2010-05-02 Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego Standardy audytu wewnętrznego 1100 Niezależność i obiektywizm Działanie audytu wewnętrznego musi być niezależne, a audytorzy wewnętrzni muszą zachować obiektywizm podczas wykonywania swej pracy. Niezależność to brak warunków zagrażających możliwości bezstronnego wykonywania obowiązków przez działalność audytu wewnętrznego lub zarządzającego audytem wewnętrznym. 1120 - Indywidualny obiektywizm Audytorzy wewnętrzni muszą być bezstronni i wolni od uprzedzeń. Muszą również unikać jakichkolwiek konfliktów interesów. Obiektywizm to niezależna postawa intelektualna, umożliwiająca audytorom wewnętrznym przeprowadzanie zadań z pełna wiarą w efekty swej pracy oraz przekonaniem o uniknięciu jakichkolwiek kompromisów co do jakości. Obiektywizm wymaga od audytorów wewnętrznych niepodporządkowywania swoich rozstrzygnięć w sprawach audytu opiniom innych osób. 1) Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 2 1 2010-05-02 Standardy audytu wewnętrznego 1200 Biegłość oraz należyta staranność zawodowa Zadania audytorskie muszą być wykonywane z biegłością zawodową oraz z należytą starannością. Audytorzy wewnętrzni muszą posiadać wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje potrzebne do wykonywania ich indywidualnych obowiązków. Należyta staranność zawodowa nie oznacza nieomylności. 1230 Ciągły rozwój zawodowy Audytorzy wewnętrzni muszą poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje drogą stałego doskonalenia zawodowego. 1) Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 3 Standardy audytu wewnętrznego 1300 Program zapewnienia i poprawy jakości Zarządzający audytem wewnętrznym musi opracować i realizować program zapewnienia i poprawy jakości, który obejmuje wszystkie aspekty działalności audytu wewnętrznego. Program zapewnienia i poprawy jakości ma na celu umożliwienie oceny zgodności działalności audytu wewnętrznego z Definicją Audytu Wewnętrznego oraz ze Standardami, a także ocenę czy audytorzy wewnętrzni stosują Kodeks Etyki. Program ocenia także skuteczność i wydajność działalności audytu wewnętrznego i identyfikuje możliwości poprawy. Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 4 2 2010-05-02 Standardy audytu wewnętrznego 1311 Oceny wewnętrzne Ocena wewnętrzna musi obejmować: bieżącą ocenę działalności audytu wewnętrznego oraz okresowe przeglądy przeprowadzane drogą samooceny lub przez inną osobę. 1312 - Oceny zewnętrzne Oceny zewnętrzne muszą być przeprowadzane przynajmniej raz na 5 lat przez wykwalifikowaną osobę lub zespół spoza organizacji. Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 5 Kodeks etyki audytora Uczciwość Uczciwość audytora wewnętrznego buduje zaufanie do jego pracy, a przez to stanowi podstawę do polegania na jego ocenie. Obiektywizm Audytor wewnętrzny: zachowuje najwyższy stopień obiektywizmu podczas prowadzenia audytu wewnętrznego, w szczególności przy zbieraniu, ocenianiu i przekazywaniu informacji na temat badanej działalności lub procesu; dokonuje wyważonej oceny, biorąc pod uwagę wszystkie istotne okoliczności związane z przeprowadzanym zadaniem audytowym Poufność Audytor wewnętrzny szanuje wartość i własność informacji, które otrzymuje i nie ujawnia ich bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek ich ujawnienia. Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 6 3 2010-05-02 Kodeks etyki audytora Profesjonalizm Audytor wewnętrzny wykorzystuje posiadaną wiedzę, umiejętności i doświadczenie do prowadzenia audytu wewnętrznego. Postępowanie audytora wewnętrznego oraz relacje pomiędzy audytorami wewnętrznymi Audytor wewnętrzny postępuje w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków z innymi audytorami. Konflikt interesów Audytor wewnętrzny nie bierze udziału w zadaniach audytowych, których przeprowadzenie może prowadzić do powstania konfliktu interesów. Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 7 Metodologia audytu Opis metodologii audytu tworzy zasadniczą część Księgi procedur, w której omawia się szereg procedur w zakresie planowania i wykonywania audytu. Procedury audytu można podzielić na 6 grup: Procedury planowania działań audytu oraz tryb i zasady sporządzania obligatoryjnych sprawozdań z realizacji planu audytu, w tym: " istotę identyfikacji obszarów ryzyka, " metody analizy ryzyka, " zasady wyboru kolejności zadań audytowych, 1) " tworzenie planu rocznego audytu, " tworzenie planu strategicznego audytu, " tryb sporządzania i przekazywania sprawozdania z wykonania planu audytu Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 8 4 2010-05-02 Metodologia audytu Procedury planowania zadania audytowego, w tym: " wstępny przegląd i dokumentowanie informacji, 2) " opracowanie programu zadania audytowego, " zwoływanie i przeprowadzenie narady otwierającej Procedury wykonywania czynności audytowych zadań zapewniających, w tym: " ocena systemu kontroli wewnętrznej, 3) " testowanie, " cechy ustaleń audytu, " dokumentowanie czynności audytowych Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 9 Metodologia audytu Procedury sporządzania i tryb przekazywania sprawozdań z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w tym: " wykaz ustaleń i wniosków pokontrolnych, " zwoływanie i przeprowadzenie narady zamykającej, 4) " projekt sprawozdania z przeprowadzenia zadania audytowego, " sprawozdanie z przeprowadzenia zadania audytowego, " sprawozdanie z przeprowadzenia czynności doradczych, " prowadzenie czynności sprawdzających, " zamknięcie akt zadania audytowego. 5) Procedury wykonywania czynności sprawdzających 6) Procedury wykonywania czynności doradczych Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 10 5 2010-05-02 Metodologia audytu wzory dokumentów i opis akt audytu Do części metodologicznej Księgi procedur załącza się wzory dokumentów obligatoryjnych ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów, jak i szereg własnych wzorów dokumentów wewnętrznych jednostki, z których audytorzy korzystają podczas dokonywania czynności audytowych. Ponadto do Księgi procedur załącza się opis akt audytu, w tym wskazanie, jakie dokumenty stanowią stałe i bieżące akta audytu oraz w jaki sposób prowadzi się ich ewidencję i archiwizowanie. Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 11 Zasady oceny jakości pracy audytora Oceny wewnętrzne jakości pracy audytora mogą mieć postać: " bieżących przeglądów funkcjonowania audytu; " okresowych przeglądów dokonywanych w drodze samooceny, przy czym okresowe przeglądy obejmują w szczególności przeglądy jakości i efektywności zadań audytowych oraz przeglądy jakości akt bieżących audytu; " analizy opinii o pracy audytora wewnętrznego, wyrażanej przez kierownika jednostki audytowanej. Standardy, zasady i procedury audytu wewnętrznego 12 6 2010-05-02 CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 1. Faza wstępna 1. Przydzielenie zadania audytorowi i zawiadomienie kierownika jednostki audytowanej " przygotowanie upoważnień do przeprowadzenia audytu; " analiza zasobów kadrowych i wyznaczenie zespołu (zarządzający audytem); " formularz przydziału zadania audytowego; " przygotowanie upoważnień (pracownik wspomagający audyt wewnętrzny); " podpisanie upoważnień (kierownik jednostki); " wniosek o przedłużenie zadania, gdy zachodzi potrzeba (koordynator zadania); " uzupełnienie upoważnienia w przypadku zaakceptowania wniosku o przedłużenie; " podpisanie upoważnień; " zawiadomienie kierownika jednostki (komórki) audytowanej. Standardy, zasady i procedury audytu 13 wewnętrznego CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 1. Faza wstępna 2. Przeprowadzenie