Jak zarządzać sobą w czasie


Jak zarządzać sobą w czasie?
Wszyscy znamy powiedzenie  Czas to pieniądz . Próbujemy go oszczędzać i złościmy się,
gdy go trwonimy. Pojęcie czasu wyrasta z kulturowych mitów, wierzeń, wartości, przesądów
i lęków. Dlatego dla różnych nacji, ras czy kontynentów czas oznacza zupełnie coś innego. Są
miejsca, gdzie nie ma czasu wcale, i takie, gdzie się go wytwarza.
Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy
sobie czas. Dla dobrego funkcjonowania, ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile
zarządzanie sobą w czasie. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy należy się
skoncentrować na robieniu właściwych rzeczy.
W jaki sposób możemy wykorzystać czas?
Istnieje taki termin jak  alokacja czasu . Oznacza on planowanie naszego czasu w najbliższej
przyszłości, w taki sposób, aby dało to efekty w odległej przyszłości. Obszarami, w których
możemy alokować czas to:
1. Zadania. W tym obszarze mieszczą się wszystkie czynności, które traktujemy
zadaniowo, czyli obowiązki w domu i w pracy oraz aktywności, których podjęliśmy
się w celu rozwoju osobistego, lecz traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność.
Działania z tej kategorii charakteryzują się ogólnie tym, że mają one cel, termin
wykonania, a gdy je podejmujemy, mamy poczucie konieczności ich wykonania.
2. Więzi z innymi. Tutaj mieszczą się spotkania z przyjaciółmi, znajomymi, rodzina i
innymi ludzmi. Muszą to być spotkania pozornie  bezcelowe , dla przyjemności.
Spotkania w celu  załatwienia jakiejś sprawy i ewentualnie przy tej okazji
porozmawiać, to jest to spotkanie biznesowe i jako takie nie spełnia definicji tej
kategorii.
3.  Ja . Tutaj mieszczą się działania, które podejmujemy na rzecz własnej osoby,
sprawiające nam przyjemność. Może to być czas przeznaczony na nasze hobby czy
pasje albo na rozwój duchowy, fizyczny, intelektualny lub psychiczny. Jeśli
potraktujemy te czynności w sposób zadaniowy to będą one spełniać definicje
kategorii  Zadania , np. jeśli ćwiczymy fizyczne, aby schudnąć, a nie po to, aby lepiej
strona 1 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
się czuć, to będzie to czas spędzony na kolejnym zadaniu, a nie na aktywności
poświęconej sobie.
4. Bezkierunkowa alokacja. Tu znajdują się wszelkie aktywności, które pozornie
pozwalają odreagować codzienny stres np. nałogowe oglądanie telewizji, surfowanie
po internecie dla rozrywki, gra w gry komputerowe itp. Te aktywności dają jedynie
wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są bo wykonując je, nie jesteśmy w
stanie skupić się na bieżącej chwili, tylko wciąż myślimy o tym, co będzie za moment.
Powoduje to poczucie szybko upływającego czasu połączone z wrażeniem
niewłaściwego jego wykorzystania. Dlatego mówimy o takich czynnościach
 pożeracze czasu . Prawdziwy relaks znajduje się w czynnościach
przyporządkowanych własnemu  Ja . Przykładowe  pożeracze czasu to:
nieuporządkowane papiery na biurku, zbyt częste i zbyt długie rozmowy telefoniczne,
przedłużające się przerwy na relaks w postaci czytania gazety, czy przerwy na kawę
czy rozmowy ze współpracownikami na prywatne tematy.
Zazwyczaj im więcej czasu w ciągu dnia przeznaczamy na zadania, tym częściej pozostałą
jego część alokujemy bezkierunkowo. Dzieje się tak dlatego, że oba typy czynności powodują
to samo uczucie  potrzebę wykonania następnej czynności, następnego zadania.  Pożeracze
czasu sprawiają, że nawet nie spostrzegamy, jak mija czas.
Gdy mamy wiele pracy i zadań do wykonania, powinniśmy pozostały czas
przeznaczyć na pielęgnowanie więzi z innymi i na własne  Ja . Dzięki temu zrelaksujemy się
i czas będzie nam subiektywnie wolniej płynął, bo te działania to  zwalniacze czasu .
