171 173 PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE C. Dokumentacja systemu rachunkowoSci a. Obowiązki jednostki w zakresie dokumentacji systemu rachunkowoSci 171 Można wskazać zasadnicze częSci dokumentacji, do sporządzania których jednostka jest zob- ligowana: 1) dokumentacja polityki rachunkowoSci; 2) dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych; 3) dokumentacja systemu służącego do ochrony danych i ich zbiorów. WAŻNE! Dokumentacja systemu rachunkowoSci zawiera opis przyjętych przez jednostkę szeroko rozumianych zasad rachunkowoSci. 172 Dokumentacja polityki rachunkowoSci obejmuje: okreSlenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metody wyceny aktywów i pasywów; zasady ustalania wyniku finansowego; zasady prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym. Dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady szczegółowej klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej oraz wy- kaz ksiąg rachunkowych. Uzupełnieniem zakładowego planu kont jest dokumentacja w zakresie informatycznego sy- stemu rachunkowoSci obejmująca: wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerze; opis informatycznego systemu przetwarzania danych. Dokumentacja służąca do ochrony danych i ich zbiorów obejmuje opis procedur ochro- ny danych księgowych, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumen- tów stanowiących podstawę dokonanych zapisów w księgach rachunkowych. 173 WAŻNE! Jednostka powinna posiadać opis w języku polskim przyjętych przez nią zasad rachun- kowoSci, obejmujący w szczególnoSci okreSlenie: 1) stosowanego roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; 2) metod i zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w szczegól- noSci w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru; 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w szczególnoSci: zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu kompu- tera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych noSni- kach danych; opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego; 4) organizacyjnych rozwiązań służących do ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych stanowiących podstawę dokonanych w nich zapi- sów. 148 www.meritum.pl 1. USTAWA O RACHUNKOWORCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO 174 176 Dokumentację systemu rachunkowoSci ustala i aktualizuje kierownik jednostki w formie pi- semnej. Można w niej wyróżnić dwie różne częSci jedną związaną z koncepcyjną stroną ra- chunkowoSci i sprawozdawczoSci finansowej, drugą związaną z techniczną, proceduralną stroną prowadzenia ksiąg rachunkowych (por. rys. 4). Rysunek 4. Dokumentacja systemu rachunkowoSci 174 DOKUMENTACJA SYSTEMU RACHUNKOWORCI METODY I ZASADY Zakładowy Oprogramowanie: Ochrona danych WYCENY I USTALANIA plan kont procedury księgowych WYNIKU FINANSOWEGO algorytmy itp. POLITYKA SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH RACHUNKOWORCI KONCEPCJA TECHNIKA Dokumentacja polityki Dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowoSci rachunkowych Dokumentacja służąca do ochrony danych i ich zbiorów ródło: opracowanie własne. b. Dokumentacja polityki rachunkowoSci Dokumentacja polityki rachunkowoSci stanowi bazowy dokument systemu rachunkowoSci 175 jednostki. Zawiera bowiem opis wyborów dokonanych przez kierownictwo odnoSnie do zasad szczegółowych wyceny bilansowej i ustalania wyniku finansowego. Stanowi podstawę dla in- nego dokumentu zakładowego planu kont. WAŻNE! W polskiej praktyce często jeszcze nie oddziela się polityki rachunkowoSci od planu kont, co oznacza, że zakładowy plan kont, obok zasad księgowania operacji, obejmuje także zapisy dotyczące polityki rachunkowoSci. Należy podkreSlić, że dokumentacja polityki rachun- kowoSci ma inny cel i odbiorców niż zakładowy plan kont. Są w niej odzwierciedlone decyzje podjęte przez zarząd, które przekładają się na konkretne księgowania opisane w zakładowym planie kont. W dokumentacji polityki rachunkowoSci należy także wskazać osoby odpowie- dzialne za wycenę majątku i zobowiązań na dzień bilansowy. 