane. Zapotrzebowanie to zaspokajają komunikaty EANCOM. 2. Geneza standardu EANCOM W 1987 roku Zgromadzenie Ogólne GS1, w odpowiedzi na zapotrzebowanie zgłaszane przez swoich członków, podjęło uchwałę o konieczności opracowania EANCOM, podstandardu międzynarodowego standardu EDI - UN/EDIFACT, zatwierdzonego i rekomendowanego przez ONZ. Przy opracowywaniu EANCOM przyjęto trzy podstawowe zasady, którymi ten standard powinien się charakteryzowad: " prostota - przedstawienie standardu UN/EDIFACT w sposób prosty do zrozumienia i łatwy do wdrożenia, " wykorzystanie numerów GS1 - wykorzystanie numerów GS1 do identyfikacji produktów i miejsc lokalizacji, w celu ułatwienia automatycznego przetwarzania danych, " stabilnośd wydania - każde wydanie EANCOM jest oparte tylko na jednym katalogu UN/EDIFACT (ang. EDIFACT directory). Od pierwszego wydania EANCOM w lipcu 1990, które zawierało siedem opracowanych komunikatów, ich liczba wzrosła obecnie do 42 i obejmuje ona zarówno komunikaty typowo handlowe, jak i transportowe oraz finansowe. 3. Handel i transport w systemach EDI W praktyce zdarza się, że przedsiębiorstwa handlowe i transportowe stosują różne określenia na te same czynności lub rzeczy, bądz posługują się identycznym słownictwem, ale o odmiennym znaczeniu. Handel i transport można przedstawid w postaci okręgów jak to pokazano na poniższym rysunku. Częśd wspólna okręgów reprezentuje obszary współdziałania przedsiębiorstw handlowych i transportowych, gdzie następuje między nimi wymiana informacji. 1 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce Kupujący towary inicjuje transakcję handlową poprzez złożenie zamówienia u dostawcy, podczas gdy zadaniem przewoznika jest fizyczny transport określonej liczby jednostek transportowych (np. palet) do ich miejsca przeznaczenia, tam gdzie rzeczywiście potrzebuje ich kupujący. Dla kupującego najważniejszy jest towar (identyfikowany przy pomocy numeru towarowego GS1), natomiast przewoznik jest zainteresowany głównie charakterystyką jednostki wysyłkowej (wraz z jej seryjnym numerem identyfikacyjnym SSCC - ang. Serial Shipping Container Code). Strony trzecie, uczestniczące w transakcji, np. urzędy celne mogą byd zainteresowane oboma typami informacji, zarówno o towarach, jak i jednostkach wysyłkowych czy transportowych. Każda strona uczestnicząca w wymianie EDI w standardzie UN/EDIFACT jest rozróżniana poprzez funkcję jaką pełni w transakcji. Funkcja ta jest podawana w segmencie NAD1. Czasami jedno przedsiębiorstwo może pełnid kilka różnych funkcji, np.: sprzedający może oferowad usługi składowania, a także byd odpowiedzialny za transport towaru, a więc pełnid funkcje przewoznika i spedytora, producent może byd spedytorem, funkcja przewoznika morskiego może byd połączona z funkcją spedytora oraz kontenerowej stacji wysyłkowej. 1 NAD skrót od ang. Name and Address. Segment NAD pozwala na przekazanie, w formie tekstowej albo zakodowanej, nazwy i adresu partnera. Powinien byd on stosowany tylko do identyfikacji stron transakcji, tj.: kupującego, beneficjenta itp. 2 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce Przedsiębiorstwa wymienione na rysunku 1 to te strony, które wymieniają informacje i dokumenty, a więc i komunikaty EDI. Podobnie jak rodzaje przedsiębiorstw, tak i komunikaty można pogrupowad na występujące wyłącznie w obszarze handlu lub transportu oraz takie, które łączą oba te obszary. Ilustruje to rys. 2. Oprócz odmiennych rodzajów przesyłanych komunikatów w handlu i transporcie, istotne różnice występują także w charakterze przekazywanych danych. Ilustruje to rysunek 3, na którym pokazano przykład wymiany informacji dotyczącej zakupu i transportu odzieży. Dostawca i kupujący potrzebują szczegółowych informacji na temat poszczególnych towarów, ich rozmiarów, kolorów, fasonów i uzgadniają między sobą ilości oraz ceny. Przewoznika nie interesują dane o pojedynczych rodzajach towarów, ale o efekcie całej transakcji zakupu, tj. liczbie opakowao przeznaczonych do transportu, ich wadze i wymiarach oraz ogólnej charakterystyce przewożonego towaru (np. odzież). Przykład na rysunku 3 pokazuje sytuację, w której trzy artykuły jednego rodzaju (różne koszulki) tworzą jedną jednostkę transportową (zawierającą 20 kartonów z odzieżą). 