Warto wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Bardzo często czas, który
 zaoszczędziliśmy na  pożeraczach czasu , spędzamy na wykonywaniu zadań. Na przykład
zamiast surfować bez celu w internecie, siedząc w domu przy komputerze, zaczynamy
kończyć zadania z pracy. Dobre zarządzanie sobą w czasie powinno wyeliminować
 pożeraczy czasu na korzyść czasu poświęconego pielęgnacji więzi z innymi i na własne
 Ja .
strona 2 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
Stephen R. Covey, autor książki  Najpierw rzeczy najważniejsze porównuje zarządzanie
czasem i zarządzanie sobą w czasie do zegarka i kompasu. Zegarek symbolizuje nasze
zobowiązania, spotkania, rozkłady zajęć, czynności, którymi próbujemy zarządzać naszym
czasem. Kompas to wartości i podstawowe zasady dotyczące całego życia, to on symbolicznie
wyznacza nam kierunek, w którym idziemy. Frustracja i konflikt występują wtedy, gdy
istnieje rozbieżność między zegarkiem i kompasem. Na czas nie mamy wpływu, mamy
natomiast wpływ i możemy wybierać to, co będziemy robić w danym czasie.
Jak zarządzać sobą w czasie?
W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla naszych
celów kluczowych. Poniżej przestawiamy kilka technik, które mogą podnieść naszą
skuteczność
i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu, porządkując go priorytetom.
Zasada Pareto
Vilfredo Federigo Damasio Pareto (1848 1923) był włoskim ekonomista i socjologiem.
Zajmował się wykorzystaniem reguł matematycznych w ekonomii i rozwinął pojecie
równowagi ekonomicznej. Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80%
wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo
ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na
tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść.
Analiza ABC
Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od
zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu
wykonamy najistotniejsze zadania. To zadania typu A. Stanowią one około 15% liczby
wszystkich zadań. Kiedy jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż
65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane.
strona 3 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy.
Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane.
Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65%
czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości
efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować.
Matryca Eisenhowera
Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Matryca Eisenhowera (zob.
tabelę poniżej). Składa się ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania
sobą w czasie, ułatwiają ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego
zaangażowania.
Na nasze decyzje dotyczące wykorzystania czasu, którym dysponujemy wpływają
dwie zmienne: pilność i ważność. Wielu ludzi przypisuje rangę ważności do zbyt dużej liczby
zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej
w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagować na rzeczy pilne.
Ważność to kryterium, które ma związek z naszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco
na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne.
Pilność to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania zadania.
Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą
aktywność na mniej lub bardziej pilne.
Zadania pilne i ważne można krótko nazwać  zarządzanie kryzysem . Są to działania
o ważnym znaczeniu strategicznym. Jednocześnie znajdują się w tej ćwiartce tabeli rzeczy,
które są widoczne ze względu na ich pilność czyli tzw. sprawy  nie cierpiące zwłoki .
Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcamy na czynności należące do tej ćwiartki, tym
więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w ćwiartce czwartej. Dzieje się tak dlatego, że
aktywności obu ćwiartek sprawiają, że nie skupiamy się na terazniejszości, tylko myślimy o
tym, co stanie się za chwilę.
strona 4 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
Pilne Niepilne
Ważne
" konieczność, " powiększanie zdolności,
" sprawy kryzysowe, " przygotowanie,
" sprawy naglące, " zapobieganie,
" zadania z datą realizacji i " sprecyzowanie wartości,
przygotowanie do nich
" planowanie,
" budowanie relacji z ludzmi,
" prawdziwa rekreacja,
" powierzanie odpowiedzialności
Nieważne
" złuda bycia ważnym i " pożeracze czasu,
niezastąpionym,
" zbędne codzienne zajęcia,
" niektóre telefony,
" niezobowiązująca korespondencja,
" niektóre listy i raporty,
" niektóre telefony,
" niektóre spotkania,
" puste przyjemności np. oglądanie TV
" niektóre spotkania naglące, jak leci,
" wiele zwykłych zajęć " plotkowanie
Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać  Zarządzanie samym sobą . To ćwiartka,
w której planujemy, zajmujemy się własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy
pojawiające się problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia
fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludzmi. Tu znajdują się również takie
aktywności, jak budowanie własnej misji, rozwój i doskonalenie wartości osobistych,
planowanie długoterminowe itp. Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam
utrzymywać stabilne i głębokie więzi z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi
w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym. Zadania te nie mają
etykietki  pilne i dlatego często zapominamy o ich wypełnianiu, choć są kluczowe dla
naszego funkcjonowania.