wstępnego przeglądu (zaplanowanie zadania audytowego) " analiza akt stałych audytu (audytor); " analiza przepisów prawa oraz wewnętrznych regulacji pod kątem oceny oraz ustalenie, czy i kiedy wystąpiły istotne zmiany prawne lub organizacyjne (audytor); " zrozumienie badanej działalności i potwierdzenie zrozumienia procesu (audytor); " analiza wyników wcześniejszych kontroli audytów (audytor); " zidentyfikowanie i zrozumienie istniejących kontroli (audytor); " identyfikacja i ocena zródeł dowodowych (audytor); " ustalenie dostępu do elementów składających się na populację (audytor); " wstępna ocena ryzyka na podstawie wstępnej oceny systemu kontroli należy uwzględnić czynniki mające wpływ na wystąpienie zjawisk niepożądanych; " przygotowanie notatki z przeglądu wstępnego, potwierdzenie celowości dalszych badań lub sporządzenie sprawozdania ze wstępnego przeglądu, z wnioskiem o odstąpienie od dalszych prac; " Narzędzia: rozmowy z pracownikami, obserwacje, analizy sprawozdań, procedury analityczne, schematy, wykresy. Standardy, zasady i procedury audytu 14 wewnętrznego 7 Akta bieżące Akta bieżące 2010-05-02 CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 1. Faza wstępna 3. Przygotowanie programu zadania audytowego " temat zadania, cele zadania; " podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania; " istotne ryzyka w obszarze ryzyka objętym zadaniem; " narzędzia i techniki przeprowadzania zadania; " kryteria oceny ustaleń stanu faktycznego; " sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów; " określenie listy dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń, sporządzenie listy dokumentów niezbędnych do audytu; " określenie harmonogramu prac 4. Przeprowadzenie narady otwierającej " uzgodnienie terminu narady z kierownikiem jednostki bądz komórki; " udział kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem zapewniającym lub wyznaczonych przez nich pracowników; " informacje na temat celu, zakresu zadania, kryteriów oceny oraz narzędzi i technik przeprowadzenia zadania; przedstawienie upoważnień; " uzgodnienie z kierownikiem komórki bądz komórek sposobów unikania zakłóceń w pracy w komórek w trakcie przeprowadzania audytu; " sporządzenie protokołu z narady otwierającej i uzyskanie podpisów pod protokołem Standardy, zasady i procedury audytu 15 wewnętrznego CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 2. Czynności audytowe 1. Przeprowadzenie zaplanowanych badań " uzyskanie niezbędnych dokumentów, informacji do przeprowadzenia zadania; " przeprowadzenie i udokumentowanie testów zgodności; " przeprowadzanie i udokumentowanie testów wiarygodności; " ocena uzyskanych dowodów i ewentualne ich potwierdzenie; " wyjaśnienie niezgodności i ustalenie ich przyczyn; " ocena ustaleń i przyczyn; " ocena systemu kontroli wewnętrznej, pod kątem prawidłowości przebiegu procesu; " ocena ryzyka wynikającego z ujawnionych nieprawidłowości; " analiza zebranego materiału i informacji, pod kątem konieczności podjęcia natychmiastowych działań; " wywiad, testy kroczące (walk-through), obserwacja oględziny; kwestionariusze kontroli wewnętrznej, kwestionariusze samooceny, testy zgodności, testy wiarygodności. Standardy, zasady i procedury audytu 16 wewnętrznego 8 2010-05-02 CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 3. Sprawozdawczość 1. Zredagowanie wstępnych ustaleń i wniosków (lub projektu sprawozdania) " przedstawienie wstępnych wyników audytu kierownikowi komórki, jednostki (ustalenia stanu faktycznego); " arkusz ustaleń (stan wymagany, stan faktyczny, przyczyny, ryzyko, cel na który ryzyko może mieć wpływ); " uzgodnienie terminu narady zamykającej. 