10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Co reguluje instrukcja obiegu dokumentów?
W procesie zarządzania firmą niezbędny jest ład dokumentacyjny, tj. porzą-
Kontroli merytorycznej (rzeczowej) dokonuje zazwyczaj kierownik jednostki lub
dek w dokumentacji i terminowy jej obieg. Niewłaściwa organizacja obiegu
kierownik działu odpowiedzialnego za dokonanie danej operacji gospodarczej. Polega ona
dokumentów może powodować zakłócenia w funkcjonowaniu firmy, w szcze-
na sprawdzeniu, czy dowód księgowy dokumentuje faktyczny obraz operacji gospodarczej.
gólności w dziale księgowości, gdzie są one podstawą ewidencji i rozliczeń.
Sprawdza się zasadność dokumentowanych zdarzeń oraz ich zgodność z treścią zawartych
Dla usprawnienia obiegu dokumentów w jednostkach gospodarczych opra-
umów bądz
decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Weryfikacji podlega m.in. ilość
cowuje się instrukcję obiegu dokumentów.
i wartość poszczególnych operacji (wysokość cen, marży, opustów itp.). Ponadto sprawdza
Obieg dokumentów w firmie przebiega od ich wystawienia (dowody własne) lub wpływu się, czy dowód poprawnie określa strony, przedmiot i nazwę operacji gospodarczej oraz
do firmy (dowody obce) poprzez kontrolę, dekretację i ujęcie w księgach rachunkowych do ich symbolikę klasyfikacyjną (np. statystyczną czy wewnątrzzakładową). Na okoliczność
przekazania do archiwizacji, najpierw bieżącej, a potem stałej  przez okres wymagany przeprowadzenia kontroli merytorycznej na sprawdzanym dokumencie często zamieszcza
przepisami. W uproszczeniu można to przedstawić za pomocą następującego schematu: się opis zdarzenia gospodarczego  na tyle wyczerpujący, by umożliwić pracownikowi
działu księgowości póz
niejsze prawidłowe zadekretowanie tego dokumentu (np. do kosztów
odpowiedniego wydziału).
Wystawione dowody własne Przyjęte dowody obce
Natomiast kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje najczęściej główny księgowy
bądz
upoważniony pracownik działu księgowości. Kontrola formalna (formalno-prawna)
polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem
w świetle przepisów prawnych (m.in. księgowych, podatkowych, gospodarczych) oraz prze-
Kontrola dowodów
pisów szczególnych (np. wewnątrzzakładowych instrukcji i regulaminów). Sprawdza się, czy
dokument spełnia wymogi formalne, tj. czy zawiera kompletne dane, czy jest sporządzony
na odpowiednim formularzu, czy został wystawiony przez uprawnioną osobę i zawiera
Dekretacja
niezbędne podpisy. Kontrola formalno-prawna obejmuje też sprawdzenie, czy dokument jest
czytelny i staranny oraz czy nie wykazuje śladów poprawek. Z kolei kontrola rachunkowa
polega ona na sprawdzeniu poprawności danych liczbowych zamieszczonych na dowodzie
księgowym. Chodzi tu więc o dokonanie obliczeń matematycznych w celu weryfikacji
Zapis księgowy
wyników (sum, iloczynów, ilorazów itp.) zamieszczonych na dowodzie. Sprawdza się też
poprawność wyliczeń podatków, składek ZUS, odsetek itp. zgodnie z obowiązującymi
w danym okresie zasadami.
Archiwizowanie Sprawdzenie poprawności i kompletności dowodu księgowego pod względem rachun-
kowym (arytmetycznym), merytorycznym, formalnym powinno mieć miejsce przed jego
Dokumenty księgowe przechodzą przez różne działy firmy w celu dokonania ich kon- dekretacją. Zakres kontroli dowodów księgowych, sposób zatwierdzenia dowodu lub wnie-
troli, zatwierdzania. Właściwa organizacja obiegu dokumentów pozwala na prawidłowe sienia zastrzeżeń oraz osoby odpowiedzialne za tę kontrolę należy określić w instrukcji
i terminowe ich ujęcie w księgach rachunkowych i uwzględnienie w rozliczeniach publicz- obiegu dokumentów. Dla skuteczności kontroli wskazane jest rozdzielenie obowiązków
noprawnych. dotyczących kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej na różne osoby.
