Jak zarządzać sobą w czasie? Wszyscy znamy powiedzenie Czas to pieniądz . Próbujemy go oszczędzać i złościmy się, gdy go trwonimy. Pojęcie czasu wyrasta z kulturowych mitów, wierzeń, wartości, przesądów i lęków. Dlatego dla różnych nacji, ras czy kontynentów czas oznacza zupełnie coś innego. Są miejsca, gdzie nie ma czasu wcale, i takie, gdzie się go wytwarza. Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy sobie czas. Dla dobrego funkcjonowania, ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile zarządzanie sobą w czasie. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy należy się skoncentrować na robieniu właściwych rzeczy. W jaki sposób możemy wykorzystać czas? Istnieje taki termin jak alokacja czasu . Oznacza on planowanie naszego czasu w najbliższej przyszłości, w taki sposób, aby dało to efekty w odległej przyszłości. Obszarami, w których możemy alokować czas to: 1. Zadania. W tym obszarze mieszczą się wszystkie czynności, które traktujemy zadaniowo, czyli obowiązki w domu i w pracy oraz aktywności, których podjęliśmy się w celu rozwoju osobistego, lecz traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność. Działania z tej kategorii charakteryzują się ogólnie tym, że mają one cel, termin wykonania, a gdy je podejmujemy, mamy poczucie konieczności ich wykonania. 2. Więzi z innymi. Tutaj mieszczą się spotkania z przyjaciółmi, znajomymi, rodzina i innymi ludzmi. Muszą to być spotkania pozornie bezcelowe , dla przyjemności. Spotkania w celu załatwienia jakiejś sprawy i ewentualnie przy tej okazji porozmawiać, to jest to spotkanie biznesowe i jako takie nie spełnia definicji tej kategorii. 3. Ja . Tutaj mieszczą się działania, które podejmujemy na rzecz własnej osoby, sprawiające nam przyjemność. Może to być czas przeznaczony na nasze hobby czy pasje albo na rozwój duchowy, fizyczny, intelektualny lub psychiczny. Jeśli potraktujemy te czynności w sposób zadaniowy to będą one spełniać definicje kategorii Zadania , np. jeśli ćwiczymy fizyczne, aby schudnąć, a nie po to, aby lepiej strona 1 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? się czuć, to będzie to czas spędzony na kolejnym zadaniu, a nie na aktywności poświęconej sobie. 4. Bezkierunkowa alokacja. Tu znajdują się wszelkie aktywności, które pozornie pozwalają odreagować codzienny stres np. nałogowe oglądanie telewizji, surfowanie po internecie dla rozrywki, gra w gry komputerowe itp. Te aktywności dają jedynie wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są bo wykonując je, nie jesteśmy w stanie skupić się na bieżącej chwili, tylko wciąż myślimy o tym, co będzie za moment. Powoduje to poczucie szybko upływającego czasu połączone z wrażeniem niewłaściwego jego wykorzystania. Dlatego mówimy o takich czynnościach pożeracze czasu . Prawdziwy relaks znajduje się w czynnościach przyporządkowanych własnemu Ja . Przykładowe pożeracze czasu to: nieuporządkowane papiery na biurku, zbyt częste i zbyt długie rozmowy telefoniczne, przedłużające się przerwy na relaks w postaci czytania gazety, czy przerwy na kawę czy rozmowy ze współpracownikami na prywatne tematy. Zazwyczaj im więcej czasu w ciągu dnia przeznaczamy na zadania, tym częściej pozostałą jego część alokujemy bezkierunkowo. Dzieje się tak dlatego, że oba typy czynności powodują to samo uczucie potrzebę wykonania następnej czynności, następnego zadania. Pożeracze czasu sprawiają, że nawet nie spostrzegamy, jak mija czas. Gdy mamy wiele pracy i zadań do wykonania, powinniśmy pozostały czas przeznaczyć na pielęgnowanie więzi z innymi i na własne Ja . Dzięki temu zrelaksujemy się i czas będzie nam subiektywnie wolniej płynął, bo te działania to zwalniacze czasu . Warto wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Bardzo często czas, który zaoszczędziliśmy na pożeraczach czasu , spędzamy na wykonywaniu zadań. Na przykład zamiast surfować bez celu w internecie, siedząc w domu przy komputerze, zaczynamy kończyć zadania z pracy. Dobre zarządzanie sobą w czasie powinno wyeliminować pożeraczy czasu na korzyść czasu poświęconego pielęgnacji więzi z innymi i na własne Ja . strona 2 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? Stephen R. Covey, autor książki Najpierw rzeczy najważniejsze porównuje zarządzanie czasem i zarządzanie sobą w czasie do zegarka i kompasu. Zegarek symbolizuje nasze zobowiązania, spotkania, rozkłady zajęć, czynności, którymi próbujemy zarządzać naszym czasem. Kompas to wartości i podstawowe zasady dotyczące całego życia, to on symbolicznie wyznacza nam kierunek, w którym idziemy. Frustracja i konflikt występują wtedy, gdy istnieje rozbieżność między zegarkiem i kompasem. Na czas nie mamy wpływu, mamy natomiast wpływ i możemy wybierać to, co będziemy robić w danym czasie. Jak zarządzać sobą w czasie? W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla naszych celów kluczowych. Poniżej przestawiamy kilka technik, które mogą podnieść naszą skuteczność i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu, porządkując go priorytetom. Zasada Pareto Vilfredo Federigo Damasio Pareto (1848 1923) był włoskim ekonomista i socjologiem. Zajmował się wykorzystaniem reguł matematycznych w ekonomii i rozwinął pojecie równowagi ekonomicznej. Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść. Analiza ABC Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania. To zadania typu A. Stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Kiedy jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane. strona 3 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane. Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować. Matryca Eisenhowera Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Matryca Eisenhowera (zob. tabelę poniżej). Składa się ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, ułatwiają ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania. Na nasze decyzje dotyczące wykorzystania czasu, którym dysponujemy wpływają dwie zmienne: pilność i ważność. Wielu ludzi przypisuje rangę ważności do zbyt dużej liczby zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagować na rzeczy pilne. Ważność to kryterium, które ma związek z naszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne. Pilność to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania zadania. Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą aktywność na mniej lub bardziej pilne. Zadania pilne i ważne można krótko nazwać zarządzanie kryzysem . Są to działania o ważnym znaczeniu strategicznym. Jednocześnie znajdują się w tej ćwiartce tabeli rzeczy, które są widoczne ze względu na ich pilność czyli tzw. sprawy nie cierpiące zwłoki . Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcamy na czynności należące do tej ćwiartki, tym więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w ćwiartce czwartej. Dzieje się tak dlatego, że aktywności obu ćwiartek sprawiają, że nie skupiamy się na terazniejszości, tylko myślimy o tym, co stanie się za chwilę. strona 4 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? Pilne Niepilne Ważne " konieczność, " powiększanie zdolności, " sprawy kryzysowe, " przygotowanie, " sprawy naglące, " zapobieganie, " zadania z datą realizacji i " sprecyzowanie wartości, przygotowanie do nich " planowanie, " budowanie relacji z ludzmi, " prawdziwa rekreacja, " powierzanie odpowiedzialności Nieważne " złuda bycia ważnym i " pożeracze czasu, niezastąpionym, " zbędne codzienne zajęcia, " niektóre telefony, " niezobowiązująca korespondencja, " niektóre listy i raporty, " niektóre telefony, " niektóre spotkania, " puste przyjemności np. oglądanie TV " niektóre spotkania naglące, jak leci, " wiele zwykłych zajęć " plotkowanie Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać Zarządzanie samym sobą . To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy się własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy pojawiające się problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludzmi. Tu znajdują się również takie aktywności, jak budowanie własnej misji, rozwój i doskonalenie wartości osobistych, planowanie długoterminowe itp. Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam utrzymywać stabilne i głębokie więzi z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym. Zadania te nie mają etykietki pilne i dlatego często zapominamy o ich wypełnianiu, choć są kluczowe dla naszego funkcjonowania. Trzecia ćwiartka to zadania pilnie, ale nieważne. Można ją nazwać w skrócie Zarządzanie cudzymi priorytetami . Czynności z tej ćwiartki nie wnoszą ważnych treści do naszych wartości ani najważniejszych celów. Często wykonując czynności z tej ćwiartki możemy odnieść wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak na koniec okazuje się, że jest to istotne dla kogoś innego. O ile to możliwe powinniśmy się maksymalnie dzielić z innymi czynnościami z tej ćwiartki. W ten sposób zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizację istotnych zadań. strona 5 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? Zadania nieważne i niepilne to pożeracze czasu . Warto zminimalizować czas poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. W ten sposób przestaniemy tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdziemy czas na rzeczy naprawdę ważne. Istnieje jeszcze jeden wymiar, który jest ważny dla skutecznego zarządzania sobą w czasie. To wymiar aktywności. Jedynie druga ćwiartka pozwala nam na planowanie proaktywne, czyli takie, które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie inicjatywy i poszukiwanie nowych dziedzin, w których można rozpoczynać działania. W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje się planowaniem działań na skutek nieprzewidzianych wydarzeń, koncentracja na spełnianiu cudzych próśb i poleceń oraz rozwiązywaniu problemów innych. Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego. Jednak skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera się przede wszystkim na planowaniu proaktywnym oraz na konsekwentnym realizowaniu tego planu. Większość typowych menedżerów zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia prywatnego. Mimo to niemal połowa ich wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów. Mieliby realną szansę poprawy swojej sytuacji, gdyby zmienili strukturę wykorzystania swojego czasu. Zajmowanie się usprawnianiem starej struktury za pomocą organizacyjnych i technicznych gadżetów (takich jak np. organizery, palmptopy, terminarze, CRM-y, sekretarki, dyktafony itp.) nie tylko nie pomoże, ale pogłębi jeszcze kryzys. Do lepszej organizacji całego życia potrzebne jest ustalenie priorytetów czyli zarządzanie sobą w czasie zamiast zarządzania czasem. Planowanie Nasze planowanie będzie efektywne jedynie wtedy, gdy będziemy umieli dobrze określać cele. Przede wszystkim cele powinny być tylko naszymi celami, a nie celami innych ludzi. Drugą ważną cechą dobrze wyznaczonego celu jest pozytywny sposób jego sformułowania. Warto zapisywać nasze cele, zanotowane będą bardziej motywowały. Przy wyznaczaniu celu strona 6 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? pamiętajmy także słowa Grahama Greene a: Rozpacz to cena, która płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu& . Warto spojrzeć na czas, jaki mamy do dyspozycji w ciągu całego życia, a więc bardziej perspektywicznie. Różne cele wymagają przygotowania różnych planów. Cele bieżące wymagają planów miesięcznego, tygodniowego i dziennego, cele krótkoterminowe planu kwartalnego, cele średnioterminowe planu rocznego, zaś cele długoterminowe wymagają stworzenia planu wieloletniego. Reguła SMART Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu swoich celów jest reguła SMART. Jej nazwa wzięła się z pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel. SMART to pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze sformułowany cel: 1. Specyficzny i konkretny (specific and clear) - Czego dokładnie chcemy? Kiedy dokładnie chcemy to uzyskac? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co czujemy, słyszymy i widzimy? 2. Mierzalny (measurable) Jakie wyznaczmy sobie kryterium, po którym poznamy, że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu? 3. Osiągalny (achievable) Cel, jaki sobie stawiamy, musi być wykonalny. Potrzebujemy do jego zrealizowania czasu i innych zasobów. Gdzie możemy znalezć zasoby? Jak możemy wpłynąć na innych, by pomogli go osiągnąć? Od czego zaczniemy realizacje celu? 4. Odpowiedni dla mnie (relevant) Jaką mamy motywacje do osiągnięcia tego celu? Dlaczego chcemy go osiągnąć? Dlaczego jest to dla nas ważne? Czy jest spójny z naszymi wartościami? Jak zmieni sie nasze życie, kiedy już go zrealizujemy? Czy jest cos, co nas powstrzymuje przed jego osiągnięciem? 5. Osadzony w czasie (time dimensioned) Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel? Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz strona 7 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w miesiącu, a nie często ). Kiedy wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować? Zasady i reguły planowania Posiadając już umiejętność wyznaczania celów możemy przejść do reguł i zasad planowania. Reguła 60:40 Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60%. Pozostałe 40% naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. Czynności nieoczekiwane to nasza rezerwa czasu oraz czynności, które pojawiają się nagle. Czynności spontaniczne to czas na pracę twórcza. Reguła Parkinsona Inna ważną regułą jest reguła Parkinsona. Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Reguła ta jednak dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy i/lub mamy na nie wpływ. Zdarzają się bowiem sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie zależą. Wtedy właśnie zdarza się, że zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa to niestety dłużej. Przydatna okazuje się w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności. Metoda ALPEN Ta metoda jest bardzo praktyczna przy planowaniu krótszych odcinków. Składa się z pięciu etapów. Początkowe litery tych etapów w języku niemieckim dają właśnie nazwę ALPEN. " Zrób listę zadań Na liście powinny się znalezć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro oraz zadania rutynowe. " Oszacuj czas trwania czynności Zapisz szacunkowy czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności. strona 8 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? " Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane Zaplanuj tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, potrzebujesz zaplanować 5 godzin, aby plan był realny do spełnienia. " Wyznacz priorytety i deleguj zadania Aby wyznaczyć priorytety, możesz zastosować matryce Eisenhowera lub analizą ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne. " Kontroluj realizacje działań. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu to przenieś zadanie na kolejny dzień. Podstawowe zalety metody ALPEN to: " pomoc w uporządkowaniu następnego dnia, " nadanie jasnej struktury kolejnemu dniu, " pozwala zorientować się we wszystkich zadaniach danego dnia, " pomoc w osiąganiu celów zaplanowanych na każdy dzień, " umożliwienie dobrego rozróżnienia zadań ważnych od nieważnych, " pozwala zorientować się, co można delegować w danym dniu, " pomoc w eliminowaniu zakłóceń w pracy, " pomoc w pracy nad samokontrolą, " pozwala oszczędzać czas. Szczegółowe reguły planowania Poniżej opisujemy szczegółowe reguły, jakimi warto się kierować podczas planowania: " Zapisywanie w rezultatach Warto zapisywać czynności tak, jakby zostały już zrealizowane, np. Umówić się na spotkanie z klientem zamiast Zadzwonić do klienta w sprawie spotkania . Taki zapis motywuje do działania. strona 9 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? " Lista zadań na kolejny dzień Warto zrobić sobie listę zajęć na dany dzień, aby orientować się, co mamy do zrobienia. " Analiza liczby zadań i czasu ich trwania Listę zadań należy przeanalizować pod względem ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych czynności. " Konsekwencja Aby efektywnie zarządzać swoim czasem, warto być konsekwentnym w swoich działaniach. Należy regularnie sprawdzać postęp realizacji naszych zadań. " Wyrównywanie straty czasu Jeśli dziś nie udało Ci się zrealizować jakiegoś zadania, zacznij od niego jutro. Przyjdz do pracy wcześniej albo wyjdz po czasie. Nie pracuj jednak jednego dnia nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po równo. " Realność Należy realnie wyznaczać cele. Nie warto planować zbyt wielu zadań na określoną jednostkę czasu bo to mało realne, że wszystkie je wykonamy. Niezrealizowanie części zadań ze zbyt długiej listy będzie skutkowało obniżeniem poczucia własnej wartości. " Elastyczność Rozkłady czasu nie zostały stworzone dla samego rozkładania czasu, tylko po to, żeby służyły naszym celom. " Terminy Wyznaczanie dat zakończenia zadań powoduje wzrost dyscypliny i uniknięcie opóznień. " Czas na planowanie Konieczne jest wyznaczanie czasu na planowanie i na twórcze myślenie. " Sprawdzanie realizacji planów Sprawdzanie samego siebie bezie powodowało wzrost motywacji do zrealizowania zadań (o ile, oczywiście na naszej liście nie widnieje tysiąc zadań& ). Organizacja codziennego dnia pracy Przeszkodą w efektywnym planowaniu codziennych zajęć jest tzw. efekt piły. To zjawisko występuje, kiedy mamy często przerywaną prace z różnych przyczyn. Takie przerwy, nawet krótkie, powodują, że potrzebujemy czasu, aby wrócić do pełnego skupienia i kontynuowania strona 10 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? pracy. Przez ciągłe przerwy jesteśmy w stanie stracić nawet 28% czasu! Najważniejsze zadania opłaca się wykonywać, zanim inni wokół nas będą w stanie najwyższej aktywności. Warto więc pracować antycyklicznie, tzn. w pierwszej kolejności realizować zadania najważniejsze (przed południem), w czasie największych zakłóceń planować zadania najmniej ważne oraz zaplanować rezerwę czasu na czas zakłóceń. Najczęściej jesteśmy odrywani od pracy przez: " telefony (także, gdy sami je wykonujemy, aby oderwać się od pracy w celu chwilowego wypoczynku), " nieprzewidziane wizyty gości, współpracowników lub przełożonych, " komunikatywnych współpracowników, którzy lubią porozmawiać o życiu prywatnym, " nieprzewidziane awarie sprzętów, " wezwania na spotkania z przełożonym, " niespodziewane zebrania, " nas samych (np. kiedy wchodzimy do internetu na chwilkę , żeby coś sprawdzić, a spędzamy czas, surfując po różnych stronach lub gdy nie dbamy o higienę pracy i zbyt długo pracujemy bez przerwy). Najczęściej popełniane błędy w planowaniu to: " Brak planu dnia. " Skupienie aktywności tylko na jednym obszarze życia. " Odwlekanie wykonania zadań " Brak umiejętności mówienia nie . " Brak umiejętności delegowania zadań. " Nieprzestrzeganie czasu na sen i posiłki. strona 11 / 12 Jak zarządzać sobą w czasie? yródła: " S. Covey "Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem" Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2005. " L. J.Seiwert "Zarządzanie czasem. Bądz panem własnego czasu" Wydawnictwo Placet, Warszawa 2005. " M. Król-Fijewska "Asertywność menedżera" Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, 2000. " M. Farne "Stres& kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienić go w sojusznika" Księgarnia Świętego Wojciecha, Poznań 2006. strona 12 / 12