PUBLIC RELATIONS

KONFERENCJA

PRASOWA

TYPY KONFERENCJI PRASOWYCH

 Konferencja reporterska – krótka forma w celu przedstawienia aktualnych, „suchych” faktów, np.

poinformowanie o podpisaniu ważnej umowy.

 Briefing – wyjaśnia kontekst i spodziewane

konsekwencje określonych wydarzeń; w celu

przedstawieni dodatkowych faktów; zaproszenie

dziennikarzy-fachowców w danej dziedzinie; charakter

fachowej dyskusji.

 Przyjęcie prasowe – w celu pozyskania przybyłych dziennikarzy na rzecz określonego przedsięwzięcia;

przedstawienie faktów, które nie muszą nosić znamion

nowości, ale ukazują przedsiębiorstwo w korzystnym

świetle; np. z okazji wejścia na nowy rynek zbytu czy

wprowadzenia nowego towaru lub usługi.

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Koncepcja:

 ustalenie tematu i problematyki,

 ustalenie, kto ma udzielać informacji,

 sporządzenie listy gości (VIP-ów),

 sporządzenie listy dziennikarzy,

 ustalenie prowadzącego,

 ustalenie terminu, miejsca i godziny konferencji,

 sprawdzenie, czy termin nie koliduje z terminami

innych imprez, absorbujących dziennikarzy.

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Zaproszenie dziennikarzy:

 zredagowanie zaproszeń (imiennie lub ogólnie),

 dostarczenie zaproszeń (pocztą zwykłą, pocztą

elektroniczną, faksem, posłańcem, osobiście –

minimum 6-8 dni przed konferencją).

 Zaproszenie gości (przedstawiciele władz miasta, innych firm, eksperci itp.)

 Opracowanie materiałów informacyjnych dla

dziennikarzy (nie powinny przekraczać 1 strony A-4).

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Przygotowanie materiałów promocyjnych, które

można przekazać dziennikarzom przy okazji

konferencji, np. foldery, drobne upominki, inne gadżety.

 Ponowienie zaproszenia dziennikarzy

(telefonicznie, e-mailowo), poinformowanie jacy

goście potwierdzili swój udział.

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Przygotowanie sali:

 przygotowanie miejsca dla osób udzielających

informacji (na podwyższeniu),

 instalacja mikrofonów,

 przygotowanie tabliczek z nazwiskami osób

udzielających informacji;

 przygotowanie tabliczek z napisem „konferencja

prasowa” i tytułem / tematem konferencji do

umieszczania przed wejściem do sali.

 Przygotowanie poczęstunku (ewentualne) –

kawa, herbata, zimne napoje, kanapki, ciastka (we

własnym zakresie lub firma cateringowa).

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Przygotowanie stolika recepcyjnego – przed

wejściem na salę lub w sali; na ok. pół godziny

przed konferencją wyznaczona osoba powinna

oczekiwać na gości; na stoliku – materiały dla

dziennikarzy oraz lista: imię i nazwisko, redakcja,

telefon, adres e-mailowy.

 Recepcja dziennikarzy (rozdanie materiałów) –

materiały konferencyjne, upominki itp.

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Przebieg konferencji:

 powitanie przez prowadzącego konferencję i

podziękowanie za przybycie,

 przedstawienie osób udzielających informacji,

 przedstawienie specjalnych gości,

 omówienie przebiegu konferencji,

 informacja zasadnicza – może ją przedstawić jedna

lub dwie osoby; przedstawiona w formie np.

wypowiedzi ustnych, materiałów audiowizualnych,

 pytania i odpowiedzi,

 zakończenie konferencji – podziękowanie za udział.

HARMONOGRAM ORGANIZACJI

KONFERENCJI PRASOWEJ

 Wykorzystanie czasu po konferencji:

 wywiady radiowe i telewizyjne,

 dodatkowe pytania,

 zwiedzanie firmy lub krótki film o firmie,

 spotkanie towarzyskie (przy kawie, przekąskach,

lampce wina).