3 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce W obszarze handlu towary są identyfikowane przy pomocy numeru GS1. Numer ten stanowi klucz do bazy danych zawierającej kompletny zbiór informacji na temat danego towaru. W obszarze transportu jednostki wysyłkowe (transportowe) mogą zawierad wiele różnych towarów i zazwyczaj do ich oznaczenia stosuje się seryjny numer jednostki wysyłkowej, tzw. numer lub kod SSCC (ang. Serial Shipping Container Code). Kod ten zapewnia jednoznaczną identyfikację danej przesyłki przez cały okres jej istnienia, który zazwyczaj trwa od momentu utworzenia jej przez dostawcę lub przewoznika (w zależności od tego kto jest odpowiedzialny za kompletację i pakowanie) aż do chwili, gdy zostanie otwarta i rozpakowana przez stronę otrzymującą towar. Typowe różnice w rodzaju przesyłanych danych przez firmy handlowe i transportowe przedstawia tabela 1. Tabela 1. Dane w komunikatach handlowych i transportowych Handel Transport towary fakturowane towary transportowane numer towaru EAN oznaczenia i numery SSCC cena/ilośd liczba i rodzaj opakowao charakterystyka (rozmiar, rozmiary, masa kolor, itp.) opis towarów data pakowania Ostatnia zasadnicza różnica, jaka występuje między komunikatami używanymi w obszarze handlu i transportu dotyczy segmentów otwierających części szczegółowe komunikatów i identyfikujących poszczególne pozycje towarowe. W komunikatach handlowych jest to segment LIN (pozycja towarowa). Segment ten umożliwia identyfikację 4 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce zamawianego (fakturowanego itp.) towaru poprzez specyfikację jego numeru identyfikacyjnego (np. numeru GS1), podanie nazwy oraz numeru pozycji, który stanowi jednoznaczny odnośnik do odpowiedniego rekordu w bazie danych, zawierającego informacje o towarze. Rysunek 4 .Przykładowy schemat wymiany danych między partnerami handlowymi W komunikatach transportowych tym segmentem jest GID (szczegóły pozycji towarowej), który służy do podania opisu wyglądu ładunku, numeru przesyłki (umożliwiającego identyfikację towarów wewnątrz) oraz wymienienia liczby transportowanych przesyłek (jednostek wysyłkowych) oraz typów opakowao. 4. Przepływ danych pomiędzy partnerami handlowymi Każdy z komunikatów standardu EANCOM każdy ma swoją określoną pozycję i spełnia odpowiednie funkcje oraz zawiera informacje i powiązania z innymi komunikatami EANCOM, przesłanymi wcześniej bądz pózniej w cyklu wymiany EDI. Przykład przepływu komunikatów zaprezentowany jest na rysunku 4. Przepływ informacji w EANCOM może rozpocząd się od wymiany komunikatu Informacja adresowa" (PARTIN). Komunikat ten służy do przekazania danych dotyczących partnerów, którzy będą się następnie porozumiewad przy pomocy EDI. Informacje wymieniane w tym komunikacie zwykle rzadko ulegają zmianom gdyż są to stałe dane typu: nazwa firmy, adres, numer lokalizacyjny EAN, nazwa i numer konta bankowego, numer NIP itp. Informacje te, szczególnie numery identyfikacyjne stron, mają kluczowe znaczenie dla płynnej wymiany EDI między dwiema firmami. Wszystkie strony mogą byd zidentyfikowane w tym komunikacie (np. kupujący, sprzedający, spedytor, przewoznik, wystawca faktury, bank itp.), bez względu na to, czy są zaangażowane w transakcję handlową czy też nie. Znając numer lokalizacyjny dostawcy/producenta kupujący może przesład komunikat Zapytanie handlowe" (PROINQ). Komunikat ten jest prośbą o przekazanie informacji na temat produktu, który jest produkowany lub rozprowadzany przez odbiorcę komunikatu (producenta, dystrybutora, dostawcę). Strona wysyłająca Zapytanie handlowe" (zazwyczaj 5 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce potencjalny kupiec) może szczegółowo zidentyfikowad