Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Planowanie jako funkcja zarządzania
Wykład 3
Podstawy zarządzania
1
Dr inŜ. Anna Zarębska
Definicja planowania
Najczęściej przez planowanie rozumie się
odpowiednio uporządkowany zbiór czynności i procesów myślowych wykonywanych przez powołany do tego zespół ludzi, którzy zajmują się przygotowaniem i uruchomieniem działań mających
doprowadzić
do
osiągnięcia
świadomie
wybranych przyszłych stanów
(celów) obiektu objętego planowaniem.
K. Porwit
Podstawy zarządzania
2
Dr inŜ. Anna Zarębska
1
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Przesłanki skłaniające do planowania
1. narastająca złoŜoność procesów technologicznych realizowanych w przedsiębiorstwach; podkreślić tu naleŜy skracanie cyklu Ŝycia technologii,
2. pogłębiająca się specjalizacja pracy w organizacjach; to co głęboko wyspecjalizowane wymaga
odpowiedniego, precyzyjnego zaplanowania, przez co łatwiejszy jest proces koordynacji,
3. konieczność antycypowania zdarzeń przyszłych; przedsiębiorstwo zdolność do przetrwania i rozwoju upatruje w szansach i zagroŜeniach generowanych
przez sytuację otoczenia, a to wymaga moŜliwie
precyzyjnego przewidywania scenariuszy rozwoju
otoczenia,
Podstawy zarządzania
3
Dr inŜ. Anna Zarębska
Przesłanki skłaniające do planowania, c.d.
4. wzrost wielkości nakładów inwestycyjnych na badania i rozwój, które muszą być dokładnie zaplanowane; (w wyniku skracania cyklu Ŝycia produktów, technologii i towarzyszącej temu silnej presji konkurencji),
5. turbulencja otoczenia zwiększająca ryzyko działalności; zdolność do utrzymania przewagi konkurencyjnej wymaga prowadzenia działalności gospodarczej w warunkach ryzyka i niepewności, a te moŜna minimalizować przez planowanie,
6. skala działalności współczesnej organizacji, silna koncentracja kapitałów, dywersyfikacja o róŜnym
charakterze, internacjonalizacja działalności.
Podstawy zarządzania
4
Dr inŜ. Anna Zarębska
2
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Znaczenie planowania w organizacji
1. planowanie pozwala organizacji kształtować w pewnym sensie przyszłość,
2. planowanie generuje cele i kierunki rozwoju strategicznego organizacji,
3. wypracowane programy realizacyjne posiadają określoną siłę motywującą na pracowników, 4. planowanie redukuje poziom niepewności w otoczeniu, 5. planowanie zapewnia realizację funkcji koordynacyjnej zarządzania,
6. planowanie pozwala organizacji przetrwać w sytuacjach kryzysowych.
Podstawy zarządzania
5
Dr inŜ. Anna Zarębska
Rodzaje planowania
•
planowanie strategiczne (długookresowe,
powyŜej 5 lat) wyznacza misję, wizję, cele
kierunkowe i strategię organizacji;
•
planowanie taktyczne (średniookresowe, 1-5
lat) określa sposoby pozyskania i wykorzystania
zasobów organizacji oraz wyznacza ponoszone
nakłady i osiągane wyniki;
•
planowanie operacyjne (krótkookresowe,
bieŜące, do 1 roku) zawiera operacyjne sposoby
realizacji zadań.
Podstawy zarządzania
6
Dr inŜ. Anna Zarębska
3
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Etapy planowania
A
B
Etap 1
Etap 2
Etap 3
Etap 4
Ustanowić
Określić obecną
Ustalić
Opracować
cele
sytuację
co sprzyja,
zbiór działań
C
a co
przeszkadza
D
Podstawy zarządzania
7
Dr inŜ. Anna Zarębska
Sekwencyjność procesu planowania
Proces planowania jest sekwencyjny, a głównymi sekwencjami są:
1. prognozowanie,
2. programowanie,
3. tworzenie planu.
KaŜda z tych sekwencji jest procesem i wymaga gromadzenia oraz przetwarzania odpowiednich
informacji.
Podstawy zarządzania
8
Dr inŜ. Anna Zarębska
4
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Główne sekwencje procesu planowania
Zbieranie
informacji
Techniki planistyczne:
koordynowanie,
optymalizacja
Sporządzanie
Prognozowanie
Programowanie
planu
Efekt: warianty
Efekt: prognozy
Efekt: plan
programowe
Konsultacje
Podstawy zarządzania
9
Dr inŜ. Anna Zarębska
Istota prognozowania
Prognozowanie polega na naukowym rozpoznaniu
przebiegu przyszłych zjawisk i procesów gospodarczych.
