Wypłata pienię\
na ze środków ZFŚS w ujęciu kompleksowym
1. Przyznanie pomocy finansowej ze środków ZFŚS
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, dalej Fundusz tworzy się na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 marca
1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z póz
n. zm.), dalej ustawie.
Obowiązek tworzenia Funduszu ma jednak charakter względny. Pracodawca mo\
e bowiem - przy zachowaniu
obowiązków formalnych - dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, a nawet postanowić, \
e nie będzie
tworzony. Nie dotyczy to pracodawców z tzw. sfery bud\
etowej.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem kryterium socjalnego,
oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca
w regulaminie ustalanym w trybie określonym w ustawie. Przy czym w myśl art. 2 pkt 1 ustawy, Fundusz jest
przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej, przez którą nale\
y rozumieć:
" usługi świadczone przez pracodawców na rzecz ró\
nych form wypoczynku, np. wczasy zorganizowane przez
pracodawcę bądz
zewnętrzne podmioty wyspecjalizowane, odpoczynek organizowany we własnym zakresie,
" działalność kulturalno-oświatową, np. wyjście do opery, teatru, kina,
" działalność sportowo-rekreacyjną, np. karnety do obiektów sportowych,
" opiekę nad dziećmi w \
łobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
" udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, np. paczki dla dzieci, zapomogi losowe,
" zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Warto zasygnalizować, i\
w literaturze przedmiotu przyjmuje się, \
e działalność socjalna nie powinna obejmować takich
wydatków jak:
" prowadzenie przyzakładowego \
ywienia zbiorowego (stołówki, restauracje),
" świadczenia zdrowotne, w tym tak\
e profilaktyczne szczepienia ochronne,
" bilety na dojazd do pracy,
" wydatki związane z obchodami jubileuszy zakładowych,
" szkolenia i inne wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników (por. J. Stefaniak, Słu\
ba
Pracownicza 1999/11/24).
Wa\
ne: Wydatkowanie środków pienię\
nych z Funduszu na inne cele ni\
określone w ustawie jest niedopuszczalne
i mo\
e skutkować nakazaniem zwrotu bezprawnie przekazanych kwot.
Przypominamy, \
e przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzale\
nia się od sytuacji
\
yciowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oceniając sytuację materialną
pracownika nale\
y brać pod uwagę równie\
jego dochody osiągane poza zakładem pracy, a tak\
e dochody członków
rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem.
Przykład
Część pracowników wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie zapomogi przedświątecznej w związku z trudną
sytuacją materialną. Pracodawca za\
ądał od wnioskodawców udokumentowania tej sytuacji, po czym po porozumieniu ze
związkami przydzielił ka\
demu z nich zapomogę. Wysokość świadczenia była ró\
na, stosownie do sytuacji socjalnej
pracowników, ograniczeń kwotowych określonych w regulaminie Funduszu oraz potrzeb wskazanych we wnioskach.
Działanie pracodawcy pozostaje w zgodzie z regulacjami ustawy oraz przeznaczeniem Funduszu.
Na temat tworzenia Funduszu oraz pomocy udzielanej z jego środków pisaliśmy m.in. w dodatku nr 18/2009 pt.
 Regulaminy stosowane w zakładach pracy .
2. Zwolnienie z oskładkowania świadczeń pienię\
nych sfinansowanych z ZFŚS
Świadczenia (zarówno rzeczowe, jak i pienię\
ne) finansowane ze środków Funduszu nie podlegają oskładkowaniu. Tak
wynika z ż 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.
Świadczenia finansowane z Funduszu korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS bez względu na ich wysokość. Dla
zwolnienia składkowego nie muszą te\
być one sfinansowane w całości ze środków Funduszu, z tym \
e wówczas część
sfinansowaną ze środków obrotowych nale\
y oskładkować.
Na ten temat pisaliśmy ju\
wielokrotnie, m.in. w UiPP nr 8/2009, str. 4-5.
Przykład
W kwietniu 2009 r. pracownik otrzymał zakupioną ze środków Funduszu paczkę świąteczną. Ponadto w lipcu 2009 r.
pracodawca dofinansował z Funduszu kolonie 12-letniego dziecka pracownika, a we wrześniu br. przyznał zapomogę na
wyprawkę szkolną.
Wielkość udzielonej pomocy była uzale\
niona od kryterium socjalnego. Ponadto takiego rodzaju pomoc przewiduje
regulamin Funduszu.
Świadczenia te są w całości zwolnione z oskładkowania.
3. Podatek dochodowy od osób fizycznych od świadczeń pienię\
nych sfinansowanych z ZFŚS
Na gruncie przepisów ustawy o pdof świadczenia, które pracownik otrzymuje ze środków Funduszu zalicza się
do przychodów tej osoby ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, za przychody ze stosunku
pracy uwa\
a się wszelkiego rodzaju wypłaty pienię\
ne oraz wartość pienię\
ną świadczeń w naturze bądz
ich
ekwiwalenty, bez względu na z
ródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pienię\
ne ponoszone
za pracownika, jak równie\
wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Fakt zaliczenia omawianych świadczeń do przychodów ze stosunku pracy nie musi jednak oznaczać, \
e automatycznie
podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez
pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pienię\
nych,
sfinansowanych w całości ze środków Funduszu lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości
nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Do świadczeń rzeczowych ustawodawca nie zalicza bonów,
talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.