Aby zaprowadzić ład dokumentacyjny w firmie, trzeba więc m.in. ustalić:
Dekretacja i zapis księgowy
 rodzaj dokumentów stosowanych w jednostce (wzory lub opisy dowodów, liczba
kopii dowodów, określenie dowodów, które będą podstawą zapisu w księgach, jeżeli Po dokonaniu kontroli dowodu księgowego może on zostać zadekretowany. Co do zasady,
jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, określenie dowodu zastępczego dowody księgowe powinny być dekretowane. Stosowanie dekretów pozwala na kontrolę
stosowanego w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych prawidłowości ujmowania tych dowodów w księgach. Dekretacji dokonywać powinny
obcych dowodów z
ródłowych), tylko wyznaczone osoby. W praktyce dekretacji najczęściej dokonuje się przy pomocy
 osoby lub stanowiska pracy, które odpowiadają za sporządzenie, podpisanie, przyj- przystosowanej do tego celu pieczątki, którą stawia się na każdym z osobna dokumencie
mowanie, akceptowanie i kontrolę dowodów, księgowym i właściwie opisuje. Jeśli inna osoba dokonała kontroli dowodu, a inna dokonuje
 terminy przekazywania dowodów przez poszczególne komórki organizacyjne firmy jego kwalifikacji do ujęcia w księgach  przed zadekretowaniem warto sprawdzić poprzed-
do działu księgowości i osoby odpowiedzialne za przestrzeganie tych terminów. nika. Na potwierdzenie dekretu zamieszcza się podpis i datę. Jeśli inna osoba dekretuje
Ustaleń takich dokonuje się w instrukcji obiegu dokumentów. Opracowanie instrukcji dowód, a inna dokonuje zapisu księgowego, osoba dokonująca zapisu może dodatkowo
obiegu dokumentów poprzedzić należy analizą dokumentów występujących w jednostce, skontrolować poprawność dekretacji. Szczegółowe ustalenia w tej kwestii powinna zawie-
ich przeznaczenia, trasy przepływu. Na dokumentację księgową składają się dowody rać instrukcja.
pochodzące z różnych działów firmy dotyczące m.in. gospodarki magazynowej, operacji Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie
kasowych. Instrukcja obiegu dokumentów może więc składać się z odrębnych szczegóło- dekretacji, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Jeśli takie
wych instrukcji, np. instrukcji magazynowej, instrukcji kasowej itd. uproszczenie jest stosowane w jednostce  powinno to zostać opisane w instrukcji obiegu
Instrukcja obiegu dokumentów zatwierdzona przez kierownika jednostki wchodzi naj- dokumentów.
częściej w skład dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki, jako załącznik
Archiwizowanie bieżące i stałe
do tej dokumentacji. Jej egzemplarze powinny dotrzeć do wszystkich komórek organiza-
cyjnych, które są związane z obiegiem dowodów księgowych. Przechowywanie dowodów księgowych w komórce księgowości jest określane jako
Prześledz
my jakich informacji nie powinno zabraknąć w tej instrukcji. archiwizowanie bieżące. Natomiast po ostatecznym zamknięciu roku obrotowego
dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach tego roku są przekazywane
Dowody księgowe
do archiwum stałego i przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących
Dowody księgowe kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych muszą spełniać przepisów.
warunki określone w art. 20-22 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 W instrukcji obiegu dokumentów opisać należy gdzie i w jakiej formie przechowywane
ze zm.). Dowody księgowe obejmują dowody własne i obce. są dokumenty księgowe. Zauważmy, że aktualnie dokumenty księgowe muszą być prze-
Dowody własne wystawiane w jednostce podzielić można na: chowywane w siedzibie jednostki (w zakładowym archiwum).
 wewnętrzne, służące do udokumentowania operacji wewnętrznych (np. OT, LT, PK,
Pz, Wz, Rw, wnioski o zaliczkę, rozliczenia zaliczki, rozliczenia podróży służbo- UWAGA!