Trzecia ćwiartka to zadania pilnie, ale nieważne. Można ją nazwać w skrócie
 Zarządzanie cudzymi priorytetami . Czynności z tej ćwiartki nie wnoszą ważnych treści do
naszych wartości ani najważniejszych celów. Często wykonując czynności z tej ćwiartki
możemy odnieść wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak na koniec okazuje
się, że jest to istotne dla kogoś innego. O ile to możliwe powinniśmy się maksymalnie dzielić
z innymi czynnościami z tej ćwiartki. W ten sposób zyskamy dodatkowy czas potrzebny na
realizację istotnych zadań.
strona 5 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
Zadania nieważne i niepilne to  pożeracze czasu . Warto zminimalizować czas
poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. W ten sposób przestaniemy tracić czas
na rzeczy nieistotne, a znajdziemy czas na rzeczy naprawdę ważne.
Istnieje jeszcze jeden wymiar, który jest ważny dla skutecznego zarządzania sobą w
czasie. To wymiar aktywności. Jedynie druga ćwiartka pozwala nam na planowanie
proaktywne, czyli takie, które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie inicjatywy
i poszukiwanie nowych dziedzin, w których można rozpoczynać działania.
W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje się
planowaniem działań na skutek nieprzewidzianych wydarzeń, koncentracja na spełnianiu
cudzych próśb i poleceń oraz rozwiązywaniu problemów innych.
Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego. Jednak
skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera się przede wszystkim na planowaniu
proaktywnym oraz na konsekwentnym realizowaniu tego planu.
Większość typowych menedżerów zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia
prywatnego. Mimo to niemal połowa ich wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów.
Mieliby realną szansę poprawy swojej sytuacji, gdyby zmienili strukturę wykorzystania
swojego czasu. Zajmowanie się usprawnianiem starej struktury za pomocą organizacyjnych
i technicznych gadżetów (takich jak np. organizery, palmptopy, terminarze, CRM-y,
sekretarki, dyktafony itp.) nie tylko nie pomoże, ale pogłębi jeszcze kryzys. Do lepszej
organizacji całego życia potrzebne jest ustalenie priorytetów czyli zarządzanie sobą w czasie
zamiast zarządzania czasem.
Planowanie
Nasze planowanie będzie efektywne jedynie wtedy, gdy będziemy umieli dobrze określać
cele.
Przede wszystkim cele powinny być tylko naszymi celami, a nie celami innych ludzi.
Drugą ważną cechą dobrze wyznaczonego celu jest pozytywny sposób jego sformułowania.
Warto zapisywać nasze cele, zanotowane będą bardziej motywowały. Przy wyznaczaniu celu
strona 6 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
pamiętajmy także słowa Grahama Greene a:  Rozpacz to cena, która płacimy za postawienie
sobie nieosiągalnego celu&  .
Warto spojrzeć na czas, jaki mamy do dyspozycji w ciągu całego życia, a więc bardziej
perspektywicznie. Różne cele wymagają przygotowania różnych planów. Cele bieżące
wymagają planów miesięcznego, tygodniowego i dziennego, cele krótkoterminowe  planu
kwartalnego, cele średnioterminowe  planu rocznego, zaś cele długoterminowe wymagają
stworzenia planu wieloletniego.
Reguła SMART
Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu swoich celów jest reguła SMART. Jej
nazwa wzięła się z pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel.