Przepis art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, w obecnym brzmieniu, wszedł w \
ycie z dniem 22 sierpnia 2009 r., jednak\
e
ma on zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2009 r. Tak wynika z art. 2 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r.
o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. nr 125, poz. 1037).
Wa\
ne: Na mocy znowelizowanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof ze zwolnienia od podatku dochodowego
w granicach jednego łącznego limitu 380 zł - w skali 2009 r. - korzystają zarówno świadczenia rzeczowe, jak
i świadczenia pienię\
ne, które pracownik otrzymał z Funduszu w bie\
ącym roku.
Taki pogląd wyraziło równie\
Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 11 września 2009 r., będącym odpowiedzią na
pytanie naszego Wydawnictwa. Poni\
ej przytaczamy fragment pisma Ministerstwa:
 Stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
fizycznych (& ), wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymywanych przez pracownika w związku
z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pienię\
nych, sfinansowanych w całości
ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości
nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki,
uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jak wynika zatem z cytowanego przepisu, ze zwolnienia w granicach
jednego łącznego limitu 380 zł w skali roku podatkowego korzystają zarówno świadczenia rzeczowe, jak i pienię\
ne
(...).
W świetle powy\
szego, świadczenie pienię\
ne wypłacone pracownikowi w 2009 r. w ramach działalności socjalnej
z Funduszu korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, je\
eli suma wartości tego świadczenia oraz innych
otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych i pienię\
nych sfinansowanych z Funduszu lub funduszy związków
zawodowych - w 2009 r. nie przekroczy limitu w wysokości 380 zł.
Przykład
W kwietniu 2009 r. z okazji świąt Wielkiej Nocy pracownik otrzymał od pracodawcy bony towarowe o wartości 100 zł.
Zakup tych bonów pracodawca sfinansował ze środków Funduszu.
Bony towarowe nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, a zatem wartość tego świadczenia, tj. kwotę
100 zł pracodawca dodał do innych przychodów pracownika ze stosunku pracy i od łącznej ich sumy pobrał zaliczkę na
podatek dochodowy.
Załó\
my, \
e w grudniu 2009 r. z powodu trudnej sytuacji materialnej, pracownik otrzyma ze środków Funduszu
świadczenie pienię\
ne w kwocie 380 zł.
Poniewa\
w 2009 r. pracownik nie uzyskał innych świadczeń z Funduszu mieszczących się w zakresie przedmiotowym
zwolnienia od podatku dochodowego, to powy\
sze świadczenie w kwocie 380 zł w całości będzie korzystało ze
zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof.
Otrzymane przez pracownika w 2009 r. świadczenia sfinansowane z Funduszu są zwolnione z oskładkowania.
Natomiast w sytuacji, gdy łączna wartość otrzymanych przez pracownika omawianych świadczeń pienię\
nych
i rzeczowych z Funduszu lub funduszy związków zawodowych w 2009 r. przekroczy kwotę 380 zł, to nadwy\
ka ponad
ten limit stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego pracodawca powinien obliczyć, pobrać i przekazać
miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z zasadami określonymi w art. 31, 32 i 38 ustawy o pdof.
Przykład
W kwietniu 2009 r. pracownik otrzymał od pracodawcy na święta Wielkiej Nocy paczkę z artykułami \
ywnościowymi
o wartości 80 zł. Paczka ta została sfinansowana ze środków Funduszu. Następnie w sierpniu 2009 r. pracownik otrzymał
z Funduszu dofinansowanie do wczasów w kwocie 150 zł.
Załó\
my, \
e w grudniu 2009 r., z powodu trudnej sytuacji materialnej, pracownik otrzyma ze środków Funduszu
świadczenie pienię\
ne w kwocie 220 zł.
W takiej sytuacji:
" suma sfinansowanych z Funduszu świadczeń pienię\
nych i rzeczowych, które w 2009 r. otrzyma pracownik
wyniesie 450 zł, a zatem przekroczy limit w wysokości 380 zł (określony w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof),
" kwotę 70 zł, która będzie stanowiła nadwy\
kę omawianych świadczeń ponad ww. limit, pracodawca powinien
dodać do innych przychodów, które pracownik uzyska w grudniu 2009 r. ze stosunku pracy, w celu pobrania
zaliczki na podatek dochodowy.
Otrzymane przez pracownika w 2009 r. świadczenia sfinansowane z Funduszu są zwolnione z oskładkowania.
Zwracamy uwagę! Pracodawca, który od świadczenia pienię\
nego sfinansowanego z Funduszu, korzystającego obecnie
ze zwolnienia podatkowego, pobrał zaliczkę na podatek dochodowy, powinien zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa
Finansów, w informacji PIT-11 (odpowiednio w rocznym obliczeniu podatku) wykazać:
" kwotę przychodu (dochodu) bez uwzględniania kwoty świadczenia korzystającego ze zwolnienia,
" faktycznie pobrane zaliczki (w tym od świadczenia zwolnionego od podatku).
W konsekwencji, o kwotę  nadpłaconej zaliczki zostanie odpowiednio skorygowana wynikająca z rozliczenia rocznego
kwota do zapłaty lub kwota nadpłaty.