176 PRZYKŁAD Jednostka, zgodnie z u.rach., jest zobligowana do dokonywania odpisów aktu- alizujących wartoSć zapasów nie póxniej niż na dzień bilansowy. Dokumentacja polityki rachunkowoSci powinna wskazać: www.meritum.pl 149 177 178 PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE jak często taka aktualizacja ma miejsce (czy tylko na dzień bilansowy kończący rok obrotowy?); kto odpowiada za przeprowadzenie analizy przydatnoSci zapasów? (z pewnoScią nie księgowy, lecz osoba odpowiedzialna za zarządzanie zapasami); w jakiej formie i w jakim terminie informacje o wartoSci zapasów są przekazywane do działu księgowoSci? (nawet, jeSli w wyniku analizy nie stwierdza się utraty przydatno- Sci zapasów, to należy poinformować o tym dział księgowoSci, w przeciwnym wypad- ku należy ustalić wartoSć tych zapasów, które utraciły przydatnoSć, np. na poziomie ceny sprzedaży netto i taką informację przekazać do działu księgowoSci). 177 Podstawowe różnice między dokumentacją polityki rachunkowoSci a zakładowym planem kont przedstawia rys. 5. Rysunek 5. Podstawowe różnice między dokumentacją polityki rachunkowoSci a zakładowym planem kont Dokumentacja polityki Zakładowy plan kont rachunkowoSci 1) Definicje 1) Brak definicji 2) Klasyfikacja kategorii 2) Klasyfikacja i wykaz kont finansowych księgowych 3) Zasady szczegółowe wyceny 3) Odpowiednie konta syntetyczne wstępnej i wyceny na dzień bilansowy lub analityczne aktywów i pasywów 4) Zasady szczegółowe ustalania 4) Odpowiednie konta syntetyczne wyniku finansowego lub analityczne przychodów, kosztów i wyniku finansowego ródło: opracowanie własne. 178 Kluczową kwestią w dokumentacji polityki rachunkowoSci jest okreSlenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych gdyż z tego wynika dzień bilansowy i związane z nimi obo- wiązki sprawozdawcze. PRZYKŁAD Przykładowe zapisy dokumentacji polityki rachunkowoSci dotyczące okresu sprawozdawczego i roku obrotowego: rok obrotowy X SA to rok kalendarzowy lub okres od 1 paxdziernika do 30 wrzeSnia (również do celów podatkowych); okresem sprawozdawczym jest kwartał; rok obrotowy obejmuje cztery okresy sprawozdawcze; X SA sporządza za okresy miesięczne sprawozdania na podstawie ksiąg rachunko- wych, ale nie stanowią one sprawozdania finansowego w rozumieniu u.rach.; dzień bilansowy to dzień kończący kwartał, na który X SA sporządza sprawozdanie fi- nansowe, czyli dzień kończący okres sprawozdawczy (odstępstwa od powyższej za- sady zostały okreSlone w dokumentacji polityki rachunkowoSci, jeżeli z różnych względów wycena okreSlonych aktywów i pasywów na dzień inny niż kończący kwar- tał będzie celowa i uzasadniona). 150 www.meritum.pl 1. USTAWA O RACHUNKOWORCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO 179 180 Dokumentacja polityki rachunkowoSci reguluje w sposób szczegółowy wiele obszarów działal- noSci gospodarczej, które można podzielić na trzy częSci: I) zasady wyceny aktywów i pasywów; II) zasady ustalania wyniku finansowego; III) zasady prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym. 179 PRZYKŁAD Przykładowa struktura dokumentacji polityki rachunkowoSci jednostki może być następująca: I) Wprowadzenie 1) ObjaSnienie zastosowanych rozwiązań przy ustalaniu polityki rachunkowoSci 2) Podstawowe definicje i zasady nadrzędne rachunkowoSci 3) Błędy fundamentalne, zmiany polityki rachunkowoSci i szacunków II) Zasady wyceny aktywów i pasywów 1) Rzeczowy majątek trwały 2) WartoSci niematerialne i prawne 3) Instrumenty finansowe 4) Inwestycje 5) Rzeczowy majątek obrotowy 6) Rozrachunki 7) Kredyty bankowe i otrzymane pożyczki 8) Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów 9) Rezerwy 10) Kapitał własny i fundusze specjalne 11) Aktywa i rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego 12) Aktywa i zobowiązania wyrażone w walutach