Prawidłowe, zgodne z obowiązującym prawem i bezkonfliktowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej uzależnione jest w szczególności od tego w jaki sposób ją zorganizujemy, jeżeli nie dopełnimy wszystkich formalności, powstałe nieprawidłowości mogą właścicielom w znaczny sposób utrudnić życie, stanowić źródło nieporozumień, których przecież można uniknąć. Poniżej przedstawiamy podstawowe czynności, które należy podjąć, aby wspólnota mieszkaniowa mogła poprawnie działać.
1.Wybieramy Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej lub powierzamy zarząd w trybie art. 18 ustawy o własności lokali:
Wspólnota Mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej, jednak może pozywać i być pozywaną, zaciągać zobowiązania, zawierać umowy, etc. Czynności tych, w jej imieniu, dokonuje organ Wspólnoty - zarząd lub zarządca, któremu zarząd powierzono w trybie art. 18 ustawy o własności lokali, w niektórych zaś przypadkach zarządca przymusowy ustanowiony przez sąd.
Zgodnie z brzmieniem art. 18 ustawy o własności lokali mogą w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, w szczególności powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. W praktyce zwykle w pierwszej umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokalu zawartej pomiędzy deweloperem i pierwszym nabywcą lokalu w nieruchomości umieszczany jest zapis o określeniu sposobu zarządu, często też wskazywana jest osoba zarządcy. Brak takiego rozwiązania skutkuje zastosowaniem art. 20 ustawy o własności nakładającego na właścicieli obowiązek podjęcia uchwały o wyborze kilkuosobowego zarządu składającego się tylko i wyłącznie z osób fizycznych, w jego skład mogą wchodzić właściciele lokali, ale również osoby spoza ich grona, członkiem takiego zarządu nie może być osoba prawna - spółka, czy np. spółdzielnia mieszkaniowa. Osoby prawne mogą natomiast administrować obiektem - o ile wspólnota mieszkaniowa zleci wykonywanie tych czynności. W tym miejscu bardzo istotna uwaga - często właściciele lokali dokonują wyboru zarządu, zarząd zaś zleca administrowanie profesjonalnemu zarządcy, tj. zawiera stosowną umowę w tym zakresie. Zwykle właściciele lokali zapominają jednak o bardzo istotnej sprawie - podjęciu uchwały, w której upoważnią zarząd wspólnoty mieszkaniowej do zlecenia bieżącego administrowania nieruchomością wspólną. Działanie zarządu bez zgody właścicieli lokali stanowi bowiem przekroczenie zarządu zwykłego, na co wskazuje liczne orzecznictwo sądowe.
2. Uchwalamy plan gospodarczy na dany rok, podejmujemy też uchwały o wysokości miesięcznych zaliczek, o sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej i o utworzeniu funduszu remontowego,
Po dokonaniu wyboru organu, który będzie reprezentował wspólnotę , właściciele lokali powinni w pierwszej kolejności podjąć uchwały o zatwierdzeniu planu gospodarczego oraz wysokości miesięcznych zaliczek na dany rok obrachunkowy, jak również sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej. Ustalenie kosztów na utrzymanie nieruchomości wspólnej stanowi bowiem czynność przekraczającą zarząd zwykły nieruchomości, na co wskazuje brzmienie art. 22, ust. 3, pkt 1,2,3 ustawy o własności lokali.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca, któremu powierzono sprawowanie zarządu nieruchomością w trybie art. 18 ustawy obowiązany jest prowadzić dla nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek wpłacanych na pokrycie tych kosztów, jak również rozliczeń z innych tytułów. Sposób prowadzenia tej ewidencji również powinni określić właściciele w formie uchwały. Właściciele lokali obowiązani są utrzymywac nieruchomość w stanie niegorszonym, dlatego bardzo ważne jest, aby już na początku funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej utworzyć fundusz remontowy, na które dokonywać będą comiesięcznych wpłat, co umożliwi wykonywanie remontów bieżących z zaoszczędzonych środków i bieżące uzasadnione inwestowanie w tę nieruchomość.
3. Zgłoszenie wspólnoty mieszkaniowej w urzędzie statystycznym oraz urzędzie skarbowym celem nadania numerów REGON oraz NIP:
Wspólnota mieszkaniowa nie jest wpisywana do rejestru sądowego, nie rejestrujemy jej również w ewidencji działalności gospodarczej. Zarząd lub zarządca, któremu zarząd powierzono w trybie art. 18 ustawy o własnosci lokali) zgłasza wspólnotę w Głównym Urzędzie Statystycznym celem nadania jej numeru REGON, powinien dokonac tej czynności w terminie 14 dni od jego ukonstytuowania. Zgłoszenia tego dokonuje się na druku RG - 1 i załącza kserkopię uchwały o wyborze zarządu lub akt notarialny w przypadku powierzenia zarządu w trybie art. 18 (należy mieć przy sobie oryginał odkumentu celem okazania urzędnikowi dokonującemu rejestracji). Następnie, nie później niż po upływie miesiąca od nadania nr REGON, przedstawiciele wspólnoty mieszkaniowej winni udac się do urzędu skarbowego właściwego wg. miejsca położenia nieruchomości, gdzi wspólnocie mieszkaniowej nadany zostanie numer NIP. Na miejscu należy wypełnić stosowne formularze zgłoszeniowe NIP 2 (do formularza załącza się kserokopie uchwały o wyborze zarządu lub aktu notarialnego oraz zaświadczenia REGON). Jeżeli wspólnota mieszkaniowa nie prowadzi działalności gospodarczej - można wystąic o zwolnienie z comiesięcznego obowiązku składania deklaracji CIT.
4. Wspólnota mieszkaniowa wyrabia pieczątkę i zakłada rachunek bankowy:
Po otrzymaniu numerów REGON i NIP przedstawiciele wspólnoty wyrabiają pieczatkę, na której zwykle poza nazwą wspólnoty umieszcza sie nr NIP, następnie zawierają umowę z bankiem na prowadzenie rachunku bankowego. Posiadaczem takiego rachunku jest wspólnota mieszkaniowa a nie np. zarząd. Zmiana zarządu lub zarządcy nie będzie zatem pociągać za sobą konieczności otwarcia nowego konta dla wspólnoty, zmieniają się wówczas jedynie osoby uprawnione do dsyponowania rachunkiem, na który właściciele lokalu wpłacają zaliczki, z tego konta zarząd, bądź zarządca regulował będzie zobowiązania wspólnoty mieszkaniowej.
5. Wspólnota mieszkaniowa zawiera umowy Zarząd wspólnoty mieszkaniowej (lub zarządca, któremu zarząd powierzono w trybie art. 18), jako jej organ zobowiązany jest do zawarcia w jej imieniu umów, które umożliwią bieżące funkcjonowanie nieruchomości, a więc o dostawę energii elektrycznej, wody, na konserwację obiektu, wywóz nieczytości, dostawy ciepła, etc.