SMART to pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze sformułowany cel:
1. Specyficzny i konkretny (specific and clear) - Czego dokładnie chcemy? Kiedy
dokładnie chcemy to uzyskac? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co
czujemy, słyszymy i widzimy?
2. Mierzalny (measurable)  Jakie wyznaczmy sobie kryterium, po którym poznamy,
że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak
określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu?
3. Osiągalny (achievable)  Cel, jaki sobie stawiamy, musi być wykonalny.
Potrzebujemy do jego zrealizowania czasu i innych zasobów. Gdzie możemy
znalezć zasoby? Jak możemy wpłynąć na innych, by pomogli go osiągnąć? Od
czego zaczniemy realizacje celu?
4. Odpowiedni dla mnie (relevant)  Jaką mamy motywacje do osiągnięcia tego celu?
Dlaczego chcemy go osiągnąć? Dlaczego jest to dla nas ważne? Czy jest spójny z
naszymi wartościami? Jak zmieni sie nasze życie, kiedy już go zrealizujemy? Czy
jest cos, co nas powstrzymuje przed jego osiągnięciem?
5. Osadzony w czasie (time dimensioned)  Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel?
Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz
strona 7 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w miesiącu, a nie  często ). Kiedy
wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować?
Zasady i reguły planowania
Posiadając już umiejętność wyznaczania celów możemy przejść do reguł i zasad planowania.
Reguła 60:40
Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a
jedynie jego 60%. Pozostałe 40% naszego czasu przypada po równo na czynności
nieoczekiwane i spontaniczne. Czynności nieoczekiwane to nasza rezerwa czasu oraz
czynności, które pojawiają się nagle. Czynności spontaniczne to czas na pracę twórcza.
Reguła Parkinsona
Inna ważną regułą jest reguła Parkinsona. Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile
założymy, że potrwa. Reguła ta jednak dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy
i/lub mamy na nie wpływ. Zdarzają się bowiem sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie
zależą. Wtedy właśnie zdarza się, że zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa to niestety
dłużej. Przydatna okazuje się w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie
dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności.
Metoda ALPEN
Ta metoda jest bardzo praktyczna przy planowaniu krótszych odcinków. Składa się z pięciu
etapów. Początkowe litery tych etapów w języku niemieckim dają właśnie nazwę ALPEN.
" Zrób listę zadań  Na liście powinny się znalezć zadania z planu tygodniowego
lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności,
które doszły dziś i są do załatwienia jutro oraz zadania rutynowe.
" Oszacuj czas trwania czynności  Zapisz szacunkowy czas trwania każdej
czynności i zsumuj czas wszystkich czynności.
strona 8 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
" Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane  Zaplanuj
tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie,
potrzebujesz zaplanować 5 godzin, aby plan był realny do spełnienia.
" Wyznacz priorytety i deleguj zadania  Aby wyznaczyć priorytety, możesz
zastosować matryce Eisenhowera lub analizą ABC. Pamiętaj o delegowaniu
zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.
" Kontroluj realizacje działań. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu to
przenieś zadanie na kolejny dzień.
Podstawowe zalety metody ALPEN to:
" pomoc w uporządkowaniu następnego dnia,
" nadanie jasnej struktury kolejnemu dniu,
" pozwala zorientować się we wszystkich zadaniach danego dnia,
" pomoc w osiąganiu celów zaplanowanych na każdy dzień,
" umożliwienie dobrego rozróżnienia zadań ważnych od nieważnych,
" pozwala zorientować się, co można delegować w danym dniu,
" pomoc w eliminowaniu zakłóceń w pracy,
" pomoc w pracy nad samokontrolą,
" pozwala oszczędzać czas.
Szczegółowe reguły planowania
Poniżej opisujemy szczegółowe reguły, jakimi warto się kierować podczas planowania:
" Zapisywanie w rezultatach  Warto zapisywać czynności tak, jakby zostały już
zrealizowane, np.  Umówić się na spotkanie z klientem zamiast  Zadzwonić do
klienta w sprawie spotkania . Taki zapis motywuje do działania.
strona 9 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
" Lista zadań na kolejny dzień  Warto zrobić sobie listę zajęć na dany dzień, aby
orientować się, co mamy do zrobienia.