Prognoza jest informacją o najbardziej prawdopodobnym przebiegu (kształcie) zjawisk i procesów w przyszłości, w sposób istotny róŜni się od planu. Plan jako zbiór decyzji, zakłada aktywne kształtowanie rozwoju, oddziaływanie na rozwój w kierunkach uznanych za poŜądane. Prognozowanie jest to wstępny etap procesu planowania. Prognozy moŜna klasyfikować wg róŜnych kryteriów. Najogólniej dzieli się je na proste (odnoszące się do jednego zjawiska) i złoŜone (dotyczące wielu dziedzin).
Podstawy zarządzania
10
Dr inŜ. Anna Zarębska
5
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Istota programowania
Programowanie jest to zespół czynności zmierzających do ustalenia znormalizowanego opisu celów działalności oraz określenie optymalnych środków ich realizacji.
Programowanie jest zatem procesem projektowania przyszłej działalności gospodarczej, wykorzystującym opracowane wcześniej diagnozy i prognozy. Program obejmuje względnie duŜy zbiór działań. Powinien on określać główne etapy osiągnięcia celu, jednostkę organizacyjną lub uczestnika organizacji odpowiedzialnego za kaŜdy etap, kolejność i termin wykonania kaŜdego etapy. Programowi powinien towarzyszyć preliminarz finansowy lub zbiór takich preliminarzy.
Podstawy zarządzania
11
Dr inŜ. Anna Zarębska
Istota tworzenia planu
Tworzenie planu równieŜ dotyczy projektowania przyszłej działalności. Czym się zatem róŜni programowanie od planowania i program od planu? Głównie tym, Ŝe opracowuje się zazwyczaj kilka programów (wariantów), plan natomiast jest jeden. Plan ma charakter obowiązujący dla podmiotu, który go zatwierdza. Program wskazuje kierunki rozwoju, podczas gdy plan jest zbiorem decyzji.
Przy sporządzaniu planu wykorzystuje się opracowane wcześniej wariantowe programy rozwoju, prognozy, eksperymenty komputerowe, konsultacje oraz wspomagające techniki planistyczne: bilansowanie, optymalizowanie – tak, aby opracowany plan był realny i w danych warunkach optymalny.
Podstawy zarządzania
12
Dr inŜ. Anna Zarębska
6
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Cechy dobrego planu operacyjnego
1. celowość – zdolność do osiągnięcia postawionych celów formułowanych dla róŜnych okresów, obszarów
funkcjonalnych przedsiębiorstwa, szczebli hierarchii, 2. konsekwentność – spójność wewnętrzna wykluczająca sprzeczności, czego wyrazem jest np. konieczność uzgodnień planu marketingowego i zdolności
produkcyjnych,
3. operacyjność – przejrzystość i czytelność wszelkich zapisów planistycznych dla większości członków
organizacji,
4. racjonalność – oparcie konstrukcji planu na rzetelnej wiedzy.
Podstawy zarządzania
13
Dr inŜ. Anna Zarębska
Cechy dobrego planu operacyjnego, c.d.
5.
elastyczność – moŜliwość dokonywania zmian w trakcie realizacji planu,
6.
szczegółowość – odpowiednia proporcja miedzy ogólnością a szczegółowością,
7.
odpowiednia długodystansowość – odpowiednia do planów strategicznych,
8.
terminowość – pozostająca w zgodzie do strategii, 9.
kompletność – zawieranie w sobie wszystkich elementów i powiązań niezbędnych dla realizacji
przyjętych celów.
Podstawy zarządzania
14
Dr inŜ. Anna Zarębska
7
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Skuteczność realizacyjna planów
Cechą charakterystyczną funkcjonowania
współczesnych organizacji jest uzaleŜnienie
skuteczności realizacyjnej procesów planistycznych od trzech typów sytuacji:
1. sytuacji pewności,
2. sytuacji ryzyka,
3. sytuacji niepewności.
Podstawy zarządzania
15
Dr inŜ. Anna Zarębska
Sytuacja pewności
pewność
Charakteryzuje się tym,
Ŝe planista wie, jakich
zdarzeń w otoczeniu
!
moŜe się spodziewać i w
związku z tym
!
!
odpowiednio wcześniej
moŜe się do tych sytuacji
!
przygotować
Podstawy zarządzania
16
Dr inŜ. Anna Zarębska
8
Planowanie, Elektrotechnika dzienne, 2008/2009
Sytuacja ryzyka
ryzyko
Występuje wtedy, gdy
planista z określonym
!
prawdopodobieństwem
moŜe określić zaistnienie
!
?
pewnych zdarzeń
!
Podstawy zarządzania
17
Dr inŜ. Anna Zarębska
Sytuacja niepewności
niepewność
W tej sytuacji planista
przypuszcza, Ŝe
określone zdarzenia
moŜe nastąpić, ale nie
?
jest znane
prawdopodobieństwo
?
?
jego zaistnienia, co
?
stawia planistę w
szczególnie trudnej
sytuacji
Podstawy zarządzania
18
Dr inŜ. Anna Zarębska
9