towar, jeżeli wcześniej był on przedmiotem transakcji handlowej między partnerami lub określid ogólne warunki, jakie musi spełniad poszukiwany towar, np. zakres cenowy czy specyficzne wymiary. Zazwyczaj odpowiedzią na takie zapytanie są komunikaty Katalog/Cennik (PRICAT) lub Dane o produkcie (PRODAT). Wybór komunikatu zależy od rodzaju informacji jakie mają byd przesłane. Jeżeli kupującego interesują dane typowo handlowe i związane z identyfikacją towaru (np. numery towarowe, ceny, rabaty, ilości itp.), przesyłanym komunikatem będzie PRICAT. Komunikat PRODAT jest przesyłany wyłącznie wtedy gdy wymagane są szczegółowe dane o cechach towaru i jego składzie, np. o składnikach lub materiałach z jakich jest wykonany. Zarówno komunikat PRICAT, jak i PRODAT są używane głównie do wprowadzenia lub zaktualizowania informacji o towarze na poziomie jednostki konsumenckiej w bazie danych partnera handlowego. Komunikaty podają numery towarowe GS1, które służą do identyfikowania danego produktu w kolejnych wymianach. Oznacza to, że w kolejnych transmisjach nie trzeba już przesyład całego zbioru informacji o danym produkcie, gdyż dane te są już zapisane i można do nich dotrzed przy pomocy numeru GS1. Partnerzy handlowi, którzy wymienili dane umożliwiające wzajemną identyfikację oraz identyfikację towarów lub usług (numery lokalizacyjne GS1, numery towarowe GS1 itp.) mogą następnie wykorzystad komunikaty Zapytanie ofertowe (REQOTE) oraz Oferta cenowa (QUOTES). Komunikaty te umożliwiają kupującemu zażądanie i otrzymanie informacji o cenie i ewentualnych upustach oraz o warunkach dostawy dla wymienionych towarów. Wykorzystanie numerów towarowych i lokalizacyjnych GS1 tworzy powiązanie z plikami zawierającymi dane o parterze i towarach oraz minimalizuje objętośd danych koniecznych do przesłania (np. warunki dostawy, wymagana ilośd produktu, data dostawy, data dostępności itp.). 6 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce Rysunek 5. Przykładowy scenariusz uwzględniający pośrednictwo przewoznika lub spedytora Scenariusz zaprezentowany na rys.5. to przypadek, w którym dostawca wysyła towary wg ustalonego harmonogramu do dostawcy usług logistycznych, który jest odpowiedzialny za ich magazynowanie, przeładunek i kompletację. Transport jest realizowany przy pomocy przewoznika z wykorzystaniem komunikatu Instrukcja transportowa . Kupujący okresowo transmituje do dostawcy komunikat Prognoza dostawy (DELFOR), w którym określa swoje długoterminowe zapotrzebowanie na określone produkty. Według ustalonego harmonogramu (regularnie) kupujący wysyła ostateczne zamówienie na określone towary, które muszą byd zapakowane i oznakowane zgodnie z jego wymaganiami. Szczegółowe instrukcje w tym zakresie przesyła dostawca do dostawcy usług logistycznych przy pomocy komunikatu Przeładunek towarów/ładunku . Po skompletowaniu dostawy zgodnie z życzeniami dostawcy, dostawca usług logistycznych przekazuje komunikat Raport o statusie zamówienia , w którym informuje dostawcę o zakooczeniu zadania. Następnie dostawca wysyła do kupującego komunikat Awizo dostawy , potwierdzający gotowośd przesyłki do odbioru. W tym scenariuszu kupujący zleca transport gotowej przesyłki spedytorowi przy pomocy komunikatu Instrukcja transportowa , informując go, że przesyłkę należy odebrad od dostawcy usług logistycznych. Po otrzymaniu przesyłki i sprawdzeniu jej zawartości, kupujący potwierdza jej odbiór przy pomocy komunikatu Awizo przyjęcia . Komunikat ten wysyła do dostawcy. Po otrzymaniu tego 7 Materiały dydaktyczne do przedmiotu Nowoczesne Standardy Informacyjne w Logistyce komunikatu dostawca wystawia fakturę i żąda zrealizowania płatności przy pomocy komunikatu Faktura . Dodatkowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem, dostawca usług logistycznych może informowad dostawcę o wielkości utrzymywanych zapasów przy pomocy komunikatu Raport o zapasach . 5. Materiały zródłowe http://www.gs1pl.org/publikacje/doc_view/46-eancom-w-handlu-i-transporcie 8