wej, KW, KP, raporty kasowe, listy płac, listy obecności, karty pracy, arkusze spisu Z dniem 1 stycznia 2009 r. do ustawy o rachunkowości zostanie wprowadzony
z natury, protokoły weryfikacji sald kont, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, przepis pozwalający przechowywać księgi rachunkowe, jak również dowody
protokoły szkód) oraz księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe i dokumen-
 zewnętrzne, przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury VAT, rachunki, tację przyjętych zasad rachunkowości, poza siedzibą jednostki w przypadku,
noty, deklaracje, polecenia przelewu, czeki, weksle). gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi
Wzory dowodów wystawianych w jednostce należy określić w instrukcji obiegu do- w zakresie przechowywania dokumentów. Przy czym kierownik jednostki bę-
kumentów (przy uwzględnieniu wymagań ustawowych). Ujednolici to dokumentację dzie musiał powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania
księgową. Do dokumentowania operacji gospodarczych można wykorzystywać dostępne ksiąg i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione
w sprzedaży gotowe druki dowodów. Można też opracować wzory we własnym zakresie organy.
i udostępnić (np. w formie elektronicznej) określonym osobom, które będą wystawcami
tych dokumentów. Warto w tym miejscu wspomnieć, że dla udokumentowania szczególnie Terminy przechowywania dokumentacji księgowej określone w ustawie o rachunkowości
ważnych operacji jednostki, jak np. wypłaty środków pieniężnych, stosuje się druki ści- należy stosować przy uwzględnieniu m.in. przepisów Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r.
słego zarachowania i druki ścisłej kontroli. Druki te mają nadane kolejno numery i ujęte nr 8, poz. 60 ze zm.). Minimalne terminy przechowywania wybranej dokumentacji księgo-
są w specjalnej ewidencji, co umożliwia rozliczenie ich wykorzystania. wej (jednostka może przyjąć dłuższy okres przechowywania) kształtują się następująco:
W instrukcji obiegu dokumentów należy też wskazać osoby odpowiedzialne za wysta-  księgi rachunkowe  5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął
wianie dowodów księgowych, wraz ze wzorami ich podpisów. termin płatności podatku, z którego rozliczeniem są związane  np. dla ksiąg doty-
Natomiast dowody zewnętrzne otrzymywane od kontrahentów to przede wszystkim czących 2008 r.  do 31.12.2014 r. (Ordynacja podatkowa);
wystawione przez kontrahentów faktury VAT, rachunki, noty, umowy kupna-sprzedaży,  zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe  trwale (ustawa o rachunkowości);
wyciągi bankowe itp. Instrukcja obiegu dokumentów powinna określać osoby odpowie-  karty wynagrodzeń pracowników bądz
ich odpowiedniki  50 lat od dnia zakończenia
dzialne za przyjmowanie tych dowodów, sposób ich ewidencji w prowadzonych rejestrach przez ubezpieczonego pracy w danej jednostce (ustawa o emeryturach i rentach z FUS
dokumentów przychodzących i osoby odpowiedzialne za taką ewidencję.  Dz. U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.);
Trzeba jeszcze wspomnieć, że za równoważne z dowodami księgowymi uważa się in-  dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości  przez okres nie
formacje wprowadzane automatycznie za pomocą komputerowych nośników danych albo krótszy od 5 lat od upływu jej ważności (ustawa o rachunkowości);
tworzone na podstawie algorytmów z wykorzystaniem danych wcześniej ujętych w księgach.  deklaracje i zeznania podatkowe  5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w któ-
Oczywiście obwarowane jest to warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości. Jeśli rym upłynął termin płatności podatku, z którego rozliczeniem są związane, np. dla
jednostka korzysta z takiej formy udokumentowania, również to może opisać w instrukcji deklaracji dotyczących 2008 r.  do 31.12.2014 r. (Ordynacja podatkowa).
obiegu dokumentów. W instrukcji obiegu dokumentów można także określić sposób likwidacji dowodów księ-
gowych po upływie terminu ich obowiązkowego przechowywania (zazwyczaj dokonuje się
Kontrola dowodów
komisyjnego zmielenia w niszczarce, dokumentując to zdarzenie odpowiednim protokołem)
Dowody księgowe powinny podlegać szczegółowej i starannej kontroli, aby mogły sta- oraz miejsce przechowywania dokumentacji księgowej po likwidacji jednostki.
nowić wiarygodną podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Kontrolę tę przeprowadza
Dorota Przybyszewska
się pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Gazeta Podatkowa nr 89 " 6.11.2008 r.