" Analiza liczby zadań i czasu ich trwania  Listę zadań należy przeanalizować pod
względem ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych czynności.
" Konsekwencja  Aby efektywnie zarządzać swoim czasem, warto być
konsekwentnym w swoich działaniach. Należy regularnie sprawdzać postęp
realizacji naszych zadań.
" Wyrównywanie straty czasu  Jeśli dziś nie udało Ci się zrealizować jakiegoś
zadania, zacznij od niego jutro. Przyjdz do pracy wcześniej albo wyjdz po czasie.
Nie pracuj jednak jednego dnia nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po
równo.
" Realność  Należy realnie wyznaczać cele. Nie warto planować zbyt wielu zadań
na określoną jednostkę czasu bo to mało realne, że wszystkie je wykonamy.
Niezrealizowanie części zadań ze zbyt długiej listy będzie skutkowało obniżeniem
poczucia własnej wartości.
" Elastyczność  Rozkłady czasu nie zostały stworzone dla samego rozkładania
czasu, tylko po to, żeby służyły naszym celom.
" Terminy  Wyznaczanie dat zakończenia zadań powoduje wzrost dyscypliny
i uniknięcie opóznień.
" Czas na planowanie  Konieczne jest wyznaczanie czasu na planowanie i na
twórcze myślenie.
" Sprawdzanie realizacji planów  Sprawdzanie samego siebie bezie powodowało
wzrost motywacji do zrealizowania zadań (o ile, oczywiście na naszej liście nie
widnieje tysiąc zadań& ).
Organizacja codziennego dnia pracy
Przeszkodą w efektywnym planowaniu codziennych zajęć jest tzw. efekt piły. To zjawisko
występuje, kiedy mamy często przerywaną prace z różnych przyczyn. Takie przerwy, nawet
krótkie, powodują, że potrzebujemy czasu, aby wrócić do pełnego skupienia i kontynuowania
strona 10 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
pracy. Przez ciągłe przerwy jesteśmy w stanie stracić nawet 28% czasu! Najważniejsze
zadania opłaca się wykonywać, zanim inni wokół nas będą w stanie najwyższej aktywności.
Warto więc pracować antycyklicznie, tzn. w pierwszej kolejności realizować zadania
najważniejsze (przed południem), w czasie największych zakłóceń planować zadania
najmniej ważne oraz zaplanować rezerwę czasu na czas zakłóceń.
Najczęściej jesteśmy odrywani od pracy przez:
" telefony (także, gdy sami je wykonujemy, aby oderwać się od pracy w celu
chwilowego wypoczynku),
" nieprzewidziane wizyty gości, współpracowników lub przełożonych,
"  komunikatywnych współpracowników, którzy lubią porozmawiać o życiu
prywatnym,
" nieprzewidziane awarie sprzętów,
" wezwania na spotkania z przełożonym,
" niespodziewane zebrania,
" nas samych (np. kiedy wchodzimy do internetu  na chwilkę , żeby coś sprawdzić,
a spędzamy czas, surfując po różnych stronach lub gdy nie dbamy o higienę pracy i
zbyt długo pracujemy bez przerwy).
Najczęściej popełniane błędy w planowaniu to:
" Brak planu dnia.
" Skupienie aktywności tylko na jednym obszarze życia.
" Odwlekanie wykonania zadań
" Brak umiejętności mówienia  nie .
" Brak umiejętności delegowania zadań.
" Nieprzestrzeganie czasu na sen i posiłki.
strona 11 / 12
Jak zarządzać sobą w czasie?
yródła:
" S. Covey "Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie
zarządzać czasem" Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2005.
" L. J.Seiwert "Zarządzanie czasem. Bądz panem własnego czasu" Wydawnictwo
Placet, Warszawa 2005.
" M. Król-Fijewska "Asertywność menedżera" Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne,
Warszawa, 2000.
" M. Farne "Stres& kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienić go w sojusznika"
Księgarnia Świętego Wojciecha, Poznań 2006.
strona 12 / 12


Wyszukiwarka