2. Przeprowadzenie narady zamykającej " cel narady ustalenie działań korygujących, jakie należałoby podjąć i uwzględnić w sprawozdaniu; " reakcja kierownictwa element brany pod uwagę przy wyciąganiu wniosków końcowych; " protokół z narady zamykającej (podpisy prowadzący naradę, audytor, kierownik audytowanej jednostki bądz komórki); " pisemne uzasadnienie - kierownika jednostki bądz komórki - przyczyn odmowy podpisania protokołu). Standardy, zasady i procedury audytu 17 wewnętrznego CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 3. Sprawozdawczość 3. Sporządzenie i przekazanie sprawozdania z przeprowadzenia audytu " w sprawozdaniu audytor w sposób jasny, rzetelny i zwięzły przedstawia ustalenia i zalecenie poczynione w trakcie przeprowadzenia audytu; " przed przystąpieniem do sporządzenia sprawozdania audytor (audytorzy, koordynator) powinien dokonać analizy informacji uzyskanych w trakcie narady zamykającej, w celu upewnienia się, iż ustalenia audytu są prawidłowe; " przygotowanie sprawozdania wstępnego, podlegającego ocenie audytowanego; " wyjaśnienia lub zastrzeżenia kierownika komórki audytowanej do sprawozdania (termin nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania sprawozdania); " analiza wniesionych wyjaśnień lub zastrzeżeń, ewentualnie dodatkowe czynności wyjaśniające, ewentualnie zmiana lub uzupełnienie treści sprawozdania przez audytora; " poinformowanie o przyczynach nieuwzględnienia wniesionych przez kierownika zastrzeżeń i wyjaśnień (forma pisemna); " przekazanie ostatecznego sprawozdania kierownikowi jednostki i kierownikowi audytowanej komórki; " stanowisko kierownika audytowanej komórki wobec przedstawionego sprawozdania (14) " wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie zaleceń oraz ustalenie terminu wdrożenia zaleceń. Standardy, zasady i procedury audytu 18 wewnętrznego 9 2010-05-02 CZYNNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH FAZACH ZADANIA AUDYTOWEGO 4. Monitorowanie zaleceń i wniosków (rekomendacji) 1. Czynności sprawdzające " po upływie terminów realizacji zaleceń audytor zwraca się do kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem o informację na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń oraz stopnia ich realizacji; " audytor wewnętrzny dokonuje analizy uzyskanych informacji uwzględniając w szczególności ocenę ryzyka występującego w obszarze ryzyka objętym zadaniem zapewniającym; " w uzasadnionym przypadku audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń; " poczynione w trakcie czynności sprawdzających oraz ich ocenę audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej, którą przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki audytowanej, w której były przeprowadzane czynności sprawdzające. 2. Zamknięcie zadania audytowego " zamknięcia zadania można dokonać tylko w przypadku potwierdzenia, iż ryzyko zidentyfikowane w trakcie audytu zostało ograniczone do akceptowalnego poziomu, " zamknięcie zadania udokumentowane jest przy pomocy formularza zamknięcia zadania. Standardy, zasady i procedury audytu 19 wewnętrznego TESTOWANIE Podczas przeprowadzania wstępnego przeglądu, jak i podczas zadania audytowego audytor wykonuje testy, posługując się określonymi technikami badania, a w razie potrzeby także wykorzystując przygotowane przez siebie dokumenty robocze. Testowanie to technika zbierania materiału dowodowego, która polega na wykonaniu szeregu uporządkowanych czynności: " określeniu i doborze reprezentatywnej i odpowiedniej do osiągnięcia celów zadania audytowego próbki danych (operacji) do testowania; " zbadaniu wybranych danych (operacji); " porównaniu wyników z oczekiwaniami (kryteriami oceny); " ocenie wyników, poprzez przełożenie ich na badaną populacje danych (operacji). Standardy, zasady i procedury audytu 20 wewnętrznego 10 2010-05-02 TECHNIKI BADANIA 1. Przegląd dokumentacji 2. Rozmowa z uczestnikami kontrolowanych obszarów i procesów 3. Uzyskiwanie wyjaśnień i informacji (oświadczeń) 4. Kwestionariusze samooceny, ankiety 5. Graficzna analiza procesów 6. Mapowanie procesów 7. Bezpośrednie obserwacje oraz inspekcje, oględziny, rekonstrukcja wydarzeń lub obliczeń 8. Sprawdzanie rzetelności informacji, analiza porównawcza, skanowanie operacji 9. Uzgadnianie zapisów i stanów, szacunkowe metody doboru próbki Standardy, zasady i procedury audytu 21 wewnętrznego TESTY KROCZCE 1. Testy kroczące polegają na przeanalizowaniu lub odtworzeniu konkretnych czynności danego procesu (systemu) od jego początku do końca (lub od końca do jego początku). " podstawowym celem testów jest znalezienie dowodów potwierdzających istnienie kontroli, poprzez przejście przez dany proces (system) od początku do końca; " testy te wykonuje się zwykle poprzez zbadanie niewielkiej ilości operacji najczęściej przed przystąpieniem do zasadniczych czynności audytowych, w szczególności na etapie wstępnego przeglądu; Standardy, zasady i procedury audytu 23 wewnętrznego 11 2010-05-02 TESTY KROCZCE TESTY GWARANCJI 1. Jedną z form testów kroczących są testy gwarancji " testy te polegają na badaniu dokumentów zródłowych w celu weryfikacji zarejestrowanych kwot w danych operacjach np. finansowych; " celem audytu jest uzyskanie dowodu, że dane zawarte w dokumentach odnoszą się do faktów, a zatwierdzone kwoty odnoszą się do prawidłowych transakcji; " testy gwarancji pomagają w stwierdzeniu występowania danego zjawiska, ale nie służą do określenia jego kompletności; " nie dostarczają dowodu, że wszystkie dane zostały wprowadzone i odpowiednio zapisane. Standardy, zasady i procedury audytu 24 wewnętrznego TESTY KROCZCE TESTY GÓRA-DÓA 1. Inną formą testów kroczących są testy góra-dół " badanie przeprowadzane jest w odwrotnym kierunku niż w przypadku testu gwarancji, w celu stwierdzenia kompletności zjawiska; " polegają na zbadaniu historii transakcji w systemie, od zaksięgowania do zainicjowania; Standardy, zasady i procedury audytu 25 wewnętrznego 12 2010-05-02 TESTY ZGODNOŚCI 1. Testy zgodności przeprowadza się w celu zidentyfikowania ryzyka, na jakie wystawiona jest jednostka (komórka) audytowana w wyniku słabości systemu kontroli. " przeprowadza się dla uzyskania wystarczających dowodów, że dany proces (system) działa zgodnie z rozumieniem audytora, a mechanizmy kontroli są stosowane i adekwatne; " w praktyce test zgodności może polegać na fizycznym sprawdzeniu, czy dany mechanizm kontroli (np. autoryzacja wydatku) został rzeczywiście przeprowadzony 2. W testach zgodności stosuje się różne techniki dokumentowane: " notatką, protokołem bądz różnorodną dokumentacją roboczą, takie jak " obserwacja/oględziny, rozmowa, wywiad, analiza, powtórzenie czynności, weryfikacja mechanizmów kontrolnych Standardy, zasady i procedury audytu 26 wewnętrznego TESTY WIARYGODNOŚCI 1. Testy wiarygodności (rzeczywiste, rzeczowe) przeprowadza się zwykle po wykonaniu testów zgodności. Pozytywny wynik testów zgodności pozwala zrezygnować lub ograniczyć zakres i skalę testów wiarygodności. " w przypadku testów wiarygodności kontroli podlega transakcja, a nie system kontroli; " testy te polegają na sprawdzeniu, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne, dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny; " służą przede wszystkim zgromadzeniu dowodów kompletności, dokładności oraz ważności zawartych np. w zapisach księgowych; 2. W testach wiarygodności zapisów księgowych i składników majątku stosuje się m.in. następujące różne techniki: " oględziny stwierdzenie istnienia, " inwentaryzacja stwierdzenie kompletności, " obliczenia potwierdzenie dokładności zapisu, " uzgodnienie z dokumentami zródłowymi potwierdzenie dokładności i poprawności zapisu, " potwierdzenie stwierdzenie istnienia, potwierdzenie wartości Standardy, zasady i procedury audytu 27 wewnętrznego 13