obcych III) Zasady ustalania wyniku finansowego 1) Zasady ustalania wyniku z podstawowej działalnoSci 1.1) Zasady ustalania przychodów ze sprzedaży usług i produktów 1.2) Zasady uznawania i rozliczania kosztów podstawowych operacyjnych 1.2.1) Zasady ustalania kosztu wytworzenia 1.2.2) Zasady ustalania kosztów ogólnego zarządu i kosztów sprzedaży 1.3) Zasady ustalania wyniku ze sprzedaży materiałów i towarów 2) Zasady ustalania wyniku z działalnoSci pozostałej operacyjnej 3) Zasady ustalania wyniku z działalnoSci finansowej 4) Zasady ustalania wyniku z działalnoSci nadzwyczajnej 5) Zasady ustalania obowiązkowych obciążeń z tytułu podatku dochodowego IV) Ogólne zasady sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie z obowiązu- jącymi w Polsce przepisami c. Dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych zakładowy plan kont Zakładowy plan kont stanowi podstawowy dokument opisujący przyjęte zasady prowadze- 180 nia ksiąg rachunkowych. Elementami dokumentacji dotyczącymi zakładowego planu kont są: 1) wykaz kont księgi głównej; 2) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń; 3) zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Celem dokumentacji jest ujednolicenie rozwiązań księgowych w jednostkach organizacyj- nych podmiotu. Zakładowy plan kont uwzględnia potrzeby związane ze sprawozdawczoScią fi- nansową, w tym branżową oraz podatkową. www.meritum.pl 151 181 183 PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE Wykaz kont księgi głównej obejmuje konta syntetyczne, dla których obowiązuje ujęcie każ- dej operacji gospodarczej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu księgowego. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych wynikają z polityki rachunkowoSci jed- nostki okreSlonej w odrębnej częSci dokumentacji systemu rachunkowoSci. 181 WAŻNE! Przez klasyfikację zdarzeń gospodarczych rozumie się ich przyporządkowa- nie do grupy zdarzeń bilansowych i wynikowych oraz okreSlenie ich skutków finan- sowych dla sytuacji finansowej i rentownoSci jednostki. Oznacza to identyfikację zdarzeń powodujących powstanie pozycji bilansowych aktywów, zobowiązań i kapi- tału własnego oraz powodujących powstanie kategorii wynikowych kosztów i przy- chodów. Podstawą klasyfikacji zdarzeń gospodarczych są definicje podstawowych kategorii finanso- wych okreSlone w art. 3 ust. 1 u.rach. 182 W częSci dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej należy okreSlić wykaz i zasady prowadzenia ksiąg po- mocniczych, służących do uszczegółowienia zapisów kont księgi głównej. Należy wskazać sposób ewidencji analitycznej (analityka kont księgi głównej, podsystemy np. podsystem Srodków trwałych, magazynowy itp.) oraz jej powiązania z księgą główną. PRZYKŁAD Ewidencja syntetyczna materiałów prowadzona w księdze głównej na kontach zespołu 3 może być rozbudowana analitycznie w następujący sposób: I poziom analityki numer magazynu; II poziom analityki numer dokumentu PZ. Dodatkowo może być prowadzona ewidencja analityczna (iloSciowo-wartoSciowa) w podsystemie Gospodarka magazynowa, bezpoSrednio powiązanym z systemem finan- sowo-księgowym (księgą główną). Księgi pomocnicze dotyczące materiałów są prowa- dzone zatem w dwojaki sposób jako analityka konta bilansowego księgi głównej Mate- riały oraz jako analityka rejestrowana w podsystemie Gospodarka magazynowa, po- wiązanym bezpoSrednio z księgą główną. 183 Dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce może przyjmować różną formę i obejmować różny zakres. PRZYKŁAD Przykładowa struktura dokumentacji sposobu prowadzenia ksiąg rachunko- wych jednostki może być następująca: I) Wprowadzenie II) Wykaz kont księgi głównej zakładowego planu kont III) Wykaz kont syntetycznych i analitycznych IV) Wykaz i struktura ksiąg rachunkowych V) Rodzaje, harmonogramy i organizacja sporządzania sprawozdań i raportów w X SA VI) Zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z księgą główną VII) Komentarz do zakładowego planu kont wybrane zagadnienia 152 www.meritum.pl 1. USTAWA O RACHUNKOWORCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO 184 185 d. Dokumentacja systemu służącego do ochrony danych i ich zbiorów Dokumentacja systemu służącego do ochrony danych i ich zbiorów powinna obejmować zasa- 184 dy ochrony wszelkich danych i całej dokumentacji systemu rachunkowoSci. Powinna stano- wić swego rodzaju instrukcję bezpieczeństwa okreSlającą obowiązki poszczególnych komórek organizacyjnych odnoSnie do dokumentacji księgowej (zob. nr 260 i n.). W szczególnoSci jest ona istotna w odniesieniu do programów komputerowych i sprzętu informatycznego. W do- kumentacji opisującej zasady ochrony danych kluczową częScią jest instrukcja ochrony syste- mu informatycznego wykorzystywanego w rachunkowoSci. 185 PRZYKŁAD Dokumentacja zasad ochrony systemów informatycznych. Miejsca wykropko- wane należy wypełnić uwzględniając specyfikę działalnoSci jednostki. 1) Bezwzględne stosowanie przedstawionych poniżej zasad stanowi warunek zapewnie- nia bezpieczeństwa danym i programom komputerowym, przechowywanym na noSni- kach czytelnych dla urządzeń elektronicznego przetwarzania danych. 2) Ilekroć w niniejszym tekScie jest mowa o: a) danych należy przez to rozumieć informacje przechowywane na noSnikach czytel- nych dla urządzeń elektronicznego przetwarzania danych grupowane w zbiory wymie- nione w dokumencie Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na kompute- rowych noSnikach danych; b) programach (oprogramowaniu, aplikacjach) należy przez to rozumieć programy i aplikacje wymienione w dokumencie Wykaz programów finansowo-księgowych stoso- wanych w jednostce; c) sprzęcie komputerowym, serwerach lub stacjach lokalnych należy przez to rozu- mieć urządzenia do elektronicznego przetwarzania danych, na których są eksploatowa- ne lub przechowywane programy wymienione w dokumencie Wykaz programów finan- sowo-księgowych stosowanych w jednostce. 3) Wprowadzenie i stosowanie wymienionych w niniejszym dokumencie zasad ochrony systemów informatycznych ma na celu: a) zabezpieczenie się przed utratą danych lub ich uszkodzeniem w stopniu uniemożli- wiającym dalszą pracę, mogącą nastąpić w wyniku awarii sprzętu, oprogramowania lub wprowadzeniem do systemu wirusów , tzn. programów komputerowych, których dzia- łanie polega na zakłóceniu sprawnego funkcjonowania oprogramowania lub niszczeniu, uszkadzaniu danych i aplikacji; b) uniemożliwienie nieautoryzowanego dostępu do programów, danych i sprzętu kom- puterowego, w wyniku którego może nastąpić kradzież lub dewastacja sprzętu, uszko- dzenie bądx utrata danych i programów, ujawnienie lub pozyskanie danych oraz ich nie- upoważnione rozpowszechnianie; c) zabezpieczenie się w miarę możliwoSci oraz zminimalizowanie strat związanych z utratą sprzętu komputerowego wraz z przechowywanymi danymi w wyniku zdarzeń lo- sowych (kradzież, pożar); d) w przypadku awarii serwerów, sieci, zasilania itp. zapewnienie możliwoSci wykonania procedur kończenia pracy z systemem i bezkolizyjnego przejScia na pracę ręczną, tra- dycyjną, a po usunięciu awarii umożliwienie powrotu do systemu. 4) Wprowadza się obowiązek tworzenia kopii bezpieczeństwa danych (backupów). a) Kopie bezpieczeństwa muszą być wykonywane przy użyciu specjalnych programów na ............. (np. dyskietkach 1,44 ) lub innych, bezpieczniejszych noSnikach danych. Nie wolno jednak wykonywać kopii bezpieczeństwa na noSnikach danych na stałe podłączonych do sprzętu komputerowego, na którym zainstalowane są programy finan- sowo-księgowe. b) Kopie bezpieczeństwa sporządza się co .......................... (np. dwa dni) na zakończe- nie (ewentualnie po zakończeniu) dnia pracy, ale przed rozpoczęciem pracy w dniu na- stępnym. W ciągu miesiąca sporządzane mogą być kopie uzupełniające (tzn. zawie- www.meritum.pl 153 185 PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE rające wyłącznie zmiany w stosunku do ostatnio sporządzonej kopii bezpieczeństwa). Pełną kopię bezpieczeństwa należy sporządzać w miarę możliwoSci jak najczęSciej, nie rzadziej jednak niż ....................................... (np. raz na miesiąc). c) Obowiązek tworzenia kopii bezpieczeństwa (lub zlecania automatycznego ich tworze- nia) oraz kontrolowania jakoSci kopii bezpieczeństwa danych spoczywa na ..................... ................................ (np. użytkowniku programu). 5. Wprowadza się obowiązek przechowywania i tworzenia kopii bezpieczeństwa wersji instalacyjnych (xródłowych) programów komputerowych generujących lub modyfiku- jących zbiory danych wymienione w dokumencie Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych noSnikach danych. Można odstąpić od wykony- wania kopii bezpieczeństwa wersji instalacyjnych, jeSli producent oprogramowania, zgodnie z podpisaną umową, jest zobligowany do przechowywania i udostępniania wer- sji instalacyjnych. a) Kopie bezpieczeństwa muszą być wykonywane przy użyciu specjalnych programów i na ........... (np. dyskietkach 1,44 ) lub innych, bezpieczniejszych noSnikach danych, które nie są na stałe podłączone do sprzętu komputerowego. Kopie bezpieczeństwa wersji instalacyjnych (xródłowych) wykonuje użytkownik przed instalacją z nich nowego lub zaktualizowanego oprogramowania. b) Kopie bezpieczeństwa wersji instalacyjnych należy wykonać w liczbie okreSlonej w umowie zawartej z producentem oprogramowania lub w umowie licencyjnej. 5) Wprowadza się obowiązek kontrolowania wszelkich stosowanych noSników danych w celu ustalenia ewentualnej obecnoSci na nich wirusów , czyli programów komputero- wych, których działanie polega na zakłóceniu sprawnego funkcjonowania oprogramo- wania lub niszczeniu, uszkadzaniu danych i aplikacji. a) Kontrola musi być przeprowadzona przy wykorzystaniu specjalnego oprogramowania antywirusowego. Wprowadzanie uaktualnionych wersji oprogramowania kontrolnego powinno następować w miarę możliwoSci jak najczęSciej, nie rzadziej jednak niż ............ (np. raz na dwa miesiące) i odpowiedzialny jest za to ................................. (np. użytkow- nik oprogramowania). Za dostarczenie oprogramowania kontrolnego jest odpowiedzial- ny ........................... (np. Dział informatyki). b) Kontrola na obecnoSć wirusów musi być wykonywana każdorazowo, gdy zachodzi podejrzenie działania w systemie takiego programu. Prewencyjnie zaleca się kontrolo- wanie jak najczęSciej, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu. W przypadku stosowania przenoSnych noSników danych takich, jak dyskietki, CD ROMy, ZIPy itp. należy dokony- wać kontroli każdorazowo po włożeniu ich do stacji czytnika. Szczególną ostrożnoSć na- leży zachować przy odbieraniu wiadomoSci poczty elektronicznej zawierających pliki niepewnego pochodzenia. 6) Zobowiązuje się wszystkich pracowników ................................. (np. przedsiębiorstwa Alfa) do ochrony danych i sprzętu komputerowego przed nieautoryzowanym dostępem. Ochrona przed nieautoryzowanym dostępem polega na zabezpieczeniu w sposób fizy- czny i programowy. a) Ochrona fizyczna komputerów wraz z zamieszczonymi na nich danymi polega na przechowywaniu ich w zamykanych pomieszczeniach. Nie wolno pozostawiać nie za- mkniętego pomieszczenia, w chwili gdy nie przebywa w nim żaden z użytkowników. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniu tylko w obecnoSci użytkowników i za ich zgodą. b) Ochrona programowa komputerów wraz z zamieszczonymi na nich danymi polega na .... (np. stosowaniu haseł dostępu na poziomie BIOSu, używaniu wygaszaczy ekra- nu zabezpieczanych hasłowo oraz na zabezpieczaniu hasłami lub przy pomocy specja- lnych programów kodująco-szyfrujących, plików przechowywanych na noSnikach lokal- nych i przenoSnych, a zawierających informacje poufne). c) Nie wolno wynosić lub przesyłać żadnych danych księgowych poza jednostkę bez zgody kierownika jednostki. Przenoszenie lub przesyłanie danych jest dozwolone jedy- nie po ich zabezpieczeniu przed niepowołanym odczytem w sposób programowy (ha- słem lub poprzez zastosowanie specjalnego kodowania, szyfrowania uniemożliwia- 154 www.meritum.pl 1. USTAWA O RACHUNKOWORCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO 185 jącego ich obejrzenie przez osobę niepowołaną). JeSli to możliwe należy przekazywane dane dodatkowo zabezpieczyć w sposób fizyczny (np. zamknięcie w kasetce). d) Urządzenia, dyski lub inne informatyczne noSniki zawierające dane przeznaczone do likwidacji, przekazania innemu podmiotowi lub przeznaczone do naprawy, pozbawia się wczeSniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie. Również wydruki zawierające dane i prze- znaczone do usunięcia należy zniszczyć w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie. e) Kopie bezpieczeństwa danych ze sprzętu komputerowego i programów xródłowych powinny być zabezpieczone przed odczytem hasłem oraz przechowywane w zamknię- tych pojemnikach (kasetkach). 7) Wprowadza się obowiązek zabezpieczenia danych, oprogramowania i sprzętu kom- puterowego przed zdarzeniami losowymi. a) W celu zabezpieczenia przed pożarem należy przestrzegać instrukcji i zaleceń prze- ciwpożarowych. W szczególnoSci trzeba pamiętać, że nie wolno zostawiać pracującego sprzętu komputerowego bez nadzoru na okres dłuższy niż ................................................ (np. 1 godzina). b) Obowiązuje całkowity zakaz palenia papierosów oraz picia napojów na stanowiskach przeznaczonych do pracy z komputerem. c) W celu zabezpieczenia przed innymi zdarzeniami losowymi kopie bezpieczeństwa muszą być przechowywane w innych pomieszczeniach niż sprzęt, na którym są prze- chowywane oryginalne dane. Przy przenoszeniu lub przesyłaniu kopii bezpieczeństwa należy przestrzegać przepisów dotyczących ochrony przed nieautoryzowanym do- stępem do danych. Za dostarczenie kopii bezpieczeństwa do miejsc ich przechowywa- nia są odpowiedzialne osoby sporządzające kopie. Miejsce do przechowywania wyzna- cza ...................... (np. Dział informatyki). 8) Wprowadza się obowiązek zapobiegania awariom sprzętu komputerowego i oprogra- mowania oraz zabezpieczenia przed awariami zasilania. a) Każdy użytkownik sprzętu komputerowego jest zobowiązany do zapoznania się i przestrzegania zasad zawartych w instrukcjach obsługi sprzętu komputerowego i pod- ręcznikach użytkownika. b) Sprzęt komputerowy i programy użytkowe mogą być obsługiwane wyłącznie przez osoby, które zostały przeszkolone w tym zakresie. c) Nie wolno instalować oprogramowania nie przeznaczonego do celów służbowych, jak również oprogramowania nie licencjonowanego. d) Wszelkie instalacje i deinstalacje programów użytkowych i narzędziowych, przeinsta- lowywanie systemów operacyjnych bądx ich fragmentów (np. sterowników), konfigura- cje modemów i aplikacji pocztowych, powinny być dokonywane przez producenta opro- gramowania lub w serwisie technicznym, ewentualnie w jednostce przez osoby odpo- wiednio przeszkolone. Jakiekolwiek instalacje dokonywane samodzielnie przez nieupo- ważnionego do tego użytkownika są kategorycznie zabronione i należy się liczyć z możliwoScią wyciągnięcia konsekwencji służbowych bądx koniecznoScią pokrycia ewentualnych strat. e) Zabrania się samodzielnego instalowania, naprawiania, rozbudowywania oraz prze- noszenia (nie dotyczy laptopów i notebooków) sprzętu komputerowego. f) Zabrania się dokonywania jakichkolwiek zmian w zainstalowanych programach lub ich wersjach xródłowych bez zgody producenta oprogramowania (nie dotyczy zmian, któ- rych koniecznoSć lub potrzeba wynika z normalnej eksploatacji systemu i nie wymaga ingerencji w strukturę informatyczną oprogramowania). 9) Komputery powinny otrzymywać zasilanie poprzez urządzenia zabezpieczające przed wyłączeniem zasilania lub przynajmniej przez listwy ochronne. Obowiązek zakupienia urządzeń ochronnych leży po stronie ........................ (np. Działu informatyki). www